home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / BOOKEEPR.ZIP / BKKP3SW.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-12-29  |  27KB  |  595 lines
  1.                             The Simple Bookkeeper
  2.                 An Easy Accounting System for Small Businesses
  3.           Copyright 1993/94       A P Software       All Rights Reserved
  4.  
  5.                              Vers: 3.0 Shareware
  6.  
  7.                              *********************
  8.  
  9. INTRODUCTION - This program allows the user to keep track of business
  10. purchases/expenses (denoted by P/E) , sales/income (denoted by S/I) and
  11. profit/loss(denoted by P/L) for a one year period. It uses a simple single
  12. entry system and has the following features:
  13.  
  14.     1) start the fiscal year at January
  15.     2) keep track of purchases/expenses, in 60 categories ( 48 deductible and
  16.        12 non deductible ) for each month of the year, for ONE entire year
  17.     3) keep track of sales/income, in 15 categories ( using 2 different
  18.        types of entries - Detailed and Quick ), for each month of the year,
  19.        for ONE entire year
  20.     4) examine and produce 7 different report formats including ....
  21.        P/E - individual and month/ytd 
  22.        S/I - individual, quick entries, and month/ytd
  23.        P/L - month/ytd and full year summary
  24.  
  25.                   *********************************
  26.  
  27. This program is designed for businesses meeting the following criteria:
  28.  
  29. Each individual expense or income entry must be less then          $1,000,000.
  30. The total of any one expense or income account must be less then $100,000,000.
  31. The total yearly expense, income or profit must be less then     $100,000,000.
  32.  
  33.  
  34. HARDWARE : This program is intended for use on a PC/XT/AT/286/386/486 or
  35. compatible with either a 5 1/4 or 3 1/2 disk drive, and CGA, VGA, EGA, 
  36. or SVGA monitor. Memory requirements are 384 K of RAM. A printer is suggested
  37. but not required. A hard disk drive is suggested but not required.
  38.  
  39. HARD DISK SUPPORT :This program may be used on a hard disk drive. See
  40. instructions for installation below.
  41.  
  42. PROGRAM FILES : There are 17 associated files
  43.  
  44.     They are...
  45.     -----------
  46.       BKKP3SW.EXE   - The shareware program file
  47.       BKKP3SW.DOC   - The documentation
  48.       READBK3.TXT    - Registration information
  49.  
  50.     and  14 data files named...
  51.     ----------------------------
  52.       ACCTNAME.BK3    SUMMARY.BK3    JAN.BK3    FEB.BK3   MAR.BK3
  53.       APR.BK3         MAY.BK3        JUN.BK3    JUL.BK3   AUG.BK3
  54.       SEP.BK3         OCT.BK3        NOV.BK3    DEC.BK3
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67. INSTRUCTION FOR INSTALLATION :
  68.     Floppy Drive System
  69.     1) Make a working copy of the SIMPLE BOOKKEEPER 3.0 disk.
  70.     2) Place original in a secure location. Use working disk.
  71.  
  72.     Hard Disk System
  73.     1) Set up a separate sub-directory
  74.     2) Copy  BKKP3.EXE to the directory.               
  75.     3) Copy ALL 14  xxxx.BK3 data files to the SAME directory. They are listed
  76.        above in PROGRAM FILES.
  77.        (The Simple Bookkeeper does not support separate paths for data files)
  78.  
  79.                           *******************
  80.  
  81. REGISTRATION:
  82.     This program is being distributed as shareware. The user is asked to use
  83.     THE SIMPLE BOOKKEEPER until such time as they decide that it is a tool
  84.     that they wish to purchase for use in the operation of their home or
  85.     business. 
  86.  
  87.     If it is decided that the program is not useful, then you are asked to
  88.     erase all associated files.
  89.  
  90.     If it is decided that the program is useful, then you are asked to
  91.     register with the author. The registration fee is $35 - U.S. funds only.
  92.     There are no shipping/handling charges. (All foreign orders should be in
  93.     funds easily convertible to dollars, e.g Postal Checques, etc. Checques
  94.     drawn on non U.S. banks are not acceptable)
  95.  
  96.     Registration entitles you to the latest version of THE SIMPLE BOOKKEEPER.
  97.     The following enhancements are currently available:
  98.        1.  Ability to Change Expense and Income Category Titles
  99.        2.  Ability to Start Fiscal Year at Any Month
  100.        3.  A Total of 200 Expense and 200 Detailed Income Entries
  101.        4.  An Additional Report Format, Allowing a Search for Selected
  102.               Entries or Accounts, in Expenses or Detailed Income
  103.        5.  Installation and Conversion Utilities to Allow You to Reuse
  104.               All Your Shareware Data
  105.  
  106.                       A Note to All Users
  107.                       -------------------
  108.        A.P. SOFTWARE MAINTAINS A COPYRIGHT ON THIS PROGRAM.
  109.        THIS PROGRAM IS NOT COPY PROTECTED. YOU MAY FREELY
  110.        DISTRIBUTE THE SHAREWARE VERSION.                 
  111.        THE AUTHOR IS:
  112.                          A.P. SOFTWARE
  113.                          P.O. BOX 205
  114.                          WESTFORD, MASS. 01886
  115.                          Tel: (508) 692-3726
  116.  
  117.        ALL SUGGESTIONS AND COMMENTS SHOULD BE ADDRESSED TO THE ABOVE
  118.        AND WILL BE CONSIDERED IN PREPARATION OF FUTURE VERSIONS.
  119.        A.P. SOFTWARE WILL NOT BE HELD RESPONSIBLE FOR ANY DAMAGES
  120.        INCURRED BY USE OF THIS PROGRAM.
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.                           1. Getting Started 
  135.  
  136. 1.0 GETTING STARTED : The system is very easy to operate and start. 
  137.  
  138.     1 or 2 DRIVE SYSTEM : Boot your system with your DOS. Place the SIMPLE
  139.     BOOKKEEPER in drive A (or your active drive). Enter "BKKP3SW" and hit the
  140.     return key. (DO NOT USE QUOTES). The program introductory screen will
  141.     present itself and the Main menu will appear. There are 8 options.
  142.  
  143.     HARD DISK DRIVE : Follow the instructions for installation above.
  144.     Then enter "BKKP3SW" as described in the 1 or 2 Drive system.
  145.  
  146.                           *****************
  147.                            2. Main Menu
  148.  
  149. 2.0 MAIN MENU : This is the starting point for all operations. Selections can
  150. be made using the arrow keys and enter key, or entering the corresponding
  151. number or letter of choice. Use of the ESC key will always cancel the current
  152. operation. Use of ESC from a menu will transfer control to the previous menu.
  153.  
  154.  2.1 OPTION 1 - Select a New Working Month : This option allows you to select
  155.  the month you wish to work with. Only three letters are needed and they need
  156.  not be capitals. E.G. JAN  or  dec. An active month must be selected to enter
  157.  all menus. The only exception is Create Monthly Files for a New Year.
  158.  
  159.  2.2 OPTION 2 - Purchase/Expense Menu : This option allows you to enter, edit
  160.  and display all your expense entries for any month. Each entry requires 6
  161.  items per entry. They are Date, Paid to, Comment, Cash or Check No., Account
  162.  No. and Amount. It has its own menu which will be described in Section 3.
  163.  
  164.  2.3 OPTION 3 - Detailed Sales/Income Menu : This option allows you to enter,
  165.  edit and display all your detailed sales receipts for any month. Detailed
  166.  sales entries require 6 items per entry, identical to expense entries (See
  167.  2.2 above).It has its own menu which will be described in Section 4.
  168.  
  169.  2.4 OPTION 4 - Quick Sales/Income Menu : This option allows you to enter,
  170.  edit and display your quick income receipts for any day. Quick income entries
  171.  require 3 items per entry. They are Date, Account No. and Amount. It has its
  172.  own menu which will be described in Section 5.
  173.  
  174.  2.5 OPTION 5 - Screen Reports Menu : This option allows you to view, on the
  175.  screen, 8 different reports. It has its own menu which will be described in
  176.  Section 6.
  177.  
  178.  2.6 OPTION 6 - Printed Reports Menu : This option allows you to get hard copy
  179.  printouts of  9 different reports. (One printed report is not available in
  180.  screen reports.  It has its own menu and will be described in Section 7.
  181.  
  182.  2.7 OPTION 7 - Create Monthly Files for a New Year : This option allows you
  183.  to enter the company name , year of record and clear all the data files for
  184.  every month of the year. It should be exercised once a year because it will
  185.  destroy any and all existing data. You may enter the company name and current
  186.  year of record without destroying existing data. The program will prompt you
  187.  how to quit without destroying any data. (NOTE: A change of company name and
  188.  year will only be accepted if an active monthly file is accessed.) 
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  2.8 OPTION 8 - Return to DOS/Quit: This option allows you to end your session
  200.  with The Simple Bookkeeper. You should ALWAYS end a session with this.
  201.  Failure to do so will result in loss of data for the last active month
  202.  selected.
  203.  
  204.                          *****************
  205.                     3. Purchase/Expense Menu
  206.  
  207. 3.0 PURCHASE/EXPENSE MENU - This menu is entered by selecting Option 2
  208. (Sec. 2.2) from the Main Menu. It  allows the user to enter up to 100 detailed
  209. expense entries per working month.  Each entry contains 6 pieces of
  210. information as explained below. There are 7 P/E Menu options to choose from.
  211.  
  212.  3.1 OPTION 1 - Select a New Working Month : See 2.1.
  213.  
  214.  3.2 OPTION 2 - Enter a Purchase/Expense : The user may enter up to 100
  215.  detailed expenditures for any month of the year. They are numbered
  216.  automatically and the program will prompt you for necessary information.
  217.   a. DATE must be from 1-31 
  218.   b. PAID TO is a maximum of 30 characters in length
  219.   c. COMMENT is a maximum of 30 characters in length
  220.   d. CASH/CHECK should be used to enter up to a 6 digit CHECK # 
  221.      or the word CASH (actually any 6 letters will be accepted)
  222.   e. ACCOUNT # must be 1-60. These correspond to the accounts listed in the
  223.      upper portion of the screen. Accounts # 1 - 48 are deductible and shown
  224.      in green. Accounts # 49 - 60 are non deductible and are shown in red
  225.      THIS FIELD CANNOT BE LEFT BLANK. A VALUE MUST BE ENTERED BEFORE YOU
  226.      WILL BE ALLOWED TO CONTINUE.
  227.   f. AMOUNT must be less than $1,000,000 . The program keeps track of totals
  228.      and no account may total $100,000,000. All amounts must contain no more
  229.      than 1 decimal point, and no more than 2 digits after the decimal. (It is
  230.      not necessary to enter a decimal or trailing zeros.) If you need to enter
  231.      an expense credit, the first character MUST BE THE - KEY. An expense
  232.      credit will show as a negative number and the net result will be a
  233.      decrease in expenses.  This approach will allow the user to void a
  234.      previous expense entry without deleting the past entry. The DOWN ARROW or
  235.      ENTER key will record the current entry and await the next entry.
  236.  
  237.  The UP and DOWN ARROW keys allows the user to move between fields.
  238.  Hitting the ESC key before the above process is completed will cancel the
  239.  entry and return you to the Main menu. You may return to the P/E Menu by
  240.  making no entry and hitting the return key in response the  DATE.
  241.  
  242.  3.3 OPTION 3 - Delete a Purchase/Expense : This option allows you to delete
  243.  any previous entry made. Deletions are made by the corresponding expense or
  244.  item number associated with the entry. A check of these numbers can be made
  245.  by exercising 3.6 Option 6 of the P/E Menu. It is suggested that you check
  246.  these numbers before any deletions are made. These numbers can be made to
  247.  change by selecting different display orders in 3.5 Option 5 of this menu.
  248.  Therefore it is extremely important that you have the correct numbers. A hard
  249.  copy printout of all individual purchases can be obtained from the Printed
  250.  Reports Menu ( Section 6 ) and may prove useful before any deletions are
  251.  attempted. There is a verification question before the deletion is performed.
  252.  
  253.  All deleted purchases are displayed as RECORD DELETED in the listing
  254.  of 3.6 Option 6. They are sorted and listed in the order of their actual data
  255.  but are not displayed. These records are physically deleted when a new
  256.  working month is selected  or the program is ended, and will not appear in
  257.  any future display or list.
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  You may return to the P/E Menu by making no entry and hitting the Enter  key
  266.  in response to PURCHASE # FOR DELETION. Hitting the ESC key will also return
  267.  control to the P/E Menu.
  268.  
  269.  3.4 OPTION 4 - Edit a Purchase/Expense : This option allows the user to edit
  270.  any of the previous entries. Editting is again done using the expense or item
  271.  number associated with the entry.(See explanation 3.3 Option 3) The user is
  272.  asked for the item number and then all the information is displayed. You may
  273.  use the arrow keys to move. After completing all changes , move to the last
  274.  edit line and hit RETURN or the DOWN arrow. 
  275.   NOTE: You may not have 2 decimal points in AMOUNT. If you are editing
  276.   AMOUNT, and there is a decimal point, you must delete it before you will be
  277.   allowed to enter another decimal point.
  278.  
  279.  You may return to the P/E Menu  by making no entry and hitting the Enter key
  280.  in response to EXPENSE # . Hitting the ESC key will also return control to
  281.  the P/E Menu.
  282.  
  283.  3.5 OPTION 5 - Sort Entries : This option allows the user to sort the entire
  284.  list of entries 6 different ways : by DATE, alphabetically by PAID TO,
  285.  alphabetically by COMMENT, by CHECK #, by ACCOUNT # or by AMOUNT. An * is
  286.  displayed next to the sort type when the sort is completed. You may sort a
  287.  list multiple times.  
  288.  
  289.  The sorting for this option is done using only 1 of the 6 orders listed
  290.  above. If there are multiple items of equal value with respect to the sort
  291.  selected , they are not sorted by any secondary key. Their order is only
  292.  determined  by their present relative positions. For example, if a sort by
  293.  ACCOUNT # is requested and many items have the same account number, their
  294.  order in the sorted list within that one ACCOUNT # is dependent upon their
  295.  current placement in the list. It is therefore extremely important to know
  296.  the position of a purchase before it is edited or deleted. It is suggested
  297.  that the user decide upon an order to work with, display that order and then
  298.  obtain a hard copy of that order as a work guide.
  299.  
  300.  The R or ESC keys will return control to the P/E Menu.
  301.  
  302.  3.6 OPTION 6 - Display All Purchases/Expenses : This option allows the user
  303.  to display and list all 100 expenditures entered for any active month. This
  304.  list is displayed 10 items at a time. All items are displayed as entered or
  305.  by the most recent sort. Any entry that has been deleted will appear as
  306.  RECORD DELETED and will be positioned in the appropriate order for its
  307.  original data. The deleted entries will be physically deleted when a new
  308.  Active Month is selected or the program is properly ended.
  309.  
  310.  You can move to the next 10 entries or the previous 10 entries by
  311.  using the arrow keys. The Return or ESC key will bring back the P/E menu.
  312.  
  313.  3.7 OPTION 7 - Return to Main Menu : This option returns control to the Main
  314.  Menu. Hitting  R or ESC  performs the same task.
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.                             4. Detailed S/I
  332.  
  333. 4.0 DETAILED SALES/INCOME MENU : The Detailed S/I menu is entered by selecting
  334. Option 3 (Sec. 2.3) from the Main Menu. This menu allows you to enter up to
  335. 50 individual income entries per working month, identical in format to the
  336. expense entries. All options and menu operations are the same as described in
  337. Section 3.0. The only differences are
  338.       a) that the account numbers go from 1 to 15.
  339.       b) All Detailed Income account totals are displayed in the upper portion
  340.          of the screen. A total of all the Detailed Accounts is displayed in
  341.          the far right.
  342.  
  343. Please refer to Section 3.0 for reference.
  344.                            *******************
  345.  
  346.                              5. Quick S/I 
  347.  
  348. 5.0  QUICK SALES/INCOME MENU: The Quick S/I menu is entered by selecting
  349. Option 4 (Sec. 2.4) from the Main Menu. This menu allows the user to enter an
  350. unlimited number of income entries in a short format for the working month.
  351. Each entry requires only 3 pieces of information as described below. All Quick
  352. Income account totals are displayed in the upper portion of the screen. A
  353. total of all the Quick Accounts is displayed in the far right. There are 7
  354. Quick S/I Menu Options to choose from.
  355.  
  356.  5.1 OPTION 1 - Select a New Working Month : See Sec. 2.1
  357.  
  358.  5.2 OPTION 2 - Enter Quick Sales/Income : This option allows the user to
  359.  enter individual receipts on a day by day basis, and assign each entry to an
  360.  income account.  Entry is done by Date. After the Date is selected, you are
  361.  prompted for an Account # (1-15) and then an Amount.  Each individual entry
  362.  must be less then $1,000,000. All QUICK Income account totals are recorded in
  363.  the upper portion of the screen.  The total receipts for any one day must be
  364.  less than 100,000,000. If you need to enter an income credit, the first
  365.  character MUST BE THE - KEY. An income credit will show as a negative number
  366.  and the net result will be a decrease in income. If current income in an
  367.  account is greater then the credit, the income is reduced by the amount of
  368.  the credit but the balance still shows as positive. When the credit exceeds
  369.  the income, the credit shows as a negative number.
  370.  
  371.  You may return to the Quick S/I Menu by making no entry and hitting the
  372.  Enter key in response to Date.  Hitting the Esc key will cancel the current
  373.  entry and return to the Quick S/I Menu.
  374.  
  375.  5.3 OPTION 3 - Delete Quick Sales/Income : This option allows the user to
  376.  delete ONLY QUICK SALES/INCOME receipts from any day and account of the
  377.  month. Deletions are done by date and account.  After the date is selected,
  378.  you are prompted for an account # and an amount. This amount is then deducted
  379.  from the corresponding day and account records.  You may not deduct more
  380.  than the Quick S/I amount that was previously entered for that account and
  381.  day. This is true for income and credit.  Errors will be called to your
  382.  attention.
  383.  
  384.  You may return to the Quick S/I Menu by making no entry and hitting the Enter
  385.  key in response to Date.  Hitting the ESC key will cancel the current entry
  386.  and return to the Quick S/I Menu.
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  5.4 OPTION 4 - Move Quick Sales/Income : This option allows you to move
  398.  previously entered Quick S/I only, from any account-any day  to any
  399.  account-any day in the same active month. You are first prompted for the FROM
  400.  information...  Date, Account # and Amount. Then you are asked to supply the
  401.  TO destination Date and Account #. You may ONLY move quick income that has
  402.  been previously entered. The amount that may be moved must be less than the
  403.  total for that account and day. This holds true for income and credit.
  404.  
  405.  You may return to the Quick S/I Menu by making no entry and hitting the Enter
  406.  key in response to Date.  Hitting the ESC key will cancel this entry and
  407.  return to the Quick S/I Menu.
  408.  
  409.  5.5 OPTION 5 - Enter A Daily Comment : This option allows the user to enter
  410.  or change a comment for any day of the month. These comments can be used to
  411.  denote days of the week, or any other salient point for that day. They are
  412.  displayed in the upper half of the screen. Comments are entered by Date.
  413.  After a date is selected the program will prompt the user for the comment. It
  414.  may be up to 10 characters in length.
  415.  
  416.  You may return to the Quick S/I Menu by making no entry and hitting the Enter
  417.  key in response to Date.  Hitting the ESC key will cancel this entry and
  418.  return to the Quick S/I Menu.
  419.  
  420.  5.6 OPTION 6 - Display Quick Sales/Income : This option allows the user to
  421.  examine QUICK S/I income only, for the 15 separate S/I accounts. You may
  422.  cycle through all the accounts by using the arrow keys.
  423.  
  424.  Hitting the Enter or ESC keys will return control to the Quick S/I Menu.
  425.  
  426.  5.7 OPTION 7 - Return to Main Menu : This option returns control to the Main
  427.  Menu. Hitting R or ESC performs the same task.
  428.  
  429.                               *******************
  430.                             6. Screen Reports Menu
  431.  
  432. 6.0 SCREEN REPORTS MENU : This menu is entered by using Option 5 (Sec. 2.5) of
  433. the Main Menu. It has 8 options.
  434.  
  435.  6.1 OPTION 1 - Select a New Working Month : See Sec 2.1.
  436.  
  437.  6.2 OPTION 2 - P/E - Month/YTD Report : This option allows the user to
  438.  examine monthly expense totals and also gives  PRIOR and YEAR TO DATE(total)
  439.  columns. Accounts are displayed in 3 groups, 1-20, 21-40, and 41-60. The UP
  440.  and DOWN arrow keys move the display through each group. The LEFT and RIGHT
  441.  arrow keys move the display to the previous or next month. The UP and Down
  442.  arrow keys can again be used to display each group. Changing months for
  443.  examination does not change the Working Month. 
  444.  
  445.  Hitting the Enter or ESC key will return control to the Screen Reports Menu.
  446.  
  447.  6.3 OPTION 3 - P/E - All Entries : See Sec 3.6 (P/E Menu OPTION 6)
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  6.4 OPTION 4 - S/I Monthly YTD Report - This option allows the user to
  464.  examine monthly income totals (Detailed and Quick Income together) and also
  465.  gives PRIOR and YEAR TO DATE(total) columns. All 15 accounts are displayed at
  466.  once. This option also allows the user to move through the months of the year
  467.  and obtain the same information for each month. The LEFT and RIGHT arrow keys
  468.  move the display to the previous or next month. Changing months for
  469.  examination does not change the Working Month. 
  470.  
  471.  Hitting the Enter or ESC key will return control to the Screen Reports Menu.
  472.  
  473.  6.5 OPTION 5 - S/I - All Detailed Entries : This option allows the user to
  474.  examine ONLY the detailed S/I entry list. Operation is identical to
  475.  Section 6.3 above.
  476.  
  477.  6.6 OPTION 6 - S/I - All Quick Entries : See Sec 5.6 (Quick S/I Option 6)
  478.  
  479.  6.7 OPTION 7 - P/L - Monthly/Qtrly/Year Summary : This option allows the user
  480.  to get a full years profit analysis. There are 3 lines printed for each
  481.  month. The first line is total income or sales (Acct 1-15).  The second line
  482.  is total deductible expenses (THESE ARE ACCOUNTS # 1-48 ONLY). The third line
  483.  is the difference between the first two. Located between each month's
  484.  statistics is a YEAR TO DATE column. At the top of the screen is a breakdown
  485.  by quarters only. The quarters are 3 consecutive months, starting with your
  486.  first fiscal month . Also located at the top of the screen is YEAR END
  487.  TOTALS.
  488.  
  489.  Hitting the Enter or ESC key will return control to the Screen Reports Menu.
  490.  
  491.  6.8 OPTION R - Return to Main Menu : This option will return the Main Menu.
  492.  Hitting R or ESC performs the same task.
  493.  
  494.  
  495.                             ********************
  496.                           7.0 Printed Reports Menu
  497.  
  498. 7.0 PRINTED REPORTS MENU : This menu is entered by using Option 6 (Sec. 2.6)
  499. of the Main Menu. It has 9 options.
  500.  
  501.  7.1 OPTION 1 - Select a New Working Month : See Sec 2.1.
  502.  
  503.  7.2 OPTION 2 - P/E - Month/YTD Report : This option allows the user to print
  504.  monthly expense totals and also gives  PRIOR and YEAR TO DATE(total) columns.
  505.  of the current working month. ALL EXPENSE ACCOUNTS WITHOUT TITLES (LEFT
  506.  COMPLETELY BLANK) WILL NOT BE PRINTED. Hitting the ESC key will cancel the
  507.  printing and return control to the Main Menu.
  508.  
  509.  7.3 OPTION 3 - P/E - All Entries : This option allows the user to print all
  510.  the expense entries of the current working month in the order of the most
  511.  recent sort. Hitting the ESC key will cancel the printing and return control
  512.  to the Main Menu.
  513.  
  514.  7.4 OPTION 4 - S/I Monthly YTD Report - This option allows the user to print
  515.  monthly income totals (Detailed and Quick Income together) and also gives
  516.  PRIOR and YEAR TO DATE(total) columns of the current working month. ALL
  517.  INCOME ACCOUNTS WITHOUT TITLES (LEFT COMPLETELY BLANK) WILL NOT BE PRINTED.
  518.  Hitting the ESC key will cancel printing and return control to the Main Menu.
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  7.5 OPTION 5 - S/I - All Detailed Entries : This option allows the user to
  530.  print all the detailed S/I entries of the current working month in the
  531.  order of the most recent sort. Hitting the ESC key will cancel printing and
  532.  return control to the Main Menu.
  533.  
  534.  7.6 OPTION 6 - S/I - All Quick Entries : This option allows the user to
  535.  select and print up to 4 Quick S/I accounts per page. The page contains a
  536.  column for Date and Comment and up to 4 additional columns for each Quick S/I
  537.  Account selected. The user is asked to select a First, Second, Third and
  538.  Fourth Account for printing.  The Quick S/I accounts are placed in columns
  539.  18,33,48 and 63. You may print any account in any one of the four columns.
  540.  Therefore you have the option of spacing. (e.g. you may skip First and Second
  541.  Account answers and place a single account in the third column or place 2
  542.  accounts in the First and Fourth Account answers and leave the Second and
  543.  Third empty).
  544.  
  545.  TO LEAVE THE FIRST ACCOUNT COLUMN EMPTY YOU MUST USE THE DOWN ARROW KEY TO
  546.  MOVE TO THE SECOND COLUMN ENTRY. Hitting Enter without a response to FIRST
  547.  ACCT will return control the the Printed Reports Menu. Hitting the ESC key
  548.  will cancel the option and return control to the Printed Reports Menu.
  549.  Hitting the ESC key, during printing, will cancel the printing and return
  550.  control to the Main Menu.
  551.  
  552.  7.7 OPTION 7 - P/L - Monthly/Qtrly/Year Summary : This option allows the user
  553.  to print a full years profit analysis. The format is identical to that in SEC
  554.  6.7 (Screen Reports Option 7). Hitting the ESC key will cancel the printing
  555.  and return control to the Main Menu.
  556.  
  557.  7.8 OPTION 8 - P/L - Monthly YTD Report : This option allows the user to
  558.  print a monthly income statement (Profit & Loss) of the current working month
  559.  and also gives PRIOR and YEAR TO DATE (total) columns. All 15 S/I accounts
  560.  are printed (Detailed and Quick Income totals) and all 48 deductible accounts
  561.  are printed. Totals are also printed. This option is not available in the
  562.  Screen Reports Menu. ALL EXPENSE AND INCOME ACCOUNTS WITHOUT TITLES (LEFT
  563.  COMPLETELY BLANK) WILL NOT BE PRINTED. Hitting the ESC key will cancel
  564.  printing and return control to the Main Menu.
  565.  
  566.  7.9 OPTION R - Return to Main Menu : This option will return the Main Menu.
  567.  Hitting R or ESC performs the same task.
  568.  
  569.                          ********************
  570.                          ADDITIONAL COMMENTS
  571.  
  572.      1. This program is designed to run on all PC/XT/AT/286/386/486
  573.         and compatible computers. Operation on a 4.77 MZ will appear
  574.         slow at times.
  575.      2. ESC key will cancel an operation.
  576.      3. If the program is used on a floppy disk system, it is suggested that no
  577.         other programs be placed on this disk. If all 100 expenses and 50
  578.         detailed income entries are made in a single month, the monthly file
  579.         will be over 32K. With 12 monthly files, that amounts to 384K just for
  580.         monthly data. This will not fit on a 360K floppy. A hard disk is
  581.         recommended. A 720K, 1.2M or 1.44M diskette will provide enough space.
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.