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Der Mediaplex Sampler - Die 6 von Plex
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HANDBUCH.TXT
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1992-12-15
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93KB
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1,729 lines
- Seite 1 -
████████████████████████████████████████████
█ █
█ ZACK-ADRESSVERWALTUNG Version 2.2 █
█ █
████████████████████████████████████████████
┌─────────────────┐
│ - Handbuch - │
└─────────────────┘
┌──────────────────────────┐
│ Copyright by: │
│ Paul Diesner │
│ Im Stevertal 23 │
│ 4710 Lüdinghausen │
│ Tel.: 02591 / 1742 │
│ Bitte nicht vor 16.00 │
│ Uhr anrufen! │
└──────────────────────────┘
╔════════════════════════════════════════════════════╗
║ - Inhaltsverzeichnis - ║
╚════════════════════════════════════════════════════╝
1. Vorwort.............................................3
1.1 Hardware/Software - Voraussetzungen.................3
1.2 Erstinstallation....................................3
1.3 Update-Installation.................................4
1.3.1 Übernahme der alten Adressen........................4
1.4 Aufruf des Programmes...............................5
-----------------------------------------------------
2 Programmbeschreibung................................5
-----------------------------------------------------
2.1 Einführung..........................................5
2.1.1 Hilfe-System........................................6
2.1.2 Tastaturbelegung....................................7
-----------------------------------------------------
2.2 Hauptmenü...........................................8
-----------------------------------------------------
2.2.1 Schnellsuche........................................8
2.2.1.1 Ein unsichtbarer Helfer.............................8
2.2.2 Nachname............................................8
2.2.3 Wohnort/Postleitzahl................................9
2.2.4 Geburtstagskinder...................................9
2.2.5 Gruppen, Vereine, Firmen............................9
2.2.6 Suche nach Zweckeintrag.............................9
2.2.7 Abfragebox.........................................10
2.2.9 Eingabe neuer Daten................................12
- Seite 2 -
-----------------------------------------------------
3 Was soll mit den Daten geschehen?
-----------------------------------------------------
3.1 Optionen bei Schnellsuche..........................13
3.2 Optionen bei sonstiger Suche.......................13
3.2.1 Ändern.............................................13
3.2.2 Löschvermerk setzen................................13
3.2.3 Auf Umschlag drucken...............................14
3.2.4 Etikettendruck.....................................14
3.2.5 Liste drucken......................................16
3.2.6 Notiz..............................................17
3.2.7 In Text-Datei schreiben............................17
3.2.8 Memotext ansehen bzw. bearbeiten...................17
3.2.9 Weiter.............................................17
-----------------------------------------------------
4 Hilfsprogramme
-----------------------------------------------------
4.1 Blättern in Tabellenform (browse)..................18
4.2 Löschoptionen......................................19
4.3 Export und Import von Daten........................20
4.3.1 Steuerdatei für Serienbriefe erstellen.............20
4.3.2 Export in DBF-Datei................................21
4.3.3 Datensicherung.....................................21
4.3.4 Rückholen (Datensicherung).........................22
4.3.5 Import aus DBF-Datei...............................22
4.3.6 Import aus Text-Datei (ASCII)......................23
4.3.7 Rückholen der alten Adressen.......................24
4.4 Telefonliste erstellen.............................24
4.5 Daten optimieren...................................24
4.6 Suche nach Doppeleinträgen.........................25
4.7 Absender für Umschlag definieren...................26
4.8 Absender für Etiketten definieren..................26
4.9 Zweckoptionen......................................27
4.10 Schriftsteuerzeichen ändern........................28
4.11 PLZ-Datenbank ansehen und bearbeiten...............29
4.12 Bestellung für Vollversion drucken.................29
-----------------------------------------------------
5 Fehlermeldungen....................................30
6 Passwortschutz.....................................31
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ZACK wird als Shareware (Prüfsoftware) vertrieben. Sie können │
│ZACK kostenfrei prüfen, kopieren und unverändert weitergeben.│
│Bitte beachten Sie jedoch, daß der Preis, den Sie für dieses│
│Programm beim Händler bezahlt haben, nur die Kopierkosten deckt,│
│der Autor erhält von diesem Betrag nicht einen Pfennig. Meinen│
│Sie nicht auch, daß es eine Frage der Fairneß ist, dem Autor│
│eines leistungsfähigen Programms eine angemessene Nutzungsgebühr│
│zu zahlen? Sollten Sie das Programm regelmäßig einsetzen, so ist│
│Ihre R E G I S T R I E R U N G als legitimierter Anwender erfor-│
│derlich. Bitte unterstützen Sie die Idee des Shareware-Prinzips,│
│indem Sie sich registrieren lassen! Wie Sie das tun können,│
│erfahren Sie auf Seite 29 dieses Handbuches. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
- Seite 3 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1 Vorwort │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
ZACK ist eine Adressverwaltung, die im Umgang mit den Alltagsproblemen
von Vereins- und Parteiarbeit entstand. Mit den Anforderungen dieser
Arbeit wuchs auch das Programm. Da ich es von Anfang an auch für private
Zwecke nutzte, finden sich darin auch eine Menge Leistungen, die eher
für private Nutzer von Interesse sind. Insgesamt also eine interesssante
Mischung, die das Programm für fast Zielgruppen interessant macht.
Mit dem letzten Update wird ZACK zunehmend auch für gewerbliche Anwen-
dungen interessant. Das belegt der steigende Anteil dieser User bei den
Registrierungen: Reisebüros, Ärzte und EDV-Händler z.B.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1.1 Hardware/Software - Voraussetzungen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
ZACK läuft auf jedem Industriestandard-kompatiblen Computer mit 640 KB
Speicher, einem Diskettenlaufwerk und einer Festplatte. Für den Ausdruck
der Daten ist ein Drucker notwendig.
Als Betriebssystem wird DOS, Version 3.2, oder höher vorausgesetzt.
Anpassung der Datei "config.sys": Überprüfen Sie Ihre config.sys (befin-
det sich im Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte) auf die Werte für 'files'
und 'buffers'! Die folgenden Werte sollten nicht unterschritten werden:
files=20
buffers=20
ZACK arbeitet mit allen mir bekannten Grafik-Karten. Wenn Sie Besitzer
einer Farb-Grafikkarte sind, wählt ZACK automatisch die Farbdarstellung
(auch wenn Sie z.B. nur einen Schwarz/ Weiß-Bildschirm benutzen). Soll
ZACK dann trotz Farbkarte in Schwarz/Weiß arbeiten, rufen Sie ZACK
mit dem Schalter "S" auf, also: ZACK S.Dann wird sofort in den S/W-Modus
geschaltet.
Wenn Sie eine ältere Grafikkarte in Ihrem System verwenden, kann es auf
dem Bildschirm zu sogenanntem "Schnee" kommen. Die Geschwindigkeit für
die Bildschirmausgabe ist für Ihre Grafikkarte zu hoch. Nehmen Sie in
die Datei "autoexec.bat" die folgende Zeile auf, um die Ausgabegeschwin-
digkeit zu vermindern:
SET CLIPPER=S1
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1.2 Erstinstallation │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Vor Beginn der Installation sollten Sie vorsichtshalber eine Sicher-
heitskopie der Original-Diskette anfertigen und alle weitere Arbeiten
nur noch mit der Kopie durchführen.
Die Installation von ZACK mit Hilfe des beigefügten Programms
"install.bat" ist kinderleicht.
Sie schreiben lediglich:"install" und alles andere wird von dem Install-
Programm erledigt.
- Seite 4 -
Um Fehler bei der Installation zu verhindern (und um Platz auf der Dis-
kette zu sparen) liegt das gesamte Programmpaket in gepackter Form vor.
Bei der Installation wird es automatisch wieder entpackt!
Bei der Installation wird auf der ausgewählten Festplatte ein Verzeich-
nis "ZACK" erstellt. Wenn Sie ZACK in einem anderen Verzeichnis instal-
lieren möchten, verfahren Sie bitte wie folgt: Kopieren Sie alle Dateien
in das gewünschte Verzeichnis und rufen Sie dann die PACK-Datei "ZACKPRG"
auf! Dann erfolgt der Auspack-Vorgang von ZACK automatisch.
Bitte beachten Sie, daß ZACK in der Vollversion ca. 2,4 MB auf der Fest-
platte benötigt! Das liegt vor allem an der umfangreichen PLZ-Daten-
bank und den dazugehörigen Index-Dateien. Wenn Ihnen diese Daten insge-
samt zu umfangreich sind, lassen Sie mich das bitte wissen. Gegen eine
Gebühr von 10 DM in Briefmarken (kleinere Werte bitte) schicke ich Ihnen
gern eine abgespeckte PLZ-Datenbank, z.B. nur die alten oder nur die
neuen Bundesländer.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1.3 Update-Installation │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie können ohne weiteres das Verzeichnis einer Vorversion wählen. Die
mit der Prüf- oder Vorversion erstellten Adress-Daten bleiben dabei
erhalten und können anschließend mit Hilfe der Importfunktion von ZACK
ohne Verluste "importiert" werden. (Sie befinden sich dann in der
Datei "ALT.DBF".) Auch die in der Datei "USER.MEM" gespeicherten Einstel-
lungen (Absender für Umschläge und Etiketten z.B..) bleiben erhalten und
werden automatisch übernommen.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1.3.1 Übernahme der alten Adressen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Benutzen Sie bei der Übernahme Ihrer alten Adressen bitte das entspre-
chende Programm von ZACK!Sie finden es bei den Hilfsprogrammen im Unter-
menü "Export und Import von Daten",dort ist es die letzte Option "Rück-
holen der alten Adressen".
Wenn Sie bei der Installation von ZACK ein anderes Verzeichnis als das
der Vorversion gewählt haben, können Sie diese Option nicht wählen.
Dann empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
1) Löschen Sie zunächst die Übungsadressen mit Hilfe des Unterprogram-
mes "Lösche alle Datensätze" ! (Hilfsprogramme Menü "Löschoptionen",
darin die letzte Option)
2) Rufen Sie dann das Import-Programm von ZACK auf : "Import aus einer
<dbf>- Datei" ! (Hilfsprogramme Menü "Export und Import von Daten",
Option 4 )
Geben Sie das Verzeichnis der alten ZACK-Version ein !
Wählen Sie dann aus der Auswahlliste die Datei "ADRESS.DBF"!
ZACK überprüft nun diese Datei und stellt fest, daß - möglicherweise -
einige Felder z.B. Telefon2, FAX oder Text fehlen.
- Seite 5 -
Sie wollen aber trotzdem Ihre alten Daten übernehmen und bestäti-
gen diese Absicht mit einem "J" ! Danach beginnt der Import der
Daten, und Ihre mit der Vorversion erstellten Adressdaten stehen wie-
der zur Verfügung.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1.4 Aufruf des Programmes │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Aufgerufen wird ZACK mit seinem Namen, also ganz einfach 'ZACK'. Bevor
Sie das Programm jedoch starten, müssen Sie zuvor in das Verzeichnis von
ZACK gewechselt sein.
Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie Sie ZACK mit Hilfe eines kleines
BATCH-Programmes aufrufen können:
zack.bat: (Die Klammern müssen natürlich weggelassen werden!)
D: (Wechsel nach Festplatte D:)
cd \ZACK (Wechsel in das Verzeichnis ZACK)
ZACK (Aufruf des Programmes)
Wenn Sie ZACK trotz Farbkarte in Schwarz/Weiß arbeiten lassen wollen,
rufen Sie ZACK mit dem Schalter "S" auf, also: ZACK S. Dann wird sofort
in den S/W-Modus geschaltet.
╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ 2 Programmbeschreibung ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.1 Einführung │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
ZACK betrachtet jede Adresse als eine Sammlung von 15 verschiedenen
Karteikarten (bei einer Datenbank spricht man von Feldern), auf denen
jeweils eine Information festgehalten wird, z.B. Anrede, Vorname, Name,
Zweck usw.!
Alle 15 Felder bilden zusammen einen Datensatz. Alle Daten befinden
sich in den Dateien ADRESS.DBF und ADRESS.DBT. Daneben verwaltet ZACK
Auszüge aus der Mutterdatei, in denen nur bestimmte Karteikarten
(z.B. alle Felder mit dem Nachnamen) gespeichert werden. Das sind die
sogenannten Indexdateien, in denen die jeweiligen Karteikarten alphabe-
tisch geordnet hintereinanderstecken. Die Indexdateien enthalten neben
dem Inhalt der jeweiligen Karteikarten noch die Position der dazugehöri-
gen Sätze in der Mutterdatei. Sie erkennen die betreffenden Dateien an
der Endung '.ntx'.
Grundsätzlich unterscheidet man zwei Möglichkeiten der Suche innerhalb
einer Datenbank: Die normale Suche (Satz für Satz) und die um ein Viel-
faches schnellere Suche mit Hilfe der geordneten Indexdateien.
Das Untermenü "Schnellsuche" arbeitet z.B. mit Hilfe von Indexen, ent-
sprechend schnell werden die Daten gefunden.
Die anderen Suchprogramme arbeiten ohne Index.Sie arbeiten etwas langsa-
mer, werden aber auch dann fündig, wenn Sie nur einen kleinen Teil des
Namens eingeben: So ist es zum Beispiel ohne Probleme möglich, mit der
Eingabe "mund" im Suchprogramm <Wohnort> die Stadt Dortmund als Wohnort
zu finden.
- Seite 6 -
Viele Adressprogramme verwalten jede Personengruppe (Verein,Partei etc.)
in einer eigenen Datei, die dann jeweils vorher angewählt muß. ZACK dage-
gen ist so aufgebaut, daß alle Daten in einer einzigen Datei unterge-
bracht und verwaltet werden.
Die Zuordnung zu der jeweiligen Personengruppe erfolgt dabei über den
Eintrag in der Karteikarte (Feld) "ZWECK". Wie Sie das im einzelnen
machen, erläutert der Hilfetext bei der Eingabe neuer Daten.
Hinweis: ZACK ist erstellt mit CLIPPER und verwaltet Ihre Daten im
Format von dBASE III+. Sie können sie also jederzeit auch mit einer
anderen dBase-kompatiblen Datenbank weiterbearbeiten, wenn das aus
irgendeinem Grund notwendig sein sollte (nicht mit dBASE IV). Nach der
Bearbeitung mit einem Fremdprogramm muß aber unbedingt die Option 5 der
Hilfsprogramme (Optimiere Daten) angewählt werden!
Wenn Sie die Originaldiskette mit allen vorhandenen Dateien auf die
Festplatte kopiert haben, finden Sie in der Datenbank ca. 50 Fantasie-
adressen, mit denen Sie den Umgang mit ZACK üben können. Wollen Sie so-
gleich mit einer leeren Datenbank beginnen, wählen Sie das Löschmenü bei
den Hilfsprogrammen! Mit der letzten Option können Sie eine neue (leere)
Datenbank erzeugen und mit der Arbeit beginnen.
┌───────────────────────────────────────┐
│ ZACK arbeitet nach folgender Methode: │
└───────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│* Sie geben zunächst einen Suchbegriff ein, einen Namen, Vornamen,│
│ eine Postleitzahl etc.! │
│* Nun sucht ZACK den ersten zutreffenden Eintrag, zeigt ihn auf dem│
│ Bildschirm an und bietet dann die weitergehenden Optionen an: │
│ Ausdruck auf einen Umschlag, auf Etiketten oder Erstellung einer│
│ Namensliste z.B. │
│* Weitergehende Aufgaben (Export von Daten, entgültiges Löschen von│
│ Daten, Suchen nach Doppeleinträgen etc.) werden von Hilfsprogrammen│
│ erledigt. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.1.1 Hilfe-System │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
ZACK hat ein umfangreiches (kontext-bezogenes) Hilfs-Programm, das an
fast allen Stellen des Programmes ausführliche Erklärungen bietet.
Aktiviert wird es mit der Taste F1. Gerade als ZACK-Anfänger sollten
Sie öfter mal einen Blick in das Hilfs-Programm werfen. Sie finden hier
eine Menge Tips und Tricks zu den einzelnen Funktionen.
Wo notwendig, z.B. bei der Eingabe neuer Daten, finden sich spezielle
Hilfetexte zu jeder einzelnen Eingabe-Zeile. Wenn gewünscht, kann der
aktuelle Hilfetext auch ausgedruckt werden (SHIFT+F1).
- Seite 7 -
Tip: Sie können den Hilfetext auch bearbeiten, können ihn also für Ihre
eigenen Zwecke umschreiben. Drücken Sie vor dem Aktivieren der Hilfe-
Funktion die Tasten ALT+F1, dann können Sie schon beim nächsten Hilfe-
fenster den Text ändern. Speichern können Sie Ihre Änderungen mit F10.
Abschalten können Sie den Bearbeiten-Modus nach Verlassen des Hilfs-
Programmes mit denselben Tasten: ALT+F1.
Bei den meisten Rollbalken-Menüs können Sie -darüberhinaus- in der Nach-
richten-Zeile (unten auf dem Bildschirm in Zeile 22) kurze Informationen
zu den jeweiligen Menüpunkten erhalten.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.1.2 Tastaturbelegung │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie können die verschiedenen Angebote auf dreierlei Weise anwählen:
1. Durch Verschieben des Lichtbalkens mit Hilfe der Cursor-Tasten
(Pfeil-Tasten) und anschließendes Drücken der RETURN-Taste
2. durch Tippen der entsprechenden Zahl bzw. des entsprechenden Buch-
stabens
3. durch Verschieben des Lichtbalkens mit Hilfe der Maus und anschlie-
ßendes Drücken der linken Maustaste.
Eine besondere Bedeutung bei der Bedienung von ZACK hat die ESC-Taste
(Maus: rechte Maustaste). Mit ihrer Hilfe können Sie fast überall den
Programmablauf unterbrechen und auf die nächsthöhere Programmebene
zurückspringen. Drücken Sie diese Taste im Hauptmenü, können Sie ZACK
verlassen. Bitte wählen Sie - wenn irgendmöglich - diesen Programmaus-
stieg und schalten Sie nicht einfach den Computer aus! (Datenverluste
könnten auftreten!)
Bei der Eingabe von Text gelten folgende Editier-Regeln:
Löschen:
Einzelne Zeichen: Rücktaste <- oder 'Entf' (DEL)
Ganze Zeile: STRG+Y
Wort rechts: STRG+T
Springen von Feld zu Feld:Cursortasten (oben, unten); vorwärts erreichen
Sie denselben Effekt durch Drücken der RETURN-Taste.
Eingabe-Routine beenden: So oft wie nötig RETURN oder 1 mal 'Bild nach
nach unten'.
- Seite 8 -
╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ 2.2 Hauptmenü ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.1 Schnellsuche │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie können hier nach Namen , Vornamen und Gruppen- bzw. Firmenbezeich-
nungen suchen. Die Datenbank wird zuerst nach dem Index Name, dann nach
dem Index Gruppe und zuletzt nach dem Index Vorname durchsucht.
Bitte achten Sie auf die richtige Schreibweise des Suchbegriffes! Sie
müssen zwar nicht den ganzen Ausdruck (Namen, Firma etc.) eingeben, der
Anfang muß aber 100 %ig korrekt sein. Wenn Sie viele Adressen mit ähnli-
chem Namen haben (Bsp.: Schachklub der Stadt ...) müssen Sie auch schon
mal einen längeren Suchbegriff eintippen, denn mit der Schnellsuche wird
nur die erste zutreffende Adresse gefunden. Wenn Sie nur Namensteile
kennen,wählen Sie die Suchoption 2 (Suche nach Nachname) oder die Abfra-
gebox! Die anderen Suchoptionen sind auch dann zu empfehlen, wenn Sie
die Optionen Etiketten oder Listendruck wünschen. Diese Optionen werden
nämlich bei der Ausgabe der Schnellsuche nicht unterstützt!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.1.1 Ein unsichtbarer Helfer │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie werden bemerken , daß bei der Eingabe von Suchbegriffen jeweils der
1. Buchstabe automatisch groß-geschrieben erscheint. Wenn Sie diese
Funktion abschalten wollen, können Sie das mit der Tastenkombination
ALT+S erreichen. Wirksam wird dieser Schalter aber erst beim nächsten
Suchvorgang. Durch die Status-Anzeige unten im Fenster können Sie erken-
nen, ob die Funktion aktiv (*) oder inaktiv () ist.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.2 Nachname │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie wollen für ein Familientreffen ein Rundschreiben erstellen und alle
Adressen mit dem Nachnamen 'Meier' auswählen z.B. für den Etiketten-
druck, eine Namensliste oder für den Export in eine Datei. Das ist die
Aufgabe dieses Programmes: Es findet nicht nur den ersten zutreffenden
Eintrag, sondern alle Adressen, mit einem 'Meier' im Nachnamen, also
auch z.B. in Doppelnamen 'Becker-Meier'. Zack merkt sich diesen Such-
Filter bis zur Eingabe eines neuen Suchbegriffs und wendet ihn auf alle
weitergehenden Jobs an (vgl.3.2 Optionen bei sonstiger Suche).
Zur Suche reichen auch (beliebige) Teile des gesuchten Namens aus.Wollen
Sie auf dieselbe Weise gezielt nach einem Vornamen suchen, wählen Sie
bitte die Suchoption 7 <Abfragebox>!
- Seite 9 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.3 Wohnort/Postleitzahl │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dieses Suchprogramm legt wie die vorherige einen Suchfilter über die
Datenbank und findet alle Adressen mit dem gewünschten Wohnort oder Post-
leitzahlbezirk. Geben Sie bei der letzteren Option nur eine Ziffer ein
(z.B. '4'), werden alle Adressen ausgewählt, deren mit PLZ-Bezirk mit
'4' beginnt. Je mehr Ziffern eingegeben werden, umso mehr wird also die
Suche eingegrenzt.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.4 Geburtstagskinder │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Wenn Sie bei der Eingabe der Daten die Geburtsdaten konsequent miteinge-
ben, haben Sie hier eine sehr mächtige Suchroutine, um die Sie Ihre
Freunde beneiden werden! Blitzschnell werden alle zutreffenden Adressen
geordnet nach Datum aufgelistet. Sie können entscheiden, ob alle zutref-
fenden Namen aufgelistet werden oder nur bestimmte (nach Zweckeintrag)
ausgewählt werden sollen. Wenn Ihnen die Darstellung auf dem Bildschirm
oder auf dem Drucker nicht gefällt, können Sie die vollständigen Daten
auch in eine Datei schreiben und mit Ihrem Textprogramm weiterbearbeiten.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.5 Gruppen, Vereine, Firmen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dieses Suchprogramm legt wie das vorherige einen Suchfilter über die
Datenbank und findet alle Adressen mit dem gewünschten Gruppen-,Vereins-
oder Firmennamen.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.6 Suche nach Zweckeintrag │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Da dieses Suchprogramm noch an vielen weiteren Stellen innerhalb von
ZACK eingesetzt wird, sollten Sie sich besonders sorgfältig mit seiner
Arbeitsweise vertraut machen. Vorweg: Auch dieses Suchprogramm legt wie
die vorherigen einen Suchfilter über die Datenbank. Es ermöglicht die
Suche nach Personen bzw . Gruppen mit demselben Zweckeintrag. In einem
Arbeitsgang können bis zu 10 Suchbegriffe gleichzeitig eingegeben werden.
Das ist sinnvoll vor allem dann, wenn größere Personengruppen gesucht
werden sollen.Sie haben z.B. bei der Eingabe von Daten allen Mitgliedern
des Stadtrates den Zweckeintrag "RA" eingeben. Nun können Sie durch den
Suchbegriff "RA" alle Mitglieder des Stadtrates finden. Wenn Sie mehrere
Personengruppen zugleich anschreiben wollen, können Sie das mit diesem
Programm komfortabel erreichen. Vorteil : Sie vermeiden z.B. beim
Etikettendruck den Ausdruck von "Dopplern", die unvermeidbar sind, wenn
Sie jede Gruppe einzeln auswählen und wenn einige Personen in mehreren
Gruppen/Vereinen Mitglied sind.
- Seite 10 -
Weil die Zuordnung zu einer Personengruppe nur über den Zweckeintrag er-
folgt, ist es von größter Wichtigkeit, die richtigen Abkürzungen zu
treffen. Aus diesem Grund habe ich die Auswahl des Zweckeintrages mit
Hilfe eines Rollbalken-Menüs organisiert. Die Abkürzungen und die Be-
schreibungstexte befinden sich in einer kleinen Datenbank und können ganz
einfach mit einem RETURN (linke Maustaste) angewählt werden. Das Ergebnis
Ihrer Wahl sehen Sie unten dann in der Infozeile. ESC (rechte Maustaste)
beendet die Eingabe von Suchbegriffen und startet die Suche.
Selbstverständlich paßt die beigefügte Zweck-Datenbank nur zu den Übungs-
adressen. Bei den Hilfsprogrammen (Option 9 => Zweckoptionen) finden Sie
ein Programm , mit dem Sie die Zweck-Datenbank Ihren Bedürfnissen anpas-
sen können.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.7 Abfragebox │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Die Abfragebox ist sicherlich der schwierigste, aber auch der mächtigste,
Programmteil von ZACK. Auch dieses Suchprogramm legt wie die vorherigen
einen Suchfilter über die Datenbank. Es ermöglicht - kurz gesagt - die
Suche nach (fast) beliebigen Ausdrücken in allen Feldern der Adressen-
Datenbank. Es erlaubt aber auch den Ausschluß bestimmter Adressen, und
die logische Verknüpfung verschiedener Suchmerkmale! Bis zu 10 Suchkrite-
rien können in einem Arbeitsgang miteinander verbunden werden.
Sie wissen nur die Telefon-Nummer und wollen den dazugehörigen Namen?
Kein Problem für die Abfragebox!
Sie wollen alle Frauen anschreiben (ANREDE = 'Frau'), die im PLZ-Bereich
'4' wohnen? Kein Problem für die Abfragebox!
Sie wollen aber die Lüdinghauser Adressen ausschließen? Auch das ist mög-
lich!
Da die logische Verknüpfung der Suchgesichtspunkte mit dem logischen
'UND', 'ODER' und 'NICHT' und die dazugehörige Setzung von Klammern
eine gewisse Übung erfordert und Fehler nicht auszuschließen sind, soll-
ten Sie ruhig ein wenig herumprobieren! Ich habe versucht, das Programm
so zu gestalten, daß auch unsinnige Eingaben nicht zum Absturz des Pro-
grammes führen.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Die Auswahl der Datensätze mit Hilfe dieses Programmes vollzieht sich │
│ in zwei klar voneinander getrennten Arbeitsgängen: │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
1) Auswahl der Felder und Eingabe der Suchbegriffe
2) Logische Verknüpfung der einzelnen Suchkriterien
1 a) => Auswahl eines Feldes
Sie sehen links in dem Menü die Namen aller vorhandenen Datenfelder.
Wenn Sie einen Suchbefehl formulieren wollen, müssen Sie zunächst mit
den Cursortasten das Feld, auf das sich Ihre Suche bezieht, ansteuern
und die RETURN-Taste (linke Maustaste) betätigen.
- Seite 11 -
1 b) => Eingabe der Suchbegriffe
Nun werden Sie aufgefordert, Ihren Suchbegriff einzugeben. Das können
ganze Ausdrücke, Namen, aber auch Teile von Namen, ja sogar einzelne
Buchstaben sein. Auch wenn Sie einen Ausdruck haben,der bei der späteren
Suche ausgeschlossen werden soll, müssen Sie ihn hier eingeben. Bitte
beachten Sie, daß ZACK an dieser Stelle auf jeden Fall einen Eintrag
erwartet (zumindest ein Zeichen)! Das Ergebnis Ihrer Eingabe sehen Sie
in der rechten Hälfte des Fensters. Diesen Vorgang können Sie bis zu
10 mal wiederholen; es können also höchstens 10 Suchkriterien festgelegt
werden. Diese können sich auch alle auf dasselbe Feld beziehen! Wenn Sie
einen Suchbegriff zu dem Feld 'Geburtsdatum' formulieren wollen, müssen
Sie bestimmte Besonderheiten berücksichtigen; bitte beachten Sie den
Hilfetext, der erscheint, wenn Sie in dem kleinen Fenster die Hilfe
Taste F1 drücken! Wenn Sie keine weiteren Suchkriterien eingeben wollen,
drücken Sie bitte die ESC-Taste!Sie werden nun aufgefordert, die Suchbe-
dingungen zusammenzusetzen.
Hinweis: Anführungsstriche, sowie einige andere Zeichen würden innerhalb
dieses Programms unweigerlich fatale Fehler hervorrufen.Aus diesem Grund
sind die entsprechenden Tasten während der Eingabeprozedur abgeschaltet.
2) => Suchbedingung zusammensetzen
Wichtig: Um Fehler bei der programmunterstützten Formulierung des Suchbe-
fehls auszuschließen, können jeweils nur solche Zeichen und Begriffe
angewählt werden, die den Erfordernissen der Datenbanksprache entspre-
chen. Sie erkennen sie daran, daß sie hell unterlegt sind.
Beispiele:
Fall 1: Nur ein Suchkriterium ist definiert, z.B. "Müller"$name. Wählen
Sie bitte die Option "keine Klammer"! In einem neuen Fenster in der
rechten Bildschirmhälfte erscheint nun diese Suchbedingung erneut in ei-
nem Leuchtbalkenmenü. Mit zwei RETURN ist die Arbeit getan.
Fall 2: Zwei Suchbedingungen sind definiert, z.B. "Müller"$name und
"Hauptstr"$strasse. Wählen Sie die Option "keine Klammer"! Wählen Sie
im rechten Fenster eine Suchbedingung an (RETURN) ! Sie sind nun wieder
im linken Auswahlfenster und müssen entscheiden:
Sollen die gesuchten Datensätze beide Bedingungen zugleich erfüllen,
wählen Sie "Logisches UND" ! Das bedeutet also: Suche nur "Müller", die
in der "Hauptstr." wohnen! Sollen sie jeweils nur eine der beiden Bedin-
gungen erfüllen, wählen Sie "Logisches ODER"! Das bedeutet: Suche entwe-
der"Müller" oder"Hauptstraße". Soll eine Bedingung ausgeschlossen werden
(z.B. suche alle Müller mit Ausnahme derer, die in der Hauptstraße woh-
nen), wählen Sie die Option "Aber nicht..." und dann im Anschluß daran
rechts in dem Menü die "Hauptstraßen" Formulierung!
Fall 3: Drei oder mehr Suchbedingungen sind definiert (a,b,c und d).
Sollen alle 4 Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein, verfahren Sie wie
bei zwei, Klammern sind nicht nötig! Soll entweder nach a+b ODER c+d ge-
sucht werden, müssen Klammern gesetzt werden, also: (a+UND+b) ODER
(c+UND+d)
- Seite 12 -
Die Reihenfolge, in der die jeweiligen Suchbedingungen angewählt werden,
ist beliebig. Soll nach a+b gesucht werden, nicht aber nach c und d,
müßte z.B. wie folgt formuliert werden:(a UND b) NICHT (c ODER d). Es
sind fast beliebig viele Verknüpfungen möglich.
Experimentieren Sie ein wenig! Das schlimmste, was passieren kann, ist,
daß die Suche nicht zum Erfolg führt! (Zumindest war das mein Ziel bei
der Programmierung dieses Unterprogramms!Wenn Sie dennoch eine bestimmte
Kombination finden, die zu Fehlern und zum Absturz des Programmes insge-
samt führt, rufen Sie mich bitte an!)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2.2.9 Eingabe neuer Daten │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Beachten Sie bei der Eingabe neuer Daten die Hilfetexte,die sich jeweils
auf das aktive Eingabefeld beziehen!
Ihnen stehen bei der Eingabe neuer Daten eine Vielzahl von Hilfsroutinen
zur Verfügung:
1) Die meisten Adressdaten beginnen immer mit Großbuchstaben. Warum also
jedesmal die Hoch- (Shift-) Taste drücken? Probieren Sie es doch mal
ohne! Wie von Geisterhand wird der erste (Klein-) Buchstabe in einen
Großbuchstaben umgewandelt. Sie können dieses Heinzelmännchen an- und
abschalten, und zwar durch Drücken der Tastenkombination ALT+S. Bitte
beachten Sie,daß der Schalter erst beim nächsten Datensatz seine Wirkung
zeigt! Ob diese Hilfefunktion gerade aktiv ist, erkennen Sie an der Sta-
tusmeldung: Wenn der helle "*" leuchtet, ist diese Funktion aktiv!
2) Sie können die Funktionstasten F2 bis F8 mit Text belegen. Bei der
Eingabe neuer Daten wiederholen sich bekanntlich bestimmte Texte immer
wieder, z.B. die Namen bestimmter Wohnorte nebst der dazugehörigen
Postleitzahlen etc. Beliebt ist auch, die verschiedenen Anredefloskeln
auf Knopfdruck einzufügen. Sie können nun 6 verschiedene Texte auf die
Funktionstasten F2 bis F8 legen. Ändern können Sie die Belegung nach
Verlassen der Eingabemaske z.B. nach der Neuanlage einer Adresse.
Übrigens: ZACK merkt sich Ihre Wahl und stellt die gewählten Texte auch
beim nächsten Start wieder zur Verfügung!!!
Tip: Wenn Sie möchten, daß der Cursor nach Drücken der F-Taste sofort in
das nächste Eingabefeld springt, also z.B. von <Wohnort> zu <Telefon>,
schreiben Sie an das Ende des Textes einen ';' !
Ein Druck auf die Taste F10 verschafft Ihnen immer einen Überblick über
die aktuelle Tastenbelegung, die Sie jederzeit ändern können!
3) Zugriff auf die Postleitzahlendatenbank: Wenn Sie z.B. nur den Namen
des Wohnortes kennen, haben Sie durch Betätigen der Tasten 'ALT+O' die
Möglichkeit, die Daten aus der PLZ-Datenbank einfügen zu lassen. Es
erscheint ein kleines Auswahlfenster, in dem Sie den gesuchten Ortsnamen
anwählen können (RETURN). Alles andere macht ZACK für Sie: Automatisch
werden die Postleitzahl, der vollständige Ortsname und die Vorwahlnummer
ergänzt. Wenn Sie nachträglich etwas ändern möchten, können Sie mit den
Cursortasten zwischen den Eingabefeldern hin und her springen.
- Seite 13 -
Die gleiche Funktion wird angeboten für die Postleitzahl, wenn Sie nur
die PLZ kennen (ALT+P) und für die Vorwahlnummer entsprechend (ALT+V)!
-------------------------------------------------------------
Memo-Text: Zu jeder Adresse können Sie einen (fast) beliebig langen
Memo-Text eingeben.Hier können Sie Daten unterbringen, die von ihrer Art
her nicht in die Ordnung der Daten-Maske passen: Kontonummern, Bankleit-
zahlen,aber auch sonstige private oder geschäftliche Anmerkungen. Dieser
Text wird jedoch erst dann gespeichert, wenn Sie den Datensatz insgesamt
abspeichern. Aktiviert wird die Eingabe-Routine mit ALT+M. Abspeichern
können Sie den Memotext mit F10.
Haben Sie alle zu einem Datensatz gehörenden Angaben eingetippt, können
Sie die Eingabe durch Drücken der "Bild nach unten" - Taste abschließen
(oder Sie drücken mehrmals die RETURN-Taste, bis das Menü unten er-
scheint). Durch Drücken der ESC-Taste innerhalb der Eingabemaske können
Sie diese sofort verlassen; die gerade in der Maske sichtbaren Daten
gehen dann aber verloren. Bitte beachten Sie, daß nur solche Adressen ge-
speichert werden, bei denen entweder im Feld Name oder Gruppe/Firma
irgendetwas steht.
╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ 3 Was soll mit den Daten geschehen? ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.1 Optionen bei Schnellsuche │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Bei der Schnellsuche werden per Definition nur solche Optionen angebo-
ten, die bezogen auf eine einzelne Adresse Sinn machen, z.B. schnell mal
eine Änderung der Daten vornehmen, Daten löschen oder auf einen Umschlag
ausdrucken. Die Einzelheiten werden weiter unten erklärt.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2 Optionen bei sonstiger Suche │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.1 Daten Ändern │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie können alle Daten der aktuellen Adresse ändern. Die Editierregeln
sind dieselben wie bei den anderen Eingabemasken . Wenn Sie einen Memo-
Text ändern bzw. anlegen wollen, drücken Sie bitte die Tastenkombination
'ALT+M'!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.2 Löschvermerk setzen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Der aktuelle Datensatz kann mit dieser Option einen Löschvermerk erhal-
ten, bzw. ein schon vorhandener Löschvermerk kann rückgängig gemacht
werden. Wenn Sie einen Löschvermerk gesetzt haben, ist diese Adresse
noch in der Datenbank. Adressen endgültig aus der Datenbank entfernen,
können Sie nur mit Hilfe der Hilfsprogramme, Option 2 !
- Seite 14 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.3 Auf Umschlag drucken │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Für einen Großteil des Briefverkehrs lohnt es sich nicht, die Etiketten
einzulegen, zu justieren und auszudrucken. Da ist es viel einfacher,
schnell einen Umschlag einzulegen und zu beschriften. Das ist die Arbeit
dieses Unterprogramms (wenn Sie mit einem Drucker arbeiten, der das Ein-
legen einzelner Umschläge ermöglicht). Im 1. Arbeitsschritt können Sie
einen Absender festlegen. Als Adresse wird jeweils der aktuelle Daten-
satz gedruckt!
TIP: Sie können bei jedem Umschlag den Absender einzeln festlegen (was
auf die Dauer recht lästig wird) oder mit Hilfe der Option 7 der Hilfs-
programme "Definiere Absender für Umschlag" Ihre 4 häufigsten Absender
fest "einbauen".
In dem dann folgenden Fenster sehen Sie unten die aktuellen Einstellun-
gen: Brief-Format, Schriftart und Länderkennung drucken (ja/nein). Sie
können jede dieser Einstellungen ändern oder sofort mit dem Druck begin-
nen.In den Hilfe-Texten zu den jeweiligen Untermenüs erfahren Sie weite-
re Details.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.4 Etikettendruck │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Von Anfang an war der Ausdruck der Adressen auf Etiketten eine der wich-
tigsten Funktionen meiner Adressverwaltung. Entsprechend vielfältig sind
die Optionen. Meine Absicht war , alle wichtigen Informationen auf dem
Etikett selbst unterzubringen, so daß weitere Aufdrucke per Stempel etc.
überflüssig sind. Das Ergebnis war ein Entwurf, bei dem -wenn erwünscht-
in der ersten Zeile der Absender steht, darunter Vermerke wie DRUCKSACHE
o.ä. und darunter die normalen Adressenangaben. Sie werden bemerken, daß
ZACK in vielen Fällen 'mitdenkt': Wenn Sie also z.B. keinen Absender
angeben, rücken Vermerke automatisch in die erste Zeile.Wenn die Ortsan-
gaben in der angewählten Schrift beim Ausdruck zu lang würden,wird auto-
matisch auf Schmalschrift geschaltet.
Auswahl der Absender:
Sie können bei jedem Arbeitsgang den Absender frei eingeben (vorletzte
Option) oder mit Hilfe der Option 8 der Hilfsprogramme (Definiere Absen-
der für Etiketten) Ihre 4 häufigsten Absender fest einbauen und haben
diese dann auf Tastendruck verfügbar. Ihre Wahl an dieser Stelle gilt
für alle Etiketten, die in diesem Durchgang gedruckt werden.
Festlegen eines Vermerkes:
Wenn gewünscht, können Sie auf die Adress-Etiketten einen Vermerk unter-
bringen. Dieser wird unter den Absender in der 2. Zeile der Etikette ge-
druckt. Wenn kein Absender festgelegt wurde, erscheint der Vermerk in
der ersten Reihe. Da er zur Hervorhebung in Breitschrift gedruckt wird,
stehen maximal 22 Zeichen zur Verfügung.
- Seite 15 -
Menü Druckoptionen:
Das Fenster unten zeigt Ihnen die aktuellen Einstellungen, so wie sie
beim letzten Etikettendruck gemacht wurden.
1) => Keine Rückfrage - alle Einträge: Bei dieser Option werden ohne
Rückfrage alle (entsprechend Ihrem Suchbefehl) ausgewählten Adressen in
einem Lauf gedruckt. Das geht in der Regel nur dann, wenn Ihr Drucker
eine saubere Führung der Endlos-Etiketten sicherstellt, ohne Verrutscher
etc.
TIP: Wenn Ihr Drucker beim Ausdruck etwa nach einer A4-Seite einen Vor-
schub macht, müssen Sie den Drucker so umkonfigurieren, daß der auto-
matische Sprung über die Perforation (Perforationssprung heißt das bei
meinem NEC-Drucker) unterdrückt wird. Bei einigen Druckern geht das über
Dip-Schalter, andere Drucker kann man über das interne Drucker-Menü ent-
sprechend einstellen.
2) => Ausdruck ausgewählter Einträge: Oft stellt sich erst beim Ausdruck
der Etiketten heraus, daß der Suchbefehl doch einige Personen ein-
schließt, die nicht angeschrieben werden sollen. Diese Option erlaubt
nun bei jeder einzelnen Adresse die Entscheidung, ob gedruckt oder über-
gangen werden soll.
In einem kleinen Fenster sehen Sie die aktuelle Adresse und können be-
stimmen, was damit geschehen soll.Interessant ist die Option auch dann,
wenn Sie nur bei bestimmten Adressen den Schalter für die Landeskennung
ändern wollen (Ausdruck des Landeskennbuchstaben).
3) => Probeandruck: Wenn Sie mit Ihrem Drucker nicht nur Etiketten verar-
beiten, müssen Sie ja erst die Etiketten einlegen und in die korrekte
Position bringen. TIP: Nehmen Sie beim ersten Versuch ein einfaches
DIN A4 - Blatt, bis Sie die gewünschte Lage in etwa ausgetüftelt haben.
4) => Einstellungen ändern:
Sie können - mit Hilfe einfacher Dialog-Boxen - festlegen, wie oft jedes
Etikett gedruckt werden soll (=> Anzahl festlegen), wieviel Leerzeilen
zwischen den einzelnen Etiketten eingefügt werden sollen (=> Etiketten-
format), an welcher linken Randposition mit dem Druck begonnen werden
soll (=> Linken Rand setzen), welche Schriften verwendet werden sollen.
TIPS:
Verwenden Sie nicht zu schmale Etiketten! Beste Erfahrungen haben ich
mit Etiketten des Formates 102 * 35 mm gemacht (gibt es z.B. von HERMA.)
Manche Drucker haben Probleme mit der linken Randposition 0. Werte um 40
haben sich bestens bewährt. Bei zu großen Werten kann es schon mal zu
unerwünschten Zeilenvorschüben kommen.
Hinweis: Mehrbahnige Etiketten werden zur Zeit noch nicht unterstützt.
- Seite 16 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.5 Liste drucken │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Das Erstellen von Auswertungen in Form von Listen gehört zum Alltagsbrot
jedes Schriftführers. Mit ZACK haben Sie ein besonders mächtiges Instru-
ment zum Erstellen von Listen. Voraus geht in jedem Fall die Auswahl der
Datensätze mit Hilfe einer der vielen Suchprogramme.
Als Ziel können Sie den DRUCKER oder den BILDSCHIRM auswählen. Wenn Sie
sich für den BILDSCHIRM entschieden haben, können Sie die ausgewählten
Daten in Form einer Tabelle betrachten, durch die sie mit den Cursorta-
sten blättern können. Durch Druck auf die RETURN- oder ESC-Taste landen
Sie wieder bei der Ausgabemaske und haben alle dort zur Verfügung ste-
henden Optionen.
Mit der Option DRUCKER können Sie jetzt alle Datensätze in einer Liste
ausdrucken lassen, die diese Suchbedingung erfüllen. Für den Kopf der
Liste können Sie eine Überschrift festlegen,die auf jeder Seite oben aus-
gedruckt wird, zusammen mit dem Datum und der Seitenzahl.Abbrechen können
Sie die ganze Operation mit der ESC-Taste.
Sie haben nun 4 Optionen:
1 => Sie können sofort mit dem Ausdrucken der Liste gemäß der voreinge-
stellten Werte (s. in dem Kasten unten) beginnen . Soll etwas geändert
werden, wählen Sie zunächst eine der drei anderen Optionen.
2 => Wenn Sie umschalten möchten von Einzelblatt zu Endlospapier bzw.
umgekehrt, wählen Sie bitte diesen Punkt! Bei der Option <Endlospapier>
bin ich von einer Standartlänge der Blätter von 12 Zoll (30,5 cm) ausge-
gangen. Bei Einzelblattdruck werden Sie nach Ausdruck jeder Seite ge-
fragt, ob Sie den Druck fortsetzen oder abbrechen wollen.Bitte legen Sie
das Papier so ein,daß der Drucker ganz oben auf dem Blatt beginnen kann!
Bei Endlospapier wird die Liste in einem Arbeitsgang gedruckt! Sollte
sich beim Ausdruck ein "Verschieben" des Textes bemerkbar machen, könnte
das an der falschen Stellung des entsprechenden DIP-Schalters im Drucker
liegen! (Einstellung der Papiergröße)
3 => Sie können auswählen zwischen den Schriften Elite, Pica einfach
(Draft) und NLQ.
4 => Sie haben - in einem Untermenü - folgende Optionen:
Namensliste: Die Adressen werden geordnet nach dem Nachnamen ausgegeben.
In Zeile 1 stehen Name, Vorname und Telefon,in Zeile 2 Adresse und Tele-
fon2. Diese Option eignet sich z.B.,wenn Sie die Mitglieder einer Gruppe
oder eines Vereins auflisten wollen.Tip: Es hat sich herausgestellt, daß
der voreingestellte Wert von 20 Datensätzen pro Seite nicht auf allen
Druckern korrekt ausgedruckt wird. Deshalb können Sie bei Anwahl der Li-
stenart den für Sie richtigen Wert einstellen. Möglich sind Werte von 17
bis 20.
Gruppenliste: Wenn Sie z.B. eine Liste von Firmen, Vereinen etc. erstel-
len wollen, ist das die richtige Wahl. Die Adressen erscheinen geordnet
nach dem Eintrag in dem Feld Gruppe. Adressen, die in dem Gruppenfeld
leer sind,werden demzufolge zuerst ausgedruckt! In Zeile 1 steht der Na-
me der Gruppe bzw. Firma, in Reihe 2 Name + Vorname (wenn vorhanden) und
Telefon,und in Reihe 3 Adresse und Telefon2. Tip: Auch hier hat sich ge-
zeigt, daß manche Drucker mit dem Standardwert 15 nicht klarkommen. Wäh-
len Sie einen Wert im Bereich von 13 bis 15!
- Seite 17 -
Tabelle/Namen: Bei dieser Option werden nur Namen+Vornamen in Form einer
Tabelle aufgelistet.Nach jedem Namen stehen 18 Kästchen für Vermerke zur
Verfügung.
Tabelle/Gruppen:Es werden nur die Gruppen- bzw. Firmenbezeichnungen in
Form einer Tabelle aufgelistet. Hier stehen 14 Kästchen zur Verfügung.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.6 Notiz │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Die aktuelle Adresse wird in Kurzform ausgedruckt. So können Sie sich
den Griff zu einem Notiz-Zettel ersparen. Es hat mich einfach geärgert,
Adressen vom Bildschirm abzuschreiben.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.7 In Text-Datei schreiben │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dieses Unterprogramm schreibt alle auf Ihren Suchbegriff zutreffenden
Daten in eine Textdatei. Sie können somit mit einer Textverarbeitung
problemlos weiterbearbeitet werden. Das ist der Sinn dieser Option.
Sie werden zunächst aufgefordert, der neu zu erstellenden Textdatei, ei-
nen passenden Namen zu geben ! Als Extension (Dateikennung) wird automa-
tisch "TXT" ergänzt.
In dem nun folgenden Arbeitsgang können Sie festlegen, welche Teile
(Felder) der ZACK-Datenbank in diese Textdatei mit übernommen werden
sollen. In einer letzten Abfrage können Sie schließlich Laufwerk und
Zielverzeichnis angeben.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.8 Memotext ansehen bzw. bearbeiten │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit der Tastenkombination ALT+M bringen Sie den Memo-Text der aktuellen
Adresse zur Anzeige. An dem "(*)" neben dem Wort Memo können Sie erken-
nen, ob die aktuelle Adresse schon einen Memotext hat.
Mit den Cursor-Tasten können Sie sich innerhalb des Textes bewegen. Die
Tasten 'Bild oben' (PgUp) bzw. 'Bild unten' (PgDn) führen Sie an den An-
fang bzw. das Ende des Textes.
ALT+ F7 => Sie können den Text in eine separate Text-Datei schreiben,
die Sie dann in Ihre Textverarbeitung übernehmen können.
ALT+ F9 => Sie können den Text auch direkt ausdrucken.
Mit ESC können Sie den Memotext wieder verlassen.
Falls Sie ein Memo erst anlegen wollen, wählen Sie bitte die Option
'Ändern'!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3.2.9 Weiter │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Wenn Sie zum nächsten Datensatz springen wollen, der Ihrem Suchbefehl
entspricht, wählen Sie diese Option!
- Seite 18 -
╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ 4 Hilfsprogramme ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.1 Blättern in Tabellenform (browse) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit Hilfe dieses Programmes können Sie die gesamte Datenbank von ZACK
durchblättern. Dieselbe Programmroutine wird für die Bearbeitung der
Zweckdatenbank und der Postleitzahlen-Datenbank genutzt. Die Bedienung
ist also (bis auf Details) dieselbe.
Die verschiedenen Felder einer Adresse werden nebeneinander in Form ei-
ner Tabelle aufgelistet. Alle Datensätze, auch die mit Löschvermerk ver-
sehenen, können eingesehen und bearbeitet werden. Sie können die Reihen-
folge,in der die Daten aufgelistet werden (die sog. Index-Ordnung),fest-
legen. Dabei ist zu beachten, daß die Adressen, die in dem maßgebenden
Feld keinen Eintrag haben, am Anfang der Datei erscheinen.
Bewegen in der Datenbank:
Mit den Cursortasten <- und -> können Sie von Feld zu Feld springen, in
der Kombination mit CTRL wird dieses Springen beschleunigt. Mit den
Cursortasten <unten> und <oben> springen Sie zur nächsten bzw. vorheri-
gen Adresse. In Verbindung mit CTRL springen Sie zum Anfang bzw. zum
Ende der Datenbank. Mit 'Bild nach oben' (PgUp) bzw. 'Bild nach unten'
(PgDn) können Sie jeweils einen Bildschirm weiter blättern.
Weitere Funktionen:
STRG+U => setzt Löschvermerk oder macht ihn rückgängig
STRG+G => ermöglicht Sprung zu einer beliebigen Satznummer
ALT+S => Sucht nach einem beliebigen Text
SHIFT+F7 => setzt die Suche fort (nur bei adress und zweck)
RETURN => ändern des Feldes, in dem sich gerade der Cursor befindet;
ein erneutes RETURN beendet die Eingabe.
ALT+M => lesen und schreiben eines Memo-Textes zur aktuellen Adresse
(nur bei adress.dbf)
ESC-Taste => Zurück zum Menü Hilfsprogramme
TIP: Wenn Sie innerhalb der Adressen-Datenbank einen Suchbefehl einge-
geben, dann bezieht sich dieser Suchbefehl auf alle Felder. Es handelt
sich also um eine Gesamtsuche innerhalb der Datenbank.
Nachsatz: Verzeihen Sie mir bitte die etwas skurrilen Tastenkombinatio-
nen (ALT+S und SHIFT+F7) bei der Suche bzw. Fortsetzung der Suche. Aus
mir unerfindlichen Gründen vertrugen sich die von mir ursprünglich ge-
wählten Tasten nicht mit der integrierten Hilfefunktion.
- Seite 19 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.2 Löschoptionen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Lösche markierte Datensätze: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit Hilfe dieses Programmes können Sie Datensätze, die Sie mit einem
Löschvermerk versehen haben, entgültig aus der Datenbank entfernen.
Ein Arbeitsgang, der sicherlich hin und wieder durchgeführt werden
sollte, um nicht sinnlos Speicherplatz zu vergeuden!
!!! Dieser Arbeitsgang ist unwiderruflich !!!
Also sollten Sie dieses Programm nur mit Bedacht aufrufen! Wenn Sie
sich ein Hintertürchen offen lassen wollen (man weiß ja nie, ob die
Daten nicht doch noch mal benötigt werden), machen Sie mit der Option
<Datensicherung> eine Kopie der Daten und wählen Sie erst dann die
Löschoption!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Setze Löschvermerk (Gruppen): │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit diesem Unterprogramm können Sie den bekannten Arbeitsgang (Löschver-
merk setzen), der in den anderen Unterprogrammen immer für nur eine
Adresse erledigt werden kann, für beliebige Personengruppen durchführen.
Auf diese Weise können Sie die Datenbank komfortabel "ausmisten". Sollte
Ihnen bei diesem Vorgang ein Fehler unterlaufen, ist das nicht weiter
schlimm: Mit dem nächsten Hilfsprogramm (Entferne Löschvermerke) können
Sie Ihre Auswahl rückgängig machen! Vorgenommen wird diese Auswahl mit
Hilfe der Abfragebox (Erläuterungen dazu vgl. 2.2.7/Abfragebox).
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Entferne Löschvermerk (Gruppen): │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Diese Option ist das Gegenstück zur vorherigen. Sie dient dazu, verse-
hentlich gesetzte Löschvermerke wieder zu entfernen. Die Auswahl wird
wieder mit Hilfe der Abfragebox vorgenommen.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Lösche alle Datensätze: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit Hilfe dieses Programmes erzeugen Sie eine neue, völlig leere Adress-
datenbank (adress.dbf) für ZACK. Bitte beachten Sie, daß alle alten
Adressen verloren gehen,außer Sie hätteneine Sicherheitskopie angefer-
tigt.
- Seite 20 -
╔══════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ 4.3 Export und Import von Daten ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════════╝
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.1 Steuerdatei für Serienbriefe erstellen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Wahl des Textprogramms:
Für die Erstellung von Serienbriefen mit einer Textverarbeitung benöti-
gen Sie eine Datei, in der die Adressen gespeichert sind. Diese Datei
heißt im Falle WORD z.B. Steuerdatei, bei WordPerfect wird von einer Se-
kundärdatei gesprochen. Jede Textverarbeitung verlangt die Adreßdaten
in einem speziellen Format, wobei die Unterschiede teilweise nur sehr
gering sind. ZACK erstellt derartige Steuerdateien für WORD und WordPer-
fect. Außerdem besteht die Möglichkeit eigene Formate durch die Wahl des
Trenners festzulegen.
WORD => In der Kopfzeile der Datei stehen die Namen der Datenfelder, in
den weiteren Zeilen die eigentlichen Daten, die jeweils durch einen ';'
voneinander getrennt sind.
WordPerfect => In WP steht jedes Feld in einer neuen Zeile. Da sich her-
ausgestellt hat, daß es Probleme mit den deutschen Umlauten geben kann,
sollten Sie die von ZACK erstellte Datei zunächst als ASCII-Datei laden
und dann als WP-Datei sichern.In der Primärdatei müssen Sie dem Programm
die Namen der übergebenen Felder in der richtigen Reihenfolge mitteilen,
die Bezeichnung als solche können Sie frei wählen: Anrede, Vorname,Name,
Angruppe (Anrede für Gruppen, Firmen etc.), Gruppe, Land, Stadt,Strasse,
Telefon, Fax, Geburtstag.
Frei definiert => Sie können ein beliebiges Zeichen festlegen, das als
Trenner zwischen den Feldern steht. In der ersten Reihe stehen die Namen
der übergebenen Felder. Wenn nötig, müssen Sie diese Zeile vor dem Start
der Serienbrief-Funktion löschen. Mit dieser Option müßten auch die
Formate weniger verbreiteter Textverarbeitungen erzeugt werden können.
Suchprogramm wählen:
Sie haben zwei Möglichkeiten, die gewünschten Daten auszuwählen, nach
Zweckeintrag (wie bei Option 6 im Hauptmenü) und mit Hilfe der Abfrage-
box.
Name und Verzeichnis für die Steuerdatei festlegen:
Sie werden nun nach dem Namen der zu erstellenden Steuerdatei gefragt.
Als Dateikennung (Extension) wird automatisch "TXT" ergänzt.
In einer letzten Abfrage können Sie festlegen, wo die Datei erstellt
werden soll, in welchem Verzeichnis oder Laufwerk also. Wenn Sie keinen
Namen eingeben, also nur die RETURN-Taste drücken, wird sie im Verzeich-
nis von ZACK erstellt. Bei anderen Laufwerken halten Sie sich bitte an
die Regeln von DOS, denken Sie also bitte (wenn erforderlich) an den
Doppelpunkt und das "\" !
- Seite 21 -
Beispiel: C:\word5\schach
Hinweis: ZACK überprüft das Vorhandensein des angegebenen Laufwerkes
oder Verzeichnisses. Sie brauchen also keine Furcht vor Eingabefehlern
zu haben.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.2 Export in DBF-Datei │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
ZACK verwaltet Ihre Adressen im Format von dBASE 3+. DBase-Datenbanken
können Sie an der Kennung "DBF" erkennen. Mit Hilfe dieses Unterpro-
gramms können Sie einen Auszug aus der ZACK-Datenbank "adress.dbf" er-
stellen. Diese neue Datenbank hat den selben Aufbau wie die Original-
Datenbank, deshalb können so exportierte Daten mit der Import-Funktion
von ZACK problemlos wieder übernommen werden. Die Auswahl der Datensätze
wird mit der bekannten Abfragebox vorgenommen.
Namen für Zieldatei festlegen: Sie können einen beliebigen Dateinamen
für die Exportdaten wählen. Lediglich der Name "ALT" ist hier nicht mög-
lich. Er ist reserviert für die Daten einer Vorversion von ZACK. Als Da-
teikennung wird automatisch ".DBF" ergänzt! Die Memo-Daten werden eben-
falls übergeben; hier wird als Dateikennung ".DBT" ergänzt.
Hinweis: Wenn Sie einen Dateinamen wählen, der schon existiert, werden
die alten Daten überschrieben! Ein Abbruch mit ESC ist an dieser Stelle
nicht möglich!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.3 Datensicherung │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit Hilfe dieser Option wird eine komplette 1:1 Kopie der ZACK-Datenbank
erzeugt. Auch die Memodaten werden mit übergeben.
Name der Zieldatei festlegen: Sie können einen beliebigen Dateinamen
wählen (ohne Dateikennung/Extension).Bitte beachten Sie, daß die Import-
funktion von ZACK nur Dateien mit dem Original-Namen als BACKUP-Datei
erkennt und entsprechende Warn-Hinweise ausgibt. Das Ziel-Laufwerk wird
erst im nächsten Arbeitsgang festgelegt. Dann können Sie auch, wenn ge-
wünscht, die Datensicherung abbrechen. Das ist an dieser Stelle nicht
möglich.
Laufwerk bzw. Zielverzeichnis festlegen: Sie können beliebige Laufwerke
ansteuern.Direkt anwählen können Sie die Diskettenlaufwerke (A: und B:).
Vor dem Kopiervorgang wird der Speicherbedarf ermittelt und das Ziel-
Laufwerk auf freien Speicherplatz hin überprüft. Sie können auch andere
Verzeichnisse in beliebigen Laufwerken auswählen. Bitte beachten Sie die
notwendige Syntax, vergessen Sie vor allem den Doppelpunkt und die "\"
nicht!
Beispiel: D:\SICHER\ADRESSEN für Laufwerk D, Unterverzeichnis "SICHER",
Unterverzeichnis "ADRESSEN"
Wenn Sie die -aus welchen Gründen auch immer- den so gesicherten Daten-
Stand wieder zurückholen wollen, benutzen Sie bitte die nächste Option:
- Seite 22 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.4 Rückholen (Datensicherung) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Bitte beachten Sie, daß bei Ausführung dieses Unterprogrammes der aktuel-
le Datenbestand vollständig gelöscht wird!Sie können beliebige DBF-Datei-
en in beliebigen Laufwerke als Backup-Datei anwählen. Achten Sie bitte
darauf, daß die dazugehörige DBT-Datei im selben Verzeichnis vorliegt!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.5 Import aus DBF-Datei │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Grundsätzlich werden nur Felder mit gleichem Namen und dem gleichen Da-
tentyp importiert!!! Alle anderen Felder werden ignoriert! Datenbanken
von dBASE IV werden nicht unterstützt (Diese müßten dann erst von dBASE
selbst nach dBASE III+ konvertiert werden.).
Der hauptsächliche Sinn dieses Unterprogramms liegt also darin, von ZACK
selbst erstellte DBF-Dateien wieder zu importieren bzw. einen Austausch
von Rechner zu Rechner zu ermöglichen.
Wenn Sie von einer anderen Datenbank erstellte Daten übernehmen wollen,
beachten Sie bitte die Dateistruktur von ZACK:
Feld1 -> anrede Zeichen 25
Feld2 -> vorname Zeichen 25
Feld3 -> name Zeichen 25
Feld4 -> land Zeichen 3
Feld5 -> stadt Zeichen 30
Feld6 -> strasse Zeichen 30
Feld7 -> telefon Zeichen 18
Feld8 -> telefon2 Zeichen 18
Feld9 -> fax Zeichen 18
Feld10 -> geboren Datum 8
Feld11 -> angruppe Zeichen 25 (Anrede für Firmen,Vereine,Gruppen etc.)
Feld12 -> gruppe Zeichen 37
Feld13 -> zweck Zeichen 18
Feld14 -> sonstiges Zeichen 40
Feld15 -> text MEMO 10
Auswahl von Laufwerk/Verzeichnis: Wie bei der Datensicherung können Sie
die Diskettenlaufwerke und andere Verzeichnisse ansteuern.
Auswahl der Datei:
Die Auswahl der entsprechenden Dateien erfolgt komfortabel mit Hilfe ei-
nes kleinen Menüs im linken Bereich des Fensters. Bitte beachten Sie:
Innerhalb der Dialogbox sind keine Hilfetexte verfügbar!
Haben Sie mit RETURN eine Datenbank angewählt, wird diese zunächst einer
Überprüfung unterzogen. Es wird getestet, ob und welche Felder überein-
stimmen und wann diese Datenbank zuletzt bearbeitet wurde. Hat ZACK
festgestellt, daß Sie eine gültige Datenbank ausgewählt haben,können Sie
entscheiden, ob die Daten importiert werden sollen oder nicht.
- Seite 23 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.6 Import aus Text-Datei (ASCII) │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Wenn Sie mit einer fremden Datenbank gearbeitet haben und die Daten
- aus welchen Gründen auch immer - nicht direkt nach ZACK rüberholen
können, bleibt oft kein anderer Weg, als die Daten in eine Text-Datei zu
packen, mit einer Textverarbeitung weiter zu bearbeiten und dann mit
dieser Option nach ZACK zu importieren.
Wichtig ist dabei, daß die Text-Datei unformatiert,also ohne Steuercodes
etc. , als reine ASCII-Datei abgespeichert ist. Fast alle Textverarbei-
tungen bieten diese Option.
Geben Sie bitte der Datei die Erweiterung 'TXT',andere Text-Dateien wer-
den von ZACK nicht erkannt!
Beachten Sie bitte den Aufbau der ZACK-Datenbank! Zack erwartet, daß Sie
Ihre Daten in der richtigen Reihenfolge angeordnet haben, andernfalls
gibt es "Kuddelmuddel".
Als Trenner zwischen den einzelnen Angaben geben Sie bitte ein Komma (,)
ein. Wenn ein Feld leer ist,schreiben Sie ebenfalls bitte ein Komma! Das
Ende einer Adresse zeigen Sie dem Programm durch Eingabe von <RETURN>.
Also bitte nicht schon am Ende einer Zeile das <RETURN> eingeben!!!
Reihenfolge der Daten bitte wie folgt:
Anrede, Vorname, Name, Land, Plz+Ort, Straße, Telefon1, Telefon2, Fax,
Geburtsdatum (Format s. Beispiel!), Anrede für Gruppe/Firmen,
Gruppe/Firma, Zweckeintrag, Sonstiges
Memo-Texte können Sie auf diese Weise nicht übernehmen!
Beispiel für eine so erstellte Adresse:
Herrn,Paul,Diesner,,4710 Lüdinghausen,Im Stevertal 23,02591 1742,, ,
20.10.51,An,Zack-Software,, <RETURN>
Bevor die Daten entgültig übernommen werden, werden sie von ZACK in eine
temporäre Datenbank geschrieben. Sie können sie in der tabellarischen
Darstellung anschauen und - wenn nötig - auch bearbeiten und löschen.
Erst dann müssen Sie entscheiden, was damit geschehen soll!
Hinweis:Von ZACK erstellte Dateien für Serienbriefe haben eine etwas an-
dere Reihenfolge.Sie sollten sie daher nicht (!) mit dieser Routine wie-
der importieren!
Auswahl von Laufwerk und Verzeichnis:
Sie haben die Auswahl zwischen den beiden Diskettenlaufwerken (A: und
B:) und der völlig freien Definition des Verzeichnisses, von dem Sie die
gewünschten Daten importieren wollen.
Bei A: und B: wird automatisch immer das Hauptverzeichnis angewählt, bei
der letzten Option können Sie beliebige Laufwerke und Verzeichnisse
festlegen.
- Seite 24 -
Findet ZACK in dem angegebenen Laufwerk zutreffende Daten (d.h. Dateien
mit der Kennung "TXT"),bietet es diese in einem kleinen Menü zur Auswahl
an. Die Auswahl kann einfach mit den Cursor-Tasten (+RETURN) oder mit
der linken Maustaste getroffen werden. Wenn ZACK keine Daten in dem an-
gewählten Laufwerk findet, gibt es eine entsprechende Fehlermeldung.
Abbrechen können Sie die Datensuche mit der ESC-Taste.
Letzte Sicherheitsabfrage:
Wenn Sie den Erfolg oder Mißerfolg des Datenimports in der tabellari-
schen Darstellung überprüft haben, können Sie nun entscheiden, ob diese
Daten in der vorliegenden Form importiert werden sollen - oder nicht.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.3.7 Rückholen der alten Adressen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Um Fehler bei der Übernahme der mit einer Vorversion erstellten Daten zu
verhindern, habe ich dieses Unterprogramm geschrieben. Es wird nur dann
angeboten, wenn Sie eine Update-Installation vorgenommen haben. Dabei
wird die alte ZACK-Datenbank umbenannt nach 'ALT.DBF'.
Das Programm arbeitet wie folgt: Zunächst werden alle vorhandenen Adres-
sen - das sollten dann aber nur die Übungsadressen sein - gelöscht. Dann
werden die Adressen der Datei "ALT.DBF" importiert. Zuletzt wird die Da-
tei "ALT.DBF" umbenannt in "VORVER.DBF". Nach der Fertigmeldung stehen
Ihre alte Adress-Daten wieder zur Verfügung, und im Auswahl-Menü ver-
schwindet diese Option.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.4 Telefonliste erstellen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Dieses Unterprogramm gibt ein alphabetisches Telefonverzeichnis aus. Lo-
gisch, daß nur die Adressen erscheinen, bei denen eine Telefonnummer
eingegeben wurde. Die Adressen werden in alphabetischer Reihenfolge aus-
gegeben. Sie haben die Wahl, ob sie Privatadressen oder Gruppenadressen
auflisten lassen.
Eingrenzen => Mit der aktuellen Version haben Sie auch die Möglichkeit,
den Personenkreis, von dem Sie die Telefonliste erstellen wollen, einzu-
grenzen und zwar nach dem Zweckeintrag (vgl.2.2.6 Suche nach Zweckein-
trag). Außerdem können Sie wählen zwischen Einzelblatt und Endlospapier.
Schließlich können Sie eine Überschrift festlegen, die auf allen Seiten
der Liste in der Kopfzeile ausgedruckt wird.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.5 Daten optimieren │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
1 => Reindex (Reindizieren der Datenbank):
Eigentlich sollten Sie dieses Programm nie benötigen! Ich habe versucht
ZACK so schreiben, daß jederzeit alle Daten verfügbar sind.Sollte jedoch
- Seite 25 -
einmal das Problem auftauchen, daß Sie einen Datensatz nicht finden kön-
nen, der mit Sicherheit existiert, dann könnte es daran liegen, daß eine
Index-Datei der ZACK-Datenbank defekt ist oder daß der betreffende Da-
tensatz nicht in der Indexdatei vorhanden ist. Das wiederum dürfte nur
passieren, wenn Sie die Datenbank "adress.dbf" mit einem anderen Pro-
gramm, z.B. dBASE bearbeitet haben. Dann muß es eingesetzt werden, wenn
die Suchprogramme weiterhin Erfolg haben sollen.
Memodatei packen:
Wenn Sie viel mit dem Memo-Text-Feld arbeiten, die Daten oft ändern bzw.
ergänzen, werden Sie bemerken , daß die Memo-Datei 'adress.dbt' sehr
schnell anwächst. Das liegt daran, daß Clipper (Sie erinnern sich, ZACK
ist in Clipper geschrieben!) den Memo-Text nicht einfach in die Datei
einfügt, (sie also einfach auseinanderschiebt wie eine Textverarbei-
tung,) sondern den alten Text nur mit einem Löschvermerk versieht und
den neuen Text vollständig (auch bei nur geringfügigen Änderungen) noch
einmal neu an das Ende der Datei schreibt. Das geht nämlich erheblich
schneller, führt aber -wie gesagt- zu einem unnötigen Wachstum der Memo-
Datei. Aufgabe dieses Programmes ist es, die Memo-Datei wieder dichter
zu packen. Sinnvoll ist das aber erst bei größeren Dateien, sagen wie
einmal ab 100.000 Bytes (100 K).
Sie haben bei Programmstart zwei Optionen: Zurück = abbrechen und
Starten => Wenn Sie "Starten" wählen, werden Sie zunächst aufgefordert,
eine Datensicherung durchzuführen. Beim Packvorgang werden einige kriti-
sche Funktionen genutzt, die unter Umständen (sehr selten) zum Verlust
der Daten führen können! Deshalb möchte Ihnen sehr nachdrücklich dazu
raten, auch wirklich Ihre Daten zu sichern! Wenn das Programm gelaufen
ist, können Sie den Erfolg sofort an den neuen Werten ablesen. Sollte
der Packvorgang mißlungen sein, werden automatisch die Daten der Daten-
sicherung zurückgeholt!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.6 Suche nach Doppeleinträgen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Schon bei der Eingabe von Daten weist ZACK durch eine Überprüfung des
Datenbestandes auf "Doppler" hin. Dennoch kann es sinnvoll sein, be-
stimmte Adressen doppelt aufzunehmen. Auch kann es beim Import von Daten
leicht zu "Dopplern" kommen. Dann nämlich werden Sie nicht entsprechend
gewarnt. Das vorliegende Programm findet alle Doppler und bietet sie zur
Bearbeitung an.
Vergleich der Namensfelder => Diese Routine vergleicht nicht allein den
Nachnamen, sondern den Nachnamen + Vornamen.
Vergleich des Gruppenfeldes => Wenn Sie Doppler bei Gruppen, Firmen etc.
finden wollen, wählen Sie bitte diese Option!
Vergleich der Datensätze: Wenn ZACK einen "Doppler" gefunden hat, werden
beide Adressen nebeneinander zum Vergleich angeboten.
Sie haben vier Optionen:
- Seite 26 -
Weitersuchen => Diese Option setzt die Suche nach weiteren Dopplern
fort.
Aendern => Sie werden gefragt, welche Adresse geändert werden soll
(Name1 oder Name2), und können wie gewohnt die Daten ändern.
Löschen => Sie werden gefragt, welche Adresse gelöscht werden soll
(Name1 oder Name2), und können wie gewohnt einen Löschvermerk setzten
oder entfernen.
Die letzte Option oder ESC bricht die Suche ab!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.7 Absender für Umschlag definieren │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Wenn Sie einen Umschlag ausdrucken wollen, werden Sie zunächst nach
einem Text für den Absender gefragt. Sie können mit diesem Programm die
4 Auswahlmöglichkeiten mit Inhalt füllen, die in dem Menü 'Umschlag' als
Auswahl für den Absender bereitgestellt werden.
Beispiel:
1) Schachklub xyz
2) Kegelklub Alle Neune
3) Privat
4) Firma abc
Definition Absender: Bitte geben Sie hier den Text ein, den Sie als Ab-
sender auf dem Umschlag zu sehen wünschen, also für Beispiel 1)
Schachklub xyz
Rudi Ratlos
Kellerstr. 57
1234 Posemuckel
Definition Menütext: Der Text, den Sie hier eintragen, erscheint als
Menütext für den oben festgelegten Text, also wie oben:
1) Schachklub xyz
TIP: Wenn Sie darauf achten, daß die 4 Menütexte mit verschiedenen An-
fangsbuchstaben beginnen, können Sie bei der Anwahl in dem Menü
'Umschlag' die Auswahl auch mit dem ersten Buchstaben treffen!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.8 Absender für Etiketten definieren │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Wenn Sie Etiketten drucken wollen, werden Sie zunächst nach einem Text
für den Absender gefragt. Sie können mit diesem Programm die 4 Auswahl-
möglichkeiten mit Inhalt füllen, die in dem Menü 'Ausdruck auf Etiket-
ten' als Auswahl für den Absender bereitgestellt werden.
Es arbeitet wie 4.7 - mit dem einzigen Unterschied, daß für den Absender
auf Etiketten nur eine Zeile zur Verfügung steht.
- Seite 27 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.9 Zweckoptionen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sie haben 3 Optionen:
Memotext ändern - Zweck-Datenbank bearbeiten - Suche und Ersetzen
Memotext ändern:
Um die Mitglieder eines bestimmten Personenkreises,z.B. einer Bürgerini-
tiative, in der Datenbank finden und bearbeiten zu können,ist es notwen-
dig, daß alle Mitglieder im Feld <ZWECK> denselben Zweckeintrag haben.
Deshalb haben Sie bei der Eingabe neuer Daten, die Möglichkeit, Ihre
Zweckbezeichnungen (i.d. Regel Abkürzungen) auf den Bildschirm zu holen
(mit F9). Diese Gedächtnisstütze (um eine solche handelt es sich ja ei-
gentlich) können Sie mit dieser Option bearbeiten und löschen.
--------------------------------------------------------------------
Zweckdatenbank bearbeiten:
Hiermit können Sie die Bezeichnungen und Suchbegriffe, die im Menü
'Suche nach Zweckeintrag ' zur Auswahl stehen, eingeben, bearbeiten und
löschen.
1) Neue Daten in Zweckdatenbank eingeben: Die Zweckdatenbank hat zwei
Felder,ein Feld für den Beschreibungstext und ein Feld für den eigentli-
chen Suchbegriff.
Beschreibung: Geben Sie hier einen für Sie eindeutigen Beschreibungstext
ein (z.B. '1) Schachklub xyz - Vorstand')
Suchbegriff: Es ist zweckmäßig, Abkürzungen zu wählen, die nicht (auch
nicht in Teilen) doppelt vorkommen.Bewährt haben sich Buchstaben-Verbin-
dungen aus 2 oder 3 Buchstaben. Das Programm sucht übrigens nach solchen
Dopplern und weist sie zurück.
TIP:Sie können übrigens die Reihenfolge der Zweckdatenbank (und des Aus-
wahlmenüs bei 'Suche nach Zweckeintrag') beeinflussen. Sie richtet sich
nach der alphabetischen (bzw. numerischen) Reihenfolge der Beschreibun-
gen.
2) Daten editieren:
Mit diesem Programm können Sie die einmal eingegebenen Daten ändern und
Löschvermerke setzen.
3) Gelöschte entfernen: Wenn Sie Daten aus der Zweckdatenbank entfernen
wollen, müssen Sie zunächst mit der vorherigen Option die betreffenden
Sätze als gelöscht markieren. Diese Option löscht sie dann entgültig aus
der Zweckdatenbank.
- Seite 28 -
Suche und ersetzen:
Nehmen wir einmal an, Sie verwalten mit ZACK die Adressen einer Schul-
klasse. Sie haben den Kindern der Klasse 1a den Zweckeintrag '1A" gege-
ben und möchten nun - zu Beginn eines neuen Schuljahres- alle Kinder in
die Klasse 2a befördern, also den Zweckeintrag '1A' ersetzen durch '2A'.
Das ist die Aufgabe dieses Unterprogrammes. Es ermöglicht also auch,
unklug vergebene Zweckausdrücke im Nachhinein zu korrigieren.
Suchbegriff: Geben Sie hier den Zweckbegriff ein, der ersetzt werden
soll. Geben Sie hier nichts ein, wird das Programm abgebrochen.
Soll ersetzt werden durch: Geben Sie hier den neuen Zweckausdruck ein!
Wenn Sie an dieser Stelle nichts eingeben, wird der Suchbegriff einfach
gelöscht. Also Vorsicht an dieser Stelle!!!
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.10 Schriftsteuerzeichen ändern │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Jedesmal wenn Sie einen Text in verschiedenen Schriften ausdrucken,
werden an den Drucker Steuerzeichen geschickt, die die jeweilige Schrift
an- bzw. wieder ausschalten.
Die meisten Drucker folgen dem IBM- oder EPSON-Standart und verstehen
die angebenen Steuerzeichen, zumal ich für ZACK wirklich nur Standard-
schriften ausgewählt habe. Sollten Sie jedoch beim Ausdruck von Briefen
oder Etiketten völlig unbefriedigende Ergebnisse sehen, überprüfen Sie
bitte einmal mit Hilfe des Druckerhandbuches die Steuerzeichen auf ihre
Richtigkeit. Zutreffend sind die Werte, die dort als "Dezimal ASCII"
angegeben sind, für "ESC" also z. B. der Wert "27".
Wichtiger Hinweis: Bevor Sie irgendwelche Werte ändern, machen Sie bitte
eine Hardcopy (Druck-Taste) der Originalwerte!
Hinweis: Die Felder mit "999" stehen als "Füller" bei solchen Steuerzei-
chen, die das Maximum von 5 Werten für einen Schriftbefehl nicht aus-
nutzen. Sie können also, wenn nötig, einfach überschrieben werden. Umge-
kehrt müssen Sie nicht mehr benötigte Felder wieder mit "999" auffüllen!
Um es noch einmal zu verdeutlichen: Die "999" gehören nicht zu den Steu-
erzeichen! Sie sagen dem Programm lediglich: "Hier hören die Steuerzei-
chen auf!"
TIP: Wenn Sie mit einem 24-Nadel-Drucker arbeiten, kann es bei manchen
Modellen vorkommen, daß mit den voreingestellten Werten bei Etiketten
und Listen nur eine sehr kleine Schrift angesteuert wird. Wenn Sie das
ändern wollen, versuchen Sie einmal mit den folgenden Werten:
Reihe 1 (Elite) : 18 27 77 999 999
Reihe 2 (Pica) : 18 27 80 999 999
Leider funktioniert dieser Trick nicht bei allen Druckern! Wenn alle
Werte übereinstimmen und das Schriftbild immer noch nicht in Ordnung
ist, bzw. völlig fremdartige Zeichen ausgedruckt werden, könnte der Feh-
ler an einer fehlerhaften Konfiguration Ihres Druckers (24 -Nadel-
- Seite 29 -
Drucker) oder an der Stellung der DIP-Schalter in Ihrem Drucker liegen.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.11 PLZ-Datenbank ansehen und bearbeiten │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Mit diesem Programm können Sie - in der tabellarischen Darstellung - die
Postleitzahlen-Datenbank anschauen, darin blättern, Daten suchen, bear-
beiten und löschen.
Hinweis: Die Vollversion enthält ein separates PLZ- Programm mit
allen nötigen Optionen zur Suche, Neueingabe und Bearbeitung der PLZ-
Daten.
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4.12 Bestellung für Vollversion drucken │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
ZACK wird als Shareware (Prüfsoftware) vertrieben. Sie können ZACK ko-
stenfrei prüfen, kopieren und unverändert weitergeben. Bitte beachten
Sie jedoch, daß der Preis, den Sie für dieses Programm beim Händler be-
zahlt haben, nur die Kopierkosten deckt, der Autor erhält von diesem
Betrag nicht einen Pfennig. Meinen Sie nicht auch, daß es eine Frage der
Fairneß ist, dem Autor eines leistungsfähigen Programms eine angemessene
Nutzungsgebühr zu zahlen?
Sollten Sie das Programm regelmäßig einsetzen, so ist Ihre
╔═══════════════════════════╗
║ R E G I S T R I E R U N G ║
╚═══════════════════════════╝
als legitimierter Anwender erforderlich. Bitte unterstützen Sie die Idee
des Shareware-Prinzips, indem Sie sich registrieren lassen.
Eine Registrierung verhilft Ihnen nicht nur zu einem reinen Gewissen,
sondern bringt Ihnen auch noch Vorteile, die Schwarz-Benutzer nicht
haben:
1) Sie erhalten die neuste Vollversion ohne störende Einblendungen.
2) Die zu ZACK gehörende Postleitzahlen-Datenbank enthält dann fast
16.000 Orte der gesamten Bundesrepublik.
3) Die Vollversion enthält ein eigenständiges Programm zum schnellen
Suchen in der PLZ-Datenbank (PLZ.EXE)
4) Außerdem werden Sie ein Jahr lang über Updates informiert und erhal-
ten während dieser Zeit Updates für nur DM 20,00 DM.
5) Sie können bei Fragen und Problemen anrufen.
Diese Registrierung kostet derzeit 50 DM.
Mit Hilfe dieses kleinen Programms können Sie die Bestellung für die
neuste Version von ZACK ausfüllen und drucken. Die Editier-Regeln sind
dieselben wie beim Memofeld von ZACK. TIP: Sorgen Sie dafür, daß Sie im
Überschreib-Modus tippen; ansonsten verschieben sich Teile des Bestell-
formulars über den rechten Rand hinaus! Vergessen Sie bitte nicht, das
richtige Diskettenformat anzugeben! Für Tips, Anregungen, Kritik bin
ich immer dankbar. Sie helfen, das Programm weiter zu verbessern!
- Seite 30 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 5 Fehlermeldungen │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
An vielen Stellen des Programmes sorgen eingebaute Sicherungen für eine
problemlose Bedienung des Programmes. Ich habe versucht, ZACK so zu pro-
grammieren, daß unbeabsichtigte Fehlbedienungen toleriert bzw. abgefan-
gen werden. Wenn es dennoch mal zu einem Programmabsturz kommen sollten,
wäre ich für eine Mitteilung sehr dankbar, wenn irgend möglich mit einer
Beschreibung, wie es dazu kam und welche Fehlermeldung ausgegeben wurde.
Läßt sich ZACK erst gar nicht starten (Fehlermeldung : NOT ENOUGH
MEMORY), überprüfen Sie bitte die Speicherbelegung, vermutlich haben
residente Programme den freien Arbeitsspeicher zu sehr verkleinert.
Wenn ZACK zwar startet, sich aber schon beim ersten Arbeitsgang (Indi-
zieren der verschiedenen Datenbanken) mit der Fehlermeldung 'OUT OF
MEMORY' meldet, handelt es sich um denselben Fall. Auch dieses Problem
läßt sich nur lösen durch eine Entfernung residenter Programme aus dem
Arbeitsspeicher. Meistens liegt das Problem schon in der 'CONFIG.SYS'
oder in der 'AUTOEXEC.BAT', wenn dort zu viele Treiber oder residente
Hilfsprogramme geladen werden.
Wenn ZACK schon gleich nach dem Start die Fehlermeldung 'open error'
ausgibt, liegt der Fehler vermutlich an den Werten für 'files' und
'buffers' in der 'config.sys' (vgl. S.3). Beide Werte sollten 20 nicht
unterschreiten!
Insbesondere Fehlbedienungen um den Drucker herum, habe ich versucht
abzufangen: Selbst wenn Sie mitten während des Druckvorganges den
Drucker abschalten, können Sie mit 'Anstand' aussteigen.
Trotz großer Sorgfalt bei der Programmerstellung können Fehler nicht
vollständig ausgeschlossen werden. Für direkt oder indirekt entstandene
Schäden, die aus der Nutzung von ZACK entstanden sind, kann ich daher
keine Haftung übernehmen.
Fehlerfreie Programme gibt es nicht!
Schadensersatzansprüche, insbesondere für Datenverlust, Mangelschäden
sowie Mangelfolgeschäden jeglicher Art sind ausdrücklich ausgeschlossen!
Das gilt auch für die Daten der Postleitzahlen-Datenbank. Diese wurden
zwar mit großer Sorgfalt eingegeben; eine Gewährleistung kann jedoch
auch dafür nicht übernommen werden.
Vor dem Verschicken wird jede Diskette mit einem Virensuchprogramm sorg-
fältig auf Viren hin untersucht; selbstverständlich werden nur als
virenfrei erkannte Disketten versandt.
Copyrightvermerk:
CLIPPER ist ein Warenzeichen der Nantucket Corporation.
dBASE und dBASE III PLUS sind Warenzeichen von Ashton-Tate, Inc.
- Seite 31 -
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 6 Passwortabfrage │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Die aktuelle Version von ZACK ermöglicht Ihnen, den Zugang zum Programm
durch eine Passwortabfrage zu schützen.Drücken Sie -während das Hauptme-
nü aktiv ist - die Tastenkombination ALT+P und Sie können Ihr Passwort
festlegen bzw. die Passwortabfrage wieder abschalten.
Bitte notieren Sie Ihr Passwort sorgfältig! Es wird nur in verschlüssel-
ter Form abgespeichert und kann nicht auf der Festplatte gefunden werden.
Wenn ein Passwort definiert wurde, werden Sie bei jedem Programmstart da-
nach gefagt und erhalten den Zugang zum Programm nur nach Eingabe des
korrekten Passwortes.
Wenn Sie Ihre Daten noch weitergehend vor fremden Zugriff schützen wollen
bzw. müssen, rufen Sie mich bitte an.
┌───────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│ ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓███████████████ │ ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ │
│ ▓ ▓▓▓▓███ █████ │ ZACK - Adressverwaltung 2.2 │
│ ▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓ ▓▓▓██ ████████████ │ ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ │
│ ▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓▓ ▓▓██ ████████████ │ ╔══════════════════╗ │
│ ▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓▓ ▓▓██ ████████████ │ ║ Copyright (c) by ║ │
│ ▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓▓ ▓▓███ █████ │ ║ Paul Diesner ║ │
│ ▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓▓ ▓▓█████████ █████ │ ║ Im Stevertal 23 ║ │
│ ▓▓ ▓▓▓▓▓▓▓ ▓▓▓█████████ █████ │ ║ 4710 Lüdinghausen║ │
│ ▓ ▓▓▓▓██ █████ │ ║ Tel.: 02591 1742 ║ │
│ ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓███████████████ │ ╚══════════════════╝ │
│ Deutschsprachige Shareware │ ab 16.00 Uhr !!! │
├───────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ Autoren- & Händlervereinigung │ ■■■■■■ Mitglied der DS ■■■■■■ │
└───────────────────────────────┴───────────────────────────────┘