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Der Mediaplex Sampler - Die 6 von Plex
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6_v_plex
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DISK4
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BUSIN_03
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ALIBRI10.ZIP
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HANDBUCH.TXT
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Wrap
Text File
|
1993-01-07
|
137KB
|
3,101 lines
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ aliBRIEF² │
│ Korrespondenz-Manager mit Adressenverwaltung │
│ (c) albrecht informationssysteme, Höhenstraße 18, │
│ 4050 Mönchengladbach 3 ,1992 │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Was leistet aliBRIEF²
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Serienbriefe zu erstellen, ist für viele mittelständische Be-
triebe und Selbständige das tägliche Brot. Ein neues Produkt,
Kontenabstimmung, Urlaubsvertretung oder Weihnachtsgrüße; An-
lässe gibt es genug! Die Daten für die Anschrift, den
Kontostand oder den Geburtstag des Kunden stehen säuberlich in
einer Datenbankdatei. Der Brief wird mit einem Textprogramm ge-
schrieben. Jetzt nur noch beides irgendwie zusammenbringen!
Wenn Sie mit dBASE III-PLUS kompatiblen Datenbankdateien (z.B.
FOXBASE oder Clipper) arbeiten, nimmt aliBRIEF² Ihnen den größten
(und unangenehmsten) Teil der Arbeit ab. Auch wenn Sie mit
dBASE IV arbeiten, kann aliBRIEF² Ihnen helfen!
aliBRIEF² ist ein Texteditor, ein Serienbriefgenerator, ein Eti-
kettengenerator, ein einfacher Listengenerator, eine Schnitt-
stelle zu Datenbanken im dBASE-Format, eine komfortable Adressen-
verwaltung ...
Texte können eingelesen und mit Druckattributen versehen wer-
den. Gedruckt werden Einzel- oder Serienbriefe, unformatierte
Texte und Etiketten auf Endlospapier oder mit (manuellem) Einzel-
blatteinzug. Feldwerte aus beliebigen dBASE-III PLUS-kompati-
blen Datenbankdateien werden mit dem Text gemischt. Drucker-
treiber können modifiziert und selbst erstellt werden.
Erstellen Sie Ihren Brief oder was auch immer mit dem inte-
grierten Editor. Wenn Sie es aber so gewohnt sind, dann
benutzen Sie Ihr Textprogramm. aliBRIEF² liest Texte im Standard-
Text-Format ein und das kann bestimmt auch Ihr Textprogramm
schreiben. Sie können Ihr Textprogramm auch direkt als Editor
einbinden!
Jetzt noch die Daten. Wählen Sie die Datei aus einer Pull-Down-
Liste und anschließend die Felder für die Anschrift. Geht es
nur um die Mitteilung einer Urlaubsvertretung, war das schon
(fast) alles. Müssen Sie mehr mitteilen, dann holen Sie sich
die Felder aus einer Bildschirmliste und fügen Sie sie auf
Tastendruck in den Text ein. Um Feldformate brauchen Sie sich
nicht zu kümmern! aliBRIEF² nimmt es, wie es kommt, auch MEMO-
Felder! Feldwerte können auch rechtsbündig mit einer festen
Länge eingefügt werden (tabellarische Darstellung). Gestalten
Sie Ihren Text: Kleinschrift, Großschrift, Unterstreichen,
Fettschrift oder mit freien Anwender-Attributen.
Soll nicht jeder Kunde Weihnachtsgröße erhalten (man muß ja
nicht jeden mögen)? In Ordnung, geben Sie bis zu drei Suchbe-
dingungen für die Auswahl der Datensätze ein!
Ist das Dokument einmal erstellt, können Sie es immer wieder
verwenden. Alle Angaben über Dateien, Felder und Suchbedingun-
gen werden gespeichert. Sie laden nur den Text, und alles an-
dere wird ohne zu fragen von aliBRIEF² erledigt!
Weitere Leistungsmerkmale in Stichworten:
- Mehrplatzfähig
- Datenverschlüsselung,
- Hintergrunddruck,
- Konvertierung von dBASE IV nach dBASE III Plus,
- Gestaltung des Brieflayouts,
- beliebig viele Konfigurationen (Layout, Drucker etc.)
können erstellt und geladen werden,
- Datensatzzuordnung (bei Einzelbriefen/Texten) durch
Auswahl aus einer Bildschirmliste,
- Ausdruck auch als Text (ohne Brieflayout),
- Etikettendruck,
- Bildschirm-Kontrolle des Ausdrucks,
- Text-Import und -Export,
- Einfügen eines geladenen Textes an der Cursorposition,
- Editor mit Textscrolling, Zentrieren, Suchen und
Ersetzen, Auswahl der Druckattribute (Breitschrift,
Kleinschrift, Unterstreichen etc.) aus einer Bildschirm-
liste und automatischem Einfügen an der Cursorposition,
Zeichnen von Linien oder Rahmen, Langtextersatz von Abkür-
zungen ...
- Einfügen von FeldWERTEN in den Text (einschl. MEMO-Felder),
- Kalkulator/Taschenrechner fügt Ergebnisse in Text ein,
- Rechnen im Text mit Inkrement- und Dekrement-Operator
für aufsteigende oder absteigende laufende Nummern,
- Suchen nach Dokumenten,
- DOS-Manager zum Kopieren, Löschen, Umbenennen von Dateien und
Verzeichnissen,
- Daten-BROWSER zum Ergänzen, Ändern und Löschen von Daten,
- Einbinden einex externen Editors,
- Farben können eingestellt werden,
- Expanded-Memory-Speicher wird genutzt (LIM ab Vers. 3.2).
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Inhaltsverzeichnis
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
1 Benötigte Konfiguration
2 Gewährleistung und Urheberrechte
3 Probleme, Fragen, Anregungen und Hinweise
4 Installation des Programms aliBRIEF²
5 aliBRIEF² starten
6 Die Benutzeroberfläche von aliBRIEF²
7 Fehlermeldungen
8 Hilfe anzeigen
9 Diese Tasten sollten Sie sich einprägen
10 CHECKLISTE für die Erstellung und den Ausdruck eines Briefes
11 Dateien wählen
12 Anwenderdaten erfassen
13 Neue Anwenderdatei erstellen
14 Textabkürzungen verwenden/Austausch-Kürzel verwenden
15 Drucker einstellen
16 Druckertreiber editieren oder erstellen
17 Layout für Briefe erstellen oder ändern
18 Einen neuen Text erfassen
19 Einen Text laden
20 Eine aliBRIEF²-Textdatei kopieren
21 Einen Text löschen
22 Sicherheitskopien automatisch erstellen
23 Textinfo
24 Text ändern oder erfassen
24.1 Das Textfenster
24.2 Text bearbeiten
24.3 Textblöcke bearbeiten
24.4 Feldvariablen, Druckattribute und
Anwender-Variablen verwenden
24.5 Rechnen im Text und Anwenderfunktionen
24.6 Text formatieren
24.7 Text suchen und ersetzen
24.8 Linien und Rahmen zeichnen
24.9 Drucken
24.10 Die Tastenfunktionen in der Übersicht
24.11 Einen Text beim Drucken einfügen
25 Eine Datenbankdatei wählen
26 Einen Index erstellen
27 Einen Einzelbrief drucken
28 Den Serienbrief-Druck starten
29 Bildschirmkontrolle des Ausdrucks
30 Die Anschriften-Felder wählen
31 Das Briefdatum ändern
32 Textdruck/Etiketten drucken
33 Import und Export von Text
34 Namenserweiterungen ändern
35 Konvertierung von dBASE IV-Datenbanken
36 Suchpfad für Texte
37 Suchpfad für Daten
38 Hintergrunddruck
39 Texte verschlüsseln
40 Der DOS-Manager
41 Externen Editor einbinden
42 Farben einstellen
43 Der Daten-BROWSER
44 aliBRIEF² im Netzbetrieb
45 Tips & Tricks
46 Beenden des Progamms
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
1 Benötigte Konfiguration
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Ein einwandfreies Funktionieren des Programms aliBRIEF² kann nur
zugesichert werden, wenn folgende Konfiguration vorhanden ist:
- Ein IBM-kompatibler Personal-Computer.
- 640 KByte RAM.
- Eine Festplatte.
- PC-/MS-DOS ab Version 2.11 (Einplatzbetrieb).
Für ein sinnvolles Arbeiten wird weiterhin ein Matrixdrucker
benötigt. Das Programm ist auf Drucker, die IBM- oder EPSON-
kompatibel sind, bereits eingestellt. Darüber hinaus können
viele Drucker auch im IBM- oder EPSON-Modus betrieben werden.
Die notwendigen Einstellungen des Druckers entnehmen Sie bitte
Ihrem Drucker-Handbuch. Weitere Treiber stehen zur Verfügung.
Eine Anpassung an andere Drucker ist ohne großen Aufwand mög-
lich (siehe unten).
Wenn Sie sogenannte speicherresidente Programme (beispielsweise
SIDEKICK) geladen haben, kann ein einwandfreies Funktionieren
von aliBRIEF² nicht zugesichert werden. Entfernen Sie im Zwei-
felsfall diese Programme aus dem Hauptspeicher, bevor Sie
aliBRIEF² laden!
Die Datei CONFIG.SYS muß folgende Angaben enthalten
FILES=20
BUFFERS=8
Wenn die Werte in Ihrer CONFIG.SYS höher sind, beeinflußt dies
unter Umständen lediglich die Ausführungs-Geschwindigkeit. Sind
die Werte kleiner, MÜSSEN SIE DIE EINTRÄGE ändern! Den Eintrag
BUFFERS sollten Sie auf '20' erhöhen, um die Ausführungsge-
schwindigkeit zu steigern.
Beachten Sie auch die weiteren Angaben zum Starten des Pro-
gramms weiter unten!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
2 Gewährleistung und Urheberrechte
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Auch wenn ich Ihnen in aller Bescheidenheit zusichern kann, daß
dieses Programm mit großer Sorgfalt erstellt und getestet
wurde, können Programmfehler nicht ausgeschlossen werden. Dies
liegt nicht immer nur an der Unzulänglichkeit des Programmie-
rers. Die Fülle von möglichen Hardware-Kombinationen und die
immer noch auftretenden sogenannten Inkompatibilitäten von
Hardware und beispielsweise des BIOS (ein Programm, das fest in
Ihrem Computer eingebaut ist und unter anderem das Betriebs-
system automatisch startet), können ebenfalls Ursache für Feh-
lerbedingungen bei der Ausführung des Programms sein.
ACHTUNG: Das einwandfreie Funktionieren des Programms aliBRIEF²
kann nur bei Verwendung des Original-Betriebssystems PC- bzw.
MS-DOS ab Version 2.11 (Einplatzbetrieb) zugesichert werden.
Verwenden Sie speicherresidente Programme (etwa SIDEKICK) oder
andere Betriebssysteme (oder Betriebssystem-Erweiterungen) kann
das einwandfreie Funktionieren des Programms nicht zugesichert
werden!
Expanded-Memory wird nur ab LIM-Version 3.2 unterstützt. Ver-
wenden Sie mehr als 1 MByte Expanded-Memory, kann dies zu Lauf-
zeitfehlern des Programms führen. Diese können in der Regel
durch Setzen von DOS-Environment-Variablen behoben werden. In
diesem Fall bitte ich um Mitteilung!
Für alle Fehler, die der Programmierer zu verantworten hat,
wird jedoch eine prompte Nachbesserung im Rahmen des technisch
Möglichen zugesichert.
Obwohl versucht wurde, alle (bekannten) Fehlerquellen oder mög-
liche Fehlbedingungen programmtechnisch abzufangen, muß ehrli-
cherweise zugestanden werden, daß trotzdem sogenannte Pro-
grammabbrüche nicht auszuschließen sind. In der Regel erhalten
Sie dann in der untersten Bildschirmzeile eine Fehlermeldung.
Bitte notieren Sie diese Meldung, und teilen Sie sie mir mit!
Ich werde mich um eine umgehende Prüfung und (wenn möglich) Ab-
hilfe bemühen.
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Für Schäden irgendwelcher Art, die durch die Verwendung des Pro- │
│ gramms oder dieser Dokumentation entstehen, kann keine Haftung │
│ übernommen werden. Eine Garantie bezüglich Verwendung, Nutzbar- │
│ keit oder Funkion des Programms wird ebenfalls ausgeschlossen. │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Da Sie dieses Programm in der Regel als Prüfversion oder
SHAREWARE kennengelernt haben, wissen Sie, daß die Prüfversion
ohne Einschränkung kopiert und weitergegen werden kann. Dies
gilt jedoch nicht für die Vollversion. Haben Sie bitte Ver-
ständnis dafür, daß die Diskette der Vollversion weder kopiert
noch weitergegeben werden darf!
ACHTUNG: Sie haben nur das Nutzungsrecht für einen Compu-
ter/Arbeitsplatz erworben. Möchten Sie das Programm auf mehre-
ren Computern gleichzeitig nutzen, müssen Sie eine entspre-
chende Anzahl von Lizenzen erwerben! Dies gilt insbesondere
auch für die Benutzung von aliBRIEF² in einem Netzwerk! Sprechen
Sie mit mir über Mengenrabatte!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
3 Probleme, Fragen, Anregungen und Hinweise
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Wenden Sie sich bitte mit Ihrer Kritik, Hinweisen, Fragen oder
Anregungen direkt an micht. Schreiben Sie mir
albrecht informationssysteme
Martin Albrecht
Höhenstr. 18
4050 Mönchengladbach 3
oder rufen Sie mich in dringenden Fällen an (bitte nur vormit-
tags zwischen 9.00 und 12.00 Uhr)
02166/186793
Ein gutes Programm lebt von den Ideen und von der Kritik seiner
Anwender! aliBRIEF² soll gut werden. Deshalb bin ich für JEDEN
Hinweis und für JEDE Kritik dankbar!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
4 Installation des Programms
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Beachten Sie bitte, daß das Programm nur auf einem Festplatten-
System lauffähig ist. Sie müssen das Programm deshalb zunächst
auf Ihrer Festplatte installieren. Informationen dazu finden Sie
in der Datei INFO.BAT!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
5 aliBRIEF² starten
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
aliBRIEF² wurde im Verzeichnis \ALIBRIEF installiert. Melden Sie
dieses Verzeichnis gegebenenfalls zunächst an mit
cd \alibrief <ENTER>.
Unmittelbar nach der automatischen Installation befinden Sie
sich bereits im Verzeichnis \ALIBRIEF\.
Wichtiger Hinweis: Das Programm aliBRIEF² arbeitet nur ordnungs-
gemäß, wenn das Verzeichnis, in dem sich die Programm- und
Dienstdateien befinden, als aktuelles Verzeichnis angemeldet
ist!
ACHTUNG: Wenn Sie das Programm nicht automatisch installiert
haben, müssen Sie zunächst eine Dekompression der Dateien
durchführen. Dies geschieht, wenn Sie eintippen
abr <ENTER>
Anschließend verfahren Sie bitte ebenfalls wie nachfolgend be-
schrieben!
Starten Sie das Programm anschließend mit
'abr' oder 'alibrief' <ENTER>
Beim Start wird geprüft, ob eine Farbgraphik-Karte installiert ist.
In diesem Fall schaltet das Programm automatisch in den Farbmodus um.
Anderenfalls wird der Schwarz-Weiß-Modus eingeschaltet.
Sie können aber auch die Schwarz-Weiß-Darstellung erzwingen, indem
Sie das Programm mit dem Parameter "m" aufrufen:
abr m <ENTER>
Sie können die wichtigsten Farbeinstellungen frei bestimmen (siehe
42 Farben einstellen)
Sie können beim Start des Programms auch einen Textnamen als Para-
meter übergeben. Dieser Text wird dann automatisch geladen. Wenn
Sie in der Standard-Anwenderdatei ALIBRIEF.ANW einen Suchpfad für
Texte eingegeben haben, wird der Text in diesem Pfad gesucht, wenn
Sie dem Textnamen keinen Pfad voranstellen. Ist zum Beispiel der
Suchpfad "\TEXTE\" eingetragen, können Sie aliBRIEF² mit
abr mahnung
starten. Befindet sich die Textdatei MAHNUNG.DBE im Verzeichnis
\TEXTE\ des aktuellen Laufwerks, kann der Text beim Programmstart
automatisch geladen werden!
Druckerspooler:
Möchten Sie den DOS-Druckerspooler nutzen, müssen Sie aliBRIEF²
mit
abrspool <ENTER>
starten. Diese Option steht jedoch nur im Einplatzbetrieb zur Ver-
fügung.
Externen Editor verwenden:
Möchten Sie einen externen Texteditor verwenden, müssen Sie aliBRIEF²
mit
abrext <ENTER>
starten. Nähere Hinweise finden Sie unter "Externen Editor einbinden".
Die Startoptionen "abrspool" und "abrext" schließen einander aus!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
6 Die Benutzeroberfläche von aliBRIEF²
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Nach einigen Sekunden meldet sich aliBRIEF². In der Mitte des
Bildschirms sehen Sie das Start-Logo, das Ihnen unter anderem
auch die aktuelle Versions-Nummer mitteilt. Drücken Sie eine
Taste, um das Menü von aliBRIEF² zu aktivieren.
Die obere, hervorgehobene Bildschirmzeile (Infozeile) zeigt von
links nach rechts folgende Angaben:
- Den Programmnamen.
- Den Namen des aktuellen Textes.
- Den Namen der aktuellen Datenbankdatei (DBF-Datei).
- Den Namen der aktuellen Anwenderdatei.
Darunter befindet sich das Hauptmenü mit folgenden Optionen:
- Editieren,
- Text,
- Anwender,
- Daten,
- Brief-Druck,
- Verschiedenes und
- Ende.
Wählen Sie eine Option mit den Cursortasten. Gegebenenfalls
öffnet sich eine sogennannte Pull-Down-Liste mit weiteren Op-
tionen. Um eine Auswahl in diesen Menüs zu treffen, setzen Sie
den Cursor bitte ebenfalls auf die gewünschte Position und
drücken Sie ENTER. Alternativ wird ein Menüpunkt auch aufgeru-
fen, wenn Sie die Taste für den hervorgehobenen Buchstaben der
Option, zum Beispiel "d" für "Daten", betätigen! Menüoptionen,
die zur Zeit nicht aufgerufen werden können, sind ebenfalls farb-
lich abgesetzt!
Die unterste Bildschirmzeile ist für verschiedene Meldungen,
die während einer Sitzung angezeigt werden, reserviert.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
7 Fehlermeldungen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Ist ein Fehler in der Programmbedienung aufgetreten, öffnet
sich etwa in der Mitte des Bildschirms ein Fenster und gibt Ih-
nen einen Hinweis, was falsch gemacht wurde oder wie weiter zu
verfahren ist. Bestätigen Sie diese Meldung bitte mit <ENTER>.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
8 Hilfe anzeigen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
An den meisten Stellen im Programm können Sie die F1-Taste
drücken, um einen Hilfetext einzublenden. Das Hilfefenster kön-
nen Sie mit F8 vergrößern (zoomen). Ein nochmaliger Druck auf
die F8-Taste verkleinert das Fenster wieder. Überdeckt der Hil-
fetexte gerade eine wichtige Stelle des Bildschirms, können Sie
Ihn verschieben! Drücken Sie dazu zuerst die F9-Taste und ver-
schieben Sie das Fenster mit den Cursortasten. Schließen Sie
die Aktion bitte mit der ENTER-Taste ab! Wird der Hilfetext an-
gezeigt, können Sie mit den Cursortasten innerhalb des Textes
blättern.
Mit einem Druck auf die ESC-Taste wird der Hilfetext wieder vom
Bildschirm entfernt!
Wenn Sie die Tasten ALT-F1 drücken nachdem ein beliebiger Hil-
fetext angezeigt worden ist, öffnet sich eine Bildschirmliste
mit allen vorhandenen Hilfetexten. Wählen Sie einen Text aus
und drücken Sie ENTER.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
9 Diese Tasten sollten Sie sich einprägen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Die folgenden Tasten haben eine allgemeine, an jeder Stelle
gültige, Bedeutung:
F1 Hilfetext aufrufen (Funktionstaste 1)
CURSOR-Taste Markieren eines Menüpunktes, eines Feldes oder
einer Datei in einer Bildschirmliste.
ENTER Bestätigung aller Eingaben, Auswahl von
Menüpunkten, Auswahl aus Bildschirmlisten.
ESC Abbruch einer Aktion.
INS/Einfg Einfügemodus ein- oder ausschalten, beachten Sie
die Anzeige rechts oben auf dem Bildschirm.
DEL/Entf Löschen des Zeichens, auf das der Cursor zeigt.
Leertaste/ Eine Fehlermeldung vom Bildschirm entfernen.
SPACE
Außer den genannten Funktionen haben einzelne Tasten auch noch
andere Bedeutungen. Diese entnehmen Sie bitte jeweils der Info-
Zeile am unteren Bildschirmrand!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
10 CHECKLISTE für die Erstellung und den Ausdruck eines Briefes
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
1) Legen Sie zunächst einen neuen Text mit "Text/
Neuer Text" an oder wählen Sie einen vorhandenen Text.
2) Wählen Sie eine Datendatei, wenn Sie Serienbriefe
drucken oder Feldinhalte in den Text mischen möchten
mit "Daten/Datei laden".
3) Bestimmen Sie die Adressfelder. Wählen Sie dazu
nacheinander die Optionen "Anrede" bis "Ort" des Menüs
"Daten".
4) Geben Sie jetzt den Text ein. Wählen Sie dazu
"Editieren".
5) Erfassen Sie Ihren Absender mit "Anwender/Anwender-
daten" sofern dies noch nicht geschehen ist!
6) Wählen Sie einen Drucker mit "Anwender/Drucker" oder
erstellen Sie einen neuen Druckertreiber mit "Anwender/
Treiber editieren" sofern dies noch nicht geschehen
ist.
7) Möchten Sie das Layout Ihres Briefes gestalten, so
wählen Sie jetzt "Brief-Druck/Layout".
8) Drucken Sie den Brief mit "Brief-Druck/Brief (Einzel-)" oder
"Brief-Druck/Serienbrief".
WICHTIGER HINWEIS: Beenden Sie das Programm bitte aus-
schließlich mit der Option "Ende".
Anderenfalls kann ein Datenverlust
nicht ausgeschlossen werden!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
11 Dateien wählen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Um Dateien (Texte, Datenbanken oder Dateien im Texformat)
auszuwählen, bietet aliBRIEF² Ihnen komfortable Bildschirm-Aus-
wahllisten an.
Zunächst werden Sie aufgefordert, ein Laufwerk zu wählen. Mar-
kieren Sie die gewünschte Laufwerksbezeichnung (A ... Z) oder
drücken Sie die entsprechende Taste (beispielsweise "c" für das
Laufwerk C:) und bestätigen Sie mit ENTER. Anschließend öffnet
sich eine Bildschirmliste mit allen Dateien und Unterverzeich-
nissen des gewählten Verzeichnisses. In der Statuszeile (letzte
Bildschirmzeile) wird jeweils der aktuelle Pfadnamen angezeigt!
In einigen Fällen können Sie zuvor auch noch die gewünschte
Dateinamenerweiterung angeben.
Zu Anfang jeder Liste finden Sie die Einträge
.. (vorhergehendes Verzeichnis) und
\ (Hauptverzeichnis)
Wählen Sie diese Einträge, um das vorhergehende Verzeichnis
oder das Stammverzeichnis des Laufwerks zu öffnen. Alle Ver-
zeichnisse werden dabei zur Unterscheidung von Dateien durch
ein Pfeilzeichen markiert.
Wenn Sie einen Verzeichnis-Eintrag mit den Cursortasten und
ENTER gewählt haben, wird das entsprechende Verzeichnis geöff-
net und alle hier enthaltenen Einträge (Dateien und Verzeich-
nisse) werden angezeigt und zur Auswahl angeboten.
Wenn Sie jedoch eine Datei markieren und mit ENTER wählen, wird
die Bildschirmliste geschlossen und der Dateiname im Programm
übernommen. Beispielsweise als Text oder Datenbank.
Mit ESC oder "Cursor-rechts" bzw. "Cursor-links" wird die Aus-
wahl abgebrochen!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
12 Anwenderdaten erfassen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Verschiedene Angaben (Konstanten) wie etwa der Absender oder
Parameter wie Suchpfade für Texte, Druckertreiber, Einstellungen
des Brieflayouts usw. können in einer Anwenderdatei gespeichert
werden. Eine vorhandene Anwenderdatei kann jederzeit geladen
werden. Jedem Dokument/Text wird die aktuelle Anwenderdatei zuge-
ordnet. Beim Laden eines Dokumentes/Textes wird auch die Anwender-
datei geladen.
Unterschiedliche Anwenderdateien können in folgenden Fäl-
len sinnvoll sein:
- Sie möchten Briefe mit unterschiedlichen Absenderangaben
drucken (privat und geschäftlich)!
- Sie verwenden mehrere unterschiedliche Drucker.
- Sie möchten für spezielle Ausdrucke abweichende Drucker-
Sequenzen verwenden (siehe Treiber editieren).
- Sie möchten auch Etiketten drucken!
Der Absender mit der Bankverbindung und weitere Angaben zu
Drucker, Layoutformat usw. werden als sogenannte Anwenderdaten
erfaßt und gespeichert und stehen nach dem Start des Programms
automatisch zur Verfügung, bis sie geändert oder gelöscht wer-
den.
Beachten Sie bitte: Beim Start von aliBRIEF² wird die Vorgabe-An-
wenderdatei ALIBRIEF.ANW automatisch geladen, wenn keine andere
Anwenderdatei bestimmt wurde.
Für die Bestimmung des konstanten Absenders wählen Sie bitte
"Anwenderdaten" aus dem Menü "Anwender".
Die Daten von Feld "Anrede" bis "Telefon" werden rechts- oder
linksbündig oder zentriert im Briefkopf ausgedruckt, je nach
Einstellung mit LAYOUT (siehe dort). Das Feld "Abs." nimmt die
Absenderangabe auf. Sie wird in Schmalschrift oberhalb des
Adressbereiches ausgedruckt. Die Bankverbindung erscheint
grundsätzlich nur auf der ersten Seite eines Briefes. Beachten
Sie bitte: Werden keine Angaben für die Bankverbindung erfaßt,
wird auch der Text "Bankverbindungen" NICHT gedruckt! Die Op-
tion "Brief-Druck/Layout" gestattet es Ihnen auch, den Ausdruck
eines Briefkopfes zu unterdrücken, wenn Sie eigene Vordrucke ver-
wenden!
Für "Telefon" bzw. "Telefax" stehen zwei Felder zur Verfügung.
Das Programm druckt die Angaben ohne weiteren Vorspann. Wenn
Sie die Rufnummern für Telefon UND Telefax angeben möchten,
sollten Sie diese hier entsprechend kennzeichnen. Zum Beispiel
Telefon (02166) 18 67 93
Telefax (02166) 12 34 56.
Wenn Sie die Erfassung oder Änderung der Angaben abgeschlossen
haben, fordert aliBRIEF² Sie auf, einen Dateinamen für die Anwen-
derdatei anzugeben. Der Name, unter dem die Anwenderdatei gela-
den wurde, ist die Vorgabe. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten:
1) Wenn Sie die Angaben der aktuellen Anwenderdatei
lediglich geändert haben, bestätigen Sie den Namen mit
ENTER!
2) Wenn Sie eine neue Anwenderdatei erstellen möchten, geben
Sie bitte einen neuen Namen ein! Es stehen 8 Zeichen für den
Namen zur Verfügung. Das Programm fügt die Datei-
namen-Erweiterung "ANW" automatisch an! Die aktuelle
Anwenderdatei wird nicht überschrieben. Nach dem Speichern
der neuen Angaben wird die neue Anwenderdatei aber zur
aktuellen Anwenderdatei. Den von Ihnen angegebenen Namen
sehen Sie nun oben rechts in der Infozeile!
Beachten Sie bitte: In der (neuen) Anwenderdatei werden
nicht nur die Angaben zum Absender gespeichert, sondern
auch noch folgende Angaben:
- Name des Druckertreibers und alle Steuersequenzen,
- Schriftart/-größe, LetterQuality,
- Zeilenabstand,
- Anzahl der Druckzeilen,
- Anzahl Exemplare,
- Linker Rand für Dokument,
- alle Angaben zum Brieflayout,
- Sicherheitskopien anlegen JA/NEIN,
- Tabulator-Schrittweite,
- Textabkürzungen,
- die aktuelle Farbeinstellung.
Das Passwort für eine neue Anwenderdatei sichert den
Zugriff auf Ihre Anwenderdaten. Möchten Sie die Anwender-
datei nicht schützen, übergehen Sie die Eingabe bitte mit
ENTER!
WICHTIGER HINWEIS: Das Passwort wird als numerischer Code
abgelegt! Wenn Sie das Passwort nicht
angeben können, besteht KEIN ZUGRIFF
mehr auf diese Datei.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
14 Textabkürzungen verwenden/Austausch-Kürzel verwenden
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Textabkürzungen verwenden
────────────────────────────────────────────────────────────────────
Textabkürzungen werden bei der Texterfassung durch einen zugehö-
rigen Langtext ersetzt.
Erfassen Sie zunächst die gewünschten Abkürzungen und Langtexte
mit "Anwender/Textabkürzungen". Es stehen insgesamt 15 Abkürzungen
zur Verfügung. Bei den Abkürzungen wird nicht zwischen Groß- und
Kleinschreibung unterschieden. Der Langtext kann maximal 80 Zei-
chen umfassen. Die ersten 4 Einträge sind bereits belegt. Sie kön-
nen diese aber beliebig überschreiben!
BEACHTEN SIE BITTE: Die Abkürzungen/Langtexte werden als Anwender-
daten verwaltet. Verwenden Sie mehrere Anwender-
dateien, müssen Sie die Abkürzungen entsprechend
oft erfassen!
Um eine Abkürzung durch einen Langtext zu ersetzen, gehen Sie bitte
so vor:
- Wählen Sie "Editieren".
- Geben Sie an der gewünschten Stelle eine Abkürzung ein. Zum Beispiel
"mfg", betätigen Sie nun die Tastenkombination ALT-M. Sofort wird
der zugehörige Langtext ("Mit freundlichen Grüßen") eingefügt!
Beachten Sie bitte, daß der Cursor sich unmittelbar hinter dem letzen
Zeichen der Abkürzung befinden muß!
Austausch-Kürzel verwenden
────────────────────────────────────────────────────────────────────
Oftmals sollen Datenbankdateien ausgewertet werden, die lediglich
Kürzel für die Adressen- oder Briefanrede speichern. "1" steht
dann beispielsweise für "Herrn" oder für "Sehr geehrter Herr" usw.
Für die Auswertung solcher Codes gibt es im Menü "Anwender" zwei
neue Optionen: Absender-Kürzel und Austausch-Kürzel. Hier müssen
die Codes aus der Datenbank den auszudruckenden
Werten/Zeichenketten gegenübergestellt werden. Zum Beispiel
1<>Herrn
"1" ist der Code aus dem Datenbankfeld. Dann folgt der Operator
"<>", der den Code von dem nachfolgenden Austauschwert, in diesem
Fall "Herrn" trennt. Beachten Sie bitte, daß vor dem Code und vor
dem Operator "<>" keine Leerzeichen stehen sollten. Der
Austauschwert hinter dem Operator "<>" kann dagegen führende
Leerzeichen enthalten.
Das obige Beispiel bezieht sich auf die Adress-Anrede. Wichtig
ist, daß Sie unter "Daten" für "Anrede" das Datenbankfeld wählen,
das den Code enthält (1,2,3 usw.). Diese Option wird also nur
benötigt wenn Sie ein vorgefertigtes Layout verwenden oder die
entsprechenden Austauschvariablen (z.B. _ADR1) verwenden!
Das zweite Problem ist die Briefanrede ("Sehr geehrte Frau ...").
Dies kann auf ähnliche Weise gelöst werden. Tragen Sie für diesen
Zweck die Austauschpaare (z.B. "1<> Frau") mit der
Option "Anwender/Austausch-Kürzel" ein. Im Text selbst wird eine
Funktion verwendet:
Sehr geehrte[@AliUpd("ANREDE")]
"Sehr geehrte" ist eine Textkonstante. Dann folgt eine Formel,
die wie üblich in eckige Klammern gesetzt und mit dem "@"-Zeichen
eingeleitet wird. Die zu verwendende Funktion heißt "AliUpd()".
Innerhalb der runden Klammern, die zu der Funktion gehören,
tragen Sie als sogenannten Parameter bitte den Namen desjenigen
Feldes ein, in dem die Codes stehen (im Beispiel das Feld
ANREDE)! Achtung: Der Feldname MUSS in Anführungszeichen
gesetzt werden!
Beim Ausdrucken werden jetzt auch hier die links vom Operator
"<>" stehenden Werte gegen die rechtsstehenden
Werte/Zeichenketten ausgetauscht! Der Feldtyp des Code-Feldes
braucht von Ihnen dabei nicht berücksichtigt zu werden!
Beachten Sie bitte das führende Leerzeichen in meinem Beispiel
("1<> Frau") vor der Austausch-Zeichenkette!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
15 Drucker einstellen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Für den korrekten Ausdruck der Dokumente müssen Sie einen pas-
senden Druckertreiber laden. Verwenden Sie einen EPSON-LQ-kom-
patiblen Drucker, so ist dies nicht erforderlich. Allerdings
haben Sie auch dann die Möglichkeit, weitergehende Anpassungen
des Druckbildes an Ihre individuellen Bedürfnisse vorzunehmen
(siehe Druckertreiber editieren oder erstellen).
Wählen Sie die Option "Anwender/Drucker einstellen".
aliBRIEF² zeigt Ihnen den aktuellen Drucker(-treiber)
an. Wenn Sie einen anderen Druckertreiber wählen möchten, betä-
tigen Sie nun die F2-Taste (Funktionstaste 2). aliBRIEF² zeigt
Ihnen alle verfügbaren Treiber in einer Auswahlliste. Wählen
Sie den passenden Treiber mit den Cursor-Tasten und ENTER. Fin-
den Sie keinen passenden Treiber in der Liste, so können Sie
mit "Druckertreiber editieren oder erstellen" (siehe unten) das
Programm trotzdem an Ihren Drucker anpassen.
Ausgabegerät: Die Druckausgabe erfolgt wahlweise auf den paral-
lelen (Drucker-)Schnittstellen LPT1, LPT2 oder LPT3. Geben Sie
hier bitte die Ziffer der gewünschten Schnittstelle an!
Schriftart für Text: Wählen Sie
Pica 10 Zeichen/Zoll oder
Elite 12 Zeichen/zoll
Der Ausdruck des Briefkopfes erfolgt automatisch in Fettdruck!
LetterQuality: Unterstützt Ihr Drucker den Druck in
Briefqualität (LQ), so tragen Sie bitte "J" ein.
Linker Rand [Pica]: Tragen Sie die Anzahl Zeichen für den
linken Rand ein. Die Standardvorgabe ist 8 Zeichen, bezogen auf
die Schriftdichte Pica (10 Zeichen/Zoll). Diese Angabe bezieht
sich auf das gesamte Dokument einschließlich Briefkopf und Ab-
senderangabe. Die im Text selbst angegebenen Ränder sind rela-
tiv zu dieser Angabe zu verstehen und beziehen sich nur auf den
Text selbst und nicht auf die anderen Layout-Angaben wie Absen-
der und Bankverbindungen! Wenn Sie also hier den Linken Rand
auf 8 (Zeichen) belassen und während des "Editierens" einen
linken Rand von 4 Zeichen einstellen, wird der entsprechende
Text 8 + 4 = 12 Zeichen vom linken Papierrand aus gedruckt.
Manueller Einzelblatteinzug: Möchten Sie statt
Endlospapier Einzelblätter mit einem manuellen
Einzelblatteinzug verwenden, tragen Sie bitte "J" ein. Sofern
Ihr Drucker diese Option unterstützt, wird der Druck nach jeder
Seite unterbrochen, und Sie werden aufgefordert, ein neues
Blatt einzuziehen. Beachten Sie bitte die abweichende
Blattlänge für Einzelblätter (siehe unten)! Wenn Ihr Drucker
über einen automatischen Einzelblatteinzug verfügt, ist dies
nicht notwendig!
Anzahl der (Druck-) Zeilen:
Je nach verwendetem Papier ist die Anzahl der zur Verfügung
stehenden Druckzeilen unterschiedlich: Einzelblätter (61 Zei-
len) haben 2 Druckzeilen weniger als Endlospapier (63 Zeilen).
Die hier vorgeschlagenen Angaben berücksichtigen bereits das
Layout für Briefe. Und hier insbesondere die Angaben für die
Bankverbindungen, die am Schluß eines Briefes gedruckt werden!
Zeilenabstand:
Die Vorgabe für den Zeilenabstand ist 1. Der größte erlaubte
Eintrag ist 3. In diesem Fall werden nach jeder Druckzeile 2
Leerzeilen eingefügt!
Adresse verschieben:
Das Programm ist auf die deutsche Sichtfensternorm (Couvert) ein-
gestellt. Das heißt, die Adresse wird in der linken Formular-
hälfte ausgedruckt. Also in Übereinstimmung mit dem Linken Rand.
In anderen Ländern, beispielsweise in der Schweiz, wird die
Adresse jedoch im rechten Teil des Briefumschlages gedruckt.
Tragen Sie in diesem Fall hier bitte die Anzahl Zeichen ein, um
die die Adresse nach rechts verschoben werden soll. Im Falle der
schweizer Norm sollten dies etwa 39 Zeichen sein!
Oberer Rand:
Geben Sie hier die Anzahl der Zeilen ein, um die der Ausdruck nach
unten verschoben werden soll. Die Standardeinstellung ist 0 (Null).
Normalerweise brauchen Sie diese Einstellung nur zu ändern, wenn
Sie eigene Vordrucke verwenden möchten!
Anzahl Exemplare:
Wenn Sie gleich mehrere Exemplare eines Briefes/Textes oder
Etiketten-Aufklebers drucken möchten, so tragen Sie hier bitte
die Anzahl ein!
Alle Angaben können Sie jederzeit ändern. Sie werden in der
aktuellen Anwenderdatei gespeichert und stehen Ihnen nach dem
Laden des Programms bzw. der Anwenderdatei automatisch zur Ver-
fügung.
HINWEIS: Diese Einstellungen können vor jedem Druck geändert
werden. Dann sind sie jedoch nur für den aktuellen
Druckauftrag gültig. Nur mit der Option "Drucker
einstellen" werden die Angaben dauerhaft gespeichert!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
16 Druckertreiber editieren oder erstellen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Sie können aliBRIEF² individuell an Ihren Drucker anpassen. Auch
für den Fall, daß Sie Ihren Drucker nicht in der Liste der
Druckertreiben finden (siehe "Drucker"), sollten Sie diese Op-
tion verwenden, um selbst einen entsprechenden Treiber zu er-
stellen. Wählen Sie bitte "Anwender/Treiber editieren".
Wählen Sie zunächst gegebenenfalls den passenden (oder einen
ähnlichen) Treiber. Drücken Sie dazu die F2-Taste
(Funktionstaste 2) und wählen Sie den Treiber mit den Cursor-
Tasten und ENTER. Als Vorgabe werden Ihnen die Steuersequenzen
des aktuellen Druckers angeboten.
Neuer Druckertreiber: Möchten Sie einen neuen (oder
alternativen Treiber) erstellen, so tragen Sie bitte einen
beliebigen Namen ein. aliBRIEF² erlaubt für den Namen nur
Buchstaben, Ziffern und das Unterstreichungszeichen "_"! Der
Treiber wird im aktuellen Verzeichnis mit der Erweiterung DRU
gespeichert. Wenn Sie keinen neuen Namen eintragen, werden die
Änderungen/Ergänzungen in den geladenen Treiber übertragen!
Das Programm benötigt die Steuersequenzen für die
einzelnen Druckattribute. Eine Steuersequenz besteht aus 1 bis
6 dreistelligen Dezimalziffern. Diese müssen ohne jedes
Trennzeichen nacheinander eingetragen werden. In Ihrem
Druckerhandbuch finden Sie die entsprechenden Angaben.
Das Steuerzeichen ESC hat den Dezimalwert 27 (einzutragen mit
führender Null, also '027' !).
Der Wert '0' (einzutragen '000' !) muß bei einigen Druckern als
ASCII-Code für das Zeichen "0" (Null) angegeben werden. Führt
eine entsprechende Steuersequenz also nicht zu dem gewünschten
Ergebnis, so tragen Sie in diesem Fall bitte den Dezimalwert 48
(einzutragen '048') statt '0' ('000') ein!
Einige Drucker schalten nach "Kleinschrift aus" (Condensed) au-
tomatisch die Schriftdichte "Pica" ein. Möchten Sie Ihre Doku-
mente also in der Schriftdichte "Elite" drucken, so tragen Sie
in diesem Fall für "Kleinschrift aus" die Steuersequenz für
"Elite" ein!
Beachten Sie bitte, daß der zuletzt gewählte oder erstellt
Treiber auch der aktuellen Anwenderdatei zugeordnet und beim
nächsten Programmstart (oder bei der Auswahl der entsprechenden
Anwenderdatei) automatisch geladen wird!
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17 Layout für Briefe erstellen oder ändern
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Unter "Layout" wird hier die Gestaltung Ihrer Briefe verstan-
den. Die Elemente des Layouts sind:
- Der Briefkopf mit einem optionalen Grafikbalken und den
Absenderangaben.
- Der Kurzabsender über dem Anschriftenfeld.
- Der Bezug (Ihre Nachricht, Unser Zeichen etc.) und das
Briefdatum.
- Die Bankverbindungen.
- Die Seitenzahl und/oder der Empfängerhinweis bei einem
Seitenwechsel.
Außerdem können Sie hier auch festlegen, ob überhaupt eine die-
ser Angaben gedruckt werden soll. Dies kann dann wichtig sein,
wenn Sie bereits vorgedruckte Formulare verwenden möchten!
HINWEIS: Die Angaben zu "Bezug" werden auf Wunsch aber auch
dann gedruckt, wenn Sie eigene Formulare verwenden!
Wählen Sie bitte "Brief-Druck/Layout".
Das Programm zeigt Ihnen das aktuelle Layout an. Die Einstel-
lungen sind in der Anwenderdatei gespeichert. Um beispielsweise
ein alternatives Layout zu erstellen, sollten Sie zunächst die
Option Anwender/Anwenderdaten aufrufen und hier die Angaben in
einer neuen Anwenderdatei speichern (siehe dort)! Ändern Sie
jetzt das Layout. Die Änderungen werden automatisch in der ak-
tuellen Anwenderdatei (siehe Infozeile rechts oben) gespei-
chert. Möchten Sie dieses Layout später beim Drucken verwenden,
so wählen Sie die entsprechende Anwenderdatei bevor Sie einen
Brief drucken!
Um Änderungen vornehmen zu können, müssen Sie zunächst das Menü
mit der F10-Taste aufrufen. Wählen Sie jetzt eine der Angaben,
um das Layout-Element zu ändern.
Kopfbalken:
Hier können Sie beispielsweise ein Grafiksymbol für einen Kopf-
balken auswählen. Beachten Sie bitte, daß die Grafikzeichen nur
gedruckt werden können, wenn Ihr Drucker auf den Grafikzeichen-
satz eingestellt ist (siehe 'Benötigte Konfiguration`).
Alternativ können Sie eine Zeichenkette eingeben, die in Breit-
schrift und zentriert in der ersten Zeile ausgedruckt wird.
Absender:
Der mit der Option Anwender/Anenderdaten erfaßte Absender kann
rechtsbündig, linksbündig oder zentriert gedruckt werden!
Bezug:
Die Bezugs-Daten wie "Ihre Zeichen", "Ihre Nachricht" oder
"Unser Zeichen" können vor dem Druck eines Einzelbriefes erfaßt
werden. Wählen Sie hier, ob diese Daten vor dem Druck eines
Einzelbriefes erfaßt und anschließend gedruckt werden sollen.
Alternativ wird nur das Tagesdatum ausgedruckt. Dies kann bei-
spielsweise bei persönlichen oder privaten Briefen wünschens-
wert sein. Das Tagesdatum wird automatisch ermittelt und ge-
druckt kann aber von Ihnen mit "Verschiedenes/Datum" geändert
werden.
Die Bezugs-Daten können auch mit der Option "Textdruck" verwen-
det werden. Der Schalter "Briefkopf drucken" muß dann einge-
schaltet sein! Die Bezugsfelder (Ihre Zeichen etc.) können
als Variablen in den Text eingefügt werden (siehe auch 24.4
Feldvariablen, Attribute und Anwender-Variablen verwenden)!
Bankverbindung:
Die Bankverbindung kann rechtsbündig, linkbündig oder zen-
triert gedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt in Kleinschrift
(condensed). Ist keine Bankverbindung erfaßt, wird auch der
Text "Bankverbindungen" nicht gedruckt!
Seitenwechsel:
Jede weitere Seite (außer Seite 1) wird mit der Seitenzahl oder
einem Seitenkopf versehen. Der Seitenkopf enthält einen Empfän-
gerhinweis (Adressfeld Name 1) und die Seitenzahl, beispiels-
weise
Seite 2 an Herman Müller KG
---------------------------------------------------------------
Der Empfängerhinweis ("Herman Müller KG") wird entweder dem
Adressfeld "Name 1" bei einem Einzelbrief oder bei einem Seri-
enbrief dem Feld für "Name 1" des aktuellen Datensatzes entnom-
men!
Die Seitenangabe kann aber auch unterdrückt werden!
Briefkopf:
Hier legen Sie fest, ob ein Briefkopf mit Kopfbalken, Absender
und Bankverbindung gedruckt werden soll oder nicht. Verwenden
Sie beispielsweise vorgedruckte Formulare, darf der Briefkopf
von aliBRIEF² nicht gedruckt werden!
Verwenden Sie eigene Formulare mit eingedrucktem Briefkopf, so
wählen Sie bitte "Briefkopf/Nicht drucken"!
HINWEIS: Wenn Sie im "Textdruck" Absender- und Bezugsangaben
erfassen und mit Anwender-Variablen in den Ausdruck
einfügen möchten, müssen Sie "Briefkopf drucken" ein-
schalten (siehe auch "24.4 Feldvariablen, Attribute
und Anwender-Variablen")!
Layout speichern:
Wenn das Brieflayout Ihren Vorstellungen entspricht, so drücken
Sie bitte die ESC-Taste. Die Angaben werden jetzt in der aktu-
ellen Anwenderdatei gespeichert und das Hauptmenü wird aufgeru-
fen!
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18 Einen neuen Text erfassen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Soll ein neuer Text erfaßt werden, wählen Sie bitte die Option
"Text" und hier "Neuer Text".
Tragen Sie nun den Namen des Textes ein. Es stehen 8 Stellen
zur Verfügung. Da der Text mit diesem Namen als Datei abgespei-
chert wird, sollten Sie nur Zeichen, Ziffern und das Untestrei-
chungs-Zeichen "_" verwenden. aliBRIEF² fügt an den Namen in je-
dem Fall die Erweiterung "DBE" an. Ist eine Textdatei mit die-
sem Namen bereits vorhanden, erhalten Sie eine Fehlermeldung!
Wählen Sie dann einen anderen Namen oder löschen Sie die vor-
handene Textdatei mit "Löschen".
Anschließend sollten Sie eine Datenbankdatei wählen
("Daten/Datei laden") und den Text erfassen (siehe 24).
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19 Einen Text laden
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Markieren Sie bitte die Option "Text/Laden".
Sie werden zunächst aufgefordert, das Laufwerk und anschließend
das gewünschte Verzeichnis zu wählen. Standardäßig schlägt das
Programm das mit "Verschiedenes/Pfad (Texte)" angegebene Ver-
zeichnis (beispielsweise \ALIBRIEF\TEXTE\) vor. Wählen Sie ein
Laufwerk mit den Cursortasten (oder der Buchstabentaste) und
ENTER. Beachten Sie bitte: Wenn Sie ein anderes Laufwerk als
die Vorgabe ( Pfad (Texte)) wählen, müssen Sie zunächst das
Hauptverzeichnis öffnen ("\ ") und dann das ge-
wünschte Verzeichnis wählen (siehe auch "Dateien wählen"). An-
schließend zeigt Ihnen das Programm alle Textdateien des
gewählten Verzeichnisses in einer Pulldown-Liste an. Wählen Sie
die gewünschte Textdatei mit den Cursortasten und drücken Sie
bitte ENTER.
aliBRIEF² prüft in jedem Fall, ob es sich bei der gewählten Datei
um eine aliBRIEF²-Textdatei handelt. Ist dies nicht so, werden
Sie mit einer Fehlermeldung darauf hingewiesen. Ist die Textda-
tei verschlüsselt, erhalten Sie einen Hinweis und können dann
das Passwort eingeben. Anschließend wird der Text ebenfalls ge-
laden.
Aus den Eintragungen in der Infozeile können Sie entnehmen, ob
und welche Datendatei angemeldet und automatisch geöffnet wor-
den ist. Ist die mit dem Text angemeldete Datenbankdatei nicht
mehr vorhanden, erhalten Sie eine Fehlermeldung!
Sie können den geladenen Text jetzt ändern (siehe "Text ändern
oder erfassen") oder als Brief oder unformatieren Text
ausdrucken (siehe dort).
Wenn der Schalter für "Sichern (Text)" auf "EIN" steht
("Verschiedenes") wird vor Aufruf des Editors ("Editieren")
eine Sicherheitskopie erstellt. Beim Beenden der Option "Editie-
ren" können Sie dann wählen, ob der Text gespeichert oder ver-
worfen werden soll. Im letzteren Fall wird der Originaltext
wieder zurückgeholt!
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20 Eine aliBRIEF²-Textdatei kopieren
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Mit der Option "Text/Kopieren" wird eine Kopie des aktuellen
Textes einschließlich Datenbank-Zuordnung usw. angelegt. Geben
Sie bitte den Dateinamen ein. Die Datei wird im "Suchpfad für
Texte" abgelegt!
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21 Einen Text löschen
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Wählen Sie "Text/Löschen", um einen Text vollständig von der
Festplatte zu entfernen. Alternativ können Sie auch den DOS-
Manager verwenden.
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22 Sicherheitskopien automatisch erstellen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Ist der Schalter "Verschiedenes/Sichern (Text)" eingeschaltet
(EIN), wird vor dem Aufruf des Editors ("Editieren") eine Sicher-
heitskopie erstellt. Beim Verlassen des Editors können Sie dann
entscheiden, ob Sie den Text speichern wollen oder verwerfen.
Im letzteren Fall wird die Sicherheitskopie zurückgeholt.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
23 Textinfo
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Die Option "Text/Textinfo/Ansehen" zeigt Ihnen das Datum der
letzten Bearbeitung des Textes und erlaubt Ihnen die Eingabe
und Anzeige einer beliebigen Bemerkung. Sie können dies bei-
spielsweise nutzen, um die Verwendung des Dokumentes näher zu
erläutern. Diese Möglichkeit haben Sie auch, wenn Sie während
des "Editierens" die F3-Taste drücken.
Mit der Option "Text/Textinfo/Suchen" können Sie einen Text su-
chen. Tragen Sie dafür bitte entweder ein Bearbeitungs-Datum,
zum Beispiel '18.01.91' oder einen Suchbegriff ein. Das Datum
muß immer die allgemeine Form 'TT.MM.JJ' haben. Der Suchbegriff
kann eine beliebige Teilzeichenkette sein. Es wird jeder Text
angezeigt, der diesen Suchbegriff im Feld "Textinfo" aufweist.
Ist als Textinfo beispielsweise eingetragen
2. Mahnung für Stammkunden
können Sie diesen Text mit dem Suchbegriff
mahnung
oder auch
stammkunden
finden.
Es wird grundsätzlich nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung
unterschieden!
Wenn Sie alle Texte durchblättern möchten, so geben Sie als Such-
begriff bitte "*" ein!
Gesucht wird grundsätzlich nur im aktuellen Suchverzeichnis.
Dies ist entweder das Stammverzeichnis (z.B. \ALIBRIEF) oder
das mit "Verschiedenes/Pfad (Texte)" eingetragene Verzeichnis.
Wurde ein Text gefunden, wird das Textinfo-Fenster mit dem
Textnamen angezeigt. Sie können jetzt mit der Cursor-oben/-unten-
Taste nach dem vorhergehenden oder nachfolgenden Text suchen,
mit F10 den angezeigten Text laden oder mit ESC die Suche
abbrechen!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
24 Text ändern oder erfassen
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Bevor Sie einen Text erfassen, sollten Sie eine Datenbankdatei
wählen (siehe dort). aliBRIEF² kann dann die Anschriften für den
Serienbrief-Druck dieser DBF-Datei entnehmen. Außerdem können
die Felder dieser Datenbankdatei mit dem zu erstellenden Text
gemischt werden.
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24.1 Das Textfenster
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Wählen Sie die Option "Editieren" des Hauptmenüs und drücken
Sie die ENTER-Taste.
Wenn der Schalter für "Sichern (Text)" auf "EIN" steht
("Verschiedenes") wird vor Aufruf des Editors ("Editieren")
eine Sicherheitskopie erstellt. Beim Beenden der Option "Editie-
ren" können Sie dann wählen, ob der Text gespeichert oder ver-
worfen werden soll. Im letzteren Fall wird der Originaltext
wieder zurückgeholt!
Oberhalb des eigentlichen Textfensters befindet sich das Zei-
lenlineal. Hier werden vor allem auch die Einstellungen für den
rechten und linken (Text-)Rand markiert (siehe dort)! In der
linken oberen Ecke des Textfensters erscheint ein Cursor. Je
nach Status des Einfügemodus ist der Cursor dünn oder fett! Un-
terhalb des Textfensters wird die aktuelle Zeile und die aktu-
elle Spalte, in der sich der Cursor befindet, angezeigt.
Die Anzahl der Textzeilen wird praktisch nur durch die Kapazi-
tät Ihrer Festplatte beschränkt! Wenn Sie längere Texte bear-
beiten möchten, sollten Sie einen AT-Computer mit mindestens
1 MByte Expanded Memory zur Verfügung haben!
Obwohl jede Zeile bis zu 120 Zeichen lang sein kann, sollten
Sie sinnvollerweise nur soviele Zeichen je Zeile erfassen, wie
auf Ihrem Drucker in einer Zeile ausgedruckt werden können. Be-
achten Sie bitte, daß kein automatischer Zeilenumbruch beim
Drucken durchgeführt wird (sie können aber einen automatischen
oder manuellen Zeilenumbruch beim Erfassen oder Ändern eines
Textes veranlassen - siehe "Zeilenumbruch"). Haben Sie bei-
spielsweise die Schriftdichte "Pica" (siehe "Drucker") und
einen linken Rand (dito.) von 8 Zeichen gewählt, so sollte eine
Zeile nicht mehr als etwa 64 bis 66 Zeichen fassen. Selbstver-
ständlich können Sie aber das Druck-Attribut "Kleinschrift ein"
verwenden, um auch in diesem Fall bis zu 120 Zeichen pro Zeile
in Kleinschrift auszudrucken! Sollen Feldwerte in den Text ein-
gefügt werden, muß ebenfalls genügend Platz in der Zeile vor-
handen sein!
Das Menü aufrufen:
Betätigen Sie bitte die F10-Taste, um das Editor-Menü aufzurufen.
Wählen Sie hier eine Option mit den Cursortasten und ENTER. Alle
Optionen können auch direkt über Tasten (-kombinationen) ausge-
führt werden. Im Menü sind allerdings nicht alle möglichen Funk-
tionen aufgeführt!
Im Text blättern:
Mit der Cursor-unten- bzw. Cursor-oben-Taste können Sie inner-
halb des Textes blättern. Ist das Ende der Bildschirmseite er-
reicht, wird der Text nach oben oder unter verschoben. Mit PgUp
und PgDn bzw. BILD-oben und BILD-unten können Sie seitenweise
blättern.
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24.2 Text bearbeiten
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Text löschen
Zum Löschen eines Wortes, verwenden Sie bitte die Tastenkombi-
nation CTRL-T. Bewegen Sie den Cursor unmittelbar links vor das
zu löschenden Wort! Die Tastenkombination CTRL-Y löscht den In-
halt einer Zeile. Um eine Zeile vollständig zu löschen, verwen-
den Sie bitte die F7-Taste (siehe unten). aliBRIEF² schlägt Ihnen
die aktuelle Zeilennummer vor. Übernehmen Sie die Angaben mit
ENTER oder tragen Sie einen anderen Bereich ein. Ist der ange-
gebene Bereich zu groß, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der
gelöschte Bereich ist danach unwiederbringlich verloren!
Ist ein Textblock markiert, wird der gesamte Block gelöscht!
Befindet sich der Cursor auf der Spaltenposition 1, und ist die
Zeile leer, wird die Zeile ebenfalls vollständig gelöscht, wenn
Sie "Entf/Del" drücken.
Text einfügen
Den Einfügemodus können Sie mit der Ins-Taste ein- und aus-
schalten. Oberhalb der Infozeile wird der aktuelle Status ange-
zeigt! Außerdem können Sie den Status an der Größe des Cursors
erkennen: Dünn = Überschreiben, dick = Einfügen! Mit F6
(Funktionstaste 6) können Sie eine oder mehrere leere Zeile an
der Cursorposition einfügen. aliBRIEF² schlägt Ihnen die aktuelle
Zeile und die Anzahl '1' vor. Bestätigen Sie die Angaben mit
ENTER oder ändern Sie die Angaben. Mit F9 wird ein Text aus ei-
ner ASCII-Datei unmittelbar an der Zeile eingefügt, in der sich
der Cursor befindet! Um einen Text aus einer ASCII-Datei an das
Ende des aktuellen Textes anzufügen, verwenden Sie bitte die
Option "Verschiedenes/IMPORT-Text"!
Befindet sich der Cursor auf der Spaltenposition 1, wird eben-
falls eine Leerzeile eingefügt, wenn Sie ENTER betätigen.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
24.3 Textblöcke bearbeiten
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Markieren Sie den gewünschten Textblock: Bewegen Sie den Cursor
zunächst an den Blockanfang und betätigen Sie die Alt-B-Taste.
Bewegen Sie dann die Hervorhebung mit den Cursortasten bis an
das Blockende. Alternativ können Sie auch die Funktion 'Text
suchen' verwenden, um das Blockende zu markieren! Bestätigen
Sie das Blockende erneut mit Alt-B. Anschließend können Sie
der nachfolgenden Funktionen für den markierten Textblock aus-
führen: - Löschen,
- Clip in,
- Linien und Rahmen zeichnen,
- Formatieren (links-/rechtsbündig, zentriert, Block).
Textblöcke kopieren (Auszug):
Bis zu 40 Zeilen können an beliebige Stellen des Textes kopiert
werden. Drücken Sie die F4-Taste (Funktionstaste 4). aliBRIEF²
schlägt Ihnen die aktuelle Textzeile und die Anzahl '40' vor.
Bestätigen Sie die Angaben mit ENTER oder ändern Sie die Werte.
Um den Textblock zu kopieren, markieren Sie bitte die Zeile, an
der eingefügt werden soll. Drücken Sie nun F5 (Funktionstaste
5). Der zuletzt gespeicherte Auszug (Block) kann beliebig oft
und an beliebigen Stellen eingefügt werden! Beachten Sie bitte,
daß nur vollständige Zeilen kopiert werden!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
24.4 Feldvariablen, Druckattribute und Anwender-Variablen
verwenden
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Feldvariablen einfügen:
Sie können aliBRIEF² veranlassen, beim Ausdruck eines Textes
Daten automatisch in den Text einzufügen. Dazu müssen Sie
sogenannte "Textvariablen" verwenden. Eine Textvariable
besteht aus dem Namen eines Feldes (der Datenbankdatei!),
eingeschlossen in eckige Klammern. Beipielsweise
"[SALDO]". Sie können diese Feldvariablen an jeder beliebigen
Stelle des Textes einfügen. Beachten Sie jedoch folgende
Hinweise:
- Die Textvariable wird durch den Inhalt des Feldes er-
setzt. Dabei werden alle Zeichen rechts von der Textvari-
ablen entsprechend weit nach rechts geschoben. Da kein
automatischer Zeilenumbruch beim Drucken stattfindet,
müssen Sie genügend Platz für den Feldinhalt reservieren!
- Es können auch mehrere Feldvariablen pro Zeile verwendet
werden.
Betrachten Sie bitte folgenden Textausschnitt:
Wir bitten, den Saldo Ihres Kontos in Höhe von [SALDO] DM in
den nächsten Tagen auszugleichen.
In diesem Beispiel soll der Inhalt des Feldes "SALDO" in den
Text eingefügt werden. Dazu muß der Name des Feldes in eckige
Klammern "[]" eingeschlossen werden. Beim Serienbrief-(oder
Einzelbrief-)Druck wird der Inhalt des Feldes SALDO des aktuel-
len Datensatzes der DBF-Datei gegen die Textvariable "[SALDO]"
ausgetauscht. Sie können die Textvariable wie gewöhnlichen Text
"per Hand" eingeben. Alternativ zeigt Ihnen das Programm jedoch
eine Feldliste, wenn Sie die F8-Taste drücken. Voraussetzung
ist jedoch, daß zuvor eine Datenbankdatei ausgewählt worden
ist. Wählen Sie in diesem Fall den gewünschten Feldnamen aus
und bestätigen Sie mit ENTER. Die Feldvariable wird nun ein-
schließlich der eckigen Klammern an der Cursor-Position einge-
fügt. Achten Sie bitte darauf, daß der Einfüge-Modus einge-
schaltet ist!
Wichtiger Hinweis: Nachdem Sie eine Textvariable auf diese
Weise eingefügt haben, sollten Sie die aktuelle Textzeile mit
ENTER bestätigt!
- Der Inhalt von Memofeldern wird nicht in eine bestehende
Zeile eingefügt! Findet aliBRIEF² eine Textvariable, die auf
ein Memofeld zeigt, so fügt es den Memotext ab dieser
Zeile in den laufenden Text ein. Der sonstige Inhalt der
Zeile wird unterdrückt. Ist beispielsweise "KOMMENT" ein
Memofeld, wird der Text vor der Textvariablen in folgendem
Beispiel nicht berücksichtigt:
Anschließend noch einige Bemerkungen: [KOMMENT]
Formulieren Sie dies bitte so:
Anschließend noch einige Bemerkungen:
[KOMMENT]
Alternativ können Sie auch die Funktionstaste F8 verwenden
(siehe oben), um eine Textvariable einzufügen.
Textvariablen mit fester Länge
Normalerweise werden die Inhalte von Feldern (Textvariablen)
ohne führende und nachfolgende Leerzeichen in den Text einge-
fügt. Ist SALDO ein Feld und der Wert des aktuellen Datensatzes
12423.45, so könnte ein Textauszug so aussehen:
Wir bestätigen den Saldo von DM 12423.45.
In manchen Fällen ist aber eine formatierte Ausgabe der Feld-
werte wünschenswert. Sind beispielsweise mehrer Zeilen mit Wer-
ten in einer tabellarischen Form zu drucken:
Umsatz 1988 12433 DM
Umsatz 1989 4622 DM
Hier wäre folgende Darstellung sinnvoller:
Umsatz 1988 12433 DM
Umsatz 1989 4622 DM
Dies erreichen Sie, wenn Sie dem Feldnamen ein Doppelkreuz und
anschließend eine zweistellige Ziffer für die "feste Länge"
voranstellen. Beispielsweise:
Umsatz 1988[#14SALDO88] DM
Umsatz 1989[#14SALDO89] DM
Die Werte der Felder "SALDO88" bzw. "SALDO89" werden nun
rechtsbündig mit der festen Länge von 14 Zeichen eingefügt!
Beachten Sie bitte: Die Ziffer für die feste Länge muß immer
zweistellig sein. Verwenden Sie gegebenenfalls führende Nullen:
05 oder 08!
Textvariablen an fester Position
Sie können den Ausdruck eines Feldwertes an einer bestimmten Position
erzwingen. Beispiel [!040ARTBEZ]: Der Inhalt des Feldes ARTBEZ
wird in jedem Fall an der Druckposition 40 (+ linkem Rand) gedruckt.
Hier muß die Ziffer für die Druckposition dreistellig sein!
Feldwerte einfügen:
Während Feldvariablen als Platzhalter dienen (die entsprechenden
Werte werden erst beim Drucken in den Text eingefügt), können Sie
mit dieser Option Feldwerte unmittelbar in den Text einfügen.
Betätigen Sie dazu die Shift-F8-Taste und wählen Sie den ent-
sprechenden Feldwert aus. Mit den Cursortasten können Sie inner-
halb der Datensätze (Cursor-oben, Cursor-unten) und innerhalb
der Spalten/Felder (Cursor-rechts, Cursor-links) wählen. Bestä-
tigen Sie Ihre Wahl mit ENTER.
Logische Felder können nicht eingefügt werden. Alle anderen Feld-
typen werden automatisch in Zeichenketten umgewandelt. Wenn Sie
einen MEMO-Text einfügen möchten, beachten Sie bitte: Ähnlich wie
beim Ausdruck von MEMO-Texten (Feldvariable wurde eingefügt), wird
ein MEMO-Text zeilenweise eingefügt. Das bedeutet, an der aktuellen
Cursorposition im Text wird eine entsprechende Anzahl von Leerzeilen
eingefügt, die anschließend den MEMO-Text aufnehmen.
Druckattribute einfügen:
Beliebige Textteile können mit einigen Druckattributen versehen
werden. Druckattribute werden ähnlich wie Feldvariablen behan-
delt. Sie müssen insbesondere auch in eckige Klammern "[]" ein-
gefügt werden. Ein Druckattribut besteht aus dem Unterstrei-
chungszeichen "_" und zwei nachfolgenden Buchstaben
(beispielsweise '[_UA]'). Die Attribute können ebenso wie die
Feldvariablen "per Hand" eingefügt werden. Alternativ öffnet
sich eine Auswahlliste, wenn Sie die Tasten SHIFT- F1 drücken.
Wählen Sie in diesem Fall eine Option und drücken Sie ENTER. Das
Druckattribut wird an der aktuellen Cursorposi- tion eingefügt!
Einfügemodus eingeschaltet?
Folgende Attribute stehen zur Verfügung:
_KE Kleinschrift ein
_KA Kleinschrift aus
_BE Breitschrift ein
_BA Breitschrift aus
_UE Unterstreichen ein
_UA Unterstreichen aus
_FE Fettdruck ein
_FA Fettdruck aus
_A1 Anwenderattribut 1
_A2 Anwenderattribut 2
_NS Neue Seite/Seitenumbruch
_PI PICA-Schriftgröße
_EL ELITE-Schriftgröße
Die sogenannten "Anwender-Sequenzen" "_A1" und "_A2" können Sie
mit beliebigen Steuersequenzen belegen. Sie sind auch in den
vorhandenen Treibern nicht vorbelegt!
Die Attribute können auch kombiniert werden. Fügen Sie dazu die
Attribute nacheinander ein. Beispielsweise
[_BE][_UE]Breitschrift unterstrichen[_BA][_UA]
Beachten Sie, daß die Attribute auch wieder abgeschaltet werden
müssen, wenn sie nicht für den gesamten nachfolgenden Text ver-
wendet werden sollen! Die Kursiv-Schrift kann in der Regel nur
genutzt werden, wenn der Grafikzeichensatz an Ihrem Drucker
AUSGESCHALTET ist! Außerdem sollten Sie beachten, daß für die
Kursivschrift keine Nationalen Zeichensätze vorhanden sind. Die
Umlaute (Ä, ü, Ö etc.) werden also nicht in kursiv gedruckt!
Wenn Sie für die Anwender-Sequenzen (siehe oben) beispielsweise
die vertikale Breitschrift nutzen, sollten Sie beachten, daß
dabei jeweils zwei Druckzeilen benötigt werden, Dies könnte zu
einem nicht korrekten Seitenumbruch führen. Gleichen Sie dies
gegebenenfalls mit dem Seitenwechsel-Attribut (_NS) aus!
HINWEIS: Mit der Option "Anwender/Treiber editieren" können Sie
den dort aufgeführten Optionen natürlich jede beliebige Steuer-
sequenz Ihres Drucker zuordnen! Beispielsweise können Sie außer
für "Anwender 1 ... 2 " auch alle anderen Sequenzen mit belie-
bigen Werten belegen! Das Problem mit dem nicht eingeschalteten
Grafikzeichensatz läßt sich auch dadurch lösen, daß Sie den Se-
quenzen für LetterQuality beispielsweise die Sequenz für
"Grafikzeichensatz I oder II" voranstellen. Für einen EPSON-
kompatiblen Drucker also
Letter Quality ein : 027054027120001
Nach einem Seitenwechsel bleiben alle zuvor eingeschalteten At-
tribute erhalten. Beachten Sie aber, daß bei einem Seitenwech-
sel die generelle Schriftgröße, die Sie mit "Anwender/Drucker
wählen" angegeben haben, nicht automatisch wieder eingeschaltet
wird. Wenn Sie hier also "Pica" gewählt haben und während des
Drucks auf "Elite" umgeschaltet haben, wird bei einem Seiten-
wechsel die Seitennumerierung und/oder der Empfängerhinweis in
"Elite" gedruckt!
Anwender-Variablen:
Folgende Anwender-Variablen stehen zur Verfügung:
_DATUM Aktuelles Systemdatum │ Abkürzung _DAT
_SEITE Seitennummerierung │ _SEI
Die Seitennummerierung wird normalerweise automatisch
vorgenommen. Sie können aber mit "_SEITE" die aktuelle
Seitennummer in den Text einfügen.
Adresse:
_ADR1 Anrede
_ADR2 Name 1
_ADR3 Name 2
_ADR4 Straße
_ADR5 Postleitzahl
_ADR6 Ort
Die Adresse kann beim Druck eines Einzelbriefes oder beim
Textdruck, wenn "Briefkopf drucken" eingestellt ist, manuell
eingegeben bzw. geändert werden. Die einzelnen Bestandteile
können Sie in den Text einfügen. Die ist auch nützlich, wenn
Sie sich einen eigenen Briefkopf als Textbaustein erstellen
möchten!
Bezug:
_IN Ihre Nachricht vom
_IZ Ihr Zeichen
_UN Unsere Nachricht vom
_UZ Unser Zeichen
Für die Bezugs-Angaben gilt das gleiche wie oben!
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24.5 Rechnen im Text und Anwenderfunktionen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Vielfach sind die in einer Datenbank abgelegten Daten in dieser
"Rohform" nicht direkt für einen Brief oder für Etiketten-Auf-
kleber zu gebrauchen. Es fehlt noch ein kleiner Rechenschritt.
Hier kann aliBRIEF² Ihnen weiterhelfen. Fügen Sie bei Bedarf Re-
chenformeln in Ihren Text ein. Die Rechenformel wird ausgewer-
tet und das Ergebnis wird ausgedruckt. Erlaubt sind die Grund-
rechenarten (+, -, *, /) sowie Potenzen (**) und Klammeraus-
drücke mit beliebiger Schachtelung. Einen Sonderfall stellen
die Operatoren für Inkrement (Erhöhung) sowie Dekrement
(Verminderung) dar. Sie gestatten beispielsweise den Ausdruck
von laufenden Nummern bei Etiketten-Aufklebern!
Für Rechenformeln im Text können Feldvariablen, Konstanten und
die genannten Operatoren verwendet werden.
Eine Formelvariable wird in eckige Klammern eingeschlossen und mit
einem "@"-Zeichen eingeleitet:
[@NETTO * 1.14]
NETTO ist hier ein Datenbankfeld. Als Dezimaltrenner muß der Punkt
"." verwendet werden. Verschachtelte Klammerausdrücke sind erlaubt!
Eine besondere Bedeutung haben die folgenden Operatoren, die NICHT
mit einem "@"-Zeichen eingeleitet werden:
[%2] Dezimalstellen-Formatierung von Ergebnissen
[++] Inkrement (Erhöhung)
[--] Dekrement (Verminderung)
Die Anwendung von Rechenformeln im Text soll an zwei Beispielen
dargestellt werden.
Im ersten Beispiel wird angenommen, daß eine Rechnung mit
aliBRIEF² geschrieben werden soll. Die Daten für "Nettobetrag",
"Stückzahl" und "Mehrwertsteuersatz" befinden sich in einer
(geladenen) Datenbank. Zunächst soll der Gesamt-Nettobetrag er-
mittelt werden:
Nettosumme [@NETTO * ANZAHL]
"NETTO" und "ANZAHL" sind die entsprechenden Felder aus der
(angenommenen) Datenbank. Der Ausdruck "[@NETTO * ANZAHL]"
wird beim Drucken durch das Ergebnis ersetzt. Gerechnet wird
immer mit höchster Genauigkeit (16 Stellen) und 8 Nachkomma-
stellen. Das Ergebnis könnte also so aussehen
Nettosumme 244.40000000
Für die Festlegung der anzuzeigenden Dezimalstellen steht der
Operator "[%n]" zur Verfügung, wobei für 'n' ein Wert von 0 bis
8 angegeben werden kann. Die Rechenformel sollte also so ausse-
hen
Nettosumme [@NETTO * ANZAHL] [%2]
um ein Ergebnis mit zwei Nachkommastellen zu erhalten:
Nettosumme 244.40
Abschließend sollen nun auch noch der Mehrwertsteuer-Betrag und
der Brutto-Endbetrag ermittelt und ausgedruckt werden:
+ [MWST]% MwSt [@NETTO / 100 * MWST] [%2]
Gesamtbetrag [@NETTO * (1 + (MWST / 100))] [%2]
WICHTIGER HINWEIS: Eine Rechenformel darf nicht länger als 120
Zeichen sein. Oder anders ausgedrückt: Eine Rechenformel muß
vollständig in einer Zeile stehen!
Das zweite Beispiel soll demonstrieren, wie Etiketten-Aufkleber
mit einer fortlaufenden Nummerierung ausgedruckt werden können.
Konkrete Anwendungsbeispiele wären etwa Warenetiketten oder
Disketten-Aufkleber mit einer fortlaufenden Seriennummer. Be-
trachten wir nur den Teil des Etiketten-Formulars, der die lau-
fende Nummer liefern soll (nähere Hinweise für Etiketten-Druck
finden Sie unter "Etiketten drucken"):
Seriennummer 100 [++]
Findet aliBRIEF² während des Druckens (Brief, unformatierter Text
oder Etikett) einen solchen Ausdruck, geschieht folgendes
- zunächst wird die Konstante "100" in den zu
druckenden Text geschrieben:
Seriennummer 100
- anschließend wird der Konstanten-Ausdruck "100" um 1
erhöht und in den (Original-)Text zurückgeschrieben:
Seriennummer 101 [++]
Wenn Sie diesen Text/dieses Formular das nächste mal drucken
wird der Etiketten-Aufkleber (oder was auch immer) so aussehen:
Seriennummer 101
und der Text/das Formular sieht so aus
Seriennummer 102 [++]!
Wenn Sie den Operator "[--]" verwenden, wird die vorausgehende
Konstante um 1 vermindert. Diese beiden Operatoren verändern
also im Gegensatz zu allen anderen Operatoren, die nur den Aus-
druck beeinflussen, den Text selbst! Beachten Sie bitte, daß
nur ganzzahlige Werte (Integer-Werte) ausgewertet werden kön-
nen!
Eine weitere Anwendungsmöglichkeit des Inkrement-Operators wäre
beispielsweise eine fortlaufende Rechnungs-Nummer
Rechnung Nummer 13 [++]
Anwender-Variablen und IF-Ausdrücke:
Sie können innerhalb eines Textes bis zu 20 freie Anwender-
variablen verwenden, diesen Werte zuweisen und sie in Formeln oder
IF-Ausdrücken auswerten. Die Anwendervariablen haben die Namen
FVAR1 bis FVAR20. Einige Anwendungsbeispiele:
Zusweisung:
Jeder Anwendervariablen muß zunächst ein Wert zugewiesen werden. Z.B.
[@FVAR1 := 10]. Als Zuweisungsoperator muß unbedingt ":=" verwendet
werden! Außer numerischen Werten können auch Zeichenketten oder Datums-
werte zugewiesen werden: [@FVAR12 := "Sehr geehrter Herr!"] oder
[@FVAR20 := DATUM]. Im letzten Beispiel ist DATUM ein Datenbankfeld
vom Type 'DATUM'!
Da bei der Wertezuweisung der zugewiesene Wert auch ausgedruckt wird,
können Sie eine 'Feste Länge 0' vorgeben: [#00@FVAR1 := 10]! Jetzt
wird das Ergebnis der Zuweisung nicht gedruckt!
Auswertung in Formeln:
Die Anwendervariablen können in Rechenformeln ausgewertet
werden. Z.B. 'Rabatt = [@NETTO * (FVAR1/100)]'.
IF-Ausdrücke:
Nehmen wir an, Sie möchten in einem Brief wahlweise die Floskel "Sehr
geehrter Herr!" oder "Sehr geehrte Dame!" verwenden. Ist ein Datenbank-
feld vorhanden, daß ein entsprechendes Kennzeichen enthält,
könnte die Lösung so aussehen:
[@IF(GESCHL = "M","Sehr geehrter Herr!","Sehr geehrte Dame!")]
IF ist eine Funktion mit drei Parametern. Der erste Parameter liefert
eine Bedingung (GESCHL = "M"). Ist diese Bedingung wahr, wird der
zweite Parameter ("Sehr geehrter Herr") ausgedruckt! Ist die Bedingung
nicht wahr, wird der dritte Parameter gedruckt! Alle Parameter werden
durch Komma "," voneinander getrennt! Zeichenketten müssen immer in
Anführungszeichen "" gesetzt werden!
WICHTIGER HINWEIS: Bei schwerwiegenden Syntaxfehlern wird der Druck
abgebrochen! Korrigieren Sie den Ausdruck und
starten Sie den Druck neu!
Kalkulator/Taschenrechner:
Mit dem Kalkulator können Sie Berechnungen ausführen und das Ergeb-
nis anschließend in den Text einfügen.
Bewegen Sie den Cursor im Text auf die erste Stelle einer Ziffern-
zeichenkette, wird diese als Anfangswert in den Kalkulator über-
nommen. Der Kalkulator wird mit Alt-K aufgerufen.
Die Bedienung entspricht weitestgehend einem "normalen"
Taschenrecher.
Funktionen:
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division
E Exponieren
W Wurzel
% Prozent von ...
# Vorzeichen umkehren
ENTER Berechnung/Ergebnis
C Aktuellen Wert löschen
F10 Ergebnis in Text einfügen
ESC Abbrechen
M Inhalt des Speichers
Bild-oben Wert zum Speicher addieren
Bild-unten Wert vom Speicher abziehen
Bei der Übernahme einer Berechnung in Text sollten Sie folgendes
beachten: Das Ergebnis wird als Zeichenkette an der aktuellen
Cursorposition eingefügt. Als Trennzeichen wird ein Punkt "." ver-
wendet. Da mit höchster Genauigkeit gerechnet wird (30 Stellen!),
werden die nachfolgenden Nullen des Dezimalteils unterdrückt!
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24.6 Text formatieren
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Formatieren Sie Ihren Text rechts- oder linksbündig, zentriert
oder im Blocksatz.
Die Formatierung wird immer innerhalb des einzustellenden Lin-
ken und Rechten Randes vorgenommen. Um den Rechten Rand einzu-
stellen, drücken Sie bitte die Tasten ALT-R, für den Linken
Rand bitte die Tasten ALT-L. Tragen Sie nun die Werte ein.
Sind die Werte größer als Null und kleiner als 76 werden die
Positionen im Zeilenlineal mit "]" bzw. "[" markiert. Beachten
Sie bitte, daß der linke und rechte Rand Bestandteile des Textes
wird. Nach dem Laden des Textes finden Sie diese Einstellungen
automatisch vor.
Beachten Sie bitte: In manchen Fällen kann es notwendig sein,
den Rechten Rand auf 0 (Null) zu setzen. Dies ist insbesondere
dann der Fall, wenn Sie Rechenformeln (siehe "Rechnen im Text")
in den Text einfügen. Eine Rechenformel kann leicht den einge-
stellten Rechten Rand überschreiten. Um dann einen unerwünsch-
ten Zeilenumbruch zu vermeiden, sollte der Rechte Rand während
der Eingabe von Rechenformeln auf Null gesetzt werden. In die-
sem Fall wird nämlich der Zeilenumbruch ausgeschaltet.
Die nachfolgenden Optionen beziehen sich auf einen Textblock,
sofern ein solcher markiert worden ist!
Linksbündig:
Markieren Sie die gewünschte Zeile und drücken Sie STRG-F4
(Ctrl-F4). Wiederholen Sie dies für jede zu formatierende
Zeile. Jede Textzeile wird dann linksbündig an die angegebene
Stelle verschoben. Gleichzeitig werden alle Mehrfach-Leerstel-
len entfernt. Eine Ausnahme bilden Feldvariablen (siehe unten
"Feldvariablen in formatierten Textzeilen"). Es wird jeweils
eine Zeile formatiert. Beachten Sie bitte, daß sich der linke
Rand nur auf den Textbereich bezieht. Der hier angegebene linke
Rand wird zu dem im Menü "Anwender/Drucker einstellen"
angegebenen linken Rand des Gesamtdokumentes hinzuaddiert!
Rechtsbündig:
Markieren Sie die gewünschte Zeile und drücken Sie STRG-F3
(Ctrl-F3). Wiederholen Sie dies für jede zu formatierende
Zeile. Jede Textzeile schließt dann an der Position des
"Rechten Randes" rechtsbündig ab. Auf der linken Seite werden
entsprechend viele Leerstellen angefügt. Gleichzeitig werden
alle Mehrfach-Leerstellen innerhalb des Textes entfernt. Eine
Ausnahme bilden Feldvariablen (siehe unten "Feldvariablen in
formatierten Textzeilen").
Blocksatz:
Markieren Sie die gewünschte Zeile und drücken Sie STRG-F5
(Ctrl-F5). Wiederholen Sie dies für jede zu formatierende
Zeile. Jede Textzeile wird dann innerhalb dieses Bereiches
(zwischen dem angegebenen linken und rechten Rand) im Blocksatz
formatiert. Für den Blocksatz werden zwischen den Worten so
viele Leerzeichen eingefügt, bis die Textzeile am linken und
rechten Rand bündig abschließt!
Zentriert:
Markieren Sie die gewünschte Zeile und drücken Sie STRG-F6
(Ctrl-F6). Wiederholen Sie dies für jede zu formatierende
Zeile. Jede Textzeile wird dann innerhalb dieses Bereiches
(zwischen dem angegebenen linken und rechten Rand) zentriert
formatiert.
Feldvariablen in formatierten Textzeilen:
Die Werte von Feldern, die als Feldvariablen eingefügt wurden,
werden normalerweise in ihrer entsprechenden Länge an der Posi-
tion in eine Zeile eingefügt, an der die linke eckige Klammer
"[" gefunden wird. Damit die rechts- oder linksbündige bzw.
Blocksatz-Formatierung nicht überschrieben wird, können Sie
folgendermaßen vorgehen:
Veranlassen Sie aliBRIEF², die Feldwerte mit einer festen Länge
einzufügen (siehe "Textvariablen mit fester Länge"). Fügen Sie
innerhalb der eckigen Klammern "[]" so viele Leerzeichen hinter
den Feldnamen ein, daß die Gesamtlänge der Feldvariablen, ein-
schließlich der eckigen Klammern, der gewünschten festen Länge
entspricht.
Beispiel: Folgende Zeile soll rechtsbündig ausgedruckt werden,
unabhängig vom Inhalt des Feldes SALDO:
Bitte begleichen Sie den Saldo von [SALDO] DM.
Nehmen wir an, die Länge der Ziffern beträgt insgesammt
höchstens 12 Stellen (123456789.12), so sollte die Feldvariable
folgendermaßen aussehen:
Bitte begleichen Sie den Saldo von [#12SALDO ] DM.
Der Feldvariablen-Ausdruck ist genau 12 Stellen lang.
Formatieren Sie jetzt die Zeile mit STRG-F3 rechtsbündig:
Bitte begleichen Sie den Saldo von [#12SALDO ] DM.
Die Leerstellen innerhalb der eckigen Klammern werden dabei
nicht entfernt und der Text wird anschließend unabhängig vom
Inhalt des Feldes SALDO rechtsbündig ausgedruckt!
Beachten Sie bitte, daß die Zeilenformatierung keine Wirkung
auf MEMO-Felder hat!
Zeilenumbruch:
Wenn Sie Strg-ENTER drücken, wird für den nachfolgenden Absatz
(Absatz = Textzeilen bis zur nächsten Leerzeile)
ein Zeilenumbruch durchgeführt. Geben Sie zuerst den ge-
wünschten Rechten Rand (und Linken Rand) ein, an dem umgebro-
chen werden soll. Anschließend werden Zeilen, die mehr Text
enthalten, verkürzt und der überhängende Teil wird an den An-
fang der nächsten Zeile verschoben. Enthält die Zeile weniger
Text als der mit dem Rechten Rand (und Linken Rand) bestimmte
Bereich, wird entsprechender Text aus der nachfolgenden Zeile
angefügt. Der Umbruch wird an einer Leerstelle oder einem Spie-
gelstrich "-" vorgenommen.
Zeilenumbrüche oder Zeilenschaltungen werden automatisch wäh-
rend der Erfassung vorgenommen, wenn der Cursor über den Rech-
ten Rand "rutscht". Sobald Sie ein Leerzeichen einfügen, wird
die aktuelle Zeile umgebrochen. Der Teil, der über den Rechten
Rand hinausgeht wird in die nächste Zeile übernommen. Dabei
wird eine Leerzeile eingefügt.
Sie können auch Zeilenschaltungen für einen gesamten Absatz
vornehmen. Unter einem Absatz wird dabei der Text ab der Cur-
sorposition (Zeilenposition) bis zur nächsten Leerzeile ver-
standen. Markieren Sie die den Anfang des Absatzes und drücken
Sie die Tasten Strg-ENTER (CTRL-ENTER). Hat der `Absatz` zu viele
Zeilen, wird der Umbruch mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
Wiederholen Sie dann den Vorgang ab der ersten nicht bearbeiteten
Zeile!
Möchten Sie einen bestimmten Teil einer Zeile in die nächste
Zeile umbrechen, so markieren Sie bitte das erste Zeichen, das
in die nächste Zeile übertragen werden soll und drücken Sie
ENTER. aliBRIEF² fügt eine Leerzeile ein und überträgt den Text
ab der Stelle, an der der Cursor steht, in diese Zeile.
Beachten Sie bitte, daß beim Zeilenumbruch der Linke Rand eben-
falls berücksichtigt wird.
Tabulatoren und Stoppzeichen
Geben Sie bitte die Schrittweite für die Standard-Tabulatoren
ein. Es sind Werte zwischen 1 und 40 erlaubt. Betätigen Sie dazu
die Tasten Alt-T oder wählen Sie die Option im Menü.
Ist der Einfügemodus eingeschaltet, fügt das Programm beim
Betätigen der TAB-Taste eine entsprechende Anzahl Leerzeichen ab
der Cursorposition ein!
Alternativ können Sie auch Stoppzeichen verwenden. Z.B.:
Sie lieferten heute ab Ihrem Lager in [] folgende Artikel:
Wenn Sie jetzt die TAB-Taste drücken, positioniert aliBRIEF²
den Cursor hinter das Stoppzeichen "[]". Mit Shift-TAB wird
ein vorhergehendes Stoppzeichen gesucht! Gesucht wird immer
in der aktuellen Zeile!
HINWEIS: Tabulatoren werden mit dem Text gespeichert, und
stehen nach dem Laden automatisch zur Verfügung!
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24.7 Text suchen und ersetzen
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Text suchen:
Drücken Sie die F2-Taste, um nach Einträgen im aktuellen Text
zu suchen. Geben Sie die gewünschte Textstelle ein und drücken
Sie ENTER. Wurde der Eintrag gefunden, öffnet sich am unteren
Rand ein Fenster und zeigt Ihnen die Fundstelle in der Text-
zeile an. Sie können jetzt mit F2 die nächste Fundstelle su-
chen, mit F10 den Cursor in die Zeile der Fundstelle positio-
nieren oder die Suche mit ESC abbrechen.
Text suchen und ersetzen
Möchten Sie bestimmte Begriffe oder Textteile durch andere er-
setzen, so drücken Sie bitte die F10-Taste. Geben Sie nun den
gesuchten Begriff oder den gesuchten Textteil und anschließend
den Ersatz-Begriff ein. Zum Beispiel "DM" und "US $". Wird der
Suchbegriff gefunden, öffnet sich am unteren Rand des Bild-
schirms ein Fenster und zeigt Ihnen die Fundstelle an. Drücken
Sie nun
die F2-Taste, wenn der Suchbegriff ersetzt und
weitergesucht werden soll oder
die F10-Taste, wenn alle Fundstellen automatisch
ersetzt werden sollen oder
die ESC-Taste, wenn die Suche abgebrochen werden soll
oder
eine andere Taste, wenn die Fundstelle übergangen werden
und weitergesucht werden soll.
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24.8 Linien und Rahmen zeichen
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Sie können jedes beliebige Grafik- und Sonderzeichen (ab ASCII-
32) über die Tastattur in den Text einfügen. Zeichen, die nicht
unmittelbar über die Tastatur zugänglich sind, werden auf fol-
gende Art eingefügt:
Halten Sie die ALT-Taste gedrückt und tippen Sie den
ASCII-Code des gewünschten Zeichens auf dem Ziffernblock
Ihrer Tastatur ein. Zum Beispiel
ALT und 251 für das Wurzelzeichen "√".
aliBRIEF² fügt aber auch automatisch waagerechte oder senkrechte
Linien sowie Rahmen in Ihren Text ein.
Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der eine Linie einge-
fügt werden soll. Wenn Sie einen Rahmen zeichnen möchten, mar-
kieren Sie bitte die linke obere Ecke des Rahmens. In diesem
Fall sollte oberhalb und unterhalb des Bereiches, der umrahmt
werden soll, jeweils eine Leerzeile vorhanden sein. Drücken Sie
nun die Tasten ALT-F10. Die markierte Cursorstelle ist bereits
als Koordinate für den Ausgangspunkt vorgegeben. Tragen Sie
jetzt noch den Endpunkt ein:
Wenn Sie eine waagerechte Linie zeichnen möchten, so müssen Sie
den Wert für "Spalte" verändern.
Wenn Sie eine senkrechte Linie zeichnen wollen, muß der Wert
für Zeile geändert werden.
Um einen Rahmen zu zeichnen, müssen Sie die Koordinaten für den
unteren rechten Punkt eintragen!
HINWEIS: Ist ein Block markiert, werden die Zeilen-Koordinaten
vorgegeben. Sie müssen dann nur noch die Spaltenposi-
tion angeben!
Beachten Sie bitte, daß unabhängig vom Einfüge-Modus eine Linie
oder ein Rahmen immer in den Text eingefügt wird. Es wird also
in keinem Fall Text überschrieben!
Rahmen um Feldvariablen und Rechenformeln
Feldvariablen können nur sinnvoll eingerahmt werden, wenn Sie
mit einer festen Länge (siehe dort) versehen werden. Das glei-
che gilt für Text, der Feldvariablen enthält. Die Umrahmung von
Rechenformeln wird nicht unterstützt! Die Umrahmung von MEMO-
Feldvariablen führt ebenfalls nicht zu sinnvollen Ergebnissen!
HINWEIS: Ändern sich innerhalb eines umrahmten Bereiches beim
Ausdruck die Schriftgrößen, beispielsweise durch die Steuerzei-
chen für "Kleinschrift" oder "Breitschrift", so kann dies zu
unerwünschten Druckergebnissen führen. Sie sollten grundsätz-
lich zuerst einen Textbereich umrahmen und erst anschließend
Drucker-Steuerzeichen einfügen.
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24.9 Drucken
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Sie können den aktuellen Text aus dem Editor heraus drucken.
Wählen Sie dazu die Option "Drucken" aus dem Menü oder betäti-
gen Sie die Tasten Alt-P. Nähere Hinweise zum Drucken finden
Sie auch unter 27 Einen Einzelbrief drucken, 28 Den Serien-
brief-Druck starten und 32 Textdruck/Etiketten drucken.
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24.10 Die Tastenfunktionen in der Übersicht
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F1 Hilfetext aufrufen
F2 Text suchen
F3 Textinfo zeigen/editieren
F4 Auszug speichern
F5 Auszug einfügen
F6 Zeile(n) einfügen
F7 Zeile(n) löschen
F8 Eine Feldvariable einfügen
F9 Einen Text an der aktuellen Zeile einfügen
F10 Menü
ALT-F1 Tastaturhilfe ein-/ausschalten
ALT-F2 Suchen und Ersetzen
ALT-F10 Linien und Rahmen zeichnen
ALT-B Block markieren
ALT-E Blockmarkierung aufheben
ALT-K Kalkulator/Taschenrechner
ALT-L Linken Rand einstellen
ALT-M Textabkürzung -> Langtext
ALT-R Rechten Rand einstellen
ALT-T Tabulatoren setzen
ALT-P Drucken
SHIFT-F1 Attribut-Menü aufrufen
STRG-F3 Rechtsbündig formatieren
STRG-F4 Linkssbündig formatieren
STRG-F5 Blocksatz-Formatierung
STRG-F6 Zentriert formatieren
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24.11 Einen Text beim Drucken einfügen
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Alternativ zu der Option, Text aus Fremddateien an den Text anzu-
hängen (Verschiedenes/Import) oder einzufügen (F9), können Sie
auch Fremdtexte beim Drucken einfügen. Beispiel:
[$C:\ALIBRIEF\MAHNUNG1.TXT]
Hier gelten die gleichen Vereinbarungen wie beim Einfügen von MEMO-
Feldern! Setzen Sie hier das "$"-Zeichen vor den Pfadnamen!
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25 Eine Datenbankdatei wählen
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Markieren Sie bitte die Option "Daten/Datei laden" und bestäti-
gen Sie mit ENTER. Ist bereits eine Datenbankdatei für den ak-
tuellen Text angemeldet, erhalten Sie einen entsprechenden Hin-
weis. Ist noch kein aktueller Text gewählt oder angemeldet, er-
halten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung.
Sie werden zunächst aufgefordert, das Laufwerk und anschließend
das gewünschte Verzeichnis zu wählen. Standardmäßig schlägt das
Programm das Laufwerk C: und das aktuelle Verzeichnis
(beispielsweise \ALIBRIEF\) vor. Haben Sie mit "Verschiedenes/Pfad
(Daten)" einen Suchpfad für Dateien angegeben, wird dieses Ver-
zeichnis angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Datei mit den
Cursortasten und drücken Sie bitte ENTER. Hat die Datendatei
eine andere Namenserweiterung als DBF, so tragen Sie diese Er-
weiterung ein.
aliBRIEF² kann alle Datenbankdateien im dBASE III-Plus-Format
verarbeiten. Es wird geprüft, ob die gewählte Datenbank ein
gültiges Format besitzt. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehler-
meldung. Handelt es sich um eine Datenbank im dBASE IV-Format,
können Sie mit "Verschiedenes/dBASE IV ..." eine konvertierte
Kopie erstellen und diese anschließend laden (siehe auch
Konvertieren von dBASE IV-Dateien).
Zum Lieferumfang gehört die Adressen-Datenbank ABR_ADR. Mit der
Option "Datei/Editieren" können Sie Adressen erfassen, ändern
oder löschen. Beachten Sie bitte die Hinweise unter "43 Der Daten-
BROWSER".
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26 Einen Index erstellen
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Bevor ein Index für die Reihenfolge des Serienbriefdrucks er-
stellt werden kann, muß eine Datenbankdatei angemeldet worden
sein (siehe oben).
Wählen Sie bitte den Menüpunkt "Daten/Index" und bestätigen Sie
mit ENTER. Ist bereits ein Index angemeldet, erhalten Sie einen
entsprechenden Hinweis.
Angezeigt werden alle Felder der geöffneten Datenbank mit Aus-
nahme von Logischen und Memo-Feldern! Bewegen Sie jetzt auch
hier die Hervorhebung auf das gewünschte Feld und bestätigen
Sie mit ENTER. Anschließend erstellt aliBRIEF² eine Indexdatei,
die nach dem Verlassen des Programmes automatisch gelöscht
wird. Der Hinweis auf das gewählte Indexfeld wird jedoch mit
dem Text gespeichert. Wird der Text später wieder geladen, er-
stellt das Programm die Indexdatei automatisch.
Für die Indizierung nach einem Datumsfeld stehen folgende Alterna-
tiven zur Verfügung:
- Datumswert (STANDARD): sortiert nach JJ.MM.TT
- nur Tag : sortiert nach TT
- nur Monat : sortiert nach MM
- Tag im Monat : sortiert nach MM.TT
Wählen Sie "Aufsteigend" oder "Absteigend" für die gewünschte Sor-
tierfolge.
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27 Einen Einzelbrief drucken
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Haben Sie einen Text geladen oder angemeldet, kann ein Einzel-
brief gedruckt werden. Wurden Textvariablen "per Hand" in den
Text eingefügt (siehe "24.4 Feldvariablen, Attribute ..."), so
achten Sie bitte darauf, daß die entsprechende Datenbankdatei
geladen ist (siehe "25 Eine Datenbankdatei wählen"). Die Info-
zeile zeigt Ihnen in jedem Fall, ob dies der Fall ist.
Standardmäßig wird das Systemdatum des DOS als Briefdatum ein-
gefügt. Wenn Sie dieses Datum ändern möchten, verwenden Sie
bitte die Option "Verschiedenes/Datum ändern" (siehe dort).
Beachten Sie auch, daß mit dem Menüpunkt "Anwender/Drucker" die
Schriftqualität bzw. die Schriftdichte gewählt weden kann
(siehe "Drucker"). Die Gestaltung Ihres Brief-Layouts können
Sie mit "Brief-Druck/Layout" festlegen! Eine Bildschirmkontrolle des
Ausdrucks können Sie mit "Brief-Druck/Ausgabe Bildsch." vornehmen
(siehe Bildschirmkontrolle des Ausdrucks).
Ist der geladene Text mit einer Datenbank verknüpft, können Sie
jetzt entweder eine Suchbedingung für die Auswahl eines Daten-
satzes angeben, oder einen Datensatz aus einer Bildschirmliste
wählen.
Auswahlliste:
Drücken Sie die F4-Taste. Wählen Sie nun den gewünschten Daten-
satz mit den Cursortasten und ENTER aus. Sie können aber auch
innerhalb der Liste nach einem Eintrag suchen. Markieren Sie
dazu das gewünschte Feld. (Zur Auswahl werden Ihnen immer maxi-
mal sechs Felder angeboten: Haben Sie die Adressenfelder be-
stimmt, so zeigt Ihnen das Programme diese Felder in der Liste.
Wurden keine Adressenfelder bestimmt, werden die ersten sechs
Felder der Datenbank in die Liste aufgenommen!) Wählen Sie
einen Datensatz mit den Cursortasten. Werden nicht alle Felder
im Auswahlfenster angezeigt, so können Sie den Ausschnitt mit
den Cursor-Tasten verschieben. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit
ENTER. Möchten Sie einen bestimmten Eintrag in den angezeigten
Feldern suchen, so markieren Sie bitte das entsprechende Feld
(die entsprechende Spalte) und drücken Sie die F2-Taste. Geben
Sie jetzt den Suchbegriff (eine Zeichenkette, eine Zahl oder
ein Datum) ein. Ist ein entsprechender Eintrag vorhanden, wird
der Datensatz markiert!
Suchbedingung:
- Wählen Sie zuerst das Feld der geladenen Datenbankdatei.
Logische und Memofelder können nicht verwendet werden!
- Bestimmen Sie anschließend den Operator, der denFeldwert mit
dem Suchwert verknüpft. Wählen Sie "=" für GLEICH, wird der
erste Satz gefunden, dessen Feld den Suchwert als
Teilzeichenkette enthält. Beispielsweise findet "dorf" den
Satz mit "Düsseldorf".
- Als Suchwert sind Ziffern, Zeichen oder ein Datum in der Form
tt.mm.jj, je nach Feldtyp, erlaubt.
Die erfaßte Suchbedingung wird nicht gespeichert!
Bestätigen Sie die Angaben mit "j" und ENTER.
Drücken Sie dagegen die F10-Taste, wird der erste oder aktuelle
Satz der Datenbank ausgewertet!
In allen Fällen können Sie anschließend die Adresse ändern oder
eingeben. Sind für das Brieflayout auch Bezugs-Angaben vorgese-
hen, so können Sie diese ebenfalls erfassen.
Abschließend erhalten Sie noch einmal Gelegenheit, das
Druckerpapier einzurichten bzw. den Drucker druckbereit zu ma-
chen. Betätigen Sie sicherheitshalber noch einmal die "FORM-
FEED"-Taste an Ihrem Drucker, bevor Sie das Papier einrichten!
ACHTUNG: Wenn Sie "Hintergrunddruck" aktiviert haben (siehe
Hintergrunddruck), werden die Druckinformationen in einer Datei
auf Ihrer Festplatte abgelegt. Sie können anschließend mit dem
Programm weiterarbeiten, während der Druck im "Hintergrund"
erfolgt.
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28 Den Serienbrief-Druck starten
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Folgende Voraussetzungen sollten oder müssen erfüllt sein, be-
vor der Serienbrief-Druck gestartet werden kann:
1) Ein Text muß geladen oder angemeldet sein ("Einen neuen
Text erfassen" oder "Einen Text laden").
2) Eine Datenbankdatei muß geladen sein ("Eine Datenbank-
datei wählen").
3) Die Anschriften-Felder sollten gewählt worden sein
("Die Anschriften-Felder wählen").
4) Standardmäßig wird das Systemdatum des DOS als Brief-
datum eingefügt. Wenn Sie dieses Datum ändern möchten,
verwenden Sie bitte die Option "Verschiedenes/Datum än-
dern" (siehe "Das Briefdatum ändern").
5) Die gewünschte Schriftqualität bzw. Schriftdichte
sollte mit der Option "Anwender/Drucker einstellen"
eingeschaltet sein. Dies ist jedoch nur notwendig, wenn
Sie von der bisherigen oder der Standard-Einstellung ab-
weichen möchten.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wählen Sie bitte die Option
"Brief-Druck/Serienbrief" oder veranlassen Sie zuerst einen Pro-
bedruck des Textes. Verwenden Sie dazu die Funktion
"Brief-Druck/Brief (Einzel-)" (siehe Einzelbrief drucken). Eine
Bildschirmkontrolle des Ausdrucks können Sie mit
"Brief-Druck/Ausgabe Bildsch." vornehmen (siehe Bildschirmkontrolle
des Ausdrucks).
Haben Sie "Drucken/Serienbrief" gewählt, gibt aliBRIEF² Ihnen die
Gelegenheit, bis zu drei Suchbedingungen festzulegen, die alle
mit dem UND-Operator verbunden werden. Das heißt, alle festge-
legten Suchbedingungen müssen zutreffen, wenn ein Datensatz
ausgewertet und ein entsprechender Brief gedruckt werden soll.
Soll für alle Sätze der Datenbankdatei ein Brief gedruckt wer-
den, so löschen Sie gegebenenfalls die Bedingungen mit F9
(Funktionstaste 9) und betätigen Sie abschließend die F10-
Taste.
Eine Suchbedingung erfassen
Wenn eine Suchbedingung erfaßt werden soll, drücken Sie bitte
die ENTER-Taste. Sofort öffnet sich eine Feldliste, aus der Sie
ein Feld auswählen können. ESC bricht diesen Vorgang ab.
Haben Sie ein Feld gewählt (Logische und MEMO-Felder sind nicht
erlaubt und werden auch nicht in die Auswahlliste aufgenommen)
wird Ihnen anschließend ein Operator zur Auswahl angeboten. Der
Operator verknüpft das gewählte Feld mit dem noch einzugebenden
Suchwert. Wählen Sie ein Zeichenfeld und den GLEICH-Operator
"=", so wird der erste Satz gesucht, der den Suchbegriff als
Teilzeichenkette enthält. "Siemens" findet beispielsweise den
Feldwert "Siemens AG". Geben Sie bitte KEINE Anführungszeichen
ein! Für ein Datumsfeld geben Sie bitte das Datum im Format
TT.MM.JJ ein.
Selektieren nach Datumsbestandteilen (in DATUMS-Feldern!):
Sie können nach folgenden Datumsbestandteilen selektieren,
sofern das gewählte Feld vom Typ DATUM ist:
Tag im Monat - Eingabe: xx.xx.00 Beispiel: 13.01.00
Monat im Jahr - Eingabe: 00.xx.xx Beispiel: 00.03.90
Nur Jahr - Eingabe: 00.00.xx Beispiel: 00.00.91
Nur Monat - Eingabe: 00.xx.00 Beispiel: 00.04.00
Wenn Sie eine zweistellige Jahresangabe machen, wird das
Jahrhundert '19' angenommen. In allen anderen Fällen müssen Sie
eine 4-stellige Jahresangabe machen. Beispiel: 00.03.1890!
Beachten Sie bitte: Die ersten beiden Optionen führen nur mit dem
GLEICH-Operator zu sinnvollen Ergebnissen. Verwenden Sie für
Bereichs-Selektionen zwei Bedingungen. Zum Beispiel
GEBDATUM > 31.12.89
GEBDATUM < 1.2.90
um den Monat Januar 1990 zu selektieren!
Selektieren nach Einträgen in Logischen Feldern:
Nur der GLEICH- und der UNGLEICH-Operator führen zu sinnvollen
Ergenissen. Für WAHR (.T.) geben Sie bitte alternativ folgende
Suchwerte ein: T, t, w, W, j, J, .t. oder .T. ein. ALLE ANDEREN
Einträge werden als FALSCH (.F.) interpretiert.
Die erfaßte Suchbedingung wird mit dem Dokument gespeichert
und steht beim nächsten Aufruf automatisch zur Verfügung.
Das heißt, Sie brauchen nach einem nochmaligen Laden des
Textes die Suchbedingung(en) nicht erneut zu erfassen.
Selbstverständlich können Sie die Suchbedingung(en) aber jeder-
zeit überschreiben oder löschen (siehe unten), wenn Sie dies
wünschen. Der Druck wird ausgelöst, wenn Sie die F10-Taste
drücken. ESC bewirkt einen Abbruch und die Rückkehr zum Haupt-
menü.
Bedingungen löschen oder ändern
Eine bereits vorhandene Suchbedingung kann jederzeit gelöscht
oder geändert werden. Nachdem Sie "Brief-Druck/Serienbrief"
aufgerufen haben, blättert das Programm durch Betätigen der
Leertaste zwischen den Suchbedingungen. Markieren Sie die
gewünschte Suchbedingung auf diese Weise und löschen Sie die
Bedingungen mit F9 oder überschreiben Sie die Bedingung
mit ENTER.
Den Serienbrief-Druck auslösen
Nach der Erfassung der Suchbedingungen wird der Druck mit der
F10-Taste ausgelöst. Prüfen Sie bitte zuvor, ob der Drucker
eingeschaltet und druckbereit ist!
Abschließend erhalten Sie noch einmal Gelegenheit, das Endlos-
Papier einzurichten. Betätigen Sie sicherheitshalber noch ein-
mal die "FORM-FEED"-Taste an Ihrem Drucker, bevor Sie das Pa-
pier einrichten! Alle Änderungen der Druckereinstellungen sind
nur für den aktuellen Druckauftrag gültig!
ACHTUNG: Wenn Sie "Hintergrunddruck" aktiviert haben (siehe
Hintergrunddruck), werden die Druckinformationen in einer Datei
auf Ihrer Festplatte abgelegt. Sie können anschließend mit dem
dem Programm weiterarbeiten, während der Druck im "Hintergrund"
erfolgt.
Den Druck abbrechen
Sie können den Druck mit der F10-Taste oder der ESC-Taste ab-
brechen. Ein begonnener Brief wird jedoch fertiggedruckt. Der
Zwischenpuffer des Druckers wird allerdings nicht gelöscht! Je
nach Kapazität dieses Zwischenspeichers werden unter Umständen
noch einige Briefe ausgedruckt, nachdem Sie die F10-Taste ge-
drückt haben. In diesem Fall sollten Sie den Drucker kurz aus-
und wieder einschalten. Stellen Sie aber sicher, daß aliBRIEF²
zuvor wieder das Hauptmenü aufgerufen hat!
Den Hintergrunddruck können Sie mit der Option "Brief-
Druck/Druck abbrechen" abbrechen!
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29 Bildschirmkontrolle des Ausdrucks
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Jeder Ausdruck kann auf den Bildschirm umgeleitet werden.
Schalten Sie dafür "Brief-Druck/Ausgabe Bildsch." auf "EIN".
Beachten Sie bitte, daß diese Einstellung für ALLE
Druckaufträge gültig ist. Sie können die Bildschirmausgabe
jederzeit mit ESC abbrechen!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
30 Die Anschriften-Felder wählen
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Außer den Feldvariablen, die mit dem Text gemischt werden sol-
len, werden vor allem die Adressdaten aus der Datenbankdatei
benötigt. aliBRIEF² druckt folgende Adressbestandteile:
- Anrede
- Name 1
- Name 2
- Straße
- PLZ
- Ort
Für die Zuordnung der Feldvariablen stehen im Menü "Daten" die
entsprechenden Optionen ("Anrede" bis "Ort") zur Verfügung.
Wählen Sie die Optionen der Reihe nach an, wobei die Reihen-
folge beliebig ist. Selbstverständlich muß bereits eine Daten-
bankdatei gewählt und angemeldet worden sein. Das Programm
blendet in einem Fenster jeweils die aktuelle Belegung ein und
bietet eine Feldliste zur Auswahl an. Wählen Sie das gewünschte
Feld und bestätigen Sie mit ENTER oder brechen Sie den Vorgang
mit ESC ab.
Außer für die Postleitzahl ("PLZ") sind nur Zeichenfelder er-
laubt! Alle gewählten Adressfelder werden mit dem Dokument ge-
speichert und stehen nach einem nochmaligen Laden des Textes
automatisch zur Verfügung. Sie können die einzelnen Angaben
aber jederzeit ändern.
Möchten Sie die gewählten Adressenfelder deaktivieren, so wäh-
len Sie die Option "Datei/Zuordnung entfernen" und wählen Sie
anschließend die Datenbank erneut mit "Datei/Datei laden"
Für den Fall, daß in Ihrer Datenbank für die Adressenanrede nur
Codes gespeichert sind, können Sie Absender-Kürzel erfassen, die
beim Drucken durch Langtexte ersetzt werden. Nähere Hinweise
finden Sie unter Punkt 14 ../Austausch-Kürzel verwenden.
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31 Das Briefdatum ändern
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Für das Briefdatum verwendet aliBRIEF² normalerweise das
Systemdatum des DOS. Das Systemdatum wird entweder von einer
akkugepufferten Uhr geliefert oder durch den DOS-Befehl DATE
eingestellt. Wenn Sie dieses Datum überschreiben möchten, wäh-
len Sie bitte die Option "Verschiedenes/Datum ändern" und geben
Sie das Datum ein. Da es sich um ein Zeichenfeld handelt, ist
das Format beliebig! Beachten Sie bitte, daß eine Änderung des
Tagesdatums im Programm aliBRIEF² keine Auswirkung auf das von
DOS verwaltete Datum hat.
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32 Textdruck/Etiketten drucken
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Sie haben auch die Möglichkeit, einen Text ohne Briefformat zu
drucken. Es wird dann nur der reine Text ohne Briefkopf,
Adresse oder Bankverbindung gedruckt. Wählen Sie dafür
"Brief-Druck/Textdruck". Auch hier können Sie wieder einen
Datensatz wählen oder eine Suchbedingung angeben (Siehe auch
Serienbriefe drucken)! Der Textdruck eignet sich auch für die
Verwendung freier Brieflayouts. Ein Beispiel finden Sie unter
'Tips und Tricks'!
Die Option "Brief-Druck/Etiketten" druckt einen Text ebenfalls
ohne Format. Im Gegensatz zur Option "Textdruck" wird auch kein
Sei- tenwechsel vorgenommen. Diese Option eignet sich deshalb
für Etiketten auf Endlospapier oder einfache Listen. Beachten
Sie auch bitte, daß nachfolgende Leerzeilen im Text ebenfalls
mit- gedruckt werden! Für Etikettendruck sollten Sie den Linken
Rand (Anwender/Drucker einstellen) auf 0 stellen! Die Anzahl
der Zeilen im Text muß ebenfalls genau der Länge eines
Aufklebers + dem Abstand zum nächsten Aufkleber entsprechen.
Ist der Aufkleber also 8 Zeilen hoch und beträgt der Abstand zum
nächsten Aufkle- ber 1 Zeile, muß der Text 9 Zeilen lang
sein! In jedem Fall sollten Sie zuerst einige Probedrucke
vornehmen. Es ist auch zweckmäßig, für Etiketten-Druck eine
separate Anwenderdatei zu erstellen (siehe Anwenderdaten
erfassen).
Wenn Sie mehrbahnige Etiketten-Träger verwenden, beachten Sie
bitte:
Wenn die Etiketten auch Feldvariablen aufnehmen sollen, müssen
Sie diese mit festen Längen versehen (siehe Feldvariablen ein-
fügen)! Die Abstände zu dem benachbarten Etikettentext muß
exakt den Abmessungen und Abständen der Etiketten-Aufkleber
entsprechen. Beispiel für zweibahnige Etiketten-Träger:
[#25NAME ] [#25NAME ]
[#25STRASSE ] [#25STRASSE ]
[#08PLZ ] [#15ORT ] [#08PLZ ] [#15ORT ]
ACHTUNG: Es können nur jeweils identische Aufkleber nebeneinan-
der gedruckt werden!
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33 Import und Export von Text
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Ein Text im Standard-Text-Format (ASCII) kann an das Ende des
aktuellen Textes angehangen werden. Rufen Sie hierzu
"Verschiedenes/IMPORT-Text"auf. Wählen Sie bitte die gewünschte
Datei aus der Liste.
Die Option "Verschiedenes/EXPORT-Text" speichert den aktuellen
Text im Standard-Text-Format (ASCII) in eine Datei. Diese Datei
können Sie beispielsweise mit einem anderen Textprogramm bear-
beiten! Sie können dies aber auch nutzen, um einige Standard-
Bausteine zu erstellen, die dann beim Erfassen/Editieren des
Textes eingefügt werden können (F9-Taste in Editeren)! Geben
Sie den Dateinamen an. Die Dateinamenerweiterung können Sie mit
"Verschiedenes/Namenserweiterungen" festlegen. Die Texte werden
immer im Stammverzeichnis abgelegt!
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34 Namenserweiterungen ändern
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Manchmal besitzen Datenbank- oder Textdateien andere Namenser-
weiterung als DBF oder TXT. Im Dateimanager werden die-
se Erweiterungen vorgeschlagen. Ändern Sie die Erweiterungen bei
Bedarf mit "Verschiedenes/Namenserweiterungen".
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35 Konvertierung von dBASE IV-Datenbanken
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Datenbanken im dBASE IV-Format können in das dBASE III Plus-
Format konvertiert werden. Beachten Sie bitte folgende Ein-
schränkungen:
- MEMO-Texte können nicht konvertiert werden!
MEMO-Felder werden in Zeichenfelder umgewandelt. Ihr
Inhalt kann jedoch nicht verarbeitet werden!
- FLOAT-Felder, die länger als 19 Stellen sind, werden
in Zeichenfelder umgewandelt!
Wählen Sie "Verschiedenes/dBASE IV ..." und anschließend die
gewünschte dBASE-IV-Datenbank. aliBRIEF² prüft, ob es sich auch
tatsächlich um eine Datenbank im dBASE IV-Format handelt. Ist
dies nicht der Fall, wird die Konvertierung abgebrochen. Ist
ein MEMO-Feld definiert, werden Sie gefragt, ob das MEMO-Feld
in ein Zeichenfeld umgewandelt werden sollen. Dies ist notwen-
dig, damit die Datenbank von aliBRIEF² verarbeitet werden kann.
Es bedeutet aber nicht, daß die MEMO-Daten (auch nicht teil-
weise) verarbeitet werden können! Die konvertierten Datenbank-
Dateien erhalten die Namenserweiterung DB4! Es handelt sich um
eine Kopie der Original-Datenbank!
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36 Suchpfad für Texte
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Standardmäßig sucht aliBRIEF² im Stammverzeichnis nach Ihren Tex-
ten. Wenn Sie Ihre Texte jedoch in einem anderen Verzeichnis
verwalten möchten, so können Sie mit "Verschiedenes/Pfad
(Texte)" den Suchpfad eingeben. Immer dann, wenn Sie einen Text
laden möchten, wird dieses Verzeichnis automatisch vorgeschla-
gen!
ACHTUNG: Der Pfadname muß den DOS-Vereinbarungen entsprechen!
Vergessen Sie bitte nicht, den Pfadnamen mit einem "\"-Zeichen
(Backslash) abzuschließen. Das "\"-Zeichen erhalten Sie auch,
wenn Sie die ALT-Taste gedrückt halten und auf dem Ziffernblock
die Ziffer 92 eintippen!
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37 Suchpfad für Daten
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
Siehe "Suchpfad für Texte"!
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38 Hintergrunddruck
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"Hintergrunddruck" bedeutet: Alle auszudruckenden Briefe werden
zuerst in einer Datei zwischengespeichert und anschließend im
"Hintergrund" gedruckt. Sie können während des Druckes weiter-
arbeiten!! Der Schalter "Brief-Druck/Hintergrunddruck" muß auf
"EIN" stehen! Markieren Sie die Option und drücken Sie ENTER.
ACHTUNG: Für den Hintergrunddruck wird das DOS-Programm PRINT
verwendet. Beim Laden von aliBRIEF² wird versucht, dieses Pro-
gramm zu laden. Ist dieser Versuch fehlgeschlagen, können Sie
den Hintergrunddruck nicht starten! Dies gilt ebenso, wenn Sie
aliBRIEF² im Mehrplatzbetrieb einsetzen!
Soll der Hintergrunddruck abgebrochen werden, wählen Sie die
Option "Brief-Druck/Druck abbrechen".
ACHTUNG: Beim Starten von aliBRIEF² wird nach Spooldateien für
den Hintergrunddruck gesucht. Sind Dateien mit der Erweiterung
SPO vorhanden, werden Sie gelöscht! Starten Sie deshalb aliBRIEF²
nur, wenn ein zuvor ausgelöster Hintergrunddruck vollständig
beendet ist. Anderenfalls gehen die Druckinformationen verlo-
ren!
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39 Texte verschlüsseln
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Möchten Sie einen Text verschlüsseln? Dann wählen Sie
"Verschiedenes/Verschlüsseln (Text)". Ein Passwort sichert den
Zugriff auf diesen Text! Wird ein verschlüsselter Text geladen,
kann dieser nach Eingabe eines Passwortes entschlüsselt und an-
schließend geöffnet werden. Wenn Sie den zu verschlüsselnden
Text nicht mit einem Passwort sichern möchten, so bestätigen
Sie die Abfrage mit ENTER. Beachten Sie bitte, daß der aktuell
geladene Text nicht verschlüsselt werden kann!
"Text entschlüsseln" stellt Ihnen den Text wieder zur Verfü-
gung, sofern Sie das Paßwort angeben können!
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40 Der DOS-Manager
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Mit dem DOS-Manager können Sie einige wichtige Dateioperationen
menügesteuert vornehmen. Außerdem erlaubt die Option "DOS-Kommando"
die Ausführung eines beliebigen DOS-Kommandos!
DOS-Manager:
Bearbeitet werden Verzeichnisse und Dateien.
Dateien können kopiert, gelöscht oder umbenannt werden.
Sie können mehrere Dateien für eine weitere Bearbeitung
auswählen. Markieren Sie dazu die gewünschte(n) Datei(en)
mit den Cusortasten und drücken Sie ENTER. Wenn Sie ENTER
erneut betätigen, wird die Markierung wieder aufgehoben.
Nähere Hinweise für die Auswahl von Dateien und Verzeichnissen
finden Sie unter "Dateien wählen" weiter oben!
Verzeichnisse werden durch ein Pfeilzeichen gekennzeichnet.
Markieren Sie das gewünschte Verzeichnis für eine weitere
Bearbeitung mit den Cursortasten.
Mit F10 öffnet sich ein Menü für die weitere Bearbeitung:
Alles markieren:
Alle DATEIEN werden für eine weitere Bearbeitung markiert. Die
Markierungen werden von den Optionen Kopieren und Löschen aus-
gewertet.
Alle Markier. aufheben:
Alle Dateimarkierungen werden wieder entfernt.
Kopieren mit neuem Namen:
Die markierte Datei wird mit einem neuen Namen in ein
wahlfreies Verzeichnis kopiert. Geben Sie zunächst den neuen
Namen ein. Verwenden Sie nur Ziffern, Buchstaben und das Unter-
streichungszeichen. Anschließend müssen Sie das Laufwerk und
das gewünschte Verzeichnis wählen. Beachten Sie bitte die Hin-
weise unter "Zielverzeichnis markieren"!
Mark. Dateien kopieren:
Alle markierten Dateien werden in ein wahlfreies Verzeich-
nis kopiert.
Dateiinfo anzeigen:
Zeigt Informationen zur markierten Datei.
Löschen:
Alle markierten DATEIEN werden gelöscht. Der DOS-Manager prüft dabei,
ob die zu löschende Datei möglicherweise eine bereits geöffente Daten-
bankdatei ist. In diesem Falle erhalten Sie eine Warnmeldung.
WICHTIGER HINWEIS: aliBRIEF² verwendet außer Datenbank- oder Textdateien
verschiedene Index und temporäre Dateien. Die tempo-
rären Dateien besitzen nur Ziffern im Namensteil.
Zum Beispiel "120347". Löschen Sie diese Dateien
NIEMALS mit dem DOS-Manager, um Datenverluste zu
vermeiden. Sie können diese Dateien jedoch löschen,
wenn Sie das Programm ordnungsgemäß verlassen
haben!
Struktur zeigen:
Die Struktur einer markierten Datenbankdatei wird ange-
zeigt.
Umbenennen:
Die markierte Datei erhält einen neuen Namen.
NEUes Verzeichnis:
Im aktuellen Quellverzeichnis wird ein neues (Unter-)Ver-
zeichnis angelegt. Im unteren Bildschirmbereich wird der Pfad-
name des aktuellen Quellverzeichnisses angezeigt!
Verzeichn. kopier.:
Das markierte Verzeichnis wird ohne Unterverzeichnisse aber
einschließlich aller Dateien in ein wahlfreies Verzeichnis
markiert. Das heißt, im markierten Zielverzeichnis (siehe
unten!) wird ein entsprechendes Unterverzeichnis erstellt und
die Dateien des Quellverzeichnisses werden anschließend in
dieses Unterverzeichnis kopiert!
Verzeichn. löschen:
Ein Verzeichnis wird einschließlich aller Dateien von der
Festplatte entfernt! Es dürfen keine weiteren Unterver-
zeichnisse vorhanden sein!
Zielverzeichnis markieren:
Verschiedene Optionen erfordern die Auswahl eines Zielverzeich-
nisses. Zum Beispiel das Kopieren von Dateien oder Verzeichnissen.
Gehen Sie dabei so vor:
1) Wählen Sie zunächst das Ziellaufwerk.
2) Bewegen Sie anschließend die Hervorhebung auf den gewünschten
Verzeichniseintrag. Soll eine Datei beispielsweise in das Ver-
zeichnis "\TEXTE\" kopiert werden, so markieren Sie den Eintrag
"TEXTE" und drücken Sie die F10-Taste!
Soll eine Datei in das Hauptverzeichnis eines Laufwerk kopiert
werden, so markieren Sie den Eintrag "\" und betätigen Sie F10!
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41 Externen Editor einbinden
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aliBRIEF² verfügt über einen leistungsstarken Editor für kurze und
Texte mit mittlerem Umfang. Möchten Sie längere Texte bearbei-
ten oder benötigen Sie Optionen, die aliBRIEF² nicht bietet,
können Sie einen externen Editor nutzen, um Texte zu bearbeiten.
- Starten Sie aliBRIEF² zunächst mit `abrext`!
- Tragen Sie unter "Verschiedenes/Externer Editor" den VOLLSTÄNDI-
GEN Pfadnamen Ihres Editors/Ihres Textprogrammes ein. Dazu ge-
hört auch die Endung COM oder EXE!
- Laden Sie nun den gewünschten Text und rufen Sie "Editieren"
auf. Sie haben jetzt die Möglichkeit, entweder den aliBRIEF²-Editor
oder den eingetragenen externen Editor zu starten. Antworten Sie
mit "j", wenn der externe Editor aufgerufen werden soll. aliBRIEF²
übergibt den aktuellen Text als ASCII-Datei an den externen Edi-
tor. Der Name der Übergabedatei ist "ABRSWP.TXT", wenn Sie aliBRIEF²
in einer Einplatzumgebung nutzen. In einer Netzwerkumgebung wird
der Stationsname als Dateiname verwendet.
ACHTUNG: Die automatische Übergabe des aliBRIEF²-Textes setzt voraus,
daß Ihr Fremdeditor den Namen einer zu bearbeitenden Text-
datei als Parameter akzeptiert!
- Bearbeiten Sie nun den Text.
- Speichern Sie den Text unbedingt im ASCII-Format ab! (Der Name der
Textdatei darf nicht verändert werden, wenn der geänderte Text
automatisch wieder übernommen werden soll!).
- Verlassen Sie den externen Editor.
- aliBRIEF² wird wieder gestartet. Sie können jetzt veranlassen, den
geänderten Text in den Original-aliBRIEF²-Text zu übernehmen!
WICHTIGER HINWEIS FÜR DEN NETZBETRIEB: Im Netzbetrieb sollten Sie
aliBRIEF² für jeden Anwender in einem gesonderten (USER-)Verzeichnis
installieren, wenn Sie einen externen Editor verwenden möchten. Nur
dann kann ein ordnungsgemäßes Funktionieren dieser Option gewährlei-
stet werden!!
──────────────────────────────────────────────────────────────────────
42 Farben einstellen
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Sie können eine Reihe von Farbeinstellungen ändern.
Beachten Sie aber bitte, daß einige der hier aufgeführten
Farben auch für die Darstellung anderern Programm-Objekte
genutzt werden. Wenn Sie nicht über eine Farbgrafikkarte
verfügen, oder die Monochrom-Darstellung mit dem Parameter
`m` erzwungen haben, steht diese Option nicht zur Verfügung!
Wählen Sie zunächst eine Option mit den Cursortasten und
<ENTER>. Die Option "[Standardfarben]" setzt alle Farben in
den Zustand bei Auslieferung zurück. Alle Einstellungen
werden in der aktuellen Anwenderdatei gespeichert.
Im unteren Bildschirmbereich finden Sie die Belegung der
Funktionstasten 1 bis 8 mit den entsprechenden Farben.
In Verbindung mit der SHIFT-Taste wird der Vordergrund
und in Verbindung mit der CTRL-Taste der Hintergrund ein-
gestellt. Neben dem Optionen-Menü finden Sie die aktuelle
Farbe angezeigt. Der jeweilige Text hat dabei immer die
Vordergrund-Farbe!
SHIFT-F2 stellt beispielsweise die Vordergrundfarbe blau
ein. Mit CTRL-F8 erhalten Sie einen weißen Hintergrund.
Mit der "+"-Taste können Sie für die Vordergrundfarbe das
Attribut "Hervorhebung" einschalten. Die Textanzeige wird
dann in der Regel heller. Mit der "*"-Taste wird die
Hintergrundfarbe heller!
Beenden Sie die Einstellung mit <ESC>!
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43 Der Daten-BROWSER
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Der Daten-BROWSER gestattet das Ändern, Ergänzen und Löschen von
Datensätzen. Bearbeitet wird immer die mit "Daten/Datei" geladene
oder einem Text zugeordnete Datenbank.
Eine Adressen-Datenbank gehört zum Lieferumfang - ABR_ADR.
Pro Bildschirmseite werden 17 Felder angezeigt. Sind mehr Felder
vorhanden, können Sie mit Bild-oben und Bild-unten zwischen den
Bildschirmseiten blättern!
Innerhalb der Datenbank wird mit den Cursortasten ge-
blättert:
Cursor-unten :nächster Satz
Cursor-oben :vorhergehender Satz
Strg-Bild-unten :letzter Satz
Strg-Bild-oben :erster Satz
Auf dem rechten Fensterrahmen befindet sich der Marker für die
Position des Satzzeigers. Auf dem linken Rahmen finden Sie den
Marker für die Bildschirmseiten. Sind keine weite- ren Felder
vorhanden, befindet sich der Marker im unteren Bereich.
Drücken Sie bitte die LEER-Taste, um Daten einzugeben!
Bestätigen Sie jede Eingabe in ein Feld mit ENTER. Um MEMO-
Felder zu erfassen, drücken Sie bitte die F3-Taste. Enthält die
aktuelle Maske mehr als ein MEMO-Feld, müssen Sie zunächst das
gewünschte Feld auswählen!
ACHTUNG: Abschließend müssen "Speichern" bestätigen.
Anderenfalls werden die Daten nicht
gespeichert. Brechen Sie die Erfassung mit ESC
ab!
Mit ESC wird wieder das Hauptmenü aufgerufen.
F10 öffnet ein Menü zur Bearbeitung der Datenbank:
Wählen Sie eine Option mit den Cursortasten und ENTER.
Ist rechts eine Taste(/-nkombination) angegeben, können Sie
die Option auch direkt aufrufen!
NEUen Satz anfügen:
Es wird ein neuer,leerer Datensatz an das Ende der Datei
angefügt! Anschließend können Sie sofort neue Daten erfassen.
Kopieren des aktuellen Satzes:
Der aktuelle Datensatz wird an das Ende der Datenbankdatei
kopiert!
Einfügen eines Satzes:
Es wird ein neuer, leerer Datensatz an der aktuellen
Satzzeigerposition eingefügt!
Löschen des akt. Satzes/Aufheben Löschmrk.:
Der markierte Satz wird mit einer Löschmarkierung versehen und
beim Ausdrucken nicht mehr berücksichtigt! Sie können die
Löschmarkierung einzelner Sätze mit "Aufheben Löschmrk" wieder
entfernen.
Reorganisieren:
Alle als gelöscht markierten Sätze werden endgültig entfernt
und eine geöffnete Indexdatei wird aktualisiert. Sie sollten
diese Funktion in regelmäßigen Abständen aus- führen, um
Speicherplatz auf Ihrer Festplatte frei zu machen.
HINWEIS: Beachten Sie bitte, daß nur die mit "Index wählen
/anlegen" erstellten Indexdateien für die Daten-
bank ABR_ADR auf der Festplatte verbleiben. Alle
anderen Indexdateien (Daten/Index) sind temporär
und werden mit dem Programmende gelöscht!
Index wählen/anlegen:
Sie können eine von vier vorgegebenen Indexdateien wählen. Diese
Indexdateien verbleiben auch nach Beendigung des Programms auf
Ihrer Festplatte! Die gewählte Indexdatei wird jedoch NICHT dem
aktuellen Text zugeordnet!
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44 aliBRIEF² im Netzbetrieb
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aliBRIEF² kann auch in einem NOVELL- oder IBM-Netzwerk eingesetzt
werden. Für den Netzbetrieb sollten Sie folgende Punkte beach-
ten:
1) Alle Texte werden exklusiv geöffnet. Das heißt, zur gleichen
Zeit kann ein Text im Netz nur einmal geladen werden. Ist der
Text, den Sie laden möchten, bereits in Bearbeitung, erhalten
Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie können jetzt einen neuen
Leseversuch veranlassen, indem Sie "j" drücken. Wenn Sie den
Leseversuch abbrechen möchten, so drücken Sie bitte die "n"-
Taste.
2) Datendateien werden grundsätzlich von aliBRIEF² NICHT ge-
sperrt. Dies kann dazu führen, daß die Werte von Feldvariablen,
die in einen Text gemischt werden sollen zum Zeitpunkt des
Druckens gerade auf einer anderen Arbeitsstation geändert wer-
den. In diesem Fall werden die zum Zeitpunkt des Druckens gül-
tigen Werte in den Text gemischt bzw. ausgewertet.
Lediglich im Daten-BROWSER wird bei Ausführung der Option "Reor-
ganisieren" versucht, die Datenbank exklusiv zu öffnen. Nur wenn
dies gelingt, kann die Option ausgeführt werden!
3) Anwenderdateien sowie Druckertreiber werden im Netzbetrieb
ebenfalls NICHT gesperrt. Stellen Sie durch den Zugriffsschutz
des Netzwerkes sicher, daß nur befugte Anwender die Dateien än-
dern oder löschen dürfen! Oder verwenden Sie ein Passwort, das
innerhalb von aliBRIEF² verwaltet wird (siehe "Neue Anwenderdatei
erstellen").
4) Die Option "Hintergrunddruck" steht im Netzbetrieb NICHT zur
Verfügung. Dies ist in der Regel auch nicht notwendig, da meist
ein Netz-Spooler vorhanden ist!
5) Die Optionen "Pfad (Texte)/(Daten)" im Menü "Verschiedenes"
verwalten nur jeweils einen Pfad für das Netz. Wird der Server
auch als Arbeitsstation genutzt, stimmen die Laufwerksbezeich-
nungen für Server und Arbeitsplatzrechner u.U. nicht überein!
6) Wenn Sie einen externen Editor verwenden, sollten Sie für je-
den Anwender eine Kopie von aliBRIEF² in einem gesonderten USER-
Verzeichnis installieren!
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45 Tips und Tricks
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Nachfolgend finden Sie einige Hinweise und Tips für "besondere
Anwendungsfälle", die laufend ergänzt werden.
Textbausteine verwalten
Fast jeder hat für die inhaltliche Gestaltung von
Schriftstücken ein paar Standard-Formulierungen oder Absätze
"auf Lager". Wie Sie diese Standard-Textbausteine variabel in
den laufenden Text einmischen können, soll das nachfolgende
Beispiel demonstrieren.
Zunächst sollten Sie sich ein Unterverzeichnis anlegen, in dem
die Textbausteine abgelegt werden. Haben Sie bereits ein Ver-
zeichnis für Ihre Texte angelegt, könnte dies so geschehen:
md \alibrief\texte\baustein
Der Befehl muß von DOS aus angegeben werden.
Rufen Sie nun aliBRIEF² auf und erfassen Sie Ihre Texte. Geben
Sie dafür mit "Text/Neuer Text" einen beliebigen Namen an. Ru-
fen Sie jetzt "Editieren" auf und erfassen Sie Ihren Textbau-
stein. Anschließend müssen Sie den Textbaustein mit
"Verschiedenes/Export-Text" als Standard-Textdatei speichern.
Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen!
Erfassen Sie nun den nächsten Textbaustein mit "Editieren". Lö-
schen Sie zuvor den vorhandenen Text und verfahren Sie weiter
wie oben beschrieben. Wenn Sie alle Textbausteine erfaßt haben,
sollten Sie diese in Ihr BAUSTEIN-Verzeichnis kopieren. Verlas-
sen Sie dafür aliBRIEF² und tippen Sie von DOS aus ein
copy *.txt texte\baustein
Anschließend können Sie die Bausteine im Stammverzeichnis
löschen mit
del *.txt
TIP: Sie können den Baustein-Texten auch eine andere Erweite-
rung geben; beispielsweise 'BAU'. Stellen Sie diese mit
"Verschiedenes/Namenserweiterungen/Textdateien" ein.
Um Textbausteine in den aktuellen Text einzumischen, gehen Sie
so vor:
Wählen Sie "Editieren" und bewegen Sie den Cursor in die Zeile,
ab der der Textbausteine eingefügt werden soll. Drücken Sie nun
die F9-Taste und wählen Sie gegebenenfalls das BAUSTEIN-Ver-
zeichnis und dort wiederum den gewünschten Textbaustein.
Einfache Listenauswertungen
Es wurde bereits darauf hingewiesen, daß die Option
"Brief-Druck/Etiketten" auch für die Erstellung einfacher Listen
verwendet werden kann. Nachfolgend ein Beispiel für eine Tele-
fonliste. Nehmen wir an, es ist eine Adressen-Datenbank mit
folgenden Feldern geladen: NAME, STRASSE, PLZ_ORT und TELEFON.
Erstellen Sie mit "Text/Neuer Text" eine Textdatei (etwa
TELLISTE) und rufen Sie anschließend "Editieren" auf.
Fügen Sie nun der Reihe nach die gewünschten Felder mit F8 in
die ERSTE Textzeile ein. Etwa:
[_KE][#20NAME ] [#15STRASSE ] [#20PLZ_ORT ]
[#15TELEFON ][_KA]
Die Angabe der "festen Länge" (#xx) ist notwendig, damit alle
Angaben in Listenform untereinander stehen. Damit alles in eine
Zeile paßt, wird noch "Kleinschrift" eingeschaltet
([_KE]/[_KA]). Nachfolgend sehen Sie, wie die Spalten auch noch
durch senkrechte Linien voneinander getrennt werden:
[_KE][#20NAME ] | [#15STRASSE ] | [#20PLZ_ORT
] | [#15TELEFON ][_KA]
Um die senkrechten Linien anzugeben, bewegen Sie bitte den Cur-
sor an die gewünschte Position. Halten Sie die ALT-Taste ge-
drückt und tippen Sie auf dem Ziffernblock die Ziffer 179 ein!
Auf diese Weise können Sie übrigens jedes beliebige Zeichen
einfügen!
HINWEIS. Der Text darf nur eine einzige Zeile lang sein, da
beim "Etiketten"-Druck die nachfolgenden Leerzeilen nicht über-
gangen werden! Sollen Leerzeilen zwischen den Angaben gedruckt
werden, müssen Sie eine weitere Zeile mit den senkrechten Stri-
chen erfassen!
Die Liste können Sie natürlich auch auf dem Bildschirm anzeigen
lassen. Beachten Sie aber, daß dann nur 80 Zeichen pro Zeile
dargestellte werden können! Lassen Sie ein Feld weg, etwa
Strasse, oder arrangieren Sie die Felder in zwei Zeilen! Nutzen
Sie die Filterbedingungen für Selektionen!
Freie Brieflayouts mit der Option 'Textdruck' verwenden:
Der integrierte Layoutgenerator gestattet einfache und rationelle
Verwendung von fertigen (Standard-) Brieflayouts. In manchen Fällen
wünschen Sie sich aber vielleicht eine Möglichkeit, die Layouts
Ihrer Dokumente "frei" zu gestalten. Da die Option 'Textdruck' so-
wohl Einzel- als auch Serien-Ausdrucke erlaubt, können Sie für
Ihre Korrespondenz auch freie Layouts ohne den Layout-Generator er-
stellen und verwenden. Sie sollten so vorgehen:
1) Gestalten Sie zunächst ein Layout als Text. Dieses Layout kann
an jeder Stelle beliebige Druckattribute besitzen. Fügen Sie
gegebenenfalls auch schon die Feldvariablen für die Adresse ein
(sofern es sich um einen Brief handeln soll). Die Feldvariablen
sollten mit konstanten Längen eingefügt werden, damit Layoutbe-
standteile nicht überschrieben oder verschoben werden.
Ein entsprechendes Muster finden Sie hier:
───────────────────────────────┬────────────────────────────────────── │
│[_FE]Albrecht Informationssysteme[_FA]
│[_FE] Programmierung und Beratung[_FA]
│
│ Höhenstraße 18
│ 4050 Mönchengladbach 3
│
│ Telefon (02166) 18 67 93
│
│Bankverbindungen: Konto 544 0 920
[#11ANREDE] │Stadtsparkasse Mönchengladbach
[#30NAME1 ] │ BLZ 310 50 000
[#30NAME2 ] │ Datum: [_DATUM]
[#30STRASSE ] │
[PLZ] [#20ORT ]
2) EXPORTieren Sie diesen Text nun im ASCII-Format in eine Datei.
Verwenden Sie die Option "Verschiedenes/EXPORT". Der Name der
Datei könnte beispielweise "KOPF.TXT" sein.
3) Soll ein Brief mit diesem freien Layout geschrieben werden, so
erstellen Sie zunächst einen neuen Text mit "Text/NEU".
4) Rufen Sie den Editor auf und fügen Sie den Kopf in den Text
ein. Verwenden Sie die Taste F9! Ergänzen Sie nun den Text!
Statt der Datenbankfelder für die Adresse können Sie auch die
Anwendervariablen "_ADR1" bis "_ADR6" verwenden. Im Menü "Layout"
müssen Sie dann "Briefkopf/Briefkopf drucken" einschalten. Wie
beim Druck von Einzelbriefen wird Ihnen dann eine Erfassungsmaske
für die Adresse angeboten. Das gleiche gilt auch für die Bezugs-
Angaben! Nähere Hinweise finden Sie auch unter "Text ändern und
erfassen/Anwender-Variablen".
Sicherlich werden Sie zunächst einige Probeausdrucke vornehmen
müssen, bevor das freie Layout steht!
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46 Beenden des Progamms
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Beenden Sie das Programm ausschließlich mit der Option
"Programmende". Nur dann ist sichergestellt, daß alle Dateien
ordnungsgemäß geschlossen wurden. Beachten Sie bitte, aliBRIEF²
legt eine Reihe von temporären Dateien an, die nur von der
Festplatte entfernt werden können, wenn Sie das Programm ord-
nungsgemäß beenden!
WICHTIGER HINWEIS: Wenn von aliBRIEF² aus ein Hintergrunddruck
gestartet wurde, dürfen Sie das Programm erst dann wieder er-
neut starten, wenn der Hintergrunddruck vollständig beendet
ist. Im anderen Fall gehen die Druckinformationen verloren!!
Eine regelmäßige Datensicherung kann vor Datenverlust schützen.
Kopieren Sie Ihre Textdateien beispielsweise regelmäßig auf
eine Sicherungsdiskette. Dazu können Sie auch den DOS-Befehl
COPY verwenden. Legen Sie eine leere, formatierte Diskette in
das Laufwerk A: und tippen Sie ein
copy *.dbe a:
nachdem Sie aliBRIEF² beendet haben und bestätigen Sie wie immer
mit ENTER.