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/ Der Mediaplex Sampler - Die 6 von Plex / 6_v_plex.zip / 6_v_plex / DISK4 / BUSIN_02 / BSSPESEN.ZIP / BSDOKU.24 / TIPTRICK.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-08-10  |  8KB  |  140 lines
  1.  
  2.                              TIPS und TRICKS
  3.                           zu BS-SPESEN Version 2.4
  4.  
  5.  
  6.      Hier finden Sie einige Tips für den Umgang mit der  Spesenverwal-
  7.      tung. Wenn Sie bereits Erfahrungen  mit  dem  Programm  gesammelt
  8.      haben, lernen Sie  hier  einige  weiterführende  Details  kennen.
  9.      Diese Ausführung ist  absichtlich  in  einem  lockeren  Stil  ge-
  10.      schrieben und soll natürlich für die  Zukunft  weitergeführt  und
  11.      erweitert werden (vielleicht können ja auch SIE  zu  diesen  Tips
  12.      und Tricks beitragen ?)
  13.  
  14.      Mehrwertsteuer-Modus
  15.      --------------------
  16.              Ab dieser Version (2.4) haben  Sie  die  Möglichkeit  der
  17.              Mehrwertsteuerverarbeitung. Hierzu können Sie  unter  dem
  18.              Hauptmenüpunkt  EINSTELLUNGEN  den  Untermenüpunkt  Mehr-
  19.              wertsteuer-Modus aktivieren. Sie können dann  wählen,  ob
  20.              der MwSt-Modus ein- oder ausgeschaltet werden  soll  (di-
  21.              rekt nach der Installation ist er  ausgeschaltet  =  Vor-
  22.              einstellung).
  23.              Wenn Sie sich für das Einschalten entscheiden, dann  kön-
  24.              nen in einem Bildschirmfenster die  einzelnen  MwSt-Sätze
  25.              (und zwar für jede Kategorie einzeln) eingegeben werden.
  26.  
  27.      Was ist anders bei eingeschaltetem MwSt-Modus ?
  28.      -----------------------------------------------
  29.              Bei jeder Datenbearbeitung/Spesen  werden  die  einzelnen
  30.              MwSt-Beträge berechnet. Der zweite  Unterschied  ist  das
  31.              neue Formblatt, das bedruckt wird. Hier  wird  neben  den
  32.              Sparten-Summen auch der  jeweilige  MwSt-Betrag  gedruckt
  33.              (natürlich auch in der Gesamtsumme).
  34.  
  35.      Was ist zu beachten, wenn der MwSt-Modus  eingeschaltet  wird ?
  36.      ---------------------------------------------------------------
  37.              Nun, die Berechnung der MwSt-Beträge erfolgt in der  Spe-
  38.              senbearbeitung (unter dem  Hauptmenüpunkt  "Datenbearbei-
  39.              tung"),    genauer    gesagt    beim    Verlassen     der
  40.              Tabellenbearbeitung (wenn der Hinweis  "Summendaten  wer-
  41.              den berechnet" erscheint). Daher müssen alle bisher  ein-
  42.              gegebenen Berichte einmal geladen werden,  dann  muß  die
  43.              Dateneingabe Spesen aktiviert  werden  und  diese  sofort
  44.              wieder mit der ESC-Taste verlassen werden.
  45.              Dieser Vorgang muß  für  jeden  Spesenbericht  wiederholt
  46.              werden, für den die MwSt-Berechnung aktiviert sein  soll.
  47.              Neu angelegte Berichte werden dann automatisch mit  MwSt-
  48.              Verarbeitung angelegt.
  49.  
  50.      Alte Berichte nicht anpassen ?
  51.      ------------------------------
  52.              Natürlich müssen Sie nicht unbedingt (wie  oben  gezeigt)
  53.              die bisherigen Berichte an die  MwSt-Verarbeitung  anpas-
  54.              sen. Probleme kann es  jedoch  z.B.  beim  Statistikdruck
  55.              für ein Jahr geben, wenn z.B. zur Jahresmitte  der  MwSt-
  56.              Verarbeitungsmodus eingeschaltet wurde, und die  Berichte
  57.              des ersten Halbjahres nicht angepaßt  wurden.  Für  diese
  58.              Berichte wurden keine MwSt-Beträge berechnet, können  al-
  59.              so auch nicht in die Jahres-Statistik einfließen.
  60.              Der große Vorteil dieser Verarbeitungsweise ist, daß  Sie
  61.              auch während dem laufenden Jahr jederzeit  Änderungen  in
  62.              den Mehrwertsteuer-Sätzen vornehmen können und  die  Sta-
  63.              tistikdaten trotzdem richtig  berechnet  (nämlich  ledig-
  64.              lich addiert und nicht mit dem neuen -  nicht  zutreffen-
  65.              den - MwSt-Satz neu errechnet) werden.
  66.  
  67.      Wie können MwSt-Prozentsätze verändert werden ?
  68.      -----------------------------------------------
  69.              Ganz einfach, unter  EINSTELLUNGEN  den  Punkt  Mehrwert-
  70.              steuer-Modus wählen. Daraufhin den  MwSt-Modus  einschal-
  71.              ten. Daraufhin erscheint  die  Tabelle  der  Steuersätze.
  72.              Diese Tabelle kann dann geändert werden und gilt  ab  so-
  73.              fort.
  74.              Beachten Sie aber unbedingt, daß wenn Sie nach einer  Än-
  75.              derung der MwSt--Prozentsätze einen  Spesenbericht  bear-
  76.              beiten, für  die  Berechnung  dieses  Berichts  die  neue
  77.              Tabelle verwendet wird, auch  wenn  der  Bericht  bereits
  78.              früher  (mit  einem  anderen  MwSt-Steuersatz)  berechnet
  79.              wurden.
  80.              Vermeiden Sie daher  unbedingt  die  Neuberechnung  alter
  81.              (abgeschlossener) Berichte nach einer MwSt-Umstellung.
  82.  
  83.  
  84.      Allgemeine Beschleunigung
  85.      -------------------------
  86.              Da BS-SPESEN mit vielen Daten in verschiedenen  Datenban-
  87.              ken umgehen muß, wird die  Benutzung  eines  Festplatten-
  88.              Cache-Programms angeraten.  Wenn  das  Cache-Programm  es
  89.              zuläßt, sollte auch  das  Schreiben  auf  die  Festplatte
  90.              "gecachet"  werden.  Zeitunterschiede  können   erheblich
  91.              sein.
  92.  
  93.      Druckereinstellung
  94.      ------------------
  95.              Manche Nadeldrucker bereiten Probleme mit  Umlauten  bzw.
  96.              mit erweiterten Zeichen (Linien).
  97.              Beachten Sie unbedingt (und das gilt  für  alle  DOS-Pro-
  98.              gramme), daß über die DIP-Schalter des Druckers der  AME-
  99.              RIKANISCHE  US-Zeichensatz   und   nicht   der   deutsche
  100.              Zeichensatz eingestellt ist. Viele  Händler  stellen  den
  101.              Drucker auf deutschen Zeichensatz  um,  mit  dem  Erfolg,
  102.              daß der Drucker  Grafik-  und  Linienzeichen  nicht  mehr
  103.              drucken kann. Lassen Sie also unbedingt  den  US-Zeichen-
  104.              satz eingestellt. Manche Druckermodelle erlauben die  Um-
  105.              schaltung   der   Zeichensatztabelle   zwischen   Kursiv-
  106.              Zeichensatz  und  erweiterten  Grafik-Zeichensatz.   Hier
  107.              sollte unbedingt der  grafische  Zeichensatz  eingestellt
  108.              werden, da nur dann die Linien  beim  Formulardruck  ver-
  109.              nünftig gedruckt werden.
  110.  
  111.      Reorganisation
  112.      --------------
  113.              Um einen extrem schnellen Zugriff  zu  gewährleisten  ar-
  114.              beitet BS-SPESEN mit Merkern für Löschungen und  Änderun-
  115.              gen. Dies bedeutet, daß gelöschte Daten nur logisch  (und
  116.              nicht physikalisch) entfernt werden. Natürlich liegt  da-
  117.              durch Speicherplatz auf der Festplatte brach und zwar  so
  118.              viel, wie die Information benötigte.
  119.              Um nun die Daten wieder auf ihr natürliches Maß  zu  kom-
  120.              primieren (und gleichzeitig  zu  sortieren),  müssen  Sie
  121.              eine Reorganisation durchführen.
  122.              Hierbei werden alle  Informationen  komprimiert  und  die
  123.              Suchdateien (Index) neu aufgebaut. Dadurch, daß dann  al-
  124.              le Informationen in  logisch  richtiger  Reihenfolge  neu
  125.              angelegt wurden, wird auch der Zugriff beschleunigt.
  126.              Die Reorganisation selbst ist dann nötig,  wenn  erhebli-
  127.              che Änderungen oder Löschungen vorgenommen wurden.
  128.              Führen Sie (wenn möglich)  aber  vor  der  Reorganisation
  129.              eine Datensicherung durch, da z.B. ein Stromausfall  wäh-
  130.              rend  der  Reorganisation  logischerweise   katastrophale
  131.              Folgen haben könnte. Es  wurden  zwar  erhebliche  Siche-
  132.              rungsmaßnahmen eingebaut, doch  schützen  die  nicht  vor
  133.              Datenverlust im Ernstfall ->  also  Datensicherung  nicht
  134.              vergessen (die oben genannten  Aspekte  treffen  übrigens
  135.              nicht nur für BS-SPESEN zu).
  136.  
  137.  
  138.  
  139.      ------- Ende des Textes -----------------------------------------
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