home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Unsorted BBS Collection / thegreatunsorted.tar / thegreatunsorted / misc / startup < prev    next >
Text File  |  1990-02-24  |  8KB  |  184 lines
  1. How to Start A Local COMSEC Chapter
  2.  
  3.     Are you interested in establishing a COMSEC chapter?  If so, follow
  4. the steps below.  First contact the COMSEC association, PO Box 7069,
  5. Gaithersburg, MD., 20898-7069 for a 'starter kit'.  This kit will contain
  6. all the materials needed to form you local chapter.  The kit includes
  7. membership applications, a chapter application, COMSEC chapter Pro Forma
  8. constitution and bylaws.  All these items must be filled out and
  9. returned.  
  10.     The Pro Forma bylaws will allow you to begin the organization.  Once
  11. you have a board established and functioning, the bylaws may be changed
  12. to fit your groups needs by appropriate vote of officers.  The Pro Forma
  13. bylaws are sufficiently complete enough to keep you honest with the
  14. national COMSEC association.
  15.     Now you need to round up friends or associates with an interest in
  16. communications security.  This is a broad enough field so you should
  17. easily find four others with your same interests.  The national
  18. association may also be able to help by identifying COMSEC members in
  19. your area that might be interested in joining you.  If you have friends
  20. who would be eligible to join the local chapter but are not COMSEC
  21. members all they would have to do is join the national COMSEC
  22. association.  All application forms must be sent in with the filled out
  23. bylaws.
  24.     Plan on a minimum of three months from the time you make up your mind
  25. to make the chapter happen until the chapter has its first meeting.  A
  26. lot will have to be done such as mailing in the applications and locating
  27. members.
  28.     You'll also have to start planning for your first chapter meeting. 
  29. Decide on a meeting agenda, location and date.  Basically, get organized. 
  30. Its important to make each meeting as interesting as possible for the
  31. chapter members.  And meetings can be scheduled as frequently as members
  32. want.
  33.     Your board and initial officers will be found at the first meeting. 
  34. One of the first people you will need is a program chairman- someone to
  35. attract and organize meeting speakers.  You'll need someone with a PC to
  36. keep a mailing list.  All in all, it will take some work but you'll
  37. benefit and help other COMSEC professionals in your area benefit by
  38. associating with one another. COMSEC CHAPTER FORMATION PROCEDURE
  39.  
  40. The following is a general outline of the procedure that will be followed
  41. for the formation of a local COMSEC Chapter showing the person
  42. responsible and the action.
  43.  
  44. CHAPTER FOUNDER(S)
  45.  
  46. Completes the application and prepares proposed chapter bylaws and sends
  47. them with names of COMSEC members, signed membership applications, or a
  48. combination of both or at lease 5 members, to the COMSEC Executive
  49. Director.
  50.  
  51. COMSEC Executive Director
  52.  
  53. Approves Application.  Sends Chapter Founder a letter, any comments on
  54. bylaws.
  55.  
  56. COMSEC Board of Directors
  57.  
  58. Approves chapter bylaws and grants chapter status.
  59.  
  60. ------------------------------------------------------------------------
  61.                        COMSEC CHAPTER APPLICATION
  62.  
  63. Principal City___________________________________________________________
  64. Founding Board of Directors:;
  65. (Same person may hold more than 1 position)
  66. President________________________________________________________________
  67. Vice President___________________________________________________________
  68. Treasurer________________________________________________________________
  69. Recording Secretary______________________________________________________
  70. Corresponding Secretary__________________________________________________
  71. Number of initial members________(Minimum of 5 required)
  72. Required documents:
  73. 1.    Proposed Chapter Bylaws and Constitution - approved by the Chapter's
  74. Founding Board of Directors.
  75. 2.    Proposed Chapter Boundary - a map outlining the city of the proposed
  76. chapter.
  77. 3.    Member Applications - at least 5 completed, signed membership
  78. applications or, if the person is currently a national COMSEC member,
  79. only their name and address or a combination of both.
  80.     The applicants whose membership applications or names are enclosed
  81. hereby authorize me to request preliminary chapter status for the area
  82. outlined in the map.
  83.  
  84.  
  85. Signature_________________________________________, Founding President
  86.  
  87. Date______________________________________________
  88.  
  89.                      PROPOSED LOCAL COMSEC BYLAWS
  90.  
  91. 1.    BOARD OF DIRECTORS, ELECTION
  92.     The members of the Board of Directors will be elected by the members
  93. of the chapter.  Method of voting, times of elections, dates of
  94. installation of new members and all other details will be decided each
  95. year by the chapter.
  96.  
  97. 2.    BOARD OF DIRECTORS, NUMBER
  98.     The number of directors to be elected at the time of formation of the
  99. chapter is 2.  At the first general membership meeting, the board may be
  100. increased to 5.
  101.  
  102. 3.    BOARD OF DIRECTORS, TERM
  103.     Each Director will be elected for a one year term.  The initial Board
  104. of Directors will establish varied terms for themselves so that each year
  105. new directors will be elected by the membership.
  106.  
  107. 4.    BOARD OF DIRECTORS, MID-TERM VACANCIES
  108.     In the event of a mid-term vacancy, the board has the authority to
  109. elect a member to serve out the term of the departed member.
  110.  
  111. 5.    OFFICERS, TITLES AND DUTIES
  112.     The titles and duties of the officers are as follows:
  113.  
  114. Chairman.    The Chairman of the Board will normally preside at chapter
  115. meetings.  He will offer advice and guidance to the other officers based
  116. on his experience.
  117.  
  118. President.    He is the Chief Executive Officer of the chapter.  He will
  119. exercise the normal duties of the Chief Executive Officer.  He will chair
  120. meeting of the chapter in the absence of the Chairman.
  121.  
  122. Executive Vice President.  He will perform such duties as assigned by the
  123. President, and will chair meetings of the chapter in the absence of the
  124. Chairman and the President.  He will be an ex-officio member of all
  125. committees.
  126.  
  127. Vice President, Membership.    He will manage all affairs relating to
  128. membership activities.  He will chair meetings of the Board in the
  129. absence of the Chairman, President and Executive Vice President.
  130.  
  131. Vice President, Finance.  He will manage all financial affairs of the
  132. chapter.
  133.  
  134. 6.    COMMITTEES AND SPECIAL FUNCTIONS
  135.     Committees and special functions will be established by vote of the
  136. board, and managed by chairman appointed by the president.
  137.                   PROPOSED LOCAL COMSEC CONSTITUTION
  138. 1.    NAME     The name of the organization shall be (City)                 
  139. COMSEC Chapter.
  140.  
  141. 2.    AIMS     This Communications Security chapter is formed to provide an
  142. organization for persons having an interest in communications and the
  143. protection of communications and information.  The aims of the
  144. association are:
  145.     "To provide a forum for the exchange of information, and to
  146.     foster the highest level of ethical and professional conduct
  147.     among all who work in this field".
  148.  
  149. 3.    ACTIVITIES    The chapter will undertake all activities that the
  150. membership, through its elected leadership, deems proper to accomplish
  151. the aims of the association.
  152.  
  153. 4.    NATURE       The chapter will be operated as a non-profit membership
  154. association, and will not engage in any partisan political activity.
  155.  
  156. 5.    MEMBERSHIP    To be a chapter member you must be a national COMSEC
  157. member.
  158.  
  159. 6.    VOTING RIGHTS        Each member of the chapter shall be entitled to one
  160. vote on each issue before the general membership.
  161.  
  162. 7.    BOARD OF DIRECTORS    The affairs of the chapter will be managed by a
  163. Board of Directors elected by the membership.
  164.  
  165. 8.    OFFICERS       The Board of Directors will elect, from among their
  166. membership, the officers of the chapter as defined in the Bylaws.      
  167. Officers will serve for a period of one year or until their successor is
  168. elected and installed under the Bylaws of the chapter.
  169.  
  170. 9.    COMMITTEES    Committees will be established by the Board of Directors
  171. as needed from time to time.
  172.  
  173. 10.    STANDARDS AND DISCIPLINE    Policies and procedures will be established
  174. by the Board of Directors to ensure that the chapter can remove any
  175. member found to lack the ethical standards demanded by the association.
  176.  
  177. 11.    DUES AND FEES    A schedule of dues and fees will be established by
  178. the Board of Directors, and may be changed from time to time by the Board
  179. of Directors.
  180.  
  181. 12.    AMENDMENTS    This constitution may be amended by a majority of
  182. members attending a regular meeting with proper notice as specified in
  183. the Bylaws.
  184.