home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / homecook / garage.zip / GARAGE.DOC next >
Text File  |  1993-07-18  |  20KB  |  504 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                           GARAGE SALE MANAGER
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                               Version 2.0
  20.                              July 18, 1993
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                      "It handles all the details."
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                     Copyright 1993 Norman O. Morgan
  40.      TABLE OF CONTENTS
  41.  
  42.      SUBJECT                                             PAGE
  43.      -------                                             ----
  44.  
  45.      WHY GARAGE SALE MANAGER .............................. 1
  46.  
  47.      WHAT DOES IT DO? ..................................... 1
  48.  
  49.      INSTALLATION ......................................... 1
  50.  
  51.      RUNNING THE PROGRAM .................................. 2
  52.  
  53.      KEYSTROKE CONVENTIONS ................................ 2
  54.  
  55.      RUNNING UNDER WINDOWS ................................ 3
  56.  
  57.      THE MENU SYSTEM ...................................... 3
  58.          MAIN MENU ........................................ 3
  59.              SELL ......................................... 3
  60.              ITEMS ........................................ 3
  61.                  ADD ITEM ................................. 3
  62.                  EDIT ITEM ................................ 4
  63.                  DELETE ITEM .............................. 4
  64.                  VIEW ITEMS ............................... 4
  65.              OWNERS ....................................... 4
  66.                  ADD OWNER ................................ 4
  67.                  EDIT OWNER ............................... 4
  68.              PRINT ........................................ 4
  69.                  ITEM LIST ................................ 4
  70.                  ITEM LABELS .............................. 5
  71.                  SALES REPORT ............................. 5
  72.                  WORKSHEETS ............................... 5
  73.              HELP ......................................... 5
  74.              QUIT ......................................... 5
  75.  
  76.      USING THE PROGRAM .................................... 5
  77.  
  78.      LEGAL STUFF .......................................... 7
  79.  
  80.      WARRANTIES ........................................... 7
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.                                  i
  98.      WHY GARAGE SALE MANAGER?
  99.  
  100.      Welcome to GARAGE SALE MANAGER.  This program came about when we
  101.      started to have a sale and wanted a better way to manage all the
  102.      details: what items we had, which family member owned the item,
  103.      how much we were asking for each, which ones sold, how much money
  104.      was due each person who had items in the sale, and finally, to
  105.      print legible price labels for each item.  I searched my favorite
  106.      shareware sources and found exactly nothing.  So it was time for
  107.      a bit of intense programming.
  108.  
  109.      There are not any frills in the program.  It was designed to do
  110.      its job with minimum fuss and to run on the humblest of PCs.
  111.      (You really don't want to set your 486 hot rod out under a tree
  112.      to print receipts, do you?  Better to get one last dance from
  113.      that old XT cluttering your closet.) It will work with any kind
  114.      of printer since it uses no special formatting, just plain lower
  115.      ASCII characters in the universal default 10-pitch font.  I have
  116.      tested it on both laser and dot matrix printers and it works well
  117.      with both. The only "control" character your printer must recognize
  118.      is the Form Feed (ASCII 12).  NOTE: You will need a printer capable
  119.      of using continuous form if you want to print item labels.  The
  120.      program is designed to use Avery 4410 (or equivalent) labels.
  121.      These are the ubiquitous 3-1/2" x 15/16" 1-wide fanfold labels you
  122.      can buy almost anywhere.
  123.  
  124.      WHAT DOES IT DO?
  125.  
  126.      1. It prints worksheets to use as you gather the items you
  127.         will sell.
  128.      2. It catalogs the items you want to sell.  File capacity is
  129.         limited only by your disk space.
  130.      3. It keeps track of who owns which items in the sale, up to 50
  131.         sellers for multi-family sales.
  132.      4. It prints price labels for each item with the item number, a
  133.         description (30 characters), and the asking price.
  134.      5. It prints a master list of items with a count of items and a
  135.         dollar total on asking price.
  136.      6. It records the sale of each item, including the price it
  137.         actually sold for, and optionally prints a receipt for each
  138.         transaction (up to 100 line items on a receipt).
  139.      7. It prints an overall sales report with totals, plus an
  140.         individual report for each person who had items in the sale,
  141.         with the total amount due each seller.
  142.  
  143.      Operation is completely menu-driven using only the keyboard.  On-
  144.      line help is available, as well as field-sensitive user prompts.
  145.      There is no mouse support at this time.
  146.  
  147.      INSTALLATION
  148.  
  149.      Put the distribution disk in your floppy drive, change to that
  150.      drive and type INSTALL
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.                                 -1-
  156.      This will install the program and related files in the default
  157.      directory C:\GARAGE.
  158.  
  159.      You may install it manually by simply copying all the files from
  160.      the diskette to a directory of your choice.  The program expects
  161.      to find its data files in the current directory, so be sure to
  162.      change to that directory when running the program.
  163.  
  164.      You should also be able to run the program from diskette,
  165.      although it will be much slower to start and end.
  166.  
  167.      NOTES ON RUNNING THE PROGRAM
  168.  
  169.      The program writes each newly added or updated record to disk
  170.      immeditely.  There should be little if any way to lose data in
  171.      the event of premature termination of the program through power
  172.      loss, accidental rebooting, kids, or other minor catastrophies.
  173.      This means a lot of disk activity, so it is recommended that you
  174.      operate the program from a hard disk, though it should run OK
  175.      from floppy if you are patient.
  176.  
  177.      Be sure your printer is loaded with the proper form and is online
  178.      and ready before making a menu choice the prints.  I attempted to
  179.      put a printer-ready check in the program and three different
  180.      printers reacted three different ways.  There are simply to many
  181.      variable factors to guarantee success here.  Just be careful!
  182.      There is a pause to remind you to check the printer at each point
  183.      in the program where printing may occur.
  184.  
  185.      KEYSTROKE CONVENTIONS
  186.  
  187.      Horizontal bar menus respond to the left and right arrow keys for
  188.      changing the selection, and the ENTER key to execute your
  189.      selected command.  Pull-down menus use the up and down arrow keys
  190.      to highlight the desired selection and the ENTER key to execute
  191.      it.  Pull-down menus may be cancelled by the ESCape key.
  192.  
  193.      Data entry fields are fully editable.  They default to overstrike
  194.      mode, but you may use the INSert key to toggle insert mode.  The
  195.      DELete key will delete characters to the right of the cursor, the
  196.      Backspace key will delete characters to the left of the cursor.
  197.      The ESCape key acts as a field erase when used in an editable
  198.      field.  The left and right arrow keys may also be used in
  199.      editing.
  200.  
  201.      Scrolling display screens, the view item, help display, etc., use
  202.      the up and down arrows to scroll one line at a time, the PageUp
  203.      and PageDown keys to scroll one screen page at a time, and the
  204.      Home and End keys to zip to the beginning or end of the list
  205.      being displayed.  The ESCape key ends a scrolling display.
  206.      The ENTER key selects from a scrolling pick list.
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                                 -2-
  214.      USING THE PROGRAM WITH WINDOWS
  215.  
  216.      Although Garage Sale Manager is not a Windows program, it is
  217.      well-behaved when running under Windows.  It may even be run in a
  218.      resizeable window with fonts of your choice.  .PIF and .ICO files
  219.      are included for those who wish to run the program under Windows.
  220.      The .PIF file is set for full screen operation, but you may use
  221.      the Windows PIF editor to change it to windowed operation.
  222.  
  223.      THE MENU SYSTEM
  224.  
  225.      The Main Menu choices are SELL ITEMS OWNER PRINT HELP and QUIT.
  226.      The first choice on a menu is always the default, so we have
  227.      tried to place the most frequently used options first on all
  228.      menus.
  229.  
  230.      SELL: This is the choice you will use during the garage sale
  231.      itself to record the sale of items and print receipts for your
  232.      customers.  You may enter the customer's name, but that is not
  233.      required.  It defaults to "Cash." The sales window displays a
  234.      running total of the order in the uppper-right corner of the
  235.      screen.  Enter the item number of the item from the label on the
  236.      item.  The item description will be displayed for confirmation.
  237.      Next it will ask for the quantity.  The program allows for more
  238.      than one of an item and keeps track of how many remain to sell.
  239.      The quantity defaults to 1, so in most cases you may just press
  240.      ENTER.  Next, the asking price will appear in a editable field.
  241.      If you got full price for the item, just press ENTER, otherwise
  242.      enter the actual selling price and press ENTER.  That item will
  243.      be recorded and the program will ask you if you have more items
  244.      to add, with the default being yes.  Continue adding items to the
  245.      order until finished.  When the order is complete, the program
  246.      will show you the total and ask for the amount tendered by your
  247.      customer.  It will then calculate the change due and ask if you
  248.      are ready to print the invoice.  If you reply "No", the order is
  249.      cancelled and no sale is recorded.  Say "Yes" and the items are
  250.      marked as sold, the actual selling price being captured for each
  251.      item, and (optionally) a receipt is printed for your customer.
  252.  
  253.      ITEMS: This choice invokes a sub-menu with the following options:
  254.      ADD ITEM, EDIT ITEM, DELETE ITEM, VIEW ITEMS.
  255.  
  256.           ADD ITEM: This allows you to add one or more items to your
  257.           list of things for sale.  As you enter this function, you
  258.           will be asked if you want to print item labels as you go.
  259.           If you answer yes, make sure you have labels in the printer
  260.           and the printer is ready.  The item number is assigned
  261.           automatically.  You type in the description and the asking
  262.           price.  Now enter the quantity originally available for
  263.           sale.  Press enter and the cursor moves to the sold price
  264.           field.  This is used to record the actual selling price of
  265.           the item (average price for items with more than one piece
  266.           for sale.) Just press ENTER in the sold price field to leave
  267.           it zero.  It may be edited later if necessary.  The next
  268.           field is the quantity remaining for sale.  For an add, this
  269.  
  270.  
  271.                                 -3-
  272.           should be the same as the original quantity field.  Both
  273.           quantity fields default to 1 during an add.  The next
  274.           field is the owner ID.  This is an integer representing the
  275.           corresponding owner record.  Type it in and press ENTER if
  276.           you know it.  If you do not remember the number, just press
  277.           ENTER and a pop-up window will let you select from a
  278.           scrolling list of owner names.  Finally, you will be asked if
  279.           labels have already been printed.  Since we are adding, the
  280.           default is No.  In most cases you will just press enter.  If
  281.           you do not want to print any labels for this item, now or
  282.           later, change it to Y for yes.  If you said you want to print
  283.           labels as you go, you will now be asked if you want to print
  284.           a label for this item.  The default answer is Yes.
  285.  
  286.           EDIT ITEM: This works identically to the ADD ITEM choice,
  287.           except that you must enter the item number rather than
  288.           having a new one assigned.  No "as you go" label printing
  289.           is done during edit.  If you need to reprint labels, change
  290.           the "label printed" field to No and select the batch label
  291.           print from the Print menu.
  292.  
  293.           DELETE ITEM: This choice prompts for an item number,
  294.           displays that item, and asks if it is OK to delete.  It does
  295.           not actually delete the record...to do so would disrupt the
  296.           item numbering.  Instead it clears all fields associated
  297.           with that record to zeros or spaces.  Use this choice with
  298.           care.  It would be much better to use the EDIT ITEM choice
  299.           to replace the contents of a record with another item than
  300.           to leave an "empty" record in the middle of your file.
  301.  
  302.           VIEW ITEMS: This builds a temporary file of your items in a
  303.           format edited for display, then scrolls that file in a
  304.           pop-up window.  Standard, intuitive keys scroll the window,
  305.           up and down arrows, page up, page down, home and end.  Use
  306.           the ESCape key to end the display.
  307.  
  308.      OWNERS: This choice invokes a sub-menu with the following
  309.      options: ADD OWNER, EDIT OWNER.
  310.  
  311.           ADD OWNER: Use this choice to add the name of a person
  312.           owning items offered in your garage sale.  The only data
  313.           required is their name and initials.  The owner number is
  314.           assigned by the program.
  315.  
  316.           EDIT OWNER: Like the EDIT ITEM, this choice prompts you for
  317.           the record number, then displays the data for change on a
  318.           screen identical to the ADD screen.
  319.  
  320.      PRINT: This displays a sub menu offering a choice of print
  321.      options: ITEM LIST, ITEM LABELS, SALES REPORTS, WORKSHEETS.
  322.  
  323.           ITEM LIST: This is a complete list of items in your file,
  324.           including the owner initials, asking price, and status of
  325.           the item (unsold, sold for $$$).  It provides a count of
  326.           items and a total on the asking prices of them.
  327.  
  328.  
  329.                                 -4-
  330.           ITEM LABELS: Prints item labels in a batch for the entire
  331.           file.  The program uses Avery 4410 or equivalent labels.
  332.           These are the common 3 1/2" x 15/16" 1-wide fan-fold labels
  333.           you can find anywhere.  Each label has the item number, the
  334.           initials of the owner, the description, and the asking
  335.           price.  You may also print labels as you go during the item
  336.           add process.  See the ADD function under the ITEM menu for
  337.           more information.
  338.  
  339.           SALES REPORTS: This prints two sales reports.  The first
  340.           lists only sold items.  It is an overall report with totals.
  341.           The second report is actually a series of reports.  One is
  342.           printed for each person in the owner file, showing ALL of
  343.           their items sold or unsold, along with the selling price of
  344.           the items that sold.  It has totals for each owner, so you
  345.           know how much of the sale proceeds are due each owner.
  346.  
  347.           WORKSHEET:  This prints a worksheet to use in deciding which
  348.           treasures from your attic, basement or garage you will part
  349.           with during the sale.  There are 26 lines per page and you
  350.           may ask for as many pages as you wish.  You may ask for more
  351.           worksheets at any time.
  352.  
  353.      HELP: Displays an on-line help file similar to this document.
  354.      Use the up and down arrows, page up, page down, home and end keys
  355.      to scroll the file.  Press ESCape to end the help display.
  356.  
  357.      QUIT: Terminates the program.  It displays a confirmation menu to
  358.      ask if you really do want to quit.  If you say "No" the program
  359.      returns to the main menu.  If you say "Yes," all loaded data is
  360.      saved and the program ends.
  361.  
  362.      USING THE PROGRAM
  363.  
  364.      The first step is to add the owner records.  These will be needed
  365.      when adding items.  Select ITEM from the main  menu, then ADD
  366.      OWNER from the sub-menu.  You may add multiple records without
  367.      having to select the ADD function from the menu each time.
  368.  
  369.      Now print some worksheets to record the trash and treasures you
  370.      want to offer for sale.  Use the WORKSHEET function on the PRINT
  371.      menu to print as many sheets as you think you will need.  Then
  372.      its off to the attic or basement to take inventory!
  373.  
  374.      Next, add your items.  Select ITEM from the main menu, then ADD
  375.      ITEM from the sub-menu.  Each item is assigned the next number is
  376.      sequence.  As with the owners, you may add multiple items without
  377.      needing to select the function each time.   You have the choice of
  378.      printing labels as you enter items, or printing them all in a batch
  379.      later.  IF YOU WILL NOT BE USING COMPUTER-PRINTED LABELS, BE SURE
  380.      TO WRITE DOWN THE ASSIGNED ITEM NUMBER TO TAG EACH ITEM.  WHEN YOU
  381.      RECORD THE SALE, THE NUMBER IS YOUR ONLY MEANS OF CALLING UP THE
  382.      CORRECT ITEM.
  383.  
  384.      When your items are all entered, print an item list by selecting
  385.      PRINT from the main menu, then ITEM LIST from the sub-menu.
  386.  
  387.                                 -5-
  388.      Check over your data entry for accuracy.  When you are satisfied,
  389.      print the labels for your sale items by picking ITEM LABELS from
  390.      the PRINT menu (if you didn't print them as you entered the items).
  391.  
  392.      Now, set up your computer in a convenient location during the
  393.      sale to record your sales and print receipts.  The SELL item is
  394.      the first (default) item on the main menu.  You will want your
  395.      printer connected to provide each customer with a receipt.
  396.  
  397.      When the garage sale is over, use the SALES REPORT option on the
  398.      PRINT menu to tally your sales and divide the proceeds between
  399.      the participants in the sale.
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.                                 -6-
  446.      LEGAL STUFF
  447.  
  448.      Garage Sale Manager is a shareware program.  It is not free and
  449.      it is not in the public domain.  It is the intellectual property
  450.      of the author, Norman O.  Morgan, who reserves all rights to the
  451.      work except those specifically noted below.
  452.  
  453.      You are granted a temporary license to evaluate this program and
  454.      determine its suitability for your use.  You may use it for this
  455.      purpose for a period not to exceed 30 days.  If, at the end of
  456.      that period, you continue to use the program, you must pay the
  457.      author the $20 license fee.  Upon payment, you will be granted a
  458.      limited use license and will be given a key file which will
  459.      remove the annoying registration reminder screens at the open and
  460.      close of the program and will remove the advertisement for the
  461.      program from the bottom of each receipt you print.  You may make
  462.      copies of the key file for your own backup purposes, but you may
  463.      not distribute the key file to anyone else under any
  464.      circumstance.  YOU MAY DISTRIBUTE UNREGISTERED COPIES OF THE
  465.      PROGRAM FREELY AND ARE ENCOURAGED TO DO SO.
  466.  
  467.      Registered users receive upgrades at sharply reduced prices and
  468.      free telephone support (you pay for the call).
  469.  
  470.      Garage Sale Manager is written with Microsoft QuickBASIC, version
  471.      4.5 and incorporates user interface routines written by Daniel
  472.      Berry and Traveler Software.
  473.  
  474.      WARRANTIES
  475.  
  476.      NONE.  Although I have written this program carefully and tested
  477.      it under a variety of conditions, there are too many varieties of
  478.      personal computers and too many possible configurations to
  479.      guarantee that it will operate correctly for you.  There should
  480.      be no way that this program can damage your machine, or cause
  481.      loss of unrelated data, but because of the many unknowns
  482.      involved, the author cannot and will not be repsonsible for any
  483.      incidental or consequential damages.
  484.  
  485.      By using this program, you agree to accept these terms and
  486.      conditions.  If you do not agree, don't run the program.
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.                                 -7-
  504.