home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / finance / mlrchk25.zip / CHECKING.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-06-20  |  78KB  |  1,383 lines

  1.  
  2.                          * * *  My Little Realm, v2.5  * * *
  3.  
  4.                                     -  Checking  -
  5.           ____________________________________________________________________
  6.           
  7.                                   General Information
  8.           ____________________________________________________________________
  9.  
  10.                                       Important
  11.  
  12.           Checking is protected by copyright.  It is not freeware, and it is
  13.           not in the public domain.
  14.  
  15.           This is the evaluation version of My Little Realm's Checking.  It 
  16.           is a full-featured, fully functional program.  You are welcome to 
  17.           try it on your computer to ensure that it functions on your system 
  18.           as it should, and that it meets your individual needs.  If after 
  19.           30 days you decide to keep using Checking, you must register the 
  20.           program with the author.  To print an order form, press <$> in the
  21.           Options Window.
  22.  
  23.           The registered version of Checking comes with a Review program and 
  24.           a menu driver.  The Review program allows you to view your checking
  25.           account file in a scrollable window, query the file, and generate a
  26.           year-to-date summary for all of your Pay To names.  Review is a
  27.           powerful complement to your Checking program.  The menu driver
  28.           includes a documentation viewer, screen saver, and memory resouce
  29.           function.
  30.           
  31.           Bonus!  Purchase any MLR stand-alone program before 12/31/94 and 
  32.           receive another absolutely free.  See DESCRIBE.TXT for details.
  33.  
  34.           Thank you for trying Checking!
  35.           ____________________________________________________________________
  36.  
  37.                                      Introduction
  38.  
  39.           When it comes to maintaining records, keeping it simple is keeping
  40.           it fun.  Well, maybe not fun exactly, but it's certainly a lot less
  41.           work.
  42.  
  43.           The Working Window in Checking is in the form of a check that you 
  44.           write.  The yellow box inside it displays your running balance.  
  45.           Just below and attached to the Working Window is the Information 
  46.           Box through which Checking communicates with you about field data 
  47.           (reminders called field prompts) and any entry errors you might 
  48.           make.  The Viewing Window is on the right side of the screen.  It 
  49.           lists the Quickeys that simplify data entry.
  50.  
  51.           Due to the size of this document, it is divided into two sections.
  52.           If you're new to Checking be sure to read Section 2 before you 
  53.           attempt to use the Checking Routine.  It's an introduction to 
  54.           Checking, replete with examples and detailed explanations.  Section 
  55.           1 is the reference portion of the documentation.
  56.           ____________________________________________________________________
  57.  
  58.                                    The Interface
  59.           
  60.           Windows.
  61.           
  62.           Checking's screen consists of three types of windows:  a Working 
  63.           Window, a Viewing Window, and an Options Window.  If you are using 
  64.           a color monitor the Viewing Window is always green, the Working 
  65.           Window red and the Options Window blue.  
  66.  
  67.           You select processes (like writing a new check or making changes to
  68.           an existing one) in the Options Window.  You create records in the 
  69.           Working Window, and you find your Quickeys in the Viewing Window.
  70.  
  71.                              ----------------------------
  72.  
  73.           Extended processing options.
  74.  
  75.           Several processing tasks, called extended processing options or 
  76.           EPO's, are not listed in the Options Windows, because they are 
  77.           functions that only occasionally need to be performed.  EPO's are
  78.           used to "extend" a program's power and functionality.
  79.  
  80.           To find out what EPO commands are employed by Checking, enter 
  81.           <?> (the question mark) in the Options Window.  The EPO's of 
  82.           Checking are defined at the end of this document.
  83.  
  84.                              ----------------------------
  85.  
  86.           Quickeys.
  87.  
  88.           The Quickeys in Checking give you single key access to the names of 
  89.           your creditors (all those people and companies to whom you give or
  90.           mail your checks).  Enter the names of your Pay To recipients once 
  91.           and forget about typing them in ever again.  You can store up to 
  92.           thirty-six Quickey Pay To names.
  93.           ____________________________________________________________________
  94.  
  95.                                    Getting Started
  96.  
  97.           Note:  If you have a color monitor, press <#>, the pound sign in 
  98.           the Options Window to install the color mode.
  99.  
  100.           The very first thing you'll want to do with Checking is make the 
  101.           program uniquely yours.  To do that, you should create your Pay To 
  102.           names Quickey list.  You can do that in two ways.
  103.  
  104.           First, you can simply start using Checking.  As you create your 
  105.           records, Checking will look at the Pay To names to see if they 
  106.           are already on the Quickey list.  If they aren't, Checking will 
  107.           append the names to the Quickey list for you automatically and 
  108.           display them in the Viewing Window.
  109.  
  110.           Second, you can create your Quickey list by using the Change 
  111.           Quickeys EPO.  Enter <\>, the backslash, in the Options Window.  
  112.           This method also allows you to sort the Quickey Pay To names
  113.           (highly recommended), change the names that appear in the Working 
  114.           Window, and change the Tax Codes.
  115.                
  116.                Note:  If you are already using MLR's Charging program, 
  117.                you can put Checking in the same directory to let both 
  118.                programs share the Tax code file.  They do this 
  119.                automatically.
  120.  
  121.           You have thirty-six Quickeys to use.  Experience suggests you first
  122.           go through your checkbook register and use the Change Quickeys
  123.           function to enter the twenty or twenty-five most used Pay To names.
  124.           Sort them if you like.  Then let Checking automatically insert the
  125.           Pay To names that crop up after that.  Remember, you can use the
  126.           Change Quickeys EPO to change, delete, and sort them at any time.
  127.  
  128.           While the above instructions will get you started, specific details
  129.           and examples follow in the section called Program Information.
  130.           Checking is a powerful system that can do a lot for you, but you 
  131.           have to know how to make it work properly to get the most out of 
  132.           it.  Please read the rest of this documentation carefully.
  133.  
  134.           Exiting Checking.
  135.           If you've made changes to your checking account file, Checking will
  136.           so notify you when you attempt to return to your operating system 
  137.           and ask if you want to save the changes.  You will almost always 
  138.           respond with <Y> or <enter> to save the changes.  If, for some 
  139.           reason, you do not want to save the changes, press <N>.  Following 
  140.           either response, you'll be returned to DOS.  If you press <esc>, 
  141.           Checking will return you instead to the Options Window from where 
  142.           you can resume processing.
  143.  
  144.           Why would you ever want to not save changes?  Home programs must
  145.           take into account the unwanted help of children who occasionally
  146.           get into a program and wreak havoc.  Should you find that someone
  147.           you love is "helping you" with Checking, don't get angry.  Just 
  148.           exit the program and don't save the changes.
  149.           ____________________________________________________________________
  150.           ____________________________________________________________________
  151.           
  152.                                   Program Information
  153.           ____________________________________________________________________
  154.  
  155.                                         Section 1
  156.           ____________________________________________________________________
  157.  
  158.           If, when creating records, you advance past a field in which you've
  159.           made a mistake, you can return to that field by pressing the up
  160.           arrow key.  To advance the cursor through the fields you can press
  161.           the down arrow key or <enter>.  You cannot advance through a field
  162.           that requires an entry as dictated by the Field Definitions below.
  163.  
  164.           You have four processing choices in the Options Window:
  165.  
  166.                   _________________________________________________
  167.                  |                                                 |
  168.                  |       Please enter your selection:  __          |             
  169.                  |                                                 |
  170.                  |    1  Checks/Deposits   2  Balancing Books      |
  171.                  |    3  Change            4  Print/Delete         |
  172.                  |_________________________________________________|                   
  173.                 
  174.  
  175.           There are several EPO's available in Checking as well.  Refer to 
  176.           the section entitled "Extended Processing Options" at the end of 
  177.           this document.
  178.                                    __________________
  179.  
  180.           Option # 1, entering new checks and deposits.
  181.                                
  182.                                ~    Field Definitions     ~ 
  183.  
  184.           - Check number field (4 characters max., required).
  185.  
  186.           This field allows you to declare the type of record you want to 
  187.           enter, such as personal checks, regular deposits, autowithdrawals, 
  188.           and interest deposits.  Checking displays your next check number in 
  189.           this field and a field prompt in the Information Box (which is part
  190.           of the Working Window) to remind you of the choices you have in the 
  191.           check number field.  When you have finished entering new checks and 
  192.           deposits, you return to the Options Window by pressing <esc> in 
  193.           this field.
  194.  
  195.           Information Box with Check Number field prompt:
  196.                     ___________________________________________________
  197.                    |                                                   |
  198.                    |  To enter a check number or make a deposit press: |
  199.                    |  <I>  Bank Interest          <A>  Autowithdrawal  |
  200.                    | <esc>  Exit    <D>  Deposit    <enter>  Accept #  |
  201.                    |        or enter your own number (1 to 9999)       |
  202.                    |___________________________________________________|
  203.  
  204.                Key     Description
  205.  
  206.                <I>     Creates a bank interest record (the interest earned 
  207.                        on your checking account).  The bank interest is 
  208.                        entered after you receive your bank statement, so the 
  209.                        record is cleared automatically when you create the 
  210.                        record since the amount has already been credited to 
  211.                        your account.
  212.  
  213.                <A>     Creates an autowithdrawal record (non-personal check).
  214.                        This type of record represents those amounts withdrawn 
  215.                        from your account that are not accounted for by your
  216.                        personal checks.  Use this key to create records for 
  217.                        amounts withdrawn from your account automatically by 
  218.                        creditors.  Examples include:
  219.                            
  220.                            1  Life insurance autowithdrawals
  221.                            2  Mortgage payment autowithdrawals
  222.                            3  Deductions by your bank for writing checks
  223.                            4  Automated teller machine (ATM) cash withdrawals 
  224.                            5  Deductions by your bank for a line of credit
  225.  
  226.                        Any amount drawn against your account that is not 
  227.                        entered as a personal check must be accounted for as 
  228.                        an <A> (autowithdrawal) type record.
  229.  
  230.                        The autowithdrawal record may be entered when you make 
  231.                        the actual withdrawal or when you receive your bank 
  232.                        statement.  If the withdrawal has already been 
  233.                        cleared, i.e., you're entering the record from your 
  234.                        bank statement, clear the record when you create it.
  235.                        If the record is for an ATM cash withdrawal, you can 
  236.                        either enter the record when you make the withdrawal 
  237.                        and declare it outstanding, or wait until you receive 
  238.                        the bank statement listing the withdrawal, at which 
  239.                        time you would enter the record and declare it 
  240.                        cleared.  Refer to Section 2, sub-section "Automated 
  241.                        Teller Machines" for more information.
  242.  
  243.                <D>     Creates a deposit record (to your checking account).
  244.                        This record, like an ordinary check entry, must be 
  245.                        cleared manually.  Use this record type for your 
  246.                        automatic payroll deposits as well as your ordinary 
  247.                        deposits.
  248.  
  249.                <esc>   Ends the input session and returns you to the Options 
  250.                        Window.  Pressing <esc> in any other field in the 
  251.                        Working Window also returns you to the Options Window, 
  252.                        but without creating a record of the data you have 
  253.                        currently showing in the Working Window.
  254.  
  255.                <enter> Means you accept the displayed check number to create
  256.                        a personal check record which must be manually cleared.
  257.                        Checking automatically displays the next check number 
  258.                        in the sequence and displays it in the check number 
  259.                        field.  [Note:  When the check number reaches 9999, 
  260.                        Checking automatically resets the check number count 
  261.                        to 1.  If your new series begins with a different 
  262.                        check number, you will have to enter it manually the 
  263.                        first time as described in the following paragraph.]
  264.  
  265.                ####    Enters a new check number to create a personal check.
  266.                        This last item listed in the Information Box gives you 
  267.                        the means to enter a new check number from one to four 
  268.                        digits long.  This is an auto-entry if the number is 
  269.                        four digits long, but you must press <enter> after 
  270.                        anything less.  An ordinary check is created and must 
  271.                        be manually cleared when you balance your checkbook.  
  272.                        Once you have entered a check number, Checking 
  273.                        continues the sequence by automatically displaying the 
  274.                        next check number as described in the preceding 
  275.                        paragraph.
  276.                                                          
  277.           In general, you will simply press <enter> when Checking asks you 
  278.           for the next check number since most checks are written 
  279.           sequentially.  If you're just starting out with Checking, the first
  280.           check number displayed is 1.  To override the displayed check 
  281.           number you merely type in the check number you want to start with 
  282.           (somewhere between 1 and 9999).  
  283.  
  284.           From that point on, Checking will keep track of your check numbers.  
  285.           If for some reason your checks are written out of order, you can 
  286.           enter a new check number at any time, and Checking will pick up the 
  287.           sequence at that point.  If you press a deposit, autowithdrawal or 
  288.           bank interest key (<D>, <A>, and <I>, respectively), Checking will 
  289.           remember your next check number and present it to you again after 
  290.           you finish the current entry.  
  291.  
  292.           The displayed check number does not have to be erased to enter any 
  293.           of the letter keys or to enter a new check number.  For example, if 
  294.           Checking is displaying:
  295.  
  296.                                    Check # 1234_
  297.  
  298.           just press <D> to make a deposit record, or <I> to create a bank 
  299.           interest record, or <A> to make an autowithdrawal record, or you 
  300.           can simply key in a new check number.  There is no need to delete 
  301.           the displayed check number.  
  302.  
  303.           If you accidentally begin an entry by pressing the wrong, albeit
  304.           acceptable key (an <I> instead of a <D>, for example), you can 
  305.           press the up arrow key to return to the Check Number field and
  306.           reenter the correct record type.
  307.  
  308.           The check number field is an automatic field if your entry is four
  309.           numbers long, so you do not press <enter> after a four digit entry.  
  310.           Furthermore, you need not enter a one, two or three digit check 
  311.           number with leading zeroes (e.g., 0023).  You can if you wish, of 
  312.           course, it's a matter of preference.  It takes as many keypresses 
  313.           to enter:
  314.  
  315.                                     0234      [auto-entry]
  316.  
  317.           as it does to enter:
  318.  
  319.                                     234   +   <enter>
  320.  
  321.           See the section called Special Situations near the end of this 
  322.           document for more details regarding automatic teller machines, 
  323.           bank interest, automatic salary deposits, and bank deductions.
  324.                                    __________________
  325.  
  326.           - Date field (required).
  327.  
  328.           The date must be entered in the standard American format of 
  329.           mm/dd/yy.  Only the month and day need be entered (but both must be 
  330.           entered as double digits).  You do not enter the slashes.  The year 
  331.           is automatically generated by Checking and displayed.  If it is 
  332.           acceptable, just press <enter>.  If you wish to change the year you 
  333.           can simply backspace one or two spaces to enter the correction.
  334.  
  335.           Checking will accept dates for the current month and the four 
  336.           preceding months.  You cannot enter future dates.
  337.                                    __________________
  338.  
  339.           - Pay To field (22, required).
  340.  
  341.           Enter the name of the check recipient on this line either manually
  342.           or by using the Quickeys found in the Viewing Window.
  343.  
  344.           If you enter a name manually that does not appear on the Quickey
  345.           list, Checking will append it to the Quickey list automatically if
  346.           there is space in your list.
  347.  
  348.           In some cases Checking enters the Pay To field name for you.  If 
  349.           the entry is a deposit (that is, if in the check number field you 
  350.           pressed <D>), Checking will automatically write in "Deposit" for 
  351.           you.  If you entered <I> in the check number field, Checking will 
  352.           insert "Bank Interest" in this field.
  353.  
  354.           To enter a name that appears on your Quickey list, type the 
  355.           corresponding Quickey in the Pay To field and press <enter>.  The 
  356.           Quickeys can be entered in upper or lower case.  Use the Quickeys 
  357.           whenever possible to avoid unnecessary keystrokes.
  358.  
  359.                     Note:  The Viewing Window doesn't display all
  360.                     of the Pay To names at once.  When you are in
  361.                     the Pay To field and you want to use a Quickey
  362.                     that is not currently displayed, press <pageup>
  363.                     or <pagedown> to shift the Viewing Window's
  364.                     display.
  365.                                    __________________
  366.  
  367.           - Amount field (currency precision, required).
  368.  
  369.           The next entry is the Amount field.  An amount may be as large as
  370.           99999.99.  (That's $99,999.99.)  Do not enter dollar signs or 
  371.           commas, only numbers and decimal points are allowed.  You need not 
  372.           enter a decimal point followed by two digits when keying in a whole
  373.           amount.  The following examples illustrate acceptable figures:
  374.  
  375.                For $90.00 enter ->     90  or  90.  or  90.0  or  90.00
  376.                For $90.70 enter ->     90.7  or 90.70
  377.                For $90.75 enter ->     90.75
  378.                                    __________________
  379.  
  380.           - Tax Code field (single character entry, optional).
  381.  
  382.           If you've taken the time to set up your Tax codes, Checking will 
  383.           display them in the Information Box when your response to this 
  384.           field is required.  If you want to skip this field press <enter>.
  385.           If you have not set up any Tax codes, Checking will automatically 
  386.           skip this field when you are entering checks and deposits.
  387.  
  388.           The Tax Code field allows you to tag each check or deposit with a 
  389.           particular classification that can later be used to sum on.  You 
  390.           can define up to four categories.  Checking comes with four Tax 
  391.           codes as defaults, but you can easily change them at the time you 
  392.           create your own Pay To name Quickeys by using the <\> EPO (the 
  393.           Change Quickeys function).
  394.  
  395.           These codes correspond to the tax item box found in most ordinary
  396.           checkbook registers.  The difference here is that you don't have to
  397.           manually go through all of your checking records at the end of the 
  398.           year, sort them into their proper categories, and tally them with 
  399.           your solar powered calculator.  All you have to do to get a 
  400.           complete listing of your deductions for all four categories is run 
  401.           Checking, and choose option <4>, and select <3> in the sub-menu to 
  402.           print the Tax Summary.
  403.  
  404.           Income can be tracked using the Tax codes.  If you want to track 
  405.           your part-time income (which you deposit into your checking 
  406.           account), set up one of the Tax codes as PT Income.   Then, when 
  407.           you deposit a check from a client, tag the record of that deposit 
  408.           with the appropriate Tax code.
  409.  
  410.           If you deposit that income along with the rebate you received on 
  411.           your new portcullis and some spare cash you found in Merlin's 
  412.           Cave, be sure you deduct that portion of the deposit that is not 
  413.           part of your income on the Memo line using the <+> command, called 
  414.           the plus command, (see the Memo field description below).  
  415.           
  416.           Example:
  417.  
  418.                         175.00      income from part-time job       
  419.                          25.00      rebate on new portcullis
  420.                          36.75      cash from Merlin's Cave
  421.                        -------
  422.                         236.75      total deposit (goes on Amount line)
  423.                        -175.00      less taxable income being deposited
  424.                        -------
  425.                          61.75      equals amount to go on Memo line
  426.                                          (using the <+> command)
  427.  
  428.           The <+> command on the Memo line is used in conjunction with the 
  429.           Tax codes to report an overage (i.e., an excess) in a record's 
  430.           amount to Checking.  Thus, this record's Memo line would look like:
  431.  
  432.                                    Memo:  +61.75
  433.  
  434.           Checking would then deduct the $61.75 from the total amount of the 
  435.           Tax code category you set up as PT Income when it printed that 
  436.           amount (when you print out the Tax Summary Report).
  437.  
  438.           It's a good idea to double-check your figures, especially those
  439.           used for tax purposes.  It doesn't take much time to keep accurate 
  440.           records in Checking, and by keeping accurate records you can 
  441.           significantly reduce the amount of time you spend working on the 
  442.           Internal Revenue Service's wish list.
  443.  
  444.           The Tax codes do not have to represent those items that are solely 
  445.           additions or deductions to your income.  In other words, they do 
  446.           not have to have anything at all to do with taxes.
  447.  
  448.           If you're planning a major renovation to the realm, for example, 
  449.           you might want to track costs.  Make one of the Tax codes Home 
  450.           Costs, and whenever you pay for something pertaining to that home
  451.           improvement, be sure you tag that record as a Home Costs item.
  452.  
  453.           Another way to utilize the Tax codes is to assign each code a more
  454.           domestic function.  Would you like to know what you spend in
  455.           groceries every year?  Make Tax code 1 Groceries.  If you want to 
  456.           keep track of your rental payments, make Tax code 2 Rent.  And if 
  457.           you pay your gasoline bills with gasoline credit cards, you can 
  458.           make Tax code 3 Gasoline, and every time you pay a gasoline credit 
  459.           card bill with a check, tag the entry with a 3 in the Tax Code 
  460.           field.  
  461.  
  462.           You can also use the Tax Code field to track your cash flow.  
  463.           Define one of the Tax codes as Cash.  Then, when you make the entry
  464.           for the cash withdrawal (be it a check made out to cash or to 
  465.           yourself) tag that record with the Cash Tax code.  You can then 
  466.           print out the results using the Tax Summary function in Checking.
  467.  
  468.           If you wish to change Tax codes in mid-year, be sure you use the 
  469.           <+> EPO to reset the Tax codes you want to change.  For example, if
  470.           you had set up Tax code 1 to be business expense and later that 
  471.           same year you decided to change it to charity, you would have to 
  472.           reset Tax code 1 to blank before making the change.  Otherwise, 
  473.           all of those records with a Tax code of 1 which were business 
  474.           expenses would be included with your new Tax code records that are 
  475.           charitable deductions.  Refer to the section entitled Extended 
  476.           Processing Options at the end of this document for more 
  477.           information on the Reset Tax Code function.
  478.                                    __________________
  479.  
  480.           - Memo field (24, optional).
  481.  
  482.           The Memo field allows you to put a reminder on your records if you 
  483.           wish, just as you might with a real check.  You can include almost
  484.           anything, but there is one symbol you can place on the Memo line in 
  485.           Checking that has special significance.  It is the plus sign, "+",
  486.           (called the plus command).
  487.  
  488.           The <+> Command.
  489.  
  490.           The <+> command on the Memo line is used in conjunction with the 
  491.           Tax codes to report an overage (i.e., an excess) in a record's 
  492.           amount to Checking.  Checking uses this information when it 
  493.           generates the Tax Summary Report.  
  494.  
  495.           If you decide to make one of your categories Groceries, for 
  496.           example, you can use the Memo field to deduct any cash you get 
  497.           while at the store.  Let's say you bought groceries that cost 
  498.           $135.48 and then you wrote out your personal check for an amount 
  499.           that was fifty dollars greater so you'd have some cash.  On that 
  500.           record's Amount line you would enter 185.48 (the total amount of 
  501.           the check), and on the Memo line you would enter:
  502.  
  503.                                 Memo:  +50 got some cash
  504.  
  505.           which tells Checking that it should subtract that amount, $50.00, 
  506.           when it calculates the Tax code totals for Groceries.
  507.  
  508.           When you run the Tax Summary function, you'll find out exactly how 
  509.           much you spent on groceries and how much you withdrew as cash, 
  510.           because at the end of the Tax Summary Report the final tabulations 
  511.           are listed in this fashion:
  512.  
  513.                                 Groceries    Bus. Exp.   Bus. Inc.    Charity
  514.                   Tax totals:    $2500.36     $650.55     $3021.33   $1002.00
  515.              Less deductions:     $430.00       $0.00        $0.00      $0.00
  516.                Final results:    $2070.36     $650.55     $3021.00   $1002.00
  517.  
  518.           From the final tabulations you can see that $2500.36 was spent at 
  519.           grocery stores, but that $430 was deducted as cash.
  520.  
  521.                     Note:  If a record does not have a Tax code 
  522.                     (i.e., the Tax code field is blank), Checking 
  523.                     ignores any <+> command that appears on that 
  524.                     record's Memo line when generating the Tax 
  525.                     Summary Report.
  526.                                          __________
  527.  
  528.                                 <+> command rules summary
  529.  
  530.                     1.  Amount must immediately follow a plus (+) sign
  531.                     2.  Amount must be followed immediately by a blank space
  532.                     3.  Amount can appear anywhere on the line, along with
  533.                              other notes you wish to append
  534.                     4.  Amount must be less than $1,000.00
  535.                     5.  Amount must be a positive number
  536.                     6.  There can be only one <+> command per Memo line 
  537.                     7.  Amount on Memo line must be less than or equal to 
  538.                              the amount of the check or deposit
  539.                     8.  Do not include dollar signs or commas
  540.  
  541.           Checking will notify you if it finds a valid amount on the Memo 
  542.           line that is greater than the amount of the check at the time the 
  543.           Memo line amount is entered.  Checking will not flag what it 
  544.           considers to be invalid amounts on the Memo line at the time of 
  545.           entry.  If an amount you enter is not valid to Checking (even if it
  546.           finds the + symbol), Checking will assume you have entered data not
  547.           meant to be numeric, and consequently, not meant to be subtracted 
  548.           from the check or deposit amount.
  549.  
  550.           Whole dollar amounts do not need to be entered as dollars and cents 
  551.           amounts (e.g., 50.00 can be entered as 50).  
  552.  
  553.           Valid Memo line amount examples include:
  554.  
  555.                          Memo Line                     Actual amount
  556.  
  557.                     cash at store+++50                      50.00
  558.                          +32.3                              32.30
  559.                     deducting gift+27.56                    27.56
  560.  
  561.           To be sure you are getting the deductions you want, run the Tax 
  562.           Summary function (option <4>, selection <3>).  In addition to the 
  563.           Pay To name, the check number, and the record number, Checking will 
  564.           print, in parentheses, any valid Memo line amount it finds.  
  565.  
  566.           If you aren't getting an amount in parentheses when you should be, 
  567.           you have entered the Memo line amount incorrectly.  If so, you can 
  568.           use the Change function in the Options Window to correct the 
  569.           record.  Refer to the <+> command rules summary above when making 
  570.           corrections.  
  571.  
  572.           The record numbers appear on the Tax Summary printout so you can go 
  573.           directly to the records in question if you need to make any changes.
  574.  
  575.           Note:  Checking ignores the Memo line's <+> command for bank 
  576.           interest (<I> type) records.
  577.           ____________________________________________________________________
  578.  
  579.           Option # 2, clearing checks/deposits and balancing the account.
  580.  
  581.           Balancing Books allows you to update your checks and deposits by
  582.           simply answering the question: 
  583.           
  584.                     Change this check's status?  <Y>  <N>  <C>
  585.  
  586.           The status of a record is displayed to the left of the Check # 
  587.           field in the Working Window, and is either outstanding or cleared.
  588.  
  589.           <Y>  You respond yes to change the status from outstanding to 
  590.                cleared or from cleared to outstanding.  The next record 
  591.                is then displayed.
  592.  
  593.           <N>  If you don't want to change the status of a record, but 
  594.                you want to advance to the next record, press <N>, no.
  595.                You can alternatively press the right-pointing arrow key.
  596.  
  597.           <C>  You can change the contents of the record on the fly by 
  598.                pressing <C>, for change, if you notice an error in any 
  599.                field.
  600.  
  601.           You can peruse your records at any time during this function by
  602.           using the directional keys.  Press the left-pointing arrow to go 
  603.           toward the beginning of the file, and the right-pointing arrow to 
  604.           go toward the end of the file.  No change in status is made when 
  605.           you use the directional arrows.
  606.  
  607.           You invoke the balancing procedure after you receive your bank 
  608.           statement.  When you enter the balancing function, Checking will 
  609.           display the first outstanding check or deposit it has on record and
  610.           ask you if its status has changed.  With your balance sheet in hand
  611.           you simply compare the check number and the amount on the screen 
  612.           that Checking displays with the check number and amount printed on 
  613.           the balance statement.
  614.           
  615.           If everything is in order, press <Y> or <enter> to change the 
  616.           status from outstanding to cleared.  Be sure you mark it cleared on
  617.           your bank statement and your register.  After you've gone through 
  618.           all of the records appearing on your bank statement, Checking asks 
  619.           you if you wish to balance your checkbook register.
  620.  
  621.           If you've already entered your bank interest and autowithdrawal 
  622.           checks, as you should have, then by all means balance your 
  623.           checkbook.  Enter the final balance appearing on your bank 
  624.           statement, and Checking will do the rest.  If the numbers balance, 
  625.           Checking will so notify you.  If there's a problem, Checking will 
  626.           tell you and display the difference.
  627.  
  628.           If you forget to enter your autowithdrawals and bank interest 
  629.           records before you clear your personal checks and deposits, press 
  630.           <esc> when Checking asks you if you want to balance your checkbook.  
  631.           Enter your <A> and <I> records using option 1.  Then go back into 
  632.           option 2, Balancing Books.
  633.  
  634.           When Checking asks if the status has changed for the record shown,
  635.           press <esc>.  (Remember, your <I> records are cleared when you 
  636.           create them, and you should have cleared the <A> records when you 
  637.           entered them since they have already cleared your account.)
  638.           Checking will then ask if you want to balance your account, at 
  639.           which point you reply <Y>, yes.  
  640.  
  641.           When clearing checks and deposits, be sure you verify the amounts 
  642.           that you entered in Checking against those on the bank statement.  
  643.           This is the first step in preventing balancing problems.  If you 
  644.           find an entry error, press <C> to correct the problem on the fly
  645.           before continuing.
  646.  
  647.           After you've cleared all of the appropriate records, you simply 
  648.           press <esc> to advance to the next phase of this function, 
  649.           balancing your account.  Give Checking the bank's final balance, 
  650.           and Checking will do the rest.
  651.  
  652.           If all goes well and your account balances, Checking offers its 
  653.           congratulations and you merely press any key to return to the 
  654.           Options Window.  If something is amiss, Checking displays the 
  655.           difference between what your running balance is and what it should 
  656.           be.  Jot down that amount.  Directly beneath that information 
  657.           Checking displays a sub-menu offering you three choices.  
  658.  
  659.           You can:   
  660.  
  661.                     <A>   review the current batch of outstanding records 
  662.                           and change any incorrect amounts or change the 
  663.                           cleared/outstanding status of any record, or
  664.  
  665.                     <B>   reenter the bank's final balance, just in case 
  666.                           you entered that amount incorrectly, or
  667.  
  668.                     <esc> exit the Balancing Books function and attempt 
  669.                           to find the error in some other fashion.
  670.  
  671.           Refer to "When Books Don't Balance" in Section 2 of this document 
  672.           for helpful tips.
  673.           ____________________________________________________________________
  674.  
  675.           Option # 3, changing the information in a record.
  676.  
  677.           This option allows you to make changes and corrections quickly and
  678.           easily.  It also allows you to void checks if the need arises.  
  679.  
  680.           Checking asks for the record number.  By entering the record 
  681.           number, Checking can take you directly to the record you want to 
  682.           change.  If you don't know the number of the record,  you can find 
  683.           the record quickly and easily.  Just press <enter> when the record 
  684.           number is requested.  You can then use the arrow keys to browse 
  685.           through the file.  If you have a lot of records in your file, enter
  686.           an approximate record number and then use the arrow keys to search 
  687.           the file from that point.  When Checking displays the record you 
  688.           want to change, press <Y> or <enter> to select it.
  689.  
  690.           After you select the record, Checking will display a sub-menu of 
  691.           the changes that you're allowed to make.  Choose the appropriate 
  692.           hotkey, and Checking will place the cursor in that field and await 
  693.           your changes.  Should you press an incorrect hotkey, press <esc>.
  694.           To clear a long field like Memo, press <alt> + <C>.  If you 
  695.           inadvertently alter the contents of an incorrect field, press 
  696.           <esc>, and Checking will resurrect the field's old value.
  697.  
  698.           When Checking displays the sub-menu, you will oft-times notice that 
  699.           one or more of the hotkeys of the selections are not highlighted.  
  700.           This simply means that you cannot make changes to those fields for 
  701.           that record.  For example, if you are changing a deposit record, 
  702.           Checking will not allow you to change the Pay To field contents.  
  703.           If you're working on a bank interest record, Checking will not 
  704.           accept a Tax Code change.  Finally, you are not allowed to change 
  705.           the record type of an entry.  That is, you cannot change a deposit 
  706.           to a check, a deposit to an autowithdrawal, an autowithdrawal to a 
  707.           deposit, etc.
  708.           ____________________________________________________________________
  709.  
  710.           Option # 4, printing and deleting the file records.
  711.  
  712.           Checking displays a sub-menu from which you can choose to perform 
  713.           any of the following tasks:
  714.  
  715.                     1.  Print the entire checking file
  716.                     2.  Print the outstanding checks only
  717.                     3.  Print a tax record summary
  718.                     4.  Delete old records and compress file
  719.                     5.  Return to the Options Window
  720.  
  721.           If you want to abort any of the above printouts while they are 
  722.           printing (selections 1, 2, or 3), press <esc>.
  723.                                    __________________
  724.  
  725.           Selection # 1, print the entire file.
  726.  
  727.           This selection prints out your entire checking account file in 
  728.           register form, beginning with your starting balance and ending with 
  729.           your current running balance.  It also prints the total outstanding
  730.           amounts for your checks and deposits.
  731.                                    __________________
  732.  
  733.           Selection # 2, print the outstanding records.
  734.  
  735.           Selection 2 prints your outstanding check and deposit amounts in 
  736.           separate columns and totals each.
  737.                                    __________________
  738.  
  739.           Selection # 3, print a tax record summary.
  740.  
  741.           The third selection prints only those records that have been tagged 
  742.           with a Tax code.  The four Tax code categories are listed in 
  743.           separate columns.  After all of the Tax code records have been 
  744.           listed with their amounts under the appropriate Tax code headings, 
  745.           the sub-totals and final totals are shown in a chart similar to the 
  746.           one in the following example.
  747.  
  748.                                 Groceries    Bus. Exp.   Bus. Inc.    Charity
  749.              Tax totals:         $2500.36     $650.55     $3021.33   $1002.00
  750.              Less deductions:     $430.00       $0.00        $0.00      $0.00
  751.              Final results:      $2070.36     $650.55     $3021.00   $1002.00
  752.  
  753.           You can choose to run the Tax Summary function on either the 
  754.           current year or the previous year.  
  755.  
  756.           Each tax record generates two or three lines of output.  On the 
  757.           first line are the record number, the check number (in angled 
  758.           brackets), the date (in MM/DD format), and any valid Memo Line
  759.           amount (in parentheses).  On the second line are the Pay To name 
  760.           followed by the check's amount under the appropriate category 
  761.           heading.  If there is a memo, the third line will consist of the 
  762.           memo.  Example:
  763.  
  764.                                       Charity   Bus. Exp.  Child Care   ....
  765.  
  766.           107  <3213>  10/08  ( 21.75)
  767.           Benny's Beanery                          120.45
  768.           +21.75 for a present  
  769.  
  770.           This sample tax record is record number 107, check number 3213, 
  771.           created on October 8 of the selected year (which appears at the top
  772.           of the report), and it has a valid Memo Line amount of $21.75.  The
  773.           second line has the Pay To name and the check's amount printed 
  774.           under the appropriate category heading.  The third line shows the 
  775.           memo which is "+21.75 for a present".
  776.  
  777.           At the end of the Tax Summary report, Checking prints the totals 
  778.           for each category, subtracts the deductions, and shows you the
  779.           final tallies.
  780.  
  781.           If you have not defined your Tax Code fields, you will not be able 
  782.           to run the Tax Summary function.  And remember, the Tax Code fields 
  783.           can be used to categorize your records any way you want.  They do 
  784.           not have to be used for tax purposes.  You can categorize your 
  785.           checks as educational expenses, music lessons, or travel expenses; 
  786.           and your deposits as part-time income, if you so desire.  The only 
  787.           requirement is that they pertain to your checking account.
  788.  
  789.           One final note.
  790.           If you are using the Tax Summary Report for tax purposes, always 
  791.           double-check each entry to ensure its validity.  Be sure you have a
  792.           receipt for every medical deduction, charitable deduction, and so 
  793.           on.  If you are using the <+> command, make certain that the Memo 
  794.           line amounts are correct.  When you're positive that all of the 
  795.           amounts are correct, print out a final copy and keep it with your 
  796.           tax records.
  797.                                    __________________
  798.  
  799.           Selection # 4, delete old records and compress file.
  800.  
  801.           The final task performed under the # 4 option is the record delete 
  802.           and file compression function.  This should be run once a year, 
  803.           ideally at the beginning of the year after you've run the Tax 
  804.           Summary Report and after most of the previous year's checks and 
  805.           deposits have cleared.  
  806.           
  807.           This task removes many of the records in your file that are not 
  808.           outstanding that have a year date less than the system's year date.
  809.           You don't have to save the deleted records, but you might want to 
  810.           find some piece of information stored on one.  If you decide to 
  811.           save them, Checking will create a dump file called SAVECHCK.MLR on
  812.           the floppy in your A: drive.
  813.  
  814.                Note:  If you purchase MLR's Checking, you'll receive the 
  815.                       bonus Review program that, among other things, lets 
  816.                       you easily view your all of your dump files.
  817.  
  818.           You do not have to save any subsequent year's deleted records on 
  819.           the same disk that you are saving this year's deleted records.  If 
  820.           you do, Checking notifies you that there is a previous dump file on
  821.           the disk and asks you to select an appropriate action from the 
  822.           following sub-menu.
  823.  
  824.                          1  Abort this function
  825.                          2  Delete the old dump file
  826.                          3  Replaced the floppy, try again
  827.                          4  Rename old dump file
  828.  
  829.           If you decide you want to keep the old dump file, you must either 
  830.           remove the floppy and put in another (selection 3) or tell Checking 
  831.           to rename the old file (selection 4).  Checking keeps the base name 
  832.           SAVECHCK and appends a unique extension.  You can also direct 
  833.           Checking to erase the older version of the dump file (selection 2) 
  834.           and proceed with the Delete/Compress function or, finally, you can 
  835.           elect to abort the D/C function altogether (selection 1).  
  836.  
  837.                     Suggestion:  Keep all of your dump files on a
  838.                     single high density floppy disk.  If you are
  839.                     also using MLR's Charging program, you can put
  840.                     its dump files on the same disk with no 
  841.                     conflicts.  Keep this disk, then, solely for
  842.                     Checking and Charging.
  843.  
  844.           Do not run the Delete/Compress function too often.  As already 
  845.           noted, once a year is ideal.  If you are not cramped for hard disk 
  846.           space, you can probably afford to run it every other year.  Given 
  847.           that situation, however, Checking would, when you did run 
  848.           Delete/Compress, erase two years of records, putting them all in 
  849.           a dump file if you requested one.  If you would rather have each 
  850.           dump file contain a single year, then you should maintain a yearly 
  851.           delete/compress regimen.
  852.  
  853.           Important!  
  854.  
  855.           If you plan to generate the Tax Summary Report, do not run the 
  856.           Delete/Compress function until after you have created that report.  
  857.           That report can only be created from the records that exist on 
  858.           your hard disk drive (i.e., in your master file).  If you are 
  859.           planning to maintain a yearly housekeeping regimen, print your Tax 
  860.           Summary Report and make sure it is correct before you run the 
  861.           Delete/Compress function.
  862.  
  863.                                    Warning!
  864.  
  865.           Potential problems await you if you do not keep your system's date 
  866.           accurate, especially with this function.  You risk losing your 
  867.           entire file, for example, if you've allowed your system date to lag 
  868.           a year or two behind and then correct it before running this 
  869.           procedure.  If, for instance, you've been creating records while 
  870.           the system year date was 1991, when in fact the real date was 1992,
  871.           and then you correct the date prior to running this function, 
  872.           Checking will delete all of the records that have a year date that 
  873.           is less than the current year date that are not outstanding ... 
  874.           which in this case could be most of your file.  Please, keep the 
  875.           date accurate.
  876.           ____________________________________________________________________
  877.           ____________________________________________________________________
  878.  
  879.                                         Section 2
  880.           ____________________________________________________________________
  881.  
  882.                            Using Checking for the First Time
  883.  
  884.           As mentioned in the Getting Started section at the beginning of
  885.           this document, you can create your Pay To Quickey list in either
  886.           of two ways.  You can let Checking create the list for you as you
  887.           write your checks, or you can invoke the Change Quickeys function.
  888.           
  889.           The Change Quickeys function gives you the chance to sort the names
  890.           after you've entered them.  To start the Change Quickeys function,
  891.           enter the backslash in the Options Window.  See the Extended
  892.           Processing Options (<\> EPO) at the end of this document for more 
  893.           information.  Ideally you would use the Change Quickeys function to
  894.           create the most important 20 or 25 Pay To names, then let Checking
  895.           automatically append the remainder.
  896.  
  897.           The only choice in the Options Window available the first time you 
  898.           run Checking is 1, Checks/Deposits, which you use to enter your 
  899.           new checks and deposits.  Checking will know that you have no 
  900.           records in your file and will ask for a starting balance.  You must
  901.           enter a starting balance.  The starting balance should be entered 
  902.           without dollar signs or commas, and it must be greater than zero.
  903.  
  904.           > Finding your starting balance.
  905.  
  906.           Since you probably won't be starting a new checking account at the
  907.           same time you start using Checking, you'll have to determine a 
  908.           starting balance by delving into your checkbook register.
  909.  
  910.           Assuming you balance your checkbook regularly, go back in your 
  911.           register to the last time you balanced it.  If (and this is 
  912.           important) there are no outstanding checks or deposits occurring 
  913.           before that date, use the running balance you have as of that date 
  914.           as your starting balance. 
  915.  
  916.           If there are outstanding entries that predate the most recent 
  917.           register balancing, go to the previous register balancing and see
  918.           if there are any outstanding entries that predate it.  If there 
  919.           aren't, then use that amount and enter all of the checks and 
  920.           deposits that have been written since then.
  921.  
  922.           Hint:  If you haven't balanced your checkbook recently, you might 
  923.           want to postpone using Checking until you bring your register up to
  924.           date.  Wait until your bank sends you a new bank statement and 
  925.           balance the account.  Then follow the advice given in the preceding
  926.           paragraphs.
  927.  
  928.           ???????????????????????????????????????????????????????????????????
  929.           ??                                                               ??
  930.           ??   Is your checking account beyond hope?   You might find it   ?? 
  931.           ??   advantageous to start a new account  ...  just a thought.   ??
  932.           ??                                                               ??
  933.           ???????????????????????????????????????????????????????????????????
  934.  
  935.           > Entering checks and deposits for the first time.
  936.  
  937.           Once you have told Checking your starting balance, enter all of the 
  938.           checks and deposits that have occurred since that time (even those 
  939.           checks and deposits that have cleared).  Enter these transactions 
  940.           in the order in which you have them listed in your register.
  941.                     
  942.                     Note:  At this point, you should read the 
  943.                     section entitled "Option # 1, entering new 
  944.                     checks and deposits".  It's in Section One 
  945.                     of this document, under Field Definitions.
  946.  
  947.           Checking will display your running balance in the small, yellow box 
  948.           (called the Running Balance Box) you see in the Working Window.  As
  949.           you enter checks and deposits, that running balance is adjusted 
  950.           accordingly.  The running balance Checking displays and the running 
  951.           balance you have in your register (assuming you've entered a 
  952.           running balance after every transaction in your register) should 
  953.           match as you make your entries.  
  954.  
  955.           If, at any point, a discrepancy arises between the two amounts, you 
  956.           should resolve the inconsistency before you continue.
  957.  
  958.           Enter all of your register transactions into Checking.  When you've
  959.           finished, return to the Options Window by pressing <esc>.  You
  960.           must now invoke Option 2, Balancing Books, to clear all of those 
  961.           records that have already cleared your bank.  If you've marked them 
  962.           cleared in your checkbook register as you've balanced your checking 
  963.           account in the past, simply use your register to determine which 
  964.           checks and deposits have cleared.
  965.  
  966.           This should bring your account up to the present.  Your running
  967.           balance, shown in the Running Balance Box in the Working Window
  968.           should be the same as the last balance entry in your register.
  969.  
  970.           If it isn't, return to the Options Window and invoke the Change
  971.           function, option 3.  View your records using the arrow keys,
  972.           paying special attention to each record's amount and record type.
  973.           If you see an error, correct it at this time.  If you still can't
  974.           figure out where the problem is, choose option 4, and select 1, 
  975.           Print Entire File.  This comprehensive report will give you a 
  976.           detailed listing of your checking account, showing your running
  977.           balance after each entry.
  978.  
  979.           If you are still wondering where the problem lies, make certain 
  980.           that you've entered your starting balance correctly.  Enter <|> in 
  981.           the Options Window to bring up the Change Starting Balance 
  982.           function.  If the starting balance needs to be corrected, you can 
  983.           do so now.  If it is correct, press <esc>.
  984.  
  985.           > Entering checks and deposits on a regular basis.
  986.  
  987.           It isn't necessary to run Checking every time you write a check or 
  988.           make a deposit.  Unless you need to know precisely how much you 
  989.           have at any given point in time, simply write checks and make 
  990.           deposits, noting the necessary data in your register.  Then let the
  991.           transactions accumulate for a couple weeks.  After you have a half 
  992.           dozen or even a dozen (it depends on you) transactions to record, 
  993.           enter them in a single session.
  994.  
  995.           As mentioned earlier, Checking adjusts the balance in the Running 
  996.           Balance Box after each record you enter.  You need not write the 
  997.           new running balance in your register after every transaction you 
  998.           enter.  It's a lot easier to enter all of your transactions and 
  999.           then make a note of the running balance at the end of that session 
  1000.           on the line with your last check or deposit in the Balance column 
  1001.           of your register before you leave Checking.
  1002.  
  1003.           Be sure you write the running balance in your register after you've
  1004.           updated your account so that you'll remember where you stopped.  If
  1005.           you don't, you could accidentally reenter several transactions in 
  1006.           your register.  (Should that ever happen, use the <-> EPO to delete
  1007.           them.)
  1008.  
  1009.                                      Sample Register
  1010.            __________________________________________________________________
  1011.           |  Check  Date  Pay To              Payment    Deposit    Balance  |
  1012.           |                                                        $1000.00  |
  1013.           |  1001   3/10  Meat Market           10.26                        |
  1014.           |  1002   3/11  Millwright           210.33                        |
  1015.           |  DPST   3/13  (sold some geese)                56.74             |
  1016.           |  1003   3/16  Molly Milliner         8.21                        |
  1017.           |  1004   3/17  Moe's Moat Makers     27.47                        |
  1018.           |  1005   3/20  Master Maccaby        11.94                788.53  |
  1019.           |__________________________________________________________________|
  1020.  
  1021.           Notice in the above sample register that the running balance was 
  1022.           not entered into the Balance column after every transaction.  The 
  1023.           user entered all six of the transactions in a single session and 
  1024.           then copied the running balance from the Running Balance Box in the 
  1025.           Working Window to the Balance column in the register.
  1026.  
  1027.           The user can then wait until another half dozen or so transactions 
  1028.           had been entered into the register before updating Checking's 
  1029.           checking account again.  If you want to copy the running balance 
  1030.           into your register after every transaction, feel free to do so.  
  1031.           It's just more work, and that's what Checking has been designed to 
  1032.           help you avoid.
  1033.           ____________________________________________________________________
  1034.  
  1035.           Balancing Your Checking Account With Checking.
  1036.  
  1037.           To balance your account you'll need your register, bank statement, 
  1038.           deposit slips, autowithdrawal receipts, ATM receipts, autodeposit 
  1039.           receipts, canceled checks, etc.  You might not need or have all of 
  1040.           the items listed here.  Different banks do things differently.  
  1041.           Some banks will send receipts of your autowithdrawals, some will 
  1042.           merely provide the data you find printed on your statement, and 
  1043.           still others will do it both ways.  The trick is to make sure you 
  1044.           have all of the information you need.
  1045.  
  1046.           Then ...
  1047.  
  1048.           1.   Bring your register up to date by writing in it all of the 
  1049.                automatic withdrawals, bank interest, and bank charges which 
  1050.                are listed on your bank statement but which do not appear in 
  1051.                your register.  All of the withdrawals and deposits that do 
  1052.                not already appear in your register (but are listed on the 
  1053.                bank statement) must be entered.  You should mark all of these
  1054.                transactions cleared in your register since they have already 
  1055.                cleared your account.
  1056.  
  1057.           2.   Bring your Checking checking account up to date by entering 
  1058.                all of the new transactions you now have in your register 
  1059.                using option 1 in the Options Window.  
  1060.  
  1061.                     Note:  Any amount deducted from your account that is
  1062.                     not represented by a personal check is made an <A> type
  1063.                     (autowithdrawal) record.  Bank interest entries are <I>
  1064.                     type records.  <A> type records can be declared cleared
  1065.                     or outstanding when you create them.  If you are getting
  1066.                     the information for the creation of these records from 
  1067.                     the bank statement, then you should mark them cleared.  
  1068.                     If, however, you've decided to enter your ATM cash 
  1069.                     withdrawals when you make the withdrawal rather than when
  1070.                     you receive your bank statement, enter those records as 
  1071.                     <A> type and declare them outstanding.
  1072.  
  1073.                After you've entered all of your new transactions from your
  1074.                bank statement, write your running balance in your register's 
  1075.                Balance column.
  1076.  
  1077.           3.   Return to the Options Window and choose option 2, Balancing
  1078.                Books.  At this point you should read "Option # 2, clearing 
  1079.                checks/deposits and balancing the account."
  1080.  
  1081.                Checking will display your records beginning with the oldest 
  1082.                and ask if you want to change the status of the displayed 
  1083.                record.  Refer to your bank statement.  If the record 
  1084.                Checking shows you is listed there, mark the transaction 
  1085.                cleared in your register and reply <Y>, yes, to Checking's 
  1086.                query.  If you inadvertently tell Checking that a record has 
  1087.                cleared when it has not, use the left-pointing arrow to 
  1088.                return to the record.  Checking still asks if you want to 
  1089.                change the status (which is shown on the left side of the 
  1090.                Working Window, to the left of the Check # field).  Press 
  1091.                <Y> again and the status will be changed from cleared to 
  1092.                outstanding.
  1093.  
  1094.                You should also make a little checkmark next to the 
  1095.                transaction on the bank statement.  If it isn't listed on your
  1096.                bank statement (i.e., if it hasn't yet cleared your bank), 
  1097.                press <N> or the right-pointing arrow key.  When you've 
  1098.                cleared all of the transactions on your bank statement, 
  1099.                press <esc>.
  1100.  
  1101.                     Note:  Remember that your bank interest records are 
  1102.                     cleared upon entry.  That means they will not be 
  1103.                     displayed to you when you are clearing your normal 
  1104.                     records.  Your <A> type records may or may not appear,
  1105.                     depending on whether you declared them outstanding or
  1106.                     cleared when you created the records.
  1107.  
  1108.                As you mark your records cleared, be sure you compare the 
  1109.                amount of the check or deposit as it appears on your bank 
  1110.                statement to the amount in the corresponding checking account 
  1111.                record in Checking.  It's easy, fast, and it's the single most 
  1112.                important step you can perform to prevent balancing problems.
  1113.  
  1114.                If you inadvertently mark a record cleared that isn't, use 
  1115.                the left pointing arrow key to move back to that record and 
  1116.                press <N>.  You can use the arrow keys to peruse your records
  1117.                at any time without changing their status.  You may also
  1118.                press <enter> for <Y> in this function.
  1119.  
  1120.           4.   After you've updated all of your outstanding records, press 
  1121.                <esc> to go to the second phase of Balancing Books.  Checking 
  1122.                will ask if you want to balance your checking account.  Press 
  1123.                <Y>.  Then all Checking needs to know is the ending balance on 
  1124.                your bank statement.  It will make all of the necessary 
  1125.                calculations and report its results.  If everything balances, 
  1126.                make a note in your register to that effect.  If the books 
  1127.                don't balance, Checking will display the difference, and 
  1128.                you'll have some sleuthing to do.
  1129.           ____________________________________________________________________
  1130.  
  1131.                             ++  When Books Don't Balance  ++
  1132.  
  1133.           If a discrepancy arises between what your running balance is and 
  1134.           what the bank claims you have, Checking displays the following 
  1135.           information in the Working Window and Information Box.
  1136.  
  1137.                             Working Window and Information Box
  1138.              ______________________________________________________________  
  1139.             |                                     _______________________  |
  1140.             |  User name # 1                     |                       | |
  1141.             |  User name # 2                     | Balance:  $1,174.70   | |
  1142.             |                                    |_______________________| |
  1143.             |                                                              |
  1144.             |   Bank's balance  ==>  $1,222.50                  ^          |
  1145.             |    Plus deposits  ==>  $  232.20                  |          |
  1146.             |     Minus checks  ==>  $  302.10                  |          |
  1147.             | Your balance           ---------                  |          |
  1148.             |      should be    ==>  $1,152.60       < ----- Trouble!      |
  1149.             |--------------------------------------------------------------|
  1150.             |        Difference ==>  $   22.10                             |
  1151.             |            A   Review current outstanding records            |
  1152.             |            B   Reenter the bank's final balance              |
  1153.             |______________________________________________________________|
  1154.  
  1155.           The difference between what your balance is (found in the Running 
  1156.           Balance Box) and what it should be, using the amount you entered as
  1157.           the bank's final balance, is displayed in the Information Box along 
  1158.           with two options as shown in the example above.  Jot down the 
  1159.           difference before proceeding.
  1160.                                         _________
  1161.  
  1162.           The bank's final balance.
  1163.           When Checking displays the blinking Trouble! warning, the very 
  1164.           first item to check is the bank's final balance.  If the amount you
  1165.           entered as the bank's final amount (shown at the top of Checking's 
  1166.           computations) is incorrect, press <B> to reenter it.
  1167.                                         _________
  1168.  
  1169.           Reviewing the outstanding records.
  1170.           If you've made an error by declaring one of the records cleared 
  1171.           when it wasn't (or you left one outstanding when it should have 
  1172.           been cleared), you can quickly change that record's status and 
  1173.           rerun the balancing portion of the Balancing Books function by 
  1174.           selecting <A>.  You can also make changes to the Amount fields in 
  1175.           your outstanding records, if necessary.
  1176.  
  1177.           After you press <A>, Checking will let you review your outstanding 
  1178.           records.  If it appears that the problem is that a record was 
  1179.           cleared erroneously, find the record using the directional keys.
  1180.           Checking will ask if that record's status has changed, reply <Y>, 
  1181.           yes, and Checking will change that record's status from "Cleared" 
  1182.           to "Outstanding".  Then press <esc> to advance to the balancing 
  1183.           portion of the function again.
  1184.  
  1185.           If the error is an incorrect amount in one of the records, display
  1186.           that record and press <C> while Checking asks if this record's
  1187.           status has changed.  This starts the Change function from where you
  1188.           can change the amount, and if necessary, any <+> command amount you
  1189.           might have on the Memo line.
  1190.  
  1191.           Once you leave the Balancing Books function, Checking updates your 
  1192.           file.  That means that all of the records you declared as cleared 
  1193.           would no longer be accessible to the Balancing Books function the 
  1194.           next time you run it since it can only handle the currently 
  1195.           outstanding records.  To alter the status of a record once the file 
  1196.           has been updated, you must use the Change function.
  1197.                                         _________
  1198.  
  1199.           Missing an entry?
  1200.           Make sure you have a record for every line item listed on your bank
  1201.           statement.  You can use the Change function, option 3, to peruse
  1202.           your records.
  1203.  
  1204.           Autowithdrawals are easy to overlook, especially the `incidentals' 
  1205.           banks frequently charge such as check cashing fees, late payment 
  1206.           interest charges, costs for new checks, etc.
  1207.  
  1208.           Make sure you didn't forget one of your deposits, either.  That 
  1209.           includes the bank interest your account has earned.  It's 
  1210.           frequently very little money, but it's enough to cause a balancing 
  1211.           problem.
  1212.                                         _________
  1213.  
  1214.           Double check your amount entries.
  1215.           You can also use the Change function to double check your amount 
  1216.           entries.  Note the date of the first transaction on your bank 
  1217.           statement and use the scrolling keys to find the records in your 
  1218.           file that have that date.  Begin your amount comparisons at that 
  1219.           point.
  1220.  
  1221.           Don't forget to compare all of your transactions.  Checks, 
  1222.           deposits, autowithdrawals, bank interest ... they must all match.  
  1223.           You should also compare the checks and deposits that are still 
  1224.           outstanding (those that appear in your checkbook register, but not 
  1225.           on the bank statement) to be sure they were all entered properly.
  1226.           ____________________________________________________________________
  1227.           ____________________________________________________________________
  1228.  
  1229.                                 ++  Special Situations  ++
  1230.  
  1231.           Voiding checks.
  1232.  
  1233.           If you wish to void a check choose 3, the Change function, in the 
  1234.           Options Window.  After you find the record you want to void, 
  1235.           Checking displays the normal sub-menu for making changes.  Select 
  1236.           2, Void Checks.  Checking asks for confirmation.  You can only void
  1237.           checks that have not yet cleared.
  1238.  
  1239.           Once you have voided a check, it cannot be undone.  Furthermore, 
  1240.           the only way you can see the voided check is to view it using the 
  1241.           Change function (even though you are no longer allowed to change 
  1242.           it), or you can print out the entire checking file, (option 4, 
  1243.           selection 1).
  1244.                                    __________________
  1245.  
  1246.           Automatic salary deposits.
  1247.  
  1248.           If your company deposits your earnings into your checking account
  1249.           automatically, you'll receive a deposit receipt from your employer 
  1250.           in lieu of a check.  Enter the amount of the deposit into your 
  1251.           register at the time you receive the receipt.  Don't wait until 
  1252.           your bank statement comes to enter this transaction.  This is a <D>
  1253.           entry in the Check Number field, and you clear it after you have 
  1254.           received your bank statement.
  1255.                                    __________________
  1256.  
  1257.           Automatic teller machines (ATM's).
  1258.  
  1259.           When you make cash withdrawals from your checking account using 
  1260.           ATM's, you need not bother entering a record of the transaction 
  1261.           until you receive the bank statement with the ATM deduction.  At 
  1262.           that point you enter it as an autowithdrawal.  This record is an 
  1263.           <A> entry in the Check Number field.  After you've entered the 
  1264.           contents of the autowithdrawal record, Checking will ask you if you
  1265.           want to declare it cleared or outstanding.  Since it has alreay 
  1266.           gone through your bank, declare it cleared.  This method is 
  1267.           handy if you maintain a cushion in your checking account, and you
  1268.           don't need to monitor your running balance closely.
  1269.  
  1270.           If, however, you'd rather enter your cash withdrawals immediately 
  1271.           so your running balance more accurately reflects your current 
  1272.           financial well-being, enter them as autowithdrawal records, but 
  1273.           declare them outstanding.  When it's time to balance your 
  1274.           checkbook, you'll have the added step of declaring them cleared, 
  1275.           but since you'll be clearing all of your regular checks manually, 
  1276.           it isn't that much more overhead.
  1277.                                    __________________
  1278.  
  1279.           Bank deductions.
  1280.  
  1281.           If your account is penalized by the bank for a tardy payment, or 
  1282.           charged interest on a line of credit, or if the cost of writing 
  1283.           checks is deducted from your account, make those costs <A> entries,
  1284.           autowithdrawals.  You enter these transactions after you've 
  1285.           received your bank statement.  Put the bank's name on the Pay To 
  1286.           line and be sure to declare these charges cleared since they have 
  1287.           already been deducted from your account.
  1288.           ____________________________________________________________________
  1289.           ____________________________________________________________________
  1290.  
  1291.           Extended Processing Options.
  1292.  
  1293.                EPO  Definition
  1294.  
  1295.                <\>  Change or delete Pay To names in the Viewing Window.
  1296.                     Press the backslash key in the Options Window to invoke
  1297.                     this function.
  1298.  
  1299.                     Checking will ask which Pay To name you want to change or
  1300.                     delete.  Press the appropriate Quickey, and Checking will
  1301.                     highlight the Quickey in the Viewing Window and place 
  1302.                     your cursor in the Pay To Name field in the Working 
  1303.                     Window.  If you don't see the Pay To name that you want 
  1304.                     to modify (in the Viewing Window), press <pageup> or 
  1305.                     <pagedown> to switch the Viewing Window screens so you'll
  1306.                     be able to see which Quickey is associated with the Pay
  1307.                     To name.
  1308.  
  1309.                     To erase a Quickey name and leave it blank, press 
  1310.                     <alt> + <C> and then press <enter>.  Otherwise, type in 
  1311.                     the changes, and press <enter>.
  1312.  
  1313.                     If you press the wrong Quickey, press <esc>.  If you make
  1314.                     changes to the wrong Pay To name or even delete one, 
  1315.                     pressing <esc> before leaving the Viewing Window 
  1316.                     resurrects the old name.
  1317.  
  1318.                     When you've finished updating your Pay To name list 
  1319.                     (i.e., when your cursor is at the "Which Quickey do you 
  1320.                     want to change?" prompt), press <esc>. 
  1321.  
  1322.                     Checking then asks if you want to sort your Quickeys.  If
  1323.                     you want them sorted, you should reply <Y>.  [Tip:  The 
  1324.                     names are more easily found in the list if the names are 
  1325.                     sorted.]
  1326.  
  1327.                     Next, you can change the names on the check (the ones 
  1328.                     that appear in the Working Window) and the Tax codes.
  1329.  
  1330.                     You have thirty-six Quickeys.  They can be up to 22
  1331.                     characters long.
  1332.  
  1333.                                        - - - - - - - - -
  1334.  
  1335.                <|>  Enter a new starting balance for your checking file.  
  1336.                     When you enter a new starting balance, Checking updates 
  1337.                     your file immediately and displays the new running 
  1338.                     balance in the yellow box inside the Working Window.
  1339.  
  1340.                     Warning!  Once you have run the Delete/Compress function 
  1341.                     described above (option 4, selection 4) you must not 
  1342.                     invoke the New Starting Balance function.
  1343.  
  1344.                                        - - - - - - - - -
  1345.  
  1346.                <->  Delete a specific record.  You find and select the record 
  1347.                     you want to delete the same way you do when using the 
  1348.                     Change function.  Checking will ask you to verify the 
  1349.                     record.  Please do so, because when a record is erased in 
  1350.                     this manner it is gone forever.  It cannot be saved to 
  1351.                     your dump file or undeleted.
  1352.  
  1353.                     This EPO is handy if you find you've accidentally entered
  1354.                     a record twice (hence the second entry is of no 
  1355.                     historical value, unlike a voided check).   
  1356.  
  1357.                                     - - - - - - - - -
  1358.  
  1359.  
  1360.                <+>  Reset Tax code status in all records that have a specific
  1361.                     Tax code to blank.  
  1362.  
  1363.                     For example:  If you've set up one of your Tax codes as a 
  1364.                     special projects code, you can reset the Tax code status 
  1365.                     on all of the records with that Tax code to blank so you
  1366.                     can begin another special project.  Only the records with
  1367.                     a current year date are affected.
  1368.  
  1369.                                     - - - - - - - - -
  1370.  
  1371.                <$>  Print an order form for My Little Realm's Checking.
  1372.  
  1373.                                     - - - - - - - - -
  1374.  
  1375.                <?>  Display available EPO's for this routine.
  1376.           ____________________________________________________________________
  1377.  
  1378.                                      +  The End  +
  1379.           ____________________________________________________________________
  1380.  
  1381.           (c) Copyright 1991 - 1992 John L. Salisbury       
  1382.  
  1383.