home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / finance / cisbil21.zip / CISBILL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-25  |  17KB  |  402 lines
  1.                              CISBILL  v2.1                   Jul '93
  2.                        Copyright 1993 JN Goodale
  3.  
  4.               
  5.               
  6.                        D O C U M E N T A T I O N              
  7.               
  8.               
  9.               
  10.                            _______
  11.                       ____|__     |                (R)
  12.                    --|       |    |-------------------
  13.                      |   ____|__  |  Association of
  14.                      |  |       |_|  Shareware
  15.                      |__|   o   |    Professionals
  16.                    -----|   |   |---------------------
  17.                         |___|___|    MEMBER
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                  
  27.                                  CONTENTS                 Page
  28.  
  29.                  I     Requirements and Limitations .......  1 
  30.                 II     Main Menu ..........................  1 
  31.                III     Set Up .............................  2 
  32.                 IV     Field Definitions ..................  2
  33.                  V     Files ..............................  3
  34.                 VI     Error Messages .....................  4
  35.                VII     Capturing a Billing File ...........  5
  36.               VIII     Registration/Support ...............  8
  37.                 IX     Sharware Concept/Ombudsman .........  9
  38.  
  39.                                                       CISBILL       Page  1
  40.  
  41.      I  REQUIREMENTS AND LIMITATIONS
  42.  
  43.      Requires: IBM compatible               If you are using this, you
  44.                256 K memory                  probably have a modem.
  45.                Hard Drive                    However, a modem is NOT
  46.                DOS 3.0 or above              needed to run CISBILL, because
  47.                Printer - optional            it does NOT get the billing
  48.                                              from CIS for you.
  49.  
  50.                BILLING.CAP, a captured file from a CIS billing inquiry. 
  51.                For a sample of what this is, and instructions on how to 
  52.                get it, see the section on CAPTURING A BILLING FILE.
  53.  
  54.      Limits:   Will handle up to approximately 1500 records in 256 K -
  55.                6500 in 640 K, depending on your system.  One record is 
  56.                one logon session.  1500 records would amount to about 
  57.                4 sessions per day, 365 days per year.  6500 is the max.
  58.  
  59.  
  60.      II  MAIN MENU
  61.  
  62.          After processing existing files (if any) the Main Menu will appear:
  63.  
  64.          _____________Main Menu_______________   ________Sub Menu_______    
  65.         |                                     | |                       |
  66.         |   Select Year  <OR>  One of Below   | |    Options for YYYY   |
  67.         |                                     | |                       |
  68.         |     1993               ....Quit.... | |       View Records    |
  69.         |     1992                   Help     | |       Print Weekly    |
  70.         |     1991                  Set Up    | |       Print Detail    |
  71.         |     1990                REGISTER!!  | |       Main Menu       |
  72.         |                                     | |                       |
  73.         |_____________________________________| |_______________________|   
  74.  
  75.         Select one of the options using the arrow keys.  Up to four years   
  76.         may be listed.  If 4 years are not available, subsequent entries
  77.         will appear as ".............".
  78.  
  79.         [ Help ] ....... displays a quick description of the fields.
  80.         [ Set Up ] ..... is described in the next section, SET UP.
  81.         [ REGISTER ] ... allows you to fill in the program registration from 
  82.         within the program.
  83.  
  84.         [ View ] .......... will list by week on the left of the display.  
  85.         You may then select a week, and either display the details by     
  86.         hitting [ENTER] or print that week by hitting [P].
  87.  
  88.         [ Print Weekly ] .. prints (to a file or printer) the Weekly totals.
  89.         [ Print Detail ] .. prints (to a file or printer) all records.
  90.         [ Main Menu ] ..... returns to the Main Menu.
  91.  
  92.                                                       CISBILL        Page  2
  93.  
  94.      III  SET UP
  95.  
  96.         [      Done      ] - exits Set-Up
  97.         [ Last Date Paid ] - change last date paid
  98.         [ Mono/Color     ] - toggles between color and mono display
  99.         [ Printer/File   ] - toggles between output to printer or file
  100.  
  101.      [ DONE ] will activate changes, if any, and return to the Main Menu.
  102.  
  103.      [ LAST DATE PAID ] displays the last date a payment was made to CIS,
  104.         in YYYYMMDD format.  You must input this, obviously.  It would
  105.         be the last date a charge was made to your bank, your credit card,
  106.         or whatever.  It is initialized at "19900101" which is Jan 1, 1990.
  107.         The purpose of this is to be able to check (√) the end of week
  108.         totals which have been paid, giving you a quick take on your 
  109.         outstanding liability, which is then printed at the end of the
  110.         listing or display.
  111.  
  112.      [ MONO/COLOR ] simply toggles the display between color and mono.
  113.  
  114.      [ PRINTER/FILE ] lets you elect to have all printout go to the file
  115.         CISBILL.PRN ready for printing, rather than directly to a printer.
  116.  
  117.  
  118.      IV  FIELD DEFINITIONS
  119.  
  120.      [ Date ]:       MM DD of year printed in heading. (See Note 1)
  121.      [ Logon ]:      HH:MM Hours, Minutes of Logon time. (Detail only)
  122.      [ Min ]:        Elapsed minutes logged on.
  123.      [ $/Month ]:    $ Cost for the month (Weekly only).
  124.      [ $/Week ]:     $ Cost for that Week Ending. (Weekly only).
  125.      [ Cost ]:       $ Cost for session.  (Detail only).
  126.  
  127.                      The last item displayed (or printed) at the end of a
  128.                      week on a detail list will be "Diff".  This is the
  129.                      difference (if any) of the Weekly Total $ and the sum
  130.                      of all details.  There may be an item labeled "Misc", 
  131.                      which is the sum of all items for that week which
  132.                      have no logon time associated with them - i.e., orders,
  133.                      etc.
  134.  
  135.      [ √ ]:          This field will be checked if the item has been paid.
  136.  
  137.         The YEARLY TOTAL and CURRENT LIABILITY are printed at the end 
  138.         of the display or listing. 
  139.  
  140.      Note 1:  At year-end, the first weekly billing may contain data from
  141.                 the last few days of December of the previous year.  To
  142.                 keep these "wrong year" days in the right slot, they are
  143.                 assigned the new year, with a month of "00" rather than
  144.                 "12".
  145.  
  146.  
  147.                                                       CISBILL       Page  3
  148.  
  149.      V  FILES   
  150.   
  151.         Files needed to run CISBILL:
  152.                 CISBILL.COM - executable program
  153.                 BILLING.CAP - captured billing file (You create this)
  154.                               Once this has been read by CISBILL it may 
  155.                               be deleted, although it isn't necessary.
  156.         Files created during CISBILL:
  157.                 CISBILL.CNF - Configuration file from Set Up
  158.                 CISBILL.Ynn - Cumulative Billing for year "nn"
  159.                               When the program detects a new year,
  160.                               a new Cumulative file is created.
  161.  
  162.         Files included for sample run only:
  163.                 CISBILL.Y92 - Sample cumulative billing file for 1992.
  164.                 CISBILL.Y91 - Sample cumulative billing file for 1991.
  165.  
  166.                 Delete these files BEFORE starting your own cumulative
  167.                 billing files !!
  168.  
  169.  
  170.                                                       CISBILL       Page  4
  171.  
  172.  
  173.      VI  ERROR MESSAGES
  174.  
  175.      There are two types of error messages which may occur - 1)-Limitation  
  176.      Errors and 2)-DOS Errors.  In all except one case, the program will end.  
  177.  
  178.      Limitation Error messages are:
  179.  
  180.         . Too much input to process...
  181.              Memory limitation - free up more memory.
  182.         . Too many records to process...
  183.              Memory limitation - free up more memory.
  184.         . File too big to process...
  185.              File selected is too big for memory.  Select another year or
  186.              quit.  Program does not automatically end here.
  187.         . No files to process...
  188.              No cum files available or created.  Get a BILLING.CAP file.
  189.         . Too many Cum files...
  190.              Over four years of cum files available.  Rename or delete.
  191.         . File has wrong format
  192.              Probably trying to read cum file created by previous version
  193.              of CISBILL.  Run the file thru CISBILRX to make it useable.
  194.         . No weekly data for this set of details
  195.              The BILLING.CAP file has details on it ahead of weekly
  196.              summary data.  All details prior to any weekly data will
  197.              be ignored.  The program will continue to process.
  198.  
  199.      DOS Error messages have the following format:
  200.  
  201.         [Program loc n] Dos error: xxxx....
  202.         Where:  n will be 1 thru 4
  203.                 xxxx.... will be a short DOS Error description
  204.  
  205.         if n = 1  The error occurred reading CISBILL.CNF
  206.                2  The error occurred reading CISBILL.Ynn
  207.                3  The error occurred writing CISBILL.CNF
  208.                4  The error occurred writing CISBILL.Ynn
  209.  
  210.      If you get any error and cannot determine what to do, see Section VIII.
  211.  
  212.                                                       CISBILL        Page  5
  213.  
  214.      VII  CAPTURING A BILLING FILE   
  215.    
  216.      After logging on to CompuServe, GO BILL
  217.         The remainder of this shows the CompuServe responses and your input.
  218.  
  219.         ASSISTANCE               BILLING
  220.  
  221.         BILLING INFORMATION
  222.  
  223.          1 Current Rates
  224.          2 Review Your Charges
  225.          3 Electronic Funds Transfer (EFT)
  226.             (U.S. Addresses Only)
  227.          4 Billing Options Explained
  228.          5 Pricing Plans Explained
  229.          6 Changing Your Billing Address
  230.          7 Update Billing Information
  231.          8 Executive Service Option
  232.          9 General Billing Information
  233.  
  234.        !2 <----------------------------------------Select option 2 here
  235.  
  236.  
  237.         ASSISTANCE               CHARGES
  238.  
  239.  
  240.         CompuServe CHARGES
  241.          1 Explanation
  242.          2 Account Balance
  243.          3 Billing History
  244.  
  245.         USAGE DETAILS
  246.          4 Current activity
  247.          5 Previous activity
  248.          6 Mail Hardcopy ($)
  249.  
  250.         Enter Choice !5 <-----------------------------Select option 5 here
  251.                         <--------Just prior to responding, open a capture
  252.                                  file, BILLING.CAP, to record the rest of
  253.                                  the billing session.
  254.  
  255.  
  256.                                                       CISBILL        Page  6
  257.  
  258.         CompuServe CHARGES                    (New CIS format 9-92)
  259.  
  260.             Week Ending       Total
  261.             -----------       -----
  262.          1    04-Apr-92       $3.63
  263.          2    29-Mar-92      $64.27
  264.          3    21-Mar-92      $18.35
  265.          4    14-Mar-92       $7.24
  266.          5    07-Mar-92      $42.95
  267.          6    29-Feb-92      $29.46
  268.          7    22-Feb-92      $64.21
  269.          8    15-Feb-92       $5.76
  270.          9    08-Feb-92        $.21
  271.         10    01-Feb-92      -$5.83
  272.         11    25-Jan-92      $58.74
  273.         12    18-Jan-92      $34.66
  274.  
  275.         Enter choice !1 <-------------------------Enter week # choice here
  276.  
  277.         CompuServe CHARGES
  278.  
  279.                    BILLING DETAIL (Page 1 of 1)
  280.  
  281.         Date  Description           Node   Logon Min Amount
  282.        ------ --------------------- ------ ----- --- ------
  283.        04-Apr BASIC SERVICES        06ATO  11:35   2    .00
  284.               TOTAL FOR SESSION                         .00
  285.  
  286.        03-Apr BASIC SERVICES        14AGF  17:32   3    .00
  287.               EXTENDED SVC-2400                    2    .43
  288.               TOTAL FOR SESSION                         .43
  289.  
  290.        01-Apr BASIC SERVICES        07ATO  15:25   3    .00
  291.               EXTENDED SVC-2400                    8   1.71
  292.               TOTAL FOR SESSION                        1.71
  293.  
  294.               BASIC SERVICES        01ATA  16:54   1    .00
  295.               TOTAL FOR SESSION                         .00
  296.  
  297.         Last Page ! <---------------------------------Hit [ENTER] here
  298.  
  299.                                                       CISBILL        Page  7
  300.  
  301.         CompuServe CHARGES
  302.  
  303.             Week Ending       Total
  304.             -----------       -----
  305.          1    04-Apr-92       $3.63
  306.          2    28-Mar-92      $64.27
  307.          3    21-Mar-92      $18.35
  308.          4    14-Mar-92       $7.24
  309.          5    07-Mar-92      $42.95
  310.          6    29-Feb-92      $29.46
  311.          7    22-Feb-92      $64.21
  312.          8    15-Feb-92       $5.76
  313.          9    08-Feb-92        $.21
  314.         10    01-Feb-92      -$5.83
  315.         11    25-Jan-92      $58.74
  316.         12    18-Jan-92      $34.66
  317.  
  318.         Enter choice !2 <----------------------Enter another week here
  319.  
  320.   ____________________________________________________________________         
  321.    
  322.      Continue the above process until you have accessed all weeks you   
  323.      have not yet captured.  The first time, you should get ALL weeks.
  324.      When you are finished, close the capture file.
  325.  
  326.      Move the capture file to the directory where you plan to keep   
  327.      your cumulative billing files, and you are ready to run CISBILL.
  328.  
  329.  
  330.                                                        CISBILL       Page  8
  331.  
  332.  
  333.     VIII   REGISTRATION/SUPPORT
  334.  
  335.         Registration costs $15 (extra for 3 1/2 or HD diskette).  You may
  336.         register from within the program or by printing REGISTER.DOC and
  337.         filling it in by hand.
  338.  
  339.         Advantages to registering are:
  340.  
  341.                 Latest version of program with "nag screens" removed.
  342.                 Free support for six months by US Mail, phone, or 
  343.                      CIS E-Mail.
  344.                 Notification of upgrades/Very inexpensive upgrades.
  345.                 Free HARDINDX program for selectively indexing your
  346.                      hard drive.
  347.                 A Clear Conscience.
  348.  
  349.       ____________________________________________________________________
  350.      |                                                                    |
  351.      |    If you have problems or questions, contact the author:          |
  352.      |                       JN Goodale                                   |
  353.      |                       7826 Little John Court                       |
  354.      |                       Charlotte,  NC  28227                        |
  355.      |                                                                    |
  356.      |                       CIS ID 71116,302                             |
  357.      |                       Phone   (704)-537-0329 (Your nickel!)        |
  358.      |____________________________________________________________________|
  359.  
  360.                              
  361.  
  362.                                                        CISBILL       Page  9
  363.  
  364.      IX   SHAREWARE CONCEPT & OBUDSMAN STATEMENT
  365.  
  366.  
  367.         SHAREWARE CONCEPT
  368.         -----------------
  369.  
  370.         Shareware distribution gives users a chance to try software
  371.         before buying it.  If you try a Shareware program and continue
  372.         using it, you are expected to register.
  373.  
  374.         Shareware is a distribution method, not a type of software.  You
  375.         should find software that suits your needs and pocketbook, whether
  376.         it's commercial or Shareware.  The Shareware system makes fitting
  377.         your needs easier, because you can try before you buy.  And because
  378.         the overhead is low, prices are low also.  Shareware has the
  379.         ultimate money-back guarantee -- if you don't use the product,
  380.         you don't pay for it!
  381.  
  382.         OMBUDSMAN
  383.         ---------
  384.  
  385.  
  386.                Association Of Shareware Professionals Ombudsman
  387.  
  388.         This program is produced by a member of the Association of
  389.         Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  390.         shareware principle works for you.  If you are unable to resolve a
  391.         shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  392.         member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  393.         help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  394.         not provide technical support for members' products.  Please write
  395.         to the ASP Ombudsman at P.O. Box 5786, Bellevue, WA 98006 or send
  396.         a Compuserve message via E-Mail to ASP Ombudsman, 70007,3536
  397.  
  398.  
  399.                          .... End of CISBILL.DOC ....
  400.  
  401.  
  402.