home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / finance / billtim3.zip / BILLTIME.MAN < prev    next >
Text File  |  1993-10-04  |  34KB  |  785 lines
  1. BillTime.MAN    User manual for BillTime Version 3.0
  2.  
  3.                             THE DISCLAIMER
  4. Saroff Design offers BillTime as "SHAREWARE", and allows the unlimited
  5. copying and distribution of BillTime to any one. This is NOT free
  6. software, and Saroff Design expects to be paid the registration fee by
  7. all people who continue to use BillTime. Saroff Design offers BillTime
  8. "AS IS", and Saroff Design makes no warranty, expressed or implied,
  9. with regard to the software. All implied warranties, including the
  10. warranties of merchantablitiy and fitness for a particular use, are
  11. hereby excluded. In no event shall Saroff Design be liable for any lost
  12. profits, lost savings; or other consequential, special, or indirect
  13. damages, even if Saroff Design has been advised of the possibility of
  14. such losses or damages. In any event, Saroff Design liability arising
  15. out of any kind of legal claim (whether in tort, contract, or
  16. otherwise) in connection with the software will not exceed the fee paid
  17. for the software license.
  18.  
  19.                            THE DESCRIPTION
  20. BillTime is a full-featured, multi-user, time tracking system which
  21. allows professionals who charge for their services to easily keep
  22. detailed records of when and what they did. Include features: unlimited
  23. number of work slips; multiple data areas; reports; unlimited number of
  24. clients, activities, projects and users. Fuzzy logic text search of all
  25. work slips. Bill charges by time, flat rate, or not at all. Similar to 
  26. expensive commercial package, but much easier to use. It is not necessary 
  27. to read the user manual to begin using BillTime -- all relevant menu 
  28. choices and hot-keys are shown at all times on the entry screens. Data 
  29. entry fields are automatically checked against automatic look-up lists. 
  30. Free-form notes can be added to any work slip, and the entire slip 
  31. contents can be searched quickly and easily.
  32.  
  33. Suggested registration fee: $19.00.
  34.  
  35. What happens if you do not pay the registration fee: nothing. This
  36. shareware program is complete and will work forever even if you do not
  37. decide to pay the registration fee.
  38.  
  39. What you get if you do pay the registration fee: the Pro package, which
  40. contains the complete BillTime program PLUS a full Billing/Invoice
  41. module, a network security system and more.
  42.  
  43. How hard is it to start using BillTime: not hard at all. In fact, I
  44. suggest that once you have BillTime installed on your computer that you
  45. go ahead and start  using it, then, if you have any questions, read the
  46. rest of this document.
  47.  
  48.                          INSTALLATION INSTRUCTIONS
  49. To install Billtime you create a directory on your hard drive called    
  50.     C:\BILLTIME
  51. Do this by typing:
  52.     C:
  53.     CD \
  54.     MKDIR BILLTIME
  55.     CD \BILLTIME
  56.  
  57. Copy the billtime.zip file to this directory by typing
  58.     COPY A:billtime.zip
  59.   or, if billtime.zip is on another drive disk, such as B:
  60.     COPY B:\billtime.zip
  61.  
  62. Uncompress billtime.zip by typing:
  63.     PKUNZIP billtime.zip
  64.  
  65.  
  66.  
  67.           UPDATING FROM AN EARLIER VERSION OF BILLTIME
  68.  
  69. If you are currently using an earlier version of billTime, you should
  70. replace billtime.exe and billtime.ovl with the new billtime.exe and 
  71. billtime.ovl files. When you run billtime, the program will then modify
  72. several of your data files. None of your current data will be changed, 
  73. and all of your current menu and program items will be the same. What will
  74. be different is the addition of several more program features as well
  75. as improved data features.
  76.  
  77.  
  78.                    RUNNING BILLTIME FOR THE FIRST TIME
  79. When BillTime is run for the first time it will create a working
  80. database in the C:\BILLTIME directory. The database consists of empty
  81. data files and their indexes. BillTime will display a message asking
  82. you to confirm the creation of this database. Type the letter 'Y' (at
  83. the end of this document is a specific list of all the files created by
  84. BillTime).
  85.  
  86. After the empty database is  created, the following MAIN MENU will
  87. appear:
  88.  
  89. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  90. ║            Shareware --- BillTime Time Track System --- Shareware         ║
  91. ║▐▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▌║
  92. ║▐                  ** MAIN MENU - MAKE CHOICE OR PRESS ESC **             ▌║
  93. ║▐                ╔═══════════════════════════════════════════╗            ▌║
  94. ║▐                ║1) CREATE A WORK SLIP                      ║            ▌║
  95. ║▐                ║2) SEARCH FOR SLIPS                        ║            ▌║
  96. ║▐                ║3) USER LIST                               ║            ▌║
  97. ║▐                ║4) CLIENT LIST                             ║            ▌║
  98. ║▐                ║5) ACTIVITY LIST                           ║            ▌║
  99. ║▐                ║6) PROJECT LIST                            ║            ▌║
  100. ║▐                ║7) REPORTS                                 ║            ▌║
  101. ║▐                ║8) CHANGE DATA AREA                        ║            ▌║
  102. ║▐                ║9) MAINTENANCE UTILITIES                   ║            ▌║
  103. ║▐                ║H) VERSION HISTORY                         ║            ▌║
  104. ║▐                ║P) PRO FEATURES & REGISTRATION INFORMATION ║            ▌║
  105. ║▐                ║C) MAKE A COPY FOR A FRIEND                ║            ▌║
  106. ║▐                ║D) TRANSACTIONS AND INVOICES               ║            ▌║
  107. ║▐                ║Q) QUIT                                    ║            ▌║
  108. ║▐                ╚═══════════════════════════════════════════╝            ▌║
  109. ║▐                        Data Directory: C:\BILLTIME\                     ▌║
  110. ║▐▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▌║
  111. ║    Version 3.0  09/20/93  Copyright 1993 Steve Saroff   (SSaroff@aol.com) ║
  112. ╚══════ Logged in as user SAROFF, you have ADMINISTRATION rights. Mem: 104 ═╝
  113.  
  114. Work slips are where you will enter what work you have done and all the
  115. information about the work. None of the information is mandatory,
  116. however for you to get practical use from BillTime you should enter as
  117. much information as possible.
  118.  
  119. When entering information on slips, the User, Client, Activity and
  120. Project data fields are cross checked against look-up lists. Look-up
  121. tables will automatically be displayed when ever an entry is made which
  122. is not found in the existing lists, and, if the entry should be on the
  123. list, it can be added.
  124.  
  125. Here is what a slip entry screen looks like:
  126.  
  127.  F10=Save Changes                         Esc=Exit with OUT save 
  128.  F9=Add/Edit Notes                        F1=Look-up Tables 
  129. ╔═══════════════════════════ >> TIME RECORD SLIP << ════════════════════════╗
  130. ║    Slip Num:  00000001                                                    ║
  131. ║        User:                                                              ║
  132. ║      Client:                                                              ║
  133. ║    Activity:                                                              ║
  134. ║        Date:                                                              ║
  135. ║  Time Spent:     0.00                                                     ║
  136. ║  Start Time:  14:41     Stop Time:   :                                    ║
  137. ║     Project:                                                              ║
  138. ║                                                                           ║
  139. ║   Charge at:  C Client's charge rate      Hourly rate:    0.00            ║
  140. ║                                  charge For this Work:                    ║
  141. ║F9=View/Edit Notes                                                         ║
  142. ║                                                                           ║
  143. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  144.  
  145. Here is what should be entered in the appropriate fields:
  146.    User: name, or code, of the person doing the work.
  147.    Client: name, or code, for who the work was done.
  148.    Activity: name, or code, for what was done.
  149.    Time spent: hours and decimal of time done for this slip.
  150.    Start time: time work was begun
  151.    Stop time: time work was completed
  152.    Project: the project which this slip should be included with.
  153.    Charge at: Hourly charges can be set for the user, client or
  154.               activity. The slip can also be billed at a flat rate 
  155.           or not at all.
  156.    Hourly rate: a dollar per hour rate can be entered in instead of
  157.                 using the set rate for the client, user, or activity.
  158.   FreeForm notes: can be added/edited by pressing the F9 key. There is
  159.                   no limit to the length of the notes that can be added 
  160.                   to a slip, and any information entered in the notes can 
  161.                   be searched and located.
  162.  
  163. The time spent on a slip can be entered as an hour number, or you can
  164. just enter the start time or the stop time of the work. In the DEFAULT
  165. CONFIGURATION section of the program you may chose to have the start
  166. time, or the end time automatically entered on the slip (using your
  167. system's clock), or you may chose to not have anything automatically
  168. entered.
  169.  
  170. Each work slip can be assigned to a PROJECT. Projects are convenient
  171. ways to keep track of time spent which may involve work with a variety
  172. of clients.
  173.  
  174. Once again, it is not necessary to enter any information on a slip.
  175.  
  176. There are two ways to create new work slips. The first is to chose the
  177. very first menu selection, CREATE A WORK SLIP, which will create a new
  178. slip, with the next sequential slip number automatically assigned. Or,
  179. from the SEARCH FOR SLIPS lists, you can create a new slip by pressing
  180. the F2 key.
  181.  
  182.  
  183. How to locate a work slip:
  184. The second Main Menu choice is SEARCH FOR A SLIP. You will be able to
  185. search for slips in the following four ways:
  186.                     ****      WORK SLIP SEARCH      **** 
  187.                ╔═════════════════════════════════════════╗
  188.                ║1) LIST OF ALL WORK SLIPS BY SLIP NUMBER ║
  189.                ║2) LIST OF ALL WORK SLIPS BY CLIENT      ║
  190.                ║3) LIST OF ALL WORK SLIPS BY PROJECT     ║
  191.                ║4) FUZZY TEXT SEARCH OF ALL SLIPS        ║
  192.                ║5) RETURN TO MAIN MENU                   ║
  193.                ╚═════════════════════════════════════════╝
  194.  
  195. 1) Chronologically by slip number. A list of all slips will be shown
  196. and by entering in the slip number (or an approximation) you can locate
  197. slips.
  198. 2) Alphabetically by CLIENT. A list will show all slips sorted by
  199. clients, and you can locate slips by typing a client Code/Name (or an
  200. approximation).
  201. 3) Alphabetically by PROJECT. A list will show all slips sorted by
  202. projects, and you can locate slips by typing a client Code/Name (or an
  203. approximation).
  204. 4) By fuzzy logic, which is really neat. You can enter ANY text and the
  205. entire slip database will be search quickly (even text in the free-form
  206. text notes), and a list of all direct text matches will be displayed.
  207.  
  208. Once a slip is located, by pressing the enter key the entire slip will
  209. be displayed. You can edit any part of the slip except the parts that
  210. are automatically filled in (the sequential slip number, and the totals
  211. for project information).
  212.  
  213. Slips can also be deleted, one-at-a-time from the lists by pressing the
  214. F3 key. Slips can also be mass-deleted, many-at-a-time, from the PURGE
  215. utility, discussed bellow.
  216.  
  217.  
  218. Lists:
  219. All the lists in the slip database are dynamically updated while
  220. entering information from the mail slip entry screen. However, the
  221. lists can also be edited and added to from Main Menu selections. There
  222. are lists for the following:
  223. USERS  You can add any user who will you need to track time for, and
  224. their hourly rate. There is no limit to the number of users (just as
  225. there is no limit to any part of the BillTime system), and each user
  226. can have a different default hourly billing rate. This makes it
  227. possible to create entries with different billing rates for the same
  228. person.
  229.  
  230. CLIENTS You enter client information in this list, and you can add a
  231. different hourly charge for each client if you want. For example, in my
  232. copy of BillTime (which I use for all my billing for my business), I 
  233. have several non profit clients whom I charge less then the rest of my
  234. clients.
  235.  
  236. ACTIVITIES  You enter activities here, such as PROGRAMMING, PHONE
  237. CALLS, MEETINGS, DIGGING DITCHES, PREPARING BRIEFS, COURT TIME, TAKING
  238. PHOTOS, etc. Each activity can have a set hourly billing rate. For
  239. example, I charge one rate for Windows programming, another for DOS
  240. programming, and another for Unix programming. I even have rates for
  241. time I spend on the phone, and for lunch meetings. This gives my
  242. clients a very nice picture of what I do for them and why the totals on
  243. my bills are what they are (If I have spent the last 100 hours doing
  244. kernel level Unix programming it will be more expensive then if I had
  245. been having a lot of lunch meetings and phone conversations). I also
  246. use this field to enter direct expenses (which I charge back to my
  247. clients at flat rates), such as PHOTOCOPIES, OFFICE SUPPLIES, FAX
  248. CHARGES, GASOLINE, etc. 
  249.  
  250. PROJECTS  Projects are nice things to keep information on. Any work
  251. slip can be assigned to any project, thus making it possible for
  252. several people to work for several different clients but all for the
  253. same project. You can enter estimated start and stop dates, estimated
  254. completion times, as well as actual start and completion dates and
  255. times. This information can be looked up easily, and is also
  256. automatically displayed on the work slips. (The full benefit of the
  257. project information is had when using the Billing system, which is part
  258. of the Pro version, which you can have for the registration fee of
  259. $19.00).
  260.  
  261.  
  262.                               REPORTS
  263. The main menu choice REPORTS is where you go to create summary
  264. information about all, or some, of the work slips in the slips
  265. database. Reports can be printed, displayed, sent to a file, or written
  266. as SDF ASC files. Reports show summary information (and detailed for
  267. the Pro version) between any two dates, and for a variety of conditions and 
  268. sort options. For example,you can use this system to create summary reports
  269. for any client showing the total number of hours worked between any two dates. 
  270.  
  271.                          CHANGING DATA AREAS
  272. The main menu choice CHANGE DATA AREA lets you completely change the
  273. working directory for BillTime. You can have any number of completely
  274. separated work areas. When you change data areas, a completely new and
  275. empty database will be created in the newly chosen directory. This
  276. makes it possible for two separate business who are sharing the same
  277. office and computer, or who are on the same network, to keep their
  278. information separate from each other. 
  279.  
  280. If you have several data areas, and want BillTime to automatically
  281. start in an area other than C:\BILLTIME, you can create a configuration
  282. file which contains the name of the new, default data area. To do this
  283. you must create an ASC file called   BILLTIME.CFG   which has the
  284. following line in it:
  285.    mDatapath=C:\xxxxx    
  286. where the xxxx's are the name of the other data area. For example, if
  287. you have a data area called  C:\BIGPLANS    you would create a file
  288. called BILLTIME.CFG and put the following line in it:
  289.    mDatapath=C:\BIGPLANS          [the case doesn't matter]
  290. The billtime.cfg file must be in your working directory; ie, wherever
  291. it is you type 'BILLTIME' from. This makes it possible to put the
  292. billtime.exe file in a search path area (such as C:\dos) and have your
  293. data areas in places besides c:\billtime.
  294.  
  295. However, don't go creating new databases recklessly, as they will
  296. confuse you and take up disk space. Most businesses have been able to
  297. operate just fine -- with several employees, many clients and
  298. activities and projects -- from the single, default data area of
  299. C:\billtime.
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                         MAINTENANCE UTILITIES
  305. The MAINTENANCE UTILITIES consist of the following menu choices:
  306. DOWNLOAD DATA  -- which is the same as going to reports and choosing to
  307. output the report in SDF format.
  308. REBUILD ALL INDEXES   -- if, and whenever things do not seem to be
  309. working correctly, chose this menu option. All database systems are
  310. subject to data index corruption from disk problems, power interrupts,
  311. and, mostly, program bugs which can leave indexes out of order.
  312. Rebuilding indexes is a way to fix problems.
  313.  
  314. EDIT DEFAULT CONFIGURATION  -- you can enter default values for user,
  315. activity, client and project here, so if you find yourself typing too
  316. much of the same exact thing over and over, please set the default
  317. values to who you are. You can also have the program automatically
  318. enter the stop time instead of the start time (or you can turn the
  319. automatic fill in features off), set the pkzip flag to Y (for using
  320. pkzip to create backup files when indexes are rebuilt), and if you do
  321. not have a tractor-feed printer you can set a flag which will then have
  322. the program pause for you when it prints reports.
  323.  
  324. PURGE SLIPS  -- be careful purging slips. When you purge slips they are
  325. gone forever. You purge by entering a combination of data ranges,
  326. users, clients, activities and projects. The more you enter, the more
  327. restrictive the purge is. For example, if you just enter the user JOE,
  328. then all slips for JOE will be gone. But, if you enter JOE and a date
  329. range, then only slips in that date range will be gone, and if you
  330. further restrict the purge criteria by entering an activity such as
  331. OOFING OFF, then only JOE's slips, for GOOFING OFF in the entered
  332. date range will be purged.(The exception to this is a safety feature:
  333. If you leave everything blank, then the purge will NOT be done.)
  334.  
  335.  
  336.                           TRANSACTIONS AND INVOICES  
  337.                                (Pro version only)
  338.  
  339.                     ****      TRANSACTIONS AND INVOICES      **** 
  340.         ╔════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  341.         ║1) ENTER A MONEY TRANSACTION                                    ║
  342.         ║2) GENERATE INVOICES                                            ║
  343.         ║3) ENTER/EDIT BILLING CO'S INFORMATION FOR INVOICE PRINTING     ║
  344.         ║4) RE-PRINT AND INVOICE                                         ║
  345.         ║5) CLIENT TRANSACTION AND INVOICE REPORT                        ║
  346.         ║5) RETURN TO MAIN MENU                                          ║
  347.         ╚════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  348.  
  349.  
  350.                                  INVOICES
  351. The Pro version contains a complete invoice and transaction system.
  352. To use the invoice system, you must first enter in some information for
  353. your business or company. You do this from the 3rd menu option in the
  354. invoice and transaction main menu. You must chose a company code, for
  355. example, my business' company code is "SAROFF DESIGN". You must also
  356. enter a company description. For example, my business description is
  357. "Saroff Design, Software".  This information is only used for printing 
  358. invoices. You should also enter your address information. There are other
  359. information fields which you can enter, and which if entered will appear
  360. on all the printed invoices. These fields are TERMS -- which will appear
  361. after the summary of current and past charges. For example, for my company
  362. in the terms field I have entered: "TERMS: net due in 30 days." for the 
  363. second TERMS field, I have entered: "    %12 on all charges over 30 days."
  364. The two HEADER fields, if information is entered, will be printed after
  365. the client's billing address is printed, and the two TRAILER fields will
  366. be printed after all other information is printed. For example, I have 
  367. the following in the first header fields: "Details follow summary", and
  368. nothing in the second header field. In the TRAILER field I have entered
  369. "Thank you for your business."
  370. Here is an example (short) invoice:
  371. **********************************************************************
  372. **********   INVOICE    For PATS ENGINEERING  Printed:10/03/93  Page: 1
  373. ------------------------------------------------------------------------------
  374. Saroff Design, Software       
  375.  
  376. Steve Saroff                                          
  377. 1901 Missoula Ave.                                    
  378. Missoula, MT, 59802     
  379.  
  380.  
  381.  
  382. Pats Engineering           
  383. Attention: Joe Schmoe                                            
  384. 1234 This street                                      
  385. Your City, MT, 54321     
  386. (406) 123-1234      
  387.  
  388.  
  389. (details follow summary)                              
  390.  
  391. Invoice Number: 0000004043              Invoice Date: 10/03/93
  392.  
  393. This invoice is for work done from 10/03/93 15:15  Through 10/03/93  23:14
  394.                  The current due amount is:     $40.00
  395.                The total amount now due is:     $40.00
  396.  
  397. Your last invoice was invoice number: 0000002345  dated: 09/03/93
  398. Your last payment was received on 10/02/93
  399. That payment amount was $3,000.00, credited to invoice number 0000002345
  400.  
  401.   
  402. TERMS: net due in 30 days                             
  403.        %12 on all unpaid charges over 30 days.        
  404.   
  405. This invoice has 1  current work Slips
  406. Work Slip#  Date    Hrs  Activity     Project           Done By        Charge
  407. ------------------------------------------------------------------------------
  408. 00000049  10/03/93   1.00 PROGRAMMING C     TRANSITION    SAROFF         $40.00
  409. ==============================================================================
  410. Total Slips:     1    Total Hours:      1.00   Work Charge:    $40.00
  411.  
  412. **********  Detailed Work Slip Information  *********
  413.   Work Slip #: 00000049 10/03/93  Hours:  1.00 PROGRAMMING   Charge:   $40.00
  414.      From 22:00  To  23:00
  415.      Billed at rate of     $40.00  per hour  Project: TRANSITION          
  416. Adding trigger based e-mail capability to the sendEM module. Now system will    
  417. automatically send e-mail to network's cc mail system whenever a program or a  
  418. system error is detected. Linked with Borland's C++ system, and fully tested   
  419. the Windows interface. System is now complete.                                 
  420. ------------------------------------------------------------------------------
  421.  
  422. End of invoice                                        
  423. Thank you for your business                           
  424. ****************************************************************************
  425.  
  426. Invoices can be sent to the  printer or to a file. Invoices can also
  427. be reprinted. 
  428.  
  429. To generate invoices, chose the generate invoice menu choice from the 
  430. transaction and invoice main menu. The screen which appears has detailed
  431. information on how to start the generation process. Invoices can be generated
  432. at any time and for all or just one client(s). All un-invoiced work slips
  433. will be included in the invoice, up to the current date and time, or up
  434. to an arbitrary date and time which you can enter.
  435.  
  436.                            TRANSACTIONS
  437. When you receive payments for your invoices, you need to enter the
  438. money amounts in the transactions section of the program. The transaction
  439. menu choice will 1st prompt you for the client's company code. If you are 
  440. not sure of what it is, press the F1 key for the full list. You will then
  441. see all the most recent invoice and transaction records, and you will
  442. prompted to enter the amount you are currently receiving. If you do not
  443. enter transactions, your invoices will show past due amounts, thus it is
  444. very, very important to enter each  received payment, and make sure
  445. that the payments are entered for the correct client.
  446.  
  447. CLIENT TRANSACTION AND INVOICE REPORT
  448. This report, from the transaction and invoice main menu, will show for
  449. any entered client, all transaction amounts and dates, as well as all
  450. invoice amounts and dates. This report can be sent to the printer or to
  451. a file.
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.                        ORDERING INFORMATION
  457. If you like this program, and use it, I would like you to register it.
  458. The registration fee isn't much and you get a lot back for it. There is
  459. a main menu choice called PRO FEATURES & REGISTRATION INFORMATION which
  460. will print an order form for you.
  461.  
  462.  For registering your copy of this program will receive as a bonus:     
  463.     
  464.                                                                               
  465.     DETAIL REPORTS                                                
  466.         a variety of detail and project reports, showing all information.
  467.     PRINTED USER MANUAL                                                
  468.        laser printed, detailed, easy to read.                          
  469.     BILLING SYSTEM                                                     
  470.         generate Invoices and track Transactions.                      
  471.     NETWORK LICENSE                                                    
  472.         allows unlimited use on networks.
  473.     TECH NOTES                                                           
  474.        information on how to export/import dbf data to/from other programs.
  475.     ALL FUTURE UPDATES                                                     
  476.        Windows Version (when developed), as well as maintenance releases.
  477.     TECH-SUPPORT VIA E-MAIL                                              
  478.        internet address used only for support of this program.           
  479.                                                                          
  480. To register and receive these bonus features, send $19 (check or money order)
  481.             To: Steve Saroff 1901 Missoula Ave, Missoula MT 59802           
  482.                                                                               
  483.  
  484.                           MAKE A COPY FOR A FRIEND
  485. If you use BillTime, as well as registering it, I encourage you to give
  486. copies of it to anyone you know. There is Main Menu choice which will
  487. make a distribution copy of BillTime, and which will print an letter
  488. which  you can send/give with the distribution diskette. If you plan on
  489. using this distribution utility (a unique feature to all Saroff Design
  490. Shareware), do not delete the BillTime.zip file which was originally
  491. installed on your hard drive.
  492.  
  493. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  494. ║                           Make a copy for a friend                        ║
  495. ║ If you still have the DISTRIBUTION ZIP file (BILLTIME.ZIP) you can        ║
  496. ║ create copies of BillTime Time Track System to be given to anyone.        ║
  497. ║ You should have a blank, formatted floppy disk ready.                     ║
  498. ║ This utility will copy BILLTIME.ZIP  onto the floppy, as well as          ║
  499. ║ create a small set of installation instructions on the floppy.            ║
  500. ║                                                                           ║
  501. ║ You can also have this utility print a short intro letter to be sent      ║
  502. ║ with the floppy disk.                                                     ║
  503. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  504.  
  505.  
  506.  
  507.                                 NETWORK INFORMATION
  508. BillTime is a true multi-user database system. It uses record locking and allows
  509. for many people to be using it simultaneously. The Pro version has a security
  510. system, which keeps users out of other user's work slips. If you use billTime on
  511. a Novell network, make sure to flag the BillTime.exe file as Sharable, as well
  512. as all the other files in the F:\billtime directory.
  513.  
  514.  
  515. List of files created and maintained by Billtime:
  516.  
  517. Directory of C:\BILLTIME 
  518.  
  519. BILLTIME.EXE  == the executable file
  520. BILLTIME.OVL  == overlay for the executable
  521. * all the DBF and DBT files are the data files (in dBase format)
  522. ACTILIST.DBF 
  523. DBF_DIC.DBF 
  524. CLIELIST.DBF 
  525. CONFIGURE.DBF
  526. NTX_DIC.DBF
  527. ERRORLST.DBF
  528. ERRORLST.DBT
  529. FIELDCON.DBF 
  530. LASTNUM.DBF 
  531. PASSWORD.DBF
  532. PROJECT.DBF
  533. SLIP.DBF
  534. SLIP.DBT
  535. USAGE.DBF 
  536. USER.DBF
  537. USERLIST.DBF
  538. * all the NTX and IA files are index files
  539. DBF_DIC.NTX
  540. NTX_DIC.NTX
  541. SLIPCLIE.NTX
  542. SLIPPROJ.NTX
  543. SLIPSYS.NTX 
  544. USERLIST.NTX
  545. CLIELIST.NTX
  546. ACTILIST.NTX
  547. PROJECT.NTX
  548. SLIP.IA 
  549. TIME.LST      === a marker file used to record the current time
  550. BILLTIME.MAN  === this document
  551. BILLTIME.ZIP  === the distribution zip file
  552.  
  553.  
  554.  
  555. Tech Notes on Data File structures.
  556. To import and export to and from other files, use the following information.
  557.  
  558. All data files are dBaseIII compatable.
  559. Indexes are created in Clipper (.NTX) files, as well as with a 
  560. Text Search algorithim (.IA) files.
  561.  
  562. Files are opened in shared mode (set exclusive OFF) and thus can be
  563. read over a network with any xBase system.
  564.  
  565.  
  566. The following is a complete list of all the data files.
  567. After each data file name, the file's structure is shown with the
  568. following conventions:
  569. FIELD_NAME  FIELD_TYPE  FIELD_SIZE
  570. where the field type is one of the following:
  571. C  for character
  572. D for date
  573. N for numeric
  574. M for memo
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579. ACTILIST.DBF  Activity List 
  580. used for billable activities
  581.     CODE C 20          ---- activity
  582.     DESC C 20          ---- description
  583.     RATE N 5,2         ---- rate per hour for charges
  584.  
  585.  
  586.  
  587. BILLINGC.DBF   Billing Company Information
  588. Has information for creating invoices with different looks to them
  589.     CODE C 20            ---- Billing Company Code
  590.     DESC C 30            ---- description
  591.       ---- the following fields will only be displayed if they are present  --
  592.     CONTROLER C 54     
  593.     ADD1  C  54
  594.     ADD2  C  54
  595.     CITY  C  54
  596.     STATE  C  2
  597.     ZIP  C  10
  598.     PHONE1  C  20
  599.     PHONE2  C 20
  600.     TERMS  C  54
  601.     TERMS2  C  54 
  602.     HEADER  C  54      --- shown at the start of the invoice
  603.     HEADER2  C  54 
  604.     TRAILER  C  54        --- shown at end of invoice
  605.     TRAILER2  C  54 
  606.  
  607. CLIELIST.DBF   Client List
  608. Has client address and default billing rate
  609.     CODE    C  20
  610.     DESC    C  30
  611.     RATE    N  5
  612.     CONTACT    C  54
  613.     ADD1    C  54
  614.     ADD2    C  54
  615.     CITY    C  54
  616.     STATE    C  2
  617.     ZIP    C  10
  618.     PHONE1    C  20
  619.     PHONE2    C  20
  620.     MORE1    C  54   -- descriptive use only
  621.     MORE2    C  54   -- descriptive use only
  622.  
  623.  
  624.  
  625. CLIENTIN.DBF    Client Invoice Records
  626. Has single record for each invoiced client and the current invoice status
  627.     LASTINV    C  10     -- invoice number
  628.     CLIENT    C  20
  629.     CURRENT    N  8,2    -- current due for invoice period
  630.     PAST    N  9,2    -- past due from all previous invoices
  631.     LASTINVDAT    D  8  -- date of invoice
  632.     LASTINVTIM    C  8  -- time
  633.     LASTINVSLI    C  8  -- greates slip number
  634.     TOTALDUE    N  10,2  -- current +  past
  635.     LASTRECEIV    N  8,2
  636.     LASTRECDAT    D  8
  637.     LASTRECTIM    C  8
  638.     LASTCREDIN    C  10
  639.     TOTALRECEI    N  10,2   -- total amount from all transactions recieved
  640.     OVERPAID    N  10,2   -- over paid amount
  641.  
  642.  
  643.  
  644. CONFIGUR.DBF  Configuration file. 
  645. Has user definable fields
  646.     DATAPATH    C  30
  647.     DRIVE    C  1 
  648.     DEFUSER    C  10
  649.     DEFCLIE    C  20
  650.     DEFACTI    C  20
  651.     FILLDATE    C  1
  652.     FILLTIME    C  1
  653.     TIMEDEF    C  1
  654.     DEFCHARGE    C  1
  655.     DEFRATE    N  6
  656.     USEZIP    C  1        
  657.     USESUPERS    C  1
  658.     TRACTOR    C  1        -- tractor feed or single page
  659.     DEFPROJN    C  20   -- default project
  660.     BILLINGCO    C  20   -- default billing Company 
  661.     LINESPER    N  3    -- printed lines per page
  662.  
  663.  
  664.  
  665. ERRORLST.DBF   Error List file
  666. Store any traped error messages
  667.     DATE    D  8
  668.     TIME    C  8
  669.     PROC_NAME    C  19
  670.     PROC_LINE    N  4
  671.     DESCRIPTN    C  50
  672.     COMMENTS    M  10
  673.     LOGIN    C  10
  674.  
  675.  
  676. FIELDCON.DBF      ---- not presently used
  677.  
  678.  
  679. INVOICE.DBF    Invoice file
  680. A record is created for each generated invoice for each client. Records
  681. are never deleted.
  682.     INVNUM    C  10     -- all invoice numbers are left padded with zeros
  683.     CLIENT    C  20
  684.     INVDATE    D  8
  685.     INVTIME    C  8
  686.     FROMDATE    D  8
  687.     FROMTIME    C  8
  688.     FROMSLIP    C  8
  689.     TOSLIP    C  8
  690.     SLIPCOUNT    N  5
  691.     CURRENTDUE    N  8,2
  692.     PASTDUE    N  8,2
  693.     TOTALDUE    N  8,2
  694.     PRINTED    L  1
  695.     LASTINVNUM    C  10
  696.     LASTINVDAT    D  8
  697.     LASTINVTIM    C  8
  698.     LASTINVCUR    N  8,2
  699.     LASTINVPAS    N  8,2
  700.  
  701.  
  702. LASTNUM.DBF  last Number file.
  703. Contains the next slip, invoice and transaction numbers in triplicate for crc.
  704. Warning: do not modify this file without changing values in ALL the records.
  705.     SLIPNO    C  8    -- all work slips are left padded with zeros
  706.     INVNUM    C  10   -- all invoice numbers are left padded with zeros
  707.     TRANSNUM    C  10   -- all transaction numbers are left padded with zeros
  708.  
  709.  
  710. PASSWORD.DBF    not currently used
  711.  
  712.  
  713. PROJECT.DBF   Project file
  714. Contains a list of all current projects
  715.     CODE    C  20
  716.     DESC    C  40
  717.     ESTSTARTD    D  8
  718.     ESTSTARTT    C  8
  719.     ESTENDDATE    D  8
  720.     ESTENDTIME    C  8
  721.     ESTHOURS    N  9,2
  722.     STARTDATE    D  8
  723.     STARTTIME    C  8
  724.     COMPDATE    D  8
  725.     COMPTIME    C  8
  726.     HOURSTODAT    N  9,2
  727.     CHARGTODAT    N  11,2
  728.     COMPLETED    L  1
  729.     SLIPCOUNT    N  5
  730.  
  731.  
  732. SLIP.DBF   Slip file
  733. The master Work Slip File.
  734.     SLIPNO    C  8      -- slip numbers are left padded with zeros
  735.     USER    C  10
  736.     CLIENT    C  20
  737.     ACTIVITY    C  20
  738.     STARTDATE    D  8
  739.     STARTTIME    C  8
  740.     STOPTIME    C  8
  741.     BILLBY    C  1     -- N=no charge, F=Flat Rate, U=user, A=activity C=client
  742.     BILLRATE    N  6,2  -- dollars per hour
  743.     TIMESPENT    N  8,2
  744.     CHARGE    N  9,2
  745.     PROJNAME    C  20
  746.     ONINVNUM    C  10   -- when ivoiced, this has the invoice number
  747.     INVDATE    D  8        -- invoice date
  748.     NOTE    M  10       -- memo field. Indexed with Fuzzly logic.
  749.  
  750.  
  751. TRANSACT.DBF   Transaction file.
  752. Has a record for each money transaction entered. 
  753.     TRANSNUM    C  10
  754.     TRANSDATE    D  8
  755.     TRANSTIME    C  8
  756.     CLIENT    C  20
  757.     AMTREC    N  8,2    -- dollar amount entered.
  758.     RECFORM    C  20     -- what form the payment is in, check or cash, etc.
  759.     CHECKNUM    C  10  -- check number
  760.     INVNUMCRED    C  10   -- credited to this invoice number
  761.     NOTES    C  70     -- not a memo field. just chars.
  762.  
  763.  
  764. USAGE.DBF   Usage file.
  765. Keeps record of when the program was used. Only keeps 50 most recent records.
  766.     LOGIN    C  20   -- if on a network, the users name
  767.     INUSE    L  1
  768.     USEDATE    D  8
  769.     USETIME    C  8
  770.     QUITDATE    D  8
  771.     QUITTIME    C  8
  772.     USECOUNT    N  5   -- what usage time this is
  773.  
  774.  
  775. USER.DBF   not used.
  776.  
  777. USERLIST.DBF   User List file.
  778. Has a record for each user and thier billing rate.
  779.     CODE    C  10
  780.     DESC    C  20
  781.     RATE    N  5    -- hourly bill rate
  782.  
  783.  
  784. ================================= end of billtime.man
  785.