home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / deskutil / taskmstr.zip / TM24C.EXE / README next >
Text File  |  1993-05-31  |  44KB  |  1,027 lines
  1.                         Task Master 2.4c
  2.              Copyright (c) Robert K. Summers 1988-93
  3.                       All Rights Reserved.
  4.   Distributor: RKS Software, 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA
  5.  
  6. Task Master is an all-purpose project tracking program.  Its
  7. purpose is to help you keep track of office tasks, projects,
  8. assignments, correspondence, and other work - easily.
  9.  
  10.                              LICENSE
  11.  
  12. You are licensed to use this copy of Task Master on a SINGLE
  13. machine and to make archival copies for the sole purpose of backing
  14. up the program.  If you have more than one computer, you must
  15. purchase separate copies of Task Master for each computer.
  16.  
  17.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  18.  
  19. Task Master is provided on an "AS IS" basis, with no implied
  20. warranty regarding merchantability or fitness for any particular
  21. purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  22. representations or warranties with respect to the contents
  23. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  24. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  25. author, will not be liable to you or any third party for any use
  26. of (or inability to use) this software, or for any damages
  27. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  28. its agents are apprised of the possibility of such damages
  29. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  30. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  31. including but not limited to special, incidental, consequential
  32. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  33. performance of the program is on you.
  34.  
  35.                           A NOTICE TO:
  36.  
  37.                            USER GROUPS
  38.                      SHAREWARE DISTRIBUTORS 
  39.                ELECTRONIC BULLETIN BOARD OPERATORS
  40.  
  41. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  42. board operators are welcome to add Task Master to their libraries.
  43.  
  44. If you have received Task Master through a user group, a
  45. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  46. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  47. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  48. $39 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  49. continue using Task Master beyond the 30 day trial period.
  50. Page 2
  51.                          SHAREWARE TRIAL
  52.  
  53. You may have procured this software from another source such as the
  54. libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or from a
  55. friend. That's fine!. We encourage registered users to introduce
  56. new users to Data Master by providing them with an unregistered
  57. copy. Try it out for up to 30 days, and if you decide to continue
  58. using it, pay the license fee of $39. You'll receive a registered
  59. copy and other benefits described below.
  60.  
  61. Shareware gives users a legal but limited trial period to test the
  62. software before purchase.  Task Master in shareware form is fully
  63. functional and completely documented. However, telephone support is
  64. not available to unregistered users. You must purchase the program
  65. (called "registering") before you can get telephone support. 
  66.  
  67.                          HOW TO REGISTER
  68.  
  69. Our toll-free order line is 1-800-242-4775.
  70.  
  71. See TASK MASTER REGISTRATION at the end of this User Manual for
  72. additional information.
  73.  
  74. If you are a member of COMPUSERVE, just GO SWREG. The $39
  75. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  76. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  77. will mail your registered copy of the lastest version immediately.
  78.  
  79.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  80.  
  81. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF TASK MASTER,
  82. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  83. copy will include any new features which have been added since
  84. the shareware copy was released, and will include corrections for
  85. any bugs or problems reported to us. In other words, the latest
  86. and the greatest.
  87.  
  88. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete operating instructions
  89. for using Task Master.
  90.  
  91. 3. FREE TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, or by
  92. regular mail.  We will gladly help you with any problems or
  93. questions you may have.  Telephone technical support is available
  94. only to registered owners. 
  95.  
  96. 4. DISCOUNT on upgrades to future versions. If you don't register,
  97. we can't notify you of new versions of Task Master. 
  98. Page 3
  99.  
  100.                          SOME QUESTIONS
  101.  
  102. What is Task Master?
  103.  
  104. Task Master is a very powerful, yet easy to use project management
  105. program.  With it, you can create a file of projects, assignments,
  106. tasks, etc., and easily keep track of all the work going on in the
  107. office. You can query it for any selected subset of records, e.g.,
  108. all of Smith's delinquent projects. You can produce reports in any
  109. of several formats, or design your own reports. It has a
  110. sophisticated pop-up appointment calendar, a pop-up calculator, and
  111. other useful business tools.  
  112.  
  113. Task Master is network-ready. It will run as a multi-user program
  114. on Novell and other local area networks.
  115.  
  116. What equipment do I need?
  117.  
  118. Task Master is designed to work on any IBM PC/XT/AT/386/486 or
  119. compatible computer, with a monochrome or color monitor.  It
  120. requires 384K of working memory.  Task Master works with any dot
  121. matrix or laser jet printer.
  122.  
  123. Task Master is designed for use on a hard disk system.  If you do
  124. not have a hard disk, you may want to consider a less powerful
  125. project management program.
  126. Page 4
  127.  
  128.                           INSTALLATION
  129.  
  130. Make a working copy of the program disk and put the original away
  131. in a safe place.
  132.  
  133. 1. Place the distribution disk in drive A. 
  134.  
  135. 2. At the A:> prompt, type INSTALL. The default installation
  136. directory is c:\TM, but the installation program will allow you to
  137. change this if you wish.
  138.  
  139. 3. The install program will install the Task Master files start
  140. Task Master for you.
  141.  
  142. 4. To start Task Master any time in the future, go to the TM
  143. directory, and type TM.
  144.  
  145. INSTALLATION ON A NETWORK:  Follow the installation instructions
  146. above for installation on a hard disk.  The network supervisor must
  147. assure that Task Master users are given Read, Write, and Create
  148. rights in the Task Master directory.  Ideally, they should be given
  149. all rights in the Task Master directory.
  150.  
  151. The network supervisor must also assure that the Task Master
  152. directory is the current directory when the program is executed.
  153. Page 5
  154.  
  155.                          CONFIG.SYS FILE
  156.  
  157. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  158. computer. It should be in the root directory of your fixed disk. If
  159. you do not already have a CONFIG.SYS file you should create one
  160. that has these two lines:
  161.  
  162.                             FILES=21
  163.                            BUFFERS=16
  164.  
  165. In a network environment, you may need to set the FILES value to a
  166. higher number, e.g., FILES=31.
  167.  
  168. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include settings
  169. for files and buffers, you should add the two lines above to the
  170. file.  You can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file
  171. already contains settings for files and buffers greater than these,
  172. you can leave them as they are.
  173.  
  174. In most cases, Task Master will be able to detect whether you have
  175. a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome monitor
  176. and the Task Master screens appear to have a bright, washed out
  177. look, type TM M to start Task Master.  The extra M tells Task
  178. Master to use monochrome, not color.
  179.  
  180.  
  181.                       STARTING TASK MASTER
  182.  
  183. Go to the Task Master directory on your hard disk. Type TM at the
  184. DOS C:> prompt to start Task Master.  The first time you run Task
  185. Master it will automatically create the master database, called
  186. PROJECTS.DBF, and other necessary program files.
  187.  
  188. Opening Screen - the opening screen contains our copyright
  189. statement.
  190.  
  191. The next screen displays the message "Updating for delinquent
  192. projects." TM is checking for projects with due dates earlier than
  193. today's date.  If it finds any, their status code will be changed
  194. to DEL (delinquent).
  195.  
  196. Page 6
  197.  
  198.                            MAIN MENU:
  199.  
  200. You can use any or all of the fields in each record to record
  201. project data.  NOTE: you can change the following field labels to
  202. suit yourself. See Option K on the Services menu.
  203.  
  204. Number: TM automatically numbers your records from 1001 to 99999.
  205. When you hit record 100000, TM will start over at 1001 again.
  206.  
  207. Type: This field allows you to categorize your records. As you will
  208. see below, one of your report options is to produce a project
  209. report categorized by type.
  210.  
  211. You can invent any category types you want, e.g., CORR
  212. (correspondence), MED (medical), NY (New York), HIPRO (high
  213. priority), etc.
  214.  
  215. We suggest you record the types you invent in the TYPES look-up
  216. database accessed through the main menu VIEW option (discussed
  217. below). The TYPES look-up database does not interact with the
  218. program in any way.  It is just there so you have an on-line place
  219. to record your "types" codes for reference.
  220.  
  221. Project: This field allows you to record the name of the project.
  222.  
  223. Description: This field allows you to describe your project.
  224.  
  225. Assn Office: This field allows you to record the abbreviation of
  226. the office to which the project is assigned.  The OFFICES look-up
  227. table accessed through the VIEW option on the main menu, allows you
  228. to record the abbreviation and the full name.  TM uses this look-up
  229. table to print the full office name on project control forms.
  230.  
  231. Contact: This field allows you to record the name/phone of the
  232. person to contact for information about the project.
  233.  
  234. Assigned: This field allows you to record the date the project was
  235. assigned.  TM automatically assigns today's date as a convenience,
  236. but this may be over-typed.
  237.  
  238. Due: This field allows you to record the project due date.
  239.  
  240. Completed: This field allows you to record the date the project was
  241. completed. When you enter a date in this field, TM automatically
  242. places COM (completed) in the Status Code field.
  243.  
  244. Curr Status: This field allows you to record a narrative
  245. description of the current status of the project.
  246. Page 7
  247.  
  248. Status Code: This field allows you to record the current status
  249. code of the project.  TM uses three status codes automatically. 
  250. You may add any others you want.  The three standard TM status
  251. codes are WIP for Work in Progress, COM for Completed, and DEL for
  252. Delinquent. WIP is assigned automatically when you add a new
  253. record.
  254.  
  255. The CODES look-up table accessed from the main menu VIEW option
  256. shows the three standard status codes.  If you invent any other
  257. status codes, this is a good place to record them for future
  258. reference.
  259.  
  260. Comments: This field allows you to record any comments or notes you
  261. may have about the project.
  262.  
  263. When you have finished adding data for a new record, TM will ask
  264. you if you want to save the record.  If you answer no, TM will
  265. return you to the main menu. If you answer yes, TM will add the new
  266. record to the database, and ask you if you want to print a project
  267. control form.
  268.  
  269. The project control form is designed to provide a working cover
  270. sheet for the project documents.  When the project is completed it
  271. can be filed with the project papers to document project history.
  272.  
  273. If you have created a memo (F2 key) for this project, it will be
  274. printed on the bottom half of the project control form.
  275.  
  276. You may select any main menu option by pressing the first letter of
  277. the option, or by placing the lite-bar over the option and pressing
  278. the Enter key.
  279.  
  280. Add: Select this option to add new records.  
  281.  
  282. Edit: Select this option to edit any record.  When editing a date
  283. field, you may increment or decrement the date by pressing the + or
  284. - key, as appropriate.
  285.  
  286. Next: Select this option to display the next record.
  287.  
  288. Previous: Select this option to display the previous record.
  289.  
  290. Find: Select this option to locate any desired record. 
  291.  
  292. Zap: Select this option to delete the current record.
  293. Page 8
  294.  
  295. Reports: Select this option to display a list of available reports.
  296. There are five fixed-format reports, plus a user-defined report.
  297.  
  298. If you select one of the fixed format reports, you will be given
  299. the option of sending the report to the printer, screen, disk
  300. file, of the form letter file.  Send the report to a disk file if
  301. you want to edit the report with your favorite word processor.
  302. Send the report to the form letter file if you want to edit the
  303. report with Task Master's word processor.
  304.  
  305. The user-defined report is quite powerful. It allows you to create
  306. your own reports, and save the report specifications for future
  307. use. You can create an unlimited number of user-defined reports.
  308. See Appendix B - Report Writer for details of operation.
  309.  
  310. Services: Select this option to display a list of important
  311. utilities.
  312.  
  313. A - Purge completed records - This feature allows you to keep your
  314. file up to date by getting rid of records of completed projects. 
  315. We suggest that before you purge completed project records, you set
  316. the filter to completed records and print a copy of report # 1 so
  317. you will have a file copy of the records for future reference.
  318.  
  319. B - Print control sheet - This feature allows you to print a
  320. duplicate copy of the project control form, e.g., in case the
  321. original is damaged.
  322.  
  323. C - Write form letter - Select this option to prepare form letters. 
  324. You can merge data from your records into your form letters, and
  325. them print them.  See the instructions which are part of the form
  326. letter utility.
  327.  
  328. D - Set Printer Options - Select this option to (1) set the lines
  329. per page (default is 55) for the five pre-formatted reports, and
  330. (2) set the printer orientation to regular dot matrix, laserjet
  331. portrait, or laserjet landscape (default is regular dot matrix).
  332.  
  333. E - Set next number - Use this feature to manually set the next
  334. project number.  The next number to be assigned is shown.  Changing
  335. the next number is normally NOT something you would want to do,
  336. since Task Master takes care of numbering projects in exact
  337. sequential order for you. However, if you want to reset the next
  338. number to one of your own choice, you can do it here.  As in all
  339. parts of Task Master, you can press Esc to back out of this
  340. procedure if you change your mind and decide not to change the next
  341. number.
  342. Page 9
  343.  
  344. F - Set date format - Use this feature to select the date format
  345. you prefer.
  346.  
  347. G - Toggle auto-statcode - Use this feature to turn the automatic
  348. status code update on or off.  When you toggle the automatic status
  349. code update off, Task Master will not automatically check for
  350. delinquent records when the program starts, and will not
  351. automatically change the status code when you edit records.  All
  352. status codes must be entered manually when automatic status update
  353. is toggled off.
  354.  
  355. H - Report/form heading - Use this option to change the heading on
  356. the project control form and reports.
  357.  
  358. I - Save As - Use this option to save your project records to an
  359. ASCII, dBase, or mailmerge file. 
  360.  
  361. >> Save to ASCII file: Select this option to copy your records to
  362. an ASCII file.  You may copy to an ASCII file in which the records
  363. are fixed length or variable length.  Fixed length ASCII files are
  364. called SDF (System Data Format) files. Variable length files are
  365. called DELIMITED files.
  366.  
  367. In fixed length SDF files, records are fixed length, each separated
  368. by a carriage return/line feed.  Fields are fixed length and there
  369. is no field separator.  Character fields are padded with trailing
  370. blanks, numeric fields are padded with leading blanks, date fields
  371. are written in the form yyyymmdd, and logical fields are written as
  372. T or F.  The end-of-file mark ia 1A hex or CHR(26).
  373.   
  374. In a delimited file, records are variable length, separated by a
  375. carriage return/line feed.  Fields are variable length and
  376. separated by commas. Character fields are enclosed in delimiters
  377. (the double quote mark is the default delimiter). Leading and
  378. trailing spaces for numeric and character fields are truncated,
  379. date fields being written in the form yyyymmdd, and logical fields
  380. are written as T or F. The end-of-file mark is 1A hex or CHR(26).
  381.  
  382. >> Save to dBase - Select this option to copy the projects file, or
  383. selected fields in the projects file, to another dbase file.  Task
  384. Master records are stored in a standard dbase file called
  385. PROJECTS.DBF.
  386.  
  387. >> Save to mailmerge file - Select this option to copy your records
  388. to a file which can be read by the WordPerfect or Microsoft Word
  389. word processing programs.
  390. Page 10
  391.  
  392. J - Change Field Labels - use this option to change the screen
  393. labels of the data fields. These labels will also appear on the
  394. Project Control Sheet.
  395.  
  396. K - Reindex files - Task Master uses automatically maintained files
  397. called indexes to keep your records in order by number, due date,
  398. office, type, and status code.  Power outages, power surges,
  399. brownouts (voltage reductions), or other power-related problems
  400. affecting your system can adversely affect these index files
  401. without your knowing it. If your records ever seem to be out of
  402. sequence, just use this feature to rebuild the index files. 
  403.  
  404. L - Import dbase Records - Task Master's data files (PROJECTS.DBF
  405. and PROJECTS.DBT) are in the industry-standard dbase format. This
  406. option allows you to import records from other dbase files into
  407. Task Master. Your existing Task Master records are not affected.
  408. The new records are just added to your existing records.  
  409.  
  410. IMPORTANT: After importing new records, you will have to do two
  411. things:
  412.  
  413. 1. Number the new records. Use the F3 Set Index key to place your
  414. records in Number order.  Because the new records have no numbers,
  415. they float to the top of the file, before those records with
  416. numbers.  Task Master does not allow you to change the project
  417. number in Edit mode. Therefore, select View from the main menu,
  418. then Projects, to access the projects in browse mode.  Highlight
  419. the Number field of the first blank record, press Enter, and insert
  420. the correct new number.  Repeat this for all new records.
  421.  
  422. 2. Reset the next automatic number. Select Set Next Number on the
  423. Services menu, and set the next automatic number.  For example, if
  424. the last number you assigned to the new records was 2209, you would
  425. set the next automatic number to 2210.
  426.  
  427. M - Import ASCII records - This option allows you to import records
  428. from ASCII files. After importing new records, you must assign
  429. record numbers and set the next automatic number as described
  430. above.
  431.  
  432. N  - Communications - If you do not have a modem, this feature will
  433. not affect you. If you do have a modem, this new feature allows you
  434. to tell Task Master what COM port your modem works on and what
  435. your modem's baud rate is, call RKS Software's Bulletin Board, and
  436. call RKS Software's Remote Control tech support line.
  437. Page 11
  438.  
  439. View: Select this option to browse through the records of your main
  440. PROJECTS database and the three look-up databases.  This option,
  441. like all others, obeys the filter condition. 
  442.  
  443. Press the Esc key to exit View mode and return to the main menu.
  444.  
  445. Quit: Select this option to quit TM.
  446.  
  447.                           FUNCTION KEYS
  448.  
  449. F1 function key - press F1 to display the Users Manual.  While in
  450. the help screen, you may Search for any desired subject, and print
  451. all or any portion of the User Manual.
  452.  
  453. F2 function key - use this feature to view or edit the text in the
  454. memo field of the current record.  You may enter any text you want. 
  455. We suggest you keep your comments short, however, since disk space
  456. used for memos means less space available for records.  Press
  457. Ctrl-W to save any changes.  Press Esc to exit without saving
  458. changes.
  459.  
  460. F3 function key - use this feature to select the index, or order,
  461. of your records. The default order is due date.  When Task Master
  462. starts, you will be looking at the project with the earliest due
  463. date.  With the F3 function key, you may set the order of your
  464. records to due date, number, type, status code, or office.  A small
  465. arrow will point to the active order.  When you select Next,
  466. Previous, or View the Projects database, the order of your records
  467. will obey this setting.
  468.  
  469. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  470. record. The copy will automatically be assigned the next project
  471. number.
  472.  
  473. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar and
  474. appointment notepad.  Press Esc to make it disappear.
  475.  
  476. F6 function key - This is a useful calculator that includes all the
  477. basic operators: addition (+), subtraction (-), multiplication (*),
  478. and division (/), plus exponentation (^) and a full-featured
  479. memory. Whenever you press an operator ('+', '-', '*', '/', or
  480. '^'), the previous number is shown above the display window. This
  481. is handy for when you are processing a list of numbers and forget
  482. where you were.
  483. Page 12
  484.  
  485. Memory Functions: To access memory functions, press "M", then one
  486. of the flashing keys:
  487.  
  488.     'R' -- recall number stored in memory
  489.     'C' -- clear memory (reset to zero)
  490.     '+' -- add current number to number stored in memory
  491.     '-' -- subtract current number from number stored in memory
  492.     '*' -- multiply number stored in memory by current number
  493.     '/' -- divide number stored in memory by current number
  494.  
  495. F7 function key - use this feature to display your record count.
  496. Remember that everything obeys the filter.  With a filter set, this
  497. feature will tell you how many records you have that meet the
  498. filter condition.  This can be extremely useful when someone wants 
  499. to know how many projects of a certain kind there are.
  500.  
  501. F8 function key - exit to DOS. This feature allows you to exit to
  502. the DOS prompt where you may do anything you like. To return to
  503. Task Master, type EXIT and press the Enter key.  Caution: always
  504. return to Task Master and quit Task Master normally before turning
  505. off your computer. 
  506.  
  507. F10 function key - this is one of your most powerful features. Use
  508. this feature if you want to work with a selected sub-set of your
  509. records. Choose the Quick Filter, or the Super Filter. 
  510. Page 13
  511.  
  512.                           QUICK FILTER
  513.  
  514. Use this to define simple filter conditions. For example, if you
  515. want to work with only those records where "Smith" is contained
  516. somewhere in the Comments field, enter SMITH on the Comments line
  517. of the filter-setting screen.  Press the PgDn key and you will be
  518. working with only that subset of records.  If you were interested
  519. only in the delinquent (DEL) Smith records, you would also enter
  520. DEL on the Status Code line.
  521.  
  522. You cannot include the Number field in a quick filter, but you can
  523. include the Memo field.  If you want to include only those records
  524. that have the word Indian ANYWHERE in the Memo field, just enter
  525. INDIAN on the memo line of the filter screen.
  526.  
  527. Look at the three date lines of the quick-filter screen.  There are
  528. two date blocks on each date line, preceeded by >= (greater than or
  529. equal to) and <= (less than or equal to) signs.  You can specify a
  530. time period for the filter by entering dates in the date blocks. 
  531. You can use the first date block by itself or in combination with
  532. the second date block to specify a precise time period.
  533.  
  534. For example, if you wanted to set the quick-filter for all
  535. delinquent projects where the word Smith was contained somewhere in
  536. the Comments field and the projects were assigned between 09/01/88
  537. and 10/15/88, you would enter "08/31/88" and "10/16/88" on the
  538. Assigned line, "DEL" on the Status Code line, and "SMITH" on the
  539. Comments line. Press the PgDn key and you will be working only with
  540. those records that meet the filter condition.
  541.  
  542. If you wanted to set the filter for only those projects assigned on
  543. one specific day, enter just that date in the first date block.
  544. Page 14
  545.  
  546.                           SUPER FILTER
  547.  
  548. This feature lets you use a sophisticated Query Builder to
  549. construct more complex filter conditions. With it you can define
  550. very complex filter conditions and save these definitions for
  551. future use.  Although very sophisticated, it is very intuitive to
  552. use.  After you have added several records, you should experiment
  553. with this filtering feature so you can see how powerful it can be.
  554. See Appendix A for details.
  555.  
  556. The filter condition you select affects everything TM does,
  557. including reports. You do not need to use this feature if you don't
  558. want to, but if you experiment with it and understand its power,
  559. you will use it often.
  560.  
  561. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message
  562. will appear to remind you.  When you clear the filter, the message
  563. disappears.
  564.  
  565. When you set a filter condition, EVERYTHING YOU DO conforms to the
  566. filter, including printing reports.
  567.  
  568. Page 15
  569.  
  570.                    APPENDIX A - QUERY BUILDER
  571.  
  572. The query builder allows you to define a condition which a record
  573. must meet in order for the record to be used by your application. 
  574. When you Quit the query builder with a query active, your
  575. application will have access to only those records which meet the
  576. query condition.  
  577.  
  578. Think of the query condition as a filter. Records that do not meet
  579. the query condition are temporarily filtered out. The other records
  580. in your database are still there, but they are temporarily hidden.
  581.  
  582. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the query
  583. builder menu.  All your records are now available to your
  584. application.
  585.  
  586. When you select the query builder, you will be presented with the
  587. following menu:
  588.  
  589.                        Build a new Query
  590.                        Add to current query
  591.                        Count matching records
  592.                        Zap (remove) existing Query
  593.                        Save current Query to disk
  594.                        Restore Query from disk
  595.                        Delete stored queries
  596.                        What is current Query
  597.                        Edit current Query
  598.                        View records matching Query
  599.                        Quit
  600.  
  601. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  602. presented with a list of the fields in the database you are working
  603. with.  Here is an example:
  604.  
  605.  
  606.                        Database Field List
  607.                        < Deleted? >
  608.                        ITEM
  609.                        AMOUNT
  610.                        DATE
  611.                        CHECK_NO
  612.                        TO
  613.                        CATEGORY
  614.                        COMMENTS
  615.                        OK
  616.                        MEMO
  617. Page 16
  618.  
  619. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  620. select the field.
  621.  
  622. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  623. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  624. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  625. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  626. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  627. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  628. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  629.  
  630. If you have selected a character type field, the query builder will
  631. display a menu of choices, as follows:
  632.  
  633.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  634.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  635.                     <   (LESS THAN)
  636.                     >   (GREATER THAN)
  637.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  638.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  639.                     $   (CONTAINS)
  640.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  641.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  642.                     S   (IS SIMILAR TO)
  643.                     B   (BEGINS WITH)
  644.                     E   (ENDS WITH)
  645.  
  646. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  647. display a menu of choices, as follows:
  648.  
  649.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  650.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  651.                     <   (LESS THAN)
  652.                     >   (GREATER THAN)
  653.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  654.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  655.  
  656. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  657. you as necessary to complete your specification for the field you
  658. have selected. 
  659. Page 17
  660.  
  661. The query builder will then present the following menu of choices:
  662.  
  663.                          DONE
  664.                          AND
  665.                          OR
  666.                          AND NOT
  667.                          OR NOT
  668.  
  669. For many simple queries, you can select DONE.  When first learning
  670. and experimenting with the query builder, you will probably want to
  671. select DONE and use the 'View records matching query' option to see
  672. the results of your query specification.
  673.  
  674. If you wish to include other field specifications in the
  675. query expression, you can select one of the other options, as
  676. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  677.  
  678. An example may help. Let's say your query expression at this point
  679. is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to work with
  680. only those SMITH's who live in California. Assuming your database
  681. contains a two character STATE field, you would:
  682.  
  683.      1. select AND instead of DONE.
  684.      2. select STATE from the field list.
  685.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  686.         (CONTAINS is often better)
  687.      4. enter CA for the state name.
  688.      5. select DONE.
  689.  
  690. Your query expression now contains the appropriate references to
  691. both fields.
  692.  
  693. When you have created your query expression, Query Active will
  694. flash on the screen. You can now select another option from the
  695. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  696. application will filter your records so that only those records
  697. meeting the query (filter) condition will be used.  
  698.  
  699. Add to Current Query:  Select this option to add more
  700. specifications to your query expression.
  701.  
  702. Count matching records:  Select this option to have the query
  703. builder count the number of database records that meet the query
  704. condition you have specified.
  705.  
  706. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  707. existing query condition.  This restores access to all the database
  708. records.
  709. Page 18
  710.  
  711. Save current query to disk:  Select this option to save the current
  712. query condition so you can use it later without having to redefine
  713. it.  When you select this option, you will be prompted for a
  714. description of the query condition.  Enter any description you
  715. want.
  716.  
  717. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  718. previously saved query condition.
  719.  
  720. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  721. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  722. to delete and the query builder will remove it from the query file.
  723.  
  724. What is current query:  Select this option to have the query
  725. builder display the current query.
  726.  
  727. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  728. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  729. database programmer, you will probably not want to do this.
  730.  
  731. View records matching query:  Select this option to view the
  732. records which match the query condition you have specified. 
  733.  
  734. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  735. your application.
  736.  
  737. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  738. simply experiment with it, building simple query conditions to get
  739. the feel of it.  As you become more comfortable with how it works,
  740. try more complex queries.  Remember to save queries which you may
  741. use again. This will save you the trouble of redefining them.
  742. Page 19
  743.  
  744.                    APPENDIX B - REPORT WRITER
  745.  
  746. The Report Writer allows you to create custom reports, output the
  747. reports to printer or disk, and save the report specifications for
  748. future use.
  749.  
  750. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  751. side, a column which gives the column number, and five columns
  752. which show the report specifications. The command options are:
  753.  
  754.      Load REPORT: Select this option for a list of previously
  755.      defined and saved reports.  Highlight the report you want,
  756.      press Enter, and the all the specifications for the selected
  757.      report will be loaded into the Report Writer.  
  758.  
  759.      Create REPORT: Select this option to create a new report. When
  760.      you select this option, you will be asked to name the report.
  761.      After naming the report, you must select Edit REPORT to define
  762.      the new report.
  763.  
  764.      Save REPORT: Select this option to save your report.
  765.  
  766.      Edit REPORT: Select this option if you want to define a new
  767.      report you have just Created, or change a report you have just
  768.      Loaded.  
  769.  
  770.      When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  771.      will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to
  772.      display a list of database fields.  Place the lite-bar over
  773.      the field you want to use in column 1 and press Enter.  The
  774.      name of the field you have selected will appear in the Column
  775.      Contents column. 
  776.  
  777.      Whether you are specifying the second column for a new report,
  778.      or editing an existing report you have Loaded, the editing
  779.      procedure is the same.
  780.  
  781.      Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column
  782.      Contents, Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use
  783.      the ENTER key to change the contents of a column. Use the
  784.      INSERT key to add a new column.  Use the DELETE key to delete
  785.      a column.  Use the ESCAPE key when finished editing.
  786.  
  787.      To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar
  788.      over the Column Contents column where you want to insert the
  789.      new column, and press Enter.  Select the desired field from
  790.      the list of fields which will be displayed. 
  791. Page 20
  792.  
  793.      To Change: To change the contents of any of the five report
  794.      specification columns, use the arrow keys to place the lite-
  795.      bar over the item you want to change, and press Enter.
  796.  
  797.      If you are changing an item in the Column Title column, you
  798.      will first be asked to specify the column width, and will then
  799.      be asked for the new title. The Column Title column initially
  800.      contains the name of the field you have selected.
  801.  
  802.      The Width column shows how wide the column is. If you want to
  803.      change the width of a column, select this item and enter a new
  804.      column width.  The default is the width of the field.  
  805.  
  806.      The Pict column lets you specify a picture, or mask, for
  807.      numeric fields.  Please ignore this column since Task Master
  808.      does not contain numeric at this time. 
  809.  
  810.      Delete Report: Select this option to delete previously saved
  811.      reports.
  812.  
  813.      Headers/Footers: Select this option to enter page titles
  814.      and/or page footers.
  815.  
  816.      Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify
  817.      the criteria which records have to meet in order to be
  818.      included in the report. See the Query Builder section for a
  819.      full discussion of how to specify a filter condition using the
  820.      Query Builder.
  821.  
  822.      Grouping Order: This option is only available if the database
  823.      has an active index.  You can find out if you have an active
  824.      index by choosing Grouping Order from the command list, and
  825.      then selecting View current sort selection.  If there is no
  826.      active index, the report writer will tell you.
  827.  
  828.      You may use this option to have the report writer group your
  829.      data into major and secondary groups. A group change is a
  830.      point where a change takes place in one of the keys in an
  831.      indexed database. Report subtotals will be printed at a group
  832.      change. 
  833.  
  834.      If your database has one or more active indexes, the report
  835.      writer will present a menu of index choices.  Pick the index
  836.      you want to use for the report.
  837. Page 21
  838.  
  839.      Next, the report writer will ask you if you want to select a
  840.      major group from the index key. If you answer Yes, the report
  841.      writer will present a menu of major group choices based on the
  842.      index you have chosen to use.  For example, if your index is
  843.      based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two
  844.      choices:
  845.  
  846.                          LNAME
  847.                          LNAME+FNAME
  848.  
  849.      If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  850.      writer will not ask you if you want to use a secondary group.
  851.      If you select LNAME, the report writer will ask you if you
  852.      want to select a secondary group from the index key.  If you
  853.      answer Yes, the report writer will present a menu of choices
  854.      based on the unselected portion of the index expression.  In
  855.      the example we are using, the menu would consist of the single
  856.      choice FNAME. 
  857.  
  858.      If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a
  859.      little by producing sample reports, and you will quickly see
  860.      how it works.
  861.  
  862.      Other Options: Select this option to customize the look of
  863.      your report. There are five categories within this option:
  864.  
  865.           Page Dimensions: Use the choices in this category to set
  866.           the desired page length, page width, top margin, and left
  867.           margin.
  868.  
  869.           Group Headers and Totals: Use the choices in this
  870.           category to give the major or minor groups, if any, a
  871.           title.  The default titles are Major Group: and Minor
  872.           Group:.  You can also select any underlining characters
  873.           you may want to use for the gropu headers and totals.
  874.  
  875.           Eject (new page) Options: Use the choices in this
  876.           category to specify how you want the report writer to
  877.           eject pages.
  878.  
  879.           Separator Characters: Use the choices in this category to
  880.           specify separator lines and characters for titles,
  881.           individual detail lines, columns, etc.
  882. Page 22
  883.  
  884.           Miscellaneous Options: Use the choices in this category
  885.           to specify whether you want to include a standard two
  886.           line header on each page consisting of the page #, date,
  887.           and time.  You can also specify whether you want a full
  888.           or summary report.  You would use a summary report
  889.           primarily for numeric reports where the major group
  890.           totals were all you were interested in.
  891.  
  892.           The printer setup and exit codes allow you to send
  893.           printer control codes to the printer at the beginning and
  894.           end or the report.  For example, if you are working with
  895.           an Epson dot matrix printer, and want to print a report
  896.           in condensed print, you would enter 15 as the setup code
  897.           and 18 as the exit code.  
  898.  
  899.           For a laserjet printer, the setup code for condensed
  900.           print is 27,38,107,50,83. For landscape mode, enter
  901.           27,38,108,49,79 for the setup code. The exit code for
  902.           laserjet printers is always 27,69.
  903.  
  904.           Printer control codes can vary widely from printer to
  905.           printer, so check your printer manual for the exact codes
  906.           for your printer.
  907.  
  908.           Unless you are very familiar with the printer control
  909.           codes used by your printer, you will normally leave the
  910.           printer setup and exit codes blank. Leaving them blank
  911.           means that the printer will print in whatever font the
  912.           printer is currently set for.
  913.  
  914.      Print Report: Select this option to send the report to the
  915.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  916.      option until you are sure you have the report just the way you
  917.      want it, since the disk file option displays the report on the
  918.      screen while also writing to the disk.  You can see right away
  919.      whether the report looks the way you want it to.  
  920.  
  921.      You can suspend or quit report production by pressing the Esc
  922.      key at any time.
  923.  
  924.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you will
  925.      be prompted for a file name.
  926.  
  927.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  928.      total configuration being used by the report writer.
  929.  
  930. Page 23
  931.  
  932.              ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  933.  
  934. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  935. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  936. principle works for you.  If you are unable to resolve a shareware-
  937. related problem with an ASP member by contacting the member
  938. directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help you
  939. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  940. provide technical support for members' products.  Please write to
  941. the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a
  942. Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  943.  
  944.  
  945.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  946.  
  947.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  948.  
  949. Please make regular backup copies of your records to protect
  950. against accidental erasures or system malfunction. Your records are
  951. in the file called PROJECTS.DBF.  Memo field data is in the file
  952. called PROJECTS.DBT. These two files must be backed up at the same
  953. time.
  954.  
  955. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  956. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  957. programs available for saving and restoring copies of your records.
  958. These include Fastback Plus, PC Tools Deluxe, and Norton Utilities.
  959.  
  960. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  961. your records (Services Menu) after restoring.
  962.  
  963.                         TECHNICAL SUPPORT
  964.  
  965. We will be glad to help with any problems you may have.
  966. You may contact us for technical support by:
  967.  
  968.      -Compuserve E-Mail at 72357,2034 
  969.      -FAX at 703-534-4358
  970.      -Voice at 703-534-1726.
  971.      -Mail at:
  972.  
  973.           RKS Software, Inc.
  974.           3820 N. Dittmar Road
  975.           Arlington, VA 22207-4565
  976.                 -- TASK MASTER REGISTRATION --
  977.  
  978.                      CREDIT CARD ORDERS ONLY
  979.  
  980. You can order with MC, Visa, Amex, or Discover from Public
  981. (software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  982. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  983. mail credit card orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX
  984. 77235-5705.
  985.  
  986.               THE ABOVE NUMBERS ARE FOR ORDERS ONLY
  987.  
  988. Any questions about the status of the shipment of the order,
  989. refunds, registration options, product details, technical
  990. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  991. must be directed to RKS Software, Inc. at 703-534-1726.
  992.  
  993. To insure that you get the latest version, PsL will notify us the
  994. day of your order and we will ship the product directly to you.
  995.  
  996.                      NON-CREDIT CARD ORDERS
  997.  
  998. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  999. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  1000.  
  1001. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  1002. U.S. and Canada, and $6.00 shipping/handling for other
  1003. international orders.
  1004.  
  1005. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and will also
  1006. accept checks drawn on foreign banks.
  1007.  
  1008. SEND TO:
  1009.  
  1010. Name: _________________________________________________________
  1011.  
  1012. Address: ______________________________________________________
  1013.  
  1014. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  1015.  
  1016. Phone:_________________________________________________________
  1017.  
  1018. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  1019.  
  1020. Whether you order by credit card through The Public (software)
  1021. Library, or by check to RKS Software, you will receive directly
  1022. from RKS Software, Inc. a copy of the most recent version of Task
  1023. Master, entitlement to technical support, and notification of
  1024. future upgrades at a discounted price.
  1025.  
  1026. ---------------------------------------------------------------
  1027.