home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / catalogs / photo560.zip / OYC-DOC.EXE / OYC.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-04-27  |  204KB  |  4,162 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                               ORGANIZE! YOUR COLLECTION
  13.                
  14.                     A Complete Database For Organizing A Collection
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                  HomeCraft Software
  26.                                      P.O. Box 974
  27.                                  Tualatin, OR  97062
  28.           
  29.                                 Compuserve: 71450,254
  30.                                      GEnie: S.HUDGIK
  31.  
  32.  
  33.  
  34.                                    _______
  35.                               ____|__     |               (tm)
  36.                            --|       |    |-------------------
  37.                              |   ____|__  |  Association of
  38.                              |  |       |_|  Shareware
  39.                              |__|   o   |    Professionals
  40.                            -----|   |   |---------------------
  41.                                 |___|___|    MEMBER
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                         This manual and accompanying software 
  53.           copyright 1991, 1992, 1993 by Steven C. Hudgik. Portions Copyright
  54.                      1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.           WELCOME TO SHAREWARE
  60.  
  61.           This software is distributed as shareware.  This means you can
  62.           try this software to find out whether it provides what you need
  63.           before you pay for it.  There are no limits in this software nor
  64.           is it crippled in any way.  It is true "try before you buy"
  65.           software.  
  66.  
  67.           You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  68.           a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  69.           copies of it with your friends and upload it to your favorite
  70.           bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  71.           been using it for more than 60 days, you must register as a user
  72.           by purchasing a registered copy.  This software may not be used
  73.           for more than 60 days without registering.
  74.  
  75.  
  76.           Registration Information
  77.  
  78.           This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  79.           international copyright law.  If you are using this software for
  80.           more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  81.           continue to use it.  The registration for a single copy is $59.95
  82.           (plus $6.00 S&H - $10.00 outside North America).  Please note that
  83.           even though you may have purchased this disk from a retail store
  84.           or via mail order, you have not purchased a registered copy. 
  85.           What you've paid for this disk was a fee that compensates the
  86.           vendor for their costs, time and effort in making this disk
  87.           available.
  88.  
  89.           We accept company checks, personal checks, VISA and Master Card.
  90.           All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  91.           dollars must be drawn on a U.S. bank.  Users outside the U.S.:
  92.           We accept cheques in your local currency from users in
  93.           Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New Zealand,
  94.           Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The Netherlands, Japan
  95.           and Switzerland.  We will add other countries as our bank allows.
  96.  
  97.           You can register as a user via Compuserve, GEnie or Prodigy
  98.           using the ID numbers listed on the first (cover) page.  Just
  99.           send us an E-Mail giving your name, address, credit card
  100.           number, the disk size you need and the name of the program. 
  101.           For additional information about registering, please see the
  102.           order form (also included on the disk as the ORDER.FRM file)
  103.  
  104.           When you register you will receive:
  105.  
  106.           []  The current version of this software.  We are constantly
  107.           making improvements and adding features suggested by users.  We
  108.           do not duplicate your disk until just before we ship the
  109.           registered version of your software, thus you get the very latest
  110.           version.
  111.  
  112.           []  A copy of the illustrated, printed and bound manual with
  113.           quick reference card.
  114.  
  115.           [] Free unlimited technical support via telephone, fax, mail or
  116.           electronic mail.
  117.  
  118.           [] A free subscription to our newsletter which includes user
  119.           tips, help with using your computer, information about upgrades
  120.           and new cataloging systems.
  121.  
  122.           [] 20 additional cataloging formats including: stamps, coins,
  123.           music, books, video tapes, art, home inventory, sports card,
  124.           comic books, and more!            
  125.  
  126.           [] An additional program that provides a set of specialized
  127.           utilities that can make doing some things in OYC faster
  128.           and easier.  Including a search and replace utility.
  129.  
  130.  
  131.           MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  132.  
  133.           If you wish to use this software on a network or simultaneously
  134.           on more than one computer (eg. on a computer at home and
  135.           another computer at work or in the office of a charity), you
  136.           will need a site license.  Please see appendix C for information
  137.           on site licenses.
  138.  
  139.  
  140.           DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  141.  
  142.           (Please see the VENDOR.DOC file).
  143.  
  144.           Please feel free to give away copies of the shareware version of
  145.           this software to friends, relatives, acquaintances or even
  146.           strangers.
  147.  
  148.           You may NOT sell copies of this software, even if the purchase
  149.           price is just to cover duplication costs; nor may you include
  150.           this shareware on a CD-ROM or other type of package produced by
  151.           any user group, commercial library, or any for profit or non-
  152.           profit organization; nor may you distribute it with any other
  153.           product or as an incentive to purchase any other product, without
  154.           the express written permission of H.C.P. Services, Inc.  The
  155.           purpose of this is so that we will know who you are and we can
  156.           then keep you supplied with updates.  The only exception to this
  157.           is that ASP approved disk vendors (except for PsL) may sell this
  158.           software without prior approval.
  159.  
  160.  
  161.           OUR GUARANTEE
  162.  
  163.           If you have any problems with this program or the disk it is on,
  164.           without regard to where you obtained it, you may send it to
  165.           H.C.P. Services, Inc. (HomeCraft Software) for a free update to
  166.           the current version.
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.                                   SPECIALTY  DATABASE    
  173.                       U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  174.  
  175.           NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  176.           you on the express condition that you agree to this software
  177.           license.  By using this software you agree to the following
  178.           provisions.
  179.  
  180.           <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  181.           is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  182.           copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  183.           software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  184.           lease, modify, translate, convert to another programming
  185.           language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  186.  
  187.           <2> You may make as many copies of this software as you need for
  188.           backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  189.           charged.  Private individuals may use this software on more than
  190.           one computer, provided there is no chance it will be used
  191.           simultaneously on more than one computer.  This software may not
  192.           be used on more than one computer, nor installed on more than one
  193.           hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  194.           corporation, government agency or department, or institution of
  195.           any kind.  If you need to install this software on more than one
  196.           computer or on a network, please contact us for information about
  197.           a site license.
  198.  
  199.           WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  200.           THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  201.           LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  202.           FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  203.           AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  204.           ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  205.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  206.           CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  207.           INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  208.           BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  209.           EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  210.           EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  211.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  212.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  213.           Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  214.           for consequential or incidental damages, so the above limitation
  215.           may not apply to you.
  216.  
  217.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  218.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  219.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  220.           proceeding brought by either party against the other arising out
  221.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  222.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  223.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  224.           jurisdiction of said courts."
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.           Information in this manual is subject to change without notice
  232.           and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  233.           Services, Inc. or HomeCraft Software.  This manual and
  234.           accompanying software is copyrighted and protected under both
  235.           Federal Law and the Berne Convention (international law).
  236.  
  237.  
  238.  
  239.           This manual is copyright 1991 & 1992 by Steven C. Hudgik
  240.           All Rights Reserved
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.           WordPerfect is a trademark of WordPerfect Corporation
  246.           IBM is a trademark of International Business Machines
  247.           Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  248.           dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  249.           Organize! is a trademark of H.C.P. Services, Inc.
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.           Part number: 002-001A
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.           This program is produced by a member of the Association of
  268.           Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  269.           shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  270.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  271.           member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  272.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  273.           does not provide technical support for members' products. Please
  274.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI
  275.           49442-9427 or send a Compuserve message via CompuServe Mail to
  276.           ASP Ombudsman 70007,3536
  277.  
  278.  
  279.           HomeCraft Software
  280.           P.O. Box 974
  281.           Tualatin, OR 97062
  282.           (503) 692-3732
  283.           (503) 692-0382 (FAX)
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.                                    TABLE OF CONTENTS
  296.  
  297.  
  298.  
  299.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  300.                     Terminology                             2
  301.                     Using This Manual                       3
  302.                     Technical Support                       4
  303.  
  304.                SECTION TWO - INSTALLATION                   6
  305.  
  306.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  307.                     Starting The Software                   9
  308.                     Using The Menus                         11
  309.                     Make A New Entry                        12
  310.  
  311.                     Editing                                 13
  312.                     Searching And Printed Reports           14
  313.                     Printed Reports                         15
  314.                     Utilities                               16
  315.  
  316.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  317.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  318.                     The Main Screen                         20
  319.                     Memos                                   22
  320.                     The Menus                               23
  321.  
  322.                     Make Entries Menu                       23
  323.                     Edit Menu                               25
  324.                     Search Menu                             27
  325.                          List All Entries                   27
  326.                          Sequential Searches                28
  327.                          Alphabetical Searches              29
  328.                          Global Searches                    31
  329.  
  330.                     Utilities Menu                          33
  331.                          Copy Entries                       33
  332.                          Import dBase File                  36
  333.                          Reindex                            37
  334.  
  335.                          Sorting                            38
  336.                          Set Up New Format                  41
  337.                          Set Up Macro                       45
  338.  
  339.                          Set Security Code                  45
  340.                          Delete Catalog                     47
  341.                          Select Catalog                     47
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.                     Report Menu                             48
  350.                          Send (Report) To                   48
  351.                          Page Length                        50
  352.                          Set Up Report Format               51
  353.                          Printing Reports                   54
  354.  
  355.                     Exit Menu                               55
  356.                          Backing Up Your Catalog            55
  357.                     
  358.                     Help Menu                               56
  359.  
  360.                     Return (Menu Selection)                 56
  361.                     Calculator                              56
  362.                     Graphic Images                          57
  363.  
  364.  
  365.                SECTION FIVE - Cataloging Photographs        59
  366.  
  367.  
  368.                APPENDIX A - PROBLEM SOLVING                 63
  369.  
  370.                APPENDIX B - FILE NAMES                      66
  371.  
  372.                APPENDIX C - SITE LICENSES                   69
  373.  
  374.  
  375.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 1 
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.           SECTION ONE - INTRODUCTION
  383.  
  384.  
  385.           HomeCraft's ORGANIZE Your Collection is an easy-to-use data-
  386.           base/cataloging program designed specifically for organizing
  387.           collections.
  388.  
  389.           This software was developed as a part of HomeCraft's
  390.           collector's series of software.  Since 1986 HomeCraft has been
  391.           recognized internationally as the leading publisher of software
  392.           for cataloging collectibles such as records and CDs, business
  393.           cards and books.  Here's what the press has said about our
  394.           software:
  395.  
  396.           "menu driven and easy" - PC Magazine
  397.  
  398.           "Helping the insatiable collector stay organized." - Business
  399.           Week
  400.  
  401.           "The best are available from HomeCraft." - Jerry Osborn writing
  402.           in his nationally syndicated newspaper column.
  403.  
  404.           "first class support is what separates HomeCraft's software
  405.           from the rest of the pack." - review in Goldmine magazine in
  406.           which our software was rated the best available for cataloging a
  407.           record/CD collection.
  408.  
  409.           The author of this program, Steve Hudgik, is a collector.
  410.           He has music, book, stamp, coin and several other collections.
  411.           In addition to his experience, the format used for this
  412.           software was developed with the assistance of other collectors,
  413.           dealers, and people who have been using this software for the
  414.           past eight years.
  415.           
  416.           
  417.           This is version 5 in our series of specialized databases.  With
  418.           this program we are introducing a much more powerful and flexible
  419.           program than any previous software we've published.  However, it
  420.           still maintains the easy-to-use interface and the clear screen
  421.           displays that have become a HomeCraft trademark.  Unlike previous
  422.           versions you now have the flexibility to choose the specific
  423.           fields you want to use, rename most fields and adjust their
  424.           length.  You can design your own report formats.  Alphabetize any
  425.           line and sort any combination of lines into a multiple level
  426.           alphabetical listing.  A Quick View screen lets you see 20
  427.           entries at one time.  Macros and copy functions make entering
  428.           information about your collection quicker and easier.
  429.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 2 
  430.  
  431.  
  432.  
  433.           USING EXISTING DATA FILES
  434.  
  435.           If you have your collection cataloged using a database program
  436.           such as dBase, this software will directly import your files if
  437.           they are in a dBase III format.
  438.  
  439.           If you've been using any of HomeCraft's previous cataloging
  440.           programs, the registered version of this software includes
  441.             a conversion utility that will convert your existing files 
  442.           for use with this software.  
  443.  
  444.             A standard we maintain at HomeCraft, above all else, is
  445.           that we will never make a change in our software that results
  446.           in your having to retype all of your entries.  If we do
  447.           need to change the data format, all registered users of the
  448.           new version will be supplied with a free conversion utility.
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.           TERMINOLOGY
  454.  
  455.           Throughout this manual we will be using a few standard computer
  456.           terms you should be familiar with.  I've tried to write this
  457.           manual using plain English, but since we are talking about using
  458.           a computer we will need to use a few computer terms.
  459.  
  460.           DATABASE - the "catalog" created by this software is called a
  461.           database.  A database is a collection of information.  Software
  462.           such as ORGANIZE Your Collection can search, print, list and
  463.           manipulate the information in a database and is thus referred to
  464.           as database software.
  465.  
  466.           FLOPPY DISK - any software you purchase is supplied on a floppy
  467.           disk.  Floppy disks come in two sizes - 5-1/4 inch square and 3-
  468.           1/2 inch square.  Although 5-1/4" disks are flexible (floppy) 3-
  469.           1/2" disks are made from rigid plastic.  Thus the term "floppy
  470.           disk" is not an accurate descriptive term.  Floppy disks can
  471.           typically contain from 0.360 mb to 1.44 mb of information. 
  472.           Floppy disk drives are usually designated as A and B.
  473.  
  474.           HARD DISK - a hard disk is installed inside your computer and can
  475.           not typically be removed.  Hard disks operate much faster and
  476.           hold a lot more information than a floppy disk.  Typical hard
  477.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 3 
  478.  
  479.  
  480.           disks can hold from 40 mb to 100 mb (and more).  Hard disk drives
  481.           are designated by the letter C or greater.  Hard disks are never
  482.           designated as drive A or B.  Not all computers have hard disks.  
  483.  
  484.           The speed of database software is highly dependent on the speed
  485.           of the disk containing the data.  Thus I recommend that your
  486.           ORGANIZE! catalog be stored on a hard disk.
  487.            
  488.           mb - this is an abbreviation for megabyte which is a measure of
  489.           how much information can be stored on a disk.  Typically a 40 mb
  490.           hard disk is sufficient for most database files created by
  491.           ORGANIZE!
  492.  
  493.           DIRECTORY/SUB-DIRECTORY - your computer can create separate
  494.           "rooms" on disks.  Each "room" is separate from the others and is
  495.           called a directory.  (Sub directories are "rooms" within the main
  496.           directory "room").  Directories and sub-directories provide a way
  497.           to keep the files on your disks organized.  You should create a
  498.           separate directory for each program you use.  This will keep all
  499.           of the files associated with that program together in one place
  500.           and prevent them from becoming mixed with (and thus confused
  501.           with) files used by other programs.
  502.  
  503.             
  504.           FILE and FILENAME - a computer stores information and programs in
  505.           "files" on either a floppy disk or a hard disk.  Each file has a
  506.           name that is called its filename.  A filename may have up to
  507.           eight characters followed by a period and then a three letter
  508.           filename extension.  The name of the ORGANIZE! program file is
  509.           OYC.EXE.  "EXE" is the filename extension and "OYC" is the
  510.           filename.  By the way, OYC stands for Organize Your Collection.
  511.  
  512.  
  513.           USING THIS MANUAL
  514.  
  515.           This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  516.           one is the section you are now reading and it contains the
  517.           introductory information.  Part two describes how to install this
  518.           software on your computer.
  519.  
  520.           The third section provides quick start instructions.  Please read
  521.           this section before starting to use this software.  It is short
  522.           and has been designed to provide the key information needed to
  523.           get you quickly started using the basic functions provided by
  524.           this software.
  525.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 4 
  526.  
  527.  
  528.           The fourth section is a reference section that describes in
  529.           detail all of the features in this software.
  530.  
  531.           Section five provides the details about the various organiza
  532.           -tional systems provided with this software
  533.  
  534.           No computer experience is required to use this software, however
  535.           you will need to know which letter designates each disk drive on
  536.           your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  537.           floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  538.           for the letters used to designate the drives on your computer.  
  539.  
  540.           NOTE: Please check the README.TXT file for information about
  541.           changes to the software since the manual was printed.  To get a
  542.           printed copy of the README.TXT file do the following:
  543.  
  544.           1) Get the DOS prompt for the disk containing the README.TXT
  545.           file.
  546.  
  547.           2) Type COPY README.TXT LPT1: and push enter.
  548.  
  549.  
  550.           SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  551.           that are fully IBM compatible and have at least 380K of memory
  552.           available.  A color monitor is required for some of the features. 
  553.           A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  554.           disks provided there is a minimum of 720K of disk space
  555.           available.  If you have a hard disk, please put this software on
  556.           your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  557.           Database software such as this software is very disk intensive. 
  558.           Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  559.           floppy disk will slow it down considerably.
  560.  
  561.  
  562.           TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using this software,
  563.           please read this manual first.  Appendix A provides a trouble
  564.           shooting guide that may be helpful in solving problems.  If you
  565.           are unable to solve the problem by reading the manual, feel free
  566.           to give us a call.  We do provide limited basic technical support
  567.           for unregistered users (full support is available for registered
  568.           users only).  The number is (503) 692-3732.  Technical support is
  569.           available from 9am till 5pm pacific time monday through friday. 
  570.           You may also contact us by writing to us at:
  571.  
  572.           HomeCraft
  573.           P.O. Box 974
  574.           Tualatin,  OR 97062
  575.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 5
  576.  
  577.  
  578.  
  579.           MAKE BACK UP COPIES
  580.  
  581.           The most important suggestion I can pass on to you is to make
  582.           back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  583.           If you have a hard disk I recommend using software such as
  584.           FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  585.           utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  586.           many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  587.           only being able to restore lost files onto a similar computer
  588.           using the same version of DOS.  (That may not always be
  589.           possible).  For something as critical as making backup copies I
  590.           prefer software that will backup and restore from and to any hard
  591.           disk using any version of DOS on any computer.
  592.  
  593.           This version does include a backup utility.  This  utility will
  594.           backup files that are approximately up to 1.3 megabytes big using
  595.           a 360K floppy disk (larger files can be backed up using higher
  596.           capacity floppy disks).  This utility is provided in order to
  597.           insure you have something you can use to backup up your data. 
  598.           However, this utility is not intended as a permanent solution. 
  599.           First, it is limited in that once your catalog exceeds the size
  600.           that can be backed-up on a single floppy this utility will no
  601.           longer be able to back it up.  Second, it provides no tracking of
  602.           the files that have been backed up.  Unless you carefully label
  603.           your backup disks you can lose track of what files are on which
  604.           disks.
  605.  
  606.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 6
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.           SECTION TWO - INSTALLATION
  615.  
  616.  
  617.           Installation of this software is straight forward.  First make a
  618.           backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  619.           came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  620.           Generally you can use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  621.           disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  622.           depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  623.           configuration in your computer.
  624.  
  625.           If you should damage or lose your only copy of this software, you
  626.           can get another shareware disk from HomeCraft by sending us a
  627.           blank floppy disk plus 50 cents for the return postage.  (Outside
  628.           the U.S. please include $2.00 US, or the equivalent in your
  629.           currency, for air mail postage).
  630.  
  631.           There are three disk configurations for which this software can
  632.           be installed.
  633.  
  634.  
  635.           Hard Disk Installation
  636.  
  637.           To install on a hard disk:
  638.  
  639.           + Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  640.  
  641.           + Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  642.           set for the disk drive that contains the this software floppy
  643.           disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  644.           your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  645.           ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  646.           different drive by typing the letter representing the drive you
  647.           want to use, a colon, and then pushing ENTER.
  648.  
  649.           + Type INSTALL and follow the instructions that appear on the
  650.           screen.
  651.  
  652.  
  653.           NOTE: The installation process will supply a default directory
  654.           name.  However, if you are using several different versions of
  655.           this software to catalog different types of collections, be sure
  656.           to install each version in a different directory.  You might
  657.           possibly want to name the directories so they reflect the type of
  658.           collection being cataloged.
  659.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 7
  660.  
  661.  
  662.           Single Drive Floppy Disk Installation
  663.  
  664.           If your computer only has a single floppy drive you will have to
  665.           install the software manually.  The easiest way might be to 
  666.           install the software on someone else's hard drive and then copy
  667.           all of the files from the hard drive to your floppy disk.
  668.           Please note that this software can not be used on a
  669.           with single 360K floppy drive and no hard disk.  If
  670.           you have a single floppy drive it must have a capacity
  671.           of at least a 720K.
  672.  
  673.           NOTE: This software may only be used on two computers if there is
  674.           no chance that it can be used simultaneously on both computers. 
  675.             Please see the user license at the front of this manual.
  676.  
  677.           Once installed most of the files on the disk are data (DAT) or
  678.           set (SET) files.  These are the formats for the various 
  679.           organizing systems.  The name of each file indicates what
  680.           it is used for and corresponds to the catalog names given in
  681.           section 5 of this manual.  You can erase any DAT and SET
  682.           files that are used for areas you are not interested in
  683.           organizing.
  684.  
  685.           
  686.           To install the software manually:
  687.  
  688.           You'll need to de-archive the main set of files.  To do this
  689.           type LHA E ORGANIZE and push ENTER.  Once all of the files have
  690.           been de-archived you can erase the ORGANIZE.LZH file.  The disk
  691.           can now be used.  Just type OYC to start the software.
  692.  
  693.  
  694.           Dual Floppy Drive Installation
  695.  
  696.           If your computer has two floppy drives you can install this
  697.           software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  698.           First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  699.           Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  700.           type INSTALL and follow the directions that appear on the screen. 
  701.           In this case the drive you want to install the software on is the
  702.           "B" drive so the required files will be copied to the blank disk. 
  703.           When the installation asks for the name of a directory, a default
  704.           name of \OYC will be shown.  Type a backslash "\" and then push
  705.           the DEL key until only the backslash remains.  This will install
  706.           the software in the root directory on the floppy disk.
  707.           ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 8
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.           CONFIG.SYS File
  713.  
  714.           Your computer uses a CONFIG.SYS file to tell it how to configure
  715.           itself when it is first turned on.  The CONFIG.SYS file is an
  716.           ASCII text file that contains a series of instructions used by
  717.           your computer.  For this software to run these instructions must
  718.           tell your computer to set itself up so up to 20 files may be
  719.           opened at the same time.  This is done by including a FILES=20
  720.           (or any number greater than 20) statement in the CONFIG.SYS file. 
  721.           If you are running a Graphical User Interface such as Windows,
  722.           your computer may need to be set to open as many as 50 or 60
  723.           files.
  724.  
  725.           The CONFIG.SYS file needs to be in the root directory on your
  726.           hard disk.  If you use a floppy disk to boot your computer, the
  727.           CONFIG.SYS file must be on the floppy disk used to boot your
  728.           computer.  The CONFIG.SYS file is not part of the this software.
  729.  
  730.           You can look at the contents of a CONFIG.SYS file by going to the
  731.           root directory on your hard disk and typing: TYPE CONFIG.SYS at
  732.           the DOS prompt.  Then push ENTER.
  733.  
  734.           You can change a CONFIG.SYS file by using your word processing
  735.           software, editing it as you would any other document and then
  736.           saving it as a DOS text file (ASCII file).
  737.  
  738.           If you do not have a CONFIG.SYS file, or if it does not include a
  739.           FILES=20 line, you can create one during the installation
  740.           process.  When you run the INSTALL utility you will be given a
  741.           chance to install a CONFIG.SYS file with a FILES=20 line.  This
  742.           will not change any of the other lines in your CONFIG.SYS file.
  743.           _______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 9
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.           SECTION THREE - QUICK START
  753.           STARTING THE SOFTWARE
  754.  
  755.           As you read through this section I recommend you have the
  756.           software installed and running on your computer.  When you
  757.           first start OYC it will be ready to use and set to accept
  758.           your first entry.  As I describe examples, I suggest you 
  759.           duplicate the steps I'm describing using your computer. 
  760.           
  761.           This section will take you through all the main functions in
  762.           the software.  The Quick Start section does not describe all of
  763.           the functions available, just those you need in order to use the
  764.           basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  765.           the functions and features in this software you will need to read
  766.           the reference section of this manual.
  767.  
  768.           To start this software type OYC at the DOS prompt and push ENTER.
  769.  
  770.           If you are using this software on a hard disk, you will need to
  771.           be in the directory or subdirectory in which the software was
  772.           installed before you type OYC.  If when your computer first
  773.           starts it displays the DOS prompt, type CD \ and the name of the
  774.           directory in which this software was installed.  If you used the
  775.           default directory name of OYC supplied by the installation
  776.           software, you would type:
  777.  
  778.                                        CD \OYC
  779.                
  780.           The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYC will
  781.           put you in the OYC directory.  Once in the OYC directory you can
  782.           type OYC to start the software.
  783.  
  784.           User Tip (This is not required in order to use the this software. 
  785.           It is only provided to help make using your computer easier).
  786.  
  787.           Some computer "experts" suggest you include the directory name
  788.           for all your major programs in the PATH statement contained in
  789.           the AUTOEXEC.BAT file.  This allows you to start the program from
  790.           any directory.  I'd like to offer another suggestion.  Include a
  791.           directory called BATCH in your path statement.  In the BATCH
  792.           directory put batch files that first change to the directory
  793.           containing the program they run and then run that program.  If
  794.           this software is on the "C" drive, the batch file for this
  795.           software would look like:
  796.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 10
  797.  
  798.           C:
  799.           CD \OYC
  800.           OYC
  801.  
  802.           You also can use this technique with other programs such as
  803.           WordPerfect.  The batch file that starts WordPerfect might look
  804.           like:
  805.  
  806.           C:
  807.           CD \WP51
  808.           WP %1
  809.  
  810.           The %1 symbol allows WordPerfect (or any other program) to use a
  811.           parameter.  For example, if you start WordPerfect by typing WP
  812.           WORK.DOC, WordPerfect will run and automatically load the
  813.           WORK.DOC document.  When used this way WORK.DOC is called a
  814.           parameter. 
  815.  
  816.  
  817.             COMMAND LINE - When starting the software you may enter the 
  818.             name of the catalog you want to use as a part of the command 
  819.             that starts the software.  In normal circumstances the 
  820.             software will boot up and use the same catalog that was in 
  821.             use when you last exited the software.  If you'd like to use 
  822.             a different catalog type OYC, then a space, then the name of
  823.             the catalog you want to use.  For example, if you want
  824.             to use CATALOG, you would type OYC CATALOG at the DOS prompt.
  825.  
  826.  
  827.  
  828.           THE MAIN SCREEN
  829.  
  830.           After typing OYC (and pushing ENTER) the software will start
  831.           running and display the complete cataloging format for your
  832.           collection.  Throughout this manual I will refer to this initial
  833.           screen as the "Main Screen."
  834.  
  835.           The key parts of the Main Screen are the top and bottom two 
  836.           lines.  They provide status information and menu
  837.           selections.  The majority of the screen is used to display the
  838.           information lines (fields) in use.  
  839.  
  840.           When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  841.           can return to the Main Screen from any other function such as
  842.           editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  843.           key is used to clear the screen and reset everything back to
  844.           the default settings.  With the Main Screen displayed you can
  845.           immediately start typing and saving new entries.  But, before
  846.           getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  847.           
  848.           OYC provides drop-down menus that show you, at a
  849.           glance, all of your options.  The names of the menus are
  850.           displayed across the top of the screen.  They are: Make entries,
  851.           Edit, Search, Utilities, Reports, eXit and Help.
  852.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 11
  853.  
  854.  
  855.           Using The Menus
  856.  
  857.           To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  858.           letter included as a part of the name of the menu you want to
  859.           display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  860.           down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  861.           shown in figure three.
  862.  
  863.           Once any of the drop-down menus is displayed you can move
  864.           from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  865.           Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  866.           until the Make entries menu is displayed again.
  867.  
  868.           A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  869.           function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  870.           and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  871.           menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  872.           the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  873.           selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  874.  
  875.           Some of the functions can be used directly without going through
  876.           a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  877.           menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  878.           "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  879.           save an entry without using the drop-down menu.
  880.  
  881.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  882.           bar and then push the ENTER key.
  883.  
  884.           For example, to exit from the program push the right cursor key
  885.           until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  886.           Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  887.           type OYC and push ENTER to get started again).  By the way, you
  888.           should never turn your computer off while a program (any program,
  889.           except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  890.           the software before turning your computer off.
  891.  
  892.           If you do not want to make a selection from a menu you can return
  893.           to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  894.           key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  895.           the screen.
  896.  
  897.           If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  898.           screen.
  899.  
  900.  
  901.           USING A MOUSE
  902.  
  903.           A mouse may be used to operate most of the functions in OYC. 
  904.           A rectangular mouse cursor will appear on the screen whenever
  905.           the mouse is active.  If you know the mouse is active, but you 
  906.           do not see the mouse cursor try moving the mouse slightly.
  907.  
  908.           The left button on the mouse serves as the "ENTER" key.  To 
  909.           make a selection place the mouse cursor on the item you want to
  910.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 12
  911.  
  912.  
  913.           select and push the left mouse button.  When making a selection 
  914.           from a menu you will need to "double" click the mouse.  Double
  915.           clicking means to push the left mouse button twice in rapid
  916.           succession.  Pushing the left mouse button once will move the
  917.           highlight bar to the menu selection marked by the mouse cursor. 
  918.           Pushing it a second time selects that option.
  919.  
  920.           The right mouse button serves as an ESC key.  In many cases when
  921.           the software asks you to push the ESC key, you can also push 
  922.           the right mouse button.
  923.  
  924.           Please note that a series of prompts across the bottom of the
  925.           Main Screen provides direct mouse access to the short cut keys.
  926.           The numbers in these prompts refer to the "F" key numbers.     
  927.  
  928.           The mouse can be used at nearly every prompt in OYC.  With
  929.           prompts that request a (Y/N) response, place the mouse cursor
  930.           on either the "Y" or "N" and push the left mouse key once.
  931.           Anytime a prompt asks you to push a letter to make a selection
  932.           you can place the mouse cursor on that letter (in the prompt)
  933.           and push the left mouse key.
  934.  
  935.           You can even bypass the opening copyright screen by clicking
  936.           the left mouse key after the copyright screen appears.
  937.  
  938.  
  939.  
  940.           MAKING NEW ENTRIES
  941.  
  942.           When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  943.           and the cursor will be in the left hand space on the top
  944.           line.
  945.  
  946.           The names of the lines are listed along the left side of the
  947.           screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  948.           the space available for entering information related to the line
  949.           name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  950.           the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  951.           end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  952.  
  953.           To enter the information you want to catalog, just type it on the
  954.           appropriate line.
  955.  
  956.           Starting with the top line, fill in the appropriate informa-
  957.           and push ENTER.  That will move the cursor down to the first 
  958.           character of the next line.
  959.  
  960.           NOTE: The cataloging format as it appears on your screen may not
  961.           be the format you want to use.  You can eliminate unused lines,
  962.           add other additional lines, and change the titles of most lines. 
  963.           We'll be discussing how to do that shortly.
  964.  
  965.           Then put in the rest of this entry by filling
  966.           in the rest of the lines.
  967.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 13
  968.  
  969.  
  970.           You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  971.           put the cursor at the spot where a correction is needed and
  972.           just typing the new information.  When the entry is complete
  973.           and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  974.           highlighted so all you need to do next is push ENTER and the
  975.           entry will be saved. 
  976.  
  977.           Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  978.           the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  979.           Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  980.           corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  981.           will be number 2.
  982.  
  983.           Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  984.           F5 key is short cut key that saves entries.  Push ALT-M and
  985.           notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  986.           pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  987.           drop-down menu.  You can also use the mouse to save entries
  988.           by clicking on the "5 Save" prompt at the bottom of the screen.
  989.  
  990.           That's it.  That's all there is to entering information into your
  991.           catalog.  Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  992.  
  993.  
  994.  
  995.           EDITING
  996.  
  997.           Now let's see if the information you just typed is really stored
  998.           in the database.  The Editor lets you look at any entry
  999.           and browse forward and backward through all of your
  1000.           entries.  To use the editor push ALT-E.  The "Select Number"
  1001.           option will be highlighted as shown in figure five.  Push the
  1002.           ENTER key and a window will appear asking you to type an entry
  1003.           number.  Push number 1 and then push ENTER.  The first entry will
  1004.           be displayed.
  1005.  
  1006.           You can now do any of several things.
  1007.  
  1008.           You can modify this entry by moving the cursor to the word(s)
  1009.           to be modified and typing the changes.  When the changes are
  1010.           complete push ALT-E and move the scroll bar to "Save Changes." 
  1011.           Then push the ENTER key to save the changes you just made.  Also
  1012.           notice that you can push F5 to save the changes without using the
  1013.           drop-down menu.
  1014.  
  1015.           The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  1016.           menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  1017.           To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  1018.           through your catalog.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  1019.           to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  1020.           entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  1021.           page through all of them.
  1022.  
  1023.           The drop-down menus always show all of the available options.
  1024.           Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  1025.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 14
  1026.  
  1027.  
  1028.           identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  1029.           browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  1030.           down menu or by pushing F1 or F2.  You can also use the mouse
  1031.           to browse forward and backward by clicking on either the
  1032.           "1 Back" or "2 Fwd" prompts at the bottom of the screen.
  1033.  
  1034.           When an entry is no longer needed it can be deleted using the
  1035.           Edit menu.
  1036.  
  1037.           Push the right cursor key and we'll look at the search
  1038.           capabilities of Organize Your Collection (OYC).
  1039.  
  1040.  
  1041.           SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  1042.  
  1043.           Two types of "searches" are provided by OYC.  The first is a
  1044.           listing.  There are two types of listings.  These are shown in
  1045.           the top box of the Search menu shown in figure six.  They are:
  1046.  
  1047.           List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  1048.           number and have all of the entries between (and including) the
  1049.           two numbers listed in sequence.
  1050.  
  1051.           List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  1052.           or numerical order.  To use this function you need to be using
  1053.           the indexes.
  1054.  
  1055.           The second box down from the top on the Search menu lists the
  1056.           various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  1057.           these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  1058.           screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  1059.           the Make entries menu as the key that erases the screen).  You
  1060.           can also use the mouse by clicking on the "7 Clr" prompt.
  1061.  
  1062.  
  1063.           Sequential Searches
  1064.  
  1065.           To search for something first enter the information you want to
  1066.           find on the appropriate line.  For example, let's search for a
  1067.           a specific photograph.  Move the cursor to the DESCRIPTION line.  
  1068.           Let's say you wanted to find all of the pictures of sunsets
  1069.           To start this search first type "SUNSET" on the DESCRIPTION
  1070.           line.  Push ALT-S to drop-down the Search menu. 
  1071.           Move the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  1072.           the ENTER key.  The first, and in this case the only, matching
  1073.           entry will be displayed.
  1074.  
  1075.           If you want to search for SUNSET again push ALT-S and move the
  1076.           scroll bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do this,
  1077.           you may see a "NO OTHER MATCHES FOUND" message at the bottom
  1078.           of the screen - this means the complete catalog has been 
  1079.           searched and the search is complete.
  1080.  
  1081.           Sequential searches will find the specified search criteria,
  1082.           which in this case is SUNSET on the DESCRIPTION line, without
  1083.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 15
  1084.  
  1085.  
  1086.           regard to where it is located on the line.  The word (or phrase)
  1087.           you are searching for can even be within another word.
  1088.  
  1089.           There are short cut keys you can use for starting a sequential
  1090.           search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  1091.           sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  1092.           that you can find additional matches (Search Again) by pushing
  1093.           F2.
  1094.  
  1095.           When a match is found during a search it is displayed on the
  1096.           screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  1097.           You can make any changes or additions you want and then push F5
  1098.           to save them. 
  1099.  
  1100.           Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  1101.           six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  1102.           based on the search criteria and using indexes created by the
  1103.           software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  1104.           that have been deleted and the "Global Search" finds a word or
  1105.           phrase regardless of what field it is in.
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.           Printed Reports
  1110.  
  1111.           NOTE: For more detailed information on how to print reports see
  1112.           the section on the Report Menu in Section Four of this manual.
  1113.  
  1114.           The search you just conducted displayed matching entries on the
  1115.           screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  1116.           If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  1117.           key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  1118.           this menu is called "Send To" and it is currently set for
  1119.           MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  1120.           the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  1121.           screen as shown in figure seven.
  1122.  
  1123.           Within this window the "X" next to MONITOR tells you the results
  1124.           of a search or listing will be displayed on the screen.  Push 
  1125.           the TAB key to move the X through the available settings.  When
  1126.           the option you want is marked by the "X" push ENTER.  The other
  1127.           options are:
  1128.  
  1129.           PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  1130.           feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  1131.  
  1132.           PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  1133.           handle only one sheet of paper at a time
  1134.  
  1135.           ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  1136.           You can specify the name of the file.
  1137.  
  1138.           dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  1139.           III format.  This report can be used for transferring information
  1140.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 16
  1141.  
  1142.  
  1143.           between various programs.  Most other database software and
  1144.           spreadsheets can read dBase III files.
  1145.  
  1146.           QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  1147.           specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  1148.           requires video memory that is usually only available with color
  1149.           monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  1150.           your computer does not have the required memory or other software
  1151.           is using this memory).
  1152.  
  1153.           LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  1154.           include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  1155.           the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  1156.  
  1157.           Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  1158.           Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  1159.           Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  1160.           "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  1161.           the screen.
  1162.  
  1163.           Let's try the same search as before.  Put SUNSET on the DESCRIP-
  1164.           TION line and push F8.  A prompt, asking for a title,  will
  1165.           appear at the bottom of the screen.  You can type a single line
  1166.           title that will be printed on the top of the first page of your
  1167.           report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  1168.           software will automatically print the search criteria on the top
  1169.           of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  1170.           pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  1171.           example just push ENTER.
  1172.  
  1173.           The matching entries will be displayed on the screen as they are
  1174.           sent to the printer.  When no other matches are found the "NO OTHER
  1175.           MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the screen.
  1176.           When you push any key you will be returned to the main screen.
  1177.  
  1178.  
  1179.           UTILITIES
  1180.  
  1181.           The Utilities menu provides a variety of functions that range
  1182.           from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  1183.           files.  I'll discuss the two most important functions here.
  1184.  
  1185.           Catalogs
  1186.  
  1187.           You can create as many catalogs (database files) as you wish,
  1188.           giving each it's own name.  Each catalog can have a different
  1189.           format.  To change to a different catalog push ALT-U to display
  1190.           the Utilities menu.  The last selection on this menu is "Select
  1191.           Catalog Name."  Push the up cursor key to immediately move the
  1192.           scroll bar to this selection.  Then push ENTER.
  1193.  
  1194.           A window will display the names of the catalogs in the current
  1195.           directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  1196.           them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  1197.           create a new catalog (database) by pushing ESC and typing the
  1198.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 17
  1199.  
  1200.  
  1201.           name you wish to use for the new catalog.  Please note that
  1202.           catalog names can not contain numbers and they must be eight
  1203.           characters or less in length.
  1204.  
  1205.           If you enter a new catalog name you will need to set up a format
  1206.           for that new catalog.  How to set up a catalog format is
  1207.           discussed next. 
  1208.  
  1209.           The names of the existing catalogs will be displayed on the
  1210.           screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  1211.           ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  1212.           modify this format to meet your needs.
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.           Modifying An Existing Catalog Format
  1217.  
  1218.           To modify a catalog format push ALT-U to display the Utilities
  1219.           menu.  Move the scroll bar to the "Set Up New Cat. Format" option
  1220.           and push ENTER.  This will display a screen similar to the one
  1221.           shown in figure eight.  This set-up screen replicates the way the
  1222.           information entry area looks on the main screen.  There are four
  1223.           things you can set on this screen:
  1224.  
  1225.           1. The line (field) title.
  1226.  
  1227.           2. Change the lengths of lines (fields).
  1228.  
  1229.           3. Select the lines to be indexed (alphabetized).
  1230.  
  1231.           4. Select the lines to be totaled.
  1232.  
  1233.           Please note that once you have saved one or more entries in a
  1234.           catalog you can not change the length of the lines for that
  1235.           catalog.  You can change the titles, indexing and totalling
  1236.           settings at any time.  However, unless you set the software 
  1237.           to use a new catalog name, the F2 prompt for "LENGTH" will no 
  1238.           longer appear on this set up screen.
  1239.  
  1240.           Because there is an entry in the catalog we're using as
  1241.           an example, you can not change the length of the lines.
  1242.  
  1243.           On the Set Up Catalog Format screen the F2 key is used to select
  1244.           what you wish to set/modify.  When working with a new catalog, in
  1245.           which no entries have been saved, the brackets next to the F2
  1246.           prompt at the bottom of the screen will contain the word TITLES. 
  1247.           This means you can type new titles or modify existing titles.
  1248.  
  1249.  
  1250.           Setting Line Titles
  1251.  
  1252.           OYC comes with eleven preset cataloging formats.  These formats
  1253.           can be modified using the Set Up Catalog Format feature on the
  1254.           Utilities Menu.
  1255.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 18
  1256.  
  1257.  
  1258.           Using the cursor keys a scroll bar can be moved up and down 
  1259.           through the list of line titles.  Place the scroll bar on the line
  1260.           you wish to change and type the new title.  Then push ENTER to
  1261.           move the scroll bar down to the next line.  If you wish to have a
  1262.           blank title, push the space bar and then push ENTER.  Line titles
  1263.           may be up to 14 characters long and can contain letters, numbers,
  1264.           spaces and any other keyboard characters.  You do not have to put
  1265.           a title on every line and you can skip lines. 
  1266.  
  1267.  
  1268.           The next step is to select which lines you want to use and set
  1269.           their lengths.  Push F2 once and the word "LENGTH" appears in the
  1270.           brackets next to the F2 prompt.  Position the scroll bar on the
  1271.           line whose length is to be set and enter a number from 2 to
  1272.           64.  A highlight bar showing the length of the line will appear
  1273.           and a number showing length will be displayed.  For information
  1274.           about the line lengths and intended purpose of the default
  1275.           settings of the line titles see section 5.
  1276.  
  1277.           If a title is entered for a line that is turned off (set to zero
  1278.           length), that line will not appear on the main screen.  On the
  1279.           other hand a line does not need to have a title in order appear
  1280.           on the main screen and be available in the catalog.  You can
  1281.           include lines that have no titles as a part of a format.  The
  1282.           factor that determines whether or not a line and its associated
  1283.           title is displayed as a part of a format is whether or not that
  1284.           line has a length greater than 0.
  1285.  
  1286.           Notice at the bottom of the screen that there is a bar containing
  1287.           the abbreviation "EST".  The number shown here provides an
  1288.           estimate of the number of entries you'll be able to store in a
  1289.           megabyte of space.  As lines are set up, there lengths adjusted,
  1290.           and lines to be indexed are added or deleted, this number will
  1291.           change.
  1292.  
  1293.  
  1294.           Selecting Lines To Index
  1295.  
  1296.           Once you have set the line lengths push F2 again.  You'll 
  1297.           now be able to select the lines you want to have indexed.  An 
  1298.           index for a computer is the same thing as it is for a book.  If
  1299.           you need to quickly find something in a book, you look in the
  1300.           index.  It's the same for a computer.  An index is an alpha-
  1301.           betical listing that allows the computer to find entries quickly.
  1302.  
  1303.           To select a line to be indexed put the scroll bar on that line
  1304.           and push ENTER.  Please remember this will only work if the
  1305.           word "INDEXING" appears in the brackets next to the F2 prompt. 
  1306.           When you push ENTER to select a line to be indexed a starburst
  1307.           symbol will appear next to that line.  This symbol indicates that
  1308.           the line will be indexed.  On the main screen the starburst
  1309.           symbol indicates the lines which are indexed and thus it shows
  1310.           which lines can be listed alphabetically.
  1311.           ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 19
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.           Getting Total Values
  1316.  
  1317.           Push F2 one more time and the word in the brackets will change to
  1318.           "VALUE".  You can now select lines you want to have totaled at      
  1319.  
  1320.           the end of a report.  Select the lines to be totaled in the same
  1321.           way you selected lines to be indexed.  In this case three
  1322.           horizontal bars will appear to the right of the line to indicate
  1323.           that any values entered on the line will be totaled.  This
  1324.           capability is used, for example, to get the total value of all
  1325.           items listed for insurance purposes.
  1326.  
  1327.           Push F2 again to return to the TITLE setting.
  1328.  
  1329.           Once you have set-up the format to be as you need it, push F5 to
  1330.           save it.  You will be returned to the main screen.
  1331.  
  1332.             
  1333.           DISPLAYING TOTAL VALUES
  1334.  
  1335.           The total value of all items listed in a printed report will be
  1336.           shown at the end of all printed reports.  However, you can
  1337.           get the total value of everything in a catalog without
  1338.           printing a report.  When you are at the Main Screen hold down
  1339.           the CTRL key and push the ENTER key.  The values will be
  1340.           totalled and displayed along the right side of the screen.
  1341.  
  1342.           This completes the quick start section.  In this section I 
  1343.           have provided the basic information needed to use the software.
  1344.           There is a lot more you can do with this software and there 
  1345.           are many additional features that make using the software 
  1346.           easier and faster.  This Quick Start section is only provided
  1347.           as a brief summary of the major features so you can quickly 
  1348.           start using the software.
  1349.  
  1350.           At this point I'd suggest trying out the software.  Type in 
  1351.           a few test entries.  Try a few searches and maybe try running
  1352.           a printed report.  Then read the next section which provides 
  1353.           a detailed description of each feature - including such 
  1354.           things as designing your own reports, multiple level 
  1355.           alphabetical listings, and creating your own catalog formats. 
  1356.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 20
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.           SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  1365.  
  1366.           This section of the manual provides detailed descriptions of each
  1367.           function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  1368.           entries menu and work from left to right through the menus and
  1369.           cover each item on each menu.  But first let's go over the
  1370.           information and options presented on the main screen.
  1371.  
  1372.  
  1373.           THE MAIN SCREEN
  1374.  
  1375.           Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  1376.           the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  1377.           the top of the screen.  The top line also includes the current
  1378.           entry number in the upper right corner of the screen.  When
  1379.           typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  1380.           entry number that will be assigned to the new entry.  When
  1381.           editing or displaying the results of a search, the number
  1382.           displayed is the entry number associated with the information
  1383.           currently on the screen.
  1384.  
  1385.           Some people have tried using the entry number as a catalog
  1386.           number.  I understand we all have different requirements and need
  1387.           to use the software in different ways, but I do not recommend
  1388.           using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  1389.           the entry number associated with a specific item can change if
  1390.           you delete an item from your database.  The entry number is only
  1391.           intended to help you see how many total items you have in the
  1392.           database and to help you navigate around your catalog.
  1393.  
  1394.           The second space from the top of the screen includes a horizontal
  1395.           double line.  This is a status line.  The current catalog
  1396.           name in use will be displayed in the middle of this line. 
  1397.           The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  1398.           searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  1399.           The left side of this line also includes status information.  For
  1400.           example, if you push the INS key to put the software into the
  1401.           character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  1402.           left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  1403.           software is in the character insert mode.
  1404.  
  1405.           The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  1406.           double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  1407.           times prompts for F-Key functions are shown.  You can use the
  1408.           mouse to click on any of these prompts to quickly use the
  1409.           features they represent.
  1410.  
  1411.           The bottom line also displays status, such as telling you when
  1412.           a search is complete. 
  1413.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 21
  1414.  
  1415.  
  1416.           The second line from the bottom is a double line.  The center
  1417.           of this line contains a word that shows where reports would
  1418.           be "sent to" should you start a search or listing.
  1419.  
  1420.  
  1421.           Clearing The Screen
  1422.  
  1423.           There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  1424.           clear the screen of all catalog information and return you to the
  1425.           Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  1426.           go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  1427.           screen full of information, push F7.  If you are using a mouse,
  1428.           you can click on the "7 Clr" prompt at the bottom of the screen
  1429.           to accomplish the same thing as pushing F7.
  1430.  
  1431.  
  1432.           Typing Information Into A Catalog
  1433.  
  1434.           Whether you are making a new entry or entering search criteria
  1435.           typing information on the main screen is done in the same way. 
  1436.           The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  1437.           cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  1438.           move directly up and down - it will not return to the beginning
  1439.           of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  1440.           new line and return it to the beginning of that line by pushing
  1441.           the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  1442.           move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  1443.           pushing ENTER will move it to the top line.
  1444.  
  1445.           To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  1446.           Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  1447.           to the right.  Pushing the END key will move the cursor to the
  1448.           end of the line.  The HOME key moves it to the beginning of
  1449.           the line.  Holding the CTRL key and pushing either the left or
  1450.           right cursor key will move the cursor to the left or right
  1451.           by one word.
  1452.  
  1453.           Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  1454.           computer will beep to indicate it can go no further.  If you
  1455.           do not want to hear this "beep", you can turn it off by push-
  1456.           ing CTRL-A.  This will display the Screen Set-Up options.  Push
  1457.           the F1 key to toggle the beep off.  Then push ESC to return to
  1458.           the Main Screen.
  1459.  
  1460.           You can type information at any time.  The character you type
  1461.           will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1462.           one space to the right.  The software will accept accented
  1463.           characters, characters used in some European languages as well
  1464.           as all English language characters.  It will not accept most
  1465.           graphics characters.
  1466.  
  1467.  
  1468.           Insert & Delete
  1469.  
  1470.           If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1471.           where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1472.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 22
  1473.  
  1474.  
  1475.           letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1476.           line).  You can now type the characters or words you want to        
  1477.  
  1478.           insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1479.           will move to the right.  If the existing information reaches the
  1480.           right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1481.           character will disappear for each character you insert.
  1482.  
  1483.           To get out of the insert mode either push the INS key again.
  1484.  
  1485.           Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1486.           key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1487.           and everything to the right of the cursor will move left by one
  1488.           space.  The Backspace key will also delete characters.  When
  1489.           the Backspace is pushed the character to the left of the
  1490.           cursor will be erased.
  1491.  
  1492.  
  1493.           Memos
  1494.  
  1495.           Each entry may include a memo.  To display the memo screen
  1496.           push the PgDn key.  A word processor-like memo screen with 20
  1497.           lines will appear.  You can type anything you want on the
  1498.           memo screen.  However, information typed on the memo screen can
  1499.           not be included in searches nor is it included on the printed
  1500.           reports.  This screen is just for keeping notes and miscellaneous
  1501.           information.
  1502.  
  1503.           When using the memo screen all normal word processing features
  1504.           will work.  The INS and DEL keys work as they do in a word
  1505.           processor.  The memo screen also includes word wrapping
  1506.           eliminating the need to push the ENTER key at the end of each
  1507.           line.
  1508.  
  1509.           When you have finished typing the memo push ESC to return to
  1510.           the main screen.  The memo you just typed will be permanently
  1511.           attached to the entry you are making or editing.
  1512.  
  1513.           NOTE: A graphic image can be included as a part of each entry
  1514.           Graphic images are discussed at the end of this section.
  1515.  
  1516.  
  1517.           General Guidelines For New Entries
  1518.  
  1519.           When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1520.           abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1521.           consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1522.           capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1523.           and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1524.           commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1525.           items in a list.
  1526.  
  1527.           When entering numbers first determine what the largest number
  1528.           will be and then always use the same number of digits to the left
  1529.           of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1530.           to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1531.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 23
  1532.  
  1533.           entered as 00001.  Entering numbers this way is necessary if you 
  1534.           want the computer to sort them into numerical order.  You can     
  1535.           include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1536.           ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1537.  
  1538.  
  1539.           THE MENUS
  1540.  
  1541.           OYC uses drop-down menus.  All of the capabilities of OYC
  1542.           are accessed through these menus.  Some of the frequently used
  1543.           functions can be used directly by pushing the appropriate "F"
  1544.           key.  The names of the menus are listed across the top
  1545.           of the screen as shown in figure nine.
  1546.  
  1547.           The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1548.           menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1549.           the menu's name.  For example, to select the "Make entries" menu
  1550.           push the ALT key and the letter M.  You can pull down a menu
  1551.           using a mouse by putting the mouse cursor on the menu's name at
  1552.           the top of the screen and clicking the left mouse button.
  1553.  
  1554.           Once any menu is displayed (dropped down) you can move
  1555.           from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1556.  
  1557.           When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1558.           highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1559.           down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1560.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1561.           bar and then push the ENTER key.  If you are using a mouse,
  1562.           put the mouse cursor on the menu selection you wish to use
  1563.           and click the left mouse button twice (double click).
  1564.  
  1565.  
  1566.           Make entries Menu - Save <F5>
  1567.  
  1568.           The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1569.           Once you have typed all the information you want to enter select
  1570.           the "Save" option to save it in your catalog.  You can also push
  1571.           F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1572.           Or you can use the mouse to click on the "5 Save" prompt at
  1573.           the bottom of the screen.
  1574.  
  1575.  
  1576.           Make entries Menu - Copy Any Previous
  1577.  
  1578.           The "Copy Any Previous" function allows you to copy any previous
  1579.           entry you've made.  When you select this option you will be
  1580.           prompted for an entry number to copy (see figure 10).  This
  1581.           prompt will also display a default entry number.  In figure 10
  1582.           the default setting is 2.  To copy the default entry number just
  1583.           push ENTER.  Otherwise you can type in any other entry number you
  1584.           wish to copy.
  1585.  
  1586.           The default entry number will be set to the last entry that was
  1587.           copied.  This way you can repeatedly copy a previous entry by
  1588.           just pushing the ENTER key at this point.  
  1589.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 24
  1590.  
  1591.  
  1592.           Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1593.  
  1594.           The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1595.           you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1596.           to copy and thus it is faster than the "Copy Any Previous" feature. 
  1597.           The quickest way to copy the previous entry is to push F3 or
  1598.           use the mouse to click on the "3 Copy" prompt at the bottom of
  1599.           the screen.
  1600.  
  1601.           The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1602.           of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1603.           to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1604.           entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1605.           and save the modified entry as a new entry.
  1606.  
  1607.  
  1608.           Copy A Single Line
  1609.  
  1610.           You can also copy individual lines from the previous entry.  To
  1611.           copy a single line put the cursor on the line you wish to fill
  1612.           with information copied from the same line in the previous entry. 
  1613.           Then hold down the ALT key and push F3.
  1614.  
  1615.           For example, if you are entering information about a series of
  1616.           books all written by the same author, you would start by entering
  1617.           the information about the first book in the series.  Then push F5
  1618.           to save that entry.  When you are ready to enter the author's
  1619.           name for the second book put the cursor on the AUTHOR line, hold
  1620.           down the ALT key and push F3.  This will copy the author's name
  1621.           from the previous entry.
  1622.  
  1623.           
  1624.           Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1625.  
  1626.           The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1627.           information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1628.           or pushing F7, will immediately clear all of the lines.  You
  1629.           can also use the mouse to clear the screen by clicking on the
  1630.           "7 Clr" prompt at the bottom of the screen.
  1631.  
  1632.           If you need to clear just one line or part of one line you can
  1633.           use the macro feature discussed later in this section.  For
  1634.           example, pushing ALT-B will erase every on a line that is to
  1635.           the right of the cursor.
  1636.  
  1637.  
  1638.           Make entries - Make Entries
  1639.  
  1640.           The "Make Entries" selection provides a way for you to leave any
  1641.           of the other functions and go to the basic make new entries
  1642.           screen.  For example, if you are in the search mode and would
  1643.           like to make a new entry, select this option on the Make entries
  1644.           menu.
  1645.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 25
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.           THE EDIT MENU
  1651.  
  1652.           The edit function provides a way for you to display any entry on
  1653.           the screen and browse backward and forward through your catalog.
  1654.           Once an entry is displayed on the screen it can be modified or
  1655.           deleted.
  1656.  
  1657.  
  1658.           Edit Menu - Select Number
  1659.  
  1660.           The "Select Number" option is how you tell the software which
  1661.           entry number you want displayed on the screen.  You may enter
  1662.           any valid entry number.
  1663.  
  1664.           Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1665.           using the same methods used to originally type the entry.  The
  1666.           TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1667.           software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1668.  
  1669.           If you want to edit a different entry you do not need to pull
  1670.           down the Edit Menu again.  Just push F9 to open the window
  1671.           in which a new entry number to edit may be entered.           
  1672.  
  1673.  
  1674.           Edit Menu - Page Backward <F1>
  1675.  
  1676.           When the "Page Backward" function is selected the software will
  1677.           display the entry that comes directly before the entry that is
  1678.           currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1679.           drop-down menu, to move backward by one entry.
  1680.  
  1681.  
  1682.           Edit Menu - Page Forward <F2>
  1683.  
  1684.           The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1685.           You can also press F2 to see the next entry without using the
  1686.           drop-down menus.  There are prompts at the bottom of the
  1687.           screen - "1 Back" and "2 Fwd" - that you can click on with
  1688.           a mouse to move backward and forward through your catalog.
  1689.  
  1690.           The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1691.           way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1692.           nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1693.           However, sometimes it's nice to just look through your catalog
  1694.           to see what's there.  You may discover items you forgot you
  1695.           had.  The Page Forward/Backward features give you a way to do
  1696.           some browsing.
  1697.  
  1698.  
  1699.           Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1700.  
  1701.           If you need to eliminate an item from your catalog use the
  1702.           "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1703.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 26
  1704.  
  1705.  
  1706.           Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1707.           "Delete Entry" option.
  1708.  
  1709.           When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1710.           catalog.  The deleted entry will no longer be included in
  1711.           searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1712.           the information still exists and can be brought back.
  1713.  
  1714.           With computers mistakes sometimes seem to be very easy to make.
  1715.           A common mistake is to start deleting something and just as the
  1716.           final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1717.           you did not want to delete this item.  However, that realization
  1718.           comes just a half a second too late.  If this should happen with
  1719.           OYC, you can recover the deleted entry.
  1720.  
  1721.           When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1722.           "Deleted Entry" will be displayed on the second line from the top
  1723.           of the screen.
  1724.  
  1725.  
  1726.           Edit Menu - Undelete Entry
  1727.  
  1728.           Deleted entries can be returned to the catalog by first
  1729.           displaying the entry on the screen and then selecting the
  1730.           "Undelete Entry" option on the Edit Menu.  Or you can just
  1731.           push F5 to undelete the entry by saving it.
  1732.  
  1733.  
  1734.           Edit Menu - Remove Memo
  1735.  
  1736.           Whenever you go to the memo screen (by pushing PgDn) a memo will
  1737.           be attached to the current entry.  Even if nothing is typed in
  1738.           the memo, there will still be a memo attached to the current
  1739.           entry.  That memo can be removed by going to the Edit Menu and
  1740.           selecting the Remove Memo option.  If the current entry has a
  1741.           memo attached to it, that memo will be removed.
  1742.  
  1743.  
  1744.           Edit Menu - Save Changes <F5>
  1745.  
  1746.           The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1747.           made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1748.           displayed on the screen.  First type the changes then select
  1749.           "Save Changes" on the Edit menu.  You can also push F5 without
  1750.           using the drop-down menus.
  1751.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 27
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.           THE SEARCH MENU
  1760.  
  1761.           Figure 11 shows the Search menu.  This menu is used to start all
  1762.           of the listings and searches.  The top box on the Search menu
  1763.           includes the two types of listings available.  The second box
  1764.           down includes all of the searches.  The third box includes
  1765.           controls for searches.
  1766.  
  1767.           Whenever a search has displayed an entry on the screen you
  1768.           may edit and resave the modified entry.  Just type the
  1769.           changes and push F5 to save them.
  1770.  
  1771.           During a search or listing you can look at each entry on the
  1772.           screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1773.           Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1774.           moves you backward to look at the previous entry.
  1775.  
  1776.           NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1777.           Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1778.           display the results of listings and searches on the screen.  By
  1779.           changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1780.           your report to your printer or a disk file.
  1781.  
  1782.  
  1783.           Search Menu - List Entries
  1784.  
  1785.           Starting at the top of the Search Menu the first item is
  1786.           the "List Entries" feature.  It will list entries in the
  1787.           order they were typed into your catalog.  When you select "List
  1788.           Entries" on the Search Menu you will be prompted for the entry
  1789.           number to start the listing with.  Then you will be prompted
  1790.           for the last entry number to be included in the listing. 
  1791.           The software will list all of the entries between, and
  1792.           including, the entry numbers you specify.
  1793.  
  1794.           One of the key uses for this feature is proof reading.  Some
  1795.           people find it easier to proof read a printed copy of their
  1796.           entries instead of reviewing them on the screen.  After typing
  1797.           a series of new entries use this feature to print a listing
  1798.           of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1799.           find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1800.           prints all of the information you've entered.
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.           Search Menu - List Alphabetically
  1805.  
  1806.           You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1807.           order by selecting this option.  However, the line must first be
  1808.           indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1809.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 28
  1810.  
  1811.  
  1812.           symbol on the left end of the line.  (Indexing is discussed 
  1813.           in the Utility menu section).
  1814.  
  1815.           To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1816.           to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1817.           Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1818.           option and push ENTER.  The entries will be listed in
  1819.           alphabetical order based on the line on which the cursor is
  1820.           located. 
  1821.  
  1822.  
  1823.           Search Menu - Sequential Search
  1824.  
  1825.           There are two basic types of searches in OYC - sequential
  1826.           searches and alphabetical searches.  A sequential
  1827.           search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1828.           examining each to see if it contains a match for the search
  1829.           criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1830.           find matches even if the matching word or phrase is not the first
  1831.           word or phrase on the line.
  1832.  
  1833.           For example, if you use a sequential search to look for the word
  1834.           RED the following will be found as matches:
  1835.  
  1836.                 RED FILING CABINET
  1837.  
  1838.                 LITTLE RED WAGON
  1839.  
  1840.                 SLEEPY AND TIRED  (the RED is at the end of "TIRED")
  1841.  
  1842.           Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1843.           the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1844.           matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1845.           capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1846.           search for RED, you will not find "Red Cabinet" because the
  1847.           capitalization does not match.  However, there is a way to find
  1848.           things when the capitalization does not match.  It will be 
  1849.           discussed when we talk about the "Case" option on the Search menu.
  1850.  
  1851.           With sequential searches you can search for any part of the
  1852.           information entered on a line.  Notice in the above example that
  1853.           searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1854.           end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1855.           remember a part of what you want to find.  It's also useful for
  1856.           keyword searches where several keywords are listed on a line. 
  1857.           For example, if you cataloged a photograph of a beach with the
  1858.           following keywords: BEACH, SUNSET, SAILBOATS & SEA GULLS and used
  1859.           a sequential search to search for "SUNSET", this photograph would
  1860.           be identified as matching the search criteria.
  1861.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 29
  1862.  
  1863.  
  1864.  
  1865.           You can start a sequential search by first entering the
  1866.           word or phrase you want to find on the appropriate line
  1867.           and then selecting the "Sequential Search" option on the
  1868.           Search Menu; or push F8; or use the mouse cursor to click
  1869.           on the "8 Srch" prompt at the bottom of the screen.
  1870.  
  1871.  
  1872.           Cross References
  1873.  
  1874.           Any of the information you've entered can be cross referenced
  1875.           with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1876.           information you want to find on the appropriate lines and the
  1877.           software will automatically take care of the cross referencing
  1878.           during the search.  Let's assume you've got a catalog and
  1879.           want to cross reference the information on two lines.  It's
  1880.           as easy as filling in the blanks.  Just enter the information
  1881.           you want to find on each line.  Then start a sequential
  1882.           search.  All of the matching entries will be listed.
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.           Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1887.  
  1888.           To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1889.           A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1890.           order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1891.  
  1892.           Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1893.           are very fast.  While sequential searches may take several
  1894.           minutes, if you have a large catalog, alphabetical searches can
  1895.           find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1896.           whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1897.           alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1898.           disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1899.           exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1900.           matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1901.           must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1902.  
  1903.           For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1904.           would find RED FILING CABINET, but it will not find LITTLE
  1905.           RED WAGON.
  1906.  
  1907.           There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1908.           first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1909.           you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1910.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 30
  1911.  
  1912.  
  1913.           the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1914.           highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1915.           start an alphabetical search without going through the menus by
  1916.           pushing F6 or my clicking on "6 Alpha" at the bottom of the
  1917.           screen.
  1918.  
  1919.           Alphabetical searches can perform cross references.  To do this 
  1920.           fill in the appropriate lines with the information you want to 
  1921.           find, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1922.           F6 to start the search.
  1923.  
  1924.           NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1925.           a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1926.           location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1927.           If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1928.           get a "Can't find required index" error message.
  1929.  
  1930.           The alphabetical searches can also be used to get partial
  1931.           alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1932.           listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1933.           on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1934.           the alphabetical search.
  1935.  
  1936.           Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  1937.           the indexes.  When no other matches can be found in the indexes a
  1938.           message will appear at the bottom of the screen that says:
  1939.  
  1940.                   NO MATCHES FOUND.  ESC to end, F1 for new entry 
  1941.                   or ENTER to continue search.
  1942.  
  1943.           If you wish to end the search push the ESC key.  
  1944.  
  1945.           If you did not find what you were looking for using the
  1946.           alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  1947.           Push the ENTER key at this point and the software will
  1948.           automatically go into a sequential search.
  1949.  
  1950.           What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  1951.           are not duplicating entries already in your database.  Type part
  1952.           of the entry and push F6 to perform an alphabetical search.  If
  1953.           a match is found push ESC.  If a match is not found push F1 and 
  1954.           then complete the entry.  Anytime a search does not find a 
  1955.           matche you can push F1.  This switches OYC to the Make Entries 
  1956.           screen and the information entered as the search criteria will 
  1957.           be pre-entered on the appropriate lines.  If OYC found a match 
  1958.           pushing F1 will put the information from that matching entry 
  1959.           on the Make Entries screen.
  1960.  
  1961.  
  1962.           Search Menu - Find Deleted
  1963.  
  1964.           Once an entry has been deleted it will no longer show up
  1965.           during searches.  To recover that entry use the editor to display
  1966.           it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  1967.           entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  1968.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 31
  1969.  
  1970.  
  1971.           Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  1972.           Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  1973.           automatically list all entries that have been deleted.
  1974.  
  1975.           Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  1976.           pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  1977.           Entry".  You can also push F5 or use the mouse to click on the
  1978.           "5 Save" prompt.  If you are searching for deleted entries the 
  1979.           software remains in the search mode and pushing F2 will find 
  1980.           the next deleted entry.
  1981.  
  1982.  
  1983.           Search Menu - Global Search
  1984.  
  1985.           The term "Global Search" means that the software will search
  1986.           everything to find a match for the specified search criteria.
  1987.           In all of the other searches the search criteria must be on 
  1988.           the same line as the information you want to find.  
  1989.  
  1990.           With a Global Search you can find a word or phrase without
  1991.           regard to the line it is located on.  To start a Global Search
  1992.           select "Global Search" from the Search Menu.  A window will 
  1993.           open in the middle of the screen and you will be prompted to
  1994.           enter the word or phrase you want to find.  Type the search
  1995.           criteria and push the ENTER key.  A sequential search will be
  1996.           conducted based on the search criteria you entered.  Remember a
  1997.           Global Search will find the specified search criteria wherever it
  1998.           is located.  There may be times when an entry is displayed as
  1999.           matching the search criteria, but it may not be obvious why it
  2000.           matches.  However, the match may be taking place in the middle of
  2001.           a line or even in the middle of a word.
  2002.  
  2003.  
  2004.           Search Menu - Set Starting Point
  2005.  
  2006.           This option is used to start an alphabetical listing at any point
  2007.           in the alphabet.  For example, let's assume you were printing an
  2008.           alphabetical list of everything in your catalog and the printer
  2009.           ran out of paper in the middle of the M's.  After putting more
  2010.           paper in your printer you can start a second listing that picks
  2011.           up where the first ended.
  2012.  
  2013.           To set a starting point first position the cursor on the line you
  2014.           wish to list alphabetically.  Then push ALT-S and select the "Set
  2015.           Starting Point" option on the Search Menu.  You will be prompted
  2016.           to enter a letter or word to be used as the starting point.  You
  2017.           can also enter a phrase.  If you were printing a copy of your
  2018.           catalog alphabetically, specify the information shown in the
  2019.           last entry listed (on the line you were using for your search
  2020.           criteria) as the starting point.  When you push ENTER
  2021.           you'll be returned to the Search Menu.  Highlight
  2022.           "List Alphabetically" option and the listing will start with
  2023.           at the point you specified.
  2024.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 32
  2025.  
  2026.  
  2027.           This feature is very useful in producing reports for your
  2028.           insurance agent.  For example, for each item in an office 
  2029.           inventory you should enter a value.  If you index the value 
  2030.           line you can set a starting value, such as $500, and list 
  2031.           every item with a value greater than that minimum value.
  2032.  
  2033.  
  2034.           Search Menu - Case [ Sensitive ]
  2035.  
  2036.           When I discussed sequential searches I said they will only
  2037.           find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  2038.           and the information you are searching for must match.  For
  2039.           example, searching for "Red Cabinet" will not find "RED 
  2040.           CABINET".  The "Case" option on the Search Menu allows OYC to
  2041.           find matches in which the capitalization does not match.
  2042.  
  2043.           This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  2044.           brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  2045.           the capitalization of the search criteria and the information you
  2046.           are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  2047.           ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  2048.           sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  2049.           can search for "Red Cabinet" and "RED CABINET" will be found.
  2050.           When set this way sequential searches will also find "red
  2051.           cabinet" and "Red cabinet" as matches.
  2052.  
  2053.  
  2054.           Search Menu - Save Changes <F5>
  2055.  
  2056.           Anytime an entry is displayed on the screen you may make
  2057.           changes.  If a search finds a matching entry, that entry
  2058.           can be modified.  After you have typed the changes you want
  2059.           to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  2060.           modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  2061.           menus or click on the "5 Save" prompt.
  2062.  
  2063.  
  2064.           Search Menu - Search Again <F2>
  2065.  
  2066.           If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  2067.           software will display matching entries one at a time.  To find
  2068.           and display the next matching entry select the "Search Again"
  2069.           option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  2070.           drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  2071.           can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  2072.           pushing the up cursor key.  You can also use the F2 key, without
  2073.           going through the Search Menu, to go to the next entry.
  2074.  
  2075.  
  2076.           Screen Print Feature
  2077.  
  2078.           Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  2079.           search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  2080.           entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  2081.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 33
  2082.  
  2083.  
  2084.           The entry will be printed using the current report format.  
  2085.           If a report format has not been set-up, then nothing will 
  2086.           print.  (Please see the section on the Report Menu for
  2087.           information about report formats and printing).
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.           Finding The Total Value Of Your Collection
  2092.  
  2093.           You can quickly get a total value for your collection by holding
  2094.           down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  2095.           your entire catalog and provide a total value, based on the
  2096.           line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  2097.           takes will depend on the number of entries.  If you need to
  2098.           interrupt the totaling process, push ESC.  (See the following
  2099.           section on the Utilities Menu for information on setting
  2100.           the lines to be totaled).
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.           THE UTILITIES MENU 
  2105.  
  2106.           The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  2107.           entries, indexing and setting up your catalog.  Press ALT-U to
  2108.           drop-down the Utilities Menu.  The Utilities Menu is shown in
  2109.           figure 13.
  2110.  
  2111.  
  2112.           Utilities - Copy Entries
  2113.  
  2114.           The "Copy Entries" feature is used to copy the entries in one
  2115.           catalog to another catalog.  This feature allows you to copy a
  2116.           catalog to a new catalog that uses a different format.  You
  2117.           can rearrange the information by sending it to different lines
  2118.           in the new catalog, if you wish.
  2119.  
  2120.           One circumstance in which you would use this feature would be if
  2121.           you should find that the catalog format you're using is not
  2122.           adequate for what you need to do.  Since you can not modify the
  2123.           line lengths of an existing format you will need to set-up a 
  2124.           new catalog with a lines lengths that are suitable.  Then use 
  2125.           the "Copy Entries" feature to copy the entries from the old 
  2126.           catalog to the new catalog and format.
  2127.  
  2128.           To use the "Copy Entries" feature use the scroll bar to highlight
  2129.           "Copy Entries" on the Utilities Menu and push the ENTER key. 
  2130.           This brings up a series of screens that let you select the
  2131.           catalog to copy from, the catalog to copy to and what infor-
  2132.           mation will be stored on which line in the new catalog.
  2133.  
  2134.           Figure 14 shows the screen used to select the file you wish to
  2135.           copy from.  The box in the on the left side of the screen shows
  2136.           the names of the catalogs in the current directory.  Use the 
  2137.           cursor keys to highlight the catalog you wish to copy from and
  2138.           push ENTER.
  2139.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 34
  2140.  
  2141.  
  2142.           You can select a catalog using the mouse by putting the mouse
  2143.           cursor on the catalog name you want to select and pushing
  2144.           the left mouse button twice.    
  2145.  
  2146.           If you want to copy a catalog located in a different directory,
  2147.           push the ESC key and enter the drive and path to designate 
  2148.           where the catalog is located.  When entering the drive and 
  2149.           path you must use standard DOS notation.  The drive letter 
  2150.           must be followed by a colon and each directory or subdirectory
  2151.           name proceeded by a backslash.  If the drive and path you enter
  2152.           does not contain a OYC catalog, an error message will appear in
  2153.           the box.  If data files exist they will be listed in the box 
  2154.           and you can then highlight the one you wish to copy and select 
  2155.           it by pushing ENTER.
  2156.  
  2157.           NOTE: If you do not keep your programs in separate directories
  2158.           the listing of catalogs may include the names of data
  2159.           files used by other programs.  Normally you should keep all
  2160.           files used by the OYC in the same directory.  That helps
  2161.           keep your hard disk organized and makes it easier for you
  2162.           to identify what files go with which program when you are
  2163.           cleaning up and organizing your hard disk.
  2164.  
  2165.           To exit at this point you need to push the ESC key twice.  First
  2166.           push the ESC key to get the prompt asking for a new drive and
  2167.           path.  Then press the ESC key again.
  2168.  
  2169.           Once you have selected a file to copy from a second similar
  2170.           screen will appear.  (Note, the "copy from" menu will be on
  2171.           the left side of the screen.  The "copy to" menu will be on
  2172.           the right side of the screen.  The name of the catalog you 
  2173.           are copying from will be shown at the top of the screen.  
  2174.           Select the catalog you want to copy to by highlighting it and
  2175.           pushing the ENTER key.
  2176.  
  2177.           If you want to create a new file to copy to then push the ESC
  2178.           key when the "copy to" menu is displayed.  You will be prompted
  2179.           to enter a new drive, path and catalog name.  When you do this
  2180.           a new catalog will be created that has the same format as the
  2181.           catalog being copied.
  2182.  
  2183.           When entering a new catalog name do not enter a filename
  2184.           extension.  You must enter a valid drive letter and directory
  2185.           path.  The software will not create a new directory if the path
  2186.           you've entered is not correct.  If you use a new catalog name 
  2187.           OYC will automatically create a file with a format that
  2188.           matches that of the catalog you are copying from.
  2189.  
  2190.           The next screen, shown in figure 15, allows you to select which
  2191.           information is copied to which field.  First let's go over the
  2192.           information provided on this screen.  If you are not running
  2193.           the OYC software, I suggest that you boot it up and go into
  2194.           the entry copy feature so that the screen we are now discussing
  2195.           is displayed on your monitor.
  2196.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 35
  2197.  
  2198.  
  2199.           At the top left of the screen the drive, path and catalog you
  2200.           are copying from will be shown.  The same information for the
  2201.           catalog you are copying to will be shown on the top right side
  2202.           of the screen.
  2203.  
  2204.           The format of the catalog you are copying from will be shown on 
  2205.           the left side of the screen.  Each line is identified by a 
  2206.           letter and the title of each line is shown.  The line titles 
  2207.           of the catalog you are copying to are shown on the right side 
  2208.           of the screen.  A set of dashed lines in the center of the 
  2209.           screen are provided only to help you see how the two formats 
  2210.           line-up.
  2211.  
  2212.           At the bottom of the screen the total number of entries in
  2213.           each catalog is shown.  When the copy process is started the data
  2214.           from the catalog shown on the left will be ** added to ** the
  2215.           data in the catalog on the right.
  2216.  
  2217.           You can start copying entries from the catalog on the left to
  2218.           the one shown on the right by pushing F6.  However, there is
  2219.           more information shown on this screen.
  2220.  
  2221.           Figure 15 shows a situation in which we want to change how
  2222.           information in a catalog is arranged.  The format on the right
  2223.           puts the CATALOG NUMBER at the top of the format and adds a new
  2224.           line for a CONDITION.  In addition, the DESCRIPTION line is not
  2225.           included in the new format.  (Below is a representation of 
  2226.           figure 15).
  2227.          ________________________________________________________________
  2228.          From: C:\HOME\NEW\INVTRY                   To: C:\HOME\NEW\INVEN
  2229.  
  2230.          A   DESCRIPTION     15  ----------------   CATALOG NUMBER  12  <
  2231.          B   MANUFACTURER    15                     MANUFACTURER    25
  2232.          C   NAME            25                     NAME            15  <
  2233.          D   STORED IN       30  ----------------   STORED IN       30
  2234.          E   NOTE            30                     NOTE            30
  2235.          F   VALUE           20                     VALUE           20
  2236.          G   CATALOG NUMBER  10  ----------------                    0  <
  2237.          H                    0                     CONDITION       20
  2238.          I   OTHER           14                     OTHER           14
  2239.          J                    0  ----------------                    0     
  2240.          ________________________________________________________________
  2241.          figure 15 - shows part of the copy entries screen.          
  2242.  
  2243.           When the screen shown in figure 15 first appears it will be set
  2244.           to copy the information from each line on the left to the line
  2245.           directly opposite on the right.  If there is no line on the
  2246.           right, the space on the right will be highlighted and a left
  2247.           pointing arrow head will be displayed.  For example, in figure 15
  2248.           the format is set so the CATALOG NUMBER line will be copied to the 
  2249.           a line that is shut off.  This means this information will not 
  2250.           be copied unless this set is changed.
  2251.  
  2252.           A scroll bar is provided to move through the line descriptions on
  2253.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 36
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.           the left side of the screen.  This scroll bar is used to re-
  2258.           position lines until they are set in the proper order for copying
  2259.           information to the new catalog.  For example, the line at the "A"
  2260.           position on the left is currently set to be copied to a different
  2261.           titled line on the right.  To change this use the scroll bar to
  2262.           highlight the location you wish to move another line to and then
  2263.           push the letter associated with the line you wish to move.  The
  2264.           two lines will be swapped.
  2265.  
  2266.  
  2267.  
  2268.  
  2269.                Shareware users note: this is difficult to describe without
  2270.                the illustrations provided in the printed manual.  To see 
  2271.                how this works try highlighting various lines and
  2272.                push the letters associated with other lines.
  2273.                You'll see how the lines are moved around.  You can
  2274.                leave this screen without saving any of the changes you
  2275.                made by pushing the ESC key.
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.           If you move a line so that its contents will be copied to a
  2281.           shorter line, that shorter line will be highlighted in red
  2282.           to indicate that some of the information on the original
  2283.           line may be cut off because it will not fit on the
  2284.           shorter line.
  2285.  
  2286.           You should now see a screen that looks like the one shown in
  2287.           figure 18.  All of the lines have been positioned to be copied to
  2288.           the correct locations.  We can now push F6 to start the copy
  2289.           process.
  2290.  
  2291.           If there are any entries in the catalog on the right side of
  2292.           the screen, the new entries copied from the catalog on the left
  2293.           will be added to those already in the file on the right.  
  2294.  
  2295.           You can exit the copy process by pushing the ESC key.
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.           Utility Menu - Import dBase File
  2300.  
  2301.           You can import the information contained in most dBase III files. 
  2302.           To do this select the "Import dBase File" option on the Utilities
  2303.           Menu.  You will then go through a series of screens that are
  2304.           exactly like those in the "Copy Entries" feature.  (Please read
  2305.           the previous section which discusses the "Copy Entries" feature).
  2306.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 37
  2307.  
  2308.  
  2309.           The first screen that appears is used to select the dBase file
  2310.           you wish to copy from.  Any dBase III files in the current
  2311.           directory will be listed in a box in the middle of the screen. 
  2312.           If the file you want to copy from is on another drive or in
  2313.           another directory, push the ESC key and enter the drive and path
  2314.           you want to use.  If there are dBase III files on the specified
  2315.           drive and path they will be listed in the box and you can select
  2316.           the one you want.
  2317.            
  2318.           Next the list of existing catalog files will be displayed.  You
  2319.           can copy the dBase file to an existing catalog or create a new
  2320.           catalog.  To create a new catalog push the ESC key and enter the
  2321.           drive, path and catalog name.  If you enter a new catalog name
  2322.           the software will automatically create a format that matches that
  2323.           of the dBase file you are copying from.
  2324.  
  2325.           Next you will see a screen that allows you to set which
  2326.           information gets copied to which line (figure 19).  This is the
  2327.           same screen as described in the section on Copy Entries and it
  2328.           works in exactly the same way.
  2329.  
  2330.           NOTE: this utility will only copy nonrelational dBase files.
  2331.           Relational dBase files can not be imported into OYC.
  2332.  
  2333.  
  2334.  
  2335.           Utilities Menu - Reindex
  2336.  
  2337.           First, what is an index and why does this software need to use
  2338.           indexes?
  2339.  
  2340.           A computer based index is just like an index in a book.  When you
  2341.           need to find something in a book you look in the index.  The
  2342.           index lists information alphabetically and allows you to quickly
  2343.           find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  2344.           is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  2345.           find the information you are searching for.
  2346.  
  2347.           Just like in a book a computer has two ways to find information. 
  2348.           If you are looking for specific information in a book you can
  2349.           start reading the book at page one and read until you find what
  2350.           you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  2351.           especially if the information you are looking for is at the end
  2352.           of the book.  Your other option is to look in the index and
  2353.           go directly to the page that has the information you want.  This
  2354.           is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  2355.           to starting at the front of a book and reading every page until
  2356.           the required information is found.  To find information quickly
  2357.           the alphabetical search uses an index to look up the required
  2358.           information and then go directly to the entry that has that
  2359.           information.
  2360.  
  2361.           Indexes are also required to list information in alphabetical
  2362.           order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  2363.           order, to generate the alphabetical listings.
  2364.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 38
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.           The lines to be indexed are selected when the format is set up. 
  2369.           I'll discuss that in the section on "Set Up New Format".  The
  2370.           software will normally keep all indexes up to date - adding new
  2371.           entries as you type them.  However, there may be some
  2372.           circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  2373.           software does not properly detect an index that should be there,
  2374.           an error message will appear.  This message will tell
  2375.           you that the indexes need rebuilding.
  2376.  
  2377.           You can add additional lines to be indexed at any time.  For
  2378.           example, you may originally start an inventory in which only
  2379.           the top line is indexed.  If you later decide to index by other
  2380.           lines, you would use the "ReIndex" feature to put the existing
  2381.           entries into this new index.
  2382.  
  2383.           Indexes are separate files that maintain a fragile relation-
  2384.           ship among many separate words and phrases.  If the files
  2385.           on your disk become fragmented or cross linked the indexes
  2386.           can be damaged.  Although indexes do not effect your catalog
  2387.           files, if the results of a search do not seem to make
  2388.           sense, try making new indexes by using the "ReIndex" feature.
  2389.  
  2390.           The "ReIndex" feature is completely automatic.  To reindex just
  2391.           use the scroll bar to highlight "ReIndex" on the Utilities Menu
  2392.           and push ENTER.
  2393.  
  2394.  
  2395.  
  2396.           Utilities Menu - Sort [ Off ]
  2397.  
  2398.           This software has the capability to do multiple level sorting. 
  2399.           Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  2400.           alphabetization provided by the indexing puts entries in
  2401.           alphabetical/numerical order one line at a time.  Sorting, on
  2402.           the other hand, can include up to 10 lines in alphabetical 
  2403.           order.
  2404.  
  2405.           If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  2406.           brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  2407.           the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  2408.           sort.
  2409.  
  2410.           Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  2411.           Sort Menu, shown in figure 21, will appear.  The line titles used
  2412.           by the current database will be listed along the left side of the
  2413.           screen.  There will be a series of F-key prompts along the bottom
  2414.           of the screen.
  2415.  
  2416.           To set the order in which you want the catalog to be sorted push
  2417.           the letter associated with the line to be sorted.  Do this in the
  2418.           order you wish the lines to be sorted.
  2419.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 39
  2420.  
  2421.  
  2422.  
  2423.           Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  2424.           catalog, in the correct sorted order, by doing an alphabetical
  2425.           listing based on the the primary sort criteria (the line you
  2426.           selected as the first line to be sorted).
  2427.  
  2428.  
  2429.           NOTE:  You can include any line you wish in doing a sort. 
  2430.           However, to produce an alphabetical listing the line used as the
  2431.           basis of that listing must be indexed and must be marked by a
  2432.           "starburst" symbol.
  2433.  
  2434.  
  2435.           Getting back to setting up the sorted order of the lines, if you
  2436.           start selecting lines to sort and want to make a change, push F3. 
  2437.           The F3 key will clear any sorted order that exists and clear the
  2438.           diagram from the screen.
  2439.  
  2440.           The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  2441.           Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  2442.           sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  2443.           look through a catalog based on the sorted order instead of
  2444.           the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  2445.           Sort" function instantly returns your catalog to its original
  2446.           unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  2447.           but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  2448.           If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  2449.           all you need to do is ReIndex.
  2450.  
  2451.           Indexes use space on your disk.  The more entries you have the
  2452.           more space an index will use.  If you have an index you no longer
  2453.           need you can delete that index by pushing F9.  You will be
  2454.           prompted to enter the letter that is next to the line for which
  2455.           you want to erase the index.  If you do not want to erase a index
  2456.           at this point, push ESC.  Otherwise push the appropriate letter.
  2457.  
  2458.           The circumstances in which you might want to erase an index would
  2459.           be if you find you had originally set up a line to be indexed,
  2460.           but you are not using that index.  You would first use the "Set
  2461.           Up New Format" feature to turn off that index, then go to the
  2462.           Sort screen to erase the index that was just turned off.
  2463.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 40
  2464.  
  2465.  
  2466.  
  2467.           Utility Menu - Reserve Space
  2468.  
  2469.           Next on the Utility Menu is the "Reserve Space" feature.  This
  2470.           feature will set aside space on a hard disk for future entries. 
  2471.           When the "Reserve Space" option is selected a window will open,
  2472.           display the number of entries currently in your catalog and
  2473.           prompt you for the amount of space you want to reserve.  Estimate
  2474.           the total number of entries you expect to have and enter a number
  2475.           that will reserve enough space to hold them, but generally you
  2476.           should not reserve space for more than 500 or so new entries.
  2477.           Reserving too much space can result in a lot of wasted disk
  2478.           space, if you later change your mind about how many entries
  2479.           you'll have.
  2480.  
  2481.           Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  2482.           can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  2483.           can still make as many entries as you wish.  The software will
  2484.           fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  2485.           problems.  Also, you do not need to reserve space in order to use
  2486.           this software.
  2487.  
  2488.           The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  2489.           to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  2490.           software on the same disk, the reserve space feature is used to
  2491.           set aside disk space for use by OYC.  This will insure the
  2492.           disk space you want to use for your OYC catalog is not used
  2493.           up by files created by other software.
  2494.  
  2495.           The reserve space feature is also used to help prevent the
  2496.           catalog file from becoming fragmented.  Fragmented files
  2497.           are a normal result of using a computer.  When a computer stores
  2498.           information on a disk it puts it into the next available sector
  2499.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  2500.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  2501.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2502.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2503.           disk.
  2504.  
  2505.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  2506.           computer because it takes more time for the heads in your disk
  2507.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2508.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2509.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2510.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2511.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2512.           be unable to access some entries.  (I've had this happen with
  2513.           WordPerfect, Lotus 123  and Microsoft Works files).
  2514.  
  2515.           Reserving space helps prevent your this software files from
  2516.           getting fragmented.  If you start by reserving space and then
  2517.           defragment your hard disk, the OYC catalog file that will
  2518.           stay together in one piece regardless of any other activity that
  2519.           affects the disk.  Notice that I said you will need to 
  2520.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 41
  2521.  
  2522.  
  2523.           defragment your hard disk.  How do you de-fragment a disk? 
  2524.           You will need a utility that has been designed to do that.  Take
  2525.           a look in Appendix A for a further discussion of fragmented files
  2526.           and descriptions of several utilities I recommend.
  2527.  
  2528.  
  2529.           Utilities Menu - Eliminate Deleted
  2530.  
  2531.           When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  2532.           erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  2533.           entry as being deleted so it will not show up during searches or
  2534.           listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  2535.           catalog you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  2536.            
  2537.           When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  2538.           menu the software will go through your entire catalog and
  2539.           permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  2540.           the deleted entries will be recovered and made available for new
  2541.           entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  2542.           to do.  
  2543.  
  2544.           Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  2545.           interrupted your catalog might be left with an entry duplicated
  2546.           (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  2547.           this process is interrupted by a power failure for example, all
  2548.           of your entries will still be there.
  2549.  
  2550.           Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  2551.           many of the entries in your catalog.  You should reindex after
  2552.           using this feature.
  2553.  
  2554.           If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  2555.           numbers change you can use the editor to individually type a new
  2556.           entry that replaces the old, deleted entry.
  2557.  
  2558.  
  2559.           Utilities Menu - Set Up New Format
  2560.  
  2561.           This feature is used to both set up new catalog formats and to
  2562.           modify an existing format.  The "Set Up New Format" feature is
  2563.           also used to select lines to be indexed and totaled.
  2564.  
  2565.           Push ALT-U to drop-down the Utility menu and use the scroll bar
  2566.           to highlight the "Set Up New Format" option.  Then push ENTER to
  2567.           select it.  Figure 23 shows the set up screen as it appears for a
  2568.           file that has not been set up previously.  If you are modifying
  2569.           an existing format that format will be displayed on this screen.
  2570.  
  2571.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2572.           screen.
  2573.  
  2574.           At the lower left of the screen is a prompt that says, "F2 - [
  2575.           TITLES ]".  This prompt indicates the current mode the software
  2576.           is set for.  There are four possible modes.  These are:
  2577.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 42
  2578.  
  2579.  
  2580.           TITLES - allows you to enter or change line titles.
  2581.  
  2582.           LENGTHS - used to set the lengths of lines.
  2583.  
  2584.           INDEXING - this mode used to mark the lines that are to be
  2585.           indexed.  You may index up to 10 lines, however we suggest that
  2586.           no more than five or six lines be indexed.  Keep in mind that
  2587.           indexes use disk space and the more lines you index, the more
  2588.           space each entry will use on the disk.
  2589.  
  2590.           VALUE - used to mark the lines you want to have totalled.  For
  2591.           example, if you are using a line to keep track of the value of
  2592.           items, you can mark that line so all the values are totalled. 
  2593.           Each time you conduct a search or listing the total value of all
  2594.           items listed will be displayed (or printed on the report).
  2595.  
  2596.  
  2597.           Starting A New Catalog
  2598.  
  2599.           There are two ways to start a new catalog.  You can start
  2600.           from scratch or copy any existing catalog.
  2601.  
  2602.           To start from scratch push ALT-U for the Utilities Menu and
  2603.           highlight the bottom selection, "Select Catalog".  Push ENTER
  2604.           and when the catalog selection menu appears push the ESC key.
  2605.           You can now enter the name you want to use for your new catalog.
  2606.           Once a new name is entered you'll be returned to the Main
  2607.           Screen where you should push ALT-U and select the "Set Up Cat.
  2608.           Format Option."
  2609.  
  2610.           To copy any existing catalog format go to the "Set Up Cat.
  2611.           Format" screen.  Push F3 to activate the copy feature.  You'll
  2612.           be prompted to enter the name for the new catalog you want to
  2613.           create.  Enter a new catalog name and push ENTER.  The set up
  2614.           screen will switch to the new name and will use the format
  2615.           copied from the catalog OYC was initially using.
  2616.  
  2617.  
  2618.           Setting Line Titles
  2619.  
  2620.           To start setting up a new format set the F2 toggle to TITLES. 
  2621.           There is a scroll bar that can be moved up and down along the
  2622.           left side of the screen.  If you just installed the software the
  2623.           default titles will be displayed.  If you have started a new
  2624.           catalog all of the line titles will display "NOT SET".
  2625.  
  2626.           Move the scroll bar to a line you want to use and type the title
  2627.           for that line.  You may enter up to 14 characters including
  2628.           letters, numbers, spaces and punctuation.  If you make a mistake
  2629.           in typing a title, just highlight it with the scroll bar again
  2630.           and type the corrected title.
  2631.  
  2632.           Titles do not have to be on consecutive lines.  You can skip
  2633.           lines in order to create groups of lines.  You can also have
  2634.           untitled lines.  The LINE TGL determines whether that line will
  2635.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 43
  2636.  
  2637.  
  2638.           be a part of your catalog format.  If you set a line to be on,
  2639.           that line will be part of the format regardless of whether it has
  2640.           a title.
  2641.  
  2642.  
  2643.           Setting Line Lengths
  2644.  
  2645.           Once you have put a title on each line you intend to use push F2
  2646.           to switch to the LENGTHS mode.  The software will now allow you
  2647.           to set or modify the lengths of each line.  If you are starting a
  2648.           new format, you will need to set lengths for all of the lines. 
  2649.           To set the length of a line move the highlight bar to that line,
  2650.           enter a number from 2 to 64 and push ENTER.  Lines may be no
  2651.           shorter than 2 characters and no longer than 64 characters.
  2652.  
  2653.           Go through all of the lines using the scroll bar to highlight
  2654.           each line title and enter the desired length for each.  When you
  2655.           enter a line length the software will display a bar that
  2656.           graphically shows the length of the line.  The number of
  2657.           characters in each line will be shown in a highlighted section at
  2658.           the left side of each line (figure 23).
  2659.  
  2660.           NOTE: Line lengths can not be changed once an entry has been
  2661.           saved in a catalog.  You can change the titles, indexing and
  2662.           totalling at any time.  If you need to change your format, to
  2663.           add, delete or change the length of a line, after saving entries
  2664.           in a catalog, do the following:  1) Set up a new catalog format,
  2665.           using a different name, that has the lines lengths set the way
  2666.           you need them.  There is a copy function (F3) on the Catalog
  2667.           Format Set Up screen that makes doing this quick and easy.  2)
  2668.           Then use the copy feature to copy your entries from the old
  2669.           format to the new format. 
  2670.  
  2671.  
  2672.           Setting Lines To Be Indexed
  2673.  
  2674.           Push F2 again to switch to the Indexing mode.  To mark a line to
  2675.           be indexed move the scroll bar to that line and push the ENTER
  2676.           key.  A "starburst" symbol will appear next to that line to
  2677.           indicate it will be indexed.  To remove a line from being indexed
  2678.           move the scroll bar to that line and push the ENTER key.  The
  2679.           "starburst" symbol will disappear.
  2680.  
  2681.           You may index as many lines as you wish, however I recommend you
  2682.           only index important lines.  Each index uses additional space on 
  2683.           your disk.  If you create a lot of indexes that you don't use,
  2684.           then you've wasted a lot of disk space.
  2685.  
  2686.  
  2687.           Totaling Values
  2688.  
  2689.           Once you've selected all of the lines to be indexed push F2 again
  2690.           to put the software into the Value mode.  You can now move the
  2691.           scroll bar to any line and push the ENTER key to mark it as a
  2692.           line to be totaled.  This will result in the numerical values
  2693.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 44
  2694.  
  2695.  
  2696.           on the marked line being totaled during searches and
  2697.           listings.  When entering information the value must be the only
  2698.           information on the line.  If letters are included on the line
  2699.           being totaled they may cause the total to be incorrect.
  2700.  
  2701.           When you push F2 again the software will return to the Titles
  2702.           mode.  You can then modify any of the titles or use the F2 toggle
  2703.           to change the mode and modify anything you've set up on this
  2704.           screen.  When everything is set as you want it push F5 to save
  2705.           the format.  This will return you to the Main Screen.
  2706.  
  2707.           You can modify a format anytime before you save the first entry. 
  2708.           Just select the "Set Up Cat. Format" option on the Utilities menu
  2709.           and make any required modifications.  Once the first entry has
  2710.           been saved you only can change the line titles, and the lines
  2711.           marked to be indexed or totaled.  You can not change the line
  2712.           lengths.
  2713.  
  2714.           Take a look at figure 24.  At the bottom of the screen is a
  2715.           status line that says "EST:   5,025 ENTRIES/MB".  This is saying
  2716.           that, based on the current format, OYC can store approximately
  2717.           5,025 entries per megabyte of space.  As you change the lengths
  2718.           of lines and the number of lines indexed this number will change. 
  2719.           It can be used to give you a good idea of the amount of space
  2720.           your format uses.
  2721.  
  2722.  
  2723.           Copying A Catalog Format
  2724.  
  2725.           If you are creating a new catalog format that is similar to that
  2726.           of an existing catalog, you may find it easier to start by
  2727.           copying that existing format.  To copy an existing catalog format
  2728.           start at the Main Screen and set the software so it is using the
  2729.           catalog name you want to copy.  The catalog name you want to copy
  2730.           should be displayed in the center of the second line down from
  2731.           the top of the screen.
  2732.  
  2733.           Next select the Set Up Catalog Format option on the Utilities
  2734.           Menu.  With the format set up screen displayed push F3 and then
  2735.           enter the name you want to use for the new format.  The set up
  2736.           screen will change to the new name while retaining the old
  2737.           format.  You may now modify the format or push F5 to save it.
  2738.  
  2739.  
  2740.           Catalog Design
  2741.  
  2742.           Before we go on to the next item on the Utilities menu I'd like
  2743.           to talk a little bit about catalog design.  When designing a
  2744.           catalog format there is the temptation use the longest lines
  2745.           available.  However, this can waste a lot of disk space.  In many
  2746.           cases you can select a line that has a shorter length and will
  2747.           handle 98% of everything you'll need to enter.  Getting that last
  2748.           2% is what will use a lot of disk space.  Consider using
  2749.           abbreviations to shorten information that exceeds the length of a
  2750.           line.
  2751.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 45
  2752.  
  2753.  
  2754.           Another suggestion is that you should always include a line for
  2755.           miscellaneous information.  Unless you're copying information
  2756.           from an established file (such as a card catalog or existing
  2757.           list) it is difficult to predict everything you might want to
  2758.           enter in the future.  Having a miscellaneous line, even a
  2759.           short one, gives you the flexibility of having space to
  2760.           enter information you did not anticipate.
  2761.  
  2762.  
  2763.           Utilities Menu - Set Up Macro
  2764.  
  2765.           A macro is a way to enter complete lines of information with just
  2766.           a single ALT key combination.  Using a macro ALT-key combination
  2767.           you can enter preset information at the cursor location. 
  2768.           First let's look at how to set up the information in the macros. 
  2769.           Select the "Set Up Macro" option on the Utilities Menu.  This
  2770.           will display a window in the middle of the screen as shown in
  2771.           figure 25.
  2772.  
  2773.           You can have up to 30 macros.  The ALT-key combination that
  2774.           activates each macro is shown along the left side of the window. 
  2775.           To set up a macro just type the information you want to
  2776.           automatically enter in your catalog next to one the ALT-key
  2777.           designations.  After typing each macro line push ENTER.  When you
  2778.           are done entering macros push the ESC key.
  2779.  
  2780.           Macros can be changed at any time by returning to the screen
  2781.           shown in figure 25 and making whatever changes you need.  When
  2782.           you're done push the ESC key to return to the Main Screen.
  2783.  
  2784.           I recommend leaving one of the macro lines blank, possibly the
  2785.           ALT-B line.  This gives you a way to erase (blank) a line or part
  2786.           of a line when entering or editing an entry.  For example, if you
  2787.           leave ALT-B blank you can place the cursor on any line in your
  2788.           catalog, push ALT-B and that line will be blanked.  You
  2789.           could also blank part of a line by putting the cursor anywhere on
  2790.           the line and pushing ALT-B.  Everything from the cursor and to
  2791.           the right of the cursor will be erased.
  2792.  
  2793.  
  2794.           Utility Menu - Set Security Code
  2795.  
  2796.           This software provides a three level security system.
  2797.  
  2798.           Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2799.           access code.
  2800.  
  2801.           Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2802.           security code and read-only access to everyone else.  With read-
  2803.           only access you can look up and read any of the entries, but you
  2804.           can not modify entries.  With read-only access some selections on
  2805.           the drop-down menus, that would have allowed changes to be made,
  2806.           no longer appear on the menu.  Figure 26 shows what the edit menu
  2807.           looks like when the software is set for read-only access. 
  2808.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 46
  2809.  
  2810.  
  2811.           Level 2 security might be used in a museum where only the
  2812.           curator has access to change entries while patrons of the
  2813.           museum have read-only access for looking information.
  2814.  
  2815.           Level 3 - allows full access to anyone.
  2816.  
  2817.           To set a security code select the "Set Security Code" option on
  2818.           the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three
  2819.           digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2820.           the software will run at level one security.  You will need to
  2821.           enter the correct security code number before getting access to
  2822.           the software.
  2823.  
  2824.           Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2825.           you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2826.           other number provides read-only access.
  2827.  
  2828.           Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2829.           full, level 3, access to everyone.
  2830.  
  2831.           If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2832.           software first boots a screen with just a plus (+) symbol will
  2833.           appear.  The cursor will be next to the plus symbol.  Type your
  2834.           security code at this point and push ENTER.
  2835.  
  2836.           The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2837.           file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2838.           You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2839.           backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2840.           utility (available only in the registered version).
  2841.  
  2842.           Another problem you might run into is forgetting your security
  2843.           code.  Should this happen you can still get into the software
  2844.           once you have the registered version.  On the registered disk
  2845.           you'll get from us we have provided a file called RESET.EXE. 
  2846.           This utility serves as a "skeleton" key that will reset the
  2847.           security code to allow full access.  To use RESET copy it to the
  2848.           same disk and directory that has the this software program.  Run
  2849.           RESET and the security code will automatically be reset.  This
  2850.           utility also resets all of the other settings to their defaults. 
  2851.           Thus the software will be returned to monochrome operation and
  2852.           the default filename of CATALOG. 
  2853.  
  2854.           If you are using the security feature be sure to put any disks
  2855.           containing RESET.EXE away in a safe place.
  2856.  
  2857.           The RESET.EXE utility is not provided on the shareware disk in
  2858.           order to prevent people whom you do not want to have access to
  2859.           your files from getting a copy of the RESET.EXE file.  So please
  2860.           be careful if you are using the security feature in the shareware
  2861.           version of this software.
  2862.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 47
  2863.  
  2864.  
  2865.  
  2866.  
  2867.           Utilities Menu - Set Screen Colors
  2868.  
  2869.           OYC will initially start running in the black & white
  2870.           mode.  To switch it to color select "Set Screen Colors" on the
  2871.           Utilities menu.  You can also push CTRL-A to jump directly
  2872.           to this screen.  Five possible color settings will be displayed. 
  2873.           Push a number, from 0 to 4, that indicates the color combination
  2874.           you want to use.  (Generally #1 provides the best setting).
  2875.  
  2876.           This set up screen also allows you to control the BEEP that
  2877.           sounds when the cursor reaches the end of a line  Push F1 to
  2878.           toggle the BEEP on or off.
  2879.  
  2880.  
  2881.           Utilities Menu - Delete Catalog
  2882.  
  2883.           If you are no longer using a catalog, it can be deleted using
  2884.           the "Delete Catalog" option on the Utilities menu.  Select
  2885.           "Delete Catalog" and a listing of catalogs will be displayed.  
  2886.           Use the scroll bar to highlight the catalog you want to delete
  2887.           and push ENTER.  If there are entries in the file OYC will 
  2888.           tell you how many entries it has (see figure 27) and ask you
  2889.           to confirm that this is the correct file to delete.
  2890.  
  2891.           Do not try to delete the catalog if OYC is set to use that
  2892.           catalog.  If you do, the catalog will be deleted and then
  2893.           immediately recreated as OYC tries to use that catalog.
  2894.  
  2895.  
  2896.           Utilities Menu - Select Catalog
  2897.  
  2898.           The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  2899.           catalog or create a new catalog file.  You can have as many
  2900.           catalog files as you wish, limited only by the limitations of the
  2901.           version of DOS you are using.  When deciding on names for your
  2902.           catalogs you can not use numbers as a part of the catalog name. 
  2903.           Numbers are used to identify the index files.  Using a number in
  2904.           a catalog name might cause some confusion in the index files. 
  2905.           Also, catalog names can not be longer than eight characters.
  2906.  
  2907.           Although you can create as many catalogs as you wish I recommend
  2908.           using as few as possible.  Using multiple catalogs can become
  2909.           very confusing.  In many cases you can enter all of your
  2910.           information in one catalog and let the software sort it out. 
  2911.           This makes it a lot easier to find specific entries because you
  2912.           do not first have to figure out which catalog it is in.
  2913.  
  2914.           To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  2915.           Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  2916.           the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  2917.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 48
  2918.  
  2919.  
  2920.           highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  2921.           use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  2922.           then push ENTER.
  2923.  
  2924.           The menu for selecting the catalog name is designed to make
  2925.           selecting the correct catalog quick and easy.  For example,
  2926.           you can move the scroll bar directly to the catalog you want
  2927.           to highlight by pushing the first letter of the catalog name.
  2928.           If several catalogs start with the same letter, push that
  2929.           letter until the correct catalog is highlighted.
  2930.  
  2931.           A mouse can be used to select a catalog name by placing the
  2932.           mouse cursor on the catalog to be selected and pushing
  2933.           the left mouse button twice.  You can move through the
  2934.           list of catalogs by using the diamond shaped slider along
  2935.           the right edge of the menu.  Put the mouse cursor on the
  2936.           "slider", hold the left mouse button down and move the
  2937.           mouse cursor up or down.
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.           THE REPORT MENU
  2942.  
  2943.           The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  2944.           (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  2945.           used to design reports, set the report lengths and enter some of
  2946.           the final report design options.
  2947.  
  2948.  
  2949.           Report Menu - Send To [ Monitor ]
  2950.  
  2951.           There are seven places you can send a report.  These are:
  2952.  
  2953.           MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  2954.           a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  2955.           screen.
  2956.  
  2957.           PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  2958.           will be sent to your printer.  This type of report is designed
  2959.           for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  2960.           laser printers.
  2961.  
  2962.           To send a report to the printer you first need to have designed a
  2963.           report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  2964.           comes with a standard format that will print everything in each
  2965.           entry.  You can design your own report formats to look any way
  2966.           you want.
  2967.  
  2968.           PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  2969.           the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  2970.           for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  2971.           daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  2972.  
  2973.           ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  2974.           listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  2975.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 49
  2976.  
  2977.  
  2978.           text file which means it can be imported into any word processor. 
  2979.           This allows you to include, for example, wanted lists in letters
  2980.           you send to other collectors.
  2981.  
  2982.           dBase File: Selecting this option will save the results of a
  2983.           search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  2984.           any software that can read dBase III files.
  2985.  
  2986.           QUICK VIEW: This option puts the results of a search or
  2987.           listing into a list, in which each entry is shown on one line,
  2988.           on the screen that shows 21 entries per screen.  You can then 
  2989.           move a scroll bar through the list and pick individual entries
  2990.           to display.  (Note: this feature requires the additional
  2991.           video memory that is normally only available with color monitors
  2992.           The Quick View also uses your disk for temporary storage.
  2993.           Thus you must have space available on your disk).
  2994.  
  2995.           The Quick View listing contains all of the information in the
  2996.           entry.  If the combined length of the lines in your catalog
  2997.           format exceeds 80 characters (the width of the screen), you
  2998.           can move the Quick View display to the right or left using
  2999.           the right or left cursor keys.  Each time you push either
  3000.           cursor key the display will move by the amount of space
  3001.           used by one column of information.
  3002.  
  3003.           When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  3004.           keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  3005.           change the display by a complete page.  The Home and End keys
  3006.           will take you directly to the beginning or end of the list. 
  3007.  
  3008.           To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  3009.           that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  3010.           Quick View screen by pushing F2.
  3011.  
  3012.           With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  3013.           exit from the Quick View function.
  3014.  
  3015.           LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  3016.           the "PRINTER-Continuous" report except that page feeds are not
  3017.           included.  This setting should be used anytime you are printing
  3018.           continuous feed labels.
  3019.  
  3020.  
  3021.           Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  3022.  
  3023.           To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  3024.           To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  3025.           window in the middle of the screen (see figure 29).  All of the
  3026.           report types will be listed and there will be an "X" in the box
  3027.           next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  3028.           listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  3029.           change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  3030.           move to the next box changing and changing the setting.  Press
  3031.           TAB until the software is set for the type of report you want to
  3032.           use and then press the ENTER key.
  3033.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 50
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.           Report Menu - Page Length
  3038.  
  3039.           The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  3040.           that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  3041.           example, most dot matrix printers will print 66 lines on an 11
  3042.           inch page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  3043.           select this option a window will appear in the middle of the
  3044.           screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  3045.           enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  3046.  
  3047.  
  3048.           Report Menu - Dashed Line
  3049.  
  3050.           If you wish, you can have the software print a dashed line
  3051.           between each entry listed on a report.  In some cases
  3052.           this helps to separate entries making them easier to read.  The
  3053.           dashed line will also contain the entry number providing a means
  3054.           of determining which entry numbers are being printed.
  3055.  
  3056.           The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  3057.           Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  3058.           change the setting between on and off.  The setting will be
  3059.           stored on the disk.  Once set it will not change until you
  3060.           use this toggle again.
  3061.  
  3062.  
  3063.           Report Menu - Column Headings
  3064.  
  3065.           You can have column headings printed at the top of the page.  The
  3066.           line titles you've set-up will be used as the column headings.  
  3067.  
  3068.           With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  3069.           printed using the same format as you've set up for the printed
  3070.           report.
  3071.  
  3072.           This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  3073.           Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  3074.           toggled between on and off.
  3075.  
  3076.           A typical use for column headings is with single line reports. 
  3077.           You can set up a report format that prints all of the information
  3078.           on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  3079.           use condensed print to get more characters per line).  What
  3080.           you'll get using this type of format are columns of information
  3081.           with an identifying title at the top of each column.
  3082.  
  3083.  
  3084.           Lock Top Line - this can be a very useful feature.  When toggled 
  3085.           ON the Lock Top Line will print the first line of the report 
  3086.           only when it differs from the first line of the previous entry 
  3087.           printed. 
  3088.  
  3089.           To use the LOCK TOP LINE feature you will need to set up a
  3090.           two line printed report format.  The top line might have the
  3091.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 51
  3092.  
  3093.  
  3094.           name of the artist or the type or work.  The second line
  3095.           is used for all of the other information.  When the report
  3096.           is printed the top line will be printed once and then the
  3097.           information on the second line will be printed for each
  3098.           entry until the information on the top line changes.  The
  3099.           report will look something like:
  3100.  
  3101.           XXXXXXXXXXX
  3102.             AAAAAAAAAAAAAAAA   BBBBBB    CCCCCCCC    ENTRY 1
  3103.             DDDDDDDDDDDDD      EEEE      FFFFFFFFF   ENTRY 5
  3104.             GGGGGGGGGGGGGGGG   HHHHH     II          ENTRY 10
  3105.  
  3106.           YYYYYYYYYYYY
  3107.             JJJJJJJJJJJJJ      KKKK      LLLLL       ENTRY 2
  3108.             MMMMMMMMMMMMMM     NN        OOOOOOOO    ENTRY 12
  3109.             PPPPPPP            QQQQ      RRRRRRRR    ENTRY 8
  3110.  
  3111.  
  3112.  
  3113.           Report Menu - Set Up Report Format
  3114.  
  3115.           OYC gives you a way to design your reports to look any way
  3116.           you want them to.  You can include just the lines of information
  3117.           you want and design reports that print small labels or full sized
  3118.           reports.  The "Set Up Report Format" option on the Reports menu
  3119.           brings up the screen used to design report formats.  You may
  3120.           design and use as many different report formats as you wish,
  3121.           giving each format its own name.
  3122.  
  3123.           Figure 30 shows the screen used for designing a report. This is
  3124.           what the screen looks like before starting to design a report. 
  3125.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  3126.           screen.
  3127.  
  3128.           The first F-key prompt you'll need to use is "F6 - RPRT LENGTH" 
  3129.           The F6 key is used to set the length of the report.  Please note
  3130.           this is different from the page length that is set on the Report
  3131.           menu.  The report length is the number of lines used to print the
  3132.           information about one entry.  A report can have from one line up
  3133.           to 21 lines.
  3134.  
  3135.           There are two bars that graphically show the report length.  The
  3136.           top bar contains the screen title and cursor position indicator. 
  3137.           The lower bar is a solid line.
  3138.  
  3139.           Push F6 and a blank space will appear in the brackets next to the
  3140.           RPRT LENGTH prompt.  Enter the number of lines you want to use to
  3141.           print each entry.  The lower bar will then drop down to show the
  3142.           size of the report.  Figure 30 shows the lower bar set for the
  3143.           minimum report length, one line.  Entering 21 as a length will 
  3144.           place the lower bar at the bottom of the screen.  We'll look at
  3145.           an example of a report set for six lines (figure 31).
  3146.  
  3147.           The F2 key is used to select the line you want to put on the
  3148.           report.  Each time you push F2 the line name in the brackets will
  3149.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 52
  3150.  
  3151.  
  3152.           change.  In addition to the title of the line the length of the
  3153.           line is also shown.  In addition to the 21 line titles you can
  3154.           also place the entry number on your reports.  The entry number
  3155.           will appear as the 22nd title when pushing F2 to change the title
  3156.           shown in the brackets.
  3157.  
  3158.           The F3 key is used to place a line on the report.  Use the cursor
  3159.           keys to move the cursor to the location where you wish to place a
  3160.           line.  Notice that a counter in the upper right corner gives the
  3161.           row and column where the cursor is located.  When you push the F3
  3162.           key the line shown in the brackets next to the F2 prompt will be
  3163.           placed on the report at the cursor location.
  3164.  
  3165.           If you try to place a line in a location that would result in two
  3166.           lines overlapping, your computer will beep and the placement of
  3167.           the line will not be accepted.
  3168.  
  3169.           You can relocate a line you've already placed by pushing the F2
  3170.           key until the name of the line you want to replace is in the
  3171.           brackets next to the F2 prompt, positioning the cursor at the new
  3172.           location and then pushing F3.
  3173.  
  3174.           The screen can only show reports that are 80 characters wide,
  3175.           however you can set up and print reports that are up to 250
  3176.           characters wide.  As you place lines at locations that go beyond
  3177.           the 80 character width of your screen the display will scroll to
  3178.           the left in 40 character increments.  You can move the cursor
  3179.           forty characters to the left or right by holding down the CTRL
  3180.           key and pushing the left or right cursor keys.  (Watch the column
  3181.           numbers in the upper right corner).
  3182.  
  3183.           Figure 31 shows what the screen looks like after five lines have
  3184.           be placed.  The asterisks after each line name show the amount of
  3185.           space the line will use when printed.
  3186.  
  3187.           To make things fit better you can shorten the length of the lines
  3188.           to be printed.  For example, if you only wanted to include the
  3189.           first 15 characters of the description push F2 until the DESCRIP-
  3190.           TION title is shown in the brackets.  Then push F4.  The F4 key
  3191.           is used to change the length of any line.  When you push F4 the
  3192.           line length number within the F2 brackets will be replaced by a
  3193.           blank space.  You can then enter a new line length.
  3194.  
  3195.           Line lengths can not be set to be longer than they are in the
  3196.           catalog format.  Thus, if the length of a line in the catalog
  3197.           format is 4 characters, then you can not set that line to be
  3198.           longer than 4 characters on the report format.  Since the name
  3199.           of the line is used to show how much space the line will use
  3200.           when printed, if the line is only 4 characters long, then only
  3201.           the first four characters of the line name will be displayed on
  3202.           the report format setup screen.
  3203.  
  3204.           If you place a line on the report and then decide that you don't
  3205.           want to include it in the report, use the F2 key to put the line
  3206.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 53
  3207.  
  3208.  
  3209.           name in the brackets.  Then push F9.  The F9 key is used to
  3210.           delete a line from the report.
  3211.  
  3212.           You can have the titles of the lines printed on your reports.
  3213.           OYC will print the line title, a colon and the information on
  3214.           that line.  Do not use this feature when printing in columns.
  3215.      
  3216.           The line titles are toggled on or off when by pushing CTRL-T 
  3217.           ("T" for title).  The status of the line title setting will be
  3218.           displayed as a part of the top line.
  3219.  
  3220.           When the line titles are toggled on an additional 16 spaces 
  3221.           will be used to print each line.  This will be shown on the 
  3222.           "Set Report Format" screen by an increase in the displayed 
  3223.           length of the lines.  Please note that the name of the line 
  3224.           will always be shown as a part of the line - without regard 
  3225.           to whether the line titles are on or off.  The amount of space 
  3226.           that will be used to print the line, or the title plus the line,
  3227.           will be indicated by a combination of the name of the line plus 
  3228.           a series of asterisks.
  3229.  
  3230.           Please note that, if you switch the titles between being toggled
  3231.           on and off it may appear that some of the lines have disappeared.
  3232.           This just means that the line locations can not be displayed on
  3233.           the screen as it is set up.  Should this happen you should re-
  3234.           arrange the location of the affected items.  Before saving a report
  3235.           format be sure you can see all of the lines you want to print
  3236.           and that none of them are overlapping.
  3237.  
  3238.           If you are going to include the titles on your printed reports
  3239.           you might want to use the "Set Up Catalog" function on the
  3240.           Utilities Menu to right justify the line titles.  This will result
  3241.           in a cleaner looking report.
  3242.  
  3243.           Once you have a report designed the way you want it to be push F5
  3244.           to save it.  You can save as many different report formats as
  3245.           you'd like, giving a different format name to each.  The F7 key
  3246.           allows you to select the format name of an existing report or
  3247.           assign a name to a new report format.  For example, in figure 33
  3248.           I have changed the format name to bring up the STANDARD report
  3249.           format.  (This format is supplied with the software).
  3250.  
  3251.           To return to the Main Screen push F10 (or the ESC key).
  3252.  
  3253.  
  3254.           Report Menu - Report Format
  3255.  
  3256.           You can also change report names using the "Report Format" option
  3257.           on the Report menu.  The current setting for the report format
  3258.           will be shown in brackets next to this menu item.  When you
  3259.           select this option a box will appear that shows all of the format
  3260.           names currently used.  You can select one by highlighting it with
  3261.           the scroll bar and pushing ENTER.  You may also push the ESC key
  3262.           to enter a new format name.
  3263.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 54
  3264.  
  3265.  
  3266.           Please note that if you have the software set to use a format
  3267.           name for which no format has been defined, your printed reports
  3268.           will be blank.
  3269.  
  3270.  
  3271.           Printing A Report
  3272.  
  3273.           Here are the steps you would follow to print a report:
  3274.  
  3275.           1) Design and save the report format you want to use.  This needs
  3276.           to be done only one time.  Once a report format has been saved it
  3277.           is available whenever you needed it.
  3278.  
  3279.           2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  3280.           on the appropriate line(s).
  3281.  
  3282.           2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  3283.           the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  3284.           based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  3285.  
  3286.           3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  3287.           the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  3288.           options will open in the middle of the screen.  Most people will
  3289.           want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  3290.           move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  3291.           page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  3292.  
  3293.           4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  3294.  
  3295.           5) Check the Dashed Line, Column Headings and Lock Top Line
  3296.           settings to be sure they are set the way you want them to be.
  3297.  
  3298.           6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  3299.           Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  3300.           prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  3301.           title for this report.  You can enter anything you like as a
  3302.           title as long as the number of characters in the title does not
  3303.           exceed 80 characters or the width of your report format,
  3304.           whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  3305.           entering a title, the software will put a default title on your
  3306.           report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  3307.           and then push ENTER.
  3308.  
  3309.           Your report will now start printing.
  3310.  
  3311.           I have taken you through printing a report in a step-by-step
  3312.           detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  3313.           software you can skip some of these steps and use the short cut
  3314.           keys.  For example, if you've already printed one report you can
  3315.           print a second simply by entering your search criteria and
  3316.           pushing F6 (or F8).
  3317.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 55
  3318.  
  3319.  
  3320.  
  3321.           EXIT MENU
  3322.  
  3323.           You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  3324.           pushing the ESC key.
  3325.  
  3326.           The eXit menu provides three options.  The first is "Exit
  3327.           Program" and selecting this returns you to the DOS prompt (or a
  3328.           DOS shell program, if you are using one).  You should always exit
  3329.           from this software before turning off your computer.  Turning off
  3330.           your computer while any program is still running can result in
  3331.           the partial loss of data should that data still be in your
  3332.           computer's internal buffers.
  3333.  
  3334.  
  3335.           Backing Up Your Catalog
  3336.  
  3337.           Entering the information about your collection takes a lot of
  3338.           time and it's not something most people want to do twice.  That's
  3339.           why maintaining current backup copies of all your catalog files
  3340.           is very important.  The second selection on the Exit Menu
  3341.           provides a limited, but effective way to backup your catalog
  3342.           files.
  3343.  
  3344.           Please note, this utility is not intended to be a complete hard
  3345.           disk backup system.  I strongly recommend that you purchase 
  3346.           software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  3347.           backup utilities available.  We are only including this utility
  3348.           because a large number of users create catalogs having several
  3349.           thousand entries and then lose them when their computers
  3350.           encounter a hard disk problem.  This utility is only intended to
  3351.           provide something you can use while your catalog is small and
  3352.           until you can purchase a normal backup utility program.
  3353.  
  3354.           The backup utility will backup the current catalog in use.  The
  3355.           name of this catalog is displayed as a part of the Main Screen in
  3356.           the middle of the status line (second line down from the top). 
  3357.           Each catalog must be backed up separately.
  3358.  
  3359.           To use the backup utility select "Backup" on the Exit Menu.  Read
  3360.           the first screen that appears and then push ENTER.  When the next
  3361.           screen appears you can push "E" to exit, "B" to start a backup,
  3362.           or "R" to recover backup copies from a floppy disk.  On the next
  3363.           screen push the letter that identifies the disk drive containing
  3364.           the backup floppy disk.
  3365.  
  3366.           You should start your backup using a blank formatted disk and use
  3367.           a separate disk for each catalog.  I suggest keeping a set of
  3368.           three backup disks for each catalog.  Rotate through this set
  3369.           always using the oldest one for the current backup.  That way, if
  3370.           your current backup should turn out to be a backup copy of files
  3371.           that have already been damaged (it happens a lot), you can go
  3372.           back to an older copy and still recover most of your catalog. 
  3373.           Note: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  3374.           using them a second, third, forth, etc. time for the same
  3375.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 56
  3376.  
  3377.           catalog.  If the backup floppy is always used for the same
  3378.           catalog, the backup process will erase the previous backup copy. 
  3379.           You only need to start with a blank floppy the first time that
  3380.           disk is used.
  3381.  
  3382.           You can recover a backup copy by following essentially the same
  3383.           sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  3384.           backup on the appropriate screen.
  3385.  
  3386.           NOTE: When files are being recovered the utility will not allow a
  3387.           file with an older date to overwrite a more recent file.  If you
  3388.           have lost a catalog and in looking for it have created another
  3389.           catalog using the same name, the more recent catalog will have to
  3390.           be erased before the backup utility will copy the old files to
  3391.           your disk.  There is a selection of the Utilities Menu that is
  3392.           used to delete catalogs.
  3393.  
  3394.           The backup utility uses an archiving utility called LHA.  It is
  3395.           a separate program that OYC runs by shelling to DOS.  This
  3396.           utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi.
  3397.           The documentation for this utility is included on the disk in a
  3398.           text file called LHA.DOC.  You may use this utility for other
  3399.           things and I recommend you read the documentation.  Please
  3400.           note that LHA may not be used with any software that uses
  3401.           copy protection.
  3402.  
  3403.           The final option on the Exit Menu is "Shell To DOS."  This
  3404.           option gets you to the DOS prompt without exiting the program
  3405.           OYC remains in your computer's memory and you can return to
  3406.           where you left off by typing the word EXIT at the DOS prompt.
  3407.  
  3408.           You might use the "Shell To DOS" option, for example, to use the
  3409.           DOS directory (DIR) command to check for files on your disk or to
  3410.           format a floppy disk.
  3411.  
  3412.  
  3413.           HELP MENU
  3414.  
  3415.           OYC includes a series of help screens that have key
  3416.           information about the main functions.  Push ALT-H to drop-down
  3417.           the Help Menu.  Then use the scroll bar to select the topic you
  3418.           want information on.
  3419.  
  3420.  
  3421.           RETURN
  3422.  
  3423.           The final selection only appears at the top of the screen when a
  3424.           drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  3425.           drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  3426.           Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  3427.           ESC key.
  3428.  
  3429.  
  3430.           CALCULATOR
  3431.  
  3432.           A pop-up calculator is included in OYC and can be accessed from
  3433.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 57
  3434.  
  3435.  
  3436.           the Main Screen, Edit Screen, or Make Entries Screen.  To
  3437.           display the calculator push CTRL-C.
  3438.  
  3439.           The calculator displays a "tape" of the calculation.  Use the
  3440.           numeric keypad just as you would a normal calculator.  (The
  3441.           ENTER key functions as the = key).  As you use the numeric keypad
  3442.           to enter calculations you will see them printed on the "tape"
  3443.           that appears on the screen.
  3444.  
  3445.      
  3446.           GRAPHIC IMAGES 
  3447.  
  3448.           The OYC software can display PCX graphics images.  There can
  3449.           be a separate graphics image for each entry in your catalog.
  3450.           The number of graphic images is only limited by the size
  3451.           of your hard disk.
  3452.  
  3453.           The software uses the 21st line of the catalog format to specify
  3454.           the filename for the graphics image.  If you already have an
  3455.           existing OYC catalog in which the 21st line is not used, you 
  3456.           will need to set up a new catalog (with the 21st line set for 
  3457.           at least 8 characters) and then copy the entries from the old 
  3458.           catalog to the catalog you just set up.  You would use the 
  3459.           same procedure as is used to change the length of a line and which
  3460.           is described earlier in this manual.
  3461.  
  3462.           When you set-up line 21 you do not need to limit it to 8 
  3463.           characters in length.  However, only the first 8 characters will
  3464.           be used to identify graphics images.  Provided you put a space 
  3465.           after the PCX filename, you can use any additional space on this
  3466.           line for other information.  This line still functions in the 
  3467.           same way as all of the other lines.  It can be indexed, searched,
  3468.           and cross referenced.
  3469.      
  3470.           Please note that due to limited space on the disk we have not 
  3471.           been able to include a sample graphics file.  A sample file
  3472.           is included with the registered version.
  3473.  
  3474.           Once you have a catalog with line 21 set-up all you need to do is
  3475.           enter the filename used by a PCX graphics image on that line.
  3476.           Just enter the filename, you do not need to enter the PCX filename
  3477.           extension.  For example, if the name of the PCX file is SAMPLE.PCX,
  3478.           then just enter SAMPLE on line 21.
  3479.  
  3480.           Graphics images can only be displayed after an entry has been saved.
  3481.           Once an entry has been saved use either a search or the editor
  3482.           to display the catalog entry.  You can also push F1, immediately
  3483.           after saving an entry, to directly go into the edit mode and
  3484.           display the entry you just saved.
  3485.  
  3486.           To display a graphics image push CTRL-PgDn.
  3487.      
  3488.           You can also display graphic images stored in other formats such
  3489.           as GIF files.  Instead of building the graphics display software
  3490.           ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 58
  3491.  
  3492.  
  3493.           into the OYC.EXE file we have provided it in a separate OYCOVL.EXE
  3494.           file.  The OYCOVL.EXE file supplied with OYC will display only
  3495.           PCX graphic images.  However, by supplying these feature using
  3496.           a separate utility you can upgrade OYC yourself to display
  3497.           nearly any type of graphics image.  Here's how the OYC graphics
  3498.           display works:
  3499.  
  3500.           The command OYC sends to display a graphic image is
  3501.  
  3502.                         OYCOVL filename
  3503.  
  3504.           Where "filename" is the name of the graphic image file to be
  3505.           displayed.
  3506.      
  3507.           To display a GIF (or any other format) file you will need a 
  3508.           utility that will display GIF files.  Rename the utility
  3509.           as OYCOVL.EXE and put it in the directory containing the OYC
  3510.           software.  Now when OYC runs the OYCOVL utility it will run the
  3511.           utility you supplied to display the GIF file.
  3512.  
  3513.           You can also display EXE graphics files by replacing OYCOVL.EXE
  3514.           with a batch file called OYCOVL.BAT.  The batch file should have
  3515.           one line with "%1" followed by a carriage return.  If any
  3516.           switches are required put a space after the "1" and then
  3517.           include the switches.
  3518.  
  3519.           If when you push CTRL-PgDn to see a graphics image you get a
  3520.           blank screen instead, then one of the following has happened:
  3521.  
  3522.              1) The graphic image is in the wrong format.
  3523.              2) Your computer can not display graphic images
  3524.                 of the size and/or type stored in this file.
  3525.              3) The image file does note exist.
  3526.           ____________________________________ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS - 59
  3527.  
  3528.  
  3529.           ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS
  3530.  
  3531.           This software is designed for use by both people who
  3532.           have a few family photographs in their home and by the pro-
  3533.           fessional as a cataloging tool.  It allows you to quickly
  3534.           catalog your collection and then locate a photograph, negative or
  3535.           slide by any one of up to 21 characteristics.  For example, you'll
  3536.           be able to get a list of all of the sunset pictures taken at the
  3537.           beach; or all of the photographs of New York city.
  3538.  
  3539.           Another nice feature of OYC is that it can be used with
  3540.           photographs, negatives, slides or almost any other photographic
  3541.           material.  Entries can be made for individual pictures allowing you
  3542.           to list the individually unique information about each picture.
  3543.  
  3544.           The catalog name is: PHOTO
  3545.  
  3546.  
  3547.           The following describes what I intended each line to be used for. 
  3548.           If a line title means something different to you, or you'd like to
  3549.           put other types of information on a line, do it.  There is nothing
  3550.           in this software that restricts what can be entered on any line. 
  3551.           Also keep in mind that you can change the title or length of any
  3552.           line.  (See "Utility Menu - Set Up New Format" starting on page 62
  3553.           in the manual).
  3554.  
  3555.  
  3556.  
  3557.           Title - The title of this photograph.
  3558.  
  3559.           Subject - Who or what is shown in the photograph.
  3560.  
  3561.           Description - A description of the photograph.
  3562.  
  3563.           Cat/Neg Number - The identifing number used to find the print or
  3564.           negative in your files.
  3565.  
  3566.           Note - This line is provided for miscellaneous information.  You
  3567.           can enter an abbreviation for the type of entry; or describe the
  3568.           condition of the print; or any other information you feel is
  3569.           valuable.
  3570.  
  3571.           Value - Enter the current value of the print.  This information is
  3572.           useful for insurance purposes.
  3573.           ____________________________________ORGANIZE! YOUR PHOTOGRAPHS - 60
  3574.  
  3575.  
  3576.  
  3577.           Subtopic-1 - Addition information about content of the photograph.
  3578.  
  3579.           Subtopic-2 - Additional information about the content of the
  3580.           photograph.
  3581.  
  3582.           Other - Like the NOTE line you can enter whatever information you
  3583.           feel is useful.
  3584.  
  3585.           Type - Use this line to classify entrys by type.  The
  3586.           classifications you use will depend on your requirements.
  3587.  
  3588.           Date - You can use this line for the copyright date or the date you
  3589.           took this picture.
  3590.           
  3591.           Grouping - Several individual pictures can belong to a group or set
  3592.           of photographs.  For example, a set of wedding photographs.  This
  3593.           line is used to identify the group (or set) the individual picture
  3594.           belongs with.
  3595.  
  3596.           Equipment, Film/Processing & Printing - Use these three lines to
  3597.           describe the equipment used to take the picture, the type of film
  3598.           and film processing, and the printing equipment and procedure.
  3599.  
  3600.           Client - The name of the person who paid for this photograph.
  3601.  
  3602.           Address - The above person's street address.
  3603.  
  3604.           City/State - The city and state the address is in.
  3605.  
  3606.           Zip - The zip code.
  3607.  
  3608.           Phone - Telephone number where this personal can be reached.
  3609.  
  3610.           Fee - The fee charged (enter only once for a group of pictures). 
  3611.           This line title can be changed using the customize feature.
  3612.           _________________________________ORGANIZE YOUR PHOTOGRAPHS 61 & 62
  3613.  
  3614.  
  3615.  
  3616.  
  3617.  
  3618.  
  3619.  
  3620.  
  3621.  
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.                         These pages intentially left blank
  3633.  
  3634.           _____________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 63
  3635.  
  3636.  
  3637.  
  3638.  
  3639.  
  3640.           APPENDIX A - PROBLEM SOLVING
  3641.  
  3642.           This section describes some of the errors and problems other
  3643.           users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  3644.           the software will detect problems, diagnose them and put a
  3645.           message on the screen.
  3646.  
  3647.  
  3648.           Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  3649.           you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  3650.           protection and the problem will be solved.  This problem might
  3651.           also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  3652.           directory even if there is space available on your disk. 
  3653.           Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  3654.           number of files you can have in a directory.  In most cases this
  3655.           limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  3656.           may get the "Permission Denied" error message.
  3657.  
  3658.  
  3659.           Unable To Change The Length Of A Line - If you want to change the
  3660.           length of a line in your catalog format, but the prompt for the
  3661.           line lengths does not appear on the Catalog Format Set Up screen,
  3662.           then the software is telling you that at least one entry has
  3663.           already been saved.  Once an entry has been saved the length of
  3664.           the lines can not be changed.
  3665.  
  3666.           OYC uses what is called a fixed length random access
  3667.           data file.  This allows entries to be found very quickly, but it
  3668.           means that if you change the lengths of any of the lines the
  3669.           software will no longer be able to read the data file.  Thus, the
  3670.           software will not allow you to change the length of a line after
  3671.           an entry has been saved.
  3672.  
  3673.           If you need to change your catalog format after saving an entry
  3674.           you can do this by creating a new catalog format with the line
  3675.           lengths you want.  Then use the copy feature to copy the entries
  3676.           from your old format to the new format.  Once all of the entries
  3677.           have been copied (use the editor to see that they are correctly
  3678.           copied) the old catalog can be deleted.  There is a Utility Menu
  3679.           option that is used to delete catalogs.
  3680.  
  3681.  
  3682.           The Software Won't Start - if when you type OYC the software does
  3683.           not start there are several possibilities:
  3684.  
  3685.           1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  3686.           your computer can not find the OYC.EXE file.  Be sure you are in
  3687.           the directory that contains the OYC.EXE file.  To do this type
  3688.           DIR *.EXE and check to see that OYC.EXE is listed in the
  3689.           directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  3690.           the DOS CD command to change to the correct directory.
  3691.           _______________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 64
  3692.  
  3693.  
  3694.           2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  3695.           OYC, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  3696.           the section which discusses fragmented files.
  3697.  
  3698.  
  3699.           All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  3700.           with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  3701.           today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  3702.           Usually the cause of this problem is that the database filename
  3703.           has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  3704.           stored using a different filename than the current filename.  In
  3705.           many cases the two filenames may be very similar such as PHOTO
  3706.           and PHOTOS.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  3707.           using the right filename.
  3708.  
  3709.  
  3710.           The Software Can't Find A Database Filename You Know Exists - in
  3711.           addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  3712.           you to store data in other directories.  If you are looking for a
  3713.           database file that is stored in a different directory, you will
  3714.           need to specify the PATH to that directory as a part of the
  3715.           filename.
  3716.  
  3717.           I generally recommend you keep all of your database files in the
  3718.           same directory as the OYC.EXE file.  This makes it easier to keep
  3719.           track of what these files are used for and which program they go
  3720.           with.
  3721.  
  3722.  
  3723.           Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  3724.           that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  3725.           normal result of using a computer.  When a computer stores
  3726.           information on a disk it puts it into the next available sector
  3727.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  3728.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  3729.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  3730.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  3731.           disk.
  3732.  
  3733.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  3734.           computer because it takes more time for the heads in your disk      
  3735.  
  3736.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  3737.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  3738.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  3739.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  3740.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  3741.           be unable to access some entries.
  3742.  
  3743.           If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  3744.           giving you strange results and problems, the cause may be the
  3745.           result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  3746.           range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  3747.           To solve and prevent this problem you'll need utility software
  3748.           such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  3749.           provide file de-fragmentation. 
  3750.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 65
  3751.  
  3752.  
  3753.           You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  3754.           found my computer can get fragmented files after just one day of
  3755.           use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  3756.           In most cases you should perform preventive maintenance by
  3757.           defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  3758.  
  3759.  
  3760.           An Asterisks Appears When The Software Is Started - If when you
  3761.           boot this software you get a blank screen with just an asterisks,
  3762.           then the security feature is activated.  If you are unable to get
  3763.           past that screen, then you will need to use the RESET.EXE utility
  3764.           to regain access to this software.  RESET.EXE is provided on the
  3765.           original this software disk.  Because it serves as a generic key
  3766.           that will "open" the software, the install procedure leaves it on
  3767.           the original disk where other people can not use it.
  3768.  
  3769.           To use RESET.EXE you can copy it to the directory containing the
  3770.           this software (if you are not concerned about security).  It may
  3771.           also be run from the original floppy disk.  If you run it from a
  3772.           floppy disk, first set your computer so that the directory
  3773.           containing this software is the current directory on your hard
  3774.           drive.  Get the DOS prompt for the disk drive where RESET.EXE is
  3775.           located.  Type RESET.  The utility will ask you to push the
  3776.           letter that identifies your hard disk.  The utility will then
  3777.           reset the security function.
  3778.  
  3779.  
  3780.           USING OYC WITH HOMECRAFT VERSION 4 OR EARLIER SOFTWARE
  3781.  
  3782.           The OYC software uses a data format that is not compatible
  3783.           with previous HomeCraft Software collector's databases.
  3784.           However, HomeCraft guarantees that we will never make a
  3785.           change that results in your needing to retype your data
  3786.           files.  All registered users receive a conversion utility
  3787.           that will automatically read files created by any HomeCraft
  3788.           Software database previous to version 5 and convert them to
  3789.           the format used by version 5.
  3790.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 66
  3791.  
  3792.  
  3793.  
  3794.  
  3795.  
  3796.           APPENDIX B - FILE NAMES
  3797.  
  3798.           OYC uses file naming standards such that each catalog
  3799.           will have a set of files with the same basic filename and various
  3800.           filename extensions.  A filename extension is the three letter
  3801.           "code" the follows the eight (or fewer) letter filename.  For
  3802.           example, in OYC.EXE the filename extension is EXE.  This
  3803.           indicates this is an executable program file that the software
  3804.           can run.
  3805.  
  3806.           When you first receive your this software disk the main program
  3807.           files are stored in a compressed format in an archive file called
  3808.           ORGANIZE.LZH.  The files which are archived in ORGANIZE.LZH are:
  3809.  
  3810.           OYC.EXE - the main program file.
  3811.  
  3812.           HOMECRAF.SET - contains the basic configuration settings such as
  3813.           the current database filename, the security code and the display
  3814.           color setting.
  3815.  
  3816.           BRUN30.EXE - a support file required for the software to run.
  3817.  
  3818.           HOMECRAF.HLP - contains help information and error messages used
  3819.           by the software.
  3820.  
  3821.           PHOTO*.* - there are set of files containing PHOTO in their
  3822.           filenames.
  3823.  
  3824.           When used in a filename an asterisk is a wildcard.  Thus PHOTO*.*
  3825.           identifies are filenames that start with "PHOTO" and which can
  3826.           have any filename extension.  This would include PHOTO.DAT,
  3827.           PHOTO.SET and PHOTOX01.NDX.
  3828.  
  3829.           The files in ORGANIZE.LZH are all that are required to use the
  3830.           software.  If you want to use the software without using the
  3831.           installation utility, all you need to do is de-archive these
  3832.           files and copy them to where-ever you want to use this software. 
  3833.           The LHA.EXE utility is used to de-archive files.  To de-archive
  3834.           the files type:
  3835.  
  3836.           LHA E ORGANIZE
  3837.  
  3838.           The letter "E" tells LHA to extract the files from the ORGANIZE
  3839.           file.  You will need to have copied both LHA.EXE and ORGANIZE.LZH
  3840.           to a disk with at least 300K of space available (after copying
  3841.           these two files to it).
  3842.  
  3843.           Other files that you'll find on the disk include:
  3844.  
  3845.           RESET.EXE - resets the HOMECRAF.SET file to its default settings. 
  3846.           This ius a utility used to open the software should you be using
  3847.           the security codes and you've forgotten your code.
  3848.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 67
  3849.  
  3850.  
  3851.           INSTALL.EXE - the utility for installing this software.
  3852.  
  3853.           CONFIG.OYC - a generic configuration file.  This file is provided
  3854.           for computers on which there is no CONFIG.SYS file.  This file
  3855.           will need to be renamed as CONFIG.SYS before it can be used.
  3856.  
  3857.           LHA.EXE, LHA.DOC and LHA.HLP - these three files make up the
  3858.           compression utility used by the catalog backup feature.  LHA.DOC
  3859.           contains the documentation for using LHA.EXE.  This utility may
  3860.           be used to compress and archive any files.  It is not limited to
  3861.           the files used by this software.
  3862.  
  3863.           Any other files on the disk are files created by this software or
  3864.           format files.  These files will all use the filename you select
  3865.           and add a filename extension that indicates the file's function. 
  3866.           For example, if the filename is CATALOG the following files will
  3867.           be used (or created if they do not already exist).
  3868.  
  3869.           CATALOG.DAT - contains the information you've typed in your
  3870.           catalog.  The DAT files are all ASCII files.  This means that in
  3871.           an emergency you could read a this software DAT file using word
  3872.           processing software.
  3873.  
  3874.           CATALOG.SET - contains the settings associated with the specific
  3875.           file.  These settings include the identification of the lines to
  3876.           be indexed or totaled.  This file should always stay on the same
  3877.           disk and in the same directory as the DAT file.
  3878.  
  3879.           CATALOG.MCR - contains the information for any macros that have
  3880.           been set up.
  3881.           _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX B - 68
  3882.  
  3883.  
  3884.           CATALOG.FMT - any filename ending with "FMT" contains the
  3885.           specifications for a printed report format.
  3886.  
  3887.           CATALOG.DBF - the letters "DBF" are used by dBase to indicate a
  3888.           dBase data file.  Files with a "DBF" filename extension will be
  3889.           created if you export a file to a file in dBase format.  If you
  3890.           want to import a dBase file, that file must have a filename
  3891.           extension of DBF.
  3892.  
  3893.           CATALOG.MEM - the letters MEM indicate that this is the file
  3894.           containing the memos attached to entries in the data file of the
  3895.           same name.  If this file is erased the software will try to
  3896.           automatically recover it.  If you want to erase the memos, please
  3897.           use the Remove Memo option on the Reports Menu.  Using the Remove
  3898.           Memo feature will not erase the MEM file.  If you want to erase
  3899.           the MEM file, first Remove all of the memos then use the DOS DEL
  3900.           command to erase the file.
  3901.           ____________________ORGANIZE Your Collection - SITE LICENSES - 69
  3902.  
  3903.  
  3904.  
  3905.  
  3906.           APPENDIX C - SITE LICENSES
  3907.  
  3908.           HCP Services, Inc.
  3909.           HomeCraft Software
  3910.           Site License Agreement
  3911.  
  3912.           If you intend to use this software on more than one computer a
  3913.           site license is required.  A site license allows internal use and
  3914.           copying of the software for as many sites/computers as contracted
  3915.           for.  An unlimited site license allows unlimited copying of the
  3916.           software for internal use only.  This is copyrighted software and
  3917.           any distribution or reselling of the software to third parties is
  3918.           not allowed.
  3919.  
  3920.           HCP Services, Inc. grants ____________________________ a site
  3921.           license for the use of the following software program(s):
  3922.  
  3923.  
  3924.           This is a perpetual license for the use of the software within
  3925.           your company or organization, and is not transferable.  This site
  3926.           license allows internal use and copying of the software for use
  3927.           by/on ______ users/computers.
  3928.  
  3929.           HCP Services will provide technical support for one year of the
  3930.           date of this agreement to one person, designated as the key
  3931.           contact within your company or organization.
  3932.  
  3933.           HCP Services, Inc. warrants that it is the sole owner of the
  3934.           software and has full power and authority to grant the site
  3935.           license without the consent of any other party.
  3936.  
  3937.           HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  3938.           SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED
  3939.           TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A
  3940.           PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY AND    
  3941.           SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR ANYONE
  3942.           ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  3943.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT,
  3944.           INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE
  3945.           USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC.
  3946.           HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS. 
  3947.           IN NO EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES
  3948.           EVER EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  3949.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  3950.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.
  3951.           ____________________ORGANIZE Your Collection - SITE LICENSES - 70
  3952.  
  3953.  
  3954.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  3955.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  3956.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  3957.           proceeding brought by either party against the other arising out
  3958.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  3959.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  3960.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  3961.           jurisdiction of said courts.
  3962.  
  3963.           Company:________________________________________________
  3964.  
  3965.           Address:________________________________________________
  3966.  
  3967.           City:_________________ State/Prov:_______   Zip:________
  3968.  
  3969.           Country:_______________________  Phone:_________________       
  3970.  
  3971.                                                                             
  3972.           ______________________       __________________      ____________
  3973.           Authorized Signature         Print or Type Name          Title
  3974.  
  3975.           _________      
  3976.           Date
  3977.  
  3978.  
  3979.           __________________________                          ___________
  3980.           Steven C. Hudgik, President HomeCraft Software          Date
  3981.           ____________________ORGANIZE Your Collection - SITE LICENSES - 71
  3982.  
  3983.           
  3984.           HomeCraft Software
  3985.           P.O. Box 974
  3986.           Tualatin,  OR  97062
  3987.           U.S.A.
  3988.           (503) 692-3732
  3989.  
  3990.  
  3991.           Site License Price List
  3992.  
  3993.           The following include one diskette and one copy of the
  3994.           documentation.  These may be copied for the number of machines
  3995.           contracted for.  (Prices are based on one registered copy already
  3996.           have been purchased).
  3997.  
  3998.        1 to 5 add'l computers at $30@:   # of computers: ____ X $30 = _____
  3999.  
  4000.  
  4001.        6 to 10 add'l computers at $26@:  # of computers: ____ X $26 = _____   
  4002.  
  4003.  
  4004.        11 to 20 add'l computers at $22@: # of computers: ____ X $22 = _____  
  4005.  
  4006.  
  4007.        21 to 50 add'l computers at $20@: # of computers: ____ X $20 = _____   
  4008.  
  4009.  
  4010.        51 add'l or more computers $1,000 one time fee 
  4011.                plus $5.00 per computer/hard disk/terminal           ______  
  4012.              
  4013.  
  4014.            Additional manuals are available for $15 each:           ______
  4015.                
  4016.                                                   Subtotal >>>>>>   ______  
  4017.  
  4018.                               Add $4.00 for S&H,  Shipping >>>>>>   ______  
  4019.                ($5.00 for Canada or $8.00 outside No. America)
  4020.  
  4021.                                                   TOTAL ORDER >>>   ______  
  4022.              
  4023.  
  4024.  
  4025.           Diskette format (choose one)  [] 3-1/2"   [] 5-1/4"
  4026.  
  4027.  
  4028.           Terms: ALL LICENSES ARE PREPAID ONLY.  Master card, VISA,
  4029.                  checks or money orders drawn in U.S. dollars drawn
  4030.                  on a U.S. bank are accepted.  Corporate purchase
  4031.                  orders (Net 30 days) accepted.  Please make
  4032.                  checks and money orders payable to HomeCraft.
  4033.  
  4034.  
  4035.  
  4036.           I N D E X
  4037.  
  4038.           ASCII file, 15
  4039.           Alphabetical searches, 14, 28, 29
  4040.           Asterisks, 79
  4041.           Backing up, 5, 54 
  4042.           Browsing, 13, 25
  4043.           CONFIG.SYS file, 8 
  4044.           Calculator, 56
  4045.           Catalogs, Changing Names, 16
  4046.           Catalogs, Setting Name, 16
  4047.           Catalog format, Copying,44
  4048.           Catalog Format, Indexing, 18
  4049.           Catalog Format, Line Lengths, 43
  4050.           Catalog Format, Line Titles, 17, 42
  4051.           Catalog Format, Modifying, 17
  4052.           Catalog Format, Setting Up, 17
  4053.           Catalog Format, Totals, 18
  4054.           Catalog line lengths, changing, 87
  4055.           Clearing the screen, 21
  4056.           Column headings, 50
  4057.           Continuous Paper, 15
  4058.           Copy previous entry, 23
  4059.           Copy last entry, 24
  4060.           Copy a single line, 24
  4061.           Copy entries, 33
  4062.           Cross referencing, 29
  4063.           Dashed line, 50
  4064.           Data files, existing, 2 
  4065.           Database, definition, 2 
  4066.           dBase file, importing, 36
  4067.           Delete key, 21
  4068.           Deleted entries, finding, 31
  4069.           Deleted entries, eliminate, 41
  4070.           Directory, definition, 3 
  4071.           Editing Entries, 12
  4072.           Edit menu, 25
  4073.           Edit menu, select number, 25
  4074.           Edit menu, page backward, 25
  4075.           Edit menu, page forward, 25
  4076.           Edit menu, undelete entry, 26
  4077.           Edit menu, remove memo, 26
  4078.           Edit menu, save changes, 26
  4079.           Entry number, 20
  4080.           Erase screen, 24
  4081.           Exit menu, 54
  4082.           F1 key, 25
  4083.           F2 Key, 25, 33
  4084.           F3 key, 24
  4085.           F6 key, 29
  4086.           F7 key, 24
  4087.           Filenames, 90           Find deleted entries, 31
  4088.           Floppy disk, definition, 2 
  4089.           Fragmented files, 40, 54
  4090.           Global search, 31
  4091.           Graphic Images, 57
  4092.           Hard disk, definition, 2 
  4093.           INSTALL.EXE, 6 
  4094.           Indexing, 18, 43
  4095.           Insert key, 21
  4096.           Installation, 6 
  4097.           Installation, floppy disk,7 
  4098.           Installation, hard disk, 6 
  4099.           LHA.EXE, 55
  4100.           Line Titles, 17
  4101.           Line Lengths, 43
  4102.           List entries, 27
  4103.           Macros, 45
  4104.           Main Screen, 10, 20
  4105.           Make new entries, saving, 23
  4106.           mb, definition, 3 
  4107.           Memos, 22
  4108.           Memo, removing (erasing), 26
  4109.           Menus, Using the, 10
  4110.           Music cataloging, 59
  4111.           New Entries, Making, 11
  4112.           New Entries, Saving, 12
  4113.           New catalog format, set up, 42
  4114.           OYC.EXE, 9
  4115.           OYCOVL file, 58 
  4116.           Page backward, 25
  4117.           Page forward, 25
  4118.           Page length, 50
  4119.           Permission denied error, 91
  4120.           PgDn key, 22
  4121.           Printed Reports, 15
  4122.           Quick View, 15
  4123.           RESET.EXE, 65
  4124.           Reindex, 37
  4125.           Report menu, 48
  4126.           Report menu, send to, 48
  4127.           Report menu, dashed line, 50
  4128.           Report menu, column headings, 50
  4129.           Report menu, page length, 50
  4130.           Report menu, set up format, 51
  4131.           Report format, set up, 51
  4132.           Reports, printing, 53
  4133.           Reserve space, 40
  4134.           Saving entries, 23
  4135.           Screen print feature, 33
  4136.           Screen colors, 47
  4137.           Searching, 13
  4138.           Search menu, 27
  4139.           Search menu, list entries, 27
  4140.           Search menu, alphabetically, 28
  4141.           Search menu, sequential, 28
  4142.           Search menu, global search, 31
  4143.           Search menu, set starting point, 31
  4144.           Search menu, case setting, 32
  4145.           Search menu, save changes, 32
  4146.           Search again, 33
  4147.           Security code, 46
  4148.           Sequential Searches, 14, 28
  4149.           Site licenses, 97
  4150.           Sorting, 38
  4151.           System requirements, 4 
  4152.           Technical support, 4 
  4153.           Total Values, 18, 33
  4154.           Undelete entry, 26
  4155.           Using this manual, 3 
  4156.           Utilities, 16
  4157.           Utilities menu, 33
  4158.           Utility menu, copy feature, 33
  4159.           Utilities menu, reindex, 37
  4160.           Utilities menu, sort, 38
  4161.           Utilities menu, reserve space, 40
  4162.