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Text File  |  1994-07-13  |  8.9 KB  |  171 lines
  1. ACCOUNTS RECEIVABLE documentation. Requires SuperCalc-2
  2.                        Don Avila  71525,2041   10/11/83
  3. HEADING
  4. =======                                                                            
  5. SuperCalc-2 output fits on an 8.5x11 tipped sideways  /  12 characters/inch
  6.  
  7.   |  A ||   B   ||C||   D   ||   E   ||    F   ||   G   || H||   I   ||   J   || K || L || M || N || O ||  P  || Q|| R||S|| T|
  8. 1|ACTRECA5 - ACT REC DSK #5 PART A                        CK       .00<---|    End of the month: --                          1
  9. 2|Page 1 of xx       INVOICE# BJ-AMT     MISC     TOTAL   E        .00<---|            Totals of column 'E', 'F' and 'G  L   2
  10. 3|DATE-> 10/ 6/83  Y=("Y")     -400     -405      +110    N  Consolidated-|            Arrange printout by column 'H'    E   3
  11. 4|------------------------------------------------------- T  ==========================================================  T   4
  12. 5|TOTAL OUTSTANDING (Late Charges NOT Included)   8118.66 R     --RECEIPTS--    ||-------- PAST DUE SUMMARY --------||   T   5
  13. 6|TOTAL BILLED-CURRENT MONTH (JE not Included)    1267.18 Y     DATE   AMOUNT    30   60   90   120  150   POSTED  DAYS  E   6
  14. 7|-----------------------------------------------------------==================_____=====_____=====_____===============  R   7
  15.  
  16. HEADING PIXELS
  17. ==============
  18.  
  19. A1   Name of program Account Receivables;  Part A (Part B if there is more 
  20.      than 1 Page); Located on disk #5 of this series in our system.
  21. A2   Page 1 of xx -- Partially redundant to A1.
  22. B3   Current Date using the DATE FUNCTION of SuperCalc-2
  23. C3   Y=("Y") -- Reminder that the values in column "C" MUST be the value 'Y' 
  24.      in Textual Value.  Further explanation below.
  25. E3   An Account Number for  "SALES" a the General Ledger Program
  26. F3    "     "      "     "  "MISCELLANEOUS INCOME"
  27. G3    "     "      "     "  "ACCOUNTS RECEIVABLE"
  28. I1   The $ OUTSTANDING amount carried forward from page 2 if there is a page 2
  29. I2   The $ CURRENT MONTH "       "       "     "     "  " "    "    " "   "  "
  30.  
  31. =========
  32. FORMULA: The next two vary from time to time and usually at the 1st of a
  33.          new time period such as the 1st of a month.
  34.  
  35.           G5 --- SUM(E7:bottom of page)+SUM(F7:bottom of page) + I1
  36.                  The bottom of the page depends on the size of your memory
  37.                  I1 is the total in Pixel G5 from Page B. Approximately
  38.                  50 lines will fill 64K of memory
  39.  
  40.           G6 --- SUM(1st line of current month : bottom of page) + I2 
  41.                  I2 is the total in Pixel G6 from Page B.
  42. =========
  43. FORMULA:  Generally does not vary, although as you delete lines you will have
  44.           to replicate down to the bottom of the memory page.
  45.  
  46.           NOTE:---> Replicated items NOT adjusted are marked with an 'NN'
  47.                     under the value. Assume all other items to be adjusted.
  48.  
  49. SuperCalc (Supercalc2) ver.  1.00
  50. ACTRECA5 - ACT REC DSK #5 PART A
  51.  
  52. A8      P= IF(AND(G8-J8=0,C8="Y"),999999999,0)
  53. B8       = DATE(8,19,83)  <<-- input date of Invoice in DATE FORMAT
  54. C8       = ("Y")          <<-- normally a blank until posted to your
  55.                                General Ledger Program.
  56. D8       = "8901J         <<-- input data and is INVOICE #8901J
  57. F8       = 60             <<--  "     "    "   "    "    amount $60.00
  58. G8      P= E8+F8
  59. K8      P= IF(OR(J8>0,(B3-B8)<30),0,99999)
  60.                        NN
  61.  
  62. L8      P= IF(OR(J8>0,(B3-B8)<60),0,99999)
  63.                        NN
  64.  
  65. M8      P= IF(OR(J8>0,(B3-B8)<90),0,99999)
  66.                        NN
  67.  
  68. N8      P= IF(OR(J8>0,(B3-B8)<120),0,99999)
  69.                        NN
  70. O8      P= IF(OR(J8>0,(B3-B8)<150),0,99999)
  71.                        NN
  72. P8       = 30      <<--this is input data; further explanation below
  73.  
  74. Q8      P= IF((R8-P8)>29,999999,0)
  75. R8      P= IF(J8=0,B3-B8,0)
  76.                    NN              
  77. T8 TL    = T7+1  <<--- this is merely the line number to regroup if there
  78.                        is a crash during an ARRANGE (Sort)
  79. ============
  80. this starts the second line. The no-adjusts are not marked.
  81.  
  82. A9      P= IF(AND(G9-J9=0,C9="Y"),999999999,0)
  83. B9       = data such as date DATE(9,6,83)
  84. C9       = data such as ("Y")
  85. D9       = data such as invoice "5308A
  86. E9       = data such amount of 963.76
  87. G9      P= E9+F9
  88. H9       = data such as incoming consecutive check #369
  89. I9       = data such as the date of the receipt DATE(10,22,83)
  90. J9       = data such amount of the check received 963.76
  91. K9      P= IF(OR(J9>0,(B3-B9)<30),0,99999)
  92. L9      P= IF(OR(J9>0,(B3-B9)<60),0,99999)
  93. M9      P= IF(OR(J9>0,(B3-B9)<90),0,99999)
  94. N9      P= IF(OR(J9>0,(B3-B9)<120),0,99999)
  95. O9      P= IF(OR(J9>0,(B3-B9)<150),0,99999)
  96. Q9      P= IF((R9-P9)>29,999999,0)
  97. R9      P= IF(J9=0,B3-B9,0)
  98. T9 TL    = T8+1
  99. ============
  100. Explanation: This is a neat accounts receivable template for a small law firm, 
  101. accounting  firm,  or  any  other  organization that has only  a  few  hundred 
  102. invoices out at a time.  It does not keep track of addresses,  phone  numbers, 
  103. secretary's eye color etc, just who owes you how much and for how long.
  104.  
  105. Column  'C' indicates that YES ("Y") the Invoice has been posted to the  Sales 
  106. portion of the General Ledger.  We usually do a batch (entire month) at a time 
  107. by making a SuperCalc-2 total from the start of the month to the end, and then 
  108. stick  a  photocopy of this page with the Sales portion of the General  Ledger 
  109. output.  This means all sales can be entered as a single entry with this sheet 
  110. seving as the backup.   If the account is paid up **AND** there is a ("Y")  in 
  111. column C, then column A will show a >>>>>. This then means you can delete that 
  112. row  as  it  is  no  longer a receivable plus it has  been  posted  to  Sales.  
  113. **NEVER**  delete  a row of data before posting to the sales  account  of  the 
  114. general ledger.  Note portions of all rows are PROTECTED so you must UNPROTECT 
  115. before deleting.
  116.  
  117. Column  H is the Check Register Entry.  We consecutively number each  incoming 
  118. check from 001 to 999 and then start over. That number goes in column H.
  119.  
  120. Column  I  is the date the payment was received.   You do not have to use  the 
  121. DATE function, but out of habit we do as we use it so often in other programs.
  122.  
  123. Column J is the amount received.  If you get a partial payment,  you will have 
  124. to do some jiggling. Remember I said this was not a $900.00 program. I suggest 
  125. you  use the vertical window split along the invoice column (D) so  you  can't 
  126. peek at what the payment SHOULD be. You have internal check this way that will 
  127. spot  more than an error or two when the client or you transposes a number  or 
  128. two on the check and of course the bank passes it the way it was written.
  129.  
  130. Columns K L M N O run by themselves.  The output is sort of a bargraph of >>>> 
  131. showing delinquent accounts.  It does not show on a former delinquent, but now 
  132. paid up account.
  133.  
  134. Column  P  is a manually entered account and has to be changed as  an  account 
  135. passes  each  30 day past due increment.   On the 1st 30 days a >>>> shows  in 
  136. column  H & Q.   This is the main tip off that you have someone on  a  tickler 
  137. list.  What  we do is post to another account the 1.5% past due surcharge  and 
  138. increment column P by 30.   Initially column P is 0.   Set your format to HIDE 
  139. 0,  so it doesn't show.   The account gets flagged at 30 days past due,  so we 
  140. change  it to 30.   If the account becomes another 30 days past due we  change 
  141. the value to 60;  to 90; etc etc.  At the same time the >>>>>>>>> are creeping 
  142. across columns K L M N O.  
  143.  
  144. Column  Q  is the main tickler that an account is over 30 days;  over 60  days 
  145. etc.  The output data consists of >>>>>.
  146.  
  147. Column R is the number of days since the invoice was originally sent.
  148.  
  149. Column S is just a checkoff for us as to whether a dun letter has been sent.  
  150.  
  151. Column T is the great reorganizer if we blow the layout doing a Sort.
  152.  
  153. ======
  154. FORMAT:  No $ (wastes space);   2 decimals;   HIDE all 0;   negative in ( )
  155.  
  156. ======
  157. TO USE:  Upon sending an invoice the DATE FUNCTION is entered in column C; the 
  158. invoice number in column D; the amount in column E and/or F.
  159.  
  160.          Upon  receiving  a payment the consecutive incoming check  number  is 
  161. entered  in column H;  the date (FUNCTION optional) in column  I;  the  amount 
  162. received in column J.
  163.  
  164.          Delete  rows as indicated by column A;  Dun customers as indicated by 
  165. column Q.  The balance of the sheet is an overall status.
  166. I
  167. 
  168. Column T is the great reorganizer if we blow the layout doing a Sort.
  169.  
  170. ======
  171. FORMAT:  No $ (wastes space);   2 decimal