home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CP/M / CPM_CDROM.iso / enterprs / cpm / utils / f / pwtour.arc / PWHELP.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-03-27  |  25.6 KB  |  454 lines

  1.  
  2.                              String Communication
  3.                                      and
  4.                          Understanding Perfect Writer
  5.  
  6.  
  7.      Humans have been communicating with each  other  for a long time.  Words
  8. are the most  recent medium for this communication, and the written word is a
  9. very recent event in our evolutionary history. 
  10.  
  11.      Before the  wrtten word, people communicated verbally, like I am talking
  12. to you  now.   The  brain was the storage medium, the mouth the output device
  13. and the ears handled input.  You  can't  even  say  it was simpler back when,
  14. because it's still pretty simple. 
  15.  
  16.      The experts in mass communication were the town criers,  and  while they
  17. had  to  watch  their techniques in areas  like  volume  (both  loudness  and
  18. quantity) and enunciation.  If you  asked  one  of  them  about  things  like
  19. 'indentations,' 'footnotes,'  and  'page breaks,' , they would probably think
  20. you were talking about nooks in walls, musical toes, and  a  small  messenger
  21. boys with broken limbs. 
  22.  
  23.      Such things were technical solutions to the new idea of putting words on
  24. paper.  A Margin,  for  example,  gave the reader a 'handle' to hold onto the
  25. page as he read with the added benefit that dirt and grease from the hands of
  26. multiple readers was less  likely  to  obscure the writing over time.  If you
  27.  
  28. consider the extravagant cost of the media* allowing  for  these technical
  29. needs was expensive indeed. 
  30.  
  31.      So communication was and still is, a long string of words, with the only
  32. breaks or changes used for emphasis, or change in subject or direction.  That
  33. pause in writing is known as the paragraph. 
  34.  
  35.      Visualise a length of  string.  It is simply a way of visually picturing
  36. verbal  communication.  A piece of string has a beginning and  end,  and  the
  37. kinks  where  you pull it off the ball (Your Brain) are the ends of  complete
  38. sentences.  As you pause, tie a knot to indicate the pauses, or  paragraphs. 
  39. A little tail could  be a note that would be included in parenthenthasis, and
  40. a colored piece of yarn tied  to  the  string  as a reminder is the same as a
  41. footnote.  As you talk the words come out without being cut to fit on a piece
  42. of paper, and talking dosn't need things like page numbers and margins. 
  43.  
  44.      Now before some of you give up  because  you  can't  figure out how this
  45. relates to a word processing program, let me try to connect the two.  When we
  46. were taught to write in school (not  to  communicate,  we already knew how to
  47. talk) the emphasis was more on how it was going to fit on the paper than what
  48. the  contents were.  So we were taught to think of  writing  visually  rather
  49. than as  a  way  to  transmit  an  idea.  Ironically, when the situtation was
  50. reversed, reading, we were taught to relate only to the contents, not to  the
  51. visual layout on the paper. 
  52.  
  53.      As  a  result,  writers  switching  over  to  computers are  distracted,
  54.  
  55. ----------
  56. *. Paper was very expensive in the beginning
  57.  
  58. confused  and  angered  if what they see on the screen is different from what
  59. they get on paper.  Most of the popular wordprocessing programs like Wordstar
  60. cater to that 'learned' need, by making  the  screen  look  as  much like the
  61. finished page as possible.  The guy who wrote Perfect Writer took a different
  62. approach, and  although  I  think  he wrote one hell of a program, many of us
  63. 'pre-computer' folks can't or have a hard time with the program. 
  64.  
  65.      As usual, the documentation of Perfect  Writer  is  the  main culpurt in
  66. this story.  Not that it is that bad, but it has a large, vital chunk missing
  67. that would be necessary to transition the user from the beginner stage to the
  68. serious user  stage.   The  documentation  for  perfect  writer is, like most
  69. programs,  terrible.  While the beginner section  does  an  adequate  job  of
  70. teaching the commands to move around the text, and the  advance  section is a
  71. well  indexed  reference manual for using most of the potential,  nowhere  is
  72. there any transition section explaining how the program is structured and how
  73. to use  it  to  its greatest potential.  Even if the user is dedicated to the
  74. program, his chances of  stumbling upon clues is remote.  In short, they tell
  75. you how to push the keys, but they neglect to inform the user at any time the
  76. concept of the program, how it  works,  how  it  is  going to deal with those
  77. valuable words you are keying in. 
  78.  
  79.      To begin with,  Perfect  Writer  is a program for those who want to deal
  80. with words rather than how how they are going to look  on paper.  I takes the
  81. words from you like a box would take the length of string as you wound it off
  82. the ball.  Even though the program 'wraps' the words for  appearance  on  the
  83. screen, it is going to ignore  those  carriage  returns  when it prepares the
  84. file for the printer.  It takes  the  entire  string  and pays attention only
  85. when you 'pause' with two carriage returns. 
  86.  
  87.      The  first of the three working programs in Perfect Writer is  "PW.COM".
  88. This is the editor which is used primarily for shuffling around or correcting
  89. the words that you have already  keyed  in.   In addition, the writer has the
  90. option of putting  in  commands that can affect the placement of the words on
  91. the final printout.  Examples would be longer pauses, like chapter or section
  92. breaks, or notes that will appear (or not appear) in the final printout. 
  93.  
  94.      Using  the editor is fairly straightforward,  except  for  the  somewhat
  95. obtuse commands used for moving around in, plus marking and deleting parts of
  96. your text.  What's missing are the commands to control the appearance of  the
  97. text, and that is the powerful and totally automatic part of Perfect Writer.*
  98.  
  99.      Now,  back  to this wad of string in the box.  Think of it as the output
  100. from using the Perfect Writer.COM program where  the  writer  is  allowed  to
  101. charge ahead with his writing only.  As you saw, or rather heard,  that works
  102. fine verbally, but not visually.  We  move  on  to  the second Perfect Writer
  103. program,  "PF.COM" or Perfect Formatter. This is the meat of Perfect  Writer,
  104. for where the  writer  wants  to deal with words rather that page and chapter
  105. headings,  margins, pagebreaks and  footnote  placements,  Perfect  Formatter
  106. knows how and does it well. 
  107.  
  108.      Tucked  away  on  the program disk is a small file  called  "PF.DAT"  It
  109. contains the  information  on  how  the  pages  should  look, margins, spaces
  110. between  paragraphs, page and print size, how to handle footnotes and chapter
  111. headings  and   numbering.   In  addition  it  came  from  the  factory  with
  112.  
  113. ----------
  114. *. Actually,  the  commands  are  there, but since the program is designed to
  115. work automatically, these commands are not  documented or discussed.  To find
  116. them you will have to sleuth through Appendix C of the Perfect Writer Manual.
  117.  
  118.  
  119. information  on  how  to  deal  with 16 different printers, and the user  can
  120. change or replace any or all  to  new and different types (The laser printers
  121. for example) or even sixteen ways  to  use  one  printer.   If you're greedy,
  122. using multiple disks, the number of configurations is limitless. 
  123.  
  124.      Now when you set the Perfect Formatter program loose, it goes to work on
  125. a  copy  of the text you have written like a pair of sissors and a bucket  of
  126. paste, cutting and hacking  away at the text a page at time while refering to
  127. the "PF.DAT"  file  for its information on how much to cut and where to paste
  128. it on the paper.  The result, the wad of string comes out  in neat acceptable
  129. form.  Even the footnote is tacked where it should be. 
  130.  
  131.      The power of  setting  up  a  program like this has several advantages. 
  132. Since  the  raw text is independent of the final form.   Many  formats,  both
  133. standard and customized, can be set up initially, and different final outputs
  134. can be selected at any time without modifying the original text. 
  135.  
  136.      OK,  you've  finished  the  great  American  novel,  and  your  finished
  137. manuscript is ready for the publisher.  The publisher returns it  with a note
  138. that  says  he's  not  going  to  read it unless you submit it double spaced,
  139. printed on  a  better printer with your name and the title of the work on the
  140. top  of  every  page,  plus  he  would  like  a  copy  on disk  to  the  same
  141. specifications. 
  142.  
  143.      Without  touching the original  manuscript  file,  Perfect  Writer  will
  144. reformat and reprint to your new specifications and create a disk file to the
  145. same specs, complete with margins, headings and screen or page size breaks. 
  146.  
  147.      Again, the  'formatting' program is where this is accomplished.  Perfect
  148. Formatter  takes the text that you have  written  in  string  form,  unbroken
  149. except for  two  carriage  returns to indicate paragraphs, plus various other
  150. imbedded notes like chapter  and section headings, looks at the 'device' that
  151. you have  specified, either in the file or when calling up Perfect Formatter,
  152. then goes to the 'PF.DAT' file  to  figure  out  how the text will fit on the
  153. page to satisfy you.  Since the text is in basic form, variables such as line
  154. lengths,  page  breaks, justification,  and  even  the  amount  of  paragraph
  155. indentation will be figured, and the 'string'  of  text  chopped up to fit on
  156. the specific paper in the specific printer. 
  157.  
  158.      Also, if you change the page size or the type size, that will affect the
  159. table of contents and the  index,  so  the  two  are  not  created  until the
  160. formatting is  finished  and  the  location of the chapters and indexed words
  161. known, again all automatically. 
  162.  
  163.      The original text file is simply copied  for  this  operation,  and left
  164. untouched following  the  formatting.   If  a second output is necessary with
  165. changes in spacing, a different printer, or even written to a disk file in an
  166. easy to read format, it can  be  accomplished  immediately  after  the  first
  167. formatting is done. 
  168.  
  169.      I could put down the  step  by  step  processes here, but with the above
  170. information in mind, go back to the manual and see if it makes more sense now
  171. that you know how the program functions.  What now follows are some  examples
  172. of  some  interesting  features  in  Perfect Writer that are  not  very  well
  173. documented. 
  174.  
  175.  
  176.  
  177.                       Making use of Environment Commands
  178.  
  179.      The @Environment commands are what makes PW worth using.  The manual has
  180. a pretty  good  explanation  of  what each one does and there are Twenty four
  181. listed on my keyboard cheat sheet.  These are  the  commands  that allow text
  182. written in string form broken by  double  carriage  returns  to  be  reformed
  183. according to special display needs.  One example is  the  @Description format
  184. that I used for the last part of this document.   Another  that I use quite a
  185. bit is the @Level command that numbers and indents paragraphs for lists. 
  186.  
  187.      These are fun to experiment with by using a copy of a long text file and
  188. inserting  @BEGIN(a  format  command) and @END(same format command)  commands
  189. every few  paragraphs, then formatting to console or printing out the file to
  190. see  the  results.  One hint--The @BEGIN and @END commands should not have  a
  191. blank  line  between  them  and  the effected paragraph or you will get  some
  192. strange results. 
  193.  
  194.  
  195.                               Special Techniques
  196.  
  197.      One major complaint is that Perfect Writer can't handle columns well.  I
  198. think the program's author had in mind that people dealing with columns would
  199. probably be using either a database or spreadsheet  program.   While  Perfect
  200. Writer  can't create and modify them very easily, it is very easy  to  import
  201. the output from other programs.  Create an output file using your database or
  202. spreadsheet program, then do an insert (Ctrl-X, I) between a @BEGIN(Verbatim)
  203. and a @END(Verbatim)  so  that  Perfect  Formatter  dosn't  try to reform the
  204. columns into paragraphs. 
  205.  
  206.  
  207. Page no. 00001
  208. 02/27/86
  209.  
  210.           Demonstration file for Perfect Writer from dBASE II
  211.  
  212.     LAST NAME     FIRST NAME   MATE    CITY           STATE    HOMEPHONE
  213. ________________|____________|_______|_______________|______|_________________
  214.  
  215. AMEN              KELLY GALE           HOUSTON         TX
  216. BERGUM            JUDY       BRUCE     AUSTIN          TX
  217. BLAND             PAM        PAUL      BROOKLYN 0181
  218. BUNDY             STEVI                                         327-9343
  219. CAVANAUGH         Jim        Ingrid                             250-1702
  220. CHAUNCEY          Tamara               Austin          Tx       444-0507
  221.  
  222.      This is a dBase II output that was created with dBase II and the  'Form'
  223. command and directed to a file.   Sticking  it  between  the  BEGIN  and  END
  224. commands will keep it in good shape when it the final draft gets formatted. 
  225.  
  226.      If you are doing a lot of repetative  typing  such  as business letters,
  227. create a file with all the  standard  headings  and  formatting information. 
  228. Stop, don't handle it as another file  or buffer.  That is both cumbersom and
  229. leads  to  the chance of inadvertantly modifying the template.  Use Ctrl-X, I
  230. to insert templates, and they don't take up buffer space  and  are  immune to
  231. damage by inadvertant saves. 
  232.  
  233.      The MSS extent can be useful.  When using any of the programs other than
  234. the editor, they will automatically look for the extension .MSS  so  that  it
  235. does not have to  be  typed in every time.  If you are using a DOS version of
  236. Perfect Writer, it may  automatically add it using the edit program as well. 
  237. Coupling this with short filenames  and  changing  the default drive when you
  238. start using Perfect Writer, many keystrokes can be saved. 
  239.  
  240.      The  'MENU.COM'  program  that  is  the most common way to  run  Perfect
  241. Writer, is  simply a key push program.  Every thing that is done while in the
  242. menu, can be done from the A> prompt.  On the old single sided drive machines
  243. where disk space had high value, removing the  'MENU.COM'  program was a good
  244. move.  For example, when you select 'E' and fill in the filename when asked. 
  245. The program effectively goes  to  the A> prompt, and types "PW filename <CR>"
  246. (without the quotes.)  Again, the documentation is silent on this option, but
  247. does  note that if you watch the bottom of the menu closely while you use it,
  248. you can learn the commands. 
  249.  
  250.      There is a supplimental  freeware  'MENU.COM'  program  by Douglas Sears
  251. that is available from our library that is available that  is  much  improved
  252. over the original Perfect Writer Menu. In addition to allowing the user to do
  253. things like change the default drive,  and read the directory while typing in
  254. selections.   It  also  leaves  the formatting information, with  error  line
  255. numbers  on  the screen unlike the original which pops  back  instantly,  and
  256. wipes it out. 
  257.  
  258.      It  is  still  important  to  see how the final output is going to  look
  259. before we commit the writing to the printer.  On your initial formatting, use
  260. the menu selection that sends the output to the console.  Aha,  you  say, "It
  261. doesn't look at all like what will eventually come out of  the printer."  Bad
  262. documentation again.  Select 'D' after the 'C' selection and type in the name
  263. of the printer format you will be  using.   The  results using 'C' alone will
  264. vary according  to  the  definition  given to "Console", but if followed by a
  265. device selection, margins, pagebreaks, footnote placement  and everthing else
  266. will be correct. 
  267.  
  268.      The screen, however, may not be large enough  to  display what might fit
  269. on  a  printed page, but even though the lines may be bent around to fit, the
  270. actual  breaks  and  footnote   placement  will  fall  between  the  text  as
  271. indicated. 
  272.  
  273.      If you must use the original menu, rename it something  like  'M.COM' so
  274. that the programs can't call it after an  operation,  and  then  type "M<CR>"
  275. (without the quotes) after you copy the error information down.  Go back into
  276. the file  with  Edit,  and with the cursor at the beginning of the file, type
  277. ESC  then  the  line number, then the down arrow.  If you typed  in  213,  in
  278. response to an error on line 213 for example, the computer will push the down
  279. arrow 213 times and the cursor will end up one line past the error. 
  280.  
  281.      Perfect Writer makes heavy use of "Control Characters." For someone used
  282. to  an  old  manual  typewriter,  they  can really slow you down.  There  are
  283. several companies out  there making good money selling programs to make using
  284. these commands easier, but without laying out a penny, the numeric keypad can
  285. be reconfigured to issue the control keys with one finger.  The program is on
  286. the Kaypro CP/M disk labled 'CONFIG.COM' To use it, put the CP/M  disk  in  A
  287. and the Perfect Writer program disk in B  and  type  "CONFIG<CR>"  (Again, no
  288. quotes) and follow the instructions with the hex values listed below.  When I
  289. finally got  my nerve up to try it, I kicked myself.  It's simplicity itself,
  290. and it makes Perfect Writer much easier to use. 
  291.  
  292.  
  293. Example of a Numeric Keypad layout for Perfect Writer.
  294.  
  295.  ^A  ^E  ^Y  ^C
  296.  ^Z  ^G  ^B  ^W
  297.  ^V  ^T  ^F
  298.     :    ^S  ^X
  299.  
  300. The hex codes are;
  301.  
  302. 01 05 19 03
  303. 1A 07 02 17
  304. 16 14 06
  305.  3A   13 18
  306.  
  307. Using the keypad results in the following
  308.         (Starting with the top left key)
  309.  
  310. Beginning of line, End of line, Yank text, Kill Line/Quit
  311. Back Screen, Cancel command, /Buffer Directory,Wipe/Write
  312. Forward Screen, Transpose letters, /Find File
  313. Colon (:), Search/Save, Extended Command/ (use with commands
  314. clustered around this key.)
  315.  
  316.      OK,  you've finished pounding the keys and are ready to back out of  the
  317. program.   Now  is  the time to check on the "*" symbol to find out how  safe
  318. things  are.  When you do the  revision  or  additions  on  the  screen,  the
  319. contents of the disk file don't change.  The only time the file  on  the disk
  320. is modified is when a "save" or a  "write"  is  executed.   Although  a "File
  321. Written"  message appears, the text can be altered  considerably  before  the
  322. message disappears.  The presence of the "*"  next  to  the percentage cursor
  323. position in  the  bottom  line  or  in  the buffer directory ( CTRL X CTRL B)
  324. indicates that the text in the  buffer is different than the text in the disk
  325. file.  In short if you CTRL  X  CTRL C when the "*" is showing you will loose
  326. everything since the last save. 
  327.  
  328.      The  biggest  trick  to  getting  the  most out  of  Perfect  Writer  is
  329. understanding the "PFCONFIG" program.   This  intimidating program holds much
  330. of the  power of this wordprocesser, but most Perfect Writer users have never
  331. been near it.  Here is where you give Perfect Writer  the  Basics of what you
  332. want  your  text to look like.  The Two sections of direct interest  are  the
  333. Perfect Writer Default Style Parameters, and the Printer Definitions.
  334.  
  335.      To use it begin with A  drive  as the default (The CP/M prompt says A>),
  336. put the Perfect Writer Edit disk in drive A and the "Installation Disk" in B,
  337. and type B:PFCONFIG<CR>.
  338.  
  339.      The main thing that you need to know while  setting up the default style
  340. parameters is that an inch equals 2540 micas.  If you remember anything about
  341. the metric system, you should notice that a mica is 1/100th of a millimeter. 
  342. Here you can set the margins, indentation, space between lines and paragraphs
  343. and just about every aspect of how the page is laid out.   Go  easy at first,
  344. only change one thing at a time, then use it and see how it looks. 
  345.  
  346.      The good news is that nothing here is set in concrete.  It  only takes a
  347. couple of minutes to re-enter the PFCONFIG program and change it  OR you have
  348. the option of adding an @STYLE line at the beginning of the text and making a
  349. one time change like double or triple spacing.  The bad news is that whatever
  350. you change will be recorded.  There are examples  in  the  manual  that  will
  351. allow you to change them back if you goof up but it would be  wise  to make a
  352. backup copy of your PF.DAT file. 
  353.  
  354.      Finally, the printer definitions.  Kaypro  used  a  shotgun  approach in
  355. setting up the 16 that are included to hit as many printers as possible, then
  356. set the  default  (plain) so that it would be as inoffensive (and as a result
  357. ineffectual) as possible.  Armed with your  printer  manual, and perhaps help
  358. from someone who understands the printer codes better  than you and flesh out
  359. 'plain' and make it dynamite.   The  printer codes are entered directly here,
  360. using the  'ESC'  key  and  Ctrl  characters  from the keyboard.  Using these
  361. initilization  codes  is  how  you set up the large or small  type  and  make
  362. modifications  in  the sizes of the type.  This capability makes the use of a
  363. laser printer with Perfect Writer very attractive. 
  364.  
  365.  
  366.                                  Neat Tricks
  367.  
  368. Wrap Feature       In Perfect Writer is set below the  maximum  screen size. 
  369.                    This is necessary so that 'Verbatim' text will  fit  on  a
  370.                    standard piece of paper  with margins.  Using the set fill
  371.                    command, up to twenty percent more text  can  be displayed
  372.                    on the screen at a time.  Type the command "<ESC>77 Ctrl-X
  373.                    F" without the quotes or spaces, and the  typed lines will
  374.                    go  to  the maximum  width  of  the  screen  before  being
  375.                    'Wrapped.' If you need to do a verbatim printout on a wide
  376.                    carriage  printer,  the  line  length  can  be  set to any
  377.                    length, useful, say, if  you  were  importing  a wide file
  378.                    made by your spreadsheet program. 
  379.  
  380. Ctrl-Q             Want to have complete control over your printer codes?  It
  381.                    is  possible  to  place control and escape codes  directly
  382.                    into the text from  the  keyboard  in  the editor.  Type a
  383.                    Ctrl-Q  and then press either a control character or  Esc,
  384.                    and  it  will  be  both inserted and displayed on screen. 
  385.                    Simplest example?  You are working in a file that will not
  386.                    be  formatted,  but  may  be  printed  out using the  Type
  387.                    command and a Crtl-P If you insert a couple of Ctrl-L's at
  388.                    the very end of the file, they will go to the printer  and
  389.                    eject the paper after the file has been printed. 
  390.  
  391. Switching Buffers  Can be easier than  it  appears.   Once  you have made the
  392.                    initial switch  by  typing  in the buffer name, subsequent
  393.                    switches may be  made  by simply hitting a carriage return
  394.                    after a CTRL-X, B.
  395.  
  396. Undocumented Commands
  397.                    The  undocumented  commands  in  Perfect  Writer  are  the
  398.                    gateway to both increased usefullness of  the  program and
  399.                    the thrill of  unraveling  a  mystery.  As I have wandered
  400.                    through  this  program,  I   have  slowly  discovered  its
  401.                    evolution.  All  the  commands  are  there  for  on-screen
  402.                    formatting and  inserting  printer  codes.  If you were so
  403.                    inclined,  it  would  be   possible  to  do  most  of  the
  404.                    formatting using the editor. 
  405.  
  406. Ctrl-W             Will remove the last text yanked back.   For  example,  if
  407.                    you paste something in the wrong place, hit  Ctrl-W  (wipe
  408.                    region).  The region turns out to  be the last yanked back
  409.                    text.  Move to the right place and Ctrl-Y again. 
  410.  
  411. <ESC> W            Will copy a marked region without  removing it.  Then move
  412.                    to the place or buffer you  want  to  past the text to and
  413.                    hit  Ctrl-Y.  This  is for nervous writers who don't  like
  414.                    text to disappear for copy or moving operations. 
  415.  
  416. Ctrl-X,  Ctrl-X      Will  swap the current cursor position and the last mark
  417.                    you set (<ESC> space).  This  is  very  useful  for moving
  418.                    back  and forth between widely separated portions of  text
  419.                    in a long file. 
  420.  
  421. Tab Spacing        "<ESC> 5 <TAB>" will reset the tab spacing to five spaces.
  422.                    Use any number you like. Remember, the only time that the
  423.                    tab will be retained on a printout is in a Verbatim
  424.                    environment! 
  425.  
  426.  
  427.                                Mechanical help
  428.  
  429. Ram Disks          A RAM disk will speed up Perfect Writer to meet the  needs
  430.                    of  the  most demanding writer.  Swapping happens so  fast
  431.                    that the Swap message  is  barely  visible on the screen. 
  432.                    The same  kind  of  speed  up  in other operations such as
  433.                    reforming paragraphs can be achieved with a 2.5  to  4 mhz
  434.                    kit. 
  435.  
  436. Using a Ramdisk     Name  it A drive and load the .COM and .DAT files to it. 
  437.                    You can then process files on  two  disks.  For formatting
  438.                    large files, transfer them to Ram  also  and output to the
  439.                    Ramdisk, space permitting.  Formatting and printer outputs
  440.                    happen about five times faster. 
  441.  
  442. Printer Buffers    Printer buffers not only free up  the  computer  and  save
  443.                    wear on the  disks  and  drives, but the printing actually
  444.                    takes  less  time  because  there  are  no printer  pauses
  445.                    waiting for the computer to process and respond. 
  446.  
  447. External Monitors   These  make a large difference in stress and fatigue.  In
  448.                    addition, my Kaypro's internal screen  twitches  when  the
  449.                    drives cut in and out, but the external monitor is  always
  450.                    steady as a rock. 
  451. can be achieved with a 2.5  to  4 mhz
  452.                    kit. 
  453.  
  454. Using a Ramdisk     Name  it A dr