home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Club 1 / Club Software (Micro Star) (1996).iso / career / txtfiles / inletter.ins < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-02-22  |  8.2 KB  |  221 lines
  1.                         RESUME  AND  LETTERS
  2.  
  3. Successful communication typically consists of a resume, cover
  4. letter, and a thank you letter or note after a job or information
  5. interview.
  6.  
  7. The resume should be well typed, clean, easy to read, and highlight
  8. the main points that you want to interest the reader in.  The
  9. function of a resume is to get an interview, not a job.  The
  10. interview is for securing your desired job.
  11.  
  12. The resume consists of five primary sections.  These are:
  13. Objective   :  The position that interests you.
  14. Achievement :  One or two line statements demonstrating what you
  15.                have accomplished in the past, implying what you can
  16.                do for your next employer.
  17. Experience  :  Besides the normal dates, employer name, and
  18.                employer's city, you have a second opportunity to
  19.                describe your accomplishments.  Do not use the word
  20.                "I"; it is assumed.
  21. Education   :  Only list associations and extra curriculum activity
  22.                if it strengthens your position for the job being
  23.                sought.
  24. Reference   :  Normally, references are not listed in a resume.
  25.                State only that you have good references available.
  26.  
  27. A resume should not exceed 2 pages.  A resume highlights your
  28. achievements.  It isn't necessary or desirable to attempt to give
  29. every single detail of what you have been doing for the last ten or
  30. twenty years.
  31.  
  32.  
  33. Sample resume, cover letter, and thank you notes can be printed out
  34. from the print section.
  35.  
  36.  
  37. Sample Resume.
  38.  
  39.                         Steven  A.  Windthrope
  40.                          466 Career Path Drive
  41.                           San Jose, CA 95129
  42.                             (408) 555-8628
  43.  
  44.  
  45. OBJECTIVE:      Management position in Procurement with progressive
  46.                 company offering opportunity for advancement based
  47.                 upon achievement and results.
  48.  
  49. ACHIEVEMENTS:  - Direct Procurement function for $850 million baking
  50.                  company with professional staff of 15.
  51.                - Saved $36 million per year through computerization
  52.                  of raw materials tracking and forecasting.
  53.                - Realized $18 million annual savings through
  54.                  conversion to biomass fuels.
  55.                - Negotiated 2 year shipping carton purchase contract
  56.                  worth savings of $1.3 million annually.
  57.  
  58. EXPERIENCE:     HILTON PAPER COMPANY, Inc.,  San Jose, CA
  59. 1983 to         SENIOR PURCHASING AGENT
  60. Present         Reported to the Manager of Procurement for this $850
  61.                 million baking company.  Responsible for purchasing
  62.                 of all vital supplies including:  Knock-down
  63.                 containers, poly wrap, shrink packages, etc.
  64.                 Annual purchase volume is $18 million.
  65.                 Accountability includes procurement, delivery,
  66.                 storage, and distribution to different departments
  67.                 as needed.  Negotiated contract for knock-downs for
  68.                 20% under normal purchase cost.
  69.  
  70.                 Developed and successfully installed computer
  71.                 system for forecasting changes in demand for vital
  72.                 supplies based upon changes in the sales forecast.
  73.                 Resulting inventory adjustment has saved an
  74.                 estimated $575 thousand annually.
  75.  
  76. 1980-1983       BRANDON PAPER COMPANY,  Santa Clara, CA
  77.                 VITAL SUPPLIES BUYER
  78.                 Reporting to the Manager of Procurement for this
  79.                 $110 million conversion of consumer paper products.
  80.                 Responsible for $4 million budget in the purchase
  81.                 of vital supplies in support of manufacturing
  82.                 operations.
  83.  
  84.                 Managed the purchase, delivery, storage and in-
  85.                 plant distribution of all supplies purchased.
  86.                 Negotiated new poly wrap contract with 10%
  87.                 reduction in cost (annual savings of $200 thousand).
  88.  
  89. EDUCATION:      B.A., University of Southern California, 1980
  90.                 Major: Business Administration,  G.P.A 3.8/4.0
  91.                 President Student Government Association
  92.                 Janzen Scholarship (4 years)
  93.  
  94. REFERENCES:     Excellent references available upon request.
  95.  
  96.  
  97.  
  98.                            COVER  LETTERS
  99.  
  100. Cover letters do precisely that - they cover your resume.  They
  101. should be viewed as an advertisement for the resume.  They should
  102. capture the reader's attention, stress the employer's needs, provide
  103. examples of how your skills can fill the employer's needs and
  104. invite him or her to read the resume in-depth.
  105.  
  106. Cover Letter Rules:
  107. 1.  Type the cover letter on good quality paper.
  108. 2.  Address it to a specific name and title.  When this is not
  109.     available, use functional title (Ex: "Dear Personnel Manager").
  110. 3.  The writing style should be direct, powerful, and error free.
  111. 4.  Use no more than one page.  Do not try to recap your resume.
  112. 5.  Three paragraphs will normally cover what you need to convey:
  113.       Paragraph one:     Your interest and purpose.
  114.       Paragraph two:     Stress what you will do for the employer.
  115.                          Be positive and present a few of your
  116.                          unique accomplishments and skills that
  117.                          relate to the position.
  118.       Paragraph three:   Request an interview and indicate when you
  119.                          will call for an appointment.
  120. 6.  If possible, use the same language/wording that the employer
  121.     used in his/her ad or announcement.
  122.  
  123.  
  124. Cover letter in response to an ad in the San Jose Mercury News.
  125.  
  126.                            John Forrester
  127.                         1212 Bayleaf Avenue
  128.                          San Jose, CA 94598
  129.  
  130.  
  131. December 4, 1994
  132.  
  133.  
  134. Personnel Director
  135. Computer Group Inc.
  136. 34533 Main Street
  137. San Jose, CA 95124
  138.  
  139.  
  140. Dear Personnel Director:
  141.  
  142. I was very pleased to learn about Computer Group's opening for a
  143. systems programmer, as advertised in the San Jose Mercury News.  I
  144. have a fairly extensive and diverse background in data processing
  145. and I believe that I have a great deal to offer your organization.
  146.  
  147. I have used both mainframe and micro based systems on a range of
  148. applications in both large and small organizations, and have always
  149. enjoyed a position with a challenge.  Along with experience in C
  150. language that you requested in your ad, I also have extensive
  151. experience writing and debugging in Pascal and Fourth Generation for
  152. stand alone and network installations.
  153.  
  154. I would enjoy the opportunity to visit Computer Group and would like
  155. to meet with you to discuss how well my skills might fit your needs
  156. for a system programmer.
  157.  
  158. Sincerely,
  159.  
  160.  
  161. John Forrester
  162.  
  163.  
  164.  
  165.                           THANK YOU LETTER
  166.  
  167. The importance of a short thank you letter cannot be over
  168. emphasized.  A thank you letter will provide the following benefits:
  169.  
  170. 1.  It demonstrates that you possess courtesy and consideration.
  171. 2.  It brings you to the forefront of the interviewer's mind.
  172. 3.  It provides an additional opportunity to advertise yourself.
  173. 4.  It demonstrates that you are truly interested in the position.
  174.  
  175. A thank you letter (or note) can be very short and even somewhat
  176. generic.  It can be typed or handwritten if you have legible
  177. penmanship.  Be sure to send your thank you letter to the job or
  178. information interviewer as soon as possible after the interview.
  179.  
  180.  
  181. Example of simple thank you letter.
  182.  
  183.  
  184.                            Henry Forester
  185.                             123 Main Way
  186.                        Santa Clara, CA 95112
  187.  
  188.  
  189.  
  190. January 4, 1994
  191.  
  192.  
  193. Mr. John Smith
  194. Sales Manager
  195. Star Products, Inc.
  196. 2400 Apple Way
  197. San Jose, CA 95233
  198.  
  199.  
  200. Dear Mr. Smith:
  201.  
  202. I enjoyed our meeting last Thursday and appreciated the opportunity
  203. to discuss Star Product's need for an equipment salesperson.
  204. After reviewing this need with you, I believe that I possess the
  205. energy, drive, determination, and ability to help increase Star
  206. Products' sales volume.
  207.  
  208. Again, let me state how much I was impressed with your company
  209. and would enjoy the opportunity to work with Star Products, Inc.
  210.  
  211. Sincerely,
  212.  
  213.  
  214.  
  215. Henry Forester
  216.  
  217.  
  218.  
  219. Next, take a look at the "Database for maintaining job search lists"
  220. from the submenu.
  221.