home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD Shareware Masterblend / cdsharewaremasterblend.iso / mail / doc-data / newman.doc < prev    next >
Text File  |  1990-11-22  |  8KB  |  188 lines
  1.  
  2.  
  3.            
  4.                            DOCTOR DATA Label(tm) v5.1
  5.  
  6.  
  7.           This is the addendum to the v5.0 manual for v5.1 of DOCTOR DATA 
  8.           Label.  The following will explain the additions and/or changes 
  9.           made in DOCTOR DATA Label v5.1. There are not enough changes to 
  10.           merit a new manual at this time. 
  11.  
  12.           1) There are a few places in DOCTOR DATA Label where you are 
  13.           asked to enter a path to look for certain files or to export 
  14.           files. Some PC's would not accept a path that was in fact a 
  15.           correct path. This has been fixed and will now accept any correct 
  16.           path entered. 
  17.  
  18.           2) Filenames no longer have to start with an alpha character. 
  19.  
  20.           3) After selecting a database the insert mode is automatically 
  21.           turned on. From within the EDIT/ADD RECORDS command it may be 
  22.           turned off by pressing <Ins>. Before this version the insert mode 
  23.           would always be turned on when entering the EDIT/ADD RECORDS 
  24.           command. This no longer happens. It stays where it was the last 
  25.           time it was set until changed. 
  26.  
  27.           4) After selecting a database in earlier versions the marked 
  28.           records would be counted thereby slowing down the selection of a 
  29.           database as the database grows larger. This has been changed. The 
  30.           number of marked records are now saved in the definition file. 
  31.           One precaution that should be taken is that if you access the 
  32.           database with another dBASE III compatible product you DO NOT 
  33.           MARK any records for deletion. 
  34.  
  35.           5) When checking for duplicate records, pressing <Alt>-Q was 
  36.           supposed to quit the process, returning you to the RECORDS sub-
  37.           menu. This has now been fixed. You are also now asked if you are 
  38.           sure you want to quit before quitting. 
  39.  
  40.           6) Zippy, our zip code database, will now also insert the city 
  41.           and state on already existing records by pressing <Ctrl>-Z. You 
  42.           will first be prompted for the zip code in the zip code field and 
  43.           then upon pressing <Enter> the city and state will be inserted 
  44.           into their appropriate fields. 
  45.  
  46.           7) Definition files are now automatically saved for each database 
  47.           created and selected for use. 
  48.  
  49.           8) Erasing, Renaming, and Copying files under the FILE MNGMT 
  50.           command was not working correcting on some machines. This has 
  51.           been fixed. The commands in the sub-menu has also been renamed 
  52.           and two new commands have been added. 
  53.  
  54.           9) Printer codes may now be renamed. They are named, by default, 
  55.           just as they were in version 5.0 however now the names can be 
  56.           changed. Remember that if you do change the names of the printer 
  57.           codes you must also change the names of any printer codes you 
  58.           have entered into any templates. 
  59.  
  60.  
  61.           
  62.                                        i
  63.  
  64.           
  65.  
  66.                      DOCTOR DATA Label(tm) v5.1  continued...
  67.  
  68.           
  69.           10) Two new commands have been added to the TOOLS sub-menu as 
  70.           mentioned above. They are DELETE FIELDS and VIEW ASCII FILE. 
  71.           DELETE FIELDS allows you to delete unwanted fields from an ASCII 
  72.           delimited file before importing. In version 5.0 and earlier these 
  73.           unwanted fields had to be imported into fields that were not 
  74.           going to be used. This was a problem if there were more unwanted 
  75.           ASCII fields than there were extra fields to dump them into when 
  76.           importing. 
  77.  
  78.           The ASCII delimited file to be converted must have a ".TXT" 
  79.           filename extension in order to be selected from the directory 
  80.           file list. After the file is selected you are asked to enter the 
  81.           number of the fields to delete pressing <Enter> after each number 
  82.           entered. When finished press <Enter> on "0" to start the 
  83.           conversion process. A new file, CONVERT.TXT, will be created to 
  84.           hold only the fields that were not deleted. The original file is 
  85.           not changed. Before using this command you may want to use the 
  86.           VIEW ASCII FILE command to make note of the fields you wish to 
  87.           delete. You may also want to use this command to view the 
  88.           CONVERT.TXT file to be sure the conversion was done properly 
  89.           before importing. 
  90.  
  91.           IMPORTANT: BEFORE RUNNING THIS PROCEDURE YOU MUST REMOVE ANY 
  92.           COMMAS FROM THE ASCII DELIMITED FILE EXCEPT FOR THE COMMAS 
  93.           SEPARATING THE FIELDS. 
  94.  
  95.           The second new command VIEW ASCII FILE will allow you to view the 
  96.           first five records in an ASCII delimited file to make note as to 
  97.           the order in which the fields appear from left to right. This is 
  98.           needed when importing ASCII delimited files in order to import 
  99.           the fields into the right place in the DOCTOR DATA Label 
  100.           database. In earlier versions you had to exit to DOS to view the 
  101.           file. 
  102.  
  103.           11) You now have a choice of deleting duplicate records 
  104.           automatically or manually as before. It is recommended that they 
  105.           are deleted manually because not all records that have the same 
  106.           record content in one or two fields will have the same record 
  107.           content in the remaining fields. This feature was added for those 
  108.           who would rather delete perhaps a few records that they would not 
  109.           normally delete but do not want to take the time to delete 
  110.           duplicates manually. The original method of duplicate checking is 
  111.           explained in the manual. 
  112.  
  113.           IMPORTANT: BEFORE RUNNING THIS PROCEDURE IT IS RECOMMENDED THAT 
  114.           YOU CREATE A BACKUP OF THE [FILENAME].DBF AND [FILENAME].DBT 
  115.           FILES IN CASE OF SOME MISTAKE.
  116.  
  117.           Upon executing the CHECK DUPLICATES command in the RECORDS sub-
  118.           menu you are asked if you want to automatically delete duplicate 
  119.           records. By the way, the field(s) used for determining whether or 
  120.  
  121.           
  122.           
  123.           
  124.                                       ii
  125.  
  126.  
  127.  
  128.                      DOCTOR DATA Label(tm) v5.1  continued...
  129.  
  130.  
  131.           not a record is a duplicate is the field(s) the currently 
  132.           selected index is indexed on. If you answer "Y", you will be 
  133.           informed if there are any currently marked records in the 
  134.           database. If there are any marked records in the database they 
  135.           will be deleted along with the duplicate records. You may at this 
  136.           time exit and unmark any records that you do not want deleted 
  137.           and then return back to this command. After the duplicates have 
  138.           been marked you will be informed of the number of records being 
  139.           deleted from the database as it is packed (same as the F6=Pack 
  140.           command in the EDIT/ADD RECORDS command).  
  141.           
  142.           THIS CONCLUDES THE CHANGES MADE IN VERSION 5.1 OF DOCTOR DATA 
  143.           LABEL(tm) 
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.           
  168.           
  169.           
  170.           
  171.           
  172.           
  173.           
  174.           
  175.           
  176.           
  177.           
  178.           
  179.           
  180.           
  181.           
  182.           
  183.           
  184.           
  185.           
  186.                                       iii
  187.  
  188.