home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / tsheet / tsheet.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-10-20  |  15.0 KB  |  397 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4. --------------------------------------------------------------
  5.  ██████ ██ ███   ███ █████   █████  ██  ██ █████ █████ ██████ 
  6.    ██   ██ ████ ████ ██     ██      ██  ██ ██    ██      ██   
  7.    ██   ██ ██ ███ ██ ████    █████  ██████ ████  ████    ██   
  8.    ██   ██ ██  █  ██ ██          ██ ██  ██ ██    ██      ██   
  9.    ██   ██ ██     ██ █████   █████  ██  ██ █████ █████   ██   
  10. -------------------------------------------------------Ver 1.1
  11.                Copyright(C) 1991  Mark R. Juneau
  12.                          P.O. Box 1204
  13.                        Arvada,  CO 80001
  14. ---------------------------------------------------------------
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                             INDEX:
  20.  
  21.  
  22.         INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  23.  
  24.         FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  25.  
  26.         HARDWARE REQUIREMENTS  . . . . . . . . . . . 2
  27.  
  28.         INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  29.  
  30.         GETTING STARTED  . . . . . . . . . . . . . . 3
  31.  
  32.         DESCRIPTION OF SCREEN  . . . . . . . . . . . 3
  33.  
  34.         OPERATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  35.  
  36.         LIMITATIONS  . . . . . . . . . . . . . . . . 6
  37.  
  38.         ABOUT SHAREWARE  . . . . . . . . . . . . . . 6
  39.  
  40.         LICENSE AGREEMENT  . . . . . . . . . . . . . 6
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                          INTRODUCTION:
  58.  
  59.    TIME SHEET is a program that was developed for people who
  60. need to maintain a record of their weekly time spent for billing
  61. purposes. Professional people such as engineers, architects, law
  62. firms. ad agencies, accountants, ect. all can use TIME SHEET.
  63.  
  64.    TIME SHEET is particularly ideal for people who spend most of
  65. their time at a computer terminal. It provides a quick and easy
  66. way to maintain a record of your time, and be able to review
  67. previous weeks time sheets at a glance.
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                            FEATURES:
  73.  
  74.    TIME SHEET features a maintenance free client data base. This
  75. means you only have to enter the job number and job name once,
  76. and the program will begin each consecutive new week with a
  77. sorted list of last weeks clients. It also checks for any jobs
  78. which haven't been charged to for more than a week, and deletes
  79. them from next week's data base.
  80.  
  81.    The time spent for services is logged on to the time sheet,
  82. the program then saves the weekly time to an ASCII file format
  83. with a unique file name. This allows a central department to
  84. collect all the timesheet files for the week and import them
  85. into a spreadsheet program.
  86.  
  87.    TIME SHEET has a variety of different configurable
  88. parameters. If TIME SHEET is being used in a group situation,
  89. where data files are collected, there are a few parameters which
  90. should be the same among all the users in that group. Parameters
  91. such as:
  92.              *  Week Ending Day
  93.              *  Company Name
  94.  
  95.    Other configurable parameters were provided to allow each
  96. installation with a unique setup specified by the user. These
  97. parameters are:
  98.              *  Employee Name
  99.              *  Employee ID Number
  100.              *  Data File Path
  101.              *  Data File Extension
  102.              *  Sound
  103.              *  Screen Colors
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.                     HARDWARE REQUIREMENTS:
  111.  
  112.    TIME SHEET requires an IBM PC or compatable, with an EGA or 
  113. VGA adapter and monitor. Printing can be achieved through any dot 
  114. matrix line printer, and most laser printers. Also, a real time 
  115. clock must be present and working.
  116.  
  117.  
  118.                         INSTALLATION:
  119.  
  120.    TIME SHEET may be installed on a hard disk or a floppy. There
  121. are three methods presented here for installing TIME SHEET on
  122. both hard and floppy systems. In all three installation
  123. alternatives there are three files which must be in the same
  124. subdirectory. The files are:
  125.                     TSHEET.EXE   (Executable file)
  126.                     TSHEET.CFG   (Configuration file)
  127.                     TSHEET.INX   (Index of data files)
  128.  
  129. Installation Alternative #1 (Floppy Drive)
  130.  
  131.    Copy the three program files listed above to a floppy disk.
  132. This will be your program disk. Data files that TIME SHEET
  133. creates may be placed on your program disk, or if you have two
  134. floppy drives, have the data files placed on the other floppy
  135. drive. This is set with the DATA FILE PATH option in the
  136. Configuration Menu (CHNG CNFG). Be sure to check all
  137. Configuration settings before entering any data.
  138.  
  139.  
  140. Installation Alternative #2 (Hard Disk Drive)
  141.  
  142.    Create a subdirectory, possibly called \TIME to place the
  143. three files listed above, but make sure the subdirectory name is
  144. listed in the PATH statement in your AUTOEXEC.BAT  file. This
  145. will allow TIME SHEET to be called up without logging to that
  146. subdirectory. You may wish to store all data files created by
  147. TIME SHEET in this directory. This is set with the DATA FILE
  148. PATH option in the Configuration Menu (CHNG CNFG). Be sure to
  149. check all options in the Configuration Menu before entering any
  150. data.
  151.  
  152.  
  153. Installation Alternative #3 (Hard Disk Drive)
  154.  
  155.    If your PATH statement is getting too long, you may wish to
  156. put the three programs files mentioned above, in the same
  157. subdirectory as your most popular application software (assuming
  158. it's in your path). You may then specify another subdirectory
  159. for the data files, which doesn't need to be in your path. Be
  160. sure to check all options in the Configuration Menu before
  161. entering any data.
  162.  
  163.  
  164.                        GETTING STARTED:
  165.  
  166.    The first time you start TIME SHEET it will display the
  167. message "No Data Found for the week requested. Hit Any key to
  168. create new file from last week". You will then get a message "No
  169. Data File Found for last week". This is perfectly normal, TIME
  170. SHEET now knows this a new setup or new configuration, and is
  171. ready to accept your input. 
  172.  
  173.    BUT WAIT! Before you begin to input all your clients, MAKE
  174. SURE all your configuration parameters are set correctly. Pay
  175. Particular attention to the Data File Path, File Extension, and
  176. Week Ending Day. Changing these parameters at a future date will
  177. result in your data files not being found.
  178.  
  179.    To check your configuration, you need to go to the CHNG CNFG
  180. window at the bottom of the screen. This may be done by either
  181. moving the green cursor box with your arrows keys all the way to
  182. the bottom of the screen, or use the TAB or ESC key at any time
  183. to move to SAVE WEEK, then use cursor right to CHNG CNFG.
  184.  
  185.    Once in the Configuration Menu, you can change any of the
  186. settings by typing over them. To accept the highlighted item or
  187. continue to next item, simply hit your RETURN key. After going
  188. through all the parameters, you be offered the opportunity to
  189. save your settings. To get the cursor back in the time sheet
  190. area, use your cursor up key. 
  191.  
  192.    Input your job data (Job Number, and Job Name). The job
  193. number is essential, because once a week your current client
  194. list is sorted by job number. The Job data must be listed
  195. consecutively, meaning no spaces between entries. After
  196. completing the list, don't forget to SAVE WEEK. The program will
  197. warn you if you forget, but the warning can be overridden simply
  198. by ignoring the message. See the Operation section for more
  199. information.
  200.  
  201.  
  202.                     DESCRIPTION OF SCREEN:
  203.  
  204.    In the upper left corner of the TIME SHEET screen is the
  205. current time, and the upper right is the current day and date.
  206. if any of these values are incorrect, see you DOS Manual on how
  207. to use DOS's DATE and TIME commands to correct them.
  208.  
  209.    The main body of screen is the time sheet. This is where you
  210. keep track of your time, similar to the traditional time sheet.
  211. Job information and hours are placed across in rows. The columns
  212. are described as follows:
  213.        Job No.   -  The Job Number may be alpha-numeric
  214.        Job Name  -  The Job Name may be alpha-numeric
  215.        Task Code -  alpha-numeric code or task description
  216.        Mn, Tu... -  Day of the week where you place your hours
  217.        Total     -  Automatic per job Totals
  218.  
  219.  
  220.  
  221.    The bottom of the screen contains eight windows. These are
  222. the functions currently available in TIME SHEET. They are
  223. described as follows:
  224.  
  225.    ▄▄▄▄▄▄▄▄     PRINT WEEK - Allows the printing of the current
  226.    █ PRNT █     week, or any other week that is currently being
  227.    █ WEEK █     viewed. Printing omits any unused jobs for that
  228.    ▀▀▀▀▀▀▀▀     week. Printing can be done on any laser or dot 
  229.                 matrix line printer.   
  230.    ▄▄▄▄▄▄▄▄      
  231.    █ EXIT █     QUIT EXIT - This command does NOT save any     
  232.    █ DONE █     changes made to the current week. Returns to   
  233.    ▀▀▀▀▀▀▀▀     control to DOS                               
  234.  
  235.    ▄▄▄▄▄▄▄▄     SAVE WEEK - Will save the current week's time   
  236.    █ SAVE █     sheet to disk, at a location specified in the  
  237.    █ WEEK █     configuration menu. The file is saved in an    
  238.    ▀▀▀▀▀▀▀▀     ASCII file with space delimited fields.
  239.  
  240.    ▄▄▄▄▄▄▄▄                                                    
  241.    █ THIS █     THIS WEEK - Will display the current week's     
  242.    █ WEEK █     time sheet.                                    
  243.    ▀▀▀▀▀▀▀▀                                                 
  244.  
  245.    ▄▄▄▄▄▄▄▄                                                    
  246.    █ NEXT █     NEXT WEEK - Will display the next week's time   
  247.    █ WEEK █     sheet. You can't edit future weeks.            
  248.    ▀▀▀▀▀▀▀▀                                                 
  249.  
  250.    ▄▄▄▄▄▄▄▄                                                    
  251.    █ LAST █     LAST WEEK - Will display the last week's time   
  252.    █ WEEK █     sheet. You can't edit previous weeks.          
  253.    ▀▀▀▀▀▀▀▀                                                 
  254.  
  255.    ▄▄▄▄▄▄▄▄     CONFIGURATION MENU - Allows changing of items  
  256.    █ CHNG █     such as Employer Name, Employee Name, ID No.,  
  257.    █ CNFG █     Data File Path & Extension, Week Ending Day,   
  258.    ▀▀▀▀▀▀▀▀     Sound, and Screen Colors. Accept defaults by   
  259.                 hitting Return. Change by typing over, or      
  260.                 hitting the space bar to select.
  261.  
  262.    ▄▄▄▄▄▄▄▄     VERSION - Displays the version of your copy   
  263.    █ VER- █     of TIME SHEET, Also displays the address for   
  264.    █ SION █     registration and support.      
  265.    ▀▀▀▀▀▀▀▀                                                 
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.                            OPERATION:
  276.  
  277.    The first time you start TIME SHEET you will of course have
  278. to input job numbers, names, etc. If you are using TIME SHEET in
  279. a group environment, MAKE SURE everybody's configured for the
  280. same Week Ending Day. 
  281.  
  282.    To check your configuration, you will have to access the row
  283. of functions at the bottom of the screen. To get to the function
  284. menu, simply move your cursor all the way down, or at any time
  285. just use the TAB or ESC key. 
  286.  
  287.    Notice your cursor enters the menu at the SAVE WEEK. This was
  288. done to remind you to save your work. You can return to the time
  289. sheet area at any time by moving the cursor up. Notice the
  290. cursor goes to the column of the current day. This was done for
  291. your convenience.
  292.  
  293.    There are a few rules that must be followed when using these
  294. functions;
  295.  
  296.    *  You must save any changes to the current week prior to   
  297.       using any of these commands. If you wish to ignore this  
  298.       warning you may, but any changes made during the current 
  299.       editing session will be lost.
  300.  
  301.    *  You are only allowed to save changes to the current week.
  302.       (This means, if your week ends on Friday, be sure to     
  303.       complete your time sheet before leaving Friday.)  
  304.  
  305.    *  Be aware, changing configuration parameters such as Week 
  306.       Ending Day, or your file extension, will result in loss  
  307.       of any previous time data base. It's not that the data is 
  308.       destroyed. TIME SHEET just can't find it because the     
  309.       weekly file names contain the the week ending date. 
  310.  
  311.    In no time at all you are moving around the TIME SHEET screen
  312. without any problem. To return to DOS, hit EXIT DONE or ESC
  313. twice, but remember to save any changes (if you wish) prior to
  314. doing so.
  315.  
  316.    As you start accumulating weekly time data, you may notice
  317. the Maintenance-Free Feature in affect. The way it works, is
  318. when you start a new week, it reads last week's clients and puts
  319. them into a list. It then deletes any clients on the list that
  320. no time was billed to last week. The remaining client list is
  321. them sorted by job number, and used to start the new week.
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.                         LIMITATIONS:
  327.  
  328.    There are a few limitations in the operation of TIME SHEET.
  329. They are described as follows:
  330.  
  331.    *  No more than 14 client listings per week are allowed. This
  332.       may be a problem for some people. If you experience a    
  333.       problem with this let me know, and it will be corrected  
  334.       in a future revision.
  335.  
  336.    *  No more than 200 weeks of data may be maintained in the  
  337.       data base at once. This shouldn't be a problem. After all,
  338.       that is almost 4 years of data. You will get a warning   
  339.       message when you reach this point. It will ask you to    
  340.       remove some of the data from the data subdirectory. This 
  341.       will prevent slow operation of the program.
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.                       ABOUT SHAREWARE:
  348.  
  349.    Shareware distribution gives users a chance to try software
  350. before buying it. If you try a Shareware program and continue
  351. using it, you are expected to register.
  352.  
  353.    Shareware is a distribution method, not a type of software.
  354. You should find software that suits your needs and pocketbook,
  355. whether it's commercial or Shareware. The Shareware system
  356. makes fitting your needs easier, because you can try before you
  357. buy. And because the overhead is low, prices are low also.
  358. Shareware has the ultimate money-back guarantee -- if you don't
  359. use the product, you don't pay a registration fee for it.
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.                      LICENSE AGREEMENT:
  368.  
  369.    Users of TIME SHEET must accept this disclaimer of warranty:
  370. "TIME SHEET is supplied as is. The author disclaims all
  371. warranties, expressed or implied, including, without limitation,
  372. the warranties of merchantability and of fitness for any
  373. purpose. In no event shall the author be responsible for any
  374. costs or damages whatsoever due to errors in usage or your
  375. failure to read, understand, or follow instructions in the
  376. documentation."
  377.  
  378.    If you obtained TIME SHEET from a shareware disk vendor, a
  379. BBS, a friend or colleague, or another similar source, you have
  380. an unregistered (trial) copy. If you find this program useful
  381. and find that you are using TIME SHEET and continue to use TIME
  382. SHEET for more than 21 days, you must make a registration
  383. payment of $20. Upon Receipt, I will send you printed User's 
  384. Manual, plus the latest version of TIME SHEET. Site-License 
  385. arrangements may be made by contacting Mark R. Juneau.
  386.  
  387.    You are encouraged to pass a copy of TIME SHEET along to
  388. your friends for evaluation. Please encourage them to register
  389. their copy if they find that they can use it. 
  390.  
  391.                                     Thank You!
  392.                                   Mark  R. Juneau
  393.                                    P.O. Box 1204
  394.                                  Arvada,  CO 80001
  395.  
  396.  
  397.