home
***
CD-ROM
|
disk
|
FTP
|
other
***
search
/
The Best of the Best
/
_.img
/
02127
/
gsauf.162
/
DOK.TXT
< prev
next >
Wrap
Text File
|
1991-11-29
|
114KB
|
2,612 lines
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ DIE GS-AUFTRAGSBEARBEITUNG VERSION 1.6x │
│ (c) 1986 - 1991 │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Dokumentation │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
Gandke & Schubert Computerprogramme
Postfach 200 429
D-4050 Mönchengladbach 2
Telefon: (0 21 66) 61 20 33
9.00 - 13.00 + 14.00 - 17.00 Uhr
Telefax: (0 21 66) 61 20 37
Mailbox: (0 21 66) 4 47 13
BTX: *Gandke & Schubert GS Software#
┌─────────────────────────────────┐
│ │
│ 1. Gliederung der Dokumentation │
│ │
└─────────────────────────────────┘
Die Gliederung dieser Dokumentation entspricht in etwa Ihrer
Vorgehensweise bei der Auftragbearbeitung mit diesem
Programm. Bitte beachten Sie, daß wir häufig nur von
"Aufträgen" und nicht von Rechnungen usw. sprechen.
Aufträge sind die Grundlage dieser Auftragsbearbeitung und
können jederzeit in den jeweiligen "Schriftverkehr"
umgewandelt werden!
1. Gliederung der Dokumentation
2. Allgemeine Benutzungshinweise
Funktionsweise der Nachrichtenzeilen
<ESC>-Taste
Systemdatum ändern
3. Grundlegende Stammdatenmodule
Kunden
Suchen eines Kunden (Artikels, Lieferanten)
Funktionstasten in den Stammdaten
Neuanlage eines Kunden (Artikels, Lieranten)
Lieferanschrift
Kundenpreisliste
Lieferanten
Artikel
Lagerartikel/Lagernummer
Kalkulation der Artikelpreise
Lagerwert
Artikelrabatt
4. Freie Texte/Briefbogen
Texte Schriftverkehr
Briefbogen
5. Laufende Nummern/Nummernkreise
6. Wie erstellt man einen Auftrag?
Auswahl eines Kunden
Freie Adresse für einen Auftrag
Auftragsstammdaten I / Barverkauf
Teillieferung
Fakturierung
Direktfakturierung
Lagerüberprüfung
Gesamtpreis einer Position
Artikelrabatt
Einzelpreis ändern
Umsatzsteuerumrechnung/-änderung
Kundenpreisliste aktualisieren
Kundenrabatt
Individueller Rabatt
Aufschläge
Rabattberechnung in Positionen
Weitere Positionen
Freie Textzeile
Position ändern/löschen
Auftrag abschließen/Summen & Preise
7. Wie kann man Aufträge wiederfinden?
Auftragssuche über einen Kunden
Auftragsstatus
Erweiterte Auftragssuche
Rechnungsnummer
Auftragsstatusfenster
Auftrag ändern/erweitern
Wiederholungsauftrag/Standardauftrag
Standardaufträge
Aufträge einzeln löschen
8. Wie aus einem Auftrag Schriftverkehr wird!
Auftragsstammdaten II
9. Offene Posten/Zahlungseingang
Zahlungseingang/Teilzahlungen
Berücksichtigung von Skonti
Stornieren des Auftrages
Auftragssumme ändern
10. Lagerverwaltung
Abgang
Bestellung
Inventurbuchung
Zugang
Lagerumbuchung
11. Zusatzmodule
Automatischer Mahnlauf
Wartungsverträge/Kopienabrechnung
Schriftverkehr-Etiketten
Sammelrechnungen
12. Statistik/Listen/Auswertungen/Etiketten
Umsatz
Listen mit Selektion
Listen ohne Selektion
Umsätze/Periode
Umsatzverteilung
Etikettendruck
13. Dienstprogramme
Formatierung der Druckausgabe
Die drei verschiedenen Druckformate
Suchdateien aktualisieren
Alte Aufträge löschen
Lager reorganisieren
Druckersequenzen
Format Schriftverkehr
Positionsgestaltung/Bruttopreise
Einstellung Summenzeile/frei def. Felder
Einstellung OP & Rechnungs-Journal
Umsatzsteuer/Währung/Land/Rundung
Einstellung Etiketten
EK-Preis-Aufschlag/Rabatt
Artikelpreisänderung
Passwortschutz
Systemeinstellungen
Farbeinstellungen
Drucker-Spooldatei GSAUF.PRN
Listen definieren
Schnittstellen -> GS-EAR -> GS-ADRESSEN
14. Datensicherung !!!
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 2. Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Programmes │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
Anmerkung:
Mögliche Tasten, die im Programm gedrückt werden können,
werden in dieser Dokumentation folgendermassen dargestellt:
<TASTE>
Die Auftragsbearbeitung bietet Ihnen eine vollmenügesteuerte
Benutzeroberfläche. Sie können entweder von übergeordneten
Verteilern, auch Menüs (Auswahlbildschirme) genannt, die
einzelnen angebotenen Programmpunkte mit dem entsprechenden
Buchstaben direkt anwählen (<a>, <b> ... ) oder mit den
Cursortasten <Pfeil hoch>, <Pfeil runter> usw. bzw. mit der
<Leertaste> den Programmpunkt auswählen und danach durch
einmaliges Betätigen von <Return> in diesen Programmpunkt
gelangen.
┌──────────────────────────────────────┐
│ Funktionsweise der Nachrichtenzeilen │
└──────────────────────────────────────┘
An fast jeder Stelle des Programmsystems erhalten Sie eine
Hilfe in den beiden Nachrichtenzeilen, das sind die Zeilen
am unteren Rand des Bildschirmes. Entweder haben Sie die
Wahl, eine einmalige Frage bezüglich des Programmablaufes zu
beantworten oder mit den angegebenen Funktionstasten aus
mehreren Möglichkeiten eine auszuwählen.
Andere Eingaben als die angebotenen akzeptiert das
Programmsystem nicht. An den übrigen Stellen bietet Ihnen
das Programm eine Hilfe bzw. Bemerkungen zum weiteren
Ablauf.
Ausführliche Hilfe erhalten Sie ebenfalls über die Taste
<F1> im gesamten Programm! Bitte beachten Sie, daß in vielen
Fällen die Online-Hilfe als Ergänzung zu dieser
Dokumenation zu sehen ist. Sämtliche Variablennamen usw.
z.B. für Schriftverkehrgestaltung o.ä. finden Sie nur in der
Programmhilfe. Benutzen Sie also, besonders am Anfang Ihrer
Arbeit mit GS-AUFTRAG, die Taste <F1> besonders häufig!
Eine allgemeine Ausnahme im gesamten Programm ist die ...
┌─────────────┐
│ <ESC>-Taste │
└─────────────┘
Mit dieser Taste gelangen Sie jeweils in den nächsthöheren
Verteiler bzw. können eine ungültige Eingabe rückgängig
machen. Sie können mit dieser Taste einen Programmpunkt
auch komplett abbrechen. In den meisten Eingabe- und
Erfassungsmasken gelangen Sie an beliebiger Stelle durch
Drücken von <ESC> sofort in das nächsthöhere (also
aufrufende) Menü, wo Sie die weitere Bearbeitung fortsetzen
können.
┌────────────────────┐
│ Systemdatum ändern │
└────────────────────┘
Das interne GS-Auftrag Systemdatum (1.Zeile rechts oben)
kann jederzeit mit <ALT>+<S> geändert werden.
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 3. Die Grundlage einer Auftragsbearbeitung: Stammdaten │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────┘
Stammdatenmodule sind die Grundlage Ihrer Auftrags-
bearbeitung. Sie können damit Kunden, Lieferanten, Artikel
und freie Texte anlegen oder ändern. Diese einmal erfaßten
Daten haben Sie bei der Fakturierung immer im Zugriff. Das
heißt, wenn sich z.B. eine Kundenanschrift ändert, wird das
von Ihnen nur einmal eingegeben. Ab dieser Änderung steht
die neue Adresse dem System überall zur Verfügung. Die
Vorgehensweise in den Stammdatenmodulen "Kunden",
"Lieferanten" und "Artikel" ist weitestgehend identisch.
Wir stellen Ihnen nun die Suche eines Kunden und die weitere
Bearbeitung anhand der Kundenstammdaten vor. Bei Artikeln
und Lieferanten beschränken wir uns nur noch auf die
Funktionsbeschreibung, da praktisch die Handhabung dieser
Programmteile vergleichbar mit den Kundenstammdaten ist.
┌────────┐
│ Kunden │
└────────┘
Die Kundenstammdaten bestehen aus zwei verschiedenen Seiten:
Erster Bildschirm Kundenstammdaten:
Sie können informative Daten wie z.B. die Adresse,
Telefonnummer, Zahlungsziel, Rabatte und Bankverbindung
eingeben.
Zweiter Bildschirm Kundenstammdaten:
Hier haben Sie die Möglichkeit, den Kunden für die zehn
Artikelrabattstufen bestimmte Rabatte zuzuordnen, die
bei der Fakturierung auf Wunsch vergeben werden können.
Unter "Sonstiges" können freie Textfelder definiert werden
wie z.B. Seriennummern, Erstkontakt, Anzahl der
Mitarbeiter, Firmierung des Kunden usw. Diese freien
Textfelder gelten für sämtliche Kundenstammdatensätze und
dienen lediglich Ihrer Information. Das Ändern dieser
Textfelder ist mit <F9> möglich.
Wechseln Sie zu den einzelnen Kundenbildschirmen mit den
Tasten <F6>, bzw. in den Stammsatz (1. Bildschirm) jeweils
mit der Taste <F2>.
┌─────────────────────┐
│ Suchen eines Kunden │
└─────────────────────┘
Im Kundenstammdatenmenü stehen Ihnen vier Suchbegriffe zur
Verfügung:
Match-Code
Name
Kundennummer
Debitorennummer
Die Felder "Anrede" bis "Postfach" sind die Felder, die bei
einer eventuellen Eingabe in Ihrem Adressenfeld des
Schriftverkehrs erscheinen.
In vielen Fällen empfiehlt es sich, unter "Match-Code" einen
bestimmten Suchbegriff der Firma oder des Kunden anzulegen
z.B. unter Name schreibt man:
Bauunternehmung Joseph Schmitz GmbH
Dieser Name erscheint dann auch im Adressenfeld des
Schriftverkehrs. Um dem Kunden aber komfortabel suchen zu
können, sollten Sie z.B. beim Match-Code "Schmitz"
eingeben. Sie können dann mit einem der vier Suchbegriffe
Kunden auswählen, indem Sie den ganzen Namen bzw. einen
Teil des Namens in das Feld des Suchbegriffs schreiben und
dann mit <Return> bestätigen.
Es erscheint dann der erste Kundendatensatz, der Ihrem Such-
begriff entspricht. Sollte sich kein Datensatz entsprechend
Ihrer Eingabe finden, wird automatisch der nächste, Ihrem
Suchbegriff folgende Datensatz angezeigt.
┌───────────────────────────────────┐
│ Funktionstasten in den Stammdaten │
└───────────────────────────────────┘
Mit den Pfeiltasten runter bzw. rechts oder mit <Return>
können Sie vorblättern, mit den Pfeiltasten hoch bzw.
links oder <Backspace> können Sie zurückblättern. In allen
Stammdatenmodulen ist ein Blättern mit diesen Tasten
möglich. Aus diesem Grund werden wir in diesem Handbuch
nicht mehr gesondert darauf hinweisen. Überhaupt sind alle
Stammdatenmodule in der Funktionstastenbelegung identisch,
das heißt, <F3> ist Ändern des Datensatzes, <F4> löschen,
<F8> Neuanlegen, <F9> freie Textfelder ändern usw. ...
┌────────────────────────┐
│ Neuanlage eines Kunden │
└────────────────────────┘
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Kunden (auch Lieferanten
oder Artikel) neu in den Stammdaten anzulegen.
Sie tippen einen Suchbegriff ein, und das System meldet
sich mit "Kunden nicht gefunden", danach bleiben Ihnen zwei
Möglichkeiten zur Wahl:
<F7> (Suchbegriff):
Sie haben sich z.B. vertippt und wollen neu suchen. Der
Bildschirm wird gelöscht und Sie können den Suchbegriff
jetzt richtig eingeben.
Wenn unter dem "Suchbegriff" kein Kunde in den Stammdaten
vorhanden ist, können Sie mit <F8> (Neuanlage) den Kunden
neu anlegen. Der Cursor springt in das erste Feld " Match -
Code " und das System ist zur Eingabe bereit.
(Bei Eingabe in die Felder "Match-Code" und "Name" s.o. ).
Besonders komfortabel und zeitsparend ist aber die
Möglichkeit, sich einen bereits vorhandenen Datensatz
auszuwählen, der Ihrem neuen Kunden, Lieferanten oder
Artikel weitestgehend entspricht. Wenn Sie dann auf dem
Datensatz stehen und <F8> "Neuanlage" drücken, wird ein
neuer Datensatz mit den gleichen Feldinhalten erzeugt.
Ändern Sie dann nur noch abweichende Werte und die Kunden-,
Lieferanten- oder Artikelnummer.
Auf diese Art können Sie schnell und sicher auch grössere
Datenmenge erfassen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Adressen aus dem
Programm GS-ADRESSEN einzulesen oder auch an GS-ADRESSEN zu
übergeben. Wenn die Schnittstelle zu GS-ADRESSEN aktiviert
ist, erscheint zusätzlich noch die Abfrage, ob der neue
Kunde aus GS-ADRESSEN eingelesen werden soll.
In der Wahl Ihrer Kundennummern sind Sie wenig
eingeschränkt. Es besteht zur Vereinfachung der Eingabe bei
vielen Kunden die Möglichkeit eine automatische
Kundennummergenerierung vorzunehmen.
Die Eingabe des ersten Teils ist wahlfrei.
Der zweite Teil kann selbstständig hochgezählt werden.
(siehe "Freie Texte" und "Laufende Nummern")
Geben Sie einen Gesamtrabatt ein, wird dieser für jeden
Auftrag als Gesamtrabatt für diesen Auftrag vorgeschlagen.
In die Felder Zahlungsziele "Skonto %", "Skonto/Netto"
können Sie Standardwerte eingeben, die später bei jedem
Auftrag dieses Kunden vorgeschlagen werden aber individuell
für einen Auftrag jederzeit abgeändert werden können.
Wenn Sie nicht wollen, daß bei diesem Kunden (z.B.
Auslandskunde) Umsatzsteuer berechnet wird, geben Sie im
Feld "USt-Berechnung" ein "N" (Nein) ein.
Wenn der Kunde Bruttopreise erhalten soll, können Sie ein
"B" eingeben (Die Vorgabe kann in den Dienstprogrammen
eingestellt werden).
Die Felder "Rabatt 1" bis "Rabatt 5" dienen der flexiblen
Preisgestaltung über Rabatte:
z.B.
Rabatt 1 bei einer Abnahmemenge bis 10
Rabatt 2 bei einer Abnahmemenge von 10 bis 30 usw.
In das Feld "Vk-Preisgruppe" können Sie drei
Verkaufspreisgruppen eingeben, die analog zu den
Artikelstammdaten sind:
z.B.
Vk-Preisgruppe 1 Endkunde
Vk-Preisgruppe 2 Wiederverkäufer
Vk-Preisgruppe 3 umsatzstarker Wiederverkäufer
Ihre Artikel-Vk-Preise können genauso angelegt werden.
Entsprechend dem ausgewählten Kunden werden sie Ihnen bei
der Fakturierung automatisch richtig angezeigt. Beachten
Sie, daß Sie natürlich keine VK-Preisgruppe 2 bei einem
Kunden vergeben sollten, wenn Sie auch keine VK-Gruppe 2 bei
Ihren Artikeln vorgesehen haben. Bei der Fakturierung
erscheint sonst immmer nur der VK-Preis 0.00 DM. Wenn Ihnen
das einmal passiert, daran kann's liegen.
Nachdem Sie den Kunden so angelegt haben, können Sie mit
<F3> bzw. <F4> den Kunden jederzeit ändern oder auch
löschen.
Falls Sie Anfangsumsätze oder -salden eines Kunden eingeben
wollen, kann das mit der Taste <CTRL>+<F3> im Ändern-Modus
(F3) geschehen. (Gilt auch für die Artikel-Stammdaten)
ACHTUNG!!!
Da die Aufträge und die Kunden über die Kundennummer
miteinander verknüpft werden, darf die Kundennummer, nachdem
schon Aufträge angelegt wurden, nicht mehr geändert werden!
┌─────────────────┐
│ Lieferanschrift │
└─────────────────┘
Auf der zweiten Kundenseite können Sie eine Lieferanschrift
erfassen, die wahlweise beim Ausdruck des Schriftverkehrs
verwendet werden kann.
┌──────────────────┐
│ Kundenpreisliste │
└──────────────────┘
Kundenpreise sind feste Preise, keine Rabatte, die einem
Kunden für einen bestimmten Artikel zugeordnet werden.
Die Kundenpreisliste bietet Ihnen die Möglichkeit,
kundenspezifische Preise zu verwalten. Diese Kundenpreise
können Sie mit Ihrem Kunden aushandeln. Wenn Sie dann an
diesen Kunden den bestimmten Artikel verkaufen, wird
anstatt des Artikelpreises aus den Stammdaten Ihr
spezifischer Kundenpreis übernommen. Als Orientierung für
Sie wird bei der Fakturierung in der Statuszeile ein Feld
"K-EP", für Kundeneinzelpreis, invers angezeigt. Auf den so
ausgewählten Kundenpreis können Sie natürlich noch einen
Rabatt gewähren.
Mit <F5> (Preise) können Sie von jeder Kunden-
bildschirmseite aus nach Eingabe des Passwortes die
Kundenpreisliste anwählen. Bei der Kundenpreisliste können
Sie einem bestimmten Kunden verschiedene Preise der Artikel
zuordnen.
┌─────────────┐
│ Lieferanten │
└─────────────┘
In diesem Stammdatenmodul können Sie sich Ihre Lieferanten
anlegen und mit drei Suchbegriffen
Name
Lieferantennummer
Kreditorennummer
wieder herraussuchen. Nach dreimaligem Drücken von <Return>
erscheinen alle Lieferanten alphabetisch geordnet. Die
Anlage der Lieferantenadresse geschieht analog zur Anlage
der Kundenadresse.
┌─────────┐
│ Artikel │
└─────────┘
Bei den Artikeln haben Sie die Möglichkeit, mit drei
Suchbegriffen den gewünschten Artikel herauszusuchen:
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Warengruppe
Wenn Sie durch die Artikel blättern (<Pfeiltasten>,<Return>
bzw. <Backspace>), werden die EK-Preise und die EK-Preis-
Aufschläge zu Ihrer Sicherheit nicht mit angezeigt. Erst
durch drücken von <F5> (Passwort!) sehen Sie die Preise.
In den oberen Teil der Artikelstammdaten können Sie die
Werte eingeben, die Ihren Artikel charakterisieren:
z.B.
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
eine Zeile Artikelzusatztext
Einheit
Preiseinheit/Abbuchung
Die Preiseinheit (und Abbuchungseinheit) ist standardmäßig
mit 1 vorgegeben, bei anderen Werten (z.B .. per 1000, per
12) wird im Fakturierungsteil folgendermaßen gerechnet:
Preis = (Menge * EP) / Preiseinheit
Die Abbuchungseinheit wird für die Artikelabbuchung vom
Lager verwendet.
Für Warengruppen stehen Ihnen zwei Stellen zur Verfügung.
In das Feld Rabattgruppe können Sie Zahlen von 0-10
eingeben:
0 bedeutet, der Artikel gehört zu keiner Rabattgruppe
(Standardwert).
Rabattgruppen von 1-10:
Bei der Fakturierung dieses Artikels wird automatisch bei
den Kundenartikelrabatten nachgesehen, ob ein Rabatt
vorhanden ist. Wenn ja, wird dieser ausgeworfen und kann
ausgewählt werden.
Der Umsatzsteuersatz ist standardmäßig immer mit "V", das
heißt volle Umsatzsteuer (bzw. Satz 1), vorbelegt. Mit
Hilfe der Kennung "V" (voll) bzw. "H" (halb) wird
automatisch der richtige Umsatzsteuersatz zugeordnet. Die
Eingabe von "0", keine Umsatzsteuer, ist auch möglich.
Der aktuelle Umsatzsteuersatz (auch die Bezeichnung) in
Prozent kann unter "Dienstprogramme" angelegt werden.
┌──────────────────────────┐
│ Lagerartikel/Lagernummer │
└──────────────────────────┘
Im Feld Lagerartikel können Sie angeben, ob der Artikel bei
der Fakturierung vom Lager abgebucht werden soll oder
nicht. Eine Abbuchung ist z. B. bei Dienstleistungen
(Technikerstunde, Anfahrt) oder Artikeln, die Sie aus
irgendwelchen Gründen nicht im Lager führen wollen, sinnlos.
┌───────────────────────────────┐
│ Kalkulation der Artikelpreise │
└───────────────────────────────┘
Der mittlere Teil der Artikelstammdaten auf dem Bildschirm
dient Ihrer Kalkulation der VK-Preise.
Sie können dabei folgendermaßen vorgehen:
Sie geben für Ihren Artikel den Einkaufspreis an. Anhand
der vorgegebenen EK-Preis-Aufschläge (unter Dienst-
programme) werden, auf Wunsch automatisch, sämtliche
VK-Preise 1-3, sowie der VK-Preis 1 als Bruttopreis
errechnet.
In den Dienstprogrammen kann ebenfalls die automatische
Berechnung Ihrer Preise ein- oder ausgeschaltet werden.
┌───────────┐
│ Lagerwert │
└───────────┘
Wenn Ihrerseits ein Lagerzugang erfolgt, kann er danach
eingegeben werden. Ihr Lagerwert wird gewichtet und ein
mittlerer EK-Preis, bestehend aus x Teilen Altbestand/alter
EK und y Teilen Neuzugang/neuer EK wird errechnet. Benutzen
Sie diesen mittleren EK für Ihre neue Anpassung des
Einkaufpreises. Der neue Bestand wird dabei automatisch
Ihrem gewünschten Lager zugebucht. Im Lagermodul finden Sie
diesen Zugang unter der Bemerkung "Inventurbuchung /
Artikel"
Wenn Sie auf diese Möglichkeit des Lagerzugangs verzichten
wollen, geht es direkt weiter mit jeder beliebigen Taste.
Einen Lagerzugang können Sie nach Betätigen von <j>
eingeben.
Nachdem Sie den EK-Preis eingegeben haben, können Sie die
Aufschläge auf den EK-Preis in Prozent ändern.
Aufschläge können bedingt durch die Feldgröße maximal
9999.99% betragen.
Die Umrechnung der VK-Preise erfolgt direkt. Wenn Sie z.B.
in das Feld VK-Preis 1 brutto den Wert 199.00 DM eingeben
(aus optischen Gründen) wird automatisch der Netto-VK-Preis
und der Aufschlag des VK-Preises 1 auf den EK-Preis
zurückgerechnet.
Genauso können Sie bei den drei Nettoverkaufspreisen
verfahren, um die Preise optisch zu korrigieren.
Nach erfolgter Eingabe und Umrechnung in dem letzten Feld,
können Sie die gesamte Kalkulation noch einmal ändern, bzw.
mit <Return> in den dritten Teil des Bildschirmes wechseln.
Hier befindet sich das Feld "Mindestbestand", was für das
Lager von Bedeutung ist. Bei der Auswertung
"Bestellvorschläge" werden nur Artikel gelistet, deren
aktueller Bestand kleiner oder gleich dem Mindestbestand
ist. Um diese Programmoption sinnvoll nutzen zu können,
sollten Sie sich bei dem jeweiligen Mindestbestand Ihres
Artikels einige Gedanken machen.
Bei der Fakturierung werden Sie bei Abbuchungen automatisch
daran erinnert, wenn der Mindestbestand unterschritten ist.
┌───────────────┐
│ Artikelrabatt │
└───────────────┘
Bei der Neuanlage eines Artikels werden Sie nach der
Rabattgruppe gefragt.
0 bedeutet dabei kein Artikelrabatt. Rabattgruppe 1-10
können Sie frei vergeben.
Die Zuordnung des Artikelrabatts geschieht über den Kunden.
Im Kundenstamm haben Sie die Möglichkeit, auf der 2.
Bildschirmseite zehn Artikelrabattgruppen anzulegen.
Das bedeutet folgendes:
Sie können z.B. für die gesamte Warengruppe 10 für diesen
Kunden einen Sonderrabatt von 12 % vereinbaren. Dieser
Rabatt wird dann zusätzlich von dem Verkaufspreis
abgerechnet, der dem Kunden zugeordnet ist.
Rabatte werden bei der Fakturierung vorgeschlagen, und nicht
automatisch abgezogen. Sie können Waren auch weiterhin zum
"Listenpreis" verkaufen!
Ein kleiner Tip:
Wenn Sie neue Artikel anlegen, und eine durchlaufende
Nummerierung wünschen, sollten Sie im Feld "Artikel-Nummer"
<F10> "Artikelnummer generieren" drücken. Sie werden nach
einem Muster gefragt, z.B. "10-01". Anhand dieses Musters
wird die nächste freie Artikelnummer vorgeschlagen, z.B.
"10-012".
┌───────────────────────────┐
│ │
│ 4. Freie Texte/Briefbogen │
│ │
└───────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
│ Texte Schriftverkehr │
└──────────────────────┘
Wir haben für Sie zu jedem Schriftverkehr (Angebot, Rechnung
usw. ...) ein Beispiel eines Textes vorgesehen, der in
diesem Programmteil geändert werden kann. Es stehen Ihnen
drei verschiedene Textformate zur Verfügung, also können
z.B. deutsche und englische Rechnungen geschrieben werden.
Vor jedem Ausdruck kann das gewünschte Format nochmals
geändert werden.
┌───────────┐
│ Briefkopf │
└───────────┘
Hier können Sie sich entsprechend den anderen freien Texten
Ihren Briefkopf (-fuß) individuell gestalten (mit 7 Kopf-
und 3 Fußzeilen). Desweiteren kann die erste bzw. die zweite
Zeile des Ausdruckes in großer Schrift ausgedruckt werden
(siehe Druckersequenzen).
Wenn Sie fertiggedruckte Briefbögen verwenden, kann der
Ausdruck des Kopfes ausgeschaltet werden (Dienstprogramme/
Format Schriftverkehr).
Sie können in die Texte auch Drucksequenzen eingeben,
allerdings müssen dann die Texte in Anführungszeichen
stehen, z.B. "Gandke & Schubert"+chr(15)+" "4050 Mönc ...."
Vorteil dieser "eingestreuten" Drucksequenzen ist die
weitergehende Gestaltungsfreiheit bei Verwendung von
Blankopapier.
(Bitte ändern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile,
bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!)
┌───────────────────────────────────┐
│ │
│ 5. Laufende Nummern/Nummernkreise │
│ │
└───────────────────────────────────┘
Die Verwaltung der Auftrags- bzw. Schriftverkehrsnummern
verläuft in dem Programmsystem folgendermaßen:
Der feststehende Teil der Schriftverkehrsnummer dient zur
eindeutigen Unterscheidung des Auftrages bzw. des
jeweiligen Schriftverkehrs. Darüberhinaus ist es möglich,
den vorderen Teil bzw. den hinteren Teil anzuhängen und
frei zu gestalten.
Unter diesem Programmpunkt bieten sich Ihnen deshalb
folgende Möglichkeiten:
Bei einer beliebigen Eingabe in das Feld "Vorderer Teil"
beim jeweiligen Schriftverkehr, wird der eingegebene Teil
vor die feststehende Auftrags- bzw. Schriftverkehrsnummer
geschoben. Sie sind so in der Lage, sich für die
verschiedenen Teile des Schriftverkehres feststehende
Nummernkreise zuzulegen:
z.B.
10 für Angebot
20 für Auftragsbestätigung
30 für Lieferscheine usw ...
Das dient zur Erleichterung und Unterscheidung des
eventuellen Auftrags- bzw. Schriftverkehrsstatus (bei
telefonischen Anfragen).
Verschiedene Optionen dienen zur leichteren Identifizierung
Ihrer Ablage und Ihrer Rechnungsnummern. Zusätzlich kann
auch für Ihre Standardkundennummervergabe und die
Rechnungsnummern ein Wert eingegeben werden, ab dem die
Nummer hochgerechnet wird.
┌────────────────────────────────────┐
│ │
│ 6. Wie erstellt man einen Auftrag? │
│ │
└────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
│ Auswahl eines Kunden │
└──────────────────────┘
Wählen Sie den Punkt "Positionen erfassen":
Sie können sich mit einem der vier Suchbegriffe:
Kundenname
Match-Code
Kundennummer
Debitorennummer
den gewünschten Kunden heraussuchen und mit <j> den Kunden
für diesen Auftrag übernehmen.
┌─────────────────────────────────┐
│ Freie Adresse für einen Auftrag │
└─────────────────────────────────┘
Falls der Kunde noch nicht in den Stammdaten angelegt ist
oder bei Ladenverkäufen (wo Kunden selten in die Stammdaten
aufgenommen werden), ist es möglich, eine freie Adresse
aufzunehmen, wenn kein Kunde gefunden wurde. Diese freie
Adresse wird mit einer besonderen Kundennummer, die mit "FR"
beginnt, in den Kundenstamm aufgenommen. Bei Bedarf kann
Sie gelöscht oder erweitert werden. Als USt-Kennung wird bei
einem freiem Kunden immer "B" (Brutto-Preise) vorgeschlagen.
┌───────────────────────────────────┐
│ Auftragsstammdaten I / Barverkauf │
└───────────────────────────────────┘
┌───────────────┐
│ Teillieferung │
└───────────────┘
In den beiden nachfolgenden Feldern "Bezeichnung,
Liefertermin" und in den drei freidefinierbaren Textfeldern
auf der rechten Seite der Maske haben Sie die Möglichkeit,
zu Ihrer Orientierung beim späteren Heraussuchen von
Aufträgen, Daten einzugeben. Die Bezeichnung dieser Felder
kann in den Dienstprogrammen geändert werden. Darüberhinaus
ist es auch möglich, die Felder mit auf Ihrem Schriftverkehr
auszudrucken.
Im Feld "Auftragsart" wird normalerweise immer "AU", für
einen "normalen" Auftrag vorgeschlagen. Bei Barverkäufen
kann "BV" eingegeben werden. Ein Eintrag in die
"Offene-Posten-Liste" erfolgt dann nicht, als Vorgabe für
USt-Berechnung wird "B" für Bruttopreise genommen. Die
Kennung "TL" kennzeichnet eine Teillieferung, die später
einmal zusammen mit anderen in einer Sammelrechnung
abgerechnet werden kann (Sammelrechnung / Zusatzmodule).
Die Kennung für die Umsatzsteuerberechnung wird für diesen
Kunden aus den Stammdaten geholt, kann aber für diesen
Auftrag geändert werden. Auch wenn keine Umsatzsteuer
berechnet werden soll, ist es jederzeit möglich, einzelnen
Positionen Umsatzsteuer zuzuordnen. Zusammenfassung:
"B" - Bruttopreisfakturierung
"J" - Normale Nettofakturierung
"N" - Keine Umsatzsteuer (z.B. Auslandskunden)
Es kann in den Dienstprogrammen eine Vorgabe für die
Auftragsart und die Kunden-USt-Kennung eingestellt werden!
Wenn die Eingabe der Auftragsdaten abgeschlossen ist,
können Sie mit <j> (Positionen bearbeiten) in den Teil
"Fakturierung" springen.
Die vorgeschlagene neue, um eins hochgezählte, Auftrags-
nummer können Sie mit <Return> übernehmen oder auch
überschreiben. Doppelte Auftragsnummern akzeptiert das
Programm nicht.
┌──────────────┐
│ Fakturierung │
└──────────────┘
Mit den drei Suchbegriffen
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Warengruppe
können Sie sich jetzt beliebige Artikel aus Ihren
Artikelstammdaten heraussuchen. Dabei kann in den Artikeln
geblättert werden und der gewünschte Artikel mit <j>
(Artikel übernehmen), in den Auftrag übernommen werden.
Durch dreimaliges Drücken von <Return> werden Ihnen
sämtliche Artikel Ihrer Artikelstammdatendatei gelistet.
Diese Artikel sind dann nach der Artikelnummer aufsteigend
sortiert. In der Spalte "EP" für Einzelpreis wird Ihnen der
jeweilige Verkaufspreis angezeigt.
Die Verkaufspreisgruppe des Kunden wird dabei automatisch
berücksichtigt!
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, durch Drücken von
<F10> den Einkaufspreis des Artikels anzusehen. Das dient
dazu, Ihnen bei einer eventuellen Rabattierung bzw. bei
einem eventuellen Kundenpreis Ihre Kalkulation zu
erleichtern. Wenn ein Artikel übernommen wurde, können Sie
die gewünschte Menge eingeben. Maximale Größe ist dabei
9999,99.
Als Lager wird das Lager angenommen, daß Sie in den Artikel-
stammdaten eingestellt haben. Mit <F2> kann die Lagernummer
für jede Position geändert werden.
Mit <F4> können Sie einen Mengenmultiplikator eingeben.
Beispiel: MENGE * MULTIPLIKATOR * EP = GP, also ...
3 Teile * 6 Tage = 18 * EP = GP
┌─────────────────────────┐
│ <F7> Direktfakturierung │
└─────────────────────────┘
Wenn Sie Artikel fakturieren wollen, die nicht im
Artikelstamm vorhanden sind, kann der Suchmodus mit <F7>
ausgeschaltet werden. Sie können dann eine beliebige
Position mit freien Angaben erstellen. Beachten Sie die
angezeigte Reihenfolge der Eingabe. Sie können natürlich
die Umsatzsteuer umrechnen, oder einen USt-Satz vergeben.
Eine Aufnahme des Preises in die Kundenpreisliste ist wegen
der fehlenden Artikelnummer nicht möglich. Ebenso ist eine
Lagerbewegung weder sinnvoll noch möglich.
┌──────────────────┐
│ Lagerüberprüfung │
└──────────────────┘
Nachdem Sie die gewünschte Menge eingegeben haben, wird
überprüft, ob ein entsprechender Bestand im Lager vorhanden
ist. Diese Überprüfung findet nur bei sog. Lagerartikeln
(siehe Artikel) statt.
Die Lagernummer Ihres Artikels wird in den Stammdaten
festgelegt, kann aber nach Eingabe von <F2> geändert werden.
Wenn der Mindestbestand, im Artikelstamm angegeben,
unterschritten wird, oder der Bestand kleiner als Null wird,
erscheint eine Meldung, die Sie auf den entsprechenden
Sachverhalt hinweist. Zu Ihrer Kontrolle wird der aktuelle
Lagerbestand angezeigt. Sie können jetzt die Menge dieser
Position ändern oder eine Abbuchung vornehmen.
Ein negativer Lagerbestand ist an sich nicht ungewöhnlich,
denn in diesem Moment haben Sie mehrere Möglichkeiten,
diesen Negativ-Bestand wieder auszugleichen.
Sie können, wenn Sie mehrere Lager führen, eine Umbuchung
vornehmen (z.B. Filiale 1 an Filiale 2), oder eine
Bestellung bei Ihrem Lieferanten ausführen.
┌──────────────────────┐
│ Gesamtpreis Position │
└──────────────────────┘
Der Gesamtpreis für diese Position wird automatisch
ausgerechnet. Die in dieser Positionssumme enthaltene
Umsatzsteuer wird mitgeführt.
Wenn Sie nun über die Möglichkeiten der VK-Preisgruppe
hinaus Ihren Preise beeinflussen wollen, haben Sie in
diesem Moment folgende Möglichkeiten:
┌───────────────┐
│ Artikelrabatt │
└───────────────┘
Falls ein Artikelrabatt vorhanden ist, kann er mit <F5>
ausgewählt werden. Zu Ihrer Information erscheint die
Kennung "AR".
┌────────────────────┐
│ Einzelpreis ändern │
└────────────────────┘
Durch Drücken von <F7> können Sie den Einzelpreis
überschreiben, um ihn z. B. optisch zu runden. Nach
erfolgter Eingabe werden Sie gefragt "USt-Änderung?", um
Ihnen die Möglichkeit zu geben, auch Bruttopreise einzugeben
(z.B. im Ladengeschäft für Artikel wie Disketten,
Strumpfhalter oder ähnliches.), oder um für diese Position
einen geänderten USt-Satz zu wählen.
┌───────────────────────────┐
│ Umsatzsteuerumrechnung │
└───────────────────────────┘
Wenn Sie dann <j> (ja) drücken, können Sie die Art der
Umrechnung bestimmen:
Mit <F3> rechnen Sie von Brutto auf Netto mit dem vollen
Umsatzsteuersatz und mit <F4> rechnen Sie von Brutto auf
Netto mit dem halben Umsatzsteuersatz. Wenn Sie einen
Nettopreis eingegeben haben, können Sie Ihn durch Drücken
von (V) oder (H) mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz
versehen. Die Eingabe von <0> bedeutet keine Umsatzsteuer.
┌────────────────────────────────┐
│ Kundenpreisliste aktualisieren │
└────────────────────────────────┘
Anschließend können Sie die Kundenpreisliste mit dem neuen
Preis aktualisieren.
┌──────────────┐
│ Kundenrabatt │
└──────────────┘
Durch mehrfaches Drücken von <F6> (Kundenrabatt) können Sie
sich eine der fünf Rabattstufen aussuchen. Die verschiedenen
Rabattsätze werden der Reihe nach angezeigt. Die Nummer des
aktuellen Rabatts erscheint zusätzlich zu Ihrer Information.
┌───────────────────────────┐
│ Individueller Rabatt │
└───────────────────────────┘
Falls Sie dem Kunden für einen Auftrag und einen Artikel
einen individuellen Rabatt zugestehen wollen, können Sie
Ihn mit <F9> (Individueller Rabatt) eingeben. Zu Ihrer
Information erscheint nebem dem Rabatt die Kennung "IR".
<F10> (Rabatt zurücknehmen) macht den ausgewählten Rabatt
wieder rückgängig.
┌────────────┐
│ Aufschläge │
└────────────┘
Pro Position können zwei prozentuale Auschläge vergeben
werden.
┌────────────────────────────────┐
│ Rabattberechnung in Positionen │
└────────────────────────────────┘
Durch eine Einstellung in den Dienstprogrammen (EK-Preis
Aufschlag/Rabatt) können Sie wählen, ob der Positionsrabatt
(und die Aufschläge) von dem Einzelpreis oder vom
Gesamtpreis einer Position gerechnet wird. Bitte beachten
Sie die entsprechenden "Rundungsdifferenzen"!
┌────────────────────────┐
│ <j> weitere Positionen │
└────────────────────────┘
Sie können eine weitere Position eingeben. Der Cursor
springt in die nächste Zeile und Sie werden aufgefordert,
erneut einen Artikel auszusuchen.
┌──────────────────────┐
│ <F9> freie Textzeile │
└──────────────────────┘
Sie können eine Textzeile mit bis zu 40 Stellen Freitext
einfügen (z.B. Seriennummern bzw. Bemerkungen).
┌──────────────────────┐
│ <F3> Position ändern │
└──────────────────────┘
┌───────────────────────┐
│ <F4> Position löschen │
└───────────────────────┘
Sie können bereits angelegte Positionen ändern.
Mit den <Pfeiltasten> können Sie sich in den Positionen
Ihres Auftrages bewegen und mit <F3> eine Position verändern
bzw. mit <F4> eine Position löschen. Bei "Positionen
ändern" ist die Vorgehensweise wie bei der Neuanlage einer
Position. Sie können sämtliche Daten wieder neu
überschreiben. Lagerbestände werden bei Mengenänderungen
automatisch korrigiert.
Beachten Sie, daß ein Artikel, wenn die Artikelnummer
geändert wurde, nicht mehr automatisch vom Lager abgebucht
werden kann! Falls in diesem Fall eine Lagerbewegung
gewünscht ist, muß manuell abgebucht werden!
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Auftrag abschließen <F5> Summen und Preise │
└─────────────────────────────────────────────┘
Nach Betätigung von <F5> sehen Sie in der unteren
Bildschirmhälfte die bisherige Summe der Positionen Ihres
Auftrages und die daraus folgenden Umsatzsteueranteile.
Mit <F5> können Sie weitere Positionen bearbeiten oder aber
mit <j> den Auftrag abschließen. Es werden Ihnen daraufhin
die Zahlungsbedingungen sowie der Gesamtrabatt Ihres Kunden
angezeigt, die Sie in den Stammdaten abgelegt haben.
Individuell für diesen Auftrag können diese Daten aber mit
<F3>, nach Eingabe des Passwortes, abgeändert und zusätzlich
noch ein Gesamtrabatt auf den gesamten Auftrag vergeben
werden. Bei der Eingabe eines Gesamtrabattes werden die
neuen Endpreise direkt berechnet und angezeigt. Zu Ihrer
Kontrolle, und um Sie vor dem Ruin zu bewahren, besteht die
Möglichkeit, diesen Rabatt mit <F3> doch noch einmal zu
ändern. Das sollten Sie besonders dann beachten, wenn ein
Rabattsatz aus dem Kundenstamm vorgegeben wird!
Um den Auftrag komplett abzuschließen, betätigen Sie bitte
<Return>.
Wenn Sie die entsprechenden Artikel im Lager aktualisieren
wollen, werden Sie daraufhin gefragt, ob aus dem Lager
abgebucht werden soll. Nach Bestätigung ist der Auftrag
komplett abgeschlossen, und Sie befinden sich wieder im
Hauptmenü. Der neue Auftrag ist damit in Ihr System
aufgenommen, und er kann mit den verschiedenen Optionen des
Schriftverkehrs weiterverarbeitet werden.
Falls Sie den "Schnelldruck" aktiviert haben (Format
Schriftverkehr), wird automatisch der eingestellte
Schriftverkehr ausgedruckt!
Zur weiteren Bearbeitung orientieren Sie sich bitte in der
Funktionsübersicht "Schriftverkehr", bzw. "Offene Posten".
┌────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 7. Wie kann man Aufträge wiederfinden? │
│ │
└────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Auftragssuche über einen bestimmten Kunden │
└────────────────────────────────────────────┘
Wählen Sie den Punkt "Positionen bearbeiten" oder den
gewünschten Teil des Schriftverkehrs:
Aufträge werden generell einem bestimmten Kunden
zugeordnet. Über diesen Kunden können Sie sie später wieder
heraussuchen. Dazu stehen Ihnen wieder die vier
Suchbegriffe zur Verfügung:
Kundenname
Match-Code
Kundennummer
Debitorennummer
Sie können einen Suchbegriff überspringen, indem Sie mit der
Taste <Return> in das nächste Suchfeld springen. Nach einer
Eingabe in ein Suchfeld, zeigt das Programm Ihnen den ersten
Satz der diesem Suchkriterium entspricht:
Beispiel:
Eingabe unter Match-Code "ka" -> erster Datensatz Kaiser
Gmbh
In den gefundene Datensätzen können Sie mit den
<Pfeiltasten> oder <Return> bzw. <Backspace> hin- und
herblättern. Wenn Sie Ihren gewünschten Kunden haben,
können Sie sich durch Drücken der Taste <j> (Aufträge
anzeigen), alle Aufträge dieses Kunden anzeigen lassen.
┌────────────────┐
│ Auftragsstatus │
└────────────────┘
Bei der dann folgenden Abfrage in der Nachrichtenzeile
("Welcher Auftragsstatus ?") haben Sie folgende
Möglichkeiten:
Sie können <Return> eingeben, um sich alle unerledigten
Aufträge anzeigen zu lassen (das ist wohl der Normalfall).
Zusätzlich können Sie aber auch eine bestimmte Gruppe von
Aufträgen durch den Auftragsstatus hervorholen, z.B. durch
Eingabe von "RE" um sich alle unerledigten Rechnungen
anzuschauen.
┌──────────────────────────┐
│ Erweiterte Auftragssuche │
└──────────────────────────┘
Über die Kunden-Auftragsselektion hinaus haben Sie noch
erweiterte Suchmöglichkeiten:
-> Auftragsnummer:
Hier können Sie direkt die gewünschte Auftragsnummer ohne
voranstehende Nullen eingeben. Der gewünschte Auftrag wird
direkt angezeigt. (siehe auch "Rechnungsnummer")
-> Auftragsstatus:
Durch Eingabe einer Statuskennnung z.B. "LI" können
lediglich alle Lieferscheinaufträge angezeigt werden.
-> freie Felder:
Zusätzlich stehen Ihnen drei freidefinierbare Felder für
Ihre eigenen Suchbegriffe zur Verfügung. Nach diesen Feldern
können die Aufträge gesucht werden. Es erscheinen dann in
Listenform nur die Aufträge, die Ihren Vorgaben entsprechen.
Diese Felder können in den Dienstprogrammen ge- ändert
werden.
┌─────────────────┐
│ Rechnungsnummer │
└─────────────────┘
Bei der Rechnungsnummer besteht im Programm eine
Besonderheit. Die "Stammnummer" eines Auftrages
(Lieferschein, Rechnung ...) ist die Auftragsnummer.
Folgendes Problem kann entstehen:
Sie erstellen Aufträge, bei denen es zu keiner Rechnung
kommt (aus welchen Gründen auch immer). Nimmt man als
Rechnungsnummer dann lediglich die Auftragsnummer, sind Ihre
Rechnungen nicht fortlaufend duchnummeriert. Aus diesem
Grund wird eine eigenständige Rechnungsnummer vergeben, die
fortlaufend hochgezählt wird und mit der Auftragsnummer
verbunden ist. Der Aufbau kann, je nach Ihrer Einstellung,
z.B. so aussehen:
RE-342/423-0689
Die Teile vor und hinter den Bindestrichen sind frei
einstellbar, bleibt also nur noch 342/423. Dabei bedeutet
342 die laufende Rechnungsnummer und 423 die laufende
Auftragsnummer.
Ein Tip!
Wenn Sie z.B. offene Posten laut Zahlungsbelegen erfassen,
die nur die Rechnungsnummer, nicht aber den Kundennamen
enthalten, geben Sie einfach bei der erweiterten Suche unter
Auftragsnummer "423" ein, und der Auftrag erscheint.
┌───────────────────────┐
│ Auftragsstatusfenster │
└───────────────────────┘
Die gefundenen Aufträge werden in Form einer Liste
angezeigt. Der bis jetzt höchste Status dieses Auftrages
wird links angezeigt. Oben rechts auf dem Bildschirm zeigt
Ihnen das Statusfenster genau an, was mit diesem Auftrag
schon alles passiert ist, also der "Werdegang" des
Auftrages. Der Schriftverkehr, der von Ihnen schon
ausgeführt wurde, wird in dem Fenster invers unterlegt. Mit
Hilfe dieses Fenster und der links neben dem Auftrag
angezeigten Statuskennung, können Sie den "Werdegang" eines
Auftrages direkt verfolgen.
Nachdem Sie sich den gewünschten Auftrag herausgesucht
haben, bestehen für Sie folgende Möglichkeiten (siehe auch
Schriftverkehr):
┌──────────────────────────┐
│ Auftrag ändern/erweitern │
└──────────────────────────┘
In diesem Teil haben Sie dieselben Möglichkeiten, den
Auftrag zu bearbeiten, zu erweitern oder zu ändern wie im
Programmteil "Auftrag bearbeiten". Wenn der Auftrag dann
nach Betätigung von <F5> wieder abgespeichert wird, werden
die alten Auftragsdaten überschrieben und der Lagerbestand
korrigiert.
┌──────────────────────────────────────┐
│ Wiederholungsauftrag/Standardauftrag │
└──────────────────────────────────────┘
Durch Betätigung von <j> (Wiederholungsauftrag anlegen),
werden die Daten eines alten Auftrages in einen neuen
Auftrag hineinkopiert. In vielen Fällen ist das eine
willkommene Arbeitserleichterung. Die neuen Auftragsstamm-
daten I können eingegeben werden, wobei Ihnen aber die Werte
des alten Auftrages vorgeschlagen werden.
Auch besteht die Möglichkeit, diesen Auftrag an einen
anderen Kunden zu vergeben. Wenn Sie bei der Anfrage
"gleicher Kunde" <j> eingeben wird der Auftrag dem alten
Kunden zugeordnet.
Wenn Sie <Return> eingeben, können Sie mit den vier
Suchbegriffen (Kundenname, Match-Code, Kundennummer,
Debitorennummer) einen neuen Kunden auswählen, der dann mit
<j> in den neuen Auftrag übernommen wird.
┌──────────────────┐
│ Standardaufträge │
└──────────────────┘
Mit der Option "Wiederholungsauftrag" ist eine sehr schnelle
Auftragsanlage, gerade bei Standardaufträgen, die Sie sich
selbst als Grundlage anlegen können, vorhanden.
Mit wenigen Handgriffen können Sie so neue Aufträge in das
System aufnehmen und weiter bearbeiten.
┌──────────────────────────┐
│ Aufträge einzeln löschen │
└──────────────────────────┘
Besonderheit:
Wenn Sie sich im Punkt b) Auftrag bearbeiten befinden,
haben Sie die Möglichkeit, ausgewählte Aufträge zu löschen.
Sie wählen den Auftrag mit dem inversen Balken an und
betätigen <F4>. Der gewünschte Auftrag wird als gelöscht
markiert. Zwar werden gelöschte Aufträge nicht mehr
angezeigt, auch steht die Auftragsnummer wieder zur
Verfügung, aber erst wenn Sie in den Dienstprogrammen beim
Aufbau der Suchdateien die markierten Aufträge löschen
wollen, werden diese dann auch wirklich entfernt. Etwas
eleganter können Sie die alten erledigten Aufträge in den
Dienstprogrammen entfernen. Benutzen Sie die o.g.
Möglichkeit also am besten nur ausnahmsweise.
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 8. Wie aus einem Auftrag Schriftverkehr wird! │
│ │
└───────────────────────────────────────────────┘
Ein einmal erfaßter Auftrag kann, wie schon gesagt, von
Ihnen jederzeit wieder eingelesen und erweitert bzw.
geändert werden. Zur weiteren Bearbeitung dient dann der
Teil "Schriftverkehr", wobei die sechs Teile "Angebot" bis
"Gutschrift" als Standardschriftverkehr ausgelegt sind. Der
Punkt "Sonstiger Schriftverkehr" jedoch nimmt eine
Sonderstellung ein. Er dient zu Ihrer freien Verwaltung des
firmeninternen Schriftverkehr z.B. Reparaturauftrag, interne
Bestellungen und kann in den Dienstprogrammen (Punkt
Summenfelder) geändert werden.
Die einzelnen Teile des Schriftverkehrs können zu einem be-
liebigen Zeitpunkt, auch mehrmals, ausgeführt werden.
┌───────────────────────┐
│ Auftragsstammdaten II │
└───────────────────────┘
Nachdem Sie sich einen Auftrag herausgesucht haben,
erscheint das Schriftverkehrfenster. Sie können hier
zusätzliche Angaben zu Ihrem Auftrag machen, z.B.
Liefertermin, Versandart, ... und das Zahlungsziel bzw. den
Gesamtrabatt noch einmal verändern. Diese hier eingegebenen
Daten gelten nur für diesen einen Auftrag.
Die rechten, unteren Summenfelder können Sie sich in den
Dienstprogrammen unter Punkt Summenfelder wie beschrieben
einrichten. Die Eingaben, die Sie hier machen, erscheinen
entsprechend Ihren Vorgaben auf der Rechnung.
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, und diese erneut
ausdrucken, besteht mit der Taste <F4> die Möglichkeit, das
Rechnungsdatum zu aktualisieren. Diese Rechnung wird dann
vom System so behandelt, als ob sie neu geschrieben worden
wäre. Auch die Frist der Fälligkeit beginnt wieder neu.
Die in den Kundenstammdaten evtl. vorhandene Lieferanschrift
kann hier geändert werden, bzw. eine Lieferanschrift für
diesen Ausdruck angegeben werden.
Wenn Sie den Ausdruck bestätigt haben, besteht noch
abschließend wenn gewünscht, die Möglichkeit, die
Druckparameter zu ändern. Folgende Eingaben sind dann
möglich:
Druckformat, Textformat, Papiereinzug und Anzahl der Ausdrucke.
Das Textformat kann unabhängig vom Druckformat angewählt
werden, also z.B. Druckformat 1 mit Textformat 2 (englische
Rechnung ....).
Die in den Dienstprogrammen eingestellten Werte werden
vorgeschlagen.
Falls eine Lieferanschrift existiert, wird gefragt, ob die
Lieferanschrift oder die "normale" Anschrift gedruckt werden
soll. Es kann bei "Anpassung Schriftverkehr" eingestellt
werden, ob nur eine oder beide Anschriften auf dem
Schriftverkehr erscheinen.
(Bitte ändern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile,
bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!)
┌──────────────────────────────────┐
│ │
│ 9. Offene Posten/Zahlungseingang │
│ │
└──────────────────────────────────┘
Mit dem Modul "Offene Posten" sind Sie in der Lage, die
Zahlungseingänge Ihrer Kunden zu erfassen. Sie suchen dabei
den gewünschten Auftrag wie gewohnt heraus. Eine Auflistung
aller Außenstände erhalten Sie z.B. dann, wenn Sie in das
Feld "Auftragsstatus" bei der erweiterten Suche den Status
"RE" eingeben. Der gewünschte Auftrag kann dann mit <j>
übernommen werden.
Beachten Sie, daß, wenn die Schnittstellen zu GS-EAR
aktiviert ist, ein Auftrag hier lediglich noch storniert
werden kann. Zahlungseingänge werden dann in GS-EAR erfaßt!
Die komplette Funktionstastenbelegung ist dann nicht mehr
sichtbar.
┌───────────────────────────────┐
│ Zahlungseingang/Teilzahlungen │
└───────────────────────────────┘
Mit der Taste <F5> (Zahlungseingang) wird der Zahlungs-
eingang des Kunden erfaßt. Sie sehen dabei zur Kontrolle
Ihrer Auftragsdaten die gesamte Auftragssumme brutto, den
bis jetzt bezahlten Betrag, das Datum des letzten
Zahlungseingangs und den bis jetzt noch offenen Betrag des
Auftrages. Erst wenn nach mehreren Teilzahlungen der letzte
offene Betrag bezahlt wurde, geht der Auftragsstatus in den
OK-Status über. Beim normalen Suchen von Aufträgen
erscheint dann dieser Auftrag nicht mehr. Er muß schon
gesondert mit dem Feld "Auftragstatus OK" herausgesucht
werden. Für eventuelle Statistiken bleibt dieser Auftrag
natürlich buchungsmäßig vorhanden.
┌─────────────────────────────┐
│ Berücksichtigung von Skonti │
└─────────────────────────────┘
Bei der Eingabe des erhaltenen Betrages kann Skonto
berücksichtigt werden. Wenn Sie die entsprechende Abfrage
mit <j> bestätigen, wird die bis dahin gezahlte
Auftragssumme als neue Auftragsumme aktualisiert.
┌──────────────────────────┐
│ Stornieren des Auftrages │
└──────────────────────────┘
Drücken Sie <F4>, um einen Auftrag zu stornieren. Der
Auftrag wird dann storniert, aber noch nicht gelöscht, und
die Salden sowie Umsätze (Kunden- und Artikelumsatz) werden
aktualisiert.
Schreiben Sie danach Ihrem Kunden eine Gutschrift. Der
Auftragsstatus ist nach dem Stornieren "OK", also wird er
nicht mehr automatisch angezeigt. Wählen Sie ihn über die
Auftragsnummer oder über den Auftragsstatus "OK" in Zukunft
an.
Bei Auswertungen, Umsatzstatistiken wird der Umsatz dieses
Auftrages nicht mehr berücksichtigt! Wenn er vollständig
entfernt werden soll, ist es erst nach der Stornierung
möglich (Löschen: Punkt b) Positionen bearbeiten -> <F4>
Auftrag löschen).
┌──────────────────────┐
│ Auftragssumme ändern │
└──────────────────────┘
Mit <F6> kann die Auftragssumme geändert werden. Das ist
z.B. dann sinnvoll, wenn Zahlungen eingehen, die zwar nicht
mehr im Skontorahmen liegen, die man aber bei einem guten
Kunden trotzdem so "durchgehen" lassen will.
┌─────────────────────┐
│ │
│ 10. Lagerverwaltung │
│ │
└─────────────────────┘
Ihre Lagerverwaltung gestaltet sich denkbar einfach. Sie
wählen im Lagermodul den gewünschten Artikel mit der
Artikelnummer oder mit der Artikelbezeichnung. Den
richtigen Artikel übernehmen Sie mit <j> und bestimmen die
Lagernummer, unter der Sie die Bestände verändern wollen.
Wenn Ihr gewünschter Artikel kein Lagerartikel ist (laut
Artikelstammdaten), erscheint eine Meldung, die Sie darauf
hinweist. Eine weitere Bearbeitung ist allerdings möglich.
Daraufhin werden Ihnen die letzten 12 Bewegungen in dem
bestimmten Lager angezeigt. Für die weitere Bearbeitung
stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
┌──────────────────────────┐
│ <a> Abgang aus dem Lager │
└──────────────────────────┘
Im Programmteil "Auftrag erstellen" werden die fakturierten
Artikel je nach Wunsch direkt vom entsprechenden Lager
abgebucht, sodaß sich Ihr Lager praktisch selbst verwaltet.
Sollte Bedarf bestehen, einzelne Abgänge aus dem Lager zu
buchen, ist es mit diesem Punkt möglich.
┌────────────────┐
│ <b> Bestellung │
└────────────────┘
Es können pro Lager und pro Artikel zwei Bestellungen
verwaltet werden. Das heißt, auf einmal getätigte
Bestellungen werden Sie solange aufmerksam gemacht, bis die
jeweilige Bestellung eindeutig als Zugang in Ihrem Lager
verbucht worden ist.
┌─────────────────────┐
│ <i> Inventurbuchung │
└─────────────────────┘
Im Gegensatz zum Lagerzugang geben Sie hier den
tatsächlichen Bestand Ihres Lagers zu einem Stichtag ein.
┌────────────┐
│ <z> Zugang │
└────────────┘
Erfolgt ein Zugang in ein Lager, z.B. aus einer
Warenlieferung, kann er mit dieser Option erfaßt werden.
┌───────────────┐
│ <u> Umbuchung │
└───────────────┘
Wenn Sie verschiedene Lager verwalten wollen, haben Sie
hier die Gelegenheit, einfach Umbuchungen zwischen den
Lagern (z.B. Hauptlager -> Filiale XY oder Lager ->
Werkstattwagen 1)
Die entsprechenden Bemerkungen, die Sie bei jeder Bewegung
im Lager angeben können, dienen zu Ihrer Orientierung über
Buchungen. Wird eine Buchung aufgrund eines Auftrages
vorgenommen, erscheint im Bemerkungsfeld der Hinweis:
"Auftrag: xyz".
┌──────────────────┐
│ │
│ 11. Zusatzmodule │
│ │
└──────────────────┘
┌────────────────────────┐
│ Automatischer Mahnlauf │
└────────────────────────┘
Sämtliche zur Zeit fälligen offenen Posten werden hierbei
automatisch angemahnt. Die Fälligkeit richtet sich nach
Rechnungsdatum + Zahlungsziel Netto + Wartezeit. Die
Wartezeit, nach der erst reagiert werden soll, kann in den
Dienstprogrammen eingestellt werden. Diese offenen Posten
werden für jeden Kunden in Form eines Kundenkontos
ausgedruckt.
┌─────────────────────────────────────┐
│ Wartungsabrechnung/Kopienabrechnung │
└─────────────────────────────────────┘
Ein Modul für Büromaschinenhändler, die mit Kunden
Wartungsverträge für Fotokopierer abgeschlossen haben. Je
nach Art des Wartungsvertrages und des aktuellen
Kopienstandes wird automatisch ein Auftrag erzeugt. Wenn
Sie im Besitz des Quellcodes sind, können Sie für Ihre
Aufgaben, die periodisch anfallen, hier relativ leicht
individuelle Anpassungen machen.
┌──────────────────────────┐
│ Schriftverkehr-Etiketten │
└──────────────────────────┘
Es kann entweder pro Auftrag oder aber pro Positions eines
Auftrages ein "Versandaufkleber" geschrieben werden.
Wenn ein Lieferschein oder eine Rechnung geschrieben wird,
ist die Funktion für diesen (einen) Auftrag aktiviert!
Die Einstellungen für die Etiketten, auch, ob diese Option
ein- oder ausgeschaltet ist, kann in den Dienstprogrammen
vorgenommen werden. Bitte beachten Sie die Hinweise beim
allgemeinen Etiketten-Druck. Die Liste der Variablen und
Felder erhalten Sie mit <F1>.
┌──────────────────┐
│ Sammelrechnungen │
└──────────────────┘
Für alle Aufträge, die Sie als Teillieferung behandelt
haben, kann eine Sammelrechnung geschrieben werden. Wählen
Sie den gewünschten Kunden aus, danach werden die
vorhandenen Teillieferungen herausgesucht. Geben Sie für
diese Rechnung die Zahlungsziele, Bemerkung usw. ein. Diese
Eingaben werden bei allen Aufträgen aktualisiert.
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 12. Statistik/Listen/Auswertungen/Etiketten │
│ │
└─────────────────────────────────────────────┘
┌────────┐
│ Umsatz │
└────────┘
In dem Moment, indem Sie für einen Auftrag eine Rechnung
schreiben, wird der Brutto-Rechnungsbetrag vom Programm als
Umsatz vermerkt. Die Listen und Auswertungen, die Ihre
Umsatzdaten zeigen, sind durch ein Passwort geschützt!
┌──────────────────────┐
│ Listen mit Selektion │
└──────────────────────┘
Wenn Sie eine Liste mit vorhergehender Selektionsmöglichkeit
angewählt haben, z.B. Kundenliste, Artikeliste ...,
erscheint eine Selektionsmaske. In diese Maske können Sie
Ihre gewünschten Suchbedingungen eingeben. Eine Verknüpfung
der einzelnen Bedingungen erfolgt wahlweise mit logischem
"UND" bzw. "ODER".
Die Angabe der Suchbedingungen kann immmer bereichsweise
erfolgen, also z.B. alle Postleitzahlen von 1000 bis 1999,
oder alle Kunden von A bis K.
Eine Suche erfolgt immmer innerhalb des angegebenen
Bereiches, also einschließlich der "BIS"-Bedingung.
Gefundene Datensätze werden auf dem Bildschirm gelistet.
Wenn die Möglichkeit des Etikettendrucks besteht, können Sie
den Ausdruck mit <F4> beginnen.
┌───────────────────────┐
│ Listen ohne Selektion │
└───────────────────────┘
Die Offene-Posten-Liste, Rechnungsliste, die Lagerlisten
und die Auftragslisten führen nach der Anwahl selbständig
die Auswertung durch. Die Ausgabe erscheint anschließend auf
dem Drucker. Der Auswertungszeitraum kann vor jedem Ausdruck
gewählt werden.
Bitte beachten Sie, daß bei der Offenen-Posten-Liste keine
Wartezeit (Einstellung Autom. Mahnlauf) berücksichtigt wird,
um Ihnen aktuelle Informationen zu liefern. Beim
Automatischen Mahnlauf allerdings wird diese Wartezeit
benötigt, damit einem Kunden nicht schon am Tag der
Fälligkeit die Mahnung ins Haus flattert.
┌─────────────────┐
│ Umsätze/Periode │
└─────────────────┘
Wählen Sie die gewünschte Periode und anschließend den
gewünschten Kunden oder Artikel.
Die ausgewerteten Daten erscheinen anschließend auf dem
Drucker.
Bitte beachten Sie, daß im Gegensatz zu den Daten, die
ständig aktualisiert werden, diese Auswertungen erst noch
berechnet werden müssen. Der Zeitaufwand liegt somit etwas
höher !!!
Wichtiger Hinweis:
Bei der Selektion der Kunden oder Artikel werden am
Bildschirm unter Umsatz die Gesamtumsätze aus den Stammdaten
angezeigt. Erst bei der folgenden Auswertung (beim Druck)
werden die entsprechenden Werte für die gewählte Periode
berechnet!
┌──────────────────┐
│ Umsatzverteilung │
└──────────────────┘
Die Umsatzverteilung stellt Ihre Umsatzdaten eines Jahres in
einer grafischen Monatsübersicht dar.
┌────────────────┐
│ Etikettendruck │
└────────────────┘
Die Einstellung Ihrer Etiketten können Sie in den
Dienstprogrammen vornehmen.
Selektieren Sie Ihre gewünschten Kunden oder Artikel bitte
anhand der Selektionsmaske wie oben beschrieben. Die
gefundenen Datensätze werden Ihnen am Bildschirm angezeigt.
Wenn die Selektion in Ordnung ist, können Sie den Etiketten-
druck mit <F4> starten oder den Listenausdruck mit <F2>.
┌─────────────────────┐
│ │
│ 13. Dienstprogramme │
│ │
└─────────────────────┘
In den Dienstprogrammen können Sie viele Einstellungen
vornehmen oder bestimmte Aufgaben erledigen, die für das
Programm teilweise grundlegend sind, oder Ihnen auch "nur"
die Arbeit mit dem Programm etwas erleichtern (sogn.
"Schalter"). Grundlegende Einstellungen sind die Druck- und
Schriftverkehrseinstellungen, die Umsatzsteuer usw., unter
Aufgaben fällt der Aufbau der Suchdateien, globale
Artikelpreisänderung usw., unter "Schalter" fällt z.B. die
Abfrage, ob vor dem Ausdruck noch die Druckparameter
geändert werden sollen, oder ob der Ausdruck alternativ um
so schneller starten soll ...
Ein sehr flexibler, aber leider auch sehr komplexer, Punkt
ist die ...
┌───────────────────────────────┐
│ Formatierung der Druckausgabe │
└───────────────────────────────┘
Sie haben in verschiedenen Modulen sehr weitreichende
Möglichkeiten, Ihre Druckausgabe zu gestalten. Ursprünglich
war diese Art der Ausgabe-Formatierung nicht zum Ändern
durch Anwender vorgesehen. Wir haben uns aus zwei Gründen
entschlossen, das Ändern dieser Formatierungs-Strings in
den Dienstprogrammen zuzulassen:
1.) Durch die große Anzahl der Programm-Installationen unter
verschiedensten betrieblichen Voraussetzungen, konnte eine
"starre" Druckausgabe keine in jedem Fall zufriedenstellende
Lösung ergeben.
2.) Durch die prozentual hohe Auslieferungsquote des
Programmpakets inclusive dem dBASE/Clipper-Quellcode wurde
uns klar, daß viele Anwender leicht Änderungen an diesen
Formatierungs-Strings vornehmen können, eine tägliche Übung
beim Einsatz des Clipper-Compilers oder von dBASE.
Andere Anwender, die sich eine Änderung dieser Strings
vielleicht nicht zutrauen, aber trotzdem Änderungen bei der
Druckausgabe machen wollen, sollten uns einfach anrufen.
Diese Änderungen sind telefonisch leicht zu vollziehen, das
gehört mit zu unserem Anwender-Service nach Ihrer
Registrierung.
Beim Ändern in diesen Strings können Sie nichts kaputt
machen, weil fehlerhafte Eingaben nicht zugelassen werden.
Mit <ESC> können Sie jedes Eingabefeld wieder OHNE
Änderungen verlassen. Versuchen Sie also erstmal selbst das
gewünschte Ergebnis einzustellen, wir sagen Ihnen
anschließend wie es richtig geht.
Hinweis:
Die Liste der in dem jeweiligen Programmteil zulässigen
Variablen und/oder Datenfelder erhalten Sie jederzeit als
Online-Hilfe mit <F1>.
Erschrecken Sie nicht vor so üblen Worten wie trim(),
substr() oder upper(). Diese sogenannten "Funktionen"
erfüllen wichtige Aufgaben bei der Zeichenketten-
manipulation. Eine Zeichenkette ist z.B. diese Zeile des
Textes, die auf verschiedene Art und Weise verändert werden
kann.
Folgende Funktionen können Sie zur Ausdruckgestaltung ver-
wenden. Als Beispiel dient das Feld (oder die Variable)
"name", der Kundenname:
Inhalt von "name": "Gandke & Schubert "
trim(name) -> "Gandke & Schubert"
Schneidet alle Leerzeichen auf der rechten Seite ab
ltrim(name) -> "Gandke & Schubert"
Schneidet alle Leerzeichen auf der linken Seite ab
upper(name) -> "GANDKE & SCHUBERT "
Wandelt den Feldinhalt in Großbuchstaben um
lower(name) -> "gandke & schubert "
Wandelt den Feldinhalt in Kleinbuchstaben um
substr(name,1,6) -> "Gandke"
Gibt einen Teilbereich des Feldes aus. Der Aufruf ist,
durch Kommas getrennt:
Name des Feldes, Startposition, Länge der Ausgabe
also in unserem Beispiel:
Gib sechs Zeichen ab dem ersten Zeichen des Feldes "name"
aus.
Inhalt des Feldes EP ist 4678.56 DM. Mit ...
str(ep,8,2)
wandeln Sie das numerische Feld in eine druckfähige Zeichen-
kette um, z.B. " 4678.56". Aufruf ist str(FELDNAME,GESAMT-
LÄNGE,NACHKOMMASTELLEN), also Gesamtlänge ist 8, 2
Nachkommastellen (ein Komma !) -> ergibt 5 Stellen vor dem
Komma, ein Komma sowie die beiden Nachkommastellen.
if(menge=0,space(6),str(menge,6,0))
-> "Wenn die Menge gleich Null ist, gib sechs Leerzeichen
aus, ansonsten gib die Menge als Zeichenfeld (Format 6
Stellen lang, 0 Nachkommastellen) aus."
if(empty(wg),"##",upper(wg))
-> "Wenn die Warengruppe (WG) leer (empty) ist, gib zwei
Kreuze aus, ansonsten gib die Warengruppe in Großbuchstaben
(upper) aus.
Als weiteren Operator kann die Negation, also das logische
NOT verwendet werden, z.B. if(!empty(wg)..., was das
Gegenteil der oben angesprochenen Funktion bedeutet: "Wenn
die Warengruppe NICHT (! Ausrufezeichen verwenden) leer ist
.....)
Die Funktionen können auch ineinander verschachtelt werden.
Achten Sie aber auf richtige Klammersetzung. Bei jeder
Funktion wird eine Klammer geöffnet, und nach Angabe des
oder der Parameter (Werte, die für die Bearbeitung benötigt
werden) wieder geschlossen.
Wenn Sie mehrere Felder hintereinander ausgeben wollen,
können Sie diese Feldinhalte "addieren". Benutzen Sie zum
Zusammenfügen das Pluszeichen (+), z.B. "vorname+name".
Wenn Sie die beiden Namensbestandteile durch ein einziges
Leerzeichen trennen wollen, können Sie folgendermaßen
vorgehen:
-> trim(vorname)+" "+name
Was passiert?
Beim Feldinhalt von "vorname" werden die rechten Leerzeichen
abgeschnitten. Ein Leerzeichen wird an den Vornamen
angefügt, und danach der Name hintendrangehängt. Die
Eingabe von vielen Leerzeichen ist möglich mit der Funktion:
-> space(10) " "
Gibt 10 Leerzeichen aus
Diese Hinweise gelten für alle Programmpunkte, die sich auf
diese Art und Weise beeinflussen lassen, z.B. komplette
Gestaltung des Schriftverkehrs, Etikettendruck usw.
"Fummeln" Sie ruhig was in diesen Formatierungs-Strings
herum, die Freude ist groß, wenn der Ausdruck später Ihren
Wünschen enspricht! Lesen Sie, wenn es Sie interessiert,
ruhig weiterführende Literatur über dBASE ... die
Möglichkeiten dieser Ausgabeformatierung sind sehr
vielfältig!
Nochmals in Kürze:
Alle Texte stehen immer in ANFÜHRUNGSZEICHEN, z.B. "Hallo",
alle Variablen oder Feldnamen NICHT. Alle Variablen und
Feldnamen müssen im ZEICHENFORMAT vorliegen. Das heißt,
NUMERISCHE Felder, wie z.B. EKPREIS = 94.23 DM müssen mit
einer entsprechenden Funktion (hier z.B. str(ekpreis,8,2))
in ein ZEICHENFELD umgewandelt werden. Diese ZEICHENFELDER
werden anschließend zu einer kompletten AUSGABEZEICHENKETTE
"addiert", also mit dem Zeichen "+" aneinandergehängt!
Beispiel:
Zeichenkette ->
"Hallo Einkaufspreis von "+str(ekpreis,5,2)+", wie geht's?"
ergibt beim Ausdruck ->
'Hallo Einkaufpreis von 94.23, wie geht's?'
Bei Fehlern während der Eingabe (das Feld kann nicht mit
<RETURN> verlassen werden), gehen Sie bitte folgendermaßen
vor:
Die erste Zeichenkette suchen ...
... ist sie mit der folgenden Zeichenkette korrekt durch das
Zeichen "+" verbunden?
... ist eine Zeichenkette vielleicht gar keine Zeichenkette,
sondern noch eine numerische Variable oder ein numerischer
Feldname?
Achtung!
Die meisten Eingabefelder sind länger als 80 Zeichen! Der
komplette Inhalt ist nicht gleichzeitig zu sehen. Wandern
Sie mit den <Pfeiltasten> horizontal durch diese Felder.
┌─────────────────────────────────────┐
│ Die drei verschiedenen Druckformate │
└─────────────────────────────────────┘
Ihnen stehen für Ihre Ausdrucke drei verschiedene
Druckformate (incl. kompletter Texte) zur Verfügung. Sie
können die Ausdrucke in jedem Druckformat verschieden
anpassen, zudem kann in jedem Format ein anderer Drucker
oder eine Drucker-Spooldatei angesprochen werden. Vorgegeben
ist das Format 1. Diese Vorgabe kann in dem Punkt
"Anpassung Drucker" geändert werden. Eine sinnvolle
Einsatzmöglichkeit der Druckformate wäre z.B.:
Sie wollen an Endkunden Bruttopreis fakturieren, an Händler
normale Nettopreis. Stellen Sie im Format 1 Ihre Rechnung
für den Händler zusammen. Im Format 2 können Sie einige
Felder und Texte weglassen, um den Endkunden nicht zu
verwirren. Den häufigsten Fall sollten Sie dann als
vorgegebenes Druckformat verwenden, z.B. den Barverkauf an
Endkunden. Falls Sie an einen Händler eine Rechnung
schreiben wollen, ändern Sie vor dem Ausdruck (Druck-
parameter ändern) einfach das aktuelle Druckformat 1 in das
Format 2 um. Der Ausdruck dieser Rechnung geht dann auf
einen Schönschreibdrucker (Port 2), der Endkunde bekommt
normalerweise DIN A5 "Kassenzettel".
Druckformate können in "Anpassung Drucker" komplett kopiert
werden, um Ihnen diese Einstellungen zu erleichtern.
┌────────────────────────────┐
│ Suchdateien aktualisieren │
└────────────────────────────┘
Mit diesem Programmpunkt können Sie die Suchdateien, die das
Programm zum schnellen Suchen innerhalb der Datensätze
benötigt, neu aufbauen. Dieser Punkt wird bei der
Erstinstallation (siehe Installation) ausgeführt, weil das
Programmsystem ohne die Suchdateien geliefert wird.
Wenn als gelöscht markierte Daten endgültig aus dem System
entfernt werden sollen, können Sie das hier bestätigen. Der
Aufbau der Suchdateien geht aber schneller, wenn nicht
gelöscht werden soll. Der Aufbau ist eigentlich nur nach
einem Stromausfall nötig ...
┌───────────────────────┐
│ Alte Aufträge löschen │
└───────────────────────┘
Bei Ausführung dieses Programmpunktes können erledigte
(Auftragsstatus "OK", also bezahlt) Aufträge bis zu einem
bestimmten Stichtag gelöscht werden.
Bedenken Sie dabei aber, daß verschiedene Umsatzauswertungen
auf die Auftragsdaten zugreifen. Wenn die Daten weg sind,
ist der Umsatz (laut Programm) auch weg.
┌──────────────────────┐
│ Lager reorganisieren │
└──────────────────────┘
Die Lagerbewegungen werden jeweils als eine Buchung pro
fakturiertem Artikel im jeweiligen Lager mitgeführt. Je nach
Ihrem Auftragsvolumen entstehen so natürlich viele
Buchungssätze, die schnell nicht mehr aktuell sind. Um das
Lager komplett, alle Lager eingeschlossen, zu
reorganisieren, führen Sie bitte diesen Punkt aus. Bis auf
die zwei letzten Bewegungen pro Artikel und natürlich Ihre
offenen Bestellungen, werden alle unnötigen Datensätze
entfernt.
┌───────────────────┐
│ Anpassung Drucker │
└───────────────────┘
Hier können Sie Ihre benötigten Druckersequenzen für die im
Programmsystem verwendeten Ausdrucke einstellen.
Standardmäßig haben wir Sequenzen für den IBM-Grafik-Drucker
(der EPSON FX-80 versteht sie auch) eingefügt.
Bitte schauen Sie im Drucker-Handbuch nach, welche
Sequenzen für Ihren Drucker in Frage kommen. Im zweiten
Format finden Sie eine Einstellung für EPSON-kompatible
Drucker, im dritten Format eine Einstellung für HP-LASERJET
oder ähnliche.
Vor jedem Ausdruck wird der Drucker initialisiert, also in
den Zustand gesetzt, der dem Einschalten entspricht. Hängen
Sie an diese Sequenz bitte auch die Einstellung für den
linken Rand, damit Ihr Drucker mit einer Festeinstellung bei
allen Ausdrucken und Schriften arbeitet.
Für normale Schrift wird eine 12 cpi Schriftgröße (96
Zeichen/Zeile) benötigt. Neben der Bezeichnung 12 CPI finden
Sie diese Sequenz häufig auch noch unter "ELITE".
Die normalen Listen, sowie einige Zeilen auf Ihrem
Schriftverkehr (Infozeile, Summenzeile) sind für
Schmalschrift (15 CPI, Komprimierte Schrift, 132 Zeichen/
Zeile) ausgelegt.
Das Format ist:
chr(x)+chr(y)+chr(z) oder z.B.
chr(x)+"ABC"
wobei Sie die Werte x,y,z Ihrem Handbuch entnehmen können.
Die vierte Sequenz "Absenderzeile" wird benötigt, wenn Sie
bei der Schriftverkehranschrift eine Absenderzeile
verwenden.
Schauen Sie bei Problemen bitte mal in Ihrem Druckerhandbuch
oder in der Datei "PROBLEME.TXT" nach!
Bedenken Sie, daß bei manchen Druckern eine Sequenz zum
Einschalten der Schrift nötig ist und danach direkt eine
Sequenz zum Ausschalten der Schrift, bevor man in eine
andere Schrift wechseln kann.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
Je nach verwendetem Papier muß die Seitenlänge des
Programmes eingestellt werden. Standardmäßig steht sie auf
66, was dem Aufdruck auf 12-Zoll-Endlospapier entspricht.
Beim linken Rand besteht eine besondere Problematik, wenn er
nicht hardwaremäßig (über eine Drucksequenz) am Drucker
eingestellt werden kann.
In dem Modul "Freie Texte, Briefbogen" haben Sie die
Möglichkeit, 7 Zeilen für Ihren individuellen Briefbogen
einzugeben.
In dem Punkt Drucksequenzen besteht deshalb die Möglichkeit
die erste, zweite oder keine Zeile in der großen Schrift
ausdrucken zu lassen. Dazu geben Sie bitte die
entsprechende Zeile 1, 2, 3 oder 0 in das Feld "Kopf groß"
ein.
Beim Papiereinzug gibt es zwei Eingabemöglichkeiten:
0 - Endlospapier
1 - Einzelblätter (Pause zwischen den Seiten)
Im Programm haben Sie die Wahl zwischen drei verschiedenen
Druckformaten. Legen Sie unter "Druckformat" fest, welches
Format das Programm standardmäßig bei dem Ausdruck Ihres
Schriftverkehrs nehmen soll. Vor dem Ausdruck kann
noch ein anders Format angewählt werden.
Hinweis!
Schauen Sie bitte bei Druckerproblemen erstmal in der Datei
"probleme.txt" nach! Die häufigsten Probleme mit diesem
Programm treten im Bereich der Druckeranpassung auf,
vielleicht ist Ihr Problem auch schon angesprochen und
gelöst!
Falls Ihr Drucker keine Umlaute drucken sollte, probieren
Sie einfach mal die mitgelieferten Utilities UMLAUTE.COM
bzw. ROMAN8.COM aus.
Beim einmaligen Aufruf wird eine Umlautkonvertierung
eingeschaltet, beim nochmaligen Aufruf wird die
Konvertierung wieder abgeschaltet!
┌──────────────────────────┐
│ Anpassung Schriftverkehr │
└──────────────────────────┘
Format Schriftverkehr:
Dieser Programmpunkt erlaubt Ihnen die Aufteilung Ihres
Ausdruckformulares (drei verschiedene sind möglich) selber
einzustellen. Die Aufteilung (von oben nach unten) wird
folgendermaßen vorgenommen, jeder Bereich kann dabei ein-
oder ausgeschaltet werden:
Bereich AN AB LI RE M1 M2 M3 GU SO Vorschub Spalte
Briefkopf ...... 2 2 2 2 2 2 2 2 2 0
Anschrift ...... J J J J J J J J J 3 0
Titel .......... J J J J J J J J J 6 16
Infozeile ...... 2
Texte .......... J J J J J J J J J 3
Positionskopf .. J J J N J J J J J 2
horiz. Striche . J J J N J J J J J
Preise/Zeile ... J J N J J J J J J
Summenausdruck . N J N J J J J J J
Zahöungsziele .. N N N J N N N N N
Schnelldruck ... N N J J N
Anz. Ausdrucke . 1 2 2 2 2 2 2 2 1
.......
.......
Briefkopf:
0 - es wird kein Briefkopf gedruckt
1 - es wird auf der ersten Seite ein Briefkopf gedruckt
2 - es wird auf allen Seiten ein Briefkopf gedruckt
Anschrift:
Die Anschrift kann horizontal verschoben werden (Spalte).
Bei Verwendung der langen Lieferanschrift (+ Rechnungs-
anschrift) kann der Ausdruck der beiden Anschriften
vertauscht werden. Das ist z.B. in der Schweiz nötig, da
dort die Anschrift rechts ausgedruckt wird. Schreiben Sie
bitte dann in das Feld "UMDREHEN" beim Punkt
"Anschrift/Absenderzeile" ein "J".
Titel:
z.B. Lieferschein, Rechnung ... kann bei vorgedruckten
Formularen ausgeschaltet werden. In die Titelzeile können
auch noch Variablen eingeführt werden, z.B. die
Rechnungsnummer usw. ...
Texte:
die freien Texte (die Sie beliebig eingeben können)
Positionskopf:
die Überschrift über den Positionen
Horiz. Striche:
Schalten Sie alle horizontalen Striche im Ausdruck an, z.B.
bei der Infozeile, der Positionsüberschrift und der Summen-
zeile.
Preise/Zeile / Summenausdruck:
Lieferscheine haben z.B. keine Preise (EP,GP) in den
Positionen und haben auch keine Endsumme.
Schnelldruck:
Druckt den entsprechenden Schriftverkehr sofort nach dem
Abspeichern des neu erstellten Auftrages. Das lästige
Heraussuchen entfällt.
Geben Sie in die entsprechenden Felder und die
entsprechenden Schriftverkehrsteile ein <j> ein, erscheint
dieser Teil des Ausdruckes. Geben Sie ein <n> ein, dann wird
der Ausdruck unterdrückt.
Für die Bereiche Briefkopf bis Positionskopf ist es möglich,
jeweils einen Vorschub in Zeilen einzustellen, der VOR dem
Ausdruck dieses Teiles gemacht werden soll. So können Sie
z. B. , wenn Sie nur kurze Rechnungen schreiben müssen, die
Positionen weit nach unten setzen, damit die Seite besser
aufgeteilt wird.
Für die letzten Zeilen am Ende eines Ausdruckes, sind
standardmäßig 18 Zeilen reserviert worden (Summenzeile,
Zahlungsziele usw ...). Sollte es beim Ausdruck Kollisionen
mit Ihren Positionen geben, kann die maximale Zeilenanzahl
(Druckparameter) und der zu reservierende Rest verändert
werden. Unter Umständen, guten natürlich, passen dann mehr
Positionen auf eine Seite.
Für jeden Schriftverkehr ist es möglich, die Anzahl der
Ausdrucke einzustellen, die ausgedruckt werden sollen. Diese
Anzahl kann auch noch vor jedem Ausdruck geändert werden.
Für jedes Druckformat kann einer von drei möglichen
Druckerausgängen (1-3) angewählt werden. Zusätzlich besteht
die Möglichkeit, die Druckausgabe in eine Datei mit dem
Namen "GSAUF.PRN" umzuleiten, wenn Sie die Einstellung "D"
wählen. Beachten Sie dabei bitte, daß alle Druckausgaben
solange an die Datei angehängt werden, bis diese
erfolgreich ausgedruckt wurde (Drucker-Spooldatei).
ACHTUNG!
Die Ausgabe von Listen und Auswertungen erfolgt immer
standardmäßig mit den Druckparametern des Druckformates 1.
Beachten Sie das bitte, wenn Sie sich unterschiedliche
Drucker und Druckformate anlegen. Besondere Druckformat-
wünsche (sogn. Schön-Druck) sollten im Format 2 oder 3
angelegt werden!
Wenn Sie kein Ändern der Druckparameter vor dem Ausdruck des
Schriftverkehrs wünschen, können Sie es hier für das
aktuelle Druckformat abstellen. Die Abfrage wird beim
Ausdruck des Schriftverkehrs dann unterdrückt. Der Ausdruck
erfolgt dann schneller ohne einen weiteren Tastendruck.
Ebenfalls kann das Grafikzeichen eingegeben werden, das für
horizontale Linien benötigt wird, wenn Ihr Drucker z. B.
nicht kompatibel zum IBM-Grafik-Drucker ist. Vorgabe ist
hier "─" (<ALT>+196), jedes andere Zeichen ist möglich.
Weitere Einstellungen:
Die jeweiligen, zum Einstellen der Ausgabe benötigten
Variablen und Felder, erhalten Sie immer mit <F1>.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
(Bitte ändern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile,
bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!)
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Einstellung Summenzeile/frei definierbare Felder │
└──────────────────────────────────────────────────┘
Die Summenzeile (z.B. bei Rechnungen) kann durch drei
variable Eingaben von Ihnen beeinflußt werden. Wir haben
die Werte Porto, Versicherung und Anzahlung eingestellt.
Die folgenden Eingaben und Veränderungen sind hier möglich.
X. Feld Summe:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Feldes an, z. B.
Fracht, Porto ....
+/-/0:
Gibt an, ob dieser Wert auf die Rechnungssumme addiert
wird, ob er abgezogen wird, oder ob die Rechnungssumme
unverändert bleibt.
Netto/Brutto:
Wenn Sie ein "N" eingeben, wird der später im Auftrag
eingegebene Wert auf den Netto-Preis addiert (subtrahiert)
und die darauf entfallende Umsatzsteuer auf den Brutto-
Gesamtbetrag gerechnet.
Wenn Sie ein "B" eingeben, wird der später im Auftrag
eingegebene Wert als Bruttobetrag auf den Brutto-
Gesamtbetrag addiert (subtrahiert).
USt-Satz:
Geben Sie hier den USt-Satz ein, mit dem dieses Feld
berechnet werden soll.
In der Summenzeile kann bei "USt-Satz" statt dem Satz eine
Automatik-Kennung eingestellt werden, so daß sich z.B. bei
Porto der USt-Satz nach den jeweiligen USt-Anteilen Ihres
Auftrages berechnet. Beispiel:
1000,00 DM Netto 14% + 140,00 DM USt
1000,00 DM Netto 7% + 70,00 DM USt
Der USt-Anteil 14% (140,00 DM) überwiegt den Anteil mit 7%,
also wird das entsprechende Feld (z.B. Porto) auch mit 14%
berechnet.
Text:
Wenn Sie im Feld +/-/0 eine "0" eingeben, wird dieser
Betrag bei den Berechnungen nicht berücksichtigt, z.B. bei
Anzahlungen, die ein Kunde bereits geleistet hat. Damit
dieser Betrag aber nicht in Vergessenheit gerät, kann man
ihn mit einer Mitteilung auf der Rechnung erscheinen lassen.
Den Text dieser zusätzlichen Mitteilung können Sie im Feld
Text angeben. Der im Auftrag eingegebene Betrag wird in
Form eines Platzhalters in diesen Text eingesetzt. Verwenden
Sie als Platzhalter ein Dollarzeichen ($), z.B. so:
"Es wurden $ DM angezahlt"
Wenn Sie die Bezeichnung der drei freien Felder ändern
wollen, nach denen Sie den Auftrag suchen können, ist das
hier möglich. Ebenso können Sie die vier Felder frei
bestimmen, die beim Schriftverkehr in der Infozeile links
neben dem Datum und der Nummer ausgedruckt werden sollen.
Beachten Sie, daß das erste Feld nicht beim den Auftrags-
stammdaten Teil II erscheint, sondern schon beim Teil I, der
Auftragsneuanlage.
Wenn Sie "N" für Netto-Aufschlag eingestellt haben, aber
einen Kunden haben, der Bruttopreise erhält, wird
der eingegebene Preis automatisch als Brutto-Preis
betrachtet.
┌────────────────────────────────────┐
│ Einstellung OP & Rechnungs-Journal │
└────────────────────────────────────┘
Erlaubt es Ihnen, beim Listen-Ausdruck der Offenen-Posten-
Liste und des Rechnungsjournals (Autom. Mahnlauf) die
Sortierreihenfolge einzugeben.
Wartezeit bei den Offenen-Posten bedeutet, daß eine
Rechnung erst als Offener-Posten ausgegeben wird, wenn das
Zahlungsziel Netto + Wartezeit (Einstell. Mahnlauf) er-
reicht wird. Bei "N" werden Offene Posten direkt nach dem
Rehnungsschreiben als solche ausgegeben.
Auch erledigte Rechnungen bedeutet beim Rechnungsjournal,
daß sie eine vollständige Liste aller im System vorhandenen
Rechnungen, auch erledigte (Status OK), erhalten.
┌───────────────────────────────────┐
│ Umsatzsteuer/Währung/Land/Rundung │
└───────────────────────────────────┘
Geben Sie die in Ihrem Land übliche Bezeichnung für die
Umsatzsteuer ein, z. B. MWST oder WUST. Das Programm
arbeitet dann auch bei Ausdrucken damit.
Die beiden aktuellen Steuersätze (z. B. 14% oder 7%)
werden danach eingeben. Bei dem Eintrag "V" im Artikelstamm
wird mit dem ersten Satz, bei einem "H" mit dem zweiten Satz
gerechnet.
In dem Feld "Land" können Sie die Postbezeichnung Ihres
Landes eintragen. Dieses Feld ist bei dem Vergleich
"Auslands- oder Inlandskunde" wichtig. Ein Beispiel für
diesen Vergleich finden Sie z.B. unter dem Punkt "Anpassung
Schriftverkehr -> Anschrift/Absenderzeile".
Wenn Sie bestimmte Preis z.B. in der Schweiz auf die Einheit
0.05 runden wollen (z.B. 0.05 Rappen), geben Sie in diesem
Feld ein "J" ein. Artikelpreise, Positionsgesamtpreise sowie
die Brutto-Auftragssumme werden dann entsprechend gerundet.
┌───────────────────────┐
│ Einstellung Etiketten │
└───────────────────────┘
Wählen Sie eins der drei möglichen Etikettenformate:
Breite des Etiketts gibt die maximale Ausdrucklänge Ihres
Etiketts an. Linker Rand bezeichnet die Einrückung auf der
linken Seite. Die Höhe des Etiketts beträgt maximal sieben
Zeilen. Wählen Sie mit Zeilen zwischen den Etiketten den
Vorschub, der zwischen zwei Adreß-Etiketten gemacht werden
soll. Um die Etiketten nach dem Ausdruck abreißen zu können,
können Sie auch die Anzahl der abschließenden
Vorschubzeilen einstellen.
Die möglichen Variablen und Felder erhalten Sie mit <F1>!
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
┌───────────────────────────┐
│ EK-Preis-Aufschlag/Rabatt │
└───────────────────────────┘
Die automatische Neuberechnung der Preise in den Artikel-
stammdaten kann ausgeschaltet werden.
Geben Sie die Aufschläge in Prozent ein, die bei der
Neuanlage von Artikeln automatisch vorgeschlagen werden
sollen. Für jede der drei VK-Preis-Gruppen kann ein Prozent-
wert angegeben werden.
Mit "E" oder "G" können Sie eingeben, ob der Positionsrabatt
vom Einzelpreis oder vom Gesamtpreis der Position berechnet
wird. Bitte beachten Sie, daß sich das Programm je nach
eingestellt Rabattberechnung anders verhalten kann!
Es werden folgende, unterschiedliche Berechnungen
durchgeführt:
Rabatt auf EP:
(EP-RABATT) * MENGE = GP
Rabatt auf GP:
(EP*MENGE) - RABATT = GP
Je nach Einstellung Ihrer Posisionszeile können
sich "unerwartete" Ergebnisse ergeben, wie z.B. im
Druckformat 2, wenn der Rabatt auf den EP eingestellt ist!
┌──────────────────────┐
│ Artikelpreisänderung │
└──────────────────────┘
Um bestimmte Artikelpreis (z.B. eine gesamte Warengruppe)
schnell ändern zu können, sollten Sie diesen Programmpunkt
verwenden. Möglich sind Betragsänderungen (z.B. + 22,00 DM
oder - 9,00 DM) aber auch prozentuale Veränderungen wie
Aufschläge um 10%. Bei positiven Prozentfaktoren wird mit
dem eingegebenen Faktor multipliziert, bei negativen
Faktoren dividiert.
Die Selektion kann unter "Listen definieren" eingestellt
werden.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
┌────────────────┐
│ Passwortschutz │
└────────────────┘
Mit dem Passwort sind die wichtigen Daten Ihrer
Auftragsbearbeitung gut geschützt. Wenn Sie kein Passwort
wünschen, können Sie diesen Eintrag freilassen, bzw. wieder
löschen. Abfragen finden dann im Programm nicht statt.
Jeder andere Eintrag in diesem Feld fragt vor Ausführung des
entsprechenden Programmteils nach der Zugangsberechtigung.
Das neue Passwort wird vom Programm erst anerkannt, wenn es
sowohl mit <F5> abgespeichert wird UND durch nochmalige
Eingabe erneut bestätigt wird!
┌─────────────────────┐
│ Systemeinstellungen │
└─────────────────────┘
Einfach mal ausprobieren!
┌───────────────────┐
│ Farbeinstellungen │
└───────────────────┘
Die Farbeinstellung kann im Programm Ihren individuellen
Anforderungen entsprechend angepaßt werden. Bitte beachten
Sie aber, daß sich jede dargestellte Farbe aus Vordergrund
und(!) Hintergrundfarbe zusammensetzt. Da zwölf verschiedene
Farben zur Auswahl stehen, gibt es für jede Darstel-
lungsart 144 verschiedene mögliche Farbkombinationen.
In der netzwerkfähigen Version können keine freien
Farbeinstellungen verwendet werden, vielmehr richtet sich
die Farbpalette nach der von Ihnen verwendeten Grafikkarte.
Falls Sie eine Farbgrafikkarte in Verbindung mit einem
Monochrom-Monitor installiert haben, kann die Schwarz-Weiß-
Einstellung durch den Parameter "SW", also z.B. "GSAUF SW",
beim Programmstart erzwungen werden.
┌──────────────────────────────┐
│ Drucker-Spooldatei GSAUF.PRN │
└──────────────────────────────┘
Alle Druckausgaben können in die Spooldatei GSAUF.PRN
umgeleitet werden. Das ist dann von Vorteil, wenn der
langsame Ausdruck von z.T. vielen Kopien zu viel Zeit in
Anspruch nehmen würde. Drucken sie bei Bedarf die Spooldatei
einfach mit dem entsprechenden Menüpunkt aus. Beim Aufruf
und beim Verlassen des Programmes werden Sie, wenn
vorhanden, automatisch an unerledigte Druckaufträge
erinnert. Nach dem erfolgreichen Ausdruck der Spooldatei
wird diese gelöscht.
In der netzwerkfähigen Version richtet sich der Name Ihrer
individuellen Spooldatei nach dem Namen Ihres Arbeits-
platzes. Es wird Ihnen zum Ausdruck die entsprechende Datei
vorgegeben.
┌───────────────────┐
│ Listen definieren │
└───────────────────┘
Eine Änderung der Listen und Auswertungen ist möglich. Sie
können jeweils den Text der Überschrift sowie den Inhalt der
Datensatzausgabe verändern. Bei Listen mit Selektion (z.B.
Artikelliste) kann auch noch die Selektion beeinflußt
werden, z.B. Suchfelder, Sortierung usw. ...
Bei einigen Listen kann zusätzlich noch eine Summe definiert
werden.
Bitte beachten Sie auch im Zusammenhang mit der
Listendefinition jeweils die aktuelle Hilfe (<F1>). Alle zu
verwendenden Variablen werden sie dort finden.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
┌────────────────┐
│ Schnittstellen │
└────────────────┘
Um Daten mit anderen GS-Programmen austauschen zu können,
stehen Ihnen zwei Schnittstellen zur Verfügung, einmal zu
GS-ADRESSEN (Austausch ADRESSEN <-> KUNDE) und zu GS-EAR
(offene Posten).
Die Schnittstelle kann durch die Eingabe von "J" aktiviert
werden, der Pfad zu dem anderen Programm muß eingegeben
werden.
Bei aktivierter Schnittstelle können alle Adressen aus
GS-AUFTRAG nach GS-ADRESSEN übergeben werden, ebenso können
alle Adressen aus GS-ADRESSEN eingelesen werden. Es werden
immer ALLE Adressen übergeben bzw. übernommen.
Verwalten Sie alle Adressen mit GS-Adressen, schreiben damit
Ihre Serienbriefe usw. und NUR wenn aus einer "Adresse" ein
"Kunde" geworden ist, legen Sie im Kundenstamm einen neuen
Kunden an und übernehmen die entsprechende Adresse aus
GS-Adressen mit <F2>.
ACHTUNG !!!
Ist die Schnittstelle zu GS-EAR aktiviert, werden bei jeder
Rechnung / Gutschrift und einer entsprechenden Änderung die
Summen an die Buchhaltung übergeben. Dort können sie im
Rahmen der Offenen-Posten-Verwaltung weiterverarbeitet
werden. Die interne offene-Posten-Verwaltung ist dann
abgeschaltet, im Modul "Offene-Posten" kann ein Auftrag nur
noch storniert werden !!!
┌────────────────────┐
│ │
│ 14. Datensicherung │
│ │
└────────────────────┘
Da die Suchdateien jederzeit neu aufgebaut werden können,
beschränkt sich die Datensicherung auf die Datendateien,
also die Dateien mit der Endung "DBF", bzw. "DBT". Diese
Daten können folgendermaßen kopiert werden:
C:\GSAUF> copy *.db* a:
Wenn Sie den DOS-Befehl BACKUP oder andere Backup-Programme
verwenden, müssen ebenfalls nur diese Dateien, nicht das
komplette Verzeichnis gesichert werden!
ACHTUNG !!!
Vergessen Sie nicht nach dem Aufspielen Ihrer
Sicherungskopie die Suchdateien wieder aufzubauen!!!
Sie können z.B. die von uns mitgelieferten Batch-Dateien
"sichern" und "rsichern" verwenden, z.B.:
C:\GSAUF> sichern c: a:
oder
C:\GSAUF rsichern a: c:
Die DOS-Kommandos "backup" und "restore" werden dafür
benötigt, jede andere Art der Datensicherung kann eingebaut
werden.
HINWEIS!
CLIPPER ist ein geschütztes Warenzeichen von NANTUCKET, Inc.
dBASE ist ein geschütztes Warenzeichen von Ashton - Tate,
Inc. MS-DOS ist ein geschütztes Warenzeichen von Microsoft
Corp. PC-DOS ist ein geschütztes Warenzeichen von
International Business Machines Corp., BLINKER ist ein
geschütztes Warenzeichen der Blink, Inc.
DER WICHTIGSTE HINWEIS!!!
Wir behalten uns vor, jederzeit Verbesserungen, Änderungen
des Diskettenumfanges und Preisänderungen zu machen.
... Aha ...!
... ende ...