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gsbest.121
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1991-10-31
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101KB
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2,363 lines
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DAS GS-BESTELLWESEN │
│ (c) 1991 │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Dokumentation │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
Gandke & Schubert Computerprogramme
Postfach 200 429
D-4050 Mönchengladbach 2
Telefon: (0 21 66) 61 20 33
9.00 - 13.00 + 14.00 - 17.00 Uhr
Telefax: (0 21 66) 61 20 37
Mailbox: (0 21 66) 4 47 13
BTX: *Gandke & Schubert GS Software#
┌─────────────────────────────────┐
│ │
│ 1. Gliederung der Dokumentation │
│ │
└─────────────────────────────────┘
Die Gliederung dieser Dokumentation entspricht in etwa Ihrer
Vorgehensweise bei Bestellungen mit diesem Programm. Bitte
beachten Sie, daß wir häufig nur von "Bestellungen"
sprechen. Die Bestellungen sind die Grundlage dieses
Bestellwesens. Bevor eine weitere Bearbeitung möglich ist,
müssen erstmal die zu bestellenden Positionen erfaßt werden.
1. Gliederung der Dokumentation
2. Allgemeine Benutzungshinweise
Funktionsweise der Nachrichtenzeilen
<ESC>-Taste
Systemdatum ändern
3. Grundlegende Stammdatenmodule
Lieferanten
Suchen eines Lieferanten (Artikels)
Funktionstasten in den Stammdaten
Neuanlage eines Lieranten (Artikel))
Lieferanschrift
Lieferantenpreisliste
Artikel
Lagerartikel/Lagernummer
Kalkulation der Artikelpreise
Lagerwert
Artikelrabatt
4. Freie Texte/Briefbogen
Texte Schriftverkehr
Briefbogen
5. Laufende Nummern/Nummernkreise
6. Wie erstellt man eine Bestellung?
Auswahl eines Lieferanten
Freie Adresse für eine BEstellung
Auftragsstammdaten I
Positionserfassung
Direktbestellung
Gesamtpreis einer Position
Artikelrabatt
Einzelpreis ändern
Umsatzsteuerumrechnung/-änderung
Lieferantenpreisliste aktualisieren
Rabatt
Individueller Rabatt
Aufschläge
Rabattberechnung in Positionen
Weitere Positionen
Freie Textzeile
Position ändern/löschen
Erfassung abschließen/Summen & Preise
7. Wie kann man Bestellungen wiederfinden?
Suche über einen Kunden
Bestellstatus
Erweiterte Suche
Bestellstatusfenster
Bestellung ändern/erweitern
Standardbestellungen
Bestellungen einzeln löschen
8. Wie aus den erfaßten Positionen Schriftverkehr wird!
Bestellstammdaten II
9. Wareneingang
Komplette Verbuchung
Einzelbuchungen
10. Lagerverwaltung
Abgang
Bestellung
Inventurbuchung
Zugang
Lagerumbuchung
11. Statistik/Listen/Auswertungen/Etiketten
Umsatz
Listen mit Selektion
Listen ohne Selektion
Umsätze/Periode
Umsatzverteilung
Etikettendruck
12. Dienstprogramme
Formatierung der Druckausgabe
Die drei verschiedenen Druckformate
Suchdateien aktualisieren
Alte Bestellungen löschen
Lager reorganisieren
Druckersequenzen
Format Schriftverkehr
Positionsgestaltung/Bruttopreise
Einstellung Summenzeile/frei def. Felder
Einstellung OP & Rechnungs-Journal
Umsatzsteuer/Währung/Land/Rundung
Einstellung Etiketten
EK-Preis-Aufschlag/Rabatt
Artikelpreisänderung
Passwortschutz
Systemeinstellungen
Farbeinstellungen
Drucker-Spooldatei GSBEST.PRN
Listen definieren
Schnittstellen -> GS-AUFTRAG -> GS-ADRESSEN
13. Datensicherung !!!
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 2. Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Programmes │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
Anmerkung:
Mögliche Tasten, die im Programm gedrückt werden können,
werden in dieser Dokumentation folgendermassen dargestellt:
<TASTE>
Die Auftragsbearbeitung bietet Ihnen eine vollmenügesteuerte
Benutzeroberfläche. Sie können entweder von übergeordneten
Verteilern, auch Menüs (Auswahlbildschirme) genannt, die
einzelnen angebotenen Programmpunkte mit dem entsprechenden
Buchstaben direkt anwählen (<a>, <b> ... ) oder mit den
Cursortasten <Pfeil hoch>, <Pfeil runter> usw. bzw. mit der
<Leertaste> den Programmpunkt auswählen und danach durch
einmaliges Betätigen von <Return> in diesen Programmpunkt
gelangen.
┌──────────────────────────────────────┐
│ Funktionsweise der Nachrichtenzeilen │
└──────────────────────────────────────┘
An fast jeder Stelle des Programmsystems erhalten Sie eine
Hilfe in den beiden Nachrichtenzeilen, das sind die Zeilen
am unteren Rand des Bildschirmes. Entweder haben Sie die
Wahl, eine einmalige Frage bezüglich des Programmablaufes zu
beantworten oder mit den angegebenen Funktionstasten aus
mehreren Möglichkeiten eine auszuwählen.
Andere Eingaben als die angebotenen akzeptiert das
Programmsystem nicht. An den übrigen Stellen bietet Ihnen
das Programm eine Hilfe bzw. Bemerkungen zum weiteren
Ablauf.
Ausführliche Hilfe erhalten Sie ebenfalls über die Taste
<F1> im gesamten Programm! Bitte beachten Sie, daß in vielen
Fällen die Online-Hilfe als Ergänzung zu dieser Dokumenation
zu sehen ist. Sämtliche Variablennamen usw. z.B. für
Schriftverkehrgestaltung o.ä. finden Sie nur in der
Programmhilfe. Benutzen Sie also, besonders am Anfang Ihrer
Arbeit mit GS-BESTELLUNG, die Taste <F1> besonders häufig!
Eine allgemeine Ausnahme im gesamten Programm ist die ...
┌─────────────┐
│ <ESC>-Taste │
└─────────────┘
Mit dieser Taste gelangen Sie jeweils in den nächsthöheren
Verteiler bzw. können eine ungültige Eingabe rückgängig
machen. Sie können mit dieser Taste einen Programmpunkt
auch komplett abbrechen. In den meisten Eingabe- und
Erfassungsmasken gelangen Sie an beliebiger Stelle durch
Drücken von <ESC> sofort in das nächsthöhere (also
aufrufende) Menü, wo Sie die weitere Bearbeitung fortsetzen
können.
┌────────────────────┐
│ Systemdatum ändern │
└────────────────────┘
Das interne GS-Bestellung Systemdatum (1.Zeile rechts oben)
kann jederzeit mit <ALT>+<S> geändert werden.
┌────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 3. Die Grundlage des Bestellwesens: Stammdaten │
│ │
└────────────────────────────────────────────────┘
Stammdatenmodule sind die Grundlage Ihres Bestellwesens. Sie
können damit Lieferanten, Artikel und freie Texte anlegen
oder ändern. Diese einmal erfaßten Daten haben Sie bei der
Fakturierung immer im Zugriff. Das heißt, wenn sich z.B.
eine Lieferantenanschrift ändert, wird das von Ihnen nur
einmal eingegeben. Ab dieser Änderung steht die neue
Adresse dem System überall zur Verfügung. Die
Vorgehensweise in den Stammdatenmodulen "Lieferanten" und
"Artikel" ist weitestgehend identisch.
Wir stellen Ihnen nun die Suche eines Lieferanten und die
weitere Bearbeitung anhand der Lieferantenstammdaten vor.
Bei Artikeln beschränken wir uns nur noch auf die
Funktionsbeschreibung, da praktisch die Handhabung dieser
Programmteile vergleichbar mit den Kundenstammdaten ist.
┌─────────────┐
│ Lieferanten │
└─────────────┘
Die Lieferantenstammdaten bestehen aus zwei verschiedenen Seiten:
Erster Bildschirm Lieferantenstammdaten:
Sie können informative Daten wie z.B. die Adresse,
Telefonnummer, Zahlungsziel, Rabatte und Bankverbindung
eingeben.
Zweiter Bildschirm Lieferantenstammdaten:
Hier haben Sie die Möglichkeit, den Lieferanten für die zehn
Artikelrabattstufen bestimmte Rabatte zuzuordnen, die bei
der Positionserfassung auf Wunsch vergeben werden können.
Unter "Sonstiges" können freie Textfelder definiert werden
wie z.B. Seriennummern, Erstkontakt, Anzahl der
Mitarbeiter, Firmierung des Lieferanten usw. Diese freien
Textfelder gelten für sämtliche Lieferantenstammdatensätze
und dienen lediglich Ihrer Information. Das Ändern dieser
Textfelder ist mit <F9> möglich.
Wechseln Sie zu den einzelnen Lieferantenbildschirmen mit
den Tasten <F6>, bzw. in den Stammsatz (1. Bildschirm)
jeweils mit der Taste <F2>.
┌──────────────────────────┐
│ Suchen eines Lieferanten │
└──────────────────────────┘
Im Lieferantenstammdatenmenü stehen Ihnen vier Suchbegriffe
zur Verfügung:
Match-Code
Name
Lieferantennummer
Kreditorennummer
Die Felder "Anrede" bis "Postfach" sind die Felder, die bei
einer eventuellen Eingabe in Ihrem Adressenfeld des
Schriftverkehrs erscheinen.
In vielen Fällen empfiehlt es sich, unter "Match-Code" einen
bestimmten Suchbegriff der Firma oder des Lieferanten
anzulegen z.B. unter Name schreibt man:
Großhandel Joseph Schmitz GmbH
Dieser Name erscheint dann auch im Adressenfeld des
Schriftverkehrs. Um den Lieferanten aber komfortabel
suchen zu können, sollten Sie z.B. beim Match-Code
"Schmitz" eingeben. Sie können dann mit einem der vier
Suchbegriffe den Lieferanten auswählen, indem Sie den ganzen
Namen bzw. einen Teil des Namens in das Feld des
Suchbegriffs schreiben und dann mit <Return> bestätigen.
Es erscheint dann der erste Lieferantendatensatz, der Ihrem
Such- begriff entspricht. Sollte sich kein Datensatz
entsprechend Ihrer Eingabe finden, wird automatisch der
nächste, Ihrem Suchbegriff folgende Datensatz angezeigt.
┌───────────────────────────────────┐
│ Funktionstasten in den Stammdaten │
└───────────────────────────────────┘
Mit den Pfeiltasten runter bzw. rechts oder mit <Return>
können Sie vorblättern, mit den Pfeiltasten hoch bzw. links
oder <Backspace> können Sie zurückblättern. In allen
Stammdatenmodulen ist ein Blättern mit diesen Tasten
möglich. Aus diesem Grund werden wir in dieser
Dokumentation nicht mehr gesondert darauf hinweisen.
Überhaupt sind alle Stammdatenmodule in der
Funktionstastenbelegung identisch, das heißt, <F3> ist
Ändern des Datensatzes, <F4> löschen, <F8> Neuanlegen, <F9>
freie Textfelder ändern usw. ...
┌─────────────────────────────┐
│ Neuanlage eines Lieferanten │
└─────────────────────────────┘
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Lieferanten (Artikel) neu
in den Stammdaten anzulegen.
Sie tippen einen Suchbegriff ein, und das System meldet sich
mit "Lieferant nicht gefunden", danach bleiben Ihnen zwei
Möglichkeiten zur Wahl:
<F7> (Suchbegriff):
Sie haben sich z.B. vertippt und wollen neu suchen. Der
Bildschirm wird gelöscht und Sie können den Suchbegriff
jetzt richtig eingeben.
Wenn unter dem "Suchbegriff" kein Lieferant in den
Stammdaten vorhanden ist, können Sie mit <F8> (Neuanlage)
den Lieferanten neu anlegen. Der Cursor springt in das
erste Feld " Match - Code " und das System ist zur Eingabe
bereit.
(Bei Eingabe in die Felder "Match-Code" und "Name" s.o. ).
Besonders komfortabel und zeitsparend ist aber die
Möglichkeit, sich einen bereits vorhandenen Datensatz
auszuwählen, der Ihrem neuen Lieferanten oder Artikel
weitestgehend entspricht. Wenn Sie dann auf dem Datensatz
stehen und <F8> "Neuanlage" drücken, wird ein neuer
Datensatz mit den gleichen Feldinhalten erzeugt. Ändern Sie
dann nur noch abweichende Werte und die Lieferanten- oder
Artikelnummer.
Auf diese Art können Sie schnell und sicher auch grössere
Datenmenge erfassen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Adressen aus dem
Programm GS-ADRESSEN einzulesen oder auch an GS-ADRESSEN zu
übergeben. Wenn die Schnittstelle zu GS-ADRESSEN aktiviert
ist, erscheint zusätzlich noch die Abfrage, ob der neue
Lieferant aus GS-ADRESSEN eingelesen werden soll.
In der Wahl Ihrer Lieferantennummern sind Sie wenig
eingeschränkt. Es besteht zur Vereinfachung der Eingabe bei
vielen Lieferanten die Möglichkeit eine automatische
Lieferantennummergenerierung vorzunehmen.
Die Eingabe des ersten Teils ist wahlfrei.
Der zweite Teil kann selbstständig hochgezählt werden.
(siehe "Freie Texte" und "Laufende Nummern")
Geben Sie einen Gesamtrabatt ein, wird dieser für jede
Bestellung als Gesamtrabatt für diese Bestellung
vorgeschlagen.
In die Felder Zahlungsziele "Skonto %", "Skonto/Netto"
können Sie Standardwerte eingeben, die später bei jeder
Bestellung bei diesem Lieferant vorgeschlagen werden aber
individuell für eine Bestellung jederzeit abgeändert werden
können.
Wenn Ihnen der Lieferant keine (z.B. aus dem Ausland)
Umsatzsteuer berechnet, geben Sie im Feld "USt-Berechnung"
ein "N" (Nein) ein.
Wenn Sie beim Lieferanten Bruttopreise erhalten, können Sie
ein "B" eingeben.
Die Felder "Rabatt 1" bis "Rabatt 5" dienen der flexiblen
Preisgestaltung über Rabatte:
z.B.
Rabatt 1 bei einer Abnahmemenge bis 10
Rabatt 2 bei einer Abnahmemenge von 10 bis 30 usw.
Ihre Artikel-Vk-Preise können genauso angelegt werden.
Entsprechend dem ausgewählten Lieferanten werden sie Ihnen bei
der Bestellerfassung automatisch richtig angezeigt.
Nachdem Sie den Lieferanten so angelegt haben, können Sie
ihn mit <F3> bzw. <F4> jederzeit ändern oder auch löschen.
Falls Sie Ihre Anfangsumsätze oder -salden beim Lieferanten
eingeben wollen, kann das mit der Taste <CTRL>+<F3> im
Ändern-Modus (F3) geschehen. (Gilt auch für die
Artikel-Stammdaten)
ACHTUNG!!!
Da die Bestellungen und die Lieferanten über die
Lieferantennummer miteinander verknüpft werden, darf die
Lieferantennummer, nachdem schon Bestellungen erfaßt wurden,
nicht mehr geändert werden!
┌─────────────────┐
│ Lieferanschrift │
└─────────────────┘
Auf der zweiten Lieferantenseite können Sie eine
Lieferanschrift erfassen, die wahlweise beim Ausdruck des
Schriftverkehrs verwendet werden kann.
┌───────────────────────┐
│ Lieferantenpreisliste │
└───────────────────────┘
Lieferantenpreise sind feste Preise, keine Rabatte, die Sie
bei einem bestimmten Lieferanten für einen Artikel bezahlen.
Die Lieferantenpreisliste bietet Ihnen die Möglichkeit,
lieferantenspezifische Preise zu verwalten. Diese Preise
können Sie mit Ihrem Lieferanten aushandeln. Wenn Sie dann
bei diesem Lieferanten den bestimmten Artikel kaufen, wird
anstatt des Artikel-EK-Preises aus den Stammdaten Ihr
spezifischer Lieferantenpreis übernommen. Als Orientierung
für Sie wird bei der Positionserfassung in der Statuszeile
ein Feld "L-EK", für Lieferanten-EK-Preis, invers angezeigt.
Auf den so ausgewählten Lieferantenpreis können Sie
natürlich noch einen Rabatt setzen.
Mit <F5> (Preise) können Sie von jeder Lieferanten-
bildschirmseite aus nach Eingabe des Passwortes die
Lieferantenpreisliste anwählen. Bei der Lieferanten-
preisliste können Sie einem bestimmten Lieferanten
verschiedene Preise der Artikel zuordnen.
┌─────────┐
│ Artikel │
└─────────┘
Bei den Artikeln haben Sie die Möglichkeit, mit drei
Suchbegriffen den gewünschten Artikel herauszusuchen:
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Warengruppe
Wenn Sie durch die Artikel blättern (<Pfeiltasten>,<Return>
bzw. <Backspace>), werden die EK-Preise und die EK-Preis-
Aufschläge zu Ihrer Sicherheit nicht mit angezeigt. Erst
durch drücken von <F5> (Passwort!) sehen Sie die Preise.
In den oberen Teil der Artikelstammdaten können Sie die
Werte eingeben, die Ihren Artikel charakterisieren:
z.B.
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
eine Zeile Artikelzusatztext
Einheit
Preiseinheit/Abbuchung
Die Preiseinheit (und Abbuchungseinheit) ist standardmäßig
mit 1 vorgegeben, bei anderen Werten (z.B .. per 1000, per
12) wird im Fakturierungsteil folgendermaßen gerechnet:
Preis = (Menge * EP) / Preiseinheit
Die Abbuchungseinheit wird für die Artikelabbuchung vom
Lager verwendet.
Für Warengruppen stehen Ihnen zwei Stellen zur Verfügung.
In das Feld Rabattgruppe können Sie Zahlen von 0-10
eingeben:
0 bedeutet, der Artikel gehört zu keiner Rabattgruppe
(Standardwert).
Rabattgruppen von 1-10:
Bei der Bestellerfassung dieses Artikels wird automatisch
bei den Lieferantenartikelrabatten nachgesehen, ob ein
Rabatt vorhanden ist. Wenn ja, wird dieser ausgeworfen und
kann ausgewählt werden.
Der Umsatzsteuersatz ist standardmäßig immer mit "V", das
heißt volle Umsatzsteuer (bzw. Satz 1), vorbelegt. Mit
Hilfe der Kennung "V" (voll) bzw. "H" (halb) wird
automatisch der richtige Umsatzsteuersatz zugeordnet. Die
Eingabe von "0", keine Umsatzsteuer, ist auch möglich.
Der aktuelle Umsatzsteuersatz (auch die Bezeichnung) in
Prozent kann unter "Dienstprogramme" angelegt werden.
┌──────────────────────────┐
│ Lagerartikel/Lagernummer │
└──────────────────────────┘
Im Feld Lagerartikel können Sie angeben, ob der Artikel bei
der Bestellung und beim Wareneingang im Lager verbucht
werden soll oder nicht.
┌───────────────────────────────┐
│ Kalkulation der Artikelpreise │
└───────────────────────────────┘
Der mittlere Teil der Artikelstammdaten auf dem Bildschirm
dient Ihrer Kalkulation der VK-Preise.
Sie können dabei folgendermaßen vorgehen:
Sie geben für Ihren Artikel den Einkaufspreis an. Anhand
der vorgegebenen EK-Preis-Aufschläge (unter Dienst-
programme) werden, auf Wunsch automatisch, sämtliche
VK-Preise 1-3, sowie der VK-Preis 1 als Bruttopreis
errechnet.
In den Dienstprogrammen kann ebenfalls die automatische
Berechnung Ihrer Preise ein- oder ausgeschaltet werden.
┌───────────┐
│ Lagerwert │
└───────────┘
Wenn Ihrerseits ein Lagerzugang erfolgt, kann er danach
eingegeben werden. Ihr Lagerwert wird gewichtet und ein
mittlerer EK-Preis, bestehend aus x Teilen Altbestand/alter
EK und y Teilen Neuzugang/neuer EK wird errechnet. Benutzen
Sie diesen mittleren EK für Ihre neue Anpassung des
Einkaufpreises. Der neue Bestand wird dabei automatisch
Ihrem gewünschten Lager zugebucht. Im Lagermodul finden Sie
diesen Zugang unter der Bemerkung "Inventurbuchung /
Artikel"
Wenn Sie auf diese Möglichkeit des Lagerzugangs verzichten
wollen, geht es direkt weiter mit jeder beliebigen Taste.
Einen Lagerzugang können Sie nach Betätigen von <j>
eingeben.
Nachdem Sie den EK-Preis eingegeben haben, können Sie die
Aufschläge auf den EK-Preis in Prozent ändern.
Aufschläge können bedingt durch die Feldgröße maximal
9999.99% betragen.
Die Umrechnung der VK-Preise erfolgt direkt. Wenn Sie z.B.
in das Feld VK-Preis 1 brutto den Wert 199.00 DM eingeben
(aus optischen Gründen) wird automatisch der Netto-VK-Preis
und der Aufschlag des VK-Preises 1 auf den EK-Preis
zurückgerechnet.
Genauso können Sie bei den drei Nettoverkaufspreisen
verfahren, um die Preise optisch zu korrigieren.
Nach erfolgter Eingabe und Umrechnung in dem letzten Feld,
können Sie die gesamte Kalkulation noch einmal ändern, bzw.
mit <Return> in den dritten Teil des Bildschirmes wechseln.
Hier befindet sich das Feld "Mindestbestand", was für das
Lager von Bedeutung ist. Bei der Auswertung
"Bestellvorschläge" werden nur Artikel gelistet, deren
aktueller Bestand kleiner oder gleich dem Mindestbestand
ist. Um diese Programmoption sinnvoll nutzen zu können,
sollten Sie sich bei dem jeweiligen Mindestbestand Ihres
Artikels einige Gedanken machen.
┌───────────────┐
│ Artikelrabatt │
└───────────────┘
Bei der Neuanlage eines Artikels werden Sie nach der
Rabattgruppe gefragt.
0 bedeutet dabei kein Artikelrabatt. Rabattgruppe 1-10
können Sie frei vergeben.
Die Zuordnung des Artikelrabatts geschieht über den Kunden.
Im Kundenstamm haben Sie die Möglichkeit, auf der 2.
Bildschirmseite zehn Artikelrabattgruppen anzulegen.
Das bedeutet folgendes:
Sie können z.B. für die gesamte Warengruppe 10 bei diesen
Lieferanten einen Sonderrabatt von 12 % vereinbaren. Dieser
Rabatt wird dann zusätzlich von dem EK-Preis abgerechnet,
den Sie bei dem Lieferanten erhalten.
Rabatte werden bei der Fakturierung vorgeschlagen, und nicht
automatisch abgezogen.
Ein kleiner Tip:
Wenn Sie neue Artikel anlegen, und eine durchlaufende
Nummerierung wünschen, sollten Sie im Feld "Artikel-Nummer"
<F10> "Artikelnummer generieren" drücken. Sie werden nach
einem Muster gefragt, z.B. "10-01". Anhand dieses Musters
wird die nächste freie Artikelnummer vorgeschlagen, z.B.
"10-012".
┌───────────────────────────┐
│ │
│ 4. Freie Texte/Briefbogen │
│ │
└───────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
│ Texte Schriftverkehr │
└──────────────────────┘
Wir haben für Sie zu jedem Schriftverkehr (Bestellungen,
Stornierung und Sonstiger Schriftverkehr) ein Beispiel eines
Textes vorgesehen, der in diesem Programmteil geändert
werden kann. Es stehen Ihnen drei verschiedene Textformate
zur Verfügung, also können z.B. deutsche und englische
Bestellungen geschrieben werden. Vor jedem Ausdruck kann das
gewünschte Format nochmals geändert werden.
┌───────────┐
│ Briefkopf │
└───────────┘
Hier können Sie sich entsprechend den anderen freien Texten
Ihren Briefkopf (-fuß) individuell gestalten (mit 7 Kopf-
und 3 Fußzeilen). Desweiteren kann die erste bzw. die zweite
Zeile des Ausdruckes in großer Schrift ausgedruckt werden
(siehe Druckersequenzen).
Wenn Sie fertiggedruckte Briefbögen verwenden, kann der
Ausdruck des Kopfes ausgeschaltet werden (Dienstprogramme/
Format Schriftverkehr).
Sie können in die Texte auch Drucksequenzen eingeben,
allerdings müssen dann die Texte in Anführungszeichen
stehen, z.B. "Gandke & Schubert"+chr(15)+" "4050 Mönc ...."
Vorteil dieser "eingestreuten" Drucksequenzen ist die
weitergehende Gestaltungsfreiheit bei Verwendung von
Blankopapier.
(Bitte ändern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile,
bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!)
┌───────────────────────────────────┐
│ │
│ 5. Laufende Nummern/Nummernkreise │
│ │
└───────────────────────────────────┘
Die Verwaltung der Bestell- bzw. Schriftverkehrsnummern
verläuft in dem Programmsystem folgendermaßen:
Der feststehende Teil der Schriftverkehrsnummer dient zur
eindeutigen Unterscheidung des Auftrages bzw. des
jeweiligen Schriftverkehrs. Darüberhinaus ist es möglich,
den vorderen Teil bzw. den hinteren Teil anzuhängen und
frei zu gestalten.
Unter diesem Programmpunkt bieten sich Ihnen deshalb
folgende Möglichkeiten:
Bei einer beliebigen Eingabe in das Feld "Vorderer Teil"
beim jeweiligen Schriftverkehr, wird der eingegebene Teil
vor die feststehende Auftrags- bzw. Schriftverkehrsnummer
geschoben. Sie sind so in der Lage, sich für die
verschiedenen Teile des Schriftverkehres feststehende
Nummernkreise zuzulegen:
z.B.
BE für Bestellung
ST für Stornierung
ER für Erinnerung
Das dient zur Erleichterung und Unterscheidung des
eventuellen Bestell- bzw. Schriftverkehrsstatus (bei
telefonischen Anfragen).
Verschiedene Optionen dienen zur leichteren Identifizierung
Ihrer Ablage und Ihrer Bestellnummern. Zusätzlich kann auch
für Ihre Standardkundennummervergabe und die Bestellnummern
(abweichend von der "internen" Bestellnummer) ein Wert
eingegeben werden, ab dem die Nummer hochgerechnet wird.
┌──────────────────────────────────────┐
│ │
│ 6. Wie erstellt man eine Bestellung? │
│ │
└──────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────┐
│ Auswahl eines Lieferanten │
└───────────────────────────┘
Wählen Sie den Punkt "Positionen erfassen":
Sie können sich mit einem der vier Suchbegriffe:
Lieferantenname
Match-Code
Lieferantennummer
Kreditorennummer
den gewünschten Lieferanten heraussuchen und mit <j> den
Lieferanten für diese Bestellung übernehmen.
┌───────────────────────────────────┐
│ Freie Adresse für eine Bestellung │
└───────────────────────────────────┘
Falls der Lieferant noch nicht in den Stammdaten angelegt
ist, ist es möglich, eine freie Adresse aufzunehmen, wenn
kein Lieferant gefunden wurde. Diese freie Adresse wird mit
einer besonderen Lieferantennummer, die mit "FR" beginnt, in
den Lieferantenstamm aufgenommen. Bei Bedarf kann Sie
gelöscht oder erweitert werden.
┌─────────────────────┐
│ Bestellstammdaten I │
└─────────────────────┘
In den beiden nachfolgenden Feldern "Bezeichnung,
Liefertermin" und in den drei freidefinierbaren Textfeldern
auf der rechten Seite der Maske haben Sie die Möglichkeit,
zu Ihrer Orientierung beim späteren Heraussuchen von
Bestellungen, Daten einzugeben. Die Bezeichnung dieser
Felder kann in den Dienstprogrammen geändert werden.
Darüberhinaus ist es auch möglich, die Felder mit auf Ihrem
Schriftverkehr auszudrucken.
Im Feld "Bestellart" wird automatisch immer "PO", für eine
Positionserfassung vorgeschlagen.
Die Kennung für die Umsatzsteuerberechnung wird für diesen
Lieferanten aus den Stammdaten geholt, kann aber für diese
Bestellung geändert werden. Auch wenn keine Umsatzsteuer
berechnet werden soll, ist es jederzeit möglich, einzelnen
Positionen Umsatzsteuer zuzuordnen. Zusammenfassung:
"B" - Bruttopreisbestellung
"J" - Normale Netto-Positionserfassung
"N" - Keine Umsatzsteuer (z.B. Lieferung aus dem Ausland)
Wenn die Eingabe der Bestelldaten abgeschlossen ist, können
Sie mit <j> (Positionen bearbeiten) in den Teil "Positionen
erfassen" springen.
Die vorgeschlagene neue, um eins hochgezählte, Bestell-
nummer können Sie mit <Return> übernehmen oder auch
überschreiben. Doppelte Bestellnummern akzeptiert das
Programm nicht.
┌────────────────────┐
│ Positionserfassung │
└────────────────────┘
Mit den drei Suchbegriffen
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Warengruppe
können Sie sich jetzt beliebige Artikel aus Ihren
Artikelstammdaten heraussuchen. Dabei kann in den Artikeln
geblättert werden und der gewünschte Artikel mit <j>
(Artikel übernehmen), in die Bestellung übernommen werden.
Durch dreimaliges Drücken von <Return> werden Ihnen
sämtliche Artikel Ihrer Artikelstammdatendatei gelistet.
Diese Artikel sind dann nach der Artikelnummer aufsteigend
sortiert. In der Spalte "EP" für Einzelpreis wird Ihnen der
jeweilige Einkaufspreis angezeigt.
Wenn ein Artikel übernommen wurde, können Sie die gewünschte
Menge eingeben. Maximale Größe ist dabei 9999,99.
Als Lager wird das Lager angenommen, daß Sie in den Artikel-
stammdaten eingestellt haben. Mit <F2> kann die Lagernummer
für jede Position geändert werden.
Mit <F4> können Sie einen Mengenmultiplikator eingeben.
Beispiel: MENGE * MULTIPLIKATOR * EP = GP, also ...
3 Teile * 6 Tage = 18 * EP = GP
┌───────────────────────┐
│ <F7> DirektBestellung │
└───────────────────────┘
Wenn Sie Artikel fakturieren wollen, die nicht im
Artikelstamm vorhanden sind, kann der Suchmodus mit <F7>
ausgeschaltet werden. Sie können dann eine beliebige
Position mit freien Angaben erstellen. Beachten Sie die
angezeigte Reihenfolge der Eingabe. Sie können natürlich
die Umsatzsteuer umrechnen, oder einen USt-Satz vergeben.
Eine Aufnahme des Preises in die Lieferantenpreisliste ist
wegen der fehlenden Artikelnummer nicht möglich. Ebenso ist
eine Lagerbuchung weder sinnvoll noch möglich.
┌──────────────────────┐
│ Gesamtpreis Position │
└──────────────────────┘
Der Gesamtpreis für diese Position wird automatisch
ausgerechnet. Die in dieser Positionssumme enthaltene
Umsatzsteuer wird mitgeführt.
Zur weiteren Preisbeinflussung haben Sie folgende
Möglichkeiten:
┌───────────────┐
│ Artikelrabatt │
└───────────────┘
Falls ein Artikelrabatt vorhanden ist, kann er mit <F5>
ausgewählt werden. Zu Ihrer Information erscheint die
Kennung "AR".
┌────────────────────┐
│ Einzelpreis ändern │
└────────────────────┘
Durch Drücken von <F7> können Sie den Einzelpreis
überschreiben, um ihn z. B. optisch zu runden. Nach
erfolgter Eingabe werden Sie gefragt "USt-Änderung?", um
Ihnen die Möglichkeit zu geben, auch Bruttopreise
einzugeben, oder um für diese Position einen geänderten
USt-Satz zu wählen.
┌───────────────────────────┐
│ Umsatzsteuerumrechnung │
└───────────────────────────┘
Wenn Sie dann <j> (ja) drücken, können Sie die Art der
Umrechnung bestimmen:
Mit <F3> rechnen Sie von Brutto auf Netto mit dem vollen
Umsatzsteuersatz und mit <F4> rechnen Sie von Brutto auf
Netto mit dem halben Umsatzsteuersatz. Wenn Sie einen
Nettopreis eingegeben haben, können Sie Ihn durch Drücken
von (V) oder (H) mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz
versehen. Die Eingabe von <0> bedeutet keine Umsatzsteuer.
┌─────────────────────────────────────┐
│ Lieferantenpreisliste aktualisieren │
└─────────────────────────────────────┘
Anschließend können Sie die Lieferantpreisliste mit dem
neuen Preis aktualisieren.
┌───────────────────┐
│ Lieferantenrabatt │
└───────────────────┘
Durch mehrfaches Drücken von <F6> (Lieferantenrabatt)
können Sie sich eine der fünf Rabattstufen aussuchen. Die
verschiedenen Rabattsätze werden der Reihe nach angezeigt.
Die Nummer des aktuellen Rabatts erscheint zusätzlich zu
Ihrer Information.
┌───────────────────────────┐
│ Individueller Rabatt │
└───────────────────────────┘
Falls Sie Ihnen Ihr Lieferant für eine Bestellung und einen
Artikel einen individuellen Rabatt zugesteht, können Sie Ihn
mit <F9> (Individueller Rabatt) eingeben. Zu Ihrer
Information erscheint nebem dem Rabatt die Kennung "IR".
<F10> (Rabatt zurücknehmen) macht den ausgewählten Rabatt
wieder rückgängig.
┌────────────┐
│ Aufschläge │
└────────────┘
Pro Position können zwei prozentuale Auschläge vergeben
werden.
┌────────────────────────────────┐
│ Rabattberechnung in Positionen │
└────────────────────────────────┘
Durch eine Einstellung in den Dienstprogrammen (EK-Preis
Aufschlag/Rabatt) können Sie wählen, ob der Positionsrabatt
(und die Aufschläge) von dem Einzelpreis oder vom
Gesamtpreis einer Position gerechnet wird. Bitte beachten
Sie die entsprechenden "Rundungsdifferenzen"!
┌────────────────────────┐
│ <j> weitere Positionen │
└────────────────────────┘
Sie können eine weitere Position eingeben. Der Cursor
springt in die nächste Zeile und Sie werden aufgefordert,
erneut einen Artikel auszusuchen.
┌──────────────────────┐
│ <F9> freie Textzeile │
└──────────────────────┘
Sie können eine Textzeile mit bis zu 40 Stellen Freitext
einfügen (z.B. Bemerkungen).
┌──────────────────────┐
│ <F3> Position ändern │
└──────────────────────┘
┌───────────────────────┐
│ <F4> Position löschen │
└───────────────────────┘
Sie können bereits angelegte Positionen ändern.
Mit den <Pfeiltasten> können Sie sich in den Positionen
Ihres Auftrages bewegen und mit <F3> eine Position verändern
bzw. mit <F4> eine Position löschen. Bei "Positionen
ändern" ist die Vorgehensweise wie bei der Neuanlage einer
Position. Sie können sämtliche Daten wieder neu
überschreiben.
Beachten Sie, daß ein Artikel, wenn die Artikelnummer
geändert wurde, nicht mehr automatisch im Lager gebucht
werden kann! Falls in diesem Fall eine Lagerbuchnung
gewünscht ist, muß manuell abgebucht werden!
┌────────────────────────────────────────────────┐
│ Bestellung abschließen <F5> Summen und Preise │
└────────────────────────────────────────────────┘
Nach Betätigung von <F5> sehen Sie in der unteren
Bildschirmhälfte die bisherige Summe der Positionen Ihrer
Bestellung und die daraus folgenden Umsatzsteueranteile. Mit
<F5> können Sie weitere Positionen bearbeiten oder aber mit
<j> die Positionserfassung abschließen. Es werden Ihnen
daraufhin Ihre Zahlungsbedingungen sowie der Gesamtrabatt
beim Leiferanten angezeigt, die Sie in den Stammdaten
abgelegt haben.
Individuell für diese Bestellung können diese Daten aber mit
<F3>, nach Eingabe des Passwortes, abgeändert und zusätzlich
noch ein Gesamtrabatt auf die gesamte Bestellung vergeben
werden. Bei der Eingabe eines Gesamtrabattes werden die
neuen Endpreise direkt berechnet und angezeigt. Zu Ihrer
Kontrolle besteht die Möglichkeit, diesen Rabatt mit <F3>
doch noch einmal zu ändern.
Um die Bestellung komplett abzuschließen, betätigen Sie
bitte <Return>.
Wenn Sie die entsprechenden Artikel im Lager verbuchen
wollen, werden Sie daraufhin gefragt, ob im Lager verbucht
werden soll. Nach Bestätigung ist die Bestellung komplett
abgeschlossen, und Sie befinden sich wieder im Hauptmenü.
Die neue Bestellung ist damit in Ihr System aufgenommen, und
er kann mit den verschiedenen Optionen des Schriftverkehrs
weiterverarbeitet werden.
Falls Sie den "Schnelldruck" aktiviert haben (Format
Schriftverkehr), wird automatisch der eingestellte
Schriftverkehr ausgedruckt!
Zur weiteren Bearbeitung orientieren Sie sich bitte in der
Funktionsübersicht "Schriftverkehr", bzw. "Wareneingang"
┌────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 7. Wie kann man Bestellungen wiederfinden? │
│ │
└────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Suche über einen bestimmten Lieferanten │
└─────────────────────────────────────────┘
Wählen Sie den Punkt "Positionen bearbeiten" oder den
gewünschten Teil des Schriftverkehrs:
Bestellungen werden generell einem bestimmten Lieferanten
zugeordnet. Über diesen Lieferanten können Sie sie später
wieder heraussuchen. Dazu stehen Ihnen wieder die vier
Suchbegriffe zur Verfügung:
Lieferantenname
Match-Code
Lieferantennummer
Kreditorennummer
Sie können einen Suchbegriff überspringen, indem Sie mit der
Taste <Return> in das nächste Suchfeld springen. Nach einer
Eingabe in ein Suchfeld, zeigt das Programm Ihnen den ersten
Satz der diesem Suchkriterium entspricht:
Beispiel:
Eingabe unter Match-Code "ka" -> erster Datensatz Kaiser
Gmbh
In den gefundene Datensätzen können Sie mit den
<Pfeiltasten> oder <Return> bzw. <Backspace> hin- und
herblättern. Wenn Sie Ihren gewünschten Lieferanten haben,
können Sie sich durch Drücken der Taste <j> (Bestellungen
anzeigen), alle Bestellungen dieses Lieferanten anzeigen
lassen.
┌────────────────┐
│ Auftragsstatus │
└────────────────┘
Bei der dann folgenden Abfrage in der Nachrichtenzeile
("Welcher Bestellstatus ?") haben Sie folgende
Möglichkeiten:
Sie können <Return> eingeben, um sich alle unerledigten
Bestellungen anzeigen zu lassen (das ist wohl der
Normalfall). Zusätzlich können Sie aber auch eine bestimmte
Gruppe von Bestellungenn durch den Bestellstatus
hervorholen, z.B. durch Eingabe von "BE" um sich alle
unerledigten Bestellungen anzuschauen.
┌─────────────────────────────┐
│ Erweiterte Bestellungssuche │
└─────────────────────────────┘
Über die Lieferanten-Bestellselektion hinaus haben Sie noch
erweiterte Suchmöglichkeiten:
-> Bestellnummer:
Hier können Sie direkt die gewünschte Bestellnummer ohne
voranstehende Nullen eingeben. Die gewünschte Bestellung wird
direkt angezeigt.
-> Bestellstatus:
Durch Eingabe einer Statuskennnung z.B. "ST" können
lediglich alle stornierten Bestellungen angezeigt werden.
-> freie Felder:
Zusätzlich stehen Ihnen drei freidefinierbare Felder für
Ihre eigenen Suchbegriffe zur Verfügung. Nach diesen Feldern
können die Bestellungen gesucht werden. Es erscheinen dann
in Listenform nur die Bestellungen, die Ihren Vorgaben
entsprechen. Diese Felder können in den Dienstprogrammen
geändert werden.
┌───────────────────────┐
│ Auftragsstatusfenster │
└───────────────────────┘
Die gefundenen Aufträge werden in Form einer Liste
angezeigt. Der bis jetzt höchste Status dieses Auftrages
wird links angezeigt. Oben rechts auf dem Bildschirm zeigt
Ihnen das Statusfenster genau an, was mit diesem Auftrag
schon alles passiert ist, also der "Werdegang" des
Auftrages. Der Schriftverkehr, der von Ihnen schon
ausgeführt wurde, wird in dem Fenster invers unterlegt. Mit
Hilfe dieses Fenster und der links neben dem Auftrag
angezeigten Statuskennung, können Sie den "Werdegang" eines
Auftrages direkt verfolgen.
Nachdem Sie sich den gewünschten Auftrag herausgesucht
haben, bestehen für Sie folgende Möglichkeiten (siehe auch
Schriftverkehr):
┌──────────────────────────┐
│ Auftrag ändern/erweitern │
└──────────────────────────┘
In diesem Teil haben Sie dieselben Möglichkeiten, den
Auftrag zu bearbeiten, zu erweitern oder zu ändern wie im
Programmteil "Auftrag bearbeiten". Wenn der Auftrag dann
nach Betätigung von <F5> wieder abgespeichert wird, werden
die alten Auftragsdaten überschrieben und der Lagerbestand
korrigiert.
┌──────────────────────┐
│ Standardbestellungen │
└──────────────────────┘
Durch Betätigung von <j> (neue Bestellung anlegen), werden
die Daten einer alten Bestellung in eine neue Bestellung
hineinkopiert. In vielen Fällen ist das eine willkommene
Arbeitserleichterung. Die neuen Bestellstamm- daten I
können eingegeben werden, wobei Ihnen aber die Werte der
alten Bestellung vorgeschlagen werden.
Auch besteht die Möglichkeit, diese Bestellung an einen
anderen Lieferanten zu vergeben. Wenn Sie bei der Anfrage
"gleicher Lieferant" <j> eingeben wird die Vestellung dem
alten Lieferanten zugeordnet.
Wenn Sie <Return> eingeben, können Sie mit den vier
Suchbegriffen (Name, Match-Code, Lieferantennummer,
Kreditorennummer) einen neuen Lieferanten auswählen, der
dann mit <j> in die neue Bestellung übernommen wird.
┌──────────────────────┐
│ Standardbestellungen │
└──────────────────────┘
Mit der Option "Standardbestellung" ist eine sehr schnelle
Bestellanlage, gerade bei Standardbestellungen, die Sie sich
selbst als Grundlage anlegen können, vorhanden.
Mit wenigen Handgriffen können Sie so neue Bestellungen in
das System aufnehmen und weiter bearbeiten.
┌──────────────────────────────┐
│ Bestellungen einzeln löschen │
└──────────────────────────────┘
Besonderheit:
Wenn Sie sich im Punkt b) Positionen bearbeiten befinden,
haben Sie die Möglichkeit, ausgewählte Bestellungen zu
löschen. Sie wählen die Bestellung mit dem inversen Balken
an und betätigen <F4>. Die gewünschte Bestellung wird als
gelöscht markiert. Zwar werden gelöschte Bestellungen nicht
mehr angezeigt, auch steht die Bestellnummer wieder zur
Verfügung, aber erst wenn Sie in den Dienstprogrammen beim
Aufbau der Suchdateien die markierten Daten löschen wollen,
werden diese dann auch wirklich entfernt. Etwas eleganter
können Sie die alten erledigten Bestellungene in den
Dienstprogrammen entfernen. Benutzen Sie die o.g.
Möglichkeit also am besten nur ausnahmsweise.
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 8. Wie aus einer Bestellung Schriftverkehr wird! │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────┘
Eine einmal erfaßte Bestellung kann, wie schon gesagt, von
Ihnen jederzeit wieder eingelesen und erweitert bzw.
geändert werden. Zur weiteren Bearbeitung dient dann der
Teil "Schriftverkehr", wobei die beiden Teile "Bestellung"
und "Stornierung" als Standardschriftverkehr ausgelegt sind.
Der Punkt "Sonstiger Schriftverkehr" jedoch nimmt eine
Sonderstellung ein. Er dient zu Ihrer freien Verwaltung des
firmeninternen Schriftverkehr z.B. Erinnerung, interne
Bestellungen und kann in den Dienstprogrammen (Punkt
Summenfelder) geändert werden.
Die einzelnen Teile des Schriftverkehrs können zu einem be-
liebigen Zeitpunkt, auch mehrmals, ausgeführt werden.
┌──────────────────────┐
│ Bestellstammdaten II │
└──────────────────────┘
Nachdem Sie sich eine Bestellung herausgesucht haben,
erscheint das Schriftverkehrfenster. Sie können hier
zusätzliche Angaben zu Ihrer Bestellung machen, z.B.
Liefertermin, Versandart, ... und das Zahlungsziel bzw. den
Gesamtrabatt noch einmal verändern. Diese hier eingegebenen
Daten gelten nur für diese eine Bestellung.
Die rechten, unteren Summenfelder können Sie sich in den
Dienstprogrammen unter Punkt Summenfelder wie beschrieben
einrichten. Die Eingaben, die Sie hier machen, erscheinen
entsprechend Ihren Vorgaben auf dem Schriftverkehr.
Wenn Sie eine Bestellung schreiben, und diese erneut
ausdrucken, besteht mit der Taste <F4> die Möglichkeit, das
Bestelldatum zu aktualisieren. Diese Bestellung wird dann
vom System so behandelt, als ob sie neu geschrieben worden
wäre.
Die in den Lieferantenstammdaten evtl. vorhandene
Lieferanschrift kann hier geändert werden, bzw. eine
Lieferanschrift für diesen Ausdruck angegeben werden.
Wenn Sie den Ausdruck bestätigt haben, besteht noch
abschließend wenn gewünscht, die Möglichkeit, die
Druckparameter zu ändern. Folgende Eingaben sind dann
möglich:
Druckformat, Textformat, Papiereinzug und Anzahl der Ausdrucke.
Das Textformat kann unabhängig vom Druckformat angewählt
werden, also z.B. Druckformat 1 mit Textformat 2 (englische
Rechnung ....).
Die in den Dienstprogrammen eingestellten Werte werden
vorgeschlagen.
Falls eine Lieferanschrift existiert, wird gefragt, ob die
Lieferanschrift oder die "normale" Anschrift gedruckt werden
soll. Es kann bei "Anpassung Schriftverkehr" eingestellt
werden, ob nur eine oder beide Anschriften auf dem
Schriftverkehr erscheinen.
(Bitte ändern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile,
bevor Sie Ihre ersten Rechnungen usw. verschicken !!!!!!!!!)
┌─────────────────┐
│ │
│ 9. Wareneingang │
│ │
└─────────────────┘
Wenn eine Lieferung erfolgt, kann im Programmteil
"Wareneingang" der gelieferte Teil bzw. die komplette
Bestellung als Lieferung verbucht werden. Jede Buchung
aktualisiert als Zugang den Lagerbestand und erhöht Ihren
Lieferantenumsatz. Auf eine Lieferung kann ein Gesamtrabatt
mit <F5> vergeben werden.
Bitte suchen Sie die gewünschte Bestellung wie gewohnt
heraus.
┌──────────────────────┐
│ Komplette Verbuchung │
└──────────────────────┘
Bei der kompletten Verbuchung werden alle Lagerartikel im
Lager mit der Bestellmenge als Zugang verbucht. Die
EK-Preise der Bestellung werden für die EK-Mittel-Ermittlung
und als letzter EK-Preis zugrundegelegt. Status der
Bestellung ist nach der Verbuchung erledigt ("OK").
┌─────────────────┐
│ Einzelbuchungen │
└─────────────────┘
Falls Sie Teillieferungen erfassen wollen bzw. den EK-Preis
einzelner Positionen ändern wollen, kann jede Position
einzeln verbucht werden (nur Lagerartikel !). Blättern Sie
mit den <Pfeiltasten> in den Positionen und geben Sie bei
der gewünschten Position die gelieferte Menge, den EK-Preis
und die Lagernummer an.
Die verbuchten Einzelbuchungen können dann mit <F4>
abgespeichert werden. Ein Tip: Falls sich nur einige
EK-Preise bzw. die Lagernummer geändert hat, die
Bestellmengen aber mit den gelieferten Mengen
übereinstimmen, können diese Daten als Einzelbuchung
geändert werden und danach die komplette Bestellung verbucht
und abgespeichert werden.
┌─────────────────────┐
│ │
│ 10. Lagerverwaltung │
│ │
└─────────────────────┘
Ihre Lagerverwaltung gestaltet sich denkbar einfach. Sie
wählen im Lagermodul den gewünschten Artikel mit der
Artikelnummer oder mit der Artikelbezeichnung. Den
richtigen Artikel übernehmen Sie mit <j> und bestimmen die
Lagernummer, unter der Sie die Bestände verändern wollen.
Wenn Ihr gewünschter Artikel kein Lagerartikel ist (laut
Artikelstammdaten), erscheint eine Meldung, die Sie darauf
hinweist. Eine weitere Bearbeitung ist allerdings möglich.
Daraufhin werden Ihnen die letzten 12 Bewegungen in dem
bestimmten Lager angezeigt. Für die weitere Bearbeitung
stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
┌──────────────────────────┐
│ <a> Abgang aus dem Lager │
└──────────────────────────┘
Im Programmteil "Auftrag erstellen" werden die fakturierten
Artikel je nach Wunsch direkt vom entsprechenden Lager
abgebucht, sodaß sich Ihr Lager praktisch selbst verwaltet.
Sollte Bedarf bestehen, einzelne Abgänge aus dem Lager zu
buchen, ist es mit diesem Punkt möglich.
┌─────────────────────┐
│ <i> Inventurbuchung │
└─────────────────────┘
Im Gegensatz zum Lagerzugang geben Sie hier den
tatsächlichen Bestand Ihres Lagers zu einem Stichtag ein.
┌────────────┐
│ <z> Zugang │
└────────────┘
Erfolgt ein Zugang in ein Lager, z.B. aus einer
Warenlieferung, kann er mit dieser Option erfaßt werden.
┌───────────────┐
│ <u> Umbuchung │
└───────────────┘
Wenn Sie verschiedene Lager verwalten wollen, haben Sie
hier die Gelegenheit, einfach Umbuchungen zwischen den
Lagern (z.B. Hauptlager -> Filiale XY oder Lager ->
Werkstattwagen 1)
Die entsprechenden Bemerkungen, die Sie bei jeder Bewegung
im Lager angeben können, dienen zu Ihrer Orientierung über
Buchungen. Wird eine Buchung aufgrund eines Auftrages
vorgenommen, erscheint im Bemerkungsfeld der Hinweis:
"Auftrag: xyz".
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ 11. Statistik/Listen/Auswertungen/Etiketten │
│ │
└─────────────────────────────────────────────┘
┌────────┐
│ Umsatz │
└────────┘
In dem Moment, indem Sie für eine Bestellung einen
Wareneingang erfassen, wird der Preis für diesen
Wareneingang vom Programm als Umsatz vermerkt. Die Listen
und Auswertungen, die Ihre Umsatzdaten zeigen, sind durch
ein Passwort geschützt!
┌──────────────────────┐
│ Listen mit Selektion │
└──────────────────────┘
Wenn Sie eine Liste mit vorhergehender Selektionsmöglichkeit
angewählt haben, z.B. Lieferantenliste, Artikeliste ...,
erscheint eine Selektionsmaske. In diese Maske können Sie
Ihre gewünschten Suchbedingungen eingeben. Eine Verknüpfung
der einzelnen Bedingungen erfolgt wahlweise mit logischem
"UND" bzw. "ODER".
Die Angabe der Suchbedingungen kann immmer bereichsweise
erfolgen, also z.B. alle Postleitzahlen von 1000 bis 1999,
oder alle Lieferanten von A bis K.
Eine Suche erfolgt immmer innerhalb des angegebenen
Bereiches, also einschließlich der "BIS"-Bedingung.
Gefundene Datensätze werden auf dem Bildschirm gelistet.
Wenn die Möglichkeit des Etikettendrucks besteht, können Sie
den Ausdruck mit <F4> beginnen.
┌───────────────────────┐
│ Listen ohne Selektion │
└───────────────────────┘
Die Bestell-Liste, die Lagerlisten und die Rückstandlisten
führen nach der Anwahl selbständig die Auswertung durch. Die
Ausgabe erscheint anschließend auf dem Drucker. Der
Auswertungszeitraum kann vor jedem Ausdruck gewählt werden.
┌─────────────────┐
│ Umsätze/Periode │
└─────────────────┘
Wählen Sie die gewünschte Periode und anschließend den
gewünschten Lieferanten oder Artikel.
Die ausgewerteten Daten erscheinen anschließend auf dem
Drucker.
Bitte beachten Sie, daß im Gegensatz zu den Daten, die
ständig aktualisiert werden, diese Auswertungen erst noch
berechnet werden müssen. Der Zeitaufwand liegt somit etwas
höher !!!
Wichtiger Hinweis:
Bei der Selektion der Lieferanten oder Artikel werden am
Bildschirm unter Umsatz die Gesamtumsätze aus den Stammdaten
angezeigt. Erst bei der folgenden Auswertung (beim Druck)
werden die entsprechenden Werte für die gewählte Periode
berechnet!
┌──────────────────┐
│ Umsatzverteilung │
└──────────────────┘
Die Umsatzverteilung stellt Ihre Umsatzdaten eines Jahres in
einer grafischen Monatsübersicht dar.
┌────────────────┐
│ Etikettendruck │
└────────────────┘
Die Einstellung Ihrer Etiketten können Sie in den
Dienstprogrammen vornehmen.
Selektieren Sie Ihre gewünschten Lieferanten oder Artikel
bitte anhand der Selektionsmaske wie oben beschrieben. Die
gefundenen Datensätze werden Ihnen am Bildschirm angezeigt.
Wenn die Selektion in Ordnung ist, können Sie den Etiketten-
druck mit <F4> starten oder den Listenausdruck mit <F2>.
┌─────────────────────┐
│ │
│ 12. Dienstprogramme │
│ │
└─────────────────────┘
In den Dienstprogrammen können Sie viele Einstellungen
vornehmen oder bestimmte Aufgaben erledigen, die für das
Programm teilweise grundlegend sind, oder Ihnen auch "nur"
die Arbeit mit dem Programm etwas erleichtern (sogn.
"Schalter"). Grundlegende Einstellungen sind die Druck- und
Schriftverkehrseinstellungen, die Umsatzsteuer usw., unter
Aufgaben fällt der Aufbau der Suchdateien, globale
Artikelpreisänderung usw., unter "Schalter" fällt z.B. die
Abfrage, ob vor dem Ausdruck noch die Druckparameter
geändert werden sollen, oder ob der Ausdruck alternativ um
so schneller starten soll ...
Ein sehr flexibler, aber leider auch sehr komplexer, Punkt
ist die ...
┌───────────────────────────────┐
│ Formatierung der Druckausgabe │
└───────────────────────────────┘
Sie haben in verschiedenen Modulen sehr weitreichende
Möglichkeiten, Ihre Druckausgabe zu gestalten. Ursprünglich
war diese Art der Ausgabe-Formatierung nicht zum Ändern
durch Anwender vorgesehen. Wir haben uns aus zwei Gründen
entschlossen, das Ändern dieser Formatierungs-Strings in
den Dienstprogrammen zuzulassen:
1.) Durch die große Anzahl der Programm-Installationen unter
verschiedensten betrieblichen Voraussetzungen, konnte eine
"starre" Druckausgabe keine in jedem Fall zufriedenstellende
Lösung ergeben.
2.) Durch die prozentual hohe Auslieferungsquote des
Programmpakets inclusive dem dBASE/Clipper-Quellcode wurde
uns klar, daß viele Anwender leicht Änderungen an diesen
Formatierungs-Strings vornehmen können, eine tägliche Übung
beim Einsatz des Clipper-Compilers oder von dBASE.
Andere Anwender, die sich eine Änderung dieser Strings
vielleicht nicht zutrauen, aber trotzdem Änderungen bei der
Druckausgabe machen wollen, sollten uns einfach anrufen.
Diese Änderungen sind telefonisch leicht zu vollziehen, das
gehört mit zu unserem Anwender-Service nach Ihrer
Registrierung.
Beim Ändern in diesen Strings können Sie nichts kaputt
machen, weil fehlerhafte Eingaben nicht zugelassen werden.
Mit <ESC> können Sie jedes Eingabefeld wieder OHNE
Änderungen verlassen. Versuchen Sie also erstmal selbst das
gewünschte Ergebnis einzustellen, wir sagen Ihnen
anschließend wie es richtig geht.
Hinweis:
Die Liste der in dem jeweiligen Programmteil zulässigen
Variablen und/oder Datenfelder erhalten Sie jederzeit als
Online-Hilfe mit <F1>.
Erschrecken Sie nicht vor so üblen Worten wie trim(),
substr() oder upper(). Diese sogenannten "Funktionen"
erfüllen wichtige Aufgaben bei der Zeichenketten-
manipulation. Eine Zeichenkette ist z.B. diese Zeile des
Textes, die auf verschiedene Art und Weise verändert werden
kann.
Folgende Funktionen können Sie zur Ausdruckgestaltung ver-
wenden. Als Beispiel dient das Feld (oder die Variable)
"name", der Lieferantenname:
Inhalt von "name": "Gandke & Schubert "
trim(name) -> "Gandke & Schubert"
Schneidet alle Leerzeichen auf der rechten Seite ab
ltrim(name) -> "Gandke & Schubert"
Schneidet alle Leerzeichen auf der linken Seite ab
upper(name) -> "GANDKE & SCHUBERT "
Wandelt den Feldinhalt in Großbuchstaben um
lower(name) -> "gandke & schubert "
Wandelt den Feldinhalt in Kleinbuchstaben um
substr(name,1,6) -> "Gandke"
Gibt einen Teilbereich des Feldes aus. Der Aufruf ist,
durch Kommas getrennt:
Name des Feldes, Startposition, Länge der Ausgabe
also in unserem Beispiel:
Gib sechs Zeichen ab dem ersten Zeichen des Feldes "name"
aus.
Inhalt des Feldes EP ist 4678.56 DM. Mit ...
str(ep,8,2)
wandeln Sie das numerische Feld in eine druckfähige Zeichen-
kette um, z.B. " 4678.56". Aufruf ist str(FELDNAME,GESAMT-
LÄNGE,NACHKOMMASTELLEN), also Gesamtlänge ist 8, 2
Nachkommastellen (ein Komma !) -> ergibt 5 Stellen vor dem
Komma, ein Komma sowie die beiden Nachkommastellen.
if(menge=0,space(6),str(menge,6,0))
-> "Wenn die Menge gleich Null ist, gib sechs Leerzeichen
aus, ansonsten gib die Menge als Zeichenfeld (Format 6
Stellen lang, 0 Nachkommastellen) aus."
if(empty(wg),"##",upper(wg))
-> "Wenn die Warengruppe (WG) leer (empty) ist, gib zwei
Kreuze aus, ansonsten gib die Warengruppe in Großbuchstaben
(upper) aus.
Als weiteren Operator kann die Negation, also das logische
NOT verwendet werden, z.B. if(!empty(wg)..., was das
Gegenteil der oben angesprochenen Funktion bedeutet: "Wenn
die Warengruppe NICHT (! Ausrufezeichen verwenden) leer ist
.....)
Die Funktionen können auch ineinander verschachtelt werden.
Achten Sie aber auf richtige Klammersetzung. Bei jeder
Funktion wird eine Klammer geöffnet, und nach Angabe des
oder der Parameter (Werte, die für die Bearbeitung benötigt
werden) wieder geschlossen.
Wenn Sie mehrere Felder hintereinander ausgeben wollen,
können Sie diese Feldinhalte "addieren". Benutzen Sie zum
Zusammenfügen das Pluszeichen (+), z.B. "vorname+name".
Wenn Sie die beiden Namensbestandteile durch ein einziges
Leerzeichen trennen wollen, können Sie folgendermaßen
vorgehen:
-> trim(vorname)+" "+name
Was passiert?
Beim Feldinhalt von "vorname" werden die rechten Leerzeichen
abgeschnitten. Ein Leerzeichen wird an den Vornamen
angefügt, und danach der Name hintendrangehängt. Die
Eingabe von vielen Leerzeichen ist möglich mit der Funktion:
-> space(10) " "
Gibt 10 Leerzeichen aus
Diese Hinweise gelten für alle Programmpunkte, die sich auf
diese Art und Weise beeinflussen lassen, z.B. komplette
Gestaltung des Schriftverkehrs, Etikettendruck usw.
"Fummeln" Sie ruhig was in diesen Formatierungs-Strings
herum, die Freude ist groß, wenn der Ausdruck später Ihren
Wünschen enspricht! Lesen Sie, wenn es Sie interessiert,
ruhig weiterführende Literatur über dBASE ... die
Möglichkeiten dieser Ausgabeformatierung sind sehr
vielfältig!
Nochmals in Kürze:
Alle Texte stehen immer in ANFÜHRUNGSZEICHEN, z.B. "Hallo",
alle Variablen oder Feldnamen NICHT. Alle Variablen und
Feldnamen müssen im ZEICHENFORMAT vorliegen. Das heißt,
NUMERISCHE Felder, wie z.B. EKPREIS = 94.23 DM müssen mit
einer entsprechenden Funktion (hier z.B. str(ekpreis,8,2))
in ein ZEICHENFELD umgewandelt werden. Diese ZEICHENFELDER
werden anschließend zu einer kompletten AUSGABEZEICHENKETTE
"addiert", also mit dem Zeichen "+" aneinandergehängt!
Beispiel:
Zeichenkette ->
"Hallo Einkaufspreis von "+str(ekpreis,5,2)+", wie geht's?"
ergibt beim Ausdruck ->
'Hallo Einkaufpreis von 94.23, wie geht's?'
Bei Fehlern während der Eingabe (das Feld kann nicht mit
<RETURN> verlassen werden), gehen Sie bitte folgendermaßen
vor:
Die erste Zeichenkette suchen ...
... ist sie mit der folgenden Zeichenkette korrekt durch das
Zeichen "+" verbunden?
... ist eine Zeichenkette vielleicht gar keine Zeichenkette,
sondern noch eine numerische Variable oder ein numerischer
Feldname?
Achtung!
Die meisten Eingabefelder sind länger als 80 Zeichen! Der
komplette Inhalt ist nicht gleichzeitig zu sehen. Wandern
Sie mit den <Pfeiltasten> horizontal durch diese Felder.
┌─────────────────────────────────────┐
│ Die drei verschiedenen Druckformate │
└─────────────────────────────────────┘
Ihnen stehen für Ihre Ausdrucke drei verschiedene
Druckformate (incl. kompletter Texte) zur Verfügung. Sie
können die Ausdrucke in jedem Druckformat verschieden
anpassen, zudem kann in jedem Format ein anderer Drucker
oder eine Drucker-Spooldatei angesprochen werden. Vorgegeben
ist das Format 1. Diese Vorgabe kann in dem Punkt
"Anpassung Drucker" geändert werden.
┌────────────────────────────┐
│ Suchdateien aktualisieren │
└────────────────────────────┘
Mit diesem Programmpunkt können Sie die Suchdateien, die das
Programm zum schnellen Suchen innerhalb der Datensätze
benötigt, neu aufbauen. Dieser Punkt wird bei der
Erstinstallation (siehe Installation) ausgeführt, weil das
Programmsystem ohne die Suchdateien geliefert wird.
Wenn als gelöscht markierte Daten endgültig aus dem System
entfernt werden sollen, können Sie das hier bestätigen. Der
Aufbau der Suchdateien geht aber schneller, wenn nicht
gelöscht werden soll. Der Aufbau ist eigentlich nur nach
einem Stromausfall nötig ...
┌───────────────────────────┐
│ Alte Bestellungen löschen │
└───────────────────────────┘
Bei Ausführung dieses Programmpunktes können erledigte
(Status "OK", also Ware eingegangen) Bestellungen bis zu
einem bestimmten Stichtag gelöscht werden.
Bedenken Sie dabei aber, daß verschiedene Umsatzauswertungen
auf die Bestelldaten zugreifen. Wenn die Daten weg sind, ist
der Umsatz (laut Programm) auch weg.
┌──────────────────────┐
│ Lager reorganisieren │
└──────────────────────┘
Die Lagerbewegungen werden jeweils als eine Buchung pro
fakturiertem Artikel im jeweiligen Lager mitgeführt. Je nach
Ihrem Auftragsvolumen entstehen so natürlich viele
Buchungssätze, die schnell nicht mehr aktuell sind. Um das
Lager komplett, alle Lager eingeschlossen, zu
reorganisieren, führen Sie bitte diesen Punkt aus. Bis auf
die zwei letzten Bewegungen pro Artikel werden alle
unnötigen Datensätze entfernt.
┌───────────────────┐
│ Anpassung Drucker │
└───────────────────┘
Hier können Sie Ihre benötigten Druckersequenzen für die im
Programmsystem verwendeten Ausdrucke einstellen.
Standardmäßig haben wir Sequenzen für den IBM-Grafik-Drucker
(der EPSON FX-80 versteht sie auch) eingefügt.
Bitte schauen Sie im Drucker-Handbuch nach, welche
Sequenzen für Ihren Drucker in Frage kommen. Im zweiten
Format finden Sie eine Einstellung für EPSON-kompatible
Drucker, im dritten Format eine Einstellung für HP-LASERJET
oder ähnliche.
Vor jedem Ausdruck wird der Drucker initialisiert, also in
den Zustand gesetzt, der dem Einschalten entspricht. Hängen
Sie an diese Sequenz bitte auch die Einstellung für den
linken Rand, damit Ihr Drucker mit einer Festeinstellung bei
allen Ausdrucken und Schriften arbeitet.
Für normale Schrift wird eine 12 cpi Schriftgröße (96
Zeichen/Zeile) benötigt. Neben der Bezeichnung 12 CPI finden
Sie diese Sequenz häufig auch noch unter "ELITE".
Die normalen Listen, sowie einige Zeilen auf Ihrem
Schriftverkehr (Infozeile, Summenzeile) sind für
Schmalschrift (15 CPI, Komprimierte Schrift, 132 Zeichen/
Zeile) ausgelegt.
Das Format ist:
chr(x)+chr(y)+chr(z) oder z.B.
chr(x)+"ABC"
wobei Sie die Werte x,y,z Ihrem Handbuch entnehmen können.
Die vierte Sequenz "Absenderzeile" wird benötigt, wenn Sie
bei der Schriftverkehranschrift eine Absenderzeile
verwenden.
Schauen Sie bei Problemen bitte mal in Ihrem Druckerhandbuch
oder in der Datei "PROBLEME.TXT" nach!
Bedenken Sie, daß bei manchen Druckern eine Sequenz zum
Einschalten der Schrift nötig ist und danach direkt eine
Sequenz zum Ausschalten der Schrift, bevor man in eine
andere Schrift wechseln kann.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
Je nach verwendetem Papier muß die Seitenlänge des
Programmes eingestellt werden. Standardmäßig steht sie auf
66, was dem Aufdruck auf 12-Zoll-Endlospapier entspricht.
Beim linken Rand besteht eine besondere Problematik, wenn er
nicht hardwaremäßig (über eine Drucksequenz) am Drucker
eingestellt werden kann.
In dem Modul "Freie Texte, Briefbogen" haben Sie die
Möglichkeit, 7 Zeilen für Ihren individuellen Briefbogen
einzugeben.
In dem Punkt Drucksequenzen besteht deshalb die Möglichkeit
die erste, zweite oder keine Zeile in der großen Schrift
ausdrucken zu lassen. Dazu geben Sie bitte die
entsprechende Zeile 1, 2, 3 oder 0 in das Feld "Kopf groß"
ein.
Beim Papiereinzug gibt es zwei Eingabemöglichkeiten:
0 - Endlospapier
1 - Einzelblätter (Pause zwischen den Seiten)
Im Programm haben Sie die Wahl zwischen drei verschiedenen
Druckformaten. Legen Sie unter "Druckformat" fest, welches
Format das Programm standardmäßig bei dem Ausdruck Ihres
Schriftverkehrs nehmen soll. Vor dem Ausdruck kann
noch ein anders Format angewählt werden.
Hinweis!
Schauen Sie bitte bei Druckerproblemen erstmal in der Datei
"probleme.txt" nach! Die häufigsten Probleme mit diesem
Programm treten im Bereich der Druckeranpassung auf,
vielleicht ist Ihr Problem auch schon angesprochen und
gelöst!
Falls Ihr Drucker keine Umlaute drucken sollte, probieren
Sie einfach mal die mitgelieferten Utilities UMLAUTE.COM
bzw. ROMAN8.COM aus.
Beim einmaligen Aufruf wird eine Umlautkonvertierung
eingeschaltet, beim nochmaligen Aufruf wird die
Konvertierung wieder abgeschaltet!
┌──────────────────────────┐
│ Anpassung Schriftverkehr │
└──────────────────────────┘
Format Schriftverkehr:
Dieser Programmpunkt erlaubt Ihnen die Aufteilung Ihres
Ausdruckformulares (drei verschiedene sind möglich) selber
einzustellen. Die Aufteilung (von oben nach unten) wird
folgendermaßen vorgenommen, jeder Bereich kann dabei ein-
oder ausgeschaltet werden:
Bereich BE ST SO Vorschub Spalte
Briefkopf ...... 2 2 2 0
Anschrift ...... J J J 3 0
Titel .......... J J J 6 16
Infozeile ...... 2
Texte .......... J J J 3
Positionskopf .. J J J 2
horiz. Striche . J J J
Preise/Zeile ... J J N
Summenausdruck . N J N
Zahlungsziele .. N N N
Schnelldruck ... J N N
Anz. Ausdrucke . 1 2 2
.......
.......
Briefkopf:
0 - es wird kein Briefkopf gedruckt
1 - es wird auf der ersten Seite ein Briefkopf gedruckt
2 - es wird auf allen Seiten ein Briefkopf gedruckt
Anschrift:
Die Anschrift kann horizontal verschoben werden (Spalte).
Bei Verwendung der langen Lieferanschrift (+ Rechnungs-
anschrift) kann der Ausdruck der beiden Anschriften
vertauscht werden. Das ist z.B. in der Schweiz nötig, da
dort die Anschrift rechts ausgedruckt wird. Schreiben Sie
bitte dann in das Feld "UMDREHEN" beim Punkt
"Anschrift/Absenderzeile" ein "J".
Titel:
z.B. Bestellung ... kann bei vorgedruckten Formularen
ausgeschaltet werden. In die Titelzeile können auch noch
Variablen eingeführt werden, z.B. die Rechnungsnummer usw.
...
Texte:
die freien Texte (die Sie beliebig eingeben können)
Positionskopf:
die Überschrift über den Positionen
Horiz. Striche:
Schalten Sie alle horizontalen Striche im Ausdruck an, z.B.
bei der Infozeile, der Positionsüberschrift und der Summen-
zeile.
Preise/Zeile / Summenausdruck:
Sonstiger Schriftverkehr hat bei Ihnen z.B. keine Preise
(EP,GP) in den Positionen und haben auch keine Endsumme.
Schnelldruck:
Druckt den entsprechenden Schriftverkehr sofort nach dem
Abspeichern der neu erstellten Bestellungen. Das lästige
Heraussuchen entfällt.
Geben Sie in die entsprechenden Felder und die
entsprechenden Schriftverkehrsteile ein <j> ein, erscheint
dieser Teil des Ausdruckes. Geben Sie ein <n> ein, dann wird
der Ausdruck unterdrückt.
Für die Bereiche Briefkopf bis Positionskopf ist es möglich,
jeweils einen Vorschub in Zeilen einzustellen, der VOR dem
Ausdruck dieses Teiles gemacht werden soll. So können Sie
z. B. , wenn Sie nur kurze Bestellungen schreiben müssen,
die Positionen weit nach unten setzen, damit die Seite
besser aufgeteilt wird.
Für die letzten Zeilen am Ende eines Ausdruckes, sind
standardmäßig 18 Zeilen reserviert worden (Summenzeile,
Zahlungsziele usw ...). Sollte es beim Ausdruck Kollisionen
mit Ihren Positionen geben, kann die maximale Zeilenanzahl
(Druckparameter) und der zu reservierende Rest verändert
werden. Unter Umständen, guten natürlich, passen dann mehr
Positionen auf eine Seite.
Für jeden Schriftverkehr ist es möglich, die Anzahl der
Ausdrucke einzustellen, die ausgedruckt werden sollen. Diese
Anzahl kann auch noch vor jedem Ausdruck geändert werden.
Für jedes Druckformat kann einer von drei möglichen
Druckerausgängen (1-3) angewählt werden. Zusätzlich besteht
die Möglichkeit, die Druckausgabe in eine Datei mit dem
Namen "GSBEST.PRN" umzuleiten, wenn Sie die Einstellung "D"
wählen. Beachten Sie dabei bitte, daß alle Druckausgaben
solange an die Datei angehängt werden, bis diese erfolgreich
ausgedruckt wurde (Drucker-Spooldatei).
ACHTUNG!
Die Ausgabe von Listen und Auswertungen erfolgt immer
standardmäßig mit den Druckparametern des Druckformates 1.
Beachten Sie das bitte, wenn Sie sich unterschiedliche
Drucker und Druckformate anlegen. Besondere Druckformat-
wünsche (sogn. Schön-Druck) sollten im Format 2 oder 3
angelegt werden!
Wenn Sie kein Ändern der Druckparameter vor dem Ausdruck des
Schriftverkehrs wünschen, können Sie es hier für das
aktuelle Druckformat abstellen. Die Abfrage wird beim
Ausdruck des Schriftverkehrs dann unterdrückt. Der Ausdruck
erfolgt dann schneller ohne einen weiteren Tastendruck.
Ebenfalls kann das Grafikzeichen eingegeben werden, das für
horizontale Linien benötigt wird, wenn Ihr Drucker z. B.
nicht kompatibel zum IBM-Grafik-Drucker ist. Vorgabe ist
hier "─" (<ALT>+196), jedes andere Zeichen ist möglich.
Weitere Einstellungen:
Die jeweiligen, zum Einstellen der Ausgabe benötigten
Variablen und Felder, erhalten Sie immer mit <F1>.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
(Bitte ändern Sie den Briefkopf sowie die Absenderzeile,
bevor Sie Ihre ersten Bestellungen usw. verschicken
!!!!!!!!!)
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Einstellung Summenzeile/frei definierbare Felder │
└──────────────────────────────────────────────────┘
Die Summenzeile (z.B. bei Bestellungen) kann durch drei
variable Eingaben von Ihnen beeinflußt werden. Wir haben
die Werte Porto, Versicherung und Anzahlung eingestellt. Die
folgenden Eingaben und Veränderungen sind hier möglich.
X. Feld Summe:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Feldes an, z. B.
Fracht, Porto ....
+/-/0:
Gibt an, ob dieser Wert auf die Bestellsumme addiert wird,
ob er abgezogen wird, oder ob die Bestellsumme unverändert
bleibt.
Netto/Brutto:
Wenn Sie ein "N" eingeben, wird der später in der Bestellung
eingegebene Wert auf den Netto-Preis addiert (subtrahiert)
und die darauf entfallende Umsatzsteuer auf den Brutto-
Gesamtbetrag gerechnet.
Wenn Sie ein "B" eingeben, wird der später in der Bestellung
eingegebene Wert als Bruttobetrag auf den Brutto-
Gesamtbetrag addiert (subtrahiert).
USt-Satz:
Geben Sie hier den USt-Satz ein, mit dem dieses Feld
berechnet werden soll.
In der Summenzeile kann bei "USt-Satz" statt dem Satz eine
Automatik-Kennung eingestellt werden, so daß sich z.B. bei
Porto der USt-Satz nach den jeweiligen USt-Anteilen Ihres
Auftrages berechnet. Beispiel:
1000,00 DM Netto 14% + 140,00 DM USt
1000,00 DM Netto 7% + 70,00 DM USt
Der USt-Anteil 14% (140,00 DM) überwiegt den Anteil mit 7%,
also wird das entsprechende Feld (z.B. Porto) auch mit 14%
berechnet.
Text:
Wenn Sie im Feld +/-/0 eine "0" eingeben, wird dieser Betrag
bei den Berechnungen nicht berücksichtigt. Damit dieser
Betrag aber nicht in Vergessenheit gerät, kann man ihn mit
einer Mitteilung auf der Rechnung erscheinen lassen. Den
Text dieser zusätzlichen Mitteilung können Sie im Feld Text
angeben. Der in der Bestellung eingegebene Betrag wird in
Form eines Platzhalters in diesen Text eingesetzt.
Verwenden Sie als Platzhalter ein Dollarzeichen ($), z.B.
so:
"Es wurden $ DM mit der früheren Zahlung verrechnet"
Wenn Sie die Bezeichnung der drei freien Felder ändern
wollen, nach denen Sie die Bestellung suchen können, ist das
hier möglich. Ebenso können Sie die vier Felder frei
bestimmen, die beim Schriftverkehr in der Infozeile links
neben dem Datum und der Nummer ausgedruckt werden sollen.
Beachten Sie, daß das erste Feld nicht bei den Bestell-
stammdaten Teil II erscheint, sondern schon beim Teil I, der
Bestellungsneuanlage.
Wenn Sie "N" für Netto-Aufschlag eingestellt haben, aber
einen Lieferanten haben, bei dem Sie mit Bruttopreisen
bestellen, wird der eingegebene Preis automatisch als
Brutto-Preis betrachtet.
┌─────────────────────────────────┐
│ Einstellung Bestellungs-Journal │
└─────────────────────────────────┘
Erlaubt es Ihnen, beim Listen-Ausdruck des Rechnungsjournals
die Sortierreihenfolge einzugeben.
┌───────────────────────────────────┐
│ Umsatzsteuer/Währung/Land/Rundung │
└───────────────────────────────────┘
Geben Sie die in Ihrem Land übliche Bezeichnung für die
Umsatzsteuer ein, z. B. MWST oder WUST. Das Programm
arbeitet dann auch bei Ausdrucken damit.
Die beiden aktuellen Steuersätze (z. B. 14% oder 7%)
werden danach eingeben. Bei dem Eintrag "V" im Artikelstamm
wird mit dem ersten Satz, bei einem "H" mit dem zweiten Satz
gerechnet.
In dem Feld "Land" können Sie die Postbezeichnung Ihres
Landes eintragen. Dieses Feld ist bei dem Vergleich
"Auslands- oder Inlandskunde" wichtig. Ein Beispiel für
diesen Vergleich finden Sie z.B. unter dem Punkt "Anpassung
Schriftverkehr -> Anschrift/Absenderzeile".
Wenn Sie bestimmte Preis z.B. in der Schweiz auf die Einheit
0.05 runden wollen (z.B. 0.05 Rappen), geben Sie in diesem
Feld ein "J" ein. Artikelpreise, Positionsgesamtpreise sowie
die Brutto-Bestellsumme werden dann entsprechend gerundet.
┌───────────────────────┐
│ Einstellung Etiketten │
└───────────────────────┘
Wählen Sie eins der drei möglichen Etikettenformate:
Breite des Etiketts gibt die maximale Ausdrucklänge Ihres
Etiketts an. Linker Rand bezeichnet die Einrückung auf der
linken Seite. Die Höhe des Etiketts beträgt maximal sieben
Zeilen. Wählen Sie mit Zeilen zwischen den Etiketten den
Vorschub, der zwischen zwei Adreß-Etiketten gemacht werden
soll. Um die Etiketten nach dem Ausdruck abreißen zu können,
können Sie auch die Anzahl der abschließenden
Vorschubzeilen einstellen.
Die möglichen Variablen und Felder erhalten Sie mit <F1>!
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
┌───────────────────────────┐
│ EK-Preis-Aufschlag/Rabatt │
└───────────────────────────┘
Die automatische Neuberechnung der Preise in den Artikel-
stammdaten kann ausgeschaltet werden.
Geben Sie die Aufschläge in Prozent ein, die bei der
Neuanlage von Artikeln automatisch vorgeschlagen werden
sollen. Für jede der drei VK-Preis-Gruppen kann ein Prozent-
wert angegeben werden.
Mit "E" oder "G" können Sie eingeben, ob der Positionsrabatt
vom Einzelpreis oder vom Gesamtpreis der Position berechnet
wird. Bitte beachten Sie, daß sich das Programm je nach
eingestellt Rabattberechnung anders verhalten kann!
Es werden folgende, unterschiedliche Berechnungen
durchgeführt:
Rabatt auf EP:
(EP-RABATT) * MENGE = GP
Rabatt auf GP:
(EP*MENGE) - RABATT = GP
Je nach Einstellung Ihrer Posisionszeile können
sich "unerwartete" Ergebnisse ergeben, wie z.B. im
Druckformat 2, wenn der Rabatt auf den EP eingestellt ist!
┌──────────────────────┐
│ Artikelpreisänderung │
└──────────────────────┘
Um bestimmte Artikelpreis (z.B. eine gesamte Warengruppe)
schnell ändern zu können, sollten Sie diesen Programmpunkt
verwenden. Möglich sind Betragsänderungen (z.B. + 22,00 DM
oder - 9,00 DM) aber auch prozentuale Veränderungen wie
Aufschläge um 10%. Bei positiven Prozentfaktoren wird mit
dem eingegebenen Faktor multipliziert, bei negativen
Faktoren dividiert.
Die Selektion kann unter "Listen definieren" eingestellt
werden.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
┌────────────────┐
│ Passwortschutz │
└────────────────┘
Mit dem Passwort sind die wichtigen Daten Ihres
Bestellwesens gut geschützt. Wenn Sie kein Passwort
wünschen, können Sie diesen Eintrag freilassen, bzw. wieder
löschen. Abfragen finden dann im Programm nicht statt.
Jeder andere Eintrag in diesem Feld fragt vor Ausführung des
entsprechenden Programmteils nach der Zugangsberechtigung.
Das neue Passwort wird vom Programm erst anerkannt, wenn es
sowohl mit <F5> abgespeichert wird UND durch nochmalige
Eingabe erneut bestätigt wird!
┌─────────────────────┐
│ Systemeinstellungen │
└─────────────────────┘
Einfach mal ausprobieren!
┌───────────────────┐
│ Farbeinstellungen │
└───────────────────┘
Die Farbeinstellung kann im Programm Ihren individuellen
Anforderungen entsprechend angepaßt werden. Bitte beachten
Sie aber, daß sich jede dargestellte Farbe aus Vordergrund
und(!) Hintergrundfarbe zusammensetzt. Da zwölf verschiedene
Farben zur Auswahl stehen, gibt es für jede Darstel-
lungsart 144 verschiedene mögliche Farbkombinationen.
In der netzwerkfähigen Version können keine freien
Farbeinstellungen verwendet werden, vielmehr richtet sich
die Farbpalette nach der von Ihnen verwendeten Grafikkarte.
Falls Sie eine Farbgrafikkarte in Verbindung mit einem
Monochrom-Monitor installiert haben, kann die Schwarz-Weiß-
Einstellung durch den Parameter "SW", also z.B. "GSBEST SW",
beim Programmstart erzwungen werden.
┌───────────────────────────────┐
│ Drucker-Spooldatei GSBEST.PRN │
└───────────────────────────────┘
Alle Druckausgaben können in die Spooldatei GSBEST.PRN
umgeleitet werden. Das ist dann von Vorteil, wenn der
langsame Ausdruck von z.T. vielen Kopien zu viel Zeit in
Anspruch nehmen würde. Drucken sie bei Bedarf die Spooldatei
einfach mit dem entsprechenden Menüpunkt aus. Beim Aufruf
und beim Verlassen des Programmes werden Sie, wenn
vorhanden, automatisch an unerledigte Druckaufträge
erinnert. Nach dem erfolgreichen Ausdruck der Spooldatei
wird diese gelöscht.
In der netzwerkfähigen Version richtet sich der Name Ihrer
individuellen Spooldatei nach dem Namen Ihres Arbeits-
platzes. Es wird Ihnen zum Ausdruck die entsprechende Datei
vorgegeben.
┌───────────────────┐
│ Listen definieren │
└───────────────────┘
Eine Änderung der Listen und Auswertungen ist möglich. Sie
können jeweils den Text der Überschrift sowie den Inhalt der
Datensatzausgabe verändern. Bei Listen mit Selektion (z.B.
Artikelliste) kann auch noch die Selektion beeinflußt
werden, z.B. Suchfelder, Sortierung usw. ...
Bei einigen Listen kann zusätzlich noch eine Summe definiert
werden.
Bitte beachten Sie auch im Zusammenhang mit der
Listendefinition jeweils die aktuelle Hilfe (<F1>). Alle zu
verwendenden Variablen werden sie dort finden.
Weitere Hinweise zur Eingabe in die entsprechenden Felder
finden Sie unter -> Formatierung der Druckausgabe
┌────────────────┐
│ Schnittstellen │
└────────────────┘
Um Daten mit anderen GS-Programmen austauschen zu können,
stehen Ihnen zwei Schnittstellen zur Verfügung, einmal zu
GS-ADRESSEN (Austausch ADRESSEN <-> KUNDE) und zu
GS-AUFTRAG (Lieferanten- & Artikeldaten).
Die Schnittstelle kann durch die Eingabe von "J" aktiviert
werden, der Pfad zu dem anderen Programm muß eingegeben
werden.
Bei aktivierter Schnittstelle können alle Adressen aus
GS-BESTELLUNG nach GS-ADRESSEN übergeben werden, ebenso
können alle Adressen aus GS-ADRESSEN eingelesen werden. Es
werden immer ALLE Adressen übergeben bzw. übernommen.
Verwalten Sie alle Adressen mit GS-Adressen, schreiben damit
Ihre Serienbriefe usw. und NUR wenn aus einer "Adresse" ein
"Lieferant" geworden ist, legen Sie im Lieferantenstamm
einen neuen Lieferant an und übernehmen die entsprechende
Adresse aus GS-Adressen mit <F2>.
Bei der Schnittstelle zu GS-AUFTRAG besteht folgende
Besonderheit:
Da die Datenstruktur des Lieferantenstamms vollständig
anderes verwaltet wird, als in älteren Version von
GS-AUFTRAG, war folgender Weg der Datenübernahme (bzw.
Konvertierung) nötig:
Verwenden Sie eine Version älter als 1.62 (bis
einschließlich 1.61) von GS-AUFTRAG, wird der Artikelstamm
und die Lagerbewegungen im Verzeichnis von GS-AUFTRAG
verwaltet. Die Lieferantendaten werden von GS-AUFTRAG
übernommen UND im Verzeichnis von GS-BESTELLUNG verwaltet!
Ab Version GS-AUFTRAG Version 1.62 stimmt die Dateistruktur
bei beiden Programmen überein. Die Lieferantendaten können
dann ebenfalls im Verzeichnis von GS-AUFTRAG verwaltet
werden (es werden lediglich einige kleinere Änderungen der
Datenstruktur bei der Konvertierung angepaßt) !!!
┌────────────────────┐
│ │
│ 13. Datensicherung │
│ │
└────────────────────┘
Da die Suchdateien jederzeit neu aufgebaut werden können,
beschränkt sich die Datensicherung auf die Datendateien,
also die Dateien mit der Endung "DBF", bzw. "DBT". Diese
Daten können folgendermaßen kopiert werden:
C:\GSBEST> copy *.db* a:
Wenn Sie den DOS-Befehl BACKUP oder andere Backup-Programme
verwenden, müssen ebenfalls nur diese Dateien, nicht das
komplette Verzeichnis gesichert werden!
ACHTUNG !!!
Vergessen Sie nicht nach dem Aufspielen Ihrer
Sicherungskopie die Suchdateien wieder aufzubauen!!!
Sie können z.B. die von uns mitgelieferten Batch-Dateien
"sichern" und "rsichern" verwenden, z.B.:
C:\GSBEST> sichern c: a:
oder
C:\GSBEST rsichern a: c:
Die DOS-Kommandos "backup" und "restore" werden dafür
benötigt, jede andere Art der Datensicherung kann eingebaut
werden.
ACHTUNG: Wenn Sie die Schnittstelle zu GS-AUFTRAG aktiviert
haben, werden einige Daten im Verzeichnis der
Auftragsbearbeitung verwaltet. Bitte sichern Sie deshalb
auch immer die Daten von GS-AUFTRAG !!!
HINWEIS!
CLIPPER ist ein geschütztes Warenzeichen von NANTUCKET, Inc.
dBASE ist ein geschütztes Warenzeichen von Ashton - Tate,
Inc. MS-DOS ist ein geschütztes Warenzeichen von Microsoft
Corp. PC-DOS ist ein geschütztes Warenzeichen von
International Business Machines Corp., BLINKER ist ein
geschütztes Warenzeichen der Blink, Inc.
DER WICHTIGSTE HINWEIS!!!
Wir behalten uns vor, jederzeit Verbesserungen, Änderungen
des Diskettenumfanges und Preisänderungen zu machen.
... Aha ...!
... ende ...