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1991-08-01
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125KB
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2,836 lines
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GS-ADRESSEN Adressen- und Textverwaltung │
│ Version 1.70 │
│ │
│ Shareware - Made in Germany! │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Anwenderhandbuch │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
Gandke & Schubert - Computerprogramme
Postfach 200 429
DW-4050 Mönchengladbach 2
Telefon: (0 21 66) 61 20 33
10.00 - 13.00 + 14.00 - 17.00 Uhr
Telefax: (0 21 66) 61 20 37
Mailbox: (0 21 66) 4 47 13
BTX *Gandke & Schubert GS Software#
(c) 1989 - 1991
Stand: 21.05.1991
Diese Programmdokumentation gliedert sich folgendermaßen:
1. Allgemeine Information
2. Installation
3. Hinweise zur Programmbedienung
4. Adressen
5. Texte
6. Selektionen
7. Reorganisation
8. Drucker
9. Einstellungen
10. Ortsverzeichnis
┌────────────────────────────┐
│ │
│ 1. ALLGEMEINE INFORMATION │
│ │
└────────────────────────────┘
Mit GS-ADRESSEN haben Sie die Möglichkeit, Adressen und
Texte gemeinsam zu verwalten. Das bietet gegenüber
herkömmlichen Adreßdateien und Textverarbeitungen den
Vorteil, daß Serienbriefe, Listen, Etiketten ... unmittelbar
unter Verwendung der Adreßdaten erzeugt werden können, ohne
daß umfangreiche Vorarbeiten erforderlich sind. Durch die
Möglichkeit des speicherresidenten Programmaufrufes und den
Export von Daten aus GS-Adressen im ASCII-Format können Sie
Texte auch mit Ihrer Textverarbeitung (z. B. MS-WORD)
schreiben und Adreßdaten für Briefe aus der Adreßverwaltung
übernehmen.
Die Adreßdatei enthält außer der Anschrift eine "alternative
Adresse", um z.B. auch den Arbeitsplatz oder (im
umgekehrten Fall) die Privatanschrift und Telefonnummer
parat zu haben. Hinzu kommt ein "Bemerkungsfeld", in das
Sie bei jeder Adresse bis zu etwa 40 kB Fließtext eingeben
können. Die Adreßnselektion bietet die Möglichkeit,
Adressen nach (fast) beliebigen selbst definierten Kriterien
herauszusuchen.
Die dabei gefundenen Adressen können Sie nach Ihren eigenen
Vorstellungen sortieren und weiterbearbeiten, z.B. für
Ausdruck von Serienbriefen, Listen und Etiketten.
Diese Selektionen können auch verwendet werden, um die
Adressen in verschiedene Gruppen einzuteilen, indem Ihnen
"Adreßarten" zugeordnet werden.
Texte werden mit den Stammdaten "Name", "Datum", "Autor" und
"Betreff" abgelegt. Nach diesen Stammdaten oder Teilen
davon können Sie einen bestimmten oder eine Auswahl von
Texten herausfinden. Die "Volltextsuche" erlaubt, Texte,
die bestimmte Worte enthalten, herauszusuchen.
Die Postanschrift für die Serienbrieffunktion ist von Ihren
sonstigen Adreßdaten unabhängig, Sie können also die
Anschrift den Gegebenheiten anpassen, ohne daß die
Stammdaten dadurch verfälscht werden. Natürlich sie auch
automatisch aus den vorhandenen Adreßdaten erzeugt werden.
Dies dürfte in den meisten Fällen schon ausreichen.
Das Ortsverzeichnis enthält in der Vollversion mit
Ortsverzeichnis über 38 000 deutsche, österreichische und
schweizer Orte und Ortsteile sowie mehr als 24 000 Vorwahlen
dazu. Diese Daten stehen Ihnen auch beim Anlegen von
Adressen zur Verfügung. Wissen Sie nur die Postleitzahl,
werden Ihnen alle entsprechenden Orte vorgeschlagen. Geben
Sie einen Teil des Ortsnamens ein, erscheint ein Fenster mit
allen passenden Orten incl. Postleitzahl. Ihre Auswahl wird
sofort in die Adreßmaske übertragen. Entsprechendes gilt
auch für die Telefon-Vorwahl.
Die Shareware-Version enthält, genau wie die Vollversion
"ohne Orte" ca. 1 500 Orte.
Das Ortsverzeichnis ist auch als eigenständiges Programm
erhältlich.
┌─────────────────┐
│ │
│ 2. Installation │
│ │
└─────────────────┘
┌───────────────────────┐
│ Systemvoraussetzungen │
└───────────────────────┘
PC/MS-DOS ab Version 3.00
640 KB Hauptspeicher (mindestens 470 kB frei verfügbar)
Festplatte
Drucker (wenn Sie drucken wollen)
┌──────────────────────────────────┐
│ Anpassung der Datei "config.sys" │
└──────────────────────────────────┘
Da eine größere Anzahl von Dateien in der Adreßverwaltung
offengehalten wird, ist es wahrscheinlich nötig, Ihre
Betriebssystemdatei "config.sys" anzupassen. Die beiden
folgenden Zeilen müssen auf jeden Fall vorhanden sein:
files=21 (oder ein höherer Wert)
buffers=20 (" " " " )
Denken Sie daran, daß die "config.sys" sich im Stammver-
zeichnis Ihrer Festplatte C: befinden muß!
┌────────────────────────────────────┐
│ Anpassung der Datei "autoexec.bat" │
└────────────────────────────────────┘
Wenn Sie eine ältere Grafikkarte in Ihrem Computer
verwenden, kann es bei der Bildschirmausgabe zu "Schnee" auf
dem Bildschirm kommen. Die Geschwindigkeit für die
Bildschirmausgabe ist für Ihre Grafikkarte zu hoch. Nehmen
Sie in die Datei "autoexec.bat" die folgende Zeile auf, um
die Ausgabegeschwindigkeit zu drosseln:
SET CLIPPER=S1
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Installation des Programmes auf Festplatte │
└────────────────────────────────────────────┘
Bitte lesen Sie dazu die Datei "install.txt".
┌─────────────────────┐
│ Update-Installation │
└─────────────────────┘
Das Installationsprogramm erkennt, ob GS-ADRESSEN in dem von
Ihnen gewählten Pfad bereits installiert ist. Sollte dies
der Fall sein, werden die Dateien mit Ihren bisherigen Daten
nicht überschrieben, sondern automatisch in die neue Version
übernommen. Machen Sie vorher trotzdem unbedingt eine
Datensicherung, da wir für Ihren Datenbestand keine Gewähr
übernehmen können. Keinesfalls dürfen Sie die gesicherten
Daten nach der erfolgreichen Installation des neuen
Programmes wieder zurückspielen, da dies wegen der von
Version zu Version evtl. unterschiedlichen Datenstruktur zu
Programmabstürzen führen kann!!!
ACHTUNG: Bei einem Update werden die von uns mitgelieferten
Beispiele nicht mit auf Ihre Festplatte kopiert.
Es kann also passieren, daß z. B. Beispiel-Etiket-
ten, auf die in dieser Dokumentation verwiesen
wird, nicht vorhanden sind!
┌───────────────────────┐
│ Aufruf des Programmes │
└───────────────────────┘
Starten Sie das Programm nach der Installation:
C:\GSADR> gsadr
Wenn Sie eine Farbgrafikkarte haben, aber monochrome
Darstellung wünschen (z. B. bei LCD-Bildschirmen), geben Sie
den Parameter "/sw" beim Aufruf mit an:
C:\GSADR> gsadr /sw
Der Parameter "/r" bewirkt das speicherresidente Laden von
GS-Adressen, d. h. Sie haben das Programm jederzeit auf
Knopfdruck parat:
C:\GSADR> gsadr /r
Standardvorgabe für den "Hotkey" zum Aktivieren des
Programmes ist die Tastenkombination <ALT>+<A>. Diese kann
im Programm geändert werden (Menüpunkt "Einstel-
lungen-Hotkey").
Aufruf des Programmes mit dem Suchbegriff einer Adresse als
Parameter bewirkt den sofortigen Sprung in die Adreßsuche.
C:\GSADR> gsadr gandke /sw
Das Programm startet im Schwarzweiß-Modus und bringt sofort
die entsprechende Adresse auf den Bildschirm.
Durch Drücken der <ESC>-Taste können Sie das Programm
verlassen.
┌───────────────────────────┐
│ Erstellen der Suchdateien │
└───────────────────────────┘
Die Such- oder Indexdateien, die das Programm benötigt,
werden aus Platzgründen nicht mitgeliefert. Beim ersten
Aufruf von GS-ADRESSEN erfolgt ihr Aufbau selbsttätig.
Dies kann einige Zeit dauern.
┌────────────────────────────────────┐
│ │
│ 3. Hinweise zur Programmbedienung │
│ │
└────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────┐
│ a) Die Hilfsfunktionen │
└────────────────────────┘
Rufen Sie das Programm wie unter 2. beschrieben auf. Es
erscheint der Anfangsbildschirm. Durch Drücken von <F1>
geht ein Fenster mit einem Hilfstext auf, der die
grundlegende Bedienung des Programmes erläutert.
Die Hilfe-Taste <F1> steht Ihnen überall im Programm zur
Verfügung und aktiviert den zum jeweils bearbeitetet
Programmpunkt gehörenden Hilfstext.
Mit den <PFEILTASTEN> können Sie in den Hilfstexten
blättern, wenn diese länger als das Fenster sind. Die Hilfe
wird durch Drücken von <ESC> beendet.
Drücken Sie die Tasten <CTRL>+<F1> gleichzeitig. Links oben
erscheint ein Fenster, aus dem Sie mit den <PFEILTASTEN>
einen beliebigen Hilfstext zum Ansehen auswählen können.
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit <RETURN>. Dies Auswahlfenster
wird ebenfalls mit <ESC> wieder geschlossen.
Hilfe in Stichworten wird Ihnen ständig in der "Nachrich-
tenzeile" oben angezeigt.
Zusätzlich dazu haben Sie zwei Hilfstexte immer im Zugriff:
<F9> Liste der Standard-Drucksequenzen
<F10> Liste der Serienbrief-Variablen.
Da Sie die Drucksequenzen selbst definieren können, kann der
Text mit den Standard-Drucksequenzen wie ein Text der
Textverarbeitung editiert werden, damit er immer auf dem
neuesten Stand ist.
ACHTUNG: Abhängig vom gewählten Drucker ist es möglich, daß
Ihnen einige Drucksequenzen mehr oder weniger zur
Verfügung stehen!
Wenn Sie sich gerade in das Programm einarbeiten, sollten
Sie jetzt einige Adressen probeweise anlegen. Wählen Sie
mit den <PFEILTASTEN> das Menü "Adressen" und dort den
dritten Auswahlpunkt, den Sie mit <RETURN> bestätigen.
┌────────────────────┐
│ b) Das Menüsystem │
└────────────────────┘
Die Anwahl von Programmpunkten ist auf zwei verschiedene
Arten möglich: So wie oben beschrieben mit den Pfeiltasten
und <RETURN> oder mit den sogenannten "Hotkeys". Probieren
Sie folgendes aus:
Schließen Sie das Pulldown-Menü mit <ESC>, wenn es geöffnet
sein sollte. Drücken Sie den Buchstaben "S" (wie Selektion).
Der Lichtbalken springt auf den entsprechenden Hauptpunkt
(wo das "S" farblich hervorgehoben ist), und das Menü öffnet
sich. Genauso können Sie aus dem Pulldown-Menü heraus auch
die einzelnen Programmteile aufrufen. Der entsprechende
"Hotkey" ist auch hier farblich hervorgehoben.
┌────────────────────┐
│ c) Die Joker-Taste │
└────────────────────┘
HINWEIS: An den meisten Stellen kann statt <TAB>/<F2>
auch <RETURN> gedrückt werden.
Als "Joker" bezeichnen wir die <TABULATOR>-Taste. (Als
Alternative dazu kann auch <F2> gedrückt werden). Sie ist
immer dann aktiv, wenn unten rechts auf dem Bildschirm der
Schriftzug "JOKER" zu sehen ist. Dies ist z. B. der Fall,
wenn Sie eine Adresse nach dem Suchbegriff auswählen
wollen:
Wählen Sie dazu "Adresse - Suchen/Ändern (Suchbegriff)".
Links oben erscheint der Text: "Suchbegriff:"
Der dahinter blinkende Cursor fordert Sie zur Eingabe auf.
Drücken Sie stattdessen die <JOKER>-Taste oder <RETURN>,
erscheint ein Fenster mit sämtlichen Adressen, die
gespeichert sind. Es werden Ihnen dabei Suchbegriff,
Postleitzahl, Land und Ort gezeigt. Aus diesem Fenster
wählen Sie mit den <PFEILTASTEN> die gewünschte Adresse aus
und bestätigen mit <RETURN>.
Dies Vorgehen ist bei einer großen Zahl von Adressen
natürlich sehr zeitraubend. Geben Sie deshalb vor Drücken
von <RETURN> die ersten Buchstaben des Suchbegriffes ein. Es
erscheinen dann im Fenster nur die Adressen, deren
Suchbegriff entsprechend beginnt.
Wurde keine entsprechende Adresse gefunden, erscheint
eine Fehlermeldung.
Mit <Ctrl>+<PgUp> gelangen Sie zum ersten Datensatz, mit
<Ctrl>+<PgDn> zum letzten im Auswahlfenster.
Entsprechend der Auswahl einer Adresse funktioniert der
"JOKER" auch in anderen Programmteilen. Achten Sie auf den
Schriftzug unten rechts!
In der Textverarbeitung können Sie den Tabulator selbstver-
ständlich wie gewohnt verwenden!
┌─────────────────────┐
│ d) Die <ESC>-Taste │
└─────────────────────┘
<ESC> dient dem Abbruch oder Beenden eines Programmteiles.
Achten Sie auf die Nachrichtszeile oben. Wenn Sie nach der
Eingabe von Daten <ESC> drücken, werden Sie gefragt, ob
Sie die Eingaben sichern wollen oder nicht. <ESC> bedeutet
hier also "Beenden" und nicht "Abbruch ohne Speichern"!
ACHTUNG: Bei Fragen, die mit <J>a oder <N>ein beantwortet
werden müssen, bedeutet <ESC> auch "NEIN".
┌───────────────────────┐
│ e) Die <RETURN>-Taste │
└───────────────────────┘
<RETURN> (auch <ENTER> genannt) bestätigt eine Auswahl oder
Eingabe.
ACHTUNG: Bei Fragen, die mit <J>a oder <N>ein beantwortet
werden müssen, bedeutet <RETURN> "JA".
┌────────────────────┐
│ f) Die <DEL>-Taste │
└────────────────────┘
<DEL> löscht in Eingaben das Zeichen über dem Cursor.
┌──────────────────────────┐
│ g) Die <BACKSPACE>-Taste │
└──────────────────────────┘
<BACKSPACE> löscht in Eingaben das Zeichen links vom Cursor.
┌───────────────────┐
│ h) Die Adreßmaske │
└───────────────────┘
Die Eingabe der Adresse erfolgt in einer sogenannten
"Maske". Mit den Pfeiltasten oder <RETURN> kann von Feld zu
Feld gewandert werden. <PgUp> springt bis zum vorherigen,
<PgDn> bis zum nächsten Block. Mit <Ctrl>+<PgUp> bzw.
<Ctrl>+<PgDn> gelangen Sie zum ersten bzw. letzten Feld.
Auf der ersten Bildschirmzeile werden die mit Funktionen
belegten Tasten gezeigt, die innerhalb der gesamten
Adreßmaske verfügbar sind:
<F5> Texte/Druck - Es erscheint ein Auswahlfenster mit drei
Optionen: Text Suchen/Ändern/Drucken
Text Erfassen/Einlesen/Drucken
Etikett Drucken
Die ersten beiden Punkte entsprechen denen im "Texte"-
Menü (Punkte 5.a und 5.b), bei Anwahl von "Etikett
drucken" erscheint eine Auswahlliste mit den vorhande-
nen Etikettendefinitionen, aus der sie das gewünschte
Format wählen können.
Bei mehrbahnigen Etiketten erscheint die aktuelle
Adresse mehrfach nebeneinander.
<F6> Adress-Export - Die Daten der aktuellen Adresse
werden in eine ASCII-Datei (Zwischenablage) exportiert
und können dann z. B. für die Brieffunktion einer
Textverarbeitung genutzt werden. Dies ist besonders
praktisch, wenn GS-Adressen speicherresident geladen
ist.
Lesen Sie dazu bitte den Punkt 6. - Exportieren von
Adressen als ASCII-Datei.
<F7> Adreßarten - Es erscheint eine Liste der der aktuellen
Adresse zugeordneten Adreßarten, die editiert werden
kann. Eine genaue Beschreibung finden Sie unter Punkt
4.f.
<F8> Es geht ein Fenster mit dem Bemerkungsfeld der
aktuellen Adresse auf. Dieses kann, genau wie im
Texteditor bearbeitet werden. Auf die Tastenkom-
bination <ALT>+<S> (wie "S"ystemdatum) ist das
aktuelle Datum gelegt. Probieren Sie es einfach einmal
aus.
Die Tastenbelegung bei der Textverarbeitung entnehmen
Sie bitte Punkt 5. - "Text ansehen/Editieren".
Die Eingabe wird mit <ESC> beendet, woraufhin Sie
gefragt werden, ob Sie Ihre Eingaben sichern wollen.
Nach Ihren Eingaben im Bemerkungsfeld kann eine Adreß-
selektion durchgeführt werden. Eine geschickte und
konsequente Verwendung von einheitlichen "Kürzeln"
für bestimmte Sachverhalte, nach denen gesucht werden
soll, ermöglicht (fast) beliebige Selektionen!
Das Bemerkungsfeld können Sie auch ausdrucken. Lesen
Sie dazu bitte Punkt 5.b - "Texte - Formatierungs-
zeichen".
Auf der zweiten Bildschirmzeile der Adreßmaske werden Ihnen
Hinweise zu Funktionstasten gegeben, die beim jeweils
aktiven Feld der Adreßmaske Gültigkeit haben. (z. B.
"<F2>=Liste der Vor- wahlen")
┌─────────────┐
│ │
│ 4. Adressen │
│ │
└─────────────┘
┌──────────────────────────┐
│ a) Adresse suchen/ändern │
└──────────────────────────┘
Wählen Sie wie oben (3. c) beschrieben die gewünschte
Adresse aus. Es erscheint die Adreßmaske mit der
Möglichkeit, Daten anzusehen oder zu ändern.
┌─────────────────────────────────────┐
│ b) Adresse suchen (Buchstabenfolge) │
└─────────────────────────────────────┘
Sie können Adressen nach beliebigen Buchstabenfolgen inner-
halb der Adreßdaten (außer Bemerkungsfeld) heraussuchen.
Dabei können Sie bis zu 5 Zeichenfolgen vorgeben, die alle
in der Adresse vorhanden sein müssen, damit diese gefunden
wird.
Beispiel:
Adresse suchen (Buchstabenfolge): an uber önchen 33
Diese Eingabe (die zugegebenermaßen in der Praxis so kaum
vorkommen wird) findet den Datensatz "Gandke & Schubert",
weil er folgende Worte enthält:
"Gandke", "Schubert", "Mönchengladbach", "61 20 33"
Natürlich dauert dies länger als die Suche nach dem
Suchbegriff, dafür wird Ihnen keine Adresse verborgen
bleiben!
┌───────────────────────┐
│ c) Adresse neuanlegen │
└───────────────────────┘
Es erscheint eine leere Adreßmaske zur Dateneingabe.
Mit den Tasten <PFEIL HOCH>, <PFEIL RUNTER> und <RETURN>
können Sie von einem Eingabefeld zum anderen wandern. Mit
<PgUp> und <PgDn> wird zum nächsten "logischen" Block
gesprungen, mit <Ctrl>+<PgUp> und <Ctrl>+<PgDn> gelangen Sie
zum ersten bzw. letzten Feld.
Die <INSERT>-Taste schaltet vom Überschreiben- in den
Einfügemodus. Der gegenwärtige "Schaltzustand" wird unten
rechts angezeigt. Vorgabe in der Maske ist "Überschreiben",
im Bemerkungsfeld "Einfügen".
Mit den Tasten <PFEIL RECHTS>, <PFEIL LINKS>, <HOME> und
<END> können Sie sich innerhalb des aktiven Feldes bewegen.
HINWEIS: Befinden Sie sich im Einfüge-Modus und das aktuelle
Feld ist vollständig ausgefüllt, schaltet das Pro-
gramm automatisch auf "Überschreiben". Gehen Sie
ins folgende Feld, wird wieder auf "Einfügen"
zurückgeschaltet.
Beim Verlassen der Maske werden Sie gefragt, ob Sie die
vorgenommenen Änderungen sichern wollen. Antworten Sie hier
bei der Neuanlage einer Adresse mit <N>, werden Ihre
Änderungen ignoriert.
┌────────────────────────────────────────┐
│ Informationen zu den einzelnen Feldern │
└────────────────────────────────────────┘
┌─────────────┐
│ Suchbegriff │
└─────────────┘
Der Suchbegriff dient der eindeutigen Identifizierung einer
Adresse. Deshalb ist er ein "Pflichtfeld", d. h. hier muß
eine Eingabe erfolgen.
Wegen seiner Schlüsselfunktion muß der Suchbegriff eindeutig
sein. Zwei gleiche Suchbegriffe bei unterschiedlichen
Adressen sind nicht erlaubt. Dies wird vom Programm
überprüft.
Ist der Suchbegriff keine Zahl (z. B. eine Kundennummer),
geht das Programm davon aus, daß er aus Namen und Vornamen,
getrennt durch ein Komma, besteht. ("Müller, Wilhelm").
Beim Komma wird er auseinandergenommen und die beiden
Hälften dann als Vorschlag für Namen und Vornamen in die
Adreßmaske aufgenommen.
Um Doppeleingaben von Adressen zu vermeiden, haben Sie die
Möglichkeit, sich die Suchbegriffe anzeigen zu lassen, die
mit Ihrer bisherigen Eingabe übereinstimmen. Dabei ist
es empfehlenswert, zunächst einige wenige Buchstaben in den
Suchbegriff einzutragen. Drücken Sie dann <F2> oder <JOKER>.
Wenn entsprechende Datensätze schon vorhanden sind, geht ein
Auswahlfenster auf. Sie können in eine dieser Adressen
springen, indem Sie sie mit den Pfeiltasten anwählen und
<RETURN> drücken. Mit <ESC> gelangen Sie aus der Auswahl
zurück zur Neuanlage.
┌────────┐
│ Anrede │
└────────┘
Auf Druck von <F2> oder <JOKER> erscheinen Standardanreden,
die Sie mit den <PFEILTASTEN> auswählen können. Bestätigen
Sie Ihre Auswahl mit <RETURN>.
Die Anrede enthält die Endung des vorhergehenden Wortes plus
einem Leerzeichen und dann das eigentliche Wort. Sehen Sie
sich die vorgeschlagenen Anreden daraufhin an. Der Grund
dafür ist, daß die Anrede als Variable für Serienbriefe
verwendet werden kann. Außerdem wird sie in die
Briefanrede und die Postanschrift aufgenommen.
BEISPIEL:
Sehr geehrte$anrede $name,
Die Anrede könnte lauten "r Herr", " Frau", ... Beachten Sie
das Leerzeichen vor weiblichen Anreden!
(Normalerweise würde in einem diesem Beispiel entsprechen-
den Text die Briefanrede "$briefanrede" statt Anrede plus
Namen verwendet.)
Sie können sich zusätzliche Standardanreden unter dem
Menüpunkt "Einstellungen-Anreden" anlegen.
┌─────────┐
│ Vorname │
└─────────┘
┌──────┐
│ Name │
└──────┘
┌────────┐
│ Straße │
└────────┘
Diese drei Felder werden bei der automatischen Erstellung
der Postanschrift verwendet. Bei Eingabe von Firmenanschrif-
ten ist zu berücksichtigen, daß Name und Vorname dort
hintereinander gesetzt werden.
┌──────┐
│ Land │
└──────┘
Das Programm gibt automatisch das Land vor, das Sie unter
dem Punkt "Einstellungen-Standardeinstellungen" eingegeben
haben. Tragen Sie bitte für Westdeutschland "DW" und
Ostdeutschland "DO" ein, da das Programm bei sämtlichen
entsprechenden "Automatiken" davon ausgeht!
┌──────────────┐
│ Postleitzahl │
└──────────────┘
Nach Eingabe der Postleitzahl überprüft das Programm, ob
passende Orte im Ortsverzeichnis vorhanden sind. Ist dies
der Fall, erscheint ein Auswahlfenster. Bestätigen Sie den
gewünschten Ort mit <RETURN>, wird er in die Eingabemaske
übernommen.
Statt der Postleitzahl können Sie auch den Anfang des
Ortsnamens in das Postleitzahlenfeld eingeben. Wie oben
erscheint daraufhin eine Liste der "passenden" Orte.
Die gleiche Liste erhalten Sie durch Drücken von <F2>,
während Sie sich auf dem PLZ-Feld der Maske befinden. Die
oben beschriebene "automatische" Ortsliste können Sie
unter "Einstellungen-Standardeinstellungen" abschalten.
┌─────┐
│ Ort │
└─────┘
Erscheint in der Postanschrift
┌───────────────┐
│ Kontaktperson │
└───────────────┘
Ansprechpartner in Firmen. Geben Sie hier z. B. "Herr
Schmitz" ein, erscheint bei der Postanschrift nach dem Namen
eine Zeile mit (z. H. ...). Bei Firmen wird normalerweise
die Briefanrede "Damen und Herren" verwendet. Wenn eine
Kontaktperson vorhanden ist, wird diese in der Briefanrede
angesprochen.
┌─────────────┐
│ Briefanrede │
└─────────────┘
Auf Druck von <F2> oder <JOKER> macht das Programm einen
Vorschlag für die Anrede in Briefen. Diese steht als
Variable bei der Serienbrieffunktion zur Verfügung. Sie
können diesen Vorschlag nach Ihren Vorstellungen ändern.
Beachten Sie dabei die Hinweise beim Punkt "Anrede" und
"Kontaktperson".
┌───────────────────────────┐
│ Telefon/Telefax/Telex/DFÜ │
└───────────────────────────┘
Nummer, unter der die Person normalerweise erreichbar ist.
Die Telefonnummer wird auch bei der Selektion von Adressen
verwendet. So haben Sie die Möglichkeit, nach bestimmten
Vorwahl-Bezirken zu selektieren.
Mit <F2> oder <JOKER> werden zum eingegebenen Ort passende
Vorschläge gemacht.
┌─────────────┐
│ Erstkontakt │
└─────────────┘
Vorgabe ist das Datum, an dem die Adresse angelegt wurde.
Wenn Sie diese Eingabe mit <CTRL>+<BS> oder <CTRL>+<Y>
löschen, bleiben 2 Punkte stehen. Das Programm "weiß"
dadurch, daß es hier keine automatische Eingabe mehr
vornehmen soll. Nach diesem Feld können Adressen selektiert
werden.
┌─────────────────┐
│ Letzter Kontakt │
└─────────────────┘
Dieses Feld wird in der Adressenselektion verwendet. Sie
können "alte" Adressen heraussuchen und löschen, um
überflüssige Daten zu vermeiden. Wenn Sie im Menüpunkt
"Einstellungen-Standardeinstellungen" die automatische Aktu-
alisierung des letzten Kontaktes eingeschaltet haben, wird
in dies Feld bei Änderungen an den Adreßdaten (z.B. Eintra-
gungen ins Bemerkungsfeld) automatisch das aktuelle Datum
eingetragen.
┌────────────┐
│ Geburtstag │
└────────────┘
Wird zur Selektion von Serienbriefen verwendet. Sie können
allen "Geburtstagskindern" aus Ihren Adressen einen
"persönlichen" Serienbrief schicken.
┌───────────────┐
│ Postanschrift │
└───────────────┘
Auf Druck von <F2> oder <JOKER> wird vom Computer eine
Postanschrift für die Adresse vorgeschlagen.
Mit <F3> bzw. <F4> lassen sich Zeilen in die Postanschrift
einfügen oder daraus löschen, sodaß Änderungen problemlos
möglich sind.
┌─────────────────────┐
│ Alternative Adresse │
└─────────────────────┘
Zusätzliche Adresse (z. B. Privatanschrift, Firma ...). Die
Felder entsprechen von der Eingabe her denen, die oben
beschrieben wurden. Als Serienbriefvariable steht nur die
alternative Telefonnummer (Variable: $telefon2) zur
Verfügung.
┌─────────────┐
│ d) Löschen │
└─────────────┘
Dieser Programmteil ermöglicht das Löschen einzelner
Adressen. Wählen Sie die gewünschte Adresse mit dem <JOKER>
aus und bestätigen Sie mit <RETURN>.
WICHTIG: Das Löschen einer Adresse kann nicht mehr rück-
gängig gemacht werden. Alle Verbindungen zu
Adreßarten werden beseitigt. Auch wenn Sie die
Adresse in exakt derselben Form wieder anlegen,
müssen Sie ihr diese Adreßarten neu zuordnen.
Wenn Sie eine größere Zahl von Adressen entfernen wollen,
sollten Sie eine entsprechende Selektion durchführen und
dann gesammelt löschen.
┌─────────────────────────┐
│ e) Adreßarten insgesamt │
└─────────────────────────┘
VORBEMERKUNG: In diesen Programmteil können Sie auch aus der
Adreßmaske heraus gelangen, wenn Sie einer
Adresse Adreßarten zuordnen, d. h. die
Adreßarten können auch genau dort angelegt
werden, wo sie zum ersten Mal benötigt werden.
Jeder Adresse können Sie beliebige Adreßarten zuordnen.
Bevor dies möglich ist, müssen diese dem Programm mitgeteilt
werden. Dazu dient dieser Programmteil.
Beispiele für Adreßarten:
EDV-Beratung
Software
Hardware
...
Dieses Beispiel träfe auf eine Adreßverwaltung zu, die
verwendet wird, um verschiedene Branchen von EDV-Firmen zu
verwalten.
Es erscheint eine Liste mit allen bisher eingegebenen
Adreßarten. Sollte noch keine Adreßart vorhanden sein,
gelangen Sie durch Drücken der <RETURN>-Taste in den
Eingabemodus. Sind bereits Adreßarten vorhanden, wird
gefragt, ob Sie eine neue Adreßart aufnehmen oder die
aktuelle ändern wollen.
┌────────────────────────┐
│ Anlegen einer Adreßart │
└────────────────────────┘
Geben Sie die Bezeichnung der Adreßart ein und drücken Sie
<RETURN>. Sie werden gefragt, ob Sie eine Löschsperre setzen
wollen. Vorgabe ist "N", wenn Sie aber ganz sicher sein
wollen, daß nichts versehentlich gelöscht wird, geben Sie
ein "J" ein. Die Löschsperre aufheben können Sie, indem
Sie beim Ändern der Adreßart an Stelle des "J" ein "N"
setzen.
┌───────────────────────┐
│ Ändern einer Adreßart │
└───────────────────────┘
Wählen Sie mit den <PFEILTASTEN> die gewünschte Adreßart an
und drücken <RETURN>. In der Eingabezeile erscheint der
bisherige Name, den Sie nach Ihren Vorstellungen ändern
können.
┌────────────────────────┐
│ Löschen einer Adreßart │
└────────────────────────┘
Drücken Sie die Tastenkombination <CTRL>+<BACKSPACE> oder
<CTRL>+<Y>. Dies ist nur möglich, wenn keine Löschsperre
gesetzt wurde. Bedenken Sie beim Löschen, daß sämtliche
Zuordnungen zu Adressen verloren gehen!
Drücken Sie <ESC>, wenn Sie die Adreßarten-Liste verlassen
wollen.
WICHTIGER HINWEIS:
Änderungen der Bezeichnung einer Adreßart heben nicht die
Zuordnung zu Adressen auf.
Wenn Sie z. B. die Adreßart "Großhandel" in "Großhändler"
umbenennen, erhalten alle Adressen, die bisher "Großhandel"
waren, automatisch die Adreßart "Großhändler".
Im Gegensatz dazu gehen durch Löschen einer Adreßart
sämtliche Zuordnungen verloren. Auch wenn Sie eine gleiche
Adreßart neu anlegen, ist keine Verbindung zu den alten
Adressen vorhanden!
┌─────────────────────────────┐
│ f) Zuordnung von Adreßarten │
└─────────────────────────────┘
VORBEMERKUNG: In diesen Programmteil können Sie auch aus der
Adreßmaske heraus gelangen
Den Adressen können Sie beliebige Adreßarten zuordnen.
Wählen Sie mit dem <JOKER> die Adresse aus. Damit Sie nicht
vergessen, um wen es sich handelt, erscheinen unten links
Name und Vorname der betreffenden Adresse. Gelangen Sie aus
der Adreßmaske heraus in diesen Programmpunkt, entfällt
natürlich die Auswahl der Adresse.
Es erscheint eine Liste mit allen bisher zugeordneten
Adreßarten.
Mit <RETURN> können Sie eine neue Zuordnung herstellen oder
die aktuelle ändern, mit <CTRL>+<BACKSPACE> oder <CTRL>+<Y>
die Zuordnung zur Adreßart, auf der sich der Lichtbalken
befindet, löschen.
Zuordnen einer neuen Adreßart:
Es erscheint ein Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten
"Adreßart zur Adresse hinzufügen" und "Insgesamt vorhandene
Adreßarten bearbeiten". Wählen Sie den 2. Punkt, können Sie
wie unter dem Menüpunkt "Adreßarten insgesamt" (->4.e) ganz
neue Adreßarten anlegen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit,
immer dann neue Adreßarten aufzunehmen, wenn Sie diese
benötigen. Mit dem zweiten Punkt gelangen Sie in die
Adreßarten-Zuordnung.
Wählen Sie die neue Adreßart mit dem <JOKER> aus. Nach
Bestätigung mit <RETURN> erscheint sie in der zu dieser
Adresse gehörenden Adreßarten.
Sollte die Adreßart "NICHT VORHANDEN" sich noch nicht in der
Liste befinden, legen Sie diese bitte an. Wenn Sie eine
Selektion danach durchführen, erscheinen alle Adressen,
denen noch keine Adreßart zugeordnet wurde!
┌───────────────────────────────────────┐
│ g) Adressen importieren (GS-Adressen) │
└───────────────────────────────────────┘
Sie können hier Daten im Format von GS-Adressen importieren.
Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie z. B. auf mehreren
Rechnern Adressen erfassen und diese zu einem Datenbestand
zusammenfügen wollen.
Sie werden aufgefordert, den Namen der entsprechenden Datei
einzugeben. Hier bei sind auch Platzhalter (* und ?)
erlaubt. In letzterem Fall erscheint eine
Dateiauswahlliste. Der Rest des Imports läuft "automatisch"
ab! - Die Eindeutigkeit des Suchbegriffes wird wie unter
Punkt h) beschrieben überprüft und gewährleistet.
Adreßartzuordnungen können leider nicht im- oder exportiert
werden!
┌─────────────────────────────────┐
│ h) Adressen importieren (ASCII) │
└─────────────────────────────────┘
Diese Funktion ermöglicht die Übernahme von Adressen aus
anderen Programmen. Voraussetzung dafür ist, daß sie als
ASCII-Datei abgelegt sind, die pro Zeile die Daten je einer
Adresse enthält und daß die Felder mit einem besonderen
zeichen voneinander abgetrennt sind.
Beispiel für den Aufbau bei Begrenzungszeichen '"' und
Trennzeichen ',':
"Müller","Müller & Co.","Firma", ...
Sie haben die Möglichkeit, eine bereits verwendete und an-
schließend gespeicherte Feldreihenfolge einzulesen oder
diese neu einzugeben:
Bei Verwendung einer bereits vorhandenen Felddefinition müs-
sen Sie lediglich den Namen der zu importierenden Datei ein-
geben. Sind im Dateinamen Platzhalter (* und ?) enthalten,
erscheint eine entsprechende Auswahlliste, und der Rest geht
automatisch vor sich.
Ansonsten gilt:
EINGABE DER FELDDEFINITION
==========================
Als Formate stehen zur Verfügung
- Standard ASCII: Trennzeichen zwischen den Feldern ist ein
Komma, Begrenzungszeichen am Anfang und
Ende jedes Feldes jeweils ein Anführungs-
zeichen.
- Standard ASCII - Trennzeichen einstellbar: Sie werden
aufgefordert, das Begrenzungszeichen der
Felder und das Trennzeichen zwischen ihnen
einzugeben. Dabei können Sie das Begren-
zungszeichen einfach leer lassen, wenn Sie
keines benötigen.
- Format MS-WORD: Eine Datei, die MS-WORD, z. B. für Serien-
briefe, verwendet.
- Format WORD für WINDOWS: Wie bei MS-WORD, wobei zusätzlich
die erforderliche Konvertierung der
Umlaute durchgeführt wird.
Nach der Formatwahl erscheinen drei Fenster:
Links eine Auswahlliste mit den Feldern von GS-Adressen,
oben ein Fenster, das das nächste Feld der zu importierenden
Datei enthält (Bei MS-WORD den Feldnamen, ansonsten den ent-
sprechenden Inhalt des ersten Datensatzes) und darunter
eines, das den bisher von Ihnen definierten Aufbau zeigt.
Wählen Sie aus der Auswahlliste jeweils das Feld in
GS-Adressen, das Sie mit dem oben angezeigten Inhalt füllen
wollen.
Nur beim Windows-Format befindet sich die Dateistruktur in
der ersten Zeile der ASCII-Datei, was Ihnen eine eindeutige
Zuordnung zu den Feldern in GS-Adressen erlaubt. Ansonsten
kann es sein, daß sich in Ihrer ASCII-Datei im ersten Daten-
satz einige leere Datenfelder befinden, was natürlich zur
Folge hat, daß im oberen Fenster nichts angezeigt wird.
In diesem Fall ist es günstig, wenn Sie sich einige
entsprechende Datensätze vor dem Importieren auf den Drucker
ausgeben lassen, um den Aufbau besser vor Augen zu haben.
Drücken Sie <F2> oder <JOKER>, wenn Ihre Auswahl komplett
ist, und das Importieren beginnt.
Damit der Suchbegriff, der eine Adresse eindeutig identi-
fiziert, nicht leer bleibt oder doppelt vergeben wird, geht
das Programm folgendermaßen vor:
- Enthält die ASCII-Datei keine Suchbegriffe, wird die
Kombination aus "Name" + "," + "Vorname" verwendet (sofern
vorhanden). Ansonsten werden die Adressen durchnumeriert.
- Ist ein Suchbegriff vorhanden und bisher noch nicht
vergeben, wird er übernommen. Ist er bereits vergeben,
wird eine Zahl dahintergestellt, damit er eindeutig wird.
- Bedingt durch das Prinzip, daß in der ASCII-Datei eine
Zeile immer einen Datensatz enthält, ist das Importieren
in das Bemerkungsfeld etwas eingeschränkt: Auch hier ist
nur jeweils eine Zeile möglich. Wird sie zu lang,
formatiert GS-Adressen automatisch um.
NOCH EIN TIP:
Haben Sie bereits Adressen ins Programm eingegeben und
wollen weitere importieren, kann es unter Umständen
schwierig sein, die neuen Adressen herauszufinden, um ihnen
z. B. Adressarten zuzuordnen. Sie können folgendermaßen
vorgehen:
Selektieren Sie im Programmteil "Selektion/Serienbriefe ..."
alle Adressen, und gehen Sie dann mit <Ctrl>+<PgDn> ans Ende
der Liste. Da diese Liste die Adressen in der Reihenfolge
ihrer Eingabe enthält, befinden sich die gerade importierten
an letzter Stelle.
Haben Sie eine neue Feldreihenfolge eingegeben, werden Sie
zum Abschluß gefragt, ob diese für zukünftige Aufrufe von
Im- und Exportfunktionen gespeichert werden soll.
┌─────────────────────────────┐
│ i) Formatdefinition löschen │
└─────────────────────────────┘
Nicht mehr benötigte Definitionen des Aufbaus von Im- und
Exportdateien können Sie löschen, indem Sie aus der erschei-
nenden Liste die entsprechende aussuchen und mit <RETURN>
bestätigen.
┌─────────────────────────────┐
│ j) Doppelte Adressen suchen │
└─────────────────────────────┘
Selbst bei größter Sorgfalt läßt es sich nicht immer
vermeiden, daß eine Adresse doppelt eingegeben oder
eingelesen wird. Diese Adressen aus einer großen Zahl
"manuell" herauszufinden, erfordert einen erheblichen Zeit-
aufwand.
Um Ihnen das zu ersparen, vergleicht das Programm hier die
Postleitzahlen, Straßen und Namen sämtlicher Adressen und
zeigt eine Liste mit allen gefundenen Übereinstimmungen.
Die gefundenen Adressen können Sie, genau wie in der Liste
bei der Adressenselektion) bearbeiten, d. h. ansehen,
löschen, ändern ...
ACHTUNG: Erscheint bei Ihnen eine leere Liste (es ist nur
ein roter Balken zu sehen), haben Sie vermutlich
vergessen, die Postanschriften anzulegen, und leere
Postanschriften stimmen immer überein!
┌────────────────────────────────────────────┐
│ k) DOS-Shell/residentes Programm entfernen │
└────────────────────────────────────────────┘
Das Programm wird verlassen und eine neue DOS-Umgebung
geladen. Durch Eingabe von EXIT kommen Sie von dort wieder
zu GS-Adressen zurück.
Haben Sie GS-Adressen resident geladen, erscheint an dieser
Stelle der Menüpunkt "Residentes Programm aus dem Speicher
entfernen". Dadurch wird der für den "Kern" des Programmes
belegte RAM-Speicher wieder freigegeben und die Adreßverwal-
tung verlassen.
┌───────────────────┐
│ │
│ 5. Textverwaltung │
│ │
└───────────────────┘
VORBEMERKUNG: Wir haben bewußt darauf verzichtet, Ihnen
eine komplett neue Textverarbeitung zu liefern, da wir davon
ausgehen, daß jeder aus der Unzahl von Textverar-
beitungsprogrammen seinen "Favoriten" hat und damit auch
weiterarbeiten möchte. Holen Sie sich die Texte von dort
einfach mit der Funktion "ASCII-Texte einlesen" (s. u.) nach
GS-Adressen. (Voraussetzung dafür ist allerdings, daß Ihre
Textverarbeitung ASCII-Texte ablegen kann.) Wenn Sie lieber
ganz mit Ihrer Textverarbeitung arbeiten wollen, laden Sie
GS-Adressen resident (Aufruf: GSADR /r) und exportieren die
gewünschten Adreßdaten von dort einfach in eine ASCII-Datei
(Zwischenablage). So können diese problemlos an die meisten
Textverarbeitungen übergeben werden.
┌───────────────────────┐
│ a) Text suchen/ändern │
└───────────────────────┘
HINWEIS: Erfahrungsgemäß wird gerne der Fehler gemacht,
einen Standardtext (mit Briefkopf, -fuß, ...) anzulegen,
diesen hier herauszusuchen und dann zu bearbeiten.
Dies hat zur Folge, daß der Original-Text jedesmal
geändert wird. Gehen Sie stattdessen so vor:
Wählen Sie nicht diesen Menüpunkt "Suchen/Ändern"
sondern den zweiten im Texte-Menü "Erfassen/Einlesen".
Mit der Option "Text aus GS-Adressen einlesen" legen Sie
sich eine Kopie Ihres Standard-Briefes an, die Sie dann
bearbeiten.
========================================================
Sie können hier nach beliebigen Texten suchen. Geben Sie
dazu ins Textfenster die Daten ein, die Ihnen bekannt sind.
Wenn Sie den 1. Buchstaben des Textnamens eingeben,
erscheinen bei der Suche alle Texte, die entsprechend
beginnen. Es ist ratsam, bei einer großen Anzahl von Texten
den Textnamen nicht leerzulassen, da nach ihm bevorzugt und
vor allem besonders schnell gesucht wird.
Zusätzlich zum Textnamen können Sie auch den Autor und das
Datum (letzteres aber nur vollständig) eingeben.
Bei Textname und Autor erfolgt die Suche linksbündig, d. h.
alle Texte, deren Anfangsbuchstaben der Suchbedingung
entsprechen, werden gefunden. Dagegen erfolgt die Suche
beim Betreff innerhalb des gesamten Textes. Wissen Sie nur
ein Wort, das im Betreff vorkommt, wird der Betreff jeweils
vollständig nach diesem Begriff durchsucht, und bei Erfolg
der Suche gilt der Text als gefunden.
Es werden jeweils nur die Texte selektiert, die mit sämtli-
chen von Ihnen eingegebenen Bedingungen übereinstimmen.
Nach Drücken von <F2> oder <JOKER> beginnt die Suche mit den
von Ihnen vorgegebenen Bedingungen.
Wählen Sie mit den <PFEILTASTEN> aus den gefundenen Texten
den gewünschten aus. Dann drücken Sie <RETURN>. Es
erscheint links oben ein Fenster, das Ihnen die weiteren
Bearbeitungsmöglichkeiten zeigt:
┌──────────────────────┐
│ Text ansehen/ändern │
└──────────────────────┘
Sie können den Text genau wie beim Anlegen bearbeiten.
┌───────────────────┐
│ Stammdaten ändern │
└───────────────────┘
Sie gelangen ins Textstammdaten-Fenster und können dort die
Daten (z. B. Betreff oder Namen) ändern.
┌─────────────────────────────────┐
│ Drucken ohne Variablenaustausch │
└─────────────────────────────────┘
Der Text wird incl. Kopf- und Fußtexten, aber ohne
Austausch der Variablen, ausgedruckt. Nähere Eläuterungen zu
Köpfen und Füßen finden Sie unter b) "Texte erfassen/
einlesen".
┌────────────────────────────────┐
│ Drucken mit Variablenaustausch │
└────────────────────────────────┘
Der Text wird mit Austausch der Variablen ausgedruckt.
Vorher werden Sie nach der Adresse gefragt, von der die
Daten übernommen werden sollen. Wählen Sie diese mit dem
<JOKER> aus. Nähere Erläuterungen zu Köpfen und Füßen finden
Sie im nächsten Abschnitt.
┌────────────────────────────┐
│ b) Texte erfassen/einlesen │
└────────────────────────────┘
Sie sehen zunächst ein Fenster, in das Sie die Textstamm-
daten Ihres neuen Textes eingeben können. - Stammdaten sind:
NAME Jedem Text wird ein Name zugeordnet, z. B.
"Angebot 07/91". Der Name muß eindeutig sein, d.
h. er darf nur einmal vergeben werden, da er zur
Identifizierung des Textes verwendet wird. Im
<JOKER> zur Auswahl eines Textes erscheint er an
erster Stelle.
AUTOR Hier geben Sie Ihren Namen oder Ihr Kürzel ein,
damit niemand Ihren Text mit einem anderen
verwechseln kann.
DATUM Als Datum wird das jeweilige Systemdatum vorge-
schlagen. Sie können es überschreiben. Dies
Feld steht in Serienbriefen als Variable zur
Verfügung, Sie brauchen also nicht immer das
Datum zu ändern, sondern verwenden stattdessen
die Variable $txtdatum.
BETREFF Der Betreff enthält in kurzen Stichworten den
Inhalt des Briefes, dient also dem Zweck, Über-
sichtlichkeit in der Textverwaltung zu gewähr-
leisten. In Serienbriefen steht er als Variable
$txtbetreff zur Verfügung.
RAND LINKS Vorgabe ist 10. Der Maximalwert beträgt 50.
RAND RECHTS Vorgabe ist 75. Der Maximalwert beträgt 250.
Achten Sie darauf, daß Sie bei Texten, die
ausgedruckt werden sollen, die Breite Ihres
Druckers nicht überschreiten, da dieser sonst
mehrere Zeilen aus einer macht oder den Rest
einfach abschneidet.
Ändern Sie die Werte für linken oder rechten Rand, wird
dies gespeichert und Ihnen in Zukunft vorgeschlagen.
Ein Text ohne Namen wird nicht gespeichert, es ist aber ohne
weiteres möglich, ihn zu bearbeiten, auszudrucken ...
Drücken Sie nach Eingabe der Textstammdaten <F2> "WEITERE
BEARBEITUNG". Es erscheint ein Fenster, aus dem Sie das
weitere Vorgehen auswählen können.
┌────────────────────────┐
│ Text ansehen/editieren │
└────────────────────────┘
Sie gelangen in den Texteditor und können einen neuen Text
eingeben. Funktionstasten im Editor sind:
<INSERT> Umschalten vom Einfüge- in den Über-
schreiben-Modus.
<HOME> Cursor springt zum Anfang der Zeile.
<END> Cursor springt zum Ende der Zeile.
<PFEILE> Bewegen des Cursors im Text.
<PgUp> Blättern im Text nach oben.
<PgDn> Blättern im Text nach unten.
<CTRL>+<BACKSPACE> Zeile löschen.
<CTRL>+<Y>
<CTRL>+<N> Zeile einfügen.
<CTRL>+<PgUp> Cursor springt an den Textanfang.
<CTRL>+<PgDn> Cursor springt ans Textende.
<CTRL>+<Pfeil re> Cursor springt zum Anfang des nächsten
Wortes.
<CTRL>+<Pfeil li> Cursor springt zum Anfang des vorheri-
gen Wortes.
<ESC> Verlassen des Editors. Vorher wird
gefragt, ob der Text gesichert werden
soll.
┌───────────────────────────┐
│ Drucksteuerung aus Texten │
└───────────────────────────┘
Zur Drucksteuerung gibt es drei verschiedene Arten von
Befehlen - Formatierungszeichen, Variablen und Druck-
sequenzen.
┌──────────────────────┐
│ Formatierungszeichen │
└──────────────────────┘
Die Befehle beginnen alle mit einem Punkt (".") als erstes
Zeichen auf der Zeile. Deshalb werden sie hier auch
"Punktbefehle" genannt.
Es wird unterschieden zwischen Anfangsformatierung und
laufender Formatierung.
ANFANGSFORMATIERUNG:
===================
Diese Befehle müssen mit der 1. Textzeile beginnen. So-
bald eine Textzeile keinen dieser Anfangs-Punktbefehle
enthält, geht das Programm davon aus, daß die Anfangs-
formatierung abgeschlossen ist.
.kopf1 briefkopf01
Sie können mit den .kopf-Befehlen automatisch einen be-
stimmten Text an den Anfang jeder Seite drucken lassen. Es
gibt die Befehle ".kopf1" und ".kopf2". Darauf folgt der
Name des Textes (z. B. "briefkopf01" oder "briefkopf02").
Der Text bei .kopf1 wird auf die erste Seite gedruckt. Die
folgenden Seiten erhalten den von .kopf2.
.fuss1 brieffuss01
Entsprechend den "Köpfen" können auch "Füße" automatisch auf
jede Seite gedruckt werden. (s. o.)
Der linke Rand von "Köpfen" und "Füßen" wird automatisch auf
"0" gesetzt. Verschieben Sie die Position bitte mit Leerzei-
chen.
.sb1 stdseite1
Die .sb-Befehle schicken an den Drucker den kompletten Text,
der dahintersteht, in diesem Fall den Text "Seitenbeschrei-
bung1":
.sb1 Seitenbeschreibung1
Mit .sb1 und .sb2 können Sie z. B. komplette Seitenbe-
schreibungen der ersten, bzw. der folgenden Seiten, an einen
Laserdrucker schicken. Das ist dann interessant, wenn Sie
keine gedruckten Briefbögen verwenden, sondern sie mit einer
Seitenbeschreibungssprache (z. B. Postscript) erzeugen.
.sl 65
Mit .sl wird die Seitenlänge eingestellt. In diesem Fall
wird der Wert auf 65 Zeilen festgesetzt. Diesen Befehl
können Sie verwenden, wenn Sie von Ihrer Standard-
Seitenlänge, die in den Drucksequenzen definiert ist,
abweichen. Fehlen beide Arten der Längeneinstellung, wird
von 60 Zeilen ausgegangen.
.or1 10
Mit .or1 (oder .or2) wird der obere Rand des Ausdrucks
der ersten, bzw. der folgenden, Seiten eingestellt. Ist ein
Kopf vorhanden (.kopf1, bzw. .kopf2) wird die Einstellung
des oberen Randes ignoriert!
Fehlt der Punktbefehl .or1 (.or2) wird der in den
Drucksequenzen eingestellte Standardwert genommen (^or1,
^or2).
LAUFENDE FORMATIERUNG:
=====================
.fp
Normalerweise werden Variablen fließend in den Text ein-
gefügt, d. h. die Position des nachfolgenden Textes hängt
von der Länge des eingesetzten Variablen-Textes ab. Mit
.fp wird dies Verhalten abgeschaltet, und die Variablen auf
"feste Position" gesetzt. Dies ist z. B. bei Listen
sinnvoll. Beachten Sie, daß der eingesetzte Text
abgeschnitten wird, wenn er andere Texte überschreiben
würde.
.fl
Die Option .fp wird hiermit wieder abgeschaltet.
.la
Anfang einer Liste - der Text, der bis .le (Listenende)
folgt, wird so oft wiederholt, wie gefundene Datensätze
vorhanden sind. Dabei wandert das Programm vom ersten bis
zum letzten Datensatz. Entsprechend werden auch vorhandene
Variablen ausgetauscht.
.le
Ende einer Liste. Ab jetzt ist wieder der ursprüngliche
Datensatz aktiv.
Beispieltext (Telefonliste):
^schmal
.fp
.la
$name $vorname $telefon1 $telefon2
.le
.fl
^lschmal
.t textxy
Text übertragen - Mit .t können beliebige Texte aus
GS-ADRESSEN eingelesen werden. Sie können sich
Standard-Textbausteine anlegen und Briefe daraus
zusammensetzen.
Beispiel für einen Text namens "mfg":
.tmfg
Ergebnis:
Mit freundlichen Grüßen
_______________________
(Schubert)
Der entsprechende Text wird eingefügt.
ACHTUNG:
Wenn Sie den aktuellen Text selbst aufrufen, ergibt sich
eine Schleife ohne Abbruchbedingung und somit ein unendlich
langer Text. Vermeiden Sie dies!
.b
Das Bemerkungsfeld zur aktuellen Adresse wird in den
Ausdruck eingelesen. (Nur beim Ausdruck mit
Variablenaustausch).
.sv
Ein Seitenvorschub wird ausgeführt. Dabei wird ein eventuell
am Ende der Seite vorhandener "Fuß" ausgedruckt.
┌───────────┐
│ Variablen │
└───────────┘
Die wichtigsten Adreßdaten stehen Ihnen beim Druck von
Serienbriefen als Variablen zur Verfügung. Variablen
beginnen immer mit einem $-Zeichen.
Setzen Sie diese in den Text ein, werden Sie durch die Daten
ersetzt.
Beispiel: $post1
$post2
$post3
$post4
$post5
$post6
$post7
Mönchengladbach, den $txtdatum
$txtbetreff
Sehr geehrte$briefanrede,
texttexttexttexttexttexttext...
.tmfg
Die Variablen haben Sie jederzeit "griffbereit": Wenn Sie
<F10> drücken, erscheint ein Fenster mit der Variablenliste.
Eine besondere Variable ist "$snr". Diese kann nur in Kopf-
und Fußtexten gebraucht werden und enthält die Sei-
tennummer. Im Kopf ist es die Nummer der aktuellen , im Fuß
die der nächsten Seite. Beim Fuß der letzten Seite wird
$snr unterdrückt. Positionieren Sie $snr an der Stelle, wo
Sie die Seitennummer haben wollen.
Andere Variablen können in Kopf- und Fußtexten nicht ver-
wendet werden.
┌────────────────┐
│ Drucksequenzen │
└────────────────┘
Befehle zur Gestaltung des Ausdruckes werden an den Drucker
über Drucksequenzen geschickt.
Wie bei den Adreßvariablen steht Ihnen eine Liste der
Standard-Drucksequenzen zur Verfügung. Drücken Sie dazu
<F9>.
Diese Liste können Sie selbst ändern, damit sie immer mit
den Sequenzen des eingestellten Druckers übereinstimmt.
BESONDERHEITEN:
==============
Fünf Drucksequenzen weden vom Programm selbständig
verwendet: "^ini" ,"^lr", "^sl", "^or1" und "^or2".
Die Initialisierungssequenz "^ini" wird vor jedem Ausdruck
an den Drucker gesandt und schaltet ihn in den Ausgangszu-
stand zurück.
"^lr" dient der Einstellung des linken Randes. Geben Sie
hier die für Ihren Drucker gültige Sequenz ein. Anstelle des
Zahlenwertes für den Rand fügen Sie die Variable "nnn" ein.
Der Drucker erhält die Sequenz dann mit dem für den
jeweiligen Text gültigen Wert. Sie können diese Sequenz auch
innerhalb von Texten verwenden. Dies ist z. B. bei Listen
oder Etiketten sinnvoll, da hier der linke Rand auto-
matisch die Vorgabe "0" hat. Bei Texten (Briefen ...) wird
dafür die Eingabe in den Textstammdaten verwendet.
Beispiel: \027l\nnn ist die Sequenz für den EPSON FX80.
Haben Sie für den Text einen linken Rand von 10 Zeichen
gewählt, schickt das Programm an den Drucker "\027l\010".
"^sl" ist keine Drucksequenz im eigentlichen Sinne. Geben
Sie hier als Seqeunz die Zeilenzahl ein, die eine Seite
haben soll. Die Wirkungsweise ist genauso wie beim
Punktbefehl ".sl", nur daß Sie hier einen Standardwert
vorgeben, während ".sl" bei jedem Text erneut eingegeben
werden muß.
Mit "^or1", bzw. "^or2" können Standardwerte für den oberen
Rand der ersten, bzw. der folgenden Seiten gewählt werden.
Dieser Rand wird allerdings nur dann ausgegeben, wenn ein
entsprechender Kopf nicht vorhanden ist. Wie bei "^sl" gibt
es auch hier entsprechende Punktbefehle, durch die dieser
Wert für den aktuellen Ausdruck anders gewählt werden kann.
(.or1 und .or2)
Diese Sequenzen dürfen nicht umbenannt werden, da sie sonst
vom Programm nicht mehr erkannt werden!
Die anderen Drucksequenzen werden genauso wie Variablen in
den Text eingefügt. Beim Ausdruck tauscht das Programm sie
gegen Steuerzeichen für den Drucker aus.
Damit Drucksequenzen vom Programm erkannt werden, müssen sie
mindestens ein "^" enthalten. In den mitgelieferten
Sequenzen steht dieses "Häkchen" am Anfang.
Beispiel:
^fett A C H T U N G^lfett
Dies ist eine wichtige Mitteilung
Die 1. Zeile erscheint im Fettdruck. Berücksichtigen sie,
daß im Ausdruck die Zeichen für die Drucksteuerung
wegfallen. Der Text rückt also etwas nach links. Deshalb ist
es ratsam, die Drucksequenzbezeichnungen möglichst kurz zu
wählen. Wenn Ihnen die mitgelieferten zu lang sind, können
Sie diese unter "Dienstprogramme-Drucksequenzen ändern"
Ihren Vorstellungen anpassen.
Durch unterschiedliche Schriftarten kann sich die
Zeichenzahl pro Druckzeile ändern. Schreiben Sie nur
soviel in eine Zeile, daß es unter Berücksichtigung der
Drucksequenzen paßt (z. B. bei Briefköpfen).
WICHTIG: Achten Sie darauf, daß Sie die Drucksequenzen
wählen, zu denen Ihr Drucker kompatibel ist.
Sollten Sie Ihren Drucker nicht unter dem Menüpunkt
"Drucker-Wählen" finden, versuchen Sie es bitte mit
dem Drucker "STANDARD", der sich ebenfalls in der
Druckerliste befindet. Laserdrucker sind meistens
kompatible zum "HP-Laserjet".
Sollte alles nichts helfen, entnehmen Sie die
erforderlichen Sequenzen bitte Ihrem Drucker-
handbuch und legen sich eine neue Drucksequnzliste
an. Lesen Sie dazu bitte den Abschnitt 8 zur Druck-
einstellung.
┌───────────────────────────────────┐
│ Liste der Standard-Drucksequenzen │
└───────────────────────────────────┘
^ini - Initialisierung des Druckers
^lr - linker Rand
^sl - Seitenlänge
^or1 - oberer Rand 1. Seite
^or2 - oberer Rand folgende Seiten
^sv - Seitenvorschub
^schmal - Schmaldruck
^breit - Breitdruck
^lschmal - Löschen Schmaldruck
^lbreit - Löschen Breitdruck
^kursiv - Kursivschrift
^lkursiv - Löschen Kursivschrift
^ust - Unterstreichung
^lust - Ende der Unterstreichung
^fett - Fettdruck
^lfett - Löschen Fettdruck
┌─────────────────────────────────┐
│ Liste der Serienbrief-Variablen │
└─────────────────────────────────┘
$snr - Seitennummer (nur in "Köpfen" und
"Füßen"!)
$such - Suchbegriff
$anrede - Anrede
$name - Name
$vorname - Vorname
$briefanrede - Anrede am Anfang des Briefes
$kontakt - Kontakt
$strasse - Straße
$plz - Postleitzahl
$land - Land
$ort - Ort
$telefon1 - Telefonnummer
$telefon2 - alternative Telefonnummer
$fax - Faxnummer
$telex - Telex-Nummer
$dfü - DFÜ-Nummer
$geburtstag - Geburtstag
$ekontakt - Erstkontakt
$lkontakt - letzter Kontakt
$post1 - Postanschrift 1. Zeile
$post2 - Postanschrift 2. Zeile
$post3 - Postanschrift 3. Zeile
$post4 - Postanschrift 4. Zeile
$post5 - Postanschrift 5. Zeile
$post6 - Postanschrift 6. Zeile
$post7 - Postanschrift 7. Zeile
$sysdatum - Rechnerdatum
$txtdatum - Datum der Texterstellung
$txtbetreff - Betreff (aus den Textstammdaten)
┌─────────────────────────────────┐
│ Drucken ohne Variablenaustausch │
└─────────────────────────────────┘
Der aktuelle Text wird gedruckt, wobei allerdings keine
Variablen ausgetauscht werden. Drucksequenzen und Kopf-
bzw. Fußzeilen werden berücksichtigt. Bei Ausgabe auf den
Drucker werden Sie gefragt, wie viele Exemplare
ausgedruckt werden sollen und ob der Ausdruck auf den
Drucker, eine andere Schnittstelle oder in Datei erfolgen
soll.
┌────────────────────────────────┐
│ Drucken mit Variablenaustausch │
└────────────────────────────────┘
Der aktuelle Text wird mit Variablenaustausch gedruckt.
Vorher müssen Sie die Adresse, der die Variablen entnommen
werden sollen, mit dem "JOKER" auswählen. Bei Ausgabe auf
den Drucker werden Sie gefragt, wie viele Exemplare
ausgedruckt werden sollen und ob der Ausdruck auf den
Drucker, eine andere Schnittstelle oder in Datei erfolgen
soll.
┌───────────────────────────────┐
│ Text aus GS-ADRESSEN einlesen │
└───────────────────────────────┘
Wählen Sie mit dem <JOKER> den Text, den Sie übernehmen
wollen. Sie können sich einen Standardbrief mit Kopf und
Anschriftfeld anlegen, den Sie mit dieser Funktion immer
einlesen, bevor Sie einen Brief bearbeiten. Das spart
Arbeit. (Wir machen dies bei uns selbst fast immer!)
┌─────────────────────┐
│ ASCII-Text einlesen │
└─────────────────────┘
Dieser Punkt dient der Übernahme von Texten aus anderen
Textverarbeitungen. Achten Sie darauf, daß der Text von
dort als ASCII-Datei abgelegt worden ist. (Dazu müssen Sie
evtl. ein Konvertierungs-Programm, das gewöhnlich zu jeder
Textverarbeitung gehört, die im Nicht-ASCII-Format arbeitet,
aufrufen.) Die maximale Länge einzulesender Texte ist durch
den verfügbaren freien Speicher begrenzt.
Sie werden nach dem Namen des Textes gefragt. Geben Sie die
DOS-Datei, in der er sich befindet (ggf. incl. Pfad) an.
Wenn der ASCII-Text einen linken Rand aus Leerzeichen hat,
sollten Sie den linken Rand in den Stammdaten auf "0"
setzen, da dieser dazuaddiert wird. Achten Sie auf aus-
reichende Textbreite - GS-Adressen formatiert sonst um!
┌───────────────────────┐
│ c) Einen Text löschen │
└───────────────────────┘
Wählen Sie den zu löschenden Text mit dem <JOKER> aus.
Wollen Sie Ihre Texte gründlich "durchforsten", lassen Sie
sich alle mit der "Volltextsuche" auflisten, indem Sie
einfach keine Suchbedingung eingeben. So können Sie die
Texte vor dem Löschen ansehen und haben außerdem alle
gleichzeitig im Zugriff.
┌──────────────────────────────┐
│ d) ASCII-Datei "exportieren" │
└──────────────────────────────┘
Sie können Texte aus GS-ADRESSEN als ASCII-Datei auf Ihre
Festplatte schreiben, z. B. um sie in eine Textverarbei-
tung aufzunehmen.
Wählen Sie den Text mit dem <JOKER> aus. Dann geben Sie den
gewünschten Namen für die zu erzeugende Datei ein und
bestätigen mit <RETURN>. Würde eine bestehende Datei
überschrieben, werden Sie zur Sicherheit um Bestätigung
gebeten.
┌────────────────────────┐
│ e) Etikettendefinition │
└────────────────────────┘
Etiketten sind eigentlich "normale" Texte. Da sie aber in
anderem Zusammenhang verwendet werden, sind sie auch im Menü
getrennt behandelt.
Sie werden gefragt, ob Sie ein neues Etikett anlegen oder
ein bestehendes bearbeiten wollen. Am besten sehen Sie sich
zunächst einmal eines der von uns mitgelieferten an:
Wählen Sie "Etikett bearbeiten". Sie werden zur Eingabe
des Etikettennamens aufgefordert. Mit dem <JOKER> können Sie
das gewünschte Etikett auswählen und dann wie bei der
Textbearbeitung ändern.
Beim Neuanlegen haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit,
ein bereits bestehendes Etikett einzulesen, damit Sie die
Tipperei sparen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Punkt 6.
"Selektionen".
┌─────────────────────┐
│ f) Listendefinition │
└─────────────────────┘
Gehen Sie bei der Listendefinition wie bei den Etiketten
vor.
Weitere Informationen zum Erstellen von Listen finden Sie
unter Punkt 5. "Drucksteuerung aus Texten".
┌────────────────┐
│ │
│ 6. Selektionen │
│ │
└────────────────┘
┌────────────────────────┐
│ a) Neue Adreßselektion │
└────────────────────────┘
Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie die Selekti-
onsbedingung eingeben können. Ohne Eingabe erscheinen nach
Druck auf <F2> oder <JOKER> sämtliche vorhandenen Adressen
in einer Liste.
Welche Daten in dieser Liste angezeigt werden, können Sie
unter "Einstellungen-Inhalt Adreßiste" wählen.
Damit Sie dieselbe Selektionsbedingung nicht mehrfach
eingeben müssen, wird diese beim Abspeichern von Selektionen
ebenfalls gesichert. Drücken Sie <F3>, geht ein Fenster auf,
aus dem Sie die gewünschte Bedingung mit <RETURN> wählen
und ins Eingabefenster übernehmen können.
┌────────────────────────────────────────────────┐
│ Anwahl des aktiven Feldes mit den Cursortasten │
└────────────────────────────────────────────────┘
Da das aktive Eingabefeld automatisch in der
erforderlichen Reihenfolge wandert, drücken Sie einfach
<RETURN>, um in den Eingabe-Modus zu gelangen.
Sollten Sie eine Fehleingabe machen, können Sie zu jedem
beliebigen Feld im Eingabefenster gelangen, indem Sie <ESC>
betätigen und dann mit den <PFEILTASTEN> dorthin wandern.
Mit <Ctrl>+<BS> oder <Ctrl>+<Y> können Sie eine komplette
Eingabezeile löschen.
Damit Sie leichter zwischen Eingabe- und Auswahlmodus
unterscheiden können, erscheint das Fenster im Auswahlmodus
heller als sonst.
Drücken von <RETURN> schaltet zurück zur Dateneingabe.
┌───────────────────────────┐
│ Eingabe der Suchbedingung │
└───────────────────────────┘
FELD:
Links oben erscheint ein Fenster, aus dem Sie mit den
<PFEILTASTEN> auswählen können, nach welchem Feld aus der
Adreßmaske gesucht werden soll.
OP:
Dies soll "Operator" heißen. Sie können wie beim FELD aus
dem Fenster links oben auswählen. Ihre Möglichkeiten sind:
"=" (gleich), ">=" (größer oder gleich), "<=" (kleiner oder
gleich), ">" (größer), "<" (kleiner) und "<>" (ungleich).
Bei der Suche nach Adreßarten und Bemerkungen stehen Ihnen
nur "=" und "<>" zur Verfügung.
WERT:
Hier geben Sie den Wert ein, nach dem gesucht werden soll,
entweder "manuell" (z. B. beim Suchbegriff) oder mit der
<JOKER>-Taste. Achten Sie darauf, ob unten rechts die
Schrift "JOKER" erscheint!
BEISPIEL:
Ihre Eingabe: SUCHBEGRIFF >= M
(Suchbegriff größer oder gleich "M")
Verlassen Sie den Eingabemodus mit der <ESC>-Taste und
drücken dann <F2>, und der Rechner sucht entsprechend Ihrer
Suchbedingung. In unserem Fall erscheint eine Liste mit
allen Namen, deren Suchbegriff mit "M" oder einem Buchstaben
weiter hinten im Alphabet beginnt.
Probieren Sie einfach verschiedene Möglichkeiten des
Suchfeldes und des gewünschten Wertes aus. Es ist leichter,
als es auf den ersten Blick erscheint.
Die Felder "Tag Geburtstag", "Monat Geburtstag", "Jahr
Geburtstag", "Geburtstag" und "Geburtswochentag" bieten
Ihnen die Möglichkeit, "Geburtstagskinder" fast jeder Art
herauszusuchen.
Tag Geburtstag: Hier können Sie den Tag des
Geburtsdatums eingeben.
Beispiel: TAG GEBURTSTAG = 15
Es erscheinen alle Personen, die an
einem 15. Geburtstag haben.
Monat Geburtstag: Sie können sich alle Adressen zeigen
lassen, bei denen der Geburtsmonat mit
Ihrer Suchbedingung übereinstimmt.
Beispiel: MONAT GEBURTSTAG = 01
Dies listet die im Januar Geborenen auf.
Vergessen Sie aber bitte nicht die "0",
da sonst nach den Monaten Oktober bis
Dezember gesucht wird. (Das gilt
übrigens auch entsprechend für den Tag
des Geburtstags!)
Jahr Geburtstag: Hier ist eine vierstellige Jahres-
angabe erforderlich. Vorgehen ansonsten
wie oben.
Geburtswochentag Um die Sache vollständig zu machen, gibt
es auch die Möglichkeit, sich alle
"Sonntagskinder" zeigen zu lassen.
Beispiel: GEBURTSWOCHENTAG = SONNTAG
Sie können "Sonntag" auch mit "SO"
abkürzen, nicht jedoch mit "S", da dann
auch die an Samstagen Geborenen mit
erscheinen würden.
Richtigen Sinn macht die Suche nach Geburtstagen aller-
dings erst durch Verknüpfen der verschiedenen Felder.
Geben Sie ein: Tag Geburt = 15 UND
Monat Geburt = 05
Sie erhalten alle, die am 15. Mai Geburtstag haben.
Suche im Bemerkungsfeld:
Ähnlich wie bei der Suche nach Buchstabenfolge können Sie
auch in den Bemerkungsfeldern der Adressen nach dem
Vorkommen bestimmter Buchstabenkombinationen suchen.
Theoretisch könnten Sie sämtliche Daten einer Adresse in
das Textfeld schreiben:
Beispiel: Den Bemerkungstext "hat kein Telefon" können
Sie finden, indem Sie eingeben
BEMERKUNG = KEIN TEL
Sie werden schnell merken, wie praktisch es ist, Adressen
nach den zugehörigen Bemerkungen suchen zu können. Dabei
sollten Sie allerdings auf möglichst eindeutige und leicht
merkbare "Kürzel" achten, die Sie bei allen Adressen
gleich verwenden. Sinnvoll ist es auch, ein besonderes
Zeichen vor solche Abkürzungen zu setzen, z. B. einen
"Klammeraffen" (@), da die gesuchte Buchstabenfolge sonst
eventuell unbeabsichtigt im Fließtext vorhanden ist.
Verwenden Sie also statt "hat kein Telefon" lieber
"@KeinTel" oder eine vergleichbare Buchstabenfolge.
Suche mit "Irgendwo":
Wenn Sie wissen, daß sich irgendwo in der Anschrift oder
im Feld mit der Kontaktperson eine bestimmte
Buchstabenfolge befindet (z. B. "Schmitz"), suchen Sie
einfach mit "Irgendwo":
IRGENDWO = SCHMITZ
Weitere Felder nach denen selektiert werden kann:
Suchbegriff
Name
Postleitzahl
Land
Adreßart
Geburtstag (Hier das ganze Datum)
Erster Kontakt
Letzter Kontakt
Ort
Telefonnummer
...
- SUCHE NACH ADRESSEN OHNE ZUGEORDNETE ADRESSART
Legen Sie sich, sofern dies noch nicht geschehen ist, eine
Adreßart an, die "NICHT VORHANDEN" heißt. Wenn Sie nach
dieser suchen, erscheinen alle Adressen, denen noch keine
Adreßarten zugeordent wurden:
ADRESSART = NICHT VORHANDEN
Für die Verknüpfung verschiedener Bedingungen stehen Ihnen
"UND" und "ODER" zur Verfügung. Bis zu 10 Bedingungen
können auf diese Art miteinander verbunden werden. Probieren
Sie es aus.
- DIE KLAMMERN
Klammern können nach den Regeln der Mathematik gesetzt
werden. Dies geschieht durch Drücken der <LEERTASTE>, wenn
Sie sich auf einem Klammerfeld befinden. Sollen zwei oder
mehr Klammern direkt aufeinander folgen, werden sie
untereinander gesetzt und die Eingabe der Bedingung
erfolgt hinter der letzten dieser Klammern.
Mehrere geschlossene Klammern beginnen entsprechend hinter
der Eingabe und die nächsten folgen auf den Zeilen darun-
ter. (Dadurch wird natürlich die Anzahl der möglichen
Verknüpfungen geringer.)
Normalerweise werden Sie nur Bedingungen benötigen, die
alle mit "UND" oder alle mit "ODER" verknüpft sind. Dies
dürfte keine Verständnisschwierigkeiten mit sich bringen
und erfordert auch keine Klammern!
HINWEIS ZUR REIHENFOLGE DER SUCHBEDINGUNS-EINGABE:
Das Programm sucht bevorzugt nach Adreßarten. Geben Sie
deshalb möglichst die Bedingungen, die Adreßarten enthalten,
als erste ein. Stellen Sie die Adreßart-Bedingung an den
Anfang, von der Sie denken, daß am wenigsten Verknüpfungen
mit Adressen vorhanden sind. Dies beschleunigt die Suche
erheblich.
Mit <ESC> gelangen Sie aus der Adreßselektion heraus zurück
ins Menü. Vorher werden Sie gefragt, ob Sie die
neue Selektion abspeichern wollen. Das erspart Ihnen die
Arbeit, immer wieder neu zu selektieren. Sie müssen der
Adreßselektion einen Namen aus maximal 8 Zeichen geben,
unter dem sie nachher wieder aufgerufen werden kann.
Gleichzeitig wird die Selektionsbedingung mitgesichert,
damit Sie diese bei neuen Selektionen nach gleichen
Kriterien nicht neu eingeben müssen.
WICHTIG: Die Adreßselektion wird nicht automatisch aktuali-
siert, wenn Sie neue Adressen anlegen, die der
Selektionsbedingung entsprechen, es werden also
nur die Adressen, die zum Zeitpunkt der Selektion
vorhanden waren, angezeigt! - Automatische
Aktualisierung aller Adreßselektionen erfolgt beim
Punkt "Selektionen neu aufbauen".
┌───────────────────────────────────┐
│ Bearbeitung der Adressenselektion │
└───────────────────────────────────┘
Mit der <LEERTASTE> können Sie Datensätze aus der Liste zur
weiteren Bearbeitung markieren. Links vor der aktuellen
Zeile erscheint in der Liste ein Pfeilsysmbol. Markierungen
können auf die gleiche Weise auch wieder gelöscht werden.
Drücken Sie <RETURN>, erscheint das Menü mit den Bearbei-
tungsmöglichkeiten. Wählen Sie die gewünschte Aktion mit
den <PFEILTASTEN> aus.
┌──────────────────────────┐
│ Aktuelle Adresse ansehen │
└──────────────────────────┘
Sie gelangen in die Adreßmaske und können diese wie beim
Anlegen oder Ändern einer Adresse editieren.
┌───────────────┐
│ Brief drucken │
└───────────────┘
Dies ist die Serienbrief-Funktion von GS-ADRESSEN. Sie
werden gefragt, welchen Brief aus der Textverwaltung Sie
ausdrucken wollen. Wählen Sie ihn mit <JOKER>.
Der Ausdruck kann auf verschiedene "Geräte" geleitet werden.
Zur Auswahl stehen:
1. Standarddrucker (LPT1)
2. Bildschirm
3. Spooldatei - In der Spooldatei wird alles zum späteren
Ausdruck "gesammelt". Dadurch sparen Sie Zeit bei der
Arbeit am Rechner und können die Ausgabe auf den Drucker
später vornehmen. Ist eine Spooldatei vorhanden, werden
Sie darauf bei Programmstart und -ende hingewiesen und
haben dort auch die Möglichkeit, diese auszudrucken. Aus
dem Programm heraus können Sie diesen Programmteil unter
"Drucker- Spooldatei drucken" aufrufen.
4. Andere Schnittstelle oder Datei - Die Ausgabe wird
beliebig umgeleitet, entweder in eine Datei oder auf
eine Schnittstelle (LPT1, LPT2, COM1, COM2 oder COM3).
Der Ausdruck kann jederzeit mit <ESC> unterbrochen werden.
Bei Bildschirmausgabe werden aus Speichergründen maximal 40
Zeilen angezeigt.
Der Text wird entsprechend der vorhandenen Variablen und
Drucksteuerbefehlen formatiert (siehe auch 5.b). Diese
Variablen können Sie sich durch Druck auf <F10> zeigen
lassen, die Drucksequenzen mit <F9>.
┌────────────────┐
│ Etikettendruck │
└────────────────┘
Bei Etiketten stehen außer den meisten der Serienbriefvari-
ablen (Liste erscheint bei Drücken von <F10>) folgende
zusätzlich zur Verfügung:
$repost1 $3post1
$repost2 $3post2
$repost3 $3post3
$repost4 $3post4
$repost5 $3post5
$repost6 $3post6
$repost7 $3post7
$überspringen
$überspringen2
Die Etiketten werden wegen der Übersichtlichkeit getrennt
von den anderen Texten verwaltet. Ansonsten werden Sie wie
normale Texte behandelt. Unter dem Punkt "Texte-Etiketten
definieren" können Sie sich die vorhandenen Etiketten
ansehen, ändern oder neue anlegen. Die Zeilenzahl vom
Anfang des einen bis zum Anfang des nächsten Etiketts
stellen Sie, genau wie die Seitenlänge bei Briefen, mit dem
.sl-Befehl ein. Der obere Rand sollte mit ".or1 0"
abgeschaltet werden, da sonst vor jedem Etikett Leerzeilen
ausgegeben werden.
Beispiel:
.or1 0
.sl 9
$post1
$post2
$post3
$post4
$post5
$post6
$post7
Vor dem Ausdruck einer großen Auswahl von
Etikettenaufklebern ist es ratsam "auszutüfteln", wie der
Text aussehen muß, damit die Anschrift genau paßt.
MEHRBAHNIGE ETIKETTEN:
Bei mehrbahnigen Etiketten müssen Sie spezielle Variablen
verwenden, damit das Programm weiß, daß es im nächsten
Datensatz nachsehen soll. Diese Variablen heißen für die 2.
Bahn "$repost1" - "$repost7" und für die 3. Bahn "$3post1" -
"$3post7". (Diese Bezeichnungen sind "historisch" bedingt.)
Am Ende der Etikettendefinition muß bei 2-bahnigen Etiketten
die Variable "$überspringen" (bei 3-bahnigen "$übersprin-
gen2") stehen, sonst würde bei der nächsten Etikettenreihe
mit der falschen Adresse begonnen.
Bei mehrbahnigen Etiketten ist es erforderlich, den Beginn
des Ausdruckes mit dem Punktbefehl ".fp" auf fixe Positionen
einzustellen, damit die weiter rechts stehenden an der kor-
rekten Position erscheinen.
Beispiel:
.or1 0
.sl 9
.fp
$post1 $repost1 $3post1
$post2 $repost2 $3post2
$post3 $repost3 $3post3
$post4 $repost4 $3post4
$post5 $repost5 $3post5
$post6 $repost6 $3post6
$post7 $repost7 $3post7
$überspringen2
EINZELBLATTEINZUG BEI ETIKETTEN:
Sehen Sie sich dazu einmal die von uns mitgelieferte Eti-
kettendefinition "Etikett Einzelblatt" an: Hier wird ein
ganzes Blatt wie ein einzelnes Etikett behandelt, d. h., Sie
müssen alle Etiketten, die auf einer Seite erscheinen
sollen, vordefinieren.
Damit korrekt von Datensatz zu Datensatz gesprungen wird,
müssen Sie die Variablen "$überspringenx" folgendermaßen
verteilen:
a) 2 Etiketten nebeneinander:
.or1 0 - vordefinierten oberen Rand ausschalten
.sl 64 - Länge des Blattes in Zeilen
.fp - feste Variablenposition
$post1 $repost1
$post2 $repost2
$post3 $repost3
$post4 $repost4
$post5 $repost5
$post6 $repost6
$post7 $repost7
$überspringen2 - zwei Datensätze überspringen, da der fol-
gende mit "$repost" bereits ausgedruckt
wurde.
$post1 $repost1
$post2 $repost2
$post3 $repost3
$post4 $repost4
$post5 $repost5
$post6 $repost6
$post7 $repost7
$überspringen2
.
.
.
$post1 $repost1
$post2 $repost2
$post3 $repost3
$post4 $repost4
$post5 $repost5
$post6 $repost6
$post7 $repost7
$überspringen
.sv - Seitenvorschub machen, da ansonsten die
Seitenlänge auf die Zeile genau stimmen muß,
was zuviel Testaufwand erfordern würde!
Am Ende der Seite wird automatisch ein Datensatz
übersprungen. Deshalb reicht es hier, nur $überspringen zu
sagen!
b) 3 Etiketten nebeneinander:
.or1 0 - vordefinieren oberen Rand ausschalten
.sl 64 - Länge des Blattes in Zeilen
.fp - feste Variablenposition
$post1 $repost1 $3post1
$post2 $repost2 $3post2
$post3 $repost3 $3post3
$post4 $repost4 $3post4
$post5 $repost5 $3post5
$post6 $repost6 $3post6
$post7 $repost7 $3post7
$überspringen3 - Drei Datensätze überspringen, da die fol-
genden beiden bereits mit "$repost" und
"$3post" ausgedruckt wurden.
$post1 $repost1 $3post1
$post2 $repost2 $3post2
$post3 $repost3 $3post3
$post4 $repost4 $3post4
$post5 $repost5 $3post5
$post6 $repost6 $3post6
$post7 $repost7 $3post7
$überspringen3
.
.
.
$post1 $repost1 $3post1
$post2 $repost2 $3post2
$post3 $repost3 $3post3
$post4 $repost4 $3post4
$post5 $repost5 $3post5
$post6 $repost6 $3post6
$post7 $repost7 $3post7
$überspringen2
.sv - Seitenvorschub machen, da ansonsten die
Seitenlänge auf die Zeile genau stimmen muß,
was zuviel Testaufwand erfordern würde!
Am Ende der Seite wird automatisch ein Datensatz
übersprungen. Deshalb reicht es hier, nur $überspringen2 zu
sagen!
HINWEIS: Sollten Sie die Etiketten nicht dicht genug unter-
einander setzen können, ist es auch möglich, die
Variablen "$überspringen" und "$überspringen2"
hinter die letzte Zeile der Etikettendefinition zu
setzen, also z . B.:
$post1 $repost1 $3post1
$post2 $repost2 $3post2
$post3 $repost3 $3post3
$post4 $repost4 $3post4
$post5 $repost5 $3post5
$post6 $repost6 $3post6
$post7 $repost7 $3post7 $überspringen3
Dabei setzen Sie "$überspringen" am besten möglichst weit
nach rechts, damit die letzte Variable (hier $3post7) nicht
unnötig an der "Ausbreitung" gehindert wird.
┌─────────────┐
│ Listendruck │
└─────────────┘
Sehen Sie sich im Menüpunkt "Listen definieren" die bereits
vorhandenen Listen an! - Sie können beliebige Listen selbst
definieren oder bereits vorhandene ändern. Der Ausdruck
erfolgt in der von Ihnen gewählten Sortierreihenfolge.
Beispiel:
^fettDIES IST EINE GEBURTSTAGSLISTE^lfett
.fp - auf feste Variablenposition schalten
.la - Listenanfang
$name $vorname $geburtstag
...
.le - Listenende
.fl - auf fließende Einordnung der Variablenposition
schalten.
Die Steuerzeichen (Punktbefehle und Drucksequenzen) sind
unter Punkt ->5.b erklärt.
Bei Listen können, genau wie bei normalen Texten, "Köpfe"
und "Füße" verwendet werden, um z. B. Überschriften zu
gestalten.
┌──────────────────────────┐
│ Sortieren der Adreßliste │
└──────────────────────────┘
Die Liste der gefundenen Adressen wird entsprechend Ihren
Vorgaben sortiert. Fünf Sortierreihenfolgen sind fest vor-
gegeben: alphabetisch, nach Land, Postleitzahl, Ort und
Zustellbezirk, nach Land, Postleitzahl und Name, nach Alter
(Geburtstag incl. Jahreszahl) und nach dem Geburtstag (wie
vor, aber ohne Jahr).
Sie haben die Möglichkeit, eine eigene Sortierreihenfolge zu
erstellen. Ähnlich wie beim Im- und Exportieren von Adressen
erscheint in der Bildschirmmitte ein Fenster mit der
Überschrift: Aufbau der Sortierreihenfolge.
Drücken Sie <RETURN>, können Sie aus einem Auswahlfenster
der Reihe nach die Felder wählen, nach denen sortiert werden
soll. Ist Ihre Auswahl komplett, drücken Sie <F2> oder
<JOKER>, und das Sortieren beginnt.
Die Reihenfolge der Adreßliste gilt auch für den Ausdruck
von Listen, Etiketten oder Serienbriefen.
Beim Speichern einer Selektion bleibt die Sortierreihenfolge
erhalten, ebenso wird sie beim automatischen Aktualisieren
der Adreßselektionen beibehalten.
┌───────────────────────────┐
│ Adressen komplett löschen │
└───────────────────────────┘
Die gewählten Adressen werden komplett aus GS-Adressen
entfernt.
SEIEN SIE BITTE VORSICHTIG DAMIT!!!
┌─────────────────────────────────────┐
│ Adressen einer Selektion verstecken │
└─────────────────────────────────────┘
Die gewählten Adressen werden versteckt, sind also nicht
mehr sichtbar.
┌───────────────────────────────────┐
│ Versteckte Adressen wieder zeigen │
└───────────────────────────────────┘
Alle versteckten Adressen werden wieder in die Selektion
aufgenommen.
Haben Sie Adressen einer Selektion versteckt oderr wieder
zur Anzeige gebracht, werden Sie beim Verlassen der
Adreßliste gefragt, ob diese gespeichert werden soll. Sie
können also problemlos mehrere Selektionen nach dem gleichen
Suchkriterium verwenden, bei denen jeweils unterschiedliche
Adressen sichtbar sind.
┌───────────────────────┐
│ Markierungen umkehren │
└───────────────────────┘
Die Markierungen werden invertiert, d. h. alle nicht
markierten Adressen sind anschließend markiert und
umgekehrt.
Markierungen bei einzelnen Adressen können Sie entfernen,
indem Sie diese Anwählen und dann, genau wie vorher beim
Markieren, die Leertaste drücken.
┌──────────────────────┐
│ Markierungen löschen │
└──────────────────────┘
Entfernt alle vorhandenen Markierungen.
┌────────────────────────┐
│ Adreßarten/Adreßexport │
└────────────────────────┘
Ein Auswahlfenster geht aus, das Ihnen die Möglichkeiten
bietet, Adreßarten zuzuordnen, zu löschen oder Adressen zu
exportieren:
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Insgesamt vorhandene Adreßarten bearbeiten │
└────────────────────────────────────────────┘
Dieser Punkt entspricht exakt "Adreßarten insgesamt" im
Hauptmenüpunkt "Adressen".
Lesen Sie dazu bitte Abschnitt 4. e!
┌───────────────────┐
│ Adreßart zuordnen │
└───────────────────┘
Durch diese "Sammelzuweisung" von Adreßarten ist es z. B.
leicht möglich, allen Empfängern eines Serienbriefes eine
Adreßart zuzuordnen.
┌──────────────────┐
│ Adreßart löschen │
└──────────────────┘
Die gewählte Adreßart wird bei allen (oder den markierten)
Adressen entfernt.
┌────────────────────────────────────────────────┐
│ Exportieren von Adressen als GS-Adressen-Datei │
└────────────────────────────────────────────────┘
Die Adressen werden auf Diskette oder Festplatte im von
GS-Adressen verwendeten Format abgelegt und können dann über
die Funktion "Importieren im GS-Adressen-Format" auf einen
anderen Rechner übernommen werden. Das Exportieren von
Adreßartzuordnungen ist leider nicht möglich!
┌──────────────────────────────────────────┐
│ Exportieren von Adressen als ASCII-Datei │
└──────────────────────────────────────────┘
Diese Funktion ermöglicht die Übergabe von Adreßdaten an
andere Programme (z. B. Textverarbeitungen). Angelegt wird
eine ASCII-Datei, die pro Zeile die Daten je einer Adresse
enthält.
Beispiel für den Aufbau bei Begrenzungszeichen '"' und
Trennzeichen ',':
"Müller","Müller & Co.","Firma", ...
Sie haben die Möglichkeit, eine bereits verwendete und an-
schließend gespeicherte Feldreihenfolge einzulesen oder
diese neu einzugeben:
Bei Verwendung einer bereits vorhandenen Felddefinition müs-
sen Sie lediglich den Namen der zu importierenden Datei ein-
geben. Rest geht automatisch vor sich.
Ansonsten gilt:
EINGABE DER FELDDEFINITION
==========================
Als Formate stehen zur Verfügung
- Standard ASCII: Trennzeichen zwischen den Feldern ist ein
Komma, Begrenzungszeichen am Anfang und
Ende jedes Feldes jeweils ein Anführungs-
zeichen.
- Standard ASCII - Trennzeichen einstellbar: Sie werden
aufgefordert, das Begrenzungszeichen der
Felder und das Trennzeichen zwischen ihnen
einzugeben. Dabei können Sie das Begren-
zungszeichen einfach leer lassen, wenn Sie
keines benötigen.
- Format MS-WORD: Eine Datei, die MS-WORD, z. B. für Serien-
briefe, verwendet.
- Format WORD für WINDOWS: Wie bei MS-WORD, wobei zusätzlich
die erforderliche Konvertierung der
Umlaute durchgeführt wird.
Da die WORD-Formate in der ersten Zeile die Feldreihenfolge
enthalten, muß sie bei diesen Formaten nicht eingegeben
werden. Es wird direkt nach der Formatwahl mit dem Export
begonnen.
Ansonsten erscheinen anschließend zwei Fenster:
Links eine Auswahlliste mit den Feldern von GS-Adressen,
und rechts ein Fenster, das den bisher von Ihnen definierten
Aufbau zeigt.
Wählen Sie der Reihe nach aus der Auswahlliste die gewünsch-
ten Felder.
Drücken Sie <F2> oder <JOKER>, wenn Ihre Auswahl komplett
ist, und das "Exportieren" beginnt.
Wenn Sie die Reihenfolge neu eingegeben haben, werden Sie
gefragt, ob Sie diese für nochmalige Verwendung speichern
wollen.
┌────────────────────────────┐
│ b) Adreßselektion einlesen │
└────────────────────────────┘
Wenn Sie Adreßselektionen abgespeichert haben, können Sie
diese wieder einlesen. Es erscheint ein Fenster, aus dem Sie
die gewünschte Liste auswählen können.
Eventuell vorhandene Markierungen und Sortierungen bleiben
beim Speichern und Wiedereinladen von Selektionen erhalten.
┌───────────────────────────────────┐
│ c) Gespeicherte Selektion löschen │
└───────────────────────────────────┘
Wählen Sie die nicht mehr benötigte Adreßselektion aus und
bestätigen mit <RETURN>. Die zugehörigen Adressen selbst
gehen dabei nicht verloren, da die Selektionsdatei nur Ver-
weise auf die Adreßdatei enthält und nicht die Adreßdaten
selbst!
┌─────────────────────────────┐
│ d) Selektionen neu aufbauen │
└─────────────────────────────┘
Damit Ihre Adreßselektionen immer auf dem neuesten Stand
bleiben, können Sie diese hier entsprechend der zugehörigen
Selektionsbedingung automatisch komplett neu aufbauen und
(wenn neue passende Adressen eingegeben wurden) erweitern
lassen. Wollen Sie nur eine einzige bestimmte Selektion
aktualisieren, verwenden Sie am besten den Punkt "Neue
Adreßselektion" und übernehmen die zugehörige Bedingung mit
<F3>.
HINWEIS: Haben Sie Adressen manuell aus einer Selektion ent-
fernt, wird dies beim automatischen Aufbau nicht
berücksichtigt!
┌──────────────────┐
│ e) Volltextsuche │
└──────────────────┘
Sie können hier alle Texte selektieren, die bestimmte Worte
enthalten.
Geben Sie in das Fenster pro Zeile je ein Wort ein, das als
Bedingung für die Aufnahme in die Selektionsliste dienen
soll.
Nach Drücken von <F2> oder <JOKER> beginnt das Programm mit
der Suche und listet alle gefundenen Texte auf.
Beispiel: Versicherung
Schaden
listet alle Texte, die die Worte "Versicherung"
und "Schaden" enthalten.
<RETURN> zeigt den aktuellen Text
<CTRL>+<BS> löscht den aktuellen Text
<ESC> beendet die Liste mit Rückkehr zum Menu
┌───────────────────────┐
│ │
│ 7. "Pflege" der Daten │
│ │
└───────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ Suchdateien neu aufbauen und komplette Reorganisation │
└───────────────────────────────────────────────────────┘
Das Programm verwendet intern Index- oder Suchdateien, um
auf gewünschte Daten schnell zugreifen zu können. Haben Sie
viele Adressen neu eingegeben, wird die Zugriffszeit höher.
Durch den Neuaufbau der Suchdateien wird die Geschwindigkeit
des Programmes optimiert. Die Suchdateien werden beim
ersten Aufruf des Programmes nach der Installation
selbsttätig aufgebaut.
Bei der kompletten Datenreorganisation findet außer dem
Aufbau der Suchdateien auch eine Neuordnung der Texte statt.
Dadurch kann die Größe der Textdateien ganz erheblich
reduziert werden. Rufen Sie diesen Punkt nicht zu selten
auf - verwenden Sie aber bitte "ruhige Minuten", da es
einige Zeit dauern kann.
WICHTIG: Die Adreßdaten werden bei der kompletten
Reorganisation vorübergehend doppelt geführt. Sie
benötigen auf Ihrer Festplatte mindestens soviel
freien Platz, wie die Dateien ADRESSE.DBF und
ADRESSE.DBT zusammen belegen. Das gleiche gilt für
die Dateien TEXT.DBF und TEXT.DBT!
Die Suchdateien der Ortsverwaltung werden hierbei nicht
aufgebaut, da dies nicht nötig ist, wenn Sie keine
umfangreichen Änderungen an den Ortsdaten vornehmen. Wählen
Sie dazu bitte den Hauptmenüpunkt "Orte" und dort
"Dienstprogramme-Reorganisation".
WICHTIG: Sollte das Programm sich "merkwürdig" verhalten,
versuchen Sie es einmal mit dem Aufbau der
Suchdateien. Sind diese beschädigt (das kann z.
B. beim Warmstart des Rechners aus dem Programm
heraus passieren), können Daten nicht mehr korrekt
gefunden werden
┌────────────┐
│ │
│ 8. Drucker │
│ │
└────────────┘
┌───────────────────────────┐
│ a) Drucker neu definieren │
└───────────────────────────┘
Geben Sie den Namen des neuen Druckers ein. Dann können
Sie für diesen Drucker Sequenzen anlegen. Wenn diese mit
einem bereits vorhandenen Drucker größtenteils übereinstim-
men, ist es ratsam, die entsprechenden Sequenzen einfach
einzulesen.
Achten Sie darauf, daß möglichst keine doppelten Namen für
die Sequenzen vorhanden sind, da die zweite Eingabe sonst
ignoriert wird.
HINWEIS: Drucksequenzen müssen ein "^" enthalten, um als
solche vom Programm erkannt zu werden.
Sie können die Zahlenwerte der Drucksequenzen als normalen
Text eingeben. Es gilt dann der ASCII-Wert des jeweiligen
Zeichens. Wenn einer Folge von drei Zahlen ein "Backslash"
("\") vorangestellt wird, werden diese Zahlen als direkte
Eingabe des ASCII-Wertes behandelt.
Beispiel: \027\064 entspricht [ESC]+[@]
in Basic wäre dies: chr$(27)+chr$(64)
Drucksequenzen finden Sie in dem zu Ihrem Drucker gehörenden
Handbuch.
Wollen Sie die neue Liste verwenden, müssen Sie diese mit
"Drucker auswählen" aktivieren.
┌──────────────────────────┐
│ b) Drucksequenzen ändern │
└──────────────────────────┘
Im Gegensatz zu Punkt a) wird hier eine bereits bestehende
Liste geändert. Ansonsten unterscheidet sich das Vorgehen
nicht!
┌───────────────────┐
│ c) Drucker wählen │
└───────────────────┘
Wählen Sie einen Drucker aus, der zu Ihrem kompatibel ist.
Wenn Sie keinen passenden finden, können Sie sich mit
"Drucker-Neu definieren" oder "Drucker-Sequenzen ändern"
eigene Drucksequenzen anlegen. (Ziehen Sie dabei bitte Ihr
Drucker-Handbuch zu Rate.)
┌────────────────────┐
│ d) Drucker löschen │
└────────────────────┘
Dieser Programmpunkt löscht einen Drucker mit allen
Drucksequenzen. Es gibt keine Möglichkeit, dies rückgängig
zu machen. Sie können nur die ganze Liste noch einmal
eingeben.
Wird der aktive Drucker gelöscht, findet keine Druckse-
quenzverarbeitung statt, bis eine neue Druckerwahl statt-
gefunden hat.
┌──────────────────────────┐
│ e) Spooldatei ausdrucken │
└──────────────────────────┘
Druckausgaben, die in die Spooldatei umgeleitet wurden,
können Sie hier auf den Drucker ausgeben oder löschen.
┌─────────────────────┐
│ f) Texte ausdrucken │
└─────────────────────┘
Die auf der Diskette mitgelieferten Texte
DOK.TXT (dieser Text)
AENDER.TXT
PROBLEME.TXT
und das Bestellformular für Programme der Firma Gandke &
Schubert werden hier auf den Drucker ausgegeben. Bitte
achten Sie auf ausreichenden Papiervorrat.
Alle diese Texte sind reine ASCII-Dateien, die Sie natürlich
auch vom DOS aus drucken können, z. B. indem Sie eingeben
C:\GSADR> print dok.txt
┌──────────────────┐
│ │
│ 9. Einstellungen │
│ │
└──────────────────┘
┌──────────────────────────┐
│ a) Standardeinstellungen │
└──────────────────────────┘
- Eigenes Land:
Geben Sie hier Ihre Landeskennung ein, wie Sie in Briefen
aus dem Ausland an Sie geschrieben würde. Folgende
Landeskennzeichen werden im Ortsverzeichnis verwendet und
sollten von Ihnen entsprechend verwendet werden:
DW - Westdeutschland
DO - Ostdeutschland
CH - Schweiz
A - Österreich
Das Programm nimmt Ihre Eingabe als Vorgabe für das Land
der erfaßten Adressen. Stimmt das Land einer Adresse
nicht mit dieser Vorgabe überein, wird bei der Erstellung
der Postanschrift die Landeskennung automatisch vor die
Postleitzahl gesetzt. Innerhalb Deutschlands wird "W" oder
"O" gesetzt.
- Geräusche eingeschaltet:
Wichtige Informationen und Fehlermeldungen werden von
einem Ton ("Brummen" oder "Piepsen") begleitet. Wenn Sie
das stört, können Sie durch Eingabe von "N" alle
Geräusche abschalten.
- "Letzter Kontakt" automatisch:
Wenn Sie Hier "J" eingeben, wird bei jeder Änderung in der
Adresse das Datum des letzten Kontaktes automatisch
aktualisiert.
- Ortsvorschlag automatisch:
Tragen Sie "J" ein, erscheint nach Eingabe der PLZ in der
Adreßmaske automatisch eine Liste der passenden Orte. Wenn
Ihnen das zu lange dauert oder Sie nur Adressen in
einem Ort erfassen, können Sie dies mit "N" abschalten.
Die Liste steht Ihnen auf <F2> dann nach wie vor zur
Verfügung.
Für speicherresidenten Aufruf und die DOS-Shell:
- Ins EMS/XMS auslagern, wenn vorhanden:
Ist entsprechender Erweiterungsspeicher vorhanden und
frei, kann dieser zum Auslagern des Programmes verwendet
werden. In seltenen Fällen kann es zu Konflikten mit
anderen Programmen führen, die auf diesen Speicher
zugreifen. In einem solchen Fall sollten Sie hier "N"
eintragen.
- Laufwerk/Pfad zum Auslagern:
Wenn im vorherigen Punkt "N" eingegeben wurde oder kein
Speicher verfügbar ist, wird eine temporäre Datei im
entsprechenden Verzeichnis der Festplatte dafür verwendet.
ACHTUNG: Befindet sich GS-Adressen im Hintergrund, bleibt
eine solche temporäre Datei natürlich erhalten,
wenn Sie den Rechner ausschalten. Da dadurch
jedesmal etwa 500 kB belegt werden, ist es
ratsam, diese in einem solchen Fall zu löschen.
┌──────────────────────────────┐
│ b) Anreden definieren/ändern │
└──────────────────────────────┘
Es erscheint eine Liste mit allen im System vorhandenen
Standard-Anreden. Sie haben folgende Möglichkeiten:
<CTRL>+<BACKSPACE> - Anrede löschen. Dies ist allerdings
nur möglich, wenn Sie keine Löschsperre gesetzt haben.
Ansonsten müssen Sie erst mit <RETURN> ins Ändern gehen und
die Löschsperre entfernen. Die Warnung, die beim Löschen von
Vorgaben immer erscheint, ist hier etwas "übertrieben" (im
Gegensatz zu den Adreßarten z. B.). Die Anrede geht nur beim
Vorschlag, den das Programm in der Adressmaske macht,
verloren.
<RETURN> - Umschalten in den Editiermodus.
┌───────────────────┐
│ Neuanlegen/Ändern │
└───────────────────┘
Neuanlage einer Anrede. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit
<RETURN>. Denken Sie daran, daß männliche Anreden mit
"r" + Leerzeichen beginnen sollten, bevor das eigentliche
Wort kommt, weibliche mit einem Leerzeichen.
<RETURN> - Ändern einer Anrede. In der Eingabezeile er-
scheint die bisherige Anrede, die Sie jetzt ändern können.
Sowohl beim Ändern als auch beim Neuanlegen werden Sie
gefragt, ob Sie eine Löschsperre setzen wollen. Da die
Anreden sehr unkritisch sind, schlagen wir vor, mit <RETURN>
zu bestätigen, daß keine Löschsperre gewünscht wird.
┌────────────────────────┐
│ c) Vorgaben Adreßmaske │
└────────────────────────┘
Damit Sie identische Daten nicht immer wieder eingeben
müssen, können Sie sich hier Standard-Vorgaben für die
Adreßmaske anlegen. Diese werden beim Neueingeben einer
Adresse automatisch übernommen.
Wir haben für die Eingaben eine normale Adreßmaske gewählt,
weil dies am übersichtlichtsten ist.
┌──────────────────────┐
│ d) Inhalt Adreßliste │
└──────────────────────┘
Hier können Sie auswählen, welche Daten in der Liste
gefundener Adressen erscheinen sollen. Die sonstige
Funktionsweise der Adreßselektion bleibt davon unberührt.
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ e) Auswahl des Hotkeys für speicherresidenten Aufruf │
└──────────────────────────────────────────────────────┘
Sie haben die Möglichkeit, die vorgegebene Tastenkombi-
nation <ALT>+<A> zum Aktivieren von GS-Adressen in
<ALT>+<F1>, <ALT>+<F2> .... oder <ALT>+<F10> zu ändern.
┌─────────────────────┐
│ │
│ 10. Ortsverzeichnis │
│ │
└─────────────────────┘
Bei Aufruf des Ortsverzeichnisses werden Sie aufgefordert,
einen Suchgriff einzugeben. Das kann sein: Ortsname,
Postleitzahl oder Vorwahl.
Das Programm erkennt selbst, um was es sich handelt und baut
ein Fenster auf, das den ersten Ort, der Ihrer Eingabe
entspricht, sowie die folgenden enthält. Die Sortierung ist
dabei, abhängig von Ihrem Suchbegriff, alphabetisch, nach
PLZ oder nach Vorwahlen sortiert.
Statt des Ortsnamens können Sie auch den Namen eines
Ortsteiles eingeben:
Beispiel: Eingabe ist "Rheydt"
Das Programm findet den Datensatz:
"4050 Mönchengladbach 2 - Rheydt"
Bei alphabetischer Sortierreihenfolge werden Orte, zu denen
Ortsteile im Verzeichnis eingetragen sind, mit einem Pfeil
gekennzeichnet. Drücken Sie <F2> oder <JOKER>, erscheint ein
Fenster mit den nach Zustellbezirken sortierten Ortsteilen.
Mit <F3> erhalten Sie eine Liste der zum entsprechenden
Zustellbezirk jeweils möglichen Vorwahlen. Zurück zur
Ortsliste kommen Sie mit <ESC> oder <RETURN>.
Bei Orten, die nur eine einzige Vorwahl besitzen, wird diese
direkt in der Ortsliste angezeigt. Sind mehrere Vorwahlen
möglich, erscheint stattdessen der Schriftzug "<F2>".
Drücken Sie zum Ansehen die entsprechende Taste.
In das "Ortsmenü" gelangen Sie aus dem Hauptfenster heraus
durch Drücken von <RETURN>. Wir gehen davon aus, daß die
Menüpunkte "selbsterklärend" sind. Sollten Fragen auftau-
chen, drücken Sie einfach <F1>, und ein Hilfefenster
erscheint.
Bitte beachten Sie die Informationszeilen am oberen und
unteren Bildschirmrand!
!!!!!!!!!!!!!!!!!
! W I C H T I G !
!!!!!!!!!!!!!!!!!
Es besteht immer die Möglichkeit, daß aus irgendwelchen
Gründen Daten zerstört werden, z. B. durch einen
Festplattenfehler oder Stromausfall. Deshalb gehört die
Datensicherung mit zu den wichtigsten Aufgaben bei der
Verwaltung von Daten!
Sie können dafür die beiden mitgelieferten Batchdateien
"sichern.bat" (Datensicherung) und "rsichern.bat" (Wieder-
aufspielen von Daten) verwenden. Gehen Sie dazu in das Ver-
zeichnis der Adreßverwaltung und geben ein:
C:\GSADR> sichern c: a:
In diesem Fall wird von Laufwerk c: auf Laufwerk a: gesi-
chert. Dabei greift die Batchdatei auf das zum Betriebs-
system gehörende Backup-Programm zu.
Das Aufspielen von gesicherten Daten geschieht genauso:
C:\GSADR> rsichern a: c:
BITTE BEACHTEN SIE: Die Dateien des Ortsverzeichnisses und
des Hilfesystems werden nicht mit gesichert. Sie
werden vom Batch "sichern.bat" deshalb vor der
eigentlichen Datensicherung umbenannt. Wenn Sie
die Abarbeitung der Batchdatei abbrechen (z. B.
indem Sie <CTRL>+<C> drücken), ist diese Umbe-
nennung noch nicht wieder rückgängig gemacht. Geben
Sie dann von Hand ein:
C:\GSADR> ren *.ab? *.db?
Datenrücksicherung mit dem Befehl "rsichern" ist (bedingt
durch die Funktionsweise des DOS-Backups) nur in das gleiche
Verzeichnis auf Ihrer Festplatte möglich, von dem die Daten-
sicherung vorgenommen wurde! - Dagegen ist es kein Problem,
eine andere Festplatte anzusprechen.
Fahren Sie bei der Datensicherung "zweispurig", d. h. legen
Sie zwei Sätze Datensicherungsdisketten an, die Sie immer
abwechselnd benutzen! - Beim Auftreten von Fehlern ist
die Wahrscheinlichkeit sehr gering, daß beide Sicherungen
defekt sind. Noch besser ist es, in regelmäßigen Zeitabstän-
den "Hauptsicherungen" zu machen, die länger aufgehoben
werden als die täglichen Sicherungsdisketten.
Vor der Datensicherung sollten Sie eine "komplette Reor-
ganisation" durchführen, damit der Platzbedarf auf den
Disketten minimiert wird.
Nach der Datenrücksicherung müssen die Suchdateien neu auf-
gebaut werden, da diese in diesem Fall nicht mehr auf dem
aktuellen Stand sind.
... ende ...