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Text File  |  1986-04-05  |  9KB  |  258 lines
  1.   
  2.   
  3.                          SALESEYE TUTORIAL   -   PURGING LEADS    -   PAGE 8-#
  4.              LESSON  8  -  PURGING PROSPECTS FROM YOUR DATA FILES
  5.   
  6.   
  7.   
  8. In this final lesson you will learn how to inactivate leads and/or purge them
  9. permanently from your files.  At the same time you will restore the lead files
  10. on your data disk back to their original condition--the way they were when you
  11. started these exercises.
  12.   
  13.   
  14. EXERCISE  1  -  INACTIVATING LEADS 'BLIND'
  15.   
  16. Permanently purging leads from your files is a two step process.  The first
  17. step is to put them on inactive status.  This can be done as you follow-up on
  18. your leads or with the BLIND CHANGE OF ACTIVE STATUS option.
  19.   
  20. A 'blind' status change means that SALESEYE will inactivate or reactivate (your
  21. choice) all leads that satisify your selection criteria without you being able
  22. to see each one.  You already learned how to do this with ticklers way back in
  23. Lesson 1.
  24.   
  25. Let's inactivate all of the leads you entered in your PROSPECT file.
  26.   
  27. Screen...      [  MAIN MENU  ]
  28.   
  29. Enter...       2   [ for FOLLOW-UP / PURGE ]
  30.   
  31. Screen...
  32.                        **  FOLLOW-UP / PURGE  LEADS  **
  33.   
  34.   
  35.                         OPTION  DESCRIPTION
  36.   
  37.                            1    QUICK FOLLOW-UP
  38.                            2    SELECTIVE FOLLOW-UP
  39.                            3    RESCHEDULE CONTACT DATES
  40.   
  41.                            4    BLIND CHANGE OF ACTIVE STATUS
  42.                            5    PURGE INACTIVE LEADS
  43.                            6    PURGE HISTORY ENTRIES ONLY
  44.   
  45.                            7    CHANGE DEFAULT FILE B:PROSPECT
  46.   
  47.                            8    RETURN TO MAIN MENU
  48.   
  49.   
  50.                          Which Option (1-8)? :8:
  51.   
  52.   
  53. Since our goal is to purge all leads from the PROSPECT file, we first check to
  54. make sure we are working with that file.  If the file name for option 7 on the
  55. menu is not PROSPECT, choose option 7 and change the file name to PROSPECT.
  56. Otherwise...
  57.   
  58. Enter...       4   [ for BLIND CHANGE OF ACTIVE STATUS ]
  59.   
  60.               **  BLIND INACTIVATION / REACTIVATION OF LEADS  **
  61.   
  62.   
  63.      This option allows you to quickly change the active status of
  64.      a range of leads that satisify specified selection criteria.
  65.   
  66.      However, you will not be able to review each lead before it's
  67.      status is changed.  (Use the QUICK or SELECTIVE FOLLOW-UP options
  68.      if you want to see each lead before deciding to change status.)
  69.   
  70.      In any case, inactive leads will not be permanently purged
  71.      until you use the PURGE INACTIVE LEADS option.
  72.   
  73.                 C)ancel   I)nactivate   R)eactivate  :?:
  74.   
  75.   
  76. The instructions on this screen are self explanatory.  The cursor is resting on
  77. the horizontal menu line.  As you can see, you have the choice of inactivating
  78. or reactivating leads.  You can also Cancel (bail out) and get back to the
  79. FOLLOW-UP / PURGE MENU.  Since we want to inactivate all leads...
  80.   
  81. Enter...       I   [ for Inactivate ]
  82.   
  83. Screen...
  84.   
  85.  **  SELECTION CRITERIA FOR BLIND STATUS CHANGE  **
  86.                                                                 FILE=B:PROSPECT
  87.   
  88.  NEXT  CONTACT  DATE- FROM :  /  /  :   LEAD QUALITY       -FROM : :
  89.                         TO :  /  /  :                         TO : :
  90.  LAST  CONTACT  DATE- FROM :  /  /  :   DOLLARS BUDGETED   -FROM :          :
  91.                         TO :  /  /  :                         TO :          :
  92.  INIT. CONTACT  DATE- FROM :  /  /  :   NO. OF EMPLOYEES   -FROM :          :
  93.                         TO :  /  /  :                         TO :          :
  94.   
  95.  TOTAL SALES TO DATE- FROM :       0:            ZIP CODES -FROM :          :
  96.                         TO :       0:                         TO :          :
  97.  ANTICIPATED SALES  - FROM :       0:            CITY  :                    :
  98.                         TO :       0:            STATE :  :
  99.                                                  PHONE :   -             :
  100.         SALESPERSON        :   :        NC's LAST NAME :                    :
  101.         LEAD SOURCE        : :          IC's LAST NAME :                    :
  102.         TYPE OF INQUIRER   :    :       P. COMPETITION :               :
  103.         PRODUCT OF INT. #1 :        :
  104.         PRODUCT OF INT. #2 :        :   SEARCH FOR - ACTIVE  LEADS (Y/N)? :Y:
  105.         LAST ACTION        : :                     -INACTIVE LEADS (Y/N)? :N:
  106.   
  107.               C)ancel   E)dit   H)elp   S)ee codes   D)one  :?:
  108.   
  109.   
  110.   
  111. Move cursor... to the horizontal menu
  112.   
  113. Enter...       D   [ for Done ]
  114.   
  115.                Blind INACTIVATION of leads is in progress...
  116.   
  117.                (This may take a while)
  118.   
  119. And then...
  120.   
  121. Screen...
  122.                         4 lead(s) have been INACTIVATED.
  123.   
  124.                            Hit any key to resume : :
  125.   
  126. Enter...       <cr>
  127.   
  128. Screen...
  129.                        **  FOLLOW-UP / PURGE  LEADS  **
  130.   
  131.   
  132.                         OPTION  DESCRIPTION
  133.   
  134.                            1    QUICK FOLLOW-UP
  135.                            2    SELECTIVE FOLLOW-UP
  136.                            3    RESCHEDULE CONTACT DATES
  137.   
  138.                            4    BLIND CHANGE OF ACTIVE STATUS
  139.                            5    PURGE INACTIVE LEADS
  140.                            6    PURGE HISTORY ENTRIES ONLY
  141.   
  142.                            7    CHANGE DEFAULT FILE B:PROSPECT
  143.   
  144.                            8    RETURN TO MAIN MENU
  145.   
  146.                          Which Option (1-8)? :8:
  147.   
  148.   
  149. You have just inactivated all of the leads in your PROSPECT file.  However,
  150. these leads have not yet been purged permanently from the file.  To prove this
  151. to yourself, use the SELECTIVE FOLLOW-UP option to retrieve some leads.  When
  152. you get to the Selection Criteria screen, make sure that you tell SALESEYE that
  153. you want to include inactive leads in the search (SALESEYE always assumes that
  154. you only want to look at active leads unless you say otherwise).  To do this...
  155.   
  156. Screen...      [ SELECTION CRITERIA SCREEN ]
  157.   
  158. Move cursor... to the line that says SEARCH FOR -INACTIVE LEADS (Y/N)? :N:
  159.   
  160. You type...    Y   [ for Yes ]
  161.   
  162. Since all of the leads remaining in PROSPECT are inactive, you had to do this.
  163. Otherwise, SALESEYE would not have found any leads in PROSPECT that satisified
  164. the selection criteria!
  165.   
  166. Move cursor... to the horizontal menu line
  167.   
  168. Enter...       D   [ for Done ]
  169.   
  170. the words 'INACTIVE LEAD' will appear at the top right of each lead's data
  171. screens.  Note that you can make a lead ACTIVE again by entering an R for
  172. Reactivate when you have the initial contact data or follow-up data on your
  173. screen.
  174.   
  175. [ You could have also used the BLIND CHANGE OF ACTIVE STATUS option to
  176. reactivate all of the leads quickly. ]
  177.   
  178.   
  179. EXERCISE  2  -  PURGING INACTIVE LEADS PERMANENTLY
  180.   
  181. Now the leads you inactivated can be permanently purged from the PROSPECT file.
  182.   
  183. Enter...       5   [ for PURGE INACTIVE LEADS ]
  184.   
  185. Screen...
  186.                          **  PURGE INACTIVE LEADS  **
  187.   
  188.   
  189.      This Option will PERMANENTLY purge all Inactive Leads in B:PROSPECT
  190.   
  191.   
  192.      Are you sure you want to permanently purge those leads (Y/N)? :?:
  193.   
  194.   
  195. Enter...       Y   [ for Yes ]
  196.   
  197. Screen...
  198.   
  199.           Permanently purging Inactive Leads in B:PROSPECT...
  200.   
  201.           (This may take a while)
  202.   
  203. Then...
  204.   
  205. Screen...      [ FOLLOW-UP / PURGE LEADS MENU ]
  206.   
  207. The PROSPECT file now has nothing stored in it, although it still exists on
  208. your data disk.
  209.   
  210. To wrap up this lesson and return the disk to its original condition you should
  211. purge the PROSPECT file.  Before this file can be purged, you MUST change the
  212. default file name. To do this, select option 4, CHANGE DEFAULT FILE B:PROSPECT.
  213. You should change the default file name back to 'LEADS'.
  214.   
  215. To permanently purge the entire PROSPECT file...
  216.   
  217. Screen...      [  MAIN MENU ]
  218.   
  219. Enter...       5   [ for MANIPULATE FILES ]
  220.   
  221. Screen...      [  MANIPULATE FILES MENU  ]
  222.   
  223. Now use the 'PURGE A FILE' option to purge PROSPECT from your disk permanently.
  224.   
  225. Data Disk will now be in same form as it was when you started these exercises.
  226.   
  227.   
  228. SUMMARY OF LESSON  8
  229.   
  230. In this lesson, you saw how to change a lead's active status.  You also learned
  231. that no inactive leads were permanently removed from a file until you
  232. specifically told SALESEYE to do so.  Many of the features that you used in
  233. this lesson to purge leads turned out to be very similar to other SALESEYE
  234. features.  SALESEYE's features were purposely structured in a similar manner so
  235. that you could learn and remember how to use the program very easily.
  236.   
  237.   
  238.   
  239.   
  240.   
  241.   
  242. CONGRATULATIONS!!
  243.   
  244. You have successfully completed this tutorial.  If you want, you can practice
  245. some of the things you learned on your own.  Don't be afraid to experiment!
  246.   
  247. If you feel comfortable with SALESEYE's operation, we suggest that you move on
  248. to the Reference Manual.  You should start with the section that describes how
  249. you customize SALESEYE and set up your own information files.
  250.   
  251. The rest of the Reference Manual is for just that; reference.  Use it when you
  252. have a question about a specific feature.  Keep in mind that this tutorial only
  253. covered about 90% of SALESEYE features so you may need to read up on ones that
  254. you haven't used yet.
  255.   
  256.   
  257. Good Luck and Good Selling!
  258.