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Text File  |  1985-10-09  |  8KB  |  166 lines
  1.                       THE MAILMAN PROGRAM
  2.                        Version 2.O 10/09/85
  3.  
  4. This program provides a sorted mailing and telephone list. It is 
  5. being distributed under the "Free Ware" concept. The total package 
  6. consists of the following files, written and Copyrighted (C) 1984,85
  7. by Philip K. Perlman Associates:
  8.  
  9. MAIL     DBF  Main database file                          
  10. TEXT     DBF  Temporary database file used in exporting to Sidekick 
  11. MAIL     DOC  This document.
  12. MAIL2    EXE  Main execution program
  13. MAILSET  MEM  Data file for mail2.exe  
  14. BIRTH    NTX  Index file on birthday for mail.dbf
  15. COMP     NTX  Index file on company names for mail.dbf     
  16. LAST     NTX  Index file on last names for mail.dbf
  17. PROF1    NTX  Index file on catagories for mail.dbf   
  18.                         
  19.    
  20. You are encouraged to copy and share this program with other users                      
  21. on the conditions that the program is not distributed in modified 
  22. form, that no fee or consideration is charged, that all of the 
  23. files are distributed as one package, and that the file Mail.doc
  24. is not bypassed or removed. 
  25.  
  26. If you find this program is helpful your contribution ($20 sugessted) 
  27. will be appreciated. Upon receipt of your contribution you will be 
  28. mailed a disk containing the latest version of the program.
  29.  
  30. Any comments or improvements on the program would be appreciated. Thank you.
  31.  
  32.         Philip K. Perlman Associates
  33.         116 West 29th Street
  34.         NYC, NY 10001
  35.  
  36.  
  37.                DESCRIPTION OF PROGAM AND FUNCTIONS
  38.  
  39.  
  40. <1> INSTALLATION
  41.  
  42. This progam is completely menu driven and requires little or no 
  43. written instructions except for the following:
  44.  
  45. * Copy this program before using. 
  46.  
  47. * Start the program in your "A" drive <A:>. Use selection 8 to 
  48. determine where the database files will reside. If you have chosen
  49. drive <C:> for example, the program will write a new 'mailset.mem'
  50. file on your <C:> drive. You may then transfer the original files 
  51. now on <A:> to the <C:> drive. If you are using a hardisk, keep all
  52. the files including the database files on your hardisk in the same
  53. directory. A later version will support the "Path" function of DOS
  54. 2.0 and higher and permit location of database files seperate from
  55. program files.
  56.  
  57. * Rename the .EXE file to <MAIL.EXE> (Note that the numeral following
  58. the name "Mail" refers to the version number.)
  59.           
  60.      i.e.; from the DOS prompt type:
  61.                 
  62.                  REN MAIL2.EXE MAIL.EXE <ENTER>
  63.  
  64. * Start the program by typing <MAIL>.
  65.  
  66. ¬ Thσ prograφ ma∙ havσ beeε supplieΣ witΦ severa∞ 'dummyº records« 
  67. Oncσ yo⌡ havσ entered your own records and are scrolling thru the 
  68. listings you should delete these.
  69.  
  70. <2> OPERATION   --  DATA REQUEST AND PRESENTATION SCREEN
  71.  
  72.  
  73. +=============================================================================+
  74. |                          ADD INFORMATION BELOW                              |
  75. |                   Check your entries before continuing.                     |
  76. |=============================================================================|
  77. |   Company                                                                   |
  78. |   First                         Last                                        |
  79. |   Addr1                                              Friend (Y/N)           |
  80. |   Addr2                                              Business (Y/N)         |
  81. |   City                               State      Zip                         |
  82. |                                                                             |
  83. |            Business Telephones           Other Telephones     Location      |
  84. |               -   -       Ext.              -   -                           |
  85. |               -   -       Ext.              -   -                           |
  86. |               -   -       Ext.              -   -                           |
  87. |                                                                             |
  88. |   Category                       Birthday   /  /                            |
  89. |                                                                             |
  90. |                                                                             |
  91. |   Comment                                                                   |
  92. |                                                                             |
  93. |                                                                             |
  94. +=============================================================================+
  95.  
  96.   
  97. You will be entering and retrieving information using the above 
  98. screen. The items "Company, Last (name), Friend, Business, Birthday,
  99. Category are those upon which the sorting will be based. 
  100.  
  101. Entering a "Y" at "Friend" or "Business" will serve to separate 
  102. business lists from lists of friends.
  103.  
  104. Entering someone's birthdate will permit you to mail cards with 
  105. labels. We find it easy to print out a couple of times a year 
  106. the "Birthday" list and then mail the cards or gifts as the time 
  107. arises.
  108.  
  109. Category
  110.  
  111. This is a sorting category for professions. You can use it   
  112. for almost anything. We happen to also be in the construction 
  113. business. When we enter the name of a subcontractor and/or 
  114. individual who happens to be a carpenter, we enter "carpenter" 
  115. in Category if this individual or company is primarily providing 
  116. carpentry services. Later on, when we are doing a construction 
  117. job and need a list of carpenters we call on the database 
  118. to provide this. 
  119.  
  120. Print Index to Categories-- prints out a list of the various 
  121. categories so that you know what categories are being used.
  122.  
  123.  
  124. Edit/delete -- does just what it says. We also use it to search 
  125. on screen for names and addresses if we are too lazy to do a new 
  126. printout or can't find the old one. 
  127.  
  128. Note: In both items 1> and 7> of the Menu--"Add Names to File"
  129. and "View / Edit / Delete Records"--you have the option at times
  130. to delete records. These records are never actually deleted at the 
  131. time but marked for deletion. The reason for this is that since
  132. there are 5 index files as well as the main database file deleting
  133. the whole process can take a rather long time if you have a large 
  134. number of records. Final deleting, therefore, is done as a separate
  135. step --Purge-- (Item 'C' on the Menu). 
  136.  
  137. BE SURE THAT THE FILE MAILSET.MEM IS ON YOUR DEFAULT DRIVE SO THAT 
  138. MAY SET THE DEFAULT PARAMETERS.
  139.  
  140. <3> EXPORTING FILES. 
  141. The database files created by this program -- those files with the
  142. .dbf extension --- may be read by dbaseIII. The index files (.ntx) 
  143. are not compatible
  144.  
  145. You may export the datafile to a textfile that can be used as your
  146. phone directory with Sidekick. This is done automatically by selecting
  147. either item 8> or 9> on the Menu
  148.  
  149. <4> PRINTING.
  150. The printing functions of this program are defined for an MS-DOS system
  151. with an Epson or printer with compatible codes. Should this prove
  152. unsatisfactory we will, in the future, provide a means for entering
  153. the individual printer codes so as to allow interfacing with any printer.
  154.  
  155. <5> TELEPHONE NUMBER BOOKLET.
  156. Print out the booklet(s) of choice thru menu selection. Do not detach
  157. i.e.; separate, the individual sheets of fanfold computer paper. Cut all 
  158. the stack of paper following the vertical lines. You will end up with a
  159. series of interconnected approx. 3" by 11" fanfolded sheets. Fold each sheet
  160. in half and staple all of the sheets together at the top. It makes quite
  161. a handy booklet that can be reprinted at any time.
  162.  
  163. * Sidekick is a trademark of Borland International Incorporated
  164.  
  165.       *** END OF DOCUMENTATION FOR MAILMEN PROGRAMS ****
  166.