home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Beijing Paradise BBS Backup / PARADISE.ISO / software / BBSDOORW / JOB4.ZIP / 1.JNL next >
Encoding:
Text File  |  1995-10-17  |  4.2 KB  |  85 lines
  1. 83
  2. Telephone Tips
  3.  
  4.     ------------------------------------------------------------------------
  5.  
  6. Using the telephone well will make your job search more effective, reduce your
  7. stress and actually shorten your job search. The telephone is tool. Using it to
  8. its fullest capacity--without overusing it--takes practice.
  9.  
  10. 1. Plan your calls. Determine the purpose of your call(s). Are you following up
  11. on a resume and letter sent to an employer? Are you trying to schedule a
  12. networking meeting? Are you following up after an interview?
  13.  
  14. 2. Set an objective for each call. Depending upon the purpose of the call, your
  15. objective shifts. Aim for a brief exchange of information. If the resume was
  16. received, ask about the current stage of the selection process. Have interviews
  17. already been scheduled? If you are following up on a letter requesting a brief
  18. networking meeting, your goal is to schedule a brief meeting convenient to the
  19. other person. If you are following up on a positive interview, your objective
  20. might be to express continued interest and to inquire about the expected
  21. schedule for second interviews.
  22.  
  23. 3. Script your calls. Before making each call, jot a list of key words to
  24. remind yourself of key points. Then, actually write out the main parts of your
  25. conversation. These parts should include:
  26.  
  27.       greeting the person by name and stating your name
  28.  
  29.       briefly building rapport and stating the purpose of your call
  30.  
  31.       inquiring whether the other person has a few minutes to talk with you
  32.  
  33.       listen to their answers and proceed accordingly
  34.  
  35.       if your timing is not good, inquire as to a better time to call back
  36.      --and then call back at the agreed time
  37.  
  38.       if your timing is good, succinctly ask one to three questions
  39.  
  40.       thank the person for their time and mutually agree to a next step
  41.  
  42. 4. Rehearse your calls. Adults learn by doing, not by thinking about a
  43. behavior. Calls for job search purposes are different than calls either for
  44. purely business or social purposes. Practice so that the words flow easily for
  45. you.
  46.  
  47. 5. Present an upbeat, confident image on the telephone. One trick is to put a
  48. mirror in front of you so that you sit up straight, smile at yourself, and
  49. thereby send your positive body language to the listener through your voice.
  50. Try it! It works!
  51.  
  52. 6. Minimize telephone tag. Ask about the best times to return calls (often
  53. before 8 a.m. or after 5 p.m.!). If the person you are calling is currently "on
  54. another line" or "just stepped down the hall for a minute," wait on the line
  55. for a few minutes.
  56.  
  57. 7. Buy and use an answering machine or voice mail service. Record a
  58. professional message. Your "cute" five year old--on tape or actually answering
  59. the telephone--does not send a professional message to business callers. (After
  60. your job search, you can have any message on your tape!) For now, your
  61. answering machine is an example of your credibility to a potential employer.
  62.  
  63. 8. Train your family to take messages well. Your future employment may depend
  64. on your responsiveness to a message left to arrange an interview or follow up
  65. interview. Have paper and pencil by all telephones so that you or your family
  66. can easily take a message or write down directions and appointment times.
  67.  
  68. 9. Return calls promptly and professionally. Carry notes with you if necessary
  69. so that you can return calls retrieved when you are not at home.
  70.  
  71. 10. Pace your calls. Leave no more than one message a day. If you have left
  72. your name and telephone number three times with no returned calls, ease up for
  73. a week. Ask the receptionist (if there is one) about the best times to call.
  74. Put this person on your weekly call list for three weeks. If you have left
  75. three messages a week apart (following the initial three messages), take this
  76. person off of your list.
  77.  
  78. 11. Expect to make three calls before connecting with the other party. Even in
  79. the 1980s, the likelihood of connecting on the first call was only 17%; the
  80. likelihood of connecting on the second call was 23%. Practice your patience.
  81. These are the nineties and everyone is even busier! Even you are not available
  82. to take every call when it comes in the first time!
  83.  
  84. !
  85.