home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1995 December / SOFM_Dec1995.bin / pc / dos / biz / salesreg / invdb.hlp < prev    next >
Text File  |  1995-10-31  |  20KB  |  287 lines

  1. @InvDB                                                               
  2. ADD NEW INVENTORY - This menu selection will allow you to add new    
  3. inventory records to your inventory file.                            
  4.                                                                      
  5. VIEW/EDIT/DELETE EXISTING INVENTORY - This  menu  selection  will    
  6. allow you to view, edit and delete an existing inventory record.     
  7.                                                                      
  8. ADD TO QUANTITY IN STOCK - This menu selection will allow  you  to   
  9. add new inventory to stock, as you receive it.                       
  10.                                                                      
  11. ADD TO QUANTITY ON ORDER - This menu selection will allow  you  to   
  12. add new inventory on order, as you order it.                         
  13.                                                                      
  14. CREATE INVENTORY MENU - You may create a maximum of 1000 menus with  
  15. a maximum of 1000 items per menu, by department number. You can then 
  16. select the inventory item to sell in the cash register program, from 
  17. these menus.                                                         
  18.                                                                      
  19. ENTER/EDIT/DELETE CONDIMENTS - This menu selection will allow you to 
  20. enter, edit and delete condiments.                                   
  21.                                                                      
  22. EXIT TO MAIN MENU - This menu selection will allow you to  return    
  23. to the main menu.                                                    
  24. @PhyInv                                                              
  25. ADD NEW PHYSICAL INVENTORY - This menu selection will allow you to   
  26. add new physical inventory records to your physical inventory file.  
  27.                                                                      
  28. VIEW/EDIT/DELETE EXISTING PHYSICAL INVENTORY - This menu selection   
  29. will allow you to view,  edit  and  delete  an  existing  physical   
  30. inventory record.                                                    
  31.                                                                      
  32. START NEW PHYSICAL INVENTORY FILE - This menu selection will allow   
  33. you to start a new physical inventory file. Start a new file  each   
  34. time you do a physical inventory.                                    
  35.                                                                      
  36. EXIT TO MAIN MENU - This menu selection will allow you to  return    
  37. to the main menu.                                                    
  38. @AddInv                                                              
  39. ADD TO QUANTITY IN STOCK - This menu selection will allow  you  to   
  40. add new inventory to stock, as you receive it.                       
  41.                                                                      
  42. ADD TO QUANTITY ON ORDER - This menu selection will allow  you  to   
  43. add new inventory on order, as you order it.                         
  44.                                                                      
  45. EXIT TO MAIN MENU - This menu selection will allow you to  return    
  46. to the main menu.                                                    
  47. @InvPartNo                                                           
  48. PART NUMBER - is a fifteen character field. You may enter numbers or 
  49. upper & lower case letters. All part numbers must be different.  All 
  50. letters will be converted to uppercase.                              
  51.                                                                      
  52. @InvDesc                                                             
  53. DESCRIPTION - is a fifteen character field. You may enter numbers or 
  54. upper & lower case letters. All letters will be converted to  upper- 
  55. case.                                                                
  56.                                                                      
  57. @InvBin                                                              
  58. BIN/CONDIMENT - is an eight character field. You may enter numbers or
  59. upper & lower case letters. All letters will be converted  to  upper-
  60. case. You may enter a bin location or a condiment file name,i.e.steak
  61.                                                                      
  62. @InvVend                                                             
  63. VENDOR CODE - is a six character field. You  may  enter  numbers  or 
  64. upper & lower case letters. All letters will be converted to  upper- 
  65. case. This vendor code must match the vendor code in your vendor file
  66.                                                                      
  67. @InvCat                                                              
  68. CATEGORY - is a one character field. You may enter numbers or upper  
  69. & lower case letters. All letters will be converted  to  uppercase.  
  70. The following letters are reserved. F for food stampable  items,  M  
  71. for memberships, R for rentals, S for service, B for  books, G  for  
  72. gas, and A for assemblies. An assembly is  any  item  that requires  
  73. ingredients, components or parts. i.e. (mix drink, hamburger, PC)    
  74. An assembly may contain another assembly, as an Ingrd/Comp.          
  75. The # sign is reserved for a non-add inventory item. This item  will 
  76. print on the receipt, but will not add to the sales total.           
  77.                                                                      
  78. @InvDept                                                             
  79. DEPARTMENT - is a four digit field. You may enter numbers  only. You 
  80. may number your departments from 1 to 9,999 or from -1 to -999   for 
  81. negative departments. A negative department would be used for bottle 
  82. returns, or other minus transactions. If  you  are  using  inventory 
  83. menus, they will be created by department number.                    
  84.                                                                      
  85. @InvTaxCode                                                          
  86. TAX CODE - You may have a tax code from 1 to 10. Tax  code  1  is    
  87. reserved for all food items paid with food stamps. Tax code 2  is    
  88. reserved for all food items not paid with food stamps.               
  89.                                                                      
  90. @InvComRate                                                          
  91. COMMISSION - You may have a comission rate from O to 99.99 %. Enter  
  92. the maximum comission rate you want to pay your salesperson for this 
  93. item.                                                                
  94.                                                                      
  95. @InvRecUnit                                                          
  96. RECEIVE UNIT - is a four character field. Enter the unit by which    
  97. you receive this item. (i.e. CASE, EACH).                            
  98.                                                                      
  99. @InvSellUnit                                                         
  100. SELL UNIT - is a four character field. Enter the unit by which you   
  101. sell this item. (i.e. CASE, EACH).                                   
  102.                                                                      
  103. @InvRatio                                                            
  104. RECEIVE/SELL RATIO - If you purchase an item by the case and there   
  105. are 24 units in the case and you sell by  unit, the ratio would be   
  106. 24. If you purchase by each and sell by each the ratio would be 1.   
  107.                                                                      
  108. @InvCostType                                                         
  109. COST METHOD - Enter A for average cost or S for standard cost.       
  110.                                                                      
  111. @InvLastPurPrice                                                     
  112. LAST PURCHASE PRICE - Enter the amount you paid for this item you    
  113. received most recently. If you receive this item by case and sell    
  114. by each, enter the case purchase price.                              
  115.                                                                      
  116. @InvCost                                                             
  117. CURRENT COST - Enter the current cost, by sell unit, for the  items  
  118. already in inventory. SALES REGISTER III will update it for you when 
  119. you add items to inventory. If this item is an assembly, you do  not 
  120. need to enter the cost. The cost will be calculated by adding up the 
  121. cost of all the ingredients.                                         
  122.                                                                      
  123. @InvPrice1                                                           
  124. SALE PRICE #1 - This item will automaticly be sold at sale price #1  
  125. unless you press the arrow down key before you enter the part number.
  126. If you press the arrow down key before you enter  the  part  number, 
  127. then you will be able to select sale price #1, #2, #3, or #4.        
  128. Sale price #1 is the default sale price. If the preset sale price is 
  129. .00 then the cashier will be prompted to enter the sale price at the 
  130. time of sale.                                                        
  131.                                                                      
  132. @InvPrice2                                                           
  133. SALE PRICE #2 - If you press the arrow down key before you enter the 
  134. part  number, then you will be able to select sale price #1, #2, #3, 
  135. or #4. If the preset sale price is .00  then  the  cashier  will  be 
  136. prompted to enter the sale price at the time of sale.                
  137.                                                                      
  138. @InvPrice3                                                           
  139. SALE PRICE #3 - If you press the arrow down key before you enter the 
  140. part  number, then you will be able to select sale price #1, #2, #3, 
  141. or #4. If the preset sale price is .00  then  the  cashier  will  be 
  142. prompted to enter the sale price at the time of sale.                
  143.                                                                      
  144. @InvPrice4                                                           
  145. SALE PRICE #4 - If you press the arrow down key before you enter the 
  146. part  number, then you will be able to select sale price #1, #2, #3, 
  147. or #4. If the preset sale price is .00  then  the  cashier  will  be 
  148. prompted to enter the sale price at the time of sale.                
  149.                                                                      
  150. @InvQtyInStock                                                       
  151. QUANTITY IN STOCK - Enter the current quantity in stock, in sell     
  152. units.                                                               
  153.                                                                      
  154. @InvMinStock                                                         
  155. MINIMUM INVENTORY - Enter the inventory level at which you want  to  
  156. reorder additional items, in sell units. When the quantity in  stock 
  157. reaches the minimum inventory level, this item will be printed on the
  158. reorder  report. The  number  to  reorder  will  equal  the  maximum 
  159. inventory minus the quantity in stock minus the quantity on order.   
  160.                                                                      
  161. @InvMaxStock                                                         
  162. MAXIMUM INVENTORY - Enter the maximum inventory level at which you   
  163. want to stock this item, in sell units.                              
  164.                                                                      
  165. @InvQtyOnOrder                                                       
  166. QUANTITY ON ORDER - Enter the quantity of this item that is on       
  167. order, in sell units.                                                
  168.                                                                      
  169. @InvSold                                                             
  170. SALES REGISTER III automaticly updates this field.                   
  171.                                                                      
  172. @IngSold                                                             
  173. This is the total year-to-date quantity, of this inventory item, used
  174. as an Ingrd/Comp. SALES REGISTER III automaticly updates this field. 
  175.                                                                      
  176. @PrnID                                                               
  177. PRINTER I.D. - Enter a number from 1-9, if you want  to  print this  
  178. item description on a remote printer, i.e. (kitchen or bar printer). 
  179. Enter 0 for no remote printer. If you enter 1  the  printer  output  
  180. will be sent to LPT2, Printer i.d. 2 will go to LPT3, etc. You  may  
  181. redirect printer output to a serial port with the DOS MODE command.  
  182.                                                                      
  183. @SearchKey                                                           
  184. You may search the inventory file by item no., part no., description 
  185. or vendor code. press the arrow down key or arrow up key  to  select 
  186. the search method. Press <Enter> to start with the first record.     
  187.                                                                      
  188. @AddQty                                                              
  189. Enter the quantity to add in receive units. SALES REGISTER III will  
  190. automaticly calculate the sell units to add.                         
  191.                                                                      
  192. @AddPhyInvQty                                                        
  193. RECEIVE UNITS - If you receive this item by the case  and  sell  by  
  194. each, enter the number of full cases on the shelf here.              
  195.                                                                      
  196. FRACTIONAL UNITS - If you receive this item by the case and sell by  
  197. each, enter the number of units in a partial case here.              
  198.                                                                      
  199. TOTAL SELL UNITS - SALES REGISTER  III  automaticly  calculates  the 
  200. total number of sell units on the shelf.                             
  201.                                                                      
  202. @TrackIng                                                            
  203. TRACK THIS Ingrd/Comp, (Y/N) - is a one character field. If you want 
  204. to track this Ingrd/Comp, enter Y. In order to track  an  Ingrd/Comp,
  205. it must be in the inventory file. If you want to list an  Ingrd/Comp,
  206. but you do not find it necessary to track it, enter N.               
  207.                                                                      
  208. @Optional                                                            
  209. IS Ingrd/Comp OPTIONAL, (Y/N) - is a one character  field. If  this  
  210. Ingrd/Comp is optional, enter Y. An optional Ingrd/Comp may be sel-  
  211. ected at the time of sale.                                           
  212. i.e, onions on a hamburger would be optional.                        
  213.                                                                      
  214. @IngPrcCode                                                          
  215. Ingrd/Comp PRICE CODE, (0-4) - is a one character field. If you want 
  216. to add an extra charge for this Ingrd/Comp, enter price code 1-4. If 
  217. there is no extra charge for this Ingrd/Comp, enter 0.               
  218.                                                                      
  219. @IngItemNo                                                           
  220. Ingrd/Comp ITEM NUMBER - If you are tracking this Ingrd/Comp, this is
  221. the inventory item number. If you are not  tracking  this Ingrd/Comp,
  222. you may leave it blank, or enter any number you wish.                
  223.                                                                      
  224. @IngPartNo                                                           
  225. Ingrd/Comp PART NUMBER - If you are tracking this Ingrd/Comp, this is
  226. the inventory part number. If you are not  tracking  this Ingrd/Comp,
  227. you may leave it blank, or enter any number you wish.                
  228.                                                                      
  229. @IngDesc                                                             
  230. Ingrd/Comp DESCRIPTION - If you are tracking this Ingrd/Comp, this is
  231. the inventory description. If you are not  tracking  this Ingrd/Comp,
  232. you may enter any description you wish.                              
  233.                                                                      
  234. @IngQty                                                              
  235. Ingrd/Comp QUANTITY TO USE - This is the amount required of this ing-
  236. rd/Comp. You may enter a decimal quantity, i.e. (1.5).               
  237.                                                                      
  238. @IngSellUnit                                                         
  239. Ingrd/Comp SELL UNIT - If you are tracking this  Ingrd/Comp, this  is
  240. the inventory sell unit. If you are not tracking this Ingrd/Comp, you
  241. may enter any sell unit you wish, i.e. (each, oz., lb., etc.).       
  242.                                                                      
  243. @Condiment                                                           
  244. you may add new condiments, or edit and delete existing condiments.  
  245.                                                                      
  246. @CondName                                                            
  247. The condiment menu name must match the name you entered in the inv-  
  248. entory record in the field BIN/CONDIMENT.                            
  249.                                                                      
  250. @AddCond                                                             
  251. You may enter up to 15 characters for the condiment name.            
  252.                                                                      
  253. @CondMenu                                                            
  254. ENTER/EDIT/DELETE CONDIMENTS - This menu selection will allow you to 
  255. add, edit and delete condiments.                                     
  256. DELETE CONDIMENT FILE - This menu selection will allow you to delete 
  257. an existing condiment file.                                          
  258. EXIT - This menu selection will allow you to return to the  previous 
  259. menu.                                                                
  260.                                                                      
  261. @PrcBrk                                                              
  262. QUANTITY PRICE BREAK #1..: This is the quantity that will be calcul- 
  263. ated at sale price #2.                                               
  264. QUANTITY PRICE BREAK #2..: This is the quantity that will be calcul- 
  265. ated at sale price #3.                                               
  266. QUANTITY PRICE BREAK #3..: This is the quantity that will be calcul- 
  267. ated at sale price #4.                                               
  268.                                                                      
  269. @RecInv                                                              
  270. 1 - USE KEYBOARD ENTRY - If you do not have an M3000P portable  data 
  271.     collector, make this selection.                                  
  272. 2 - DOWNLOAD FROM M3000P DATA COLLECTOR - This selection will  allow 
  273.     you to enter your inventory data in an M3000P PORTABLE DATA COLL-
  274.     ECTOR then download it into  the  SRIII  program. To  order  your
  275.     M3000P PORTABLE DATA COLLECTOR call (318)563-4428.It will be sent
  276.     to you programed to run with the SRIII software, (plug & run).   
  277.     SELECT RECEIVE FILE AND TYPE-IN INV.DAT FOR THE FILE NAME.       
  278.     Please refer to chapter 3-11 in the SRIII USER'S GUIDE.          
  279.                                                                      
  280. @SearchBy                                                            
  281. 1 - ITEM NUMBER - If you are using inventory item numbers, use this  
  282.     selection.                                                       
  283. 2 - PART NUMBER - If you are using inventory part numbers, use this  
  284.     selection.                                                       
  285. @The End                                                             
  286. This is the end.                                                     
  287.