home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1995 December / SOFM_Dec1995.bin / pc / dos / biz / pbase / pbase.txt < prev    next >
Text File  |  1995-10-31  |  15KB  |  356 lines
  1.                                 PBase Lite Campaign Software  
  2.  
  3. {.ob}Overview{.oe}
  4.       Pbase Lite is a political campaign database for tracking voters, their 
  5. issues and demographics.  From this information you can produce walk lists, 
  6. call lists, mailing labels, and other reports.  
  7.      
  8. {.ob}Versions{.oe}
  9.      The demo version of Pbase Lite limits you to a maximum of 250 people 
  10. in your database, the full version is unlimited.  A Microsoft Windows version is 
  11. now being produced, and a full version that tracks contributions and prints 
  12. FEC/state reports is being planned.  If you would like to order  the full 
  13. version of Pbase Lite, please see Appendix B.  If you would like your state to 
  14. be supported by a future version of Pbase, let us know.
  15.  
  16. {.ob}Requirements{.oe}
  17.       Since small campaigns don't have millions of dollars to throw around like 
  18. large campaigns, Pbase Lite will run even on simple systems.  The minimum 
  19. requirements are an IBM-PC compatible with 640K RAM, 20 megabyte hard disk 
  20. drive, and an Epson/IBM compatible printer.  A tape drive to backup your 
  21. databases is recommended, but not required.
  22.  
  23. {.ob}Installing{.oe}
  24.      
  25.  
  26. {.ob}Starting{.oe}
  27.       Change to the PBlite directory and type pblite. 
  28.  
  29. {.ch}
  30. {.ob}Basics{.oe}
  31.  
  32. Help 
  33.       Help is available at any time by pressing the F1 key.  Pressing F1 from 
  34. inside a Help screen will bring up the Online Manual.
  35.  
  36. Online Manual
  37.       This manual is can be seen from Pbase by hitting F1 in any help screen.  
  38. Hitting F1 again will show you how to bring up the index and table of contents.
  39.  
  40.  
  41. Saving {.ib}Saving{.ie}
  42.       When you are done editing a record, hit F10 to save the record.  
  43.      
  44. Fields
  45.       Tab Move to the next field
  46.       Enter   Save the information to the field
  47.      
  48. ">" Fields  {.ib}Fields,lookup{.ie}
  49.       Fields with a ">" sign after them are lookup fields.  You can either type 
  50. in the value, or hit the down arrow on your cursor keys and you will be 
  51. provided a list of possible values.  In some cases if what you want is not in 
  52. this list, hit "Esc" and you will be allowed to enter a new value.  Other 
  53. fields like Honr, have their choices fixed.
  54.      
  55.       If you added a new value to the list you must then choose it from the list 
  56. again for it to be entered into the field.  If you want to change a value in a 
  57. field,  enter spaces to clear it and the program will bring up the choose list 
  58. again.
  59.  
  60. Short Cuts  {.ib}Keys, moving{.ie}
  61.       Use "Pg Up" and "Pg Dwn" keys to move through the different screens.  
  62. Use "Cntrl ->" and "Cntrl <- " keys to move though the records.
  63.  
  64. {.ch}
  65. The {.ob}Menu{.oe}
  66.       File{.ib}Menu, File{.ie}
  67.              Next Screen     View the next screen of the application 
  68.                                  (Comments, etc.)
  69.              
  70.              Previous Screen View the previous screen of the         
  71.                                  application.
  72.                                
  73.              Screen Saver    You can turn on a screen saver if you   
  74.                                  are to be able from your computer for a     
  75.                                  while.
  76.  
  77.                Exit           Leave the program.
  78.  
  79.       Record{.ib}Menu, Record{.ie}
  80.                Next Record Get the next record (as entered) from   
  81.                               the database.
  82.                Previous Record Get the previous record from the    
  83.                               database.
  84.                First       Go to the first record.
  85.                Last        Go to the last record.
  86.                Search      Search for a record.
  87.  
  88.                               Search brings up a search screen that   
  89.                               lets you search on number of fields from 
  90.                               the screen.  Select the field, then type in 
  91.                               your search term and hit enter.  If you     
  92.                               do type in a search term,  you get a list   
  93.                               of values in the database that you can  
  94.                               browse.
  95.  
  96.       Edit{.ib}Menu, Edit{.ie}
  97.                Add         Add a new record to the database. 
  98.                               F-10 to save.
  99.                Edit        Edit an existing record in the database.
  100.                Copy        Copy the current record. F-10 to save.
  101.                Delete      Delete the current record.      
  102.      
  103.  
  104.           More{.ib}Menu, More{.ie}
  105.                View the others screens, in the Contact Manager you have:
  106.  
  107.                Comments            Free form window for comments   
  108.                                         associated with the person.
  109.                Groups              Groups or descriptions to associate with 
  110.                                         people.
  111.                Voter Information   Social/Demographic/Political data.
  112.                Volunteers          Schedules for volunteers.
  113.                
  114.  
  115.  
  116.  
  117. {.ch}
  118. The {.ob}Contact Manager{.oe}
  119.  
  120.       Person Record
  121.           This is the main screen of PBase Lite.  Enter names, addresses, 
  122.           phone numbers, and other contact information here.  The record 
  123.           is extensive enough to use not only for voters, but your own    
  124.           personal contacts.
  125.  
  126.  
  127.           Special Fields:
  128.  
  129.           "Last Contact"
  130.           The last date this person was spoken or written to.  This defaults 
  131.           to the date on which this record was recreated.
  132.  
  133.           "Email"
  134.           If your contact has an electronic mailing address, enter it here.
  135.  
  136.           "Status"
  137.           Status of this record or person.  The status can be Active,     
  138.           Inactive, or Unknown. You may want to use this if the database  
  139.           is being used mainly for supporters or volunteers.
  140.  
  141.           "Account"
  142.           If you do business with this person, you may have an account    
  143.           number which you can track here.
  144.  
  145.           "P"
  146.           Notice the P field in the upper right hand corner.  This is the last    
  147.           field you mark. This allows you to enter any character (a-Z,0-9)    
  148.           to mark this for printing at a later time (see the PMark field in the 
  149.           Reports section).
  150.      
  151.      Comments
  152.           The Comments screen lets you enter free-form information    
  153.           about a person. You can enter up 15 lines of information.
  154.  
  155.      Groups
  156.           Groups lets you add any number of descriptions or groupings to  
  157.           a person. This could be used to track answer from a poll for    
  158.           instance by making each answer a group. You can enter values    
  159.           here in the demo system, but there are not any reports in the   
  160.           demo system provided to take advantage of it.
  161.           
  162.      Voter Info
  163.           The Voter information screen tracks very specific information   
  164.           about voters, including what political subdivision they are a part  
  165.           of, sociological information,and issue interests.
  166.           
  167.           The County, City, Precinct, Cong Dst, and Sch Dist, all apply to    
  168.           where the voter is registered.  Use these fields for Walk/Call  
  169.           listings.  
  170.  
  171.           County, Origin, Sex, Party and Issues are required if you use   
  172.           this screen. If you do not known, or do no wish to enter this   
  173.           information, select "NA" or "A-NA" for the value.
  174.           
  175.           Since there can only be one of the screens for each person, you     
  176.           can not use "Add" more than once. If you try to add two voter   
  177.           records for one person you will get an error saying "the key     
  178.           already exists".
  179.  
  180.           Always remember to hit F-10 to save this record when you are    
  181.           through editing.
  182.                     
  183.      Volunteer Info
  184.           If the person is a volunteer, use this screen to record the day of  
  185.           the week,  date, time and amount of hour the person         
  186.           volunteering.  If you use the Search feature, then it Alt-B for the     
  187.           Brief view.  This will allow you to browse all the information.
  188.       
  189.           Always remember to hit F-10 to save this record when you are    
  190.           through editing.    
  191.  
  192. {.ch}
  193. {.ob}Reports{.oe} {.ib}Reports{.ie}
  194.      Reports allow you to print out, save to disk or view a search.
  195.      Two fields are common to all reports:
  196.  
  197.                Output  This field lets you select where you want
  198.                          the report printed. The default is PRN.
  199.                          You can chose PRN (default printer),
  200.                          LPT1,LPT2,CON (screen), DSK (disk).
  201.                          If you choose DSK, you must specify a 
  202.                          file name in the File field.
  203.  
  204.                File        See above.
  205.  
  206.  
  207.      Full Report
  208.           This report prints all of the available information about a person.
  209.           The filter (entry fields) allow you to select persons of a particular
  210.           Name, Party, Precinct, School District, Issue, or a person whose
  211.           record was marked for printing.  If you do not specify a value 
  212.           for a field, that field will be ignored with the following exceptions:
  213.                Party   You must enter a party name or select "NA"
  214.                          if you want it ignored.
  215.                Issue   You must enter an issue, or select "A-NA" if
  216.                          you want it ignored.
  217.  
  218.           
  219.      Walk/Call
  220.           This report prints either a walk or a call list of people who match
  221.           one or more of the following: City, State, Precinct, Cong. Dist,
  222.           School Dist, Party, Street, or between a high and low street
  223.           address. The following fields are required:
  224.                
  225.                Party   You must enter a party name or select "NA"
  226.                          if you want it ignored.
  227.  
  228.                Walk/Call   If you select walk (W) it will give you an address
  229.                          but no phone number.  Call (C) will give you a
  230.                          phone number but no address.
  231.  
  232.                By selecting a starting and ending address for a particular     
  233.                street, you can make individual walk or call lists for you  
  234.                volunteers.
  235.  
  236.      Label
  237.           This report print a mailing label, selected by the following:
  238.           Cong. Dist, School Dist, Precinct, Party, or Print Mark (PMark).
  239.           Any of the fields can be left blank with the following exception:
  240.  
  241.                Party   You must enter a party name or select "NA"
  242.                          if you want it ignored.
  243.  
  244.           The report is designed to print on one-accross, tractor fed labels,
  245.           on a Epson/IBM compatible printer.
  246.  
  247.  
  248.      LasLabel    
  249.           This report print labels on a HP compatible laser printer
  250.           using Avery labels. This report is not available with the
  251.           demo version.
  252.  
  253. {.ch}
  254. {.ob}Utilities{.oe}{.ib}Utilities{.ie}
  255.  
  256.      Occupation Data
  257.           The job list you used for the "Occup" field of the contact      
  258.           manager. The description field is not necessary, but it is      
  259.           recommended.
  260.  
  261.      County Data
  262.           The county list used for the "County" field of Voter Information    
  263.           screen.     Sizes and County seat are not required.
  264.  
  265.      Issue Data
  266.           Your Issue list used for the Issues fields of the Voter information 
  267.           screen.     The "Code" field is not used now, you can use it if you     
  268.           wish.   
  269.  
  270.      Zip Data
  271.           The Zip code list used by the contact manager.  Enter the Post  
  272.           Office in the description to help users associate a zip code    
  273.           number  with a location.
  274.  
  275.      Group Data
  276.           The Group database allows you to associate any number of 
  277.           descriptions with a person. This program allows you to maintain
  278.           the group names and their descriptions. 
  279.  
  280.  
  281.      Fix Programs
  282.           If you a power loss, computer virus or other computer problem,  
  283.           your database could become damaged. First you should always     
  284.           backup  your database after use.  But if you haven't or have    
  285.           done lots of work since the last backup you can try the database 
  286.           fix programs.
  287.      
  288.           We recommend you backup your data before running this in    
  289.           case you change your mind.  After backup choose the database    
  290.           you want to fix.  When the screen appears, hit F10 twice and it     
  291.           will start. Hit "Esc" to exit at any time. 
  292.  
  293.           The fix programs will also purge deleted, or lost records.  If you  
  294.           deleted a lot of records you may want to run this program.
  295.  
  296. {.ch}
  297. {.ob}Setup{.oe}
  298.      Printer Setup{.ib}Setup, printer{.ie}
  299.           Run the printer install program to select your printer.  The    
  300.           default is Epson FX  If you printer does not appear on the list     
  301.           you can add your printer if you known the codes your printer    
  302.           uses for underline, boldface, etc.  Otherwise Epson for a dot   
  303.           matrix, and HP Laserjet for a laser or ink-jet printer should work.
  304.           
  305.           To add a printer driver for a printer not in the list, select Add,  
  306.           type in     the printer name and hit F-10 to save.  Then hit Item   
  307.           and a box will appear with fields for ID, Print Style, and fields for 
  308.           activating and deactivating codes.  PBLite uses these IDs and   
  309.           Print Styles:
  310.  
  311.           ID  Style
  312.           B   Bold
  313.           I   Italic
  314.           N   Normal
  315.           U   Underline
  316.  
  317.           Use these ids and put the code to activate the style for your   
  318.           printer in the activate field, then put the code to turn it off in the  
  319.           deactivate field. Hit F-10 and this setting will be saved.
  320.  
  321.      Screen Setup{.ib}Setup,screen{.ie}
  322.           This will allow you to change the color of the background and   
  323.           displayed fields as well as turn on "snow" checking (usually not    
  324.           needed).  Use "Esc" to save and exit this program.
  325.  
  326. Backup{.ib}Backup{.ie}
  327.      This program will store the current copy of your database and indexes to 
  328.      the SAVdirectory. You can then backup these files up using your tape 
  329.      drive,  disks or other backup method.
  330.  
  331. Restore{.ib}Restore{.ie}
  332.      This program will restore the version of the database you saved with the 
  333.      Backup command.  Warning: doing this will overwrite the current 
  334.      database,  destroying any new data you enter since you used the 
  335.      Backup command.  If you want to restore a database that you saved on 
  336.      tape or elsewhere, simply restore into the SAV directory, run PBase Lite    
  337.      and select the restore command. 
  338.  
  339. {.ch}
  340. {.ob}Appendix A: Computers and Campaigns{.oe}
  341.  
  342. {.ch}
  343. {.ob}Appendix B: Ordering Information{.oe}
  344.  
  345. {.ch}
  346. {.ob}Appendix C: Database Fields{.oe}
  347.  
  348. {.ch}
  349. {.ob}Index{.oe}
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.