home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Computer Buyer 1999 March / Dpcb0399.iso / PERFOFF / OffMan / readme.tx_ < prev    next >
Text File  |  1998-10-21  |  14KB  |  401 lines
  1.  
  2.                 
  3.             Release notes for Finance Manager Version 1.0a
  4.  
  5.  
  6.            (C) Copyright DML Software 1998
  7.  
  8. This document contains the Licence Agreement and User's Guide for 
  9. Finance Manager V1.0a as part of the "Office Manager Professional",
  10. Copyright (c) DML_Software 1998, suite of programmes
  11.  
  12.       
  13.                      ** Licence Agreement **
  14.  
  15. This software is protected by copyright laws pertaining to computer 
  16. software. This product must not be altered or amended in any way. 
  17. No warranty is given either, express or implied, by statute or 
  18. otherwise as to the fitness for purpose, merchantability, quality,
  19. or otherwise. While every effort is made to ensure this program 
  20. functions correctly, no acceptance or legal responsibility is taken
  21. for any errors, misuse or malfunction of this or other related 
  22. programs. 
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.                      
  28.  
  29.                    ******* User Guide *******
  30.  
  31. Finance Manager is designed to allow you to keep track of
  32. your outgoings (expenditure) and income including purchase accounts,
  33. departmental allocations and bank accounts.
  34.  
  35. Use with any currency having the format 0.00 eg. Stirling ú56.23,  
  36. USA Dollars $88.45, French Francs Fr45.62 etc.
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                      - Starting Balance -
  41.  
  42. When you set up an account for the first time it is necessary to
  43. enter a starting balance. To do this click the mouse on the 
  44. Starting Balance box at the top right of the Finance Manager 
  45. Account List screen, remove the "0" using the back arrow
  46. key and enter an amount from the keyboard.
  47.  
  48.  
  49.            - Adding Transactions -
  50.  
  51. The Finance Manager screen is split into two areas.
  52.  
  53. 1. The Account List, in the upper part of the screen, which contains
  54.    the details of all transactions.
  55.  
  56. 2. The Transaction Input, in the lower part of the screen. This
  57.    is where all transaction details are entered and any amendments
  58.    made.
  59.  
  60. To enter the first transaction click the mouse cursor on one of the
  61. Transaction input boxes, in the lower half of the screen.
  62.  
  63. eg. 
  64.  
  65. a. Click on the "ref no."box and enter a transaction number or
  66.    cheque number.  
  67.  
  68. b. Use the tab key or the mouse to move to the next box, the 
  69.    "transaction/item" and enter the type of debit eg. "CD-Rom budget"
  70.    or credit eg. "Amount received".
  71.  
  72. c. Move to one of the the next transaction boxes using mouse or
  73.    tab key and enter the amount of withdrawal ("Debit -") 
  74.    or Deposit ("Credit +")
  75.  
  76. d. To complete the transaction either click the mouse on the data
  77.    entry "Add" box, or press the "Enter" Key on the keyboard.
  78.  
  79. The entry will now be displayed in the Account List, as further
  80. entries are made the Balance is automatically adjusted and displayed
  81. as the "Current Balance".
  82.  
  83. Each Account List can contain up to 2000 entries and be saved as a
  84. named file with or without password protection.
  85.  
  86. Examples of entries which will be entered into the Finance Manager
  87. include:
  88.  
  89.     Invoice amounts
  90.     Deposits
  91.     Income
  92.     Outgoings  
  93.     Cheques
  94.     Card Payments
  95.     Cash Dispenser withdrawals
  96.     Bank Charges
  97.     Direct Debits
  98.     Standing Orders
  99.  
  100. The Finance Manager can display out of sequence dates if required, 
  101. the Graph Function displays the balances in the order they appear in 
  102. the Account List not in date sequence.
  103.  
  104.  
  105.             - Amending Transactions -
  106.  
  107. Once a number of entries have been made using the transaction input
  108. box it may be necessary to amend the Account List in order to delete,
  109. add, or replace a transaction.  
  110.  
  111.  
  112. - Edit Menu -
  113.  
  114. Delete
  115.  
  116. To delete a transaction using the mouse click on the line in the 
  117. Account List to highlight it then click on delete in the edit section
  118. of the transaction input. The whole line will be deleted.
  119.  
  120.  
  121. Insert
  122.  
  123. To insert an entry into the Account List click the mouse on the line
  124. below where you wish to insert the new transaction. In the edit menu
  125. click on "Insert Row". This now creates a new blank line, now enter the
  126. details of the transaction using the "Transaction Input" boxes and 
  127. press the Enter key or use the mouse to click on the Data Entry "Add"
  128. button. Ensure that the correct date is entered.
  129.  
  130.  
  131. Replace
  132.  
  133. To replace an entry in the Account List click the mouse on the line 
  134. which you wish to replace or amend. Now enter the new details or
  135. amend the existing details displayed in the "Transaction Input" boxes
  136. then click on the "Replace" button. Ensure the correct date is
  137. entered.
  138.  
  139.  
  140. - Using  "Group Debit"  Recurrent Items Calculator -
  141.  
  142. Where a number of payments such as Direct Debits and Standing Orders
  143. are taken from the account on a monthly basis the "Group Debit"
  144. details box allows these individual transactions to be grouped 
  145. together, totalled and entered as a single amount.
  146.  
  147. All entries made in the Recurrent Items Calculator under
  148. "Group Debit" are retained and saved with the Account List allowing
  149. them to be entered or amended the following month as necessary.
  150.  
  151. Entries are made to the Recurrent Items Calculator using
  152. the transaction line in the input box of the calculator, the entry can
  153. then be added to the calculator by clicking on  the "Add Entry"
  154. button. Entries can be deleted by clicking on the entry you wish to
  155. remove and then click on the "Delete Entry" button.
  156.  
  157. Up to 30 entries can be inserted in the recurrent Items calculator.
  158.  
  159. Once all entries have been made clicking on "Transfer to Account List"
  160. will transfer and enter the totalled amount to the main Account List
  161. under the heading "-- Group Debit --".
  162.  
  163.  
  164. - File Menu -
  165.  
  166. Save
  167.  
  168. Clicking on the save button will save your Account List file along
  169. with any "Group debit" details. 
  170.  
  171. To Save with a password see the later section on Password File 
  172. Protection. Each Account List can contain up to 2000 entries.
  173.  
  174. It is recommended that you regularly back up your Account List file
  175. data on a floppy disk or other external storage device.
  176.  
  177. Open
  178.  
  179. Clicking on the Open button will call up a standard windows load box.
  180. Highlight or type in the file name using the .pfo file extension to 
  181. load the file into the Account List which includes previously entered
  182. Group Debit details. If the file has been previously saved with
  183. a password you will be requested to enter the password.
  184.  
  185. Quit
  186.  
  187. On choosing "Quit" you will be asked "Do you wish to save Finance
  188. Manager" followed by a file name and path. If you did not
  189. prevously save your entries choose "yes", this saves the file 
  190. without password protection.
  191.  
  192.  
  193.  
  194. Print
  195.  
  196. To print out the displayed "Account List" click on the "Print"
  197. button. A standard windows print box will appear, enter the necessary
  198. preference details and click "OK". Should this box not appear it will
  199. be necessary to connect a printer and/or load the printer driver
  200. software, see your windows manual for the necessary details. 
  201.  
  202.  
  203.     
  204.  
  205.  
  206.           - Password file protection -
  207.  
  208. Save As with Password
  209.  
  210. To discourage unauthorised viewing of a file a password can be assigned
  211. to it. DO NOT USE THIS FEATURE IF IT IS NOT NECESSARY, if a password
  212. is lost the file CANNOT BE RESTORED.  ALL saved files have the
  213. account list encrypted.
  214.  
  215.         To create a password protected file.
  216.  
  217. a. Open the file to be protected by password.
  218.  
  219. b. From the File Menu at the top of the screen choose the
  220.    "Save As with Password" option.
  221.  
  222. c. The standard windows save box will now appear. Enter your chosen
  223.    FILE NAME (not your password) click on "OK". 
  224.  
  225. d. Enter a password which you can easily remember.
  226.  
  227. e. Confirm the password is correct and click OK.
  228.  
  229. The Account list file is now encrypted and saved with password 
  230. protection.
  231.  
  232. Save As Without Password
  233.  
  234. Should you wish to remove password protection load the protected
  235. file choose the "Save As Without Password". 
  236.  
  237.  
  238.                       - Naming Saved Files -
  239.  
  240. You can give all your own differently named Account List files the 
  241. same password when you save each of them eg.
  242.  
  243. Dept.pfo
  244. Current.pfo
  245. Orders.pfo
  246.  
  247. could all have the same password eg."Xfiles"
  248.  
  249. NB. Passwords are case sensitive, "xfiles" will not unlock the 
  250.     above files in this example.
  251.  
  252.  
  253.  
  254.            - Loading a password protected file -
  255.  
  256. a. Clicking on the load button will call up a standard windows load
  257.    box. Highlight or type in the file name you wish to load with
  258.    the .pfo file extension to load the file. 
  259.  
  260. b. A dialogue box will appear requesting you enter your password to
  261.    access the file.
  262.  
  263. c. Type in your password and click OK, the protected file will load.
  264.  
  265. NB. A password will not protect your file from being deleted, renamed
  266. or copied, however renamed and copied files will retain password 
  267. protection. All saved files are encrypted.
  268.  
  269.  
  270. - Search Menu -
  271.  
  272. Find
  273.  
  274. In the Search Menu the "Find" command can be used to locate a Date,
  275. Ref. No, Transaction/Item, or an amount in the Debit, Credit or 
  276. Balance within the Account List.  Note that the find command is 
  277. case sensitive. A part of a word, date or number can also be 
  278. located using this function.  
  279.  
  280. Find Next
  281.  
  282. Use "Find Next" to search for the next occurrence of a search string 
  283. in the account list.  
  284.  
  285.  
  286. - Options Menu -
  287.  
  288. Graph
  289.  
  290. The graph function displays the balances in the Account List in 
  291. graphical form as a line graph, 2D or 3D Bar Chart. When displayed
  292. as a line graph the mean and maximum and minimum balances can be 
  293. shown by selecting the required options.
  294.  
  295. The graph, by displaying the balances in the account list over
  296. transactions, will give an indication of the cash flow in the 
  297. account. 
  298.  
  299. The Finance Manager can display out of sequence dates if required, 
  300. the Graph Function displays the balances in the order they appear in 
  301. the Account List not in date sequence.
  302.  
  303. A Graph of part of the Account List can be obtained by using the 
  304. mouse to highlight a section within the Account List. Having 
  305. highlighted the section, click on Graph. This will display a 
  306. graph of the chosen section stating the number of transactions 
  307. included along with the indicated start date and end date of this 
  308. section.
  309.  
  310. - Reconcile -
  311.  
  312. Reconcile Account
  313.  
  314. It will usually be the case that the Current Balance displayed in 
  315. Finance Manager will not correspond with the balance shown in your
  316. Bank or other financial statements when you receive them.  This is 
  317. because by the time you receive a statement you may have entered 
  318. further transactions in the Account List or Group Debit of Finance 
  319. Manager.
  320.  
  321. To reconcile the accounts adjustments need to be carried out to take
  322. account of transactions, both debits and credits, not included in 
  323. your statements. 
  324.  
  325. These adjustments can be made with a few mouse clicks.
  326.  
  327. Choosing "Reconcile Account" from the Reconcile Menu will enable these
  328. adjustments to be carried out by following these steps.
  329.  
  330. 1. Ensure all transactions which appear in your  Statement have 
  331.    been entered in the Finance Manager's Account List including any 
  332.    Bank or other Charges.
  333.  
  334. 2. Locate an item in the Finance Managers Account List which does
  335.    not appear in your  Statement. Click on it to highlight it 
  336.    and    click "Add". The item will appear as "List of items not 
  337.    appearing in  Statement" under Reconcile Account List.
  338.  
  339. 3. Repeat the step above until all items not appearing in your 
  340.    Statement are entered.
  341.  
  342. 4. If you have entered Direct Debit's or Standing Orders into the 
  343.    Account List using the "Group Debit" feature, individual items 
  344.    which have not appeared in your  Statement can be selected.
  345.  
  346.    Choose "Group Debit" from within "Display". In the Reconcile 
  347.    Group Debit window, which appears, hightlight the transaction 
  348.    required and click on "Add to reconcile account" to transfer the
  349.    item to the Reconcile Account List. Repeat until all DD and SO's
  350.    not appearing in your  Statement are entered.
  351.  
  352. When all items not appearing in your  Statement have been 
  353. identified and appear in the Reconcile Account List the amount shown
  354. under "Balances - Account statement" should be the same as the final
  355. balance appearing on your actual  Statement printout. 
  356.  
  357. Your account is then reconciled, complete with a list of transactions
  358. which have not yet been processed.
  359.  
  360. You can choose "Delete" to remove an item from the Reconcile Account
  361. List. 
  362.  
  363.  
  364.   - If your account does not reconcile. -
  365.  
  366. There may be an number of reasons why your account does not reconcile.
  367.  
  368. 1.  You have missed a transaction in the Account List or Group Debit
  369.     which does not appear in your Statement.
  370.  
  371. 2.  You may have typed an amount incorrectly in the Account List or
  372.     Group Debit.
  373.  
  374. 3.  You have not included an item which appears on your Statement
  375.     in the Account List
  376.  
  377. 4.  You have selected the same item more than once.
  378.  
  379. 5.  The starting balance is incorrect in the Account List
  380.  
  381.  
  382. Check your received statement against the Account List and Group 
  383. Debit and identify any mistakes or errors and correct as necessary.
  384.  
  385. When the Reconcile Account window is closed all reconciled items and 
  386. balances are cleared.
  387.  
  388.  
  389.           ******* Finance Manager as a Budget Monitor  ********
  390.  
  391. The Finance Manager can also be used to monitor, record and
  392. project small business or departmental spending budgets. On amending
  393. the starting balance all transactions and individual balances are
  394. automatically updated, thus allowing budget projections to be made.
  395.  
  396.    
  397.  
  398.                
  399.  
  400.                ---------------------------------------
  401.