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Text File  |  1991-12-18  |  6KB  |  175 lines
  1.           PRINTING ENVELOPES WITH LASER PRINTERS IN V12 
  2.           ---------------------------------------------
  3.  
  4.  
  5.      Since HP Laser Printers require special setup codes before and
  6. after printing envelopes, we recommend that you program all the
  7. keystrokes necessary into Function Keys.
  8.  
  9.      NOTE:  In V12.2 these function keys are defined for the blank
  10.             User ID.  Other Options, Function KEYS, and blank out the
  11.             User ID with the space bar.
  12.  
  13.      To program the Function Keys, from the TeleMagic Main Menu selectì
  14. 'Other Options' then Function keys.  The examples below split the functionì
  15. key strings into two lines.  This was done to ensure that the
  16. letters are large enough for you to easily read.  When writing yourì
  17. Function Keys, be sure to keep the complete string on a single line andì
  18. make sure there are no blank lines after the string.  Keeping this in mind,ì
  19. Program Control-F1 through Control F3 as follows: 
  20.  
  21. CRTL-F1
  22. -------
  23.  
  24.      The first Function Key is used to print a single envelope from aì
  25. Contact Record.  It will send the proper setup codes for an HP compatibleì
  26. printer to print envelopes from the manual envelope feeder and then resetì
  27. the printer back to its power on defaults.  No blank envelopes will beì
  28. printed. 
  29.  
  30. &F6KEY+"cchr(27)+'&l1O'+chr(27)+'&l3H';xpe"+F6KEY+"cchr(27)+'E'+chr(27)ì
  31. +'&l1H';x"
  32.  
  33. CTRL-F2
  34. -------
  35.  
  36.      The second Function key is used to print envelopes from the Reportsì
  37. Menu.  It will use a formletter file called "LASER.ENV" instead of theì
  38. normal "E" file that is used to print envelopes from individual contactì
  39. records.  After printing envelopes for all the records in the filter, theì
  40. Function Key will reset the printer back to its power-on defaults. Thereì
  41. will be one blank envelope printed at the end of the filter.    
  42.  
  43. &F6KEY+"cchr(27)+'&l1O'+chr(27)+'&l3H';xfLASER.ENV;npx"+F6KEY+"cchr(27)ì
  44. +'E'+chr(27)+'&l1H';x"
  45.  
  46. CTRL-F3
  47. -------
  48.  
  49.     The third function key contains the codes to reset your printerì
  50. back to its power-on defaults.  It is not needed with the above functionì
  51. keys (they already have this built in!), but it is a convenient Functionì
  52. key to have.
  53.  
  54.  
  55. &F6key+"cchr(27)+'E'+chr(27)+'&l1H';x"
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64. General Notes On Function keys
  65. ------------------------------
  66.  
  67.      In all of the above function keys, the character following the '&' isì
  68. a lower case L.  The next character is a number and the last character mustì
  69. be an upper case letter. 
  70.  
  71.     If your printer has an automatic envelope feeder tray and you wouldì
  72. like to use this feature, change the '&l3H' to '&l6H' .  You may want toì
  73. check your printer manual to see if your printer has this capability. 
  74.  
  75.      When you are done editing the Function Keys, go to Master Controls,ì
  76. Notepad and set the "Automatic Notepad Stamp From Formletter" to be N. Saveì
  77. this by pressing F10.
  78.  
  79. Envelope Formletters
  80. --------------------
  81.  
  82.      To be able to print envelopes from both a Contact Screen and from theì
  83. Reports Menu, you will need to have two different formletter files.
  84. The "LASER.ENV" file is used to print envelopes form the Reports Menu andì
  85. the "E" file will be used to print an envelope for a single Contact Record.ì
  86.  If you already have these files, please verify that they are correct.  Theì
  87. slight difference between the two files is to prevent extra form feeds whenì
  88. printing a single envelope from a Contact Record. 
  89.  
  90. The "E" File
  91. ------------
  92.  
  93.      Create an "E" file to look like the file below.  If you already haveì
  94. an "E" file, please verify that it is correct.  We have included 
  95. comments in braces {}.  DO NOT INCLUDE THEM IN THE E FILE.  They are 
  96. there to help you edit the file.  Also, you will notice a space between theì
  97. \ /.  DO NOT PUT A SPACE BETWEEN THE SLASHES.
  98.  
  99.      \ /[marg=18]        {line 1}
  100.      your name           {line 12}
  101.      your company
  102.      your address
  103.      your city, state, zip
  104.      \ /[marg=55]
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.      \ /[stdadr!]          {line 23}
  110.                            {line #24 is the last line in the file and is
  111.                            blank}
  112.                          
  113.  
  114.     It is very important to ensure that there are only 24 lines in theì
  115. "E" file.  To test this, go to the end of line 24 and touch the down arrowì
  116. key.  If the cursor moves down below line 24, there are extra blank linesì
  117. in the file.  To remove them, go to the end of line 24 and
  118. hold down your DEL or DELETE key for a few seconds and check again to makeì
  119. sure the curor does not move below line 24. When you are done, touch F10 toì
  120. save E. 
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126. The "LASER.ENV" File
  127. ----------------------
  128.  
  129.     Create a "LASER.ENV" file to look like the one below.  If youì
  130. already have one, please verify that it is correct.  Again, comments are
  131. in braces {}.  DO NOT INCLUDE THEM IN THE ACTUAL FILE or the space betweenì
  132. slashes.
  133.  
  134.      \ /[marg=18]         {line 1}
  135.  
  136.      your name            {line 12}
  137.      your company
  138.      your address
  139.      your city, state, zip
  140.      \ /[marg=55]
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.      \ /[stdadr!]          {line 23}
  146.      \ /[EJECT]            {This is line 24, the last line in the file} 
  147.  
  148.  
  149.      As in the first file, it is important that there are only 24 lines inì
  150. the "LASER.ENV" file.  Test to make sure there are only 24 lines beforeì
  151. saving the file.
  152.  
  153. Printing Single Envelopes
  154. -------------------------
  155.  
  156.      To print a single envelope on your Laser printer, go to a Contactì
  157. record you wish to print an envelope for and press CTRL-F1.  Your printerì
  158. will ask you to insert an envelope.  Your printer should have two paperì
  159. guides on the top of the paper tray for manually feeding paper.  Move theseì
  160. toward the center of the tray until your envelope fits neatly between them.ì
  161.  Put the end of your envelope in the manual feed area between these guides.ì
  162.  At this point, depending on your printer, you may have to press a buttonì
  163. on the printer to tell it that an envelope has been inserted before theì
  164. printer will print the envelope.  After the envelope has printed, theì
  165. printer will be reset back to document mode.
  166.  
  167. Printing a series of Envelopes
  168. ------------------------------
  169.  
  170.      To print a series of envelopes for Contacts using a filter, go to theì
  171. TeleMagic Main Menu and select the filter you wish to use.  Next selectì
  172. Reports (from the Main Menu) then press Ctrl-F2.  After the envlelopes haveì
  173. been printed, the printer will be reset back to document mode.
  174.  
  175. \/[eject]