home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware 1 2 the Maxx / sw_1.zip / sw_1 / DBASE / SIV2B.ZIP / TUTORIAL.DOC < prev   
Text File  |  1991-08-24  |  30KB  |  582 lines
  1. STAFF-IT! II.1 Tutorial
  2.  
  3. This tutorial will get you up and running with STAFF-IT!  The whole
  4. tutorial should take less than a half an hour to execute, and it is
  5. well worth it.  Suggestions on how to make the tutorial easier or more
  6. complete are welcome.
  7.  
  8. 1. Installing Staff-It! II.1
  9. ----------------------------
  10. Staff-It! II.1 will run directly from a floppy drive, but will work faster
  11. on a hard disk.
  12.  
  13. From a Floppy:
  14.    1. Make a copy of the distribution disk, as follows:
  15.       a. If you have two floppy drives, they are probably called "A" and "B".
  16.          If not, replace the letters "A" and "B" with the names of your drives
  17.          in the instructions that follow.
  18.          1. Place a write-protect tab on the distribution diskette.  Consult
  19.             your DOS manual for instructions on how to do this.
  20.          2. Place the distribution disk in drive "A"
  21.          3. Place a blank, formatted, error free disk in drive "B."  If you
  22.             don't know how to format a disk, consult your DOS manual.
  23.          4. Type "cd \dos" and hit the ENTER or RETURN key.  If you get an
  24.             error message, try typing "cd \system" and pressing ENTER or
  25.             RETURN.  If you still get an error, try the next step anyway.
  26.          5. Type "Diskcopy A: B:" and press enter.  If you get an error
  27.             message, consult your local PC guru.  If a message requests that
  28.             you insert the floppies into the drives, do so and then press
  29.             ENTER or RETURN.
  30.          6. After a pause of approximately one minute, you should see the
  31.             following message: "Copy another diskette?"  Type "N" and press
  32.             ENTER or RETURN.
  33.          7. Place the original diskette in a safe place, and continue with
  34.             the copy.
  35.       b. If you have only one floppy drive, it is probably called A.
  36.          If not, replace the letter "A" with the names of your drive
  37.          in the instructions that follow.
  38.          1. Place a write-protect tab on the distribution diskette.  Consult
  39.             your DOS manual for instructions on how to do this.
  40.          2. Place the distribution disk in drive "A"
  41.          3. Have a blank, formatted, error free disk handy.  If you don't know
  42.             how to format a disk, consult your DOS manual.
  43.          4. Type "cd \dos" and hit the ENTER or RETURN key.  If you get an
  44.             error message, try typing "cd \system" and pressing ENTER or
  45.             RETURN.  If you still get an error, try the next step anyway.
  46.          5. Type "Diskcopy A: A:" and press enter.  If you get an error
  47.             message, consult your local PC guru.  If a message requests that
  48.             you insert a floppy into the drive, insert the distribution disk
  49.             and then press ENTER or RETURN.
  50.          6. After a pause of several seconds, you should see the
  51.             following message: "Place destination disk in drive A".  Remove
  52.             the disk that is currently in drive A and place the blank disk
  53.             into the drive.  After several seconds, you may be prompted to
  54.             once again place the source diskette into drive "A".  Continue
  55.             to replace the disks until the message "Copy another diskette?"
  56.             appears.  Type "N" and press ENTER or RETURN.
  57.          7. Place the original diskette in a safe place, and continue with
  58.             the copy.
  59.    2. Place the program disk into drive A if it is not currently there.
  60.       Type "A:" and then press ENTER or RETURN.  Then type "STAFFIT" and
  61.       press ENTER or RETURN.
  62.    3. Go on with the Tutorial at "Setting up the system" below.
  63.  
  64. From a hard disk:
  65.    1. Your hard disk is probably called "C", if not, replace the name of
  66.       your hard disk for the letter "C" in what follows.
  67.    2. Type "C:" and press ENTER or RETURN.
  68.    3. Type "CD \" and press ENTER or RETURN.
  69.    4. Type "mkdir staffit" and press ENTER or RETURN.  After a short pause
  70.       your system prompt should appear.  If you encounter any errors,
  71.       consult your local PC guru.  Type "cd staffit" and press ENTER or
  72.       RETURN.
  73.    5. Place the program distribution disk into your floppy drive (we will
  74.       assume that it is called "A", if not, replace the name of your floppy
  75.       drive with the letter "A" in what follows).  Type "copy A:*.*" and
  76.       press ENTER or RETURN.  The names of several files should be displayed
  77.       on the screen.  If any errors occur, consult your local PC guru.
  78.    6. When the system prompt reappears, type "staffit" and press ENTER or
  79.       RETURN.
  80.  
  81. 2. Setting up the system
  82. ------------------------
  83. In this tutorial, we will assume that you are the manager of 20 nurses in a
  84. wing of a hospital with three wards: surgery, maternity, and pediatrics.
  85. There are two types of nurses in your employ: LPNs and RNs.  The wing must
  86. be staffed through three shifts: 7AM-3PM, 3PM-11PM, and 11PM-7AM.  In
  87. general, the nurses like to have consistent schedules, that is, they like
  88. to work always the same shift, and they like their work days to be "clumped"
  89. together so that their days off are contiguous.
  90.  
  91. In front of you is the main menu.  In order to have the system perform a
  92. particular function, you should use the "arrow" keys to move the highlighted
  93. line up & down on the menu.  When the function that you wish to perform is
  94. highlighted, press ENTER.
  95.  
  96. At this point, press the arrow keys until "Type of employee maintenance"
  97. is highlighted and press ENTER.  The "Employee Types" screen will be displayed.
  98. Press the F1 key on your keyboard; you will see an explanation box displayed
  99. on the screen.  These help boxes are available in almost every area of the
  100. system.  To make the box disappear, press the ESC (escape) key.
  101.  
  102. Now, since there are two types of employees in our ward, we must let the
  103. system know this.  Press the "1" key on the keyboard, and then press ENTER
  104. or RETURN.  The question "Create new type?" appears.  Scroll the highlighted
  105. area to the "Yes" using the arrow keys and press ENTER or RETURN.  The
  106. highlighted area has now moved to the "Description" area.  Type "Reg Nurse"
  107. into this field and press ENTER or RETURN.  Press the F2 key to save the
  108. values entered.  The information that you entered disappears.  Now press the
  109. number "2" on your keyboard and press Enter or Return.  Answer "Yes" to the
  110. "Create New Type?" question and type "Lic Pra Nurse" in the "description"
  111. area.  Press ENTER or RETURN and then press F2 to save the information.
  112.  
  113. Let's check that the data have been saved.  Press F4 to make sure that the
  114. screen is clear and type a question mark ("?"), which will appear in the
  115. "Employee Type" area.  Press ENTER or RETURN.  A list of "Valid Employee
  116. Types" will appear, as you have just defined them.  Press ESC.  The
  117. question "Create New Type?" will appear.  Answer "No" by scrolling the
  118. highlighted section to the word "No" and pressing ENTER or RETURN.  A
  119. blank employee type screen will be displayed.  Press ESC (escape) to return
  120. to the main menu.
  121.  
  122. Scroll the highlighted bar to the "Shift Maintenance" selection and press
  123. ENTER or RETURN.  The "Shift Descriptions" screen will appear.  Type a
  124. question mark ("?") and press ENTER or RETURN.  A blank screen of valid
  125. shifts will appear, since none have been defined.  Press ESC.  When asked
  126. "Create new shift?", answer "Yes" as you did above.  The "shift descriptions"
  127. screen will have automatically assigned a "1" to the shift you wish to
  128. describe.  Type "7AM-3PM" and press ENTER or RETURN.  Press F2 to save what
  129. you entered.  Now press the number "2" and press ENTER or RETURN.  Answer
  130. "Yes" to "Create New Shift?" and type "3PM-11PM" and press ENTER or RETURN.
  131. Press F2 to save this shift.  Finally, enter "3", answer "Yes", and type
  132. "11PM-8AM" (this is wrong on purpose), press ENTER or RETURN, and press F2
  133. to save your work.  Assume that you realize that you made a mistake; type a
  134. question mark ("?") and press ENTER or RETURN to see the shifts that are
  135. defined.  Highlight the third shift and press ENTER or RETURN.  Now type
  136. "11PM-7AM" (the correct description of the third shift), press ENTER or
  137. RETURN, press F2, and then press ESC to return to the main menu.
  138.  
  139. Now we will enter information about the departments (in this case, wards).
  140. Move the highlighted bar to the "Department information maintenance"
  141. selection and press ENTER or RETURN.  This screen works in much the same
  142. way as the previous two.  Press the keys in the following order:
  143.  
  144.    "1" - ENTER or RETURN - (Highlight the "Yes") ENTER or RETURN -
  145.    "Maternity" - ENTER or RETURN - "Smith" - ENTER or RETURN - F2
  146.  
  147. This will have entered the information about the maternity ward into the
  148. system.  In a similar fashion, enter information about the other wards, as
  149. follows:
  150.  
  151.    "2" - ENTER or RETURN - (Highlight the "Yes") ENTER or RETURN -
  152.    "Pediatrics" - ENTER or RETURN - "Jones" - ENTER or RETURN - F2
  153.  
  154.    "3" - ENTER or RETURN - (Highlight the "Yes") ENTER or RETURN -
  155.    "Surgery" - ENTER or RETURN - "Hoolihan" - ENTER or RETURN - F2
  156.  
  157. Now that all of the ward information is in, press ESC (escape) to return
  158. to the main menu.
  159.  
  160. 3. Employee Entry
  161. -----------------
  162. Now we need to enter the employee data.  Move the highlight bar to the
  163. "Employee information maintenance" selection and press ENTER or RETURN.
  164. The Employee Information screen will appear.  As before, you may press
  165. F1 to view the help screen (press ESC to stop viewing help).
  166.  
  167. We need to define an employee id for each staff member.  The employee id
  168. must be a number between 1 and 99 inclusive.  It is usually best to number
  169. the employees consecutively, but this is not necessary.  Type "1", press
  170. ENTER or RETURN, enter "Yes" to the question "Create new employee?", type
  171. "Alice" (nurse #1's first name), press ENTER or RETURN, type "Apple" (her
  172. last name), press ENTER or RETURN.
  173.  
  174. The highlighted area is now on the "Type" field.  Type a question mark
  175. ("?") and press ENTER or RETURN.  A list of valid types appears.  Scroll
  176. to the "Lic Pra Nurse" selection and press ENTER or RETURN.  The number
  177. "2" will appear in the "type" field.  If you wished, you could have just
  178. typed a "2" into this field.  Now enter a "5" for "Max shifts per week"
  179. and press ENTER or RETURN.  In the "info" field, type: "Likes pediatrics."
  180. Press ENTER or RETURN, then F2 to save your work.
  181.  
  182. In a similar manner, enter the following data, leaving the "info" field
  183. blank (since this is an optional note field).
  184.  
  185. Id   First        Last        Type       Max shifts
  186. ---------------------------------------------------
  187.  2   Bob          Baccus      1          5
  188.  3   Charles      Champion    2          5
  189.  4   Debbie       Dunkun      1          5
  190.  5   Elaine       Essie       2          5
  191.  6   Frank        Floride     1          5
  192.  7   Geraldine    Gasoline    2          5
  193.  8   Harriet      Hallow      1          5
  194.  9   Izzie        Idlandish   2          5
  195. 10   Jane         Jazzmine    1          5
  196. 11   Kathy        Kleene      2          3  (part timers)
  197. 12   Laura        Languish    1          3
  198. 13   Mary         Mazzola     2          3
  199. 14   Nancy        Noselbaum   1          3
  200. 15   Oliver       Oldspice    2          3
  201. 16   Paula        Pitstop     1          2
  202. 17   Quincy       Queensland  2          2
  203. 18   Raeul        Rasputin    1          2
  204. 19   Sally        Sasparillo  2          2
  205. 20   Telly        Tattletale  1          2
  206.  
  207. Once all of the employees are entered, press F4 to make sure the screen
  208. is clear, then enter a question mark ("?") into the Employee Id field.
  209. Press ENTER or RETURN and a list of the employees will be displayed for
  210. you.  Move the highlighted bar to "Essie, Elaine" and press ENTER or
  211. RETURN.  Essie's information will appear.  Move the highlighted section
  212. to the "info" field, type "Needs Tuesday off every week", and press ENTER
  213. or RETURN.  Now press F2 to save the change.  Press ESC (escape) to
  214. return to the main menu.
  215.  
  216. Rule Maintenance
  217. ----------------
  218. Since we mentioned that we want the nurses to have a "consistant" schedule,
  219. we will need to define some scheduling rules.  Move the highlighted section
  220. entitled "Rule Maintenance" and press ENTER or RETURN.
  221.  
  222. The definitions of the rule structures are specified in the manual, and
  223. this tutorial can only give you a flavor of the possibilities.  We are about
  224. to enter seven rules which are all of the type:
  225.  
  226.    If anyone is scheduled in any department at any time, on any day,
  227.    then try to schedule them for the same department, at the same time,
  228.    the next day.
  229.  
  230. By now, you should feel comfortable with the method of entering data into
  231. the screen fields.  The only difference with this screen is that some fields
  232. (the day and the "do/don't" fields) require you to select your entry from
  233. a list of valid entries.  Enter the following information in the fields
  234. indicated (be sure to press F2 to save each rule):
  235.  
  236.        Emp   Is sched   at     on     of      do/    for    at     on
  237. Rule   num   in dept    time   day    type    dont   dept   time   day
  238. ------------------------------------------------------------------------
  239. 1      any     @1       @2     Mon    any     try     @1     @2    Tue
  240. 2      any     @1       @2     Tue    any     try     @1     @2    Wed
  241. 3      any     @1       @2     Wed    any     try     @1     @2    Thu
  242. 4      any     @1       @2     Thu    any     try     @1     @2    Fri
  243. 5      any     @1       @2     Fri    any     try     @1     @2    Sat
  244. 6      any     @1       @2     Sat    any     try     @1     @2    Sun
  245. 7      any     @1       @2     Sun    any     try     @1     @2    Mon
  246.  
  247.  
  248. STAFF-IT! contains a very rich rule syntax which can only be given full
  249. treatment in the manual.  Just to whet your appetite, however, there are
  250. three types of rules: DON'T, which forces the system NOT to schedule an
  251. employee in a particular instance, DO, which requires that the system
  252. make a schedule entry in a particular instance, and TRY (the type used
  253. in the example), which tells the system to try to make a schedule entry
  254. whenever a certain situation occurs (although it is not manditory).  It
  255. happens that the TRY type of rule allows the system to be the most
  256. efficient, although certainly there are cases where this type of rule is
  257. not sufficient.  For example, in some instances there may be a rule which
  258. states that an employee who works on Saturday NEVER has to work on Sunday.
  259. This would be a clear instance of a DON'T rule.  Again, a full treatment
  260. of the rule structure is given in the manual.
  261.  
  262. Once all of the rules have been entered, press ESC (escape) to return to
  263. the main menu.
  264.  
  265.  
  266. AS-NEEDED VERSUS ONCE-A-WEEK DATA ENTRY
  267. ---------------------------------------
  268. The data that you have entered up until now is of the type that only needs
  269. tp be updated when the situation changes (i.e., a new department is added,
  270. or an employee leaves the organization).  What follows is the data entry
  271. which would normally be performed every week.
  272.  
  273.  
  274. SCHEDULE SETUP
  275. --------------
  276. Scroll the highlight bar to "Schedule setup" selection and press ENTER or
  277. RETURN.  It is important to note that all database changes that you have
  278. entered into the system are committed to disk (e.g., become permanent) at
  279. this point.  Within a few seconds, the schedule setup screen appears.
  280.  
  281. First, press the F1 key and read the help message.  Press ESC (escape)
  282. when you have finished.
  283.  
  284. Using the arrow keys, move the highlighted boxes (the cursors) around on
  285. the spreadsheet-like parts of the screen.  Notice that you are limited to
  286. seven days and five shifts.  STAFF-IT! III will allow you to schedule for
  287. multiple weeks.
  288.  
  289. The first thing that you must tell the system is what employees each
  290. department needs during each shift of the week in question.  Lets enter
  291. the needs of department 1 (Maternity) first.  Press "F3" to select the
  292. department, and press "1" and ENTER or RETURN.  An error message
  293. appears, telling us that we must first enter an employee type.  Press
  294. ESC (escape) to remove the message from the screen.  Press "T", then,
  295. since we will first enter needs for RNs, enter a "1" and press ENTER or
  296. RETURN.  Notice that the lower left half of the screen tells you that you
  297. are working with employee type number "1".  Now press "F3", then type "1"
  298. and press ENTER or RETURN.  Notice that the name of the department appears
  299. in the upper left part of the screen.  Below is a grid of department
  300. requirements for the week to be scheduled:
  301.  
  302.               Mon   Tue   Wed   Thu   Fri   Sat   Sun
  303.  
  304.           1    2     2     2     2     2     2     2
  305.  
  306.           2    1     1     1     1     1     1     1
  307.  
  308.           3    1     1     1     1     1     1     1
  309.  
  310. Move the cursor to the Mon/1st shift box (upper left corner) using the
  311. arrow keys.  Press "N".  The prompt "Needs:..." appears.  Press the "2"
  312. key, then press ENTER or RETURN.  Note that the "2" now appears where the
  313. cursor lies.  Repeat this entry process for the entire grid as shown
  314. above.  If you make a mistake, simply move the cursor onto the square that
  315. needs to be changed, press "N" and enter the number.  No special editing
  316. function need be used.
  317.  
  318. You may have noticed that the word "Needs" appears next to the word
  319. "Maternity" in the upper left corner.  Press the F2 key.  The word "Needs"
  320. is replaced by the word "Remaining," indicating that the numbers on the
  321. screen reflect how many employees are still needed.  Since no one has
  322. been scheduled, these numbers are the same as the Needs.  Press F2 again.
  323. The word "Remaining" is replaced by the word "Scheduled", indicating that
  324. the numbers displayed are the numbers of employees scheduled for the
  325. department.  Since we have not scheduled anyone yet, no numbers appear.
  326. Press the F2 key to return to the "Needs" display.
  327.  
  328. Now we must enter the RN needs of the other departments. Press F3, then
  329. press "2" and press ENTER or RETURN.  The display chages to "Pediatrics."
  330. Enter the following information as before:
  331.  
  332.               Mon   Tue   Wed   Thu   Fri   Sat   Sun
  333.  
  334.           1    1     1     1     1     1     1     1
  335.  
  336.           2    1     1     1     1     1     1     1
  337.  
  338.           3
  339.  
  340. Note that no RNs are needed at night.  Now press F3, "3" and ENTER or
  341. RETURN, and enter the following data for Surgery:
  342.  
  343.               Mon   Tue   Wed   Thu   Fri   Sat   Sun
  344.  
  345.           1    1     1     1     1     1     1     1
  346.  
  347.           2    1     1     1     1     1     1     1
  348.  
  349.           3    1     1     1     1     1     1     1
  350.  
  351.  
  352. That finishes the entry of the requirements for RNs.  Now we must enter
  353. the requirements for LPNs.  Press "T" (for employee Type), press "2",
  354. then press ENTER or RETURN.  Any entries that are made from this point
  355. forward will be related to LPNs (employee type #2).
  356.  
  357. As before, enter the following needs:
  358.  
  359. Surgery (already on the screen):
  360.  
  361.               Mon   Tue   Wed   Thu   Fri   Sat   Sun
  362.  
  363.           1    1     1     1     1     1     1     1
  364.  
  365.           2
  366.  
  367.           3    2     2     2     2     2     2     2
  368.  
  369. Maternity (Press F3 - "1" - ENTER or RETURN):
  370.  
  371.               Mon   Tue   Wed   Thu   Fri   Sat   Sun
  372.  
  373.           1    1     1     1     1     1     2     2
  374.  
  375.           2    1     1     1     1     1     2     2
  376.  
  377.           3    1     1     1     1     1     2     2
  378.  
  379.  
  380. Pediatrics (Press F3 - "2" - ENTER or RETURN
  381.  
  382.               Mon   Tue   Wed   Thu   Fri   Sat   Sun
  383.  
  384.           1    2     2     2     2     2     2     2
  385.  
  386.           2    1     1     1     1     1     1     1
  387.  
  388.           3    1     1     1     1     1     1     1
  389.  
  390.  
  391. We have now told the system what our requirements are.  We now need to
  392. tell it what the constraints are (besides max shifts per week and the
  393. rules).  We do this by entering schedule entries for the employees.
  394.  
  395. As nurse manager, we know that Frank Floride (employee #6) likes to work
  396. on Friday nights, since his wife also works then.  And, since we know that
  397. other employees like to have Friday night off, we want to make sure that
  398. he gets scheduled then - this will make everyone happy, and we like happy
  399. employees.  In order to make sure that Frank gets scheduled for Friday,
  400. we must manually adjust the schedule.  Press the "F4" key.  You will be
  401. prompted for the employee number.  Press "6" and press ENTER or RETURN.
  402. Information about Frank (that you entered earlier) will appear.  Now we
  403. must select a ward for him to work in.  Since he is giving up his Friday
  404. night, we will give him Surgery, which he enjoys.
  405.  
  406. First, we must make sure that we are scheduling employees of the correct
  407. type.  Since Frank is an RN (type number 1), but the screen shows "EMPLOYEE
  408. TYPE 2", we must change this.  Press "T", press "1", then press ENTER or
  409. RETURN.
  410.  
  411. Press F3, then "3", then press ENTER or RETURN.  This will display the
  412. needs for Surgery.  Move the cursor (using the arrow keys) to Friday, second
  413. shift.  Press "S" to schedule Frank at this time.  Note that a "3" appears
  414. in the highlighted box on the employee screen.  This indicates that Frank
  415. is scheduled in department "3" at this time.  Now Press F2.  Notice that
  416. the "remaining" box for Surgery at Friday, second shift is blank, indicating
  417. that no more employees are needed.  Press F2 again.  Notice that there is
  418. "1" employee scheduled for Surgery on Friday night, second shift.
  419.  
  420. Now, if you remember, Elaine Essie (employee 5) needs off every Tuesday.
  421. Pull up her information by pressing F4 - "5" - ENTER or RETURN.  Scheduling
  422. her to be off is the same thing as scheduling her for anything else -
  423. department 8 is called "off" by default.  Since Elaine is an LPN, press
  424. "T" - "2" (for type of employee 2) and press ENTER or RETURN.  Now press
  425. "F3" - "8" (for department 8) and press ENTER or RETURN.  The department
  426. named "OFF" appears in the left window.  Move the cursor to the first shift
  427. of Tuesday and press "S" to schedule her.  The message "This department
  428. is full - override?" will appear, since there are not any requirements for
  429. people to have off.  Press "Y" and ENTER or RETURN.  Elaine is now scheduled
  430. to be off on Tuesday.  How do we know that she won't be scheduled for 2nd
  431. or 3rd shift on Tuesday?  Because the system will never automatically
  432. schedule someone for two shifts on the same day.  You, as the final
  433. scheduling authority can do this manually, though, if you wish.
  434.  
  435. Now that you are through with the list of "special requests", you are ready
  436. to move on.  Press the "F5" key to save your work and return to the main
  437. menu.
  438.  
  439.  
  440. AUTOMATIC SCHEDULING
  441. --------------------
  442.  
  443. Up until now, STAFF-IT! II might seem pretty standard.  In fact, there are
  444. several commercial systems which perform a similar function (although
  445. STAFF-IT! is prettier!).  The next step is what separates STAFF-IT! II
  446. from the other products.  Move the highlight bar to the area named
  447. "Automated Scheduling" and press ENTER or RETURN.  What you will see is
  448. a series of rules "firing"; that is, trying to schedule the employees
  449. based on the parameters that you have entered into the rule system.  If
  450. you wish, you can temporarily halt the display by holding down the
  451. control (CTRL) key and pressing "S".
  452.  
  453. The scheduling for this problem will usually take less than two minutes.
  454. Why "usually"?  Well, for one thing, it depends on what kind of computer
  455. you have.  The other (more interesting) fact is is that the system will
  456. not create the same schedule twice!  In order to avoid any biases in
  457. the schedule (i.e., lower employee numbers always get better schedules),
  458. the system performs a certain amount of randomization.  Thus, one will
  459. never know exactly what the schedule will look like until it is done.
  460.  
  461.  
  462. LOOKING AT THE SCHEDULES
  463. ------------------------
  464.  
  465. There are three ways to look at the schedule: (1) via the interactive
  466. screen as was done previously, (2) through a "department schedule report",
  467. or (3) through an "Employee Schedule Report."
  468.  
  469. Let's look at the schedule interactively first.  From the main menu,
  470. scroll the highlight bar to "Schedule Setup" and press ENTER or RETURN.
  471. After a brief pause, the interactive scheduling screen will appear.  Press
  472. "T" - "1" and ENTER or RETURN to select RNs.  Now press "F3" - "1" and
  473. ENTER or RETURN.  The Needs of the Maternity department appear on the
  474. left screen.  Now press "F2".  The display changes to show how many RNs
  475. still need to be scheduled to fullfill the needs.  Press "F2" again,
  476. and a screen showing the number of RNs scheduled in each day/shift will
  477. appear.
  478.  
  479. Now press "F4" - "2" and ENTER or RETURN.  You will see the schedule of
  480. Bob Baccus.  I'll assume that he is scheduled somewhere, although I have
  481. no way of knowing where.  Move the cursor to a day/shift where he is
  482. scheduled.  Read the number in the box to see which department he is
  483. scheduled in.  If this is not the department (ward) shown on the left
  484. part of the screen, change the department by pressing F3, then the number
  485. of the department, then ENTER or RETURN.  Once the department's
  486. information appears on the left side of the screen, there should be a
  487. number underneath the cursor which is at least 1.  Press the "U" key
  488. on the keyboard; you will notice that the number under the left cursor
  489. decrements and the number under the right cursor disappears.  Bob is
  490. now no longer scheduled for that department at that time.
  491.  
  492. Now move the cursor to a box which shows more than one employee scheduled,
  493. if one is available.  Press the "R" key to see a list of the employees
  494. scheduled for that department at that day/shift.  If the list is longer
  495. than the screen, you can use the arrow keys to see the rest.  Press ESC
  496. (escape) to go back to the regular entry.
  497.  
  498. You are now done with the schedule changes.  Press "F5" to save your work
  499. and exit.  After a few seconds, the main menu will appear.
  500.  
  501. REPORTS
  502. -------
  503.  
  504. There are two reports available: The department schedule and the employee
  505. schedule.  These reports show the same information, but from opposite
  506. orientations.
  507.  
  508. Scroll the highlight bar down to "R1: Department schedule report" and
  509. press ENTER or RETURN.  A box appears which asks you to enter a file
  510. name or leave the space blank to go right to the printer.  If you have
  511. a printer connected to your computer, just press ENTER or RETURN.  Otherwise,
  512. type the name of a legitimate DOS file (i.e., "R1.RPT") and press ENTER
  513. or RETURN.  If you select the output to go right to a printer, a list of
  514. possible printers will be displayed for you to choose from.  If the printer
  515. you use does not appear on the list, you can either use the "standard
  516. printer" option or write your own printer "driver."  The manual fully
  517. details how to do this, but if you understand anything about printer drivers,
  518. you can look in the file called "printers.dat" for information on how to
  519. write a driver for the system.  If you use the "standard printer" option,
  520. the report will be functionally the same, but it won't look as nice.
  521.  
  522. When the main menu reappears, scroll the highlight bar to "Employee
  523. Schedule Report" and press ENTER or RETURN.  Run this report in the same
  524. manner as the Department Schedule Report.
  525.  
  526. If you write the reports to a file, you can look at them through your
  527. favorite word processor, TYPE them to the screen, or use the DOS PRINT
  528. command to print the file.
  529.  
  530.  
  531. STORING NOTES TO YOURSELF
  532. -------------------------
  533.  
  534. As a manager, you will often get numerous "special requests"
  535. regarding schedules.  In order to help you keep track of it all,
  536. STAFF-IT! includes a "Notepad" function.  Scroll the highlight bar
  537. to the "Notepad" area of the main menu, then press RETURN or ENTER.
  538. A editable window will appear on your screen in which you may make
  539. notes.  Press ESC to exit the notepad.
  540.  
  541.  
  542. MAKING A BACKUP - HARD DISK USERS ONLY!
  543. ---------------------------------------
  544.  
  545. With all of the work that you put into setting this up, you may want to
  546. make a backup to a floppy disk.  Place a FORMATED floppy disk in drive A,
  547. then scroll to the "Backup data to floppy" selection on the menu.  Press
  548. ENTER or RETURN, and answer "Yes" when asked if there is a floppy in drive
  549. A.  Your data will be backed up to the floppy disk.
  550.  
  551.  
  552. BEGINNING THE NEXT WEEK
  553. -----------------------
  554.  
  555. Let's assume that a new week is about to begin, and that it is time to
  556. set up the schedule.  First of all, we need to eliminate the previous week's
  557. schedule.  To do this, scroll the highlight bar to the "schedule initialize"
  558. area (keep pressing the down arrow, or "page down"; you'll get there
  559. eventually) and press RETURN or ENTER.  When asked "Delete Schedule Data?",
  560. answer "Yes" (by pressing the RETURN or ENTER key).  You are now working
  561. from a "clean slate."
  562.  
  563. Next, you will need to update the department's needs and the employee's
  564. availability.  Also, if any new employees or departments have been added,
  565. you must add those as you did above.  By now, you should be an expert at
  566. this - go to it!
  567.  
  568.  
  569. EXITING STAFF-IT!
  570. -----------------
  571.  
  572. As fun as using STAFF-IT! is, you will eventually want to go home or use
  573. some other software package on your computer.  To save your work and exist,
  574. scroll the highlight bar to the "Update Changes and Exit" function on the
  575. main menu and press ENTER or RETURN.
  576.  
  577. If you have made changes that you would prefer not to keep, then select the
  578. "Quit (Don't save changes)" option.  This will exit STAFF-IT! without saving
  579. the changes that are in memory.  It is important to remember that changes are
  580. automatically saved when you select the "Schedule Setup" or the "Backup to
  581. Floppy" option.
  582.