home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware 1 2 the Maxx / sw_1.zip / sw_1 / DBASE / SCRIBE60.ZIP / SCRIBE.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-04-15  |  7KB  |  136 lines
  1.                         RELATIONAL REPORT SCRIBE
  2.              
  3.             
  4.         Report Scribe requires very little from the user beyond pointing
  5.   at a desired action and hitting the ENTER key. It was designed this way
  6.   from the start. 
  7.   
  8.         The user can choose a report definition he or she has created from   
  9.   the first screen.  The report description is reviewed by moving the
  10.   light bar to the desired report definition and hitting ENTER.  Fields
  11.   from the primary and secondary file, if one was used, are displayed
  12.   along with the active query if one was created for use with the report.
  13.   The report definition can then be run or deleted.  Output can be sent
  14.   to the printer, screen, or to a disk file.  Report parameters and the
  15.   query can be edited before running the report again.
  16.   
  17.   
  18.   CREATING A REPORT DEFINITION FOR THE FIRST TIME:
  19.   
  20.      Report Scribe creates three distinct types of reports. A single file
  21.   report uses just one primary file.  A relational report type one uses both a
  22.   primary and secondary file.  There is one record in the secondary file for
  23.   each primary record.  A relational report type two uses both a primary and
  24.   secondary file.  There are multiple secondary records for each primary record.
  25.   Your data detemines which type of report you will need to create.
  26.   
  27.       Creating a report is essentially the same process for all report types.
  28.   First, the report type is chosen and then report parameters are entered.
  29.   You can control things like the left margin, spaces between printed fields
  30.   on the report, page width, page length, etc.  The only parameter that may
  31.   be confusing to the new user is the subtotal parameter. 
  32.   
  33.       Say, for example,you have a file of customer purchases like ORDER.DBF. 
  34.   It is indexed on customer number and you are trying to total the purchases 
  35.   for each customer and want a a grand total of all purchases.  If you choose 
  36.   the subtotal option on the report parameter screen  Report Scribe will print
  37.   and sum all of the purchases for customer 100, display a subtotal, space,and
  38.   then begin printing and summing the purchases by customer 200 and so forth.
  39.   Create a single file report with the subtotal option for ORDER.DBF.
  40.   Total the QTY and SELL fields for practice.  The subtotal option's use will 
  41.   then become clear.
  42.   
  43.       Report defintions may be saved and edited before they are rerun.  You 
  44.   will be able to make changes to everything contained on the Report Parameters
  45.   screen.  In addition, you will be able to change the query should you decide
  46.   to select a different subset of records for your report.
  47.   
  48.       You choose your primary and secondary files from a scrolling list.  You
  49.   choose the fields you wish to include in the report and total from scrolling
  50.   lists.   Nothing could be easier!  Just remember the following: 
  51.    
  52.   1. A MAXIUM OF 27 FIELDS FROM EACH FILE MAY BE USED IN THE REPORT.
  53.   
  54.   2. THREE CALCULATED FIELDS MAY BE DEFINED PER FILE.
  55.   
  56.   3. MEMO FIELD PROCESSING IS LIMITED TO ONE MEMO FIELD IN A SINGLE FILE
  57.      REPORT.                                               
  58.            
  59.   4. FIELDS APPEAR ON THE PRINTED REPORT IN THE ORDER IN WHICH THEY WERE
  60.      SELECTED.
  61.      
  62.   5. IF YOU DO NOT ENTER A COLUMN HEADING FOR A FIELD THE FIELD NAME WILL
  63.      BE USED AS A COLUMN HEADING ON THE REPORT.
  64.      
  65.   6. IF YOU ARE USING TOTALS, SUBTOTALS, AND/OR CALCULATED FIELDS EXPECT
  66.      YOUR REPORT TO BE WIDER THAN THE WIDTH OF THE SELECTED FIELDS ALONE.
  67.      EXTRA SPACE IS ALLOCATED TO A FIELD BEING TOTALLED AND TO A CALC FIELD
  68.      BEYOND THAT WHICH IS DISPLAYED BY THE FIELD SELECTION SCREEN.
  69.         
  70.   7. WHEN CREATING RELATIONAL REPORTS OR WHEN SELECTING THE SUBTOTAL OPTION 
  71.      BE CERTAIN TO SELECT KEY FIELD OF PRIMARY FILE AS FIRST PRIMARY FIELD
  72.      SELECTED!  (** Very Important **)     
  73.      
  74.   8. PRIMARY & SECONDARY FILE KEYS MUST BE IDENTICAL WHEN CREATING RELATIONAL
  75.      REPORTS.   (** Very Important **)           
  76.      
  77.    
  78.      
  79.  CREATING A MAIL LABEL DEFINITION FOR THE FIRST TIME:     
  80.   
  81.      Report Scribe permits the creation of standard, large, or cheshire
  82.   format mailing labels.  Simply take the Process Mail Label option from 
  83.   the main menu.  You will be asked to choose a primary file and primary
  84.   file index.  Next you will be given the opportunity to query the primary
  85.   file if you desire.  In this manner you can select to filter out certain
  86.   zipcodes or cities according to your preferences and needs.
  87.    
  88.      You will then enter the label module.  Choose the create option from 
  89.  within the label module.  Assign the label file a unique and meaningful name.
  90.  Select the modify contents option.  Press F2 to choose field names for each
  91.  line of the label you wish to create.  Follow the prompts and press F10 when
  92.  you are done.  Be sure to choose the proper format and dimensions from within
  93.  the dimensions selection.
  94.  
  95.       By experimenting with the other options you'll find that you can tag
  96.  select records and print only them if you choose.  You can now print your
  97.  mail labels and recall the new label definition you've just created whenever
  98.  you wish. Just remember the following:  
  99.  
  100.   1. Be certain to choose the proper format and dimension from within the
  101.      dimension option.  You can make adjustments to the default sizes as you
  102.      wish. Maximum label size is 24x60.
  103.    
  104.   2. Create index files keyed on the fields by which you want to order your
  105.      label printout.  If you want labels to be printed in zipcode order then
  106.      be sure to create an index file keyed on zipcode etc.
  107.    
  108.   3. Make use of the test pattern and correct your alignment before beginning
  109.      a large label run. (** Very Important **)
  110.    
  111.   4. Make use of the query builder to select or filter your primary file when
  112.      printing labels if you don't wish to create a label for every record in
  113.      your file.   
  114.    
  115.   5. You can pause and stop printer output with ALT-C if your label run jams
  116.      in the printer.  It's not the most sophisticated way to do so, but it
  117.      certainly works and no harm will be done to your files.  Remember, even
  118.      if you use ALT-C to pause and stop output to the printer the printer will
  119.      only stop after its buffer is empty.
  120.    
  121.   6. A sample label definition (MAIL.LBL) is provided on your diskette.  You
  122.      can experiment with changes and printing by selecting it.  First select
  123.      the Process Mailing Labels option from the report creation menu.  Then
  124.      select MAIL.DBF and MAIL.NDX as your primary file and index.  
  125.       
  126.  
  127.               
  128.    DUPLICATE FIELD CHECKING
  129.  
  130.      Take the Duplicate Record Check option from the Main Menu.  
  131.   Simply select the field or fields for dupe checking.  The report of
  132.   duplicates can be viewed on the screen, sent to a disk file, or the 
  133.   output can be sent to a printer.   
  134.  
  135.   
  136.