home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Business / DR_BUSINESS.BIN / TC_DOCS.EXE / README.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-10-05  |  8KB  |  180 lines
  1.  
  2.                             SYSTEM OVERVIEW
  3. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  4.  
  5. WHAT IS TIME COUNTS
  6. Time Counts is a complete, easy-to-use, Time and Attendance software package.
  7. Installed on a non-dedicated IBM Personal Computer (IBM PC/AT) or compatible,
  8. Time Counts is used to collect, store and report on employee punch data entered
  9. at your PC's keyboard or from an Electronic Time Clock.
  10.  
  11. The employee punches in at the keyboard of your computer or use a magnetic
  12. stripe or bar code badge (similar to a 24-hour bank card) to record punch data
  13. at the time clock by simply swiping the badge through a slot reader on the
  14. time clock.  In and Out times are recorded and the data is stored in the time
  15. clock until the communications link with the (standar serial port) PC is
  16. activated and the data is transferred to the PC.
  17.  
  18. Time Counts will completely automate the data collection process normally used
  19. for labor reporting.  Calculating time from time cards or time sheets will
  20. become a thing of the past.  Employee time will be accumulated automatically as
  21. employees swipe their badges through the time clock and will be placed into
  22. accounting categories such as Regular, Overtime, Doubletime and Vacation time.
  23. Time can be edited, missed punches added and much more.  Reports may be
  24. generated on almost all of the fields giving maximum flexibility.
  25.  
  26.  
  27.                        HOW DOES TIME COUNTS WORK ?
  28. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  29.  
  30. Once the Time Counts software is installed on the hard-drive of your Personal
  31. Computer, the computer will be able to communicate with the time clocks (if
  32. time clocks are used).  Communication is achieved in a number of ways, either
  33. by direct connection, over telephone lines, or using a "multi-drop" terminal
  34. network.  For distances around 200 feet or less, a communications cable may be
  35. run from the serial port (RS-232) of the PC to the data collection terminal.
  36. Longer cable runs of up to 4000 feet may be used when using the optional RS-485
  37. communications option.
  38.  
  39. Telephone communications are used when the time clocks are in remote locations.
  40. A company may have terminals in several buildings, or at several locations
  41. throughout the city.  For this type of communications link, a telephone modem
  42. is installed at the PC and in each remote time clock or at the first terminal
  43. in each remote network.
  44.  
  45. Feature:  Automated Data Collection
  46.  
  47. Benefits: Eliminate preparation, distribution and collection of time cards &
  48.           sheets.
  49.           Eliminate manual calculation of hours.
  50.           Reduce supervisory verification and audit time by 90-95%
  51.           Eliminate duplication of effort by line supervisors and
  52.           payroll personnel.
  53.           Reduce clerical time by 90-95%
  54.  
  55.  
  56.                             SYSTEM OVERVIEW
  57. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  58.  
  59. Once the data is stored in the PC, Time Counts will process the information and
  60. allow you to do the following:
  61.  
  62.   GENERATE REPORTS
  63.  
  64.   * Punch exception reports on missed punches, department errors, shift errors,
  65.     long-lunch, short-lunch, no-lunch, in-early, in-late, out-early, out-late,
  66.     special hours, overtime, premium time, absent, present.
  67.  
  68.   * Employee reports by name, file number, badge number, senority, phone number,
  69.     shift, department, hired/laid-off, and even a custom employee report
  70.     consisting of user defined criteria.
  71.  
  72.     * Work Shift Reports.
  73.  
  74.     * Department Reports.
  75.  
  76.     * Hours by employee (regular, overtime, premium, special and gross) by
  77.       selected time frame.
  78.  
  79.     * Time Card Reports (including both punches and category totals by day,
  80.       week and pay period).
  81.  
  82.     * Department Totals Reports (regular, overtime, premium, special and gross
  83.       dollars by selected time frame).
  84.  
  85.     * Shift Totals Reports (regular, overtime, premium, special and gross
  86.       dollars by selected time frame).
  87.  
  88.     * Time Card Summary Reports (total hours by day and weekly totals as well
  89.       as pay period totals by selected time frame).
  90.  
  91.     * Error Listing Report - run to the printer or to the screen.
  92.  
  93.   EDIT/ADD/DELETE DATA
  94.  
  95.   * Edit missed punches, add hours for sick or vacation time or any of the other
  96.     unlimited accounting categories you wish to utilize.
  97.  
  98.   OUTPUT DATA TO OTHER PROGRAMS
  99.  
  100.   * All Time Counts Reports can be optional sent to an ASCII text file for easy
  101.     transporting or importing into other applications programs such as
  102.     spreadsheet and database management programs.
  103.  
  104.   * Time Counts can optionally generate Payroll Interface Export files.
  105.  
  106. Feature:  Automatic report generation.
  107.  
  108. Benefits: Real-time labor cost information available to management.
  109.           Timely cost information allows management to make informed
  110.           decisions on cost control.
  111.  
  112.  
  113.                             SYSTEM OVERVIEW
  114. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  115.  
  116. POLICY RULES
  117.  
  118. Time Counts will enforce payroll policy by the interpretation of the raw punch
  119. data based on the rules that apply for each employee or group of employees.
  120. Each employee or group of employees that work under different payroll policies
  121. must be assigned to a unique POLICY CODE.  Policy rules are set using Company
  122. Policy parameters that allow the user to "fill in the blanks" that determine
  123. how these policies are applied and how the hours data is calculated.  Simply
  124. put, Policy rules are a set of programming rules determining how we interpret
  125. the employee's data:
  126.  
  127. How do we round time?  If an employee is supposed to begin work at 0730 and
  128. he/she punches at 0725, when do you start paying them?  What do you do if
  129. they punch out late?  Are employees required to punch in and out at meal
  130. times?  Do you want the time deducted automatically if they forget to punch
  131. for meals?  What are the overtime and shift differential rules?  These rules
  132. and many more are applied to the punch data to assure that time is calculated
  133. according to the policies set by the end-user.
  134.  
  135. Feature:  Automatic policy enforcement.
  136.  
  137. Benefits: Fair and impartial treatment of all employees.
  138.           Elimination of unauthorized early arrival and late departure
  139.           payments.
  140.           Elimination of arithmetical errors of calculation.
  141.           Elimination of errors due to misapplication of company policy by
  142.           supervisory staff.
  143.  
  144.  
  145. ACCOUNTING CATEGORIES
  146.  
  147. Accounting categories are "buckets" into which Time Counts accumulates hours and
  148. dollars.  These categories can be either automatic or manual.  Examples of two
  149. possible automatic accumulating categories would be REGULAR and OVERTIME.
  150. Automatic, because the employee punches and the hours automatically accrue in
  151. one or the other of these buckets, depending on the policy rules for that
  152. employee.
  153.  
  154. Time entered for SICK or VACATION would be entered into manual categories
  155. because these hours bear no relation to hours punched at the time clock.
  156. These entries would be made manually at the timecard  editing screen on the PC.
  157.  
  158. Feature:  Automatic allocation of Regular, Overtime, Premium, and Differential
  159.           hours.
  160.  
  161. Benefits: Reduce supervisory audit and verification time.
  162.           Eliminate payroll calculation time.
  163.           Increase accuracy of calculations.
  164.  
  165.  
  166.                           Optional Software Modules
  167. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  168.  
  169. EXPORT/PAYROLL INTERFACE
  170.  
  171. An optional utility which allows for the creation of compatible files for
  172. transfer to payroll systems whether an in-house or outside payroll system is
  173. used.  If we don't have an interface to the payroll system you are presently
  174. using we will write a custom interface for a nominal charge.
  175.  
  176. Feature:  Direct file creation from Time and Attendance to your payroll system.
  177.  
  178. Benefits: Eliminates keypunch of hours data.
  179.           Eliminates Keypunch errors of trasportation, miskeyed information.
  180.