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Text File  |  1993-11-04  |  30KB  |  888 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                           Chapter 9 - Log Maintenance
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        After choosing Log Maintenance on the Main Menu, you can view the:
  9.  
  10.    o Open Shares Log - lists open shares records, from oldest to most recent,
  11.      for a local  security. The gains and  losses are unrealized,  since they
  12.      are based on the current prices.
  13.  
  14.    o Closed  Shares Log  - lists closed  shares records, from  oldest to most
  15.      recent, for a local security. The gains and losses are realized, as they
  16.      are based on the selling prices.
  17.  
  18.    o Distribution  Log  - lists  distribution  records, from  oldest  to most
  19.      recent, for a local security.
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.    Capital Gainz Users Manual                                             9-1
  60.  
  61.  
  62.  
  63.    9.1  Open Shares Log
  64.  
  65.  
  66.        You need to  enter the symbol of  the local security whose open  shares
  67.    records you want to view  at the top of the Open  Shares Log. If  you leave
  68.    this entry  blank, or  enter an  invalid name,  the  Local Security  Lookup
  69.    Table pops up.  This table  is described in  Chapter 6. After  you enter  a
  70.    valid  security symbol, the Open  Shares Log shows the security's name, the
  71.    current date  or  the specified  date  range,  and the  security's  current
  72.    price. The records of shares  bought over the  period and still held as  of
  73.    the current date are sorted in ascending order by date, and show:
  74.  
  75.    o The purchase Date.
  76.  
  77.    o The number of Shares purchased.
  78.  
  79.    o The Open Price (basis price), which is the same as the purchase price if
  80.      the average method is not being used.
  81.  
  82.    o The Open Amount (basis amount), which is the same as the purchase amount
  83.      if the average method is not being used.
  84.  
  85.    o The Open Commission or load.
  86.  
  87.    o The current unrealized Open Gain/Loss.
  88.  
  89.    These values are totaled for the date range at the bottom of the table.
  90.  
  91.        The function keys at the bottom of the screen are:
  92.  
  93.    o Ins:Add - record a purchase.
  94.  
  95.    o Enter:Change - change the highlighted open shares record. 
  96.  
  97.    o Del:Delete - delete the highlighted open shares record.
  98.  
  99.    o Esc:Exit - go to the symbol field, or return to the Log Maintenance Menu
  100.      if you are on the symbol field.
  101.  
  102.    o Ctrl-PgUp:Top - go to the first record.
  103.  
  104.    o Ctrl-PgDn:Bottom - go to the last record.
  105.  
  106.    o F2:Delete Range - delete the displayed range of open shares records. 
  107.  
  108.    o F3:Open  Shares Detail Report -  generate the Open  Shares Detail Report
  109.      for the displayed local security and date range. 
  110.  
  111.    o F4:Goto Symbol - go to the symbol field to enter a different symbol.
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.    Capital Gainz Users Manual                                             9-2
  119.  
  120.  
  121.    9.1.1  Add an Open Shares Record
  122.  
  123.        If you  hit the Ins key  to add an open  shares record,  the Buy Shares
  124.    Form, described in Chapter 6, pops up.
  125.  
  126.        Adding  an  open  shares  record  is  the  same  as  recording a  share
  127.    purchase.  After entering  the purchase, a  price history  record is added,
  128.    and you return to the Open Shares Log with the new record highlighted.
  129.  
  130.    9.1.1.1  Example - Add an Open Shares Record
  131.  
  132.        Say you record the following purchases for Local Symbol TEST:
  133.  
  134.    #    Date    Shares   Price  Amount   Open  
  135.                 Bought                 Commission
  136.    1)  1/01/90  10.0000  4.9000  49.00   1.00     ($5.00 price with 2% load)
  137.    2)  2/01/90   9.0909  5.3900  49.00   1.00     ($5.50 price with 2% load)
  138.    3)  3/01/90  10.5263  4.6550  49.00   1.00     ($4.75 price with 2% load)
  139.  
  140.    o Three  records are added to  the open shares file.  If you add them from
  141.      the Open Shares  Log, the for each one you: hit Ins key, fill in the Buy
  142.      Shares Form, and return to the Open Shares Log.
  143.  
  144.    o Three records are added to the price history file.
  145.  
  146.    o The local security record  has open shares set  to 29.6172, open  amount
  147.      set to $147.00, and open commission set to $3.00.
  148.  
  149.  
  150.    9.1.2  Change an Open Shares Record
  151.  
  152.  
  153.        If you hit the Enter key  to change the highlighted open shares record,
  154.    the Buy Shares Form, described in Chapter 6, pops up.
  155.  
  156.        The  fields in  the Buy  Shares Form  are initialized  to the  record's
  157.    current  values.  You  can change  all of  the  fields except  the security
  158.    symbol.  Even if  the  average  selling method  is being  used,  the actual
  159.    purchase price and amount are displayed and used.
  160.  
  161.    ===>>> When changing  an open shares record,  there is an additional  field
  162.    you can set in the Buy Shares Form:
  163.  
  164.    o (Required) The  Original Amount of the purchase, which  is the amount of
  165.      the purchase without any principal adjustments. This is usually the same
  166.      as the Open  Amount field,  unless any activity  has been recorded  that
  167.      adjusts the principal. If the Amount field is changed manually, then the
  168.      Original Amount field is also changed.
  169.  
  170.        After  changing the  open shares  record,  the  price history  entry is
  171.    deleted and a new one is added, and you  return to the Open Shares Log with
  172.    the changed record highlighted.
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.    Capital Gainz Users Manual                                             9-3
  178.  
  179.  
  180.    9.1.2.1  Example - Change an Open Shares Record
  181.  
  182.        Using the  previous example, say you  change the  second record's Date,
  183.    Price, Amount, and Commission:
  184.  
  185.    #    Date    Shares   Price  Amount   Open      Original
  186.                 Bought                 Commission   Amount
  187.    2)  1/31/90   9.0909  5.5000  50.00   0.00       50.00
  188.  
  189.    o The record is changed in the open shares file.
  190.  
  191.    o The old price history record is deleted, and a new one is added.
  192.  
  193.    o The local security  record is changed, with open  shares set to 29.6172,
  194.      open amount set to $148.00, and open commission set to $2.00.
  195.  
  196.  
  197.    9.1.3  Delete an Open Shares Record
  198.  
  199.        If you hit  the Del key to  delete the highlighted open shares  record,
  200.    the Buy Shares Form, described in Chapter 6, pops up.
  201.  
  202.        The  fields in  the Buy  Shares Form  are  initialized to  the record's
  203.    current  values. Even  if the  average selling  method is  being  used, the
  204.    actual purchase price and amount are displayed and used in the deletion. 
  205.  
  206.        After  deleting the  open shares  record,  the  price history  entry is
  207.    deleted, and you  return to the Open Shares  Log with the record after  the
  208.    deleted record highlighted.
  209.  
  210.    9.1.3.1  Example - Delete an Open Shares Record
  211.  
  212.        Using the previous example, say you delete the second record.
  213.  
  214.    o The record is deleted from the open shares file.
  215.  
  216.    o The price history record is deleted.
  217.  
  218.    o The local security  record is changed, with open shares  set to 20.5263,
  219.      open amount set to $98.00, and open commission set to $2.00.
  220.  
  221.  
  222.    9.1.4  Delete Range of Open Shares Records
  223.  
  224.        The Delete Range function key allows  you to delete the displayed range
  225.    of open shares  records, based on  the previously entered  date range.  You
  226.    will always be prompted for  confirmation, regardless of the Confirm Delete
  227.    global setting, since many records could be affected.
  228.  
  229.        After  the  deletion, you  return  to  the  Log  Maintenance Menu.  The
  230.    corresponding price history entries are not deleted.
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.    Capital Gainz Users Manual                                             9-4
  237.  
  238.  
  239.    9.1.5  Open Shares Detail Report
  240.  
  241.        The Open Shares Detail Report, described in Chapter 14, can  be printed
  242.    for the displayed local security and selected date range.
  243.  
  244.    9.1.6  Goto Symbol
  245.  
  246.        If you hit  the Goto Symbol  function key, you are taken  to the symbol
  247.    entry field at the top  of the table. This is the  same as hitting  the Esc
  248.    key. 
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.    Capital Gainz Users Manual                                             9-5
  296.  
  297.  
  298.  
  299.    9.2  Closed Shares Log
  300.  
  301.  
  302.        You enter  the symbol of  the local security whose  shares you want  to
  303.    view at the  top of the Closed Shares  Log. If you  leave this entry blank,
  304.    or  enter an invalid  name, the  Local Security Lookup  Table pops up. This
  305.    table is described in  Chapter 6. After you enter a valid security  symbol,
  306.    the  Closed Shares Log shows  the security's name  and the  current date or
  307.    the  specified date  range. Closed Shares  records are  sorted in ascending
  308.    order first by the sell date and then by the purchase date, and show:
  309.  
  310.    o The selling Date.
  311.  
  312.    o The number of Shares sold.
  313.  
  314.    o The Sell Price.
  315.  
  316.    o The Sell Amount.
  317.  
  318.    o The Sell Commission or load.
  319.  
  320.    o The realized Sell Gain/Loss. (Or current position for short sales.)
  321.  
  322.    These values are totaled for the date range at the bottom of the table.
  323.  
  324.        The function keys at the bottom of the screen are:
  325.  
  326.    o Ins:Add - record a sale. 
  327.  
  328.    o Enter:Change - change the highlighted closed shares record. 
  329.  
  330.    o Del:Delete - delete the highlighted closed shares record. 
  331.  
  332.    o Esc:Exit - go to the symbol field, or return to the Log Maintenance Menu
  333.      if you are on the symbol field.
  334.  
  335.    o Ctrl-PgUp:Top - go to the first record.
  336.  
  337.    o Ctrl-PgDn:Bottom - go to the last record.
  338.  
  339.    o F2:Delete Range - delete the displayed range of closed shares records. 
  340.  
  341.    o F3:Closed  Shares Detail  Report  - generate  the  Closed Shares  Detail
  342.      Report for the displayed local security and date range.
  343.  
  344.    o F4:Goto Symbol - go to the symbol field to enter a different symbol.
  345.  
  346.    o F5:Apply Holding  Period - the current  value for the holding  period in
  347.      the User Settings Form is applied to the displayed records.
  348.  
  349.    Before changing  or deleting a sale, be sure to carefully read the relevant
  350.    questions and  answers in  Chapter 4. There  are a number  of pitfalls  you
  351.    need to watch out for, especially if you use the averaging sell method.
  352.  
  353.  
  354.    Capital Gainz Users Manual                                             9-6
  355.  
  356.  
  357.        For uncovered  short sales,  the current  position, based  on the  last
  358.    recorded price and date, is shown.
  359.  
  360.    9.2.1  Add a Closed Shares Record
  361.  
  362.        If you hit the Ins key to add  a closed shares record, the  Sell Shares
  363.    Form, described in Chapter 6, pops up.
  364.  
  365.        Adding  closed shares  records is  the  same  as selling  shares. After
  366.    entering the sale,  a price history entry is  added, and you return to  the
  367.    Closed Shares Log with the first new record highlighted.
  368.  
  369.    9.2.1.1  Example - Add a Closed Shares Record
  370.  
  371.        Say you recorded the following purchases for Local Symbol TEST:
  372.  
  373.      Date    Shares   Price  Amount   Open  
  374.              Bought                 Commission
  375.     1/01/90  10.0000  4.9000  49.00   1.00 
  376.     2/01/90   9.0909  5.3900  49.00   1.00 
  377.     3/01/90  10.5263  4.6550  49.00   1.00 
  378.  
  379.    and then executed a  sale of 15 Shares at a Price of $5.292, using the FIFO
  380.    Sell Method. The closed shares records created are:
  381.  
  382.      Date    Shares   Price  Amount  Close    Open   Open   Open
  383.              Sold                    Comm     Date   Basis  Comm
  384.     1/15/91  10.0000  5.2920  52.92  0.00   1/01/90  49.00  1.00
  385.     1/15/91   5.0000  5.2920  26.46  0.00   2/01/90  26.95  0.55
  386.  
  387.    and the remaining open shares records are:
  388.  
  389.      Date    Shares   Price  Amount  Open  
  390.              Bought                Commission
  391.     2/01/90   4.0909  5.3900  22.05  0.45
  392.     3/01/90  10.5263  4.6550  49.00  1.00
  393.  
  394.    o Two records are added to the closed shares file.
  395.  
  396.    o One record is added to the price history file.
  397.  
  398.    o One open shares record is removed, and one is changed.
  399.  
  400.    o The local  security record is changed, with open  shares set to 14.6172,
  401.      open amount set to $71.05, and open commission set to $1.45.
  402.  
  403.  
  404.    9.2.2  Change a Closed Shares Record
  405.  
  406.  
  407.    ===>>>  If you hit the  Enter key to  change the  highlighted closed shares
  408.    record, the Sell Shares  Form, described in Chapter  6, pops up. Unless the
  409.    changes are  minor, you're  usually better off  unselling, then  reselling,
  410.    shares.
  411.  
  412.  
  413.    Capital Gainz Users Manual                                             9-7
  414.  
  415.  
  416.        The fields  in the Sell  Shares Form  are initialized  to the  record's
  417.    current  values. You  can  change all  of the  fields  except  the security
  418.    symbol. The selling method is not stored in  the closed shares record,  and
  419.    thus is not even displayed.
  420.  
  421.    ===>>> When changing a closed shares  record, there is an  additional field
  422.    you can set in the Sell Shares Form:
  423.  
  424.    o (Required)  The  Status  of the  sale:  long  term  (LTERM), short  term
  425.      (STERM),  or short  sale  (SSELL). Remember  that  since the  long  term
  426.      holding period  can vary, the  status of a  sale is determined  when the
  427.      sale is recorded. The status  is saved in the closed shares  record, and
  428.      closed  shares records  are not  affected by  changes  in the  long term
  429.      holding period.
  430.  
  431.    There is a also panel to the right of the Sell Shares Form that  shows open
  432.    shares information  for the  closed shares  record. This  is not  displayed
  433.    when adding  a  sale, since  multiple closed  shares  may  be created.  The
  434.    fields in this panel are:
  435.  
  436.    o The Date of the purchase.
  437.  
  438.    o The purchase Price.
  439.  
  440.    o The actual purchase Amount.
  441.  
  442.    o The purchase Commission.
  443.  
  444.    o The  Basis used  for  the sale.  Except for  the  averaging method,  the
  445.      purchase amount and the purchase basis are the same.
  446.  
  447.    o The Original Amount of the purchase, which is the amount of the purchase
  448.      without any principal adjustments applied.
  449.  
  450.    ===>>> To get  to this panel, use the  Open Information key.  You should be
  451.    careful when changing the open amount  or basis. These two are equal unless
  452.    you  used  the  average selling  method.  If you  are  using  the averaging
  453.    selling method, all open  and closed shares  records are used to  determine
  454.    the price  when you execute a sale.  Modifying a sale that used the average
  455.    selling  method  affects  any later  sales.  Thus,  if  you  are  using the
  456.    averaging method, you should delete/unsell all  sales from the most  recent
  457.    to the one you  want to change, make your  changes, and then re-execute the
  458.    sales in order.
  459.  
  460.        After  changing the  closed shares record,  the price  history entry is
  461.    deleted and  a new one is  added, and you return  to the Closed Shares  Log
  462.    with the changed record highlighted.
  463.  
  464.    9.2.2.1  Example - Change a Closed Shares Record
  465.  
  466.        Using the previous example, say you change the records' Dates:
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.    Capital Gainz Users Manual                                             9-8
  473.  
  474.  
  475.      Date    Shares   Price  Amount  Close    Open   Open   Open
  476.              Sold                    Comm     Date   Basis  Comm
  477.     1/31/91  10.0000  5.2920  52.92  0.00   1/01/90  49.00  1.00
  478.     1/31/91   5.0000  5.2920  26.46  0.00   2/01/90  26.95  0.55
  479.  
  480.    o The records are changed in the closed shares file.
  481.  
  482.    o The old price history record is deleted, and a new one is added.
  483.  
  484.    o It's rarely  a  good idea  to change  much in  the  closed shares  file.
  485.      Unselling the shares and re-executing the sale is a better approach.
  486.  
  487.  
  488.    9.2.3  Delete a Closed Shares Record
  489.  
  490.        If you  hit the Del key to delete the highlighted closed shares record,
  491.    the Sell Shares Form, described in Chapter 6, pops up.
  492.  
  493.        The fields  in the  Sell Shares  Form are initialized  to the  record's
  494.    current  values. A  panel with open  information is  also displayed. Before
  495.    the record is deleted, you can choose to 'unsell' the shares.
  496.  
  497.    ===>>> 'Unselling'  closed  shares  records means  that the  original  open
  498.    share information is added back to  the Open Shares File. Since open shares
  499.    notes are  not saved in closed shares records, a default  note of UNSOLD is
  500.    attached  to  the  open shares  records recreated.  Be  sure to  unsell all
  501.    closed shares records  created by the sale, using the Delete Range function
  502.    after restricting  the displayed  records by  a  date range  from the  Main
  503.    Menu. 
  504.  
  505.        If  you choose not  to unsell  the shares, the  closed shares record is
  506.    simply deleted.
  507.  
  508.        When sold shares records are unsold,  Capital Gainz tries to  recombine
  509.    the shares with  any existing open  shares records. For  instance, say  you
  510.    sold 100  shares from  a purchase  of 200  shares, which  changed the  open
  511.    shares record to only have  100 shares. If you then  unsold the 100 shares,
  512.    Capital Gainz will combine  the 100 shares  with the remaining open  shares
  513.    record to  recreate the  original purchase. Unsold  records are  recombined
  514.    with open shares records when the symbol, date, and price match.
  515.  
  516.        After  deleting the  closed shares record,  the price  history entry is
  517.    deleted, and you return to the Closed  Shares Log with the record after the
  518.    deleted record highlighted.
  519.  
  520.    ===>>> You shouldn't permanently  delete closed shares  records, since they
  521.    are used in  performance calculations. Also, if  you are using the  average
  522.    selling method,  all open and  closed shares records are  used to determine
  523.    the price when you execute a sale.
  524.  
  525.    9.2.4  Delete Range of Closed Shares Records
  526.  
  527.        The Delete Range function key allows you to delete the displayed  range
  528.    of closed shares  records, based on the  previously entered date range. You
  529.    will always be prompted for  confirmation, regardless of the Confirm Delete
  530.  
  531.    Capital Gainz Users Manual                                             9-9
  532.  
  533.  
  534.    global setting,  since many records  could be  affected. You  will also  be
  535.    given the  option of  unselling the shares,  as described  in the  previous
  536.    section.
  537.  
  538.        After  the  deletion, you  return  to  the  Log  Maintenance Menu.  The
  539.    corresponding price history entries are not deleted.
  540.  
  541.    ===>>> You shouldn't  permanently delete closed shares records, since  they
  542.    are  used in performance  calculations. Also, if you  are using the average
  543.    selling method, all  open and closed  shares records are used  to determine
  544.    the price when you execute a sale.
  545.  
  546.    9.2.4.1  Example - Delete/Unsell Closed Shares Records
  547.  
  548.        Using  the previous  example,  let's  delete/unsell the  closed  shares
  549.    records in order to  change the selling price.  In this example, this could
  550.    easily  be done  by simply  changing the  two records.  But,  if this  sale
  551.    affected  a large number of purchases, and thus  created many closed shares
  552.    records,  unsell/reselling  is  easier.  To  delete/unsell  the two  closed
  553.    shares records,  specify a  date range  of 1/31/91  to 1/31/91  on the  Log
  554.    Maintenance Menu, bring up the Closed  Shares Log, and use the Delete Range
  555.    key. Answer YES to the unsell question. 
  556.  
  557.    o The open information  from the  closed shares records  will be  combined
  558.      with  the remaining  open shares  records. The  net result  is  that the
  559.      closed shares records  are deleted,  and the three  open shares  records
  560.      that you had before the sale are restored.
  561.  
  562.    o The price history record for the selling date is not deleted (since this
  563.      is a range delete).
  564.  
  565.    o The local security record is changed  back to its pre-sale values,  with
  566.      open  shares  set  to 29.6172,  open  amount set  to  $147.00,  and open
  567.      commission set to $3.00.
  568.  
  569.    You can now re-execute the sale at the correct price.
  570.  
  571.    9.2.5  Closed Shares Detail Report
  572.  
  573.        The Closed  Shares  Detail Report,  described  in  Chapter 14,  can  be
  574.    printed for the displayed security and selected date range.
  575.  
  576.    9.2.6  Goto Symbol
  577.  
  578.        If  you hit the Goto Symbol  function key, you  are taken to the symbol
  579.    entry  field at the  top of the table.  The is the same  as hitting the Esc
  580.    key.
  581.  
  582.    9.2.7  Apply Holding Period
  583.  
  584.        The holding period is  originally applied and recorded  at the time  of
  585.    sale since this value could vary from year to year.
  586.  
  587.        If  you had  an incorrect  value  for the  holding  period in  the User
  588.    Settings  form at the  time you  recorded a sale, change  it and then apply
  589.  
  590.    Capital Gainz Users Manual                                            9-10
  591.  
  592.  
  593.    the new  value to  the displayed  range of  closed shares records  with the
  594.    Apply  Holding Period  function. The  holding  periods  of the  records are
  595.    determined based on the current setting.
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.    Capital Gainz Users Manual                                            9-11
  650.  
  651.  
  652.  
  653.    9.3  Distribution Log
  654.  
  655.  
  656.        You enter the symbol of the  local security whose distribution  records
  657.    you want  to view at  the top of  the Distribution  Log. If you  leave this
  658.    entry  blank, or  enter an invalid  name, the  Local Security  Lookup Table
  659.    pops up. This  table is  described in Chapter  6. After you  enter a  valid
  660.    security  symbol, the  Distribution Log shows  the security's  name and the
  661.    current date  or the  specified date  range. The  distribution records  are
  662.    sorted in ascending order by date, and show:
  663.  
  664.    o The distribution Date.
  665.  
  666.    o The Type of distribution.
  667.  
  668.    o The Amount of the distribution.
  669.  
  670.    o The Per Share amount of the distribution.
  671.  
  672.    These values are totaled for the date range at the bottom of the table.
  673.  
  674.        The function keys at the bottom of the screen are:
  675.  
  676.    o Ins:Add - record a distribution. 
  677.  
  678.    o Enter:Change - change the highlighted distribution record.
  679.  
  680.    o Del:Delete - delete the highlighted distribution record. 
  681.  
  682.    o Esc:Exit - go to the symbol field, or return to the Log Maintenance Menu
  683.      if you are on the symbol field.
  684.  
  685.    o Ctrl-PgUp:Top - go to the first record.
  686.  
  687.    o Ctrl-PgDn:Bottom - go to the last record.
  688.  
  689.    o F2:Delete Range - delete the displayed range of distribution records. 
  690.  
  691.    o F3:Distribution Detail Report - generate the Distribution Detail  Report
  692.      for the displayed local security and date range. 
  693.  
  694.    o F4:Goto Symbol - go to the symbol field to enter a different symbol.
  695.  
  696.    o F5:Recalc Per Share - recalculate the per share values for the displayed
  697.      records.
  698.  
  699.  
  700.    9.3.1  Add a Distribution Record
  701.  
  702.        If you  hit the  Ins  key to  add  a  distribution record,  the  Record
  703.    Distribution Form, described in Chapter 6, pops up.
  704.  
  705.        Adding a distribution record is the  same as recording a  distribution.
  706.    After  entering the distribution, a  price history entry  is added, and you
  707.  
  708.    Capital Gainz Users Manual                                            9-12
  709.  
  710.  
  711.    return to the Distribution Log with the new record highlighted.
  712.  
  713.    9.3.1.1  Example - Add a Distribution Record
  714.  
  715.        Say you record the following distributions for Local Symbol TEST:
  716.  
  717.         Date    Type     Amount  Per Share
  718.    1)  1/01/90  DIV      2.40       0.24 
  719.    2)  7/01/90  LTCG     0.59       0.03
  720.  
  721.    o Two records  with distribution information are added to the distribution
  722.      file.  If these distributions were reinvested, two records would also be
  723.      added to the open shares file.
  724.  
  725.    o Two records containing  per share information for the  distributions are
  726.      added to the price history file.
  727.  
  728.  
  729.    9.3.2  Change a Distribution Record
  730.  
  731.        If  you  hit the  Enter  key  to  change  the highlighted  distribution
  732.    record, the Record Distribution Form, described in Chapter 6, pops up.
  733.  
  734.        The  fields in  the Record  Distribution  Form  are initialized  to the
  735.    record's  current values.  You can  change  all of  the fields  except  the
  736.    security symbol.
  737.  
  738.    ===>>>  For  changes  to  return  of  principal,  bond  discount,  and bond
  739.    amortization records,  related  open share  amounts  are  not adjusted.  To
  740.    change return of  principal and bond discount or amortization  adjustments,
  741.    you  can  manually change  the  open  shares  records,  since the  original
  742.    purchase amount is maintained in the Original Amount field.
  743.  
  744.        After  changing the  distribution record,  the price  history  entry is
  745.    deleted and a  new one  is added, and  you return  to the Distribution  Log
  746.    with the changed record highlighted.  
  747.  
  748.    9.3.2.1  Example - Change a Distribution Record
  749.  
  750.        Using the previous example, say you  change the second record's  amount
  751.    and per share:
  752.  
  753.         Date    Type     Amount  Per Share
  754.    2)  7/01/90  LTCG      5.73       0.30
  755.  
  756.    o The record is changed in the distribution file.
  757.  
  758.    o The old price history record is deleted, and a new one is added for this
  759.      per share/date.
  760.  
  761.    o If you reinvested this distribution, you'll also need to adjust the open
  762.      shares record created.
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.    Capital Gainz Users Manual                                            9-13
  768.  
  769.  
  770.    9.3.3  Delete a Distribution Record
  771.  
  772.        If you hit the  Del key to delete the highlighted distribution  record,
  773.    the Record Distribution Form, described in Chapter 6, pops up.
  774.  
  775.        The  fields in  the Record  Distribution  Form  are initialized  to the
  776.    record's current values. 
  777.  
  778.    ===>>>   When  deleting  return  of  principal,  bond  discount,  and  bond
  779.    amortization  records, related  open  share  amounts are  not adjusted.  To
  780.    change return of principal and bond  discount or amortization  adjustments,
  781.    you  can  manually change  the  open  shares  records,  since the  original
  782.    purchase amount is maintained in the Original Amount field.
  783.  
  784.        After  deleting the  distribution record,  the  price history  entry is
  785.    deleted, and you return  to the Distribution Log  with the record after the
  786.    deleted record highlighted.
  787.  
  788.    ===>>>  You shouldn't permanently  delete distribution  records, since they
  789.    are used in performance calculations. 
  790.  
  791.    9.3.3.1  Example - Delete a Distribution Record
  792.  
  793.        Using the previous example, say you delete the second record.
  794.  
  795.    o The record is deleted from the distribution file.
  796.  
  797.    o The price history record is deleted.
  798.  
  799.    o If you reinvested this distribution, you'll also need to delete the open
  800.      shares record created.
  801.  
  802.  
  803.    9.3.4  Delete Range of Distribution Records
  804.  
  805.        The Delete Range function key allows you to delete the  displayed range
  806.    of distribution  records, based on the  previously entered  date range. You
  807.    will always be prompted for  confirmation, regardless of the Confirm Delete
  808.    global setting, since many records could be affected.
  809.  
  810.        For  any  return  of  principal, bond  discount,  or  bond amortization
  811.    records in the range, the basis of affected open shares is not adjusted.
  812.  
  813.        After  the  deletion, you  return  to  the  Log  Maintenance Menu.  Any
  814.    corresponding price history entries are not deleted.
  815.  
  816.    ===>>>  You shouldn't permanently  delete distribution  records, since they
  817.    are used in performance calculations. 
  818.  
  819.    9.3.5  Distribution Detail Report
  820.  
  821.        The  Distribution Detail  Report,  described  in  Chapter  14,  can  be
  822.    printed for the displayed local security and selected date range.
  823.  
  824.  
  825.  
  826.    Capital Gainz Users Manual                                            9-14
  827.  
  828.  
  829.    9.3.6  Goto Symbol
  830.  
  831.        If you hit the  Symbol function key, you are  taken to the symbol entry
  832.    field at the top of the table. This is the same as hitting the Esc key. 
  833.  
  834.    9.3.7  Recalc Per Share
  835.  
  836.        The Recalc  Per Share function  key exists to  easily correct a  common
  837.    mistake.  Some  users don't  understand what  the  Per Share  field on  the
  838.    Distribution Form is for,  and set it  to the reinvestment price.  When its
  839.    meaning  becomes clear, there's  already a  number of  incorrectly recorded
  840.    distributions.   This  function   will   go   through  the   distributions,
  841.    recalculating  the per share  values and updating the distribution records.
  842.    The calculated  values may  not be exact,  but will  be very close.  To get
  843.    exact  values,  you  must  enter  the  figures  from  your  statements. The
  844.    recalculation process is slow, but it's easier than doing it by hand.
  845.  
  846.    9.3.7.1  Accuracy
  847.  
  848.        To determine the accuracy of this feature, I executed it against  three
  849.    years of data  for: a stock  that pays  quarterly dividends,  and a  mutual
  850.    fund   that   pays   monthly   dividends   and   bi-annual  capital   gains
  851.    distributions.  As  expected,  the  results  from  recalculating the  stock
  852.    exactly  matched the  actual values. The  results from  the 42 distribution
  853.    log entries for the mutual fund varied, but not by much:
  854.  
  855.    o The  total per share figure  calculated when not  accounting for partial
  856.      dividends  differed  from the  actual total  by  less than  3.5% (3.2028
  857.      actual, 3.0919 calculated).  When partial periods  were considered,  the
  858.      difference  was less than 1.4% (3.2028 actual, 3.2460 calculated). For a
  859.      three year period, these differences are insignificant.
  860.  
  861.    o Only  2 per  share  values calculated  differed more  than 10%  from the
  862.      actual values when not  accounting for partial periods. This  figure was
  863.      reduced  to  1  when  partial   periods  were  considered.  The  largest
  864.      difference in both cases occurred  on the distribution paid on the large
  865.      initial investment made near the end of the month.
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.    Capital Gainz Users Manual                                            9-15
  886.  
  887.  
  888.