Nov²m trendem v aktivitßch mnoha firem je elektronizace komunikace s obchodnφmi partnery a dodavateli. Hlavnφm d∙vodem pro implementaci modul∙ usnad≥ujφcφch v²m∞nu dokument∙ je sni₧ovßnφ transakΦnφch nßklad∙, zrychlenφ transakce ve vÜech jejφch fßzφch a v²razn² nßr∙st bezpeΦnosti a p°ehlednosti komunikace.
ProΦ?
P°i pohledu na souΦasn² stav komunikace mezi nakupujφcφ a prodßvajφcφ stranou v rßmci dodavatelsko-odb∞ratelskΘho vztahu Φlov∞ka i minimßln∞ znalΘho dneÜnφch technologick²ch mo₧nostφ napadß otßzka: ProΦ tak slo₧it∞?
V prvotnφ fßzi informaΦnφ systΘm nakupujφcφho podniku inteligentn∞ vygeneruje nßkupnφ po₧adavek a p°φpadn∞ rovnou vystavφ objednßvku na pot°ebnΘ zbo₧φ. Data tΘto objednßvky jsou pak ulo₧ena v elektronickΘ form∞ v databßzi informaΦnφho systΘmu firmy. Stßle vÜak jeÜt∞ najdeme spoustu mφst, v nich₧ p°etrvßvajφ tradiΦnφ metody, a ·loha lidskΘho faktoru (nßkupΦφho), kter² vstupuje do hry, spoΦφvß v tom, ₧e tuto objednßvku v rßmci tradiΦnφch postup∙ "zhmotnφ na papφr", nechß ji firmou kolovat ve schvalovacφ procedu°e a nakonec ji nap°φklad zalo₧φ do faxu a poÜle dodavateli.
Prodejnφ referent u dodavatele pak vezme objednßvku z faxu a ruΦn∞ ji p°epφÜe do vlastnφho informaΦnφho systΘmu. Data jsou p°itom v tento okam₧ik p°evßd∞na zp∞t do datovΘho formßtu, ze kterΘho v okam₧iku generovßnφ poptßvka vzeÜla. ╚asov∞ to p°edstavuje dohromady minimßln∞ 20 minut lidskΘ prßce. K t∞mto nßklad∙m p°ipoΦt∞me cenu papφru, tisku a spojov²ch poplatk∙ na komunikaci. Pr∙m∞rnΘ nßklady na otoΦku jednoho dokumentu Φinφ p°ibli₧n∞ 40 korun a ve st°edn∞ velkΘm podniku pak dochßzφ k realizaci cca 4000 nßkup∙ roΦn∞. Je nutno takΘ dodat, ₧e krom∞ dokumentu samotnΘ objednßvky obvykle stejn²m procesnφm koleΦkem putujφ takΘ dokumenty poptßvky, nßslednΘ nabφdky, potvrzenφ objednßvky, faktury, dodacφ listy - co₧ Φinφ 24 000 dokument∙ za rok p°i celkov²ch nßkladech ve v²Üi 960 000 korun.
A p∞t lidφ mß cel² rok co d∞lat.
èlo by to i jinak
InformaΦnφ systΘm odb∞ratele vygeneruje objednßvku a podle firmou nadefinovan²ch systΘmov²ch pravidel ji v elektronickΘ form∞ p°edlo₧φ odpov∞dn²m pracovnφk∙m ke schvßlenφ.
Po ukonΦenφ schvalovacφho procesu, co₧ neznamenß nic jinΘho ne₧ rychlΘ p°ipojenφ elektronick²ch podpis∙, je objednßvka automaticky p°evedena na obecn∞ uznßvan² XML formßt slou₧φcφ pro elektronickou v²m∞nu dokument∙, zaÜifrovßna a v datovΘ podob∞ odeslßna k p°φsluÜnΘmu dodavateli. Op∞t se automaticky ov∞°φ elektronick² podpis odb∞ratele, objednßvka je deÜifrovßna a naΦtena do informaΦnφho systΘmu dodavatele.
InformaΦnφ systΘm dodavatele pak na zßklad∞ porovnßnφ skladov²ch zßsob a p°ijatΘ objednßvky automaticky vygeneruje potvrzenφ objednßvky a naprosto analogickou cestou ji doruΦφ objednateli.
Stejn²m zp∙sobem jsou pak komunikovßny a p°edßvßny ostatnφ obchodnφ dokumenty - tj. poptßvka, nabφdka, faktura, p°φp. dodacφ list.
ProblΘmy
Toto modernφ technologickΘ °eÜenφ administrativy spojenΘ s nßkupnφm procesem mß v souΦasnΘ dob∞ n∞kolik p°ekß₧ek, kterΘ jsou ΦßsteΦn∞ technickΘho charakteru a ΦßsteΦn∞ za n∞ mohou sami lidΘ.
Z technickΘho hlediska lze ve v²Üe popsanΘm procesu nalΘzt tyto hlavnφ problΘmy: r∙znorodß struktura a formßt dat dokument∙ v jednotliv²ch informaΦnφch systΘmech, nejednoznaΦnß identifikace polo₧ek objednßvky - pou₧φvßnφ r∙zn²ch Φφselnφk∙ sortimentu Φi bezpeΦnost a pr∙kaznost elektronickΘho p°enosu dat vn∞ informaΦnφho systΘmu.
Tyto mo₧nΘ problΘmy jsou vÜak technologicky a systΘmov∞ °eÜitelnΘ, a to nikoli v teoretickΘ rovin∞ nßkladn²ch a komplikovan²ch opat°enφ, ale v konkrΘtnφ podob∞ soustavy aplikacφ B2Net E-DOCUMENT. Bezesporu velmi d∙le₧itou roli vÜak hraje lidsk² faktor v podob∞ p°irozenΘho odporu ke zm∞nßm zab∞hnutΘho stylu prßce.
Nabφzφ se °eÜenφ
SystΘm B2Net E-DOCUMENT p°edklßdß komplexnφ °eÜenφ elektronickΘ v²m∞ny dokument∙ v nßkupnφm procesu. B2Net se sklßdß z n∞kolika modul∙: ERP connector (zajiÜ¥uje datovΘ propojenφ systΘmu B2Net s internφm informaΦnφm systΘmem u₧ivatele a vzßjemnΘ p°edßvßnφ dat jednotliv²ch dokument∙); Internφ workflow (pokud vnit°nφ informaΦnφ systΘm neumo₧≥uje sledovßnφ vnit°nφho toku dokument∙, zajiÜ¥uje jej tato funkce, a to vΦetn∞ schvalovacφch procedur, podle nadefinovan²ch kritΘriφ modul umo₧≥uje elektronicky schvßlit dokument k realizaci nßkupu); XML p°ekladaΦ (zajiÜ¥uje transformaci jednotliv²ch dokument∙ z/na libovolnΘ XML schΘma); Elektronick² podpis a Üifrovßnφ (umo₧≥uje p°ipojit i verifikovat elektronick² podpis a Üifrovat/deÜifrovat dokument pro jeho bezpeΦn² p°enos elektronickou cestou); Elektronick² p°enos dat (zajiÜ¥uje p°edßnφ zaÜifrovanΘho dokumentu dle urΦenΘho protokolu - POP3/SMTP, HTTP, FTP - na u₧ivatelem definovanou e-mailovou adresu) a modul Transformace dokumentu na e-mail nebo fax umo₧≥ujφcφ komplexnφ automatizaci komunikace i s partnery, kte°φ jeÜt∞ nejsou p°ipraveni pro elektronickou v²m∞nu dokument∙ (prost°ednictvφm transformace dokument∙ do e-mailovΘ zprßvy nebo faxovΘho formßtu).
Zßv∞rem
╪eÜenφ B2Net umo₧≥uje elektronicky propojit tΘm∞° libovolnΘ informaΦnφ systΘmy a zajistit v²m∞nu standardnφch obchodnφch dokument∙ mezi nimi. B2Net zßrove≥ °eÜφ i automatizaci konvenΦnφ komunikace, jako je odesφlßnφ dokument∙ formou e-mail∙ a fax∙.
Po aplikaci systΘmu B2Net m∙₧eme oΦekßvat (v jednoznaΦn∞ definovanΘm ΦasovΘm obdobφ) 50% snφ₧enφ transakΦnφch nßklad∙ spojen²ch s nßkupnφm procesem a tokem dokument∙, zrychlenφ dodavatelsko-odb∞ratelskΘ komunikace a z toho vypl²vajφcφ mo₧nost snφ₧enφ stavu zßsob, snφ₧enφ chybovosti p°i p°edßvßnφ obchodnφch dokument∙ a zv²Üenφ administrativnφ p°ehlednosti obchodnφ komunikace.
Pavel FßΦek
B2Net E-DOCUMENT
Komplexnφ °eÜenφ elektronickΘ v²m∞ny dokument∙ v nßkupnφm procesu.
HardwarovΘ nßroky: Pentium II, 300 MHz, minimßln∞ 64 MB RAM, HDD - p°i instalaci cca 15 MB, pr∙b∞₧n∞ se velikost databßzφ zv∞tÜuje v zßvislosti na Φetnosti komunikace.
SoftwarovΘ nßroky: Windows 95 OSR 2 nebo vyÜÜφ, IE 4.0 a vyÜÜφ.
V²robce: Gresham & Clark, s. r. o., souΦßst skupiny ╚esk² Web, a. s. (www.gresham.cz, www.ceskyweb.com).
