home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Chip 1999 January / Chip_1999-01_cd.bin / ctenari / Trejbal / FAKTURY < prev    next >
Text File  |  1999-12-31  |  17KB  |  306 lines
  1.  
  2. FAKTURACE  A  DODACI  LISTY                               TS 7831 PD 1849
  3.  
  4.  
  5. Podrobny navod k instalaci a praci s programem
  6.  
  7. -------------------------------------------------------------------------
  8.  
  9. START FAKTURACE A DODACICH LISTU
  10.  
  11. V hlavni  obrazovce KOMPLETNI  FAKTURACE tohoto  modulu jsou  k dispozici
  12. nasledujici spinace a volby :
  13.  
  14. TVORBA dokumentu - v  ramci tohoto  menu lze zvolit, ktery dokument chceme
  15. vytvorit, vytisknout, ulozit a  zanest do  prislusnych seznamu a databazi.
  16. Lze zde  tvorit nasledujici  doklady :  Faktura vydana, Dodaci list, Kniha
  17. faktur, Zalohova faktura, Storno faktura, Dobropis.
  18.  
  19. VKLADANI A OPRAVY DAT - toto menu vyuzijeme v pripade, kdy nemame v umyslu
  20. prave vydavat  napr. fakturu,  ale potrebujeme si predem pripravit texty a
  21. cenove sazby  za jednotlive prace, zanest do databaze nove odberatele nebo
  22. naplnit sklad  novou davkou vyrobku. Tyto operace s vyjimkou skladu (ktery
  23. se zaklada hned pri prvnim startu fakturace a ktery ma sve vlastni doklady
  24. - prijemky, vydejky, prevodky,  seznamy atd.)  jsou pristupne i pri tvorbe
  25. dokumentu. Casto  vsak byva  vhodne si  jednotlive datove  polozky predem
  26. pripravit. K tomu slouzi spinace : Vyrobky na skladech (kompletni skladova
  27. evidence s  doklady - napoveda na  klavese F1 po vstupu do skladu), Prace,
  28. texty a  ceny (databaze  textu, mernych  jednotek a  cen podle  kodu pro
  29. zrychleni vyplnovani opakujicich se textu v dokladech), Odberatele (firmy,
  30. bankovni spojeni a osoby - seznam firem - napoveda na klavese F1 po vstupu
  31. do Odberatele).
  32.  
  33. HLEDANI a opravy dokumentu - vsechny vydane doklady jsou pristupne v ramci
  34. databazi nebo samostatnych textovych  souboru pod  jednotlivymi pracovnimi
  35. adresari tohoto systemu. Vyhledavani  je mozne  primo podle  cisla dokladu
  36. nebo podle jakehokoliv textu,  cisla ci  casti slova obsazeneho v dokladu,
  37. kdy system prohleda a vypise vsechny dokumenty,ve kterych byl hledany udaj
  38. nalezen. Ty jsou vypsany do seznamu,z nehoz lze kliknutim mysi nebo pomoci
  39. klavesnice vybrat  doklad, ktery  nas zajima.  Tento doklad  se nacte  do
  40. prohlizece a  lze jej  tisknout na tiskarne v  libovolnem kodovani ceskeho
  41. jazyka. Opravy  dokumentu je  treba provadet  po peclive  rozvaze (u
  42. zaplacenych faktur se opravy nedaji jiz provadet vubec).Dokumenty je mozne
  43. primo v  ramci konkretniho  dokladu prepsat ci opravit  (urceno pro drobne
  44. preklepy pri vyplnnovani - stav databazi se po prepisu nemeni) nebo smazat
  45. (pokud jsme vyplnili chybne  vyrobky ci ceny a mame v umyslu doklad tohoto
  46. cisla vytvorit znovu a  korektne -  polozky z  databazi se  vrati zpet  do
  47. skladu apod.).  Hledat a  opravovat lze  nasledujici dokumenty  : Faktury
  48. vydane, Dodaci listy, Zalohove faktury, Storno faktury, Dobropisy.
  49. V ramci  hlavni obrazovky  KOMPLETNI FAKTURACE   je  k dispozici  udaj o
  50. posledni vydane fakture v rozsahu cislo,odberatel, datum, castka a moznost
  51. editace udaju o nasem bankovnim spojeni spinacem <BANKA>. Spinacem <KONEC>
  52. se modul fakturace opousti..
  53.  
  54. --------------------------------------------------------------------------
  55.  
  56. FAKTURA VYDANA - ZAHLAVI
  57.  
  58. Do teto  obrazovky jsme  vstoupili po  volbe Tvorba  dokumentu -  Faktura
  59. vydana. Zde  je treba  vyplnit hlavicku  nasi faktury  tak, aby odpovidala
  60. skutecnosti. K tomu slouzi jednotlive kolonky a spinace teto obrazovky.
  61.  
  62. Faktura cislo:   -  zde se  objevi cislo  faktury, ktera je nyni  na rade.
  63. Sklada se z dvojcisli roku (zleva) a poradoveho cisla dokladu.Pokud chcete
  64. vlozit jine  cislo, nez  je prave  na rade,  staci vlozit  poradove cislo
  65. dokladu a rok se dolpni automaticky. Existujici cisla faktur nelze vkladat
  66. -faktury jiz  existuji. Pokud  vlozite jine  cislo, nez  odpovida poradi a
  67. potvrdite volbu "Pokracovat v cislovani dokladu od tohoto cisla",budou mit
  68. vsechny dalsi doklady nasledna poradova cisla.
  69.  
  70. Konstantni symbol: - konstantni symmbol v rozsahu ctyr znaku, odpovidajici
  71. zamereni firmy.
  72.  
  73. Datum vystaveni: - vyplnuje se automaticky pri vstupu do obrazovky. Lze je
  74. prepsat. Splatnost  je nastavena  na 14  dni -  lze ji  samozrejme menit,
  75. pripadne primo prepsat datum splatnosti.
  76.  
  77. Forma uhrady:  - stejne  tak jako "doprava:" sdruzuje  seznam moznosti pod
  78. spinacem <Vyber>,kde si muzeme jednoduse vybrat odpovidajici formu uhrady,
  79. pripadne zalozit vlastni.
  80.  
  81. Nevypisovat DPH do faktury [X] -tento spinac se objevi vpravo na obrazovce
  82. pouze v  pripade, ze  nejste platci  DPH. Pri  jeho zaskrtnuti  program
  83. nevytvari tiskopis  s rozepsanymi  sazbami a  mezisoucty DPH,  ale primo,
  84. jednoduse a prehledne vypisuje jednotlive celkove castky do odpovidajiciho
  85. tiskopisu.
  86.  
  87. Objednavka: , Zakazkovy list: - zde se vyplnuji prislusna cisla objednavek
  88. nebo zakazkovych listu. Pokud  pouziva te modul firemni korespondence, pak
  89. lze spinaci <Vyber> zvolit  z jiz hotovych objednavek ci zakazkovych listu
  90. ten doklad, ktery se vaze k teto fakture.
  91.  
  92. [X] Dodaci lst: -  pokud je  spinac [X] zaskrtnut, pak se ke kazde fakture
  93. tvori i  dodaci listy.  Cisluji se  automaticky do  kolonky vpravo.  Pokud
  94. zmenite cislo dodaciho listu, pak plati  stajne zakonitosti  jako u  zmeny
  95. cisla faktury. Moznosti <Vyber> lze vybrat  do faktury  obsah  libovolneho
  96. dodaciho listu, ktery vznikl samostatne (neni k nemu zadna faktura). Pokud
  97. neni k dispozici zadny takovy dodaci list,pak je tlacitko <Vyber> zamceno.
  98.   
  99. <Odberatel> -  timto spinacem  lze vstoupit do seznamu odberatelu - firem,
  100. vybrat (ci  vyhledat) odberatele,  nahlednout do  jeho podrobne  karty a
  101. opustit evidenci firem spinacem <Zpet> do fakturace, kam se nam do ramecku 
  102. odberatel nacte  nami vybrana  firma (Nazev,  Adresa, ICO,  DIC). Cislo
  103. odberatele muzeme  primo vyplnit  do kolonky  "Cislo:" a  odberatel tohoto
  104. cisla (pokud existuje) se nam nacte primo do ramecku.U odberatele je mozne
  105. doplnit udaj  "Dealer kategorie" - dealerska  kategorie, z niz (pokud neni
  106. nastavena na 0) vyplyva narok na dealerske specialni ceny pri nakupu zbozi
  107. (pokud je mate jiz ve skladu zavedeny).
  108.  
  109. Zaplacena zaloha - zde  se doplni  castka, ktera jiz byla zaplacena. Pokud
  110. nic, tak zustava kolonka prazdna. Moznosti <Vyber> lze stejne  jako vyse u
  111. dodacich listu nabirat do faktury castku zalohy, texty a zbozi ze zalohove 
  112. faktury. Pokud nejsou zadne  volne  zalohove faktury  k dispozici,  pak je 
  113. spinac <Vyber> zamcen a po jeho stisknuti se seznam nezobrazi.
  114.  
  115. Mena: Kc - lze menit. 
  116.   
  117. Dale lze zvolit zaokrouhlovani finalni ceny, Soucty v jednotlivych radcich
  118. vcetne DPH  (pokud to  odberatele pozaduji),  Dodaci list  = zarucni  list
  119. (zmena dodaciho listu v zarucni list). 
  120.  
  121. Text pod  fakturou : - lze  vlozit v  delce jednoho  radku (napr.:  "Zbozi
  122. zustava majetkem dodavatele az do zaplaceni" apod.). Text zustava soucasti
  123. formulare i u vsech pristich faktur, dokud neni prepsan.
  124.   
  125. <Vkladani do  faktury> - touto volbou  opustime obrazovku ZAHLAVI a muzeme
  126. zahajit vkladani  polozek (vyrobku  ci textu  ) do faktury. Vyberem <Pryc>
  127. opustime obrazovku bez ulozeni a vzniku faktury.
  128.   
  129. --------------------------------------------------------------------------
  130.  
  131. FAKTURA VYDANA - OBSAH
  132.   
  133. V teto obrazovce lze vkladat do faktury vyrobky (s okamzitym odecitanim ze
  134. skladu) nebo texty.Vsechny vlozene polozky se ve vypisu (po nemz se muzeme
  135. sipkami pohybovat) zobrazi rozepsane  tak, jak  budou vypadat  ve vysledne
  136. fakture (u neplatcu DPH,kteri nechteji DPH zobrazovat dojde pred tiskem ke
  137. konverzi). Pokud  pri vkladani  vyrobku ci textu do faktury doslo k chybe,
  138. lze vybrat  dvojklikem mysi  ze seznamu  chybnou polozku  a odstranit  ji
  139. (vcetne navratu zbozi zpet na sklad). 
  140.   
  141. <VLOZIT VYROBEK>  - spinac  pro vkladani  vyrobku do  faktury zpristupni
  142. obrazovku Vlozeni  zbozi do faktury. Zde lze vybrat  ze seznamu  sklad, z
  143. nehoz budeme vyrobky cerpat. Zbozi lze vyhledavat podle Kodu, Nazvu, Ceny
  144. nebo ceny  vcetne DPH. Ve spodni  casti obrazovky je zobrazen seznam vsech
  145. skladovych karet ve vybranem skladu, ktery  lze prerovnavat spinaci Kod -
  146. podle kodu, Nazev a Jednotky podle obdobnych kriterii. V ramci seznamu lze
  147. jednoduse vyhledavat  vyrobky primym  vypsanim kodu z klavesnice, kdy se v
  148. seznamu primo vyhledava vyrobek s timto kodem nebo casti kodu zleva. Pokud
  149. odznacite vyber [X] Kod na prvnim miste,objevi se na zacatku kazdeho radku
  150. vypisu nejdrive nazev vyrobku.V nazvech se vyhledava stejnym zpusobem jako
  151. v kodech  vkladanim zacatku slova hledaneho nazvu z klavesnice. Dvojklikem
  152. mysi ci enter na polozce vybereme tuto polozku do skladove karty a vratime
  153. se zpet do hlavni obrazovky.Pokud je zatrzen vyber [X] Nenabizet vyrobky s
  154. nulovym stavem  na sklade, pak jsou  v seznamu zobrazeny pouze ty vyrobky,
  155. ktere se na skladu prave vyskytuji.Pri vkladani muzeme menit prodejni cenu
  156. vyrobku pro  tento doklad. Klavesou ESC  nebo volbou  <Konec vkladani>  se
  157. vracime bez vyberu.
  158.  
  159. <VLOZIT TEXT>  - spinac pro vkladani textu (prace, ceny, vyrobky bez vazby
  160. na sklad  apod.) do faktury zpristupni obrazovku Vlozeni textu do faktury.
  161. Zde lze  texty vyhledavat podle kodu  nebo podle  casti slova,  slabiky ci
  162. cisla v  textu. Ze  seznamu v obrazovce lze vybirat polozky obdobne jako u
  163. nabirani vyrobku dvojklikem mysi na zvolenou polozku a potvrzenim Enter po
  164. jejim vypsani na obrazovku.  Navic obrazovka  obsahuje spinace <Novy> (pro
  165. vlozeni noveho textu do  pameti -  pokud v  seznamu textu neni zadny text,
  166. volba novy se aktivuje automaticky po vstupu do obrazovky vkladani textu -
  167. zde se vklada text  v rozzsahu 5 radku, kod, cena, jednotka a sazba DPH.),
  168. <Uprav> (uprava  textu v plnem rozsahu),<Smaz> (likvidace starych textu) a
  169. <Konec vkladani>  (timto spinacem nebo klavesou ESC se cele vkladani textu
  170. ukoncuje).
  171.   
  172. <ULOZIT A  TISK> -  volba pro  ukonceni   vkladani,  ulozeni a tisk hotove
  173. faktury. Tisk  na tiskarne je mozny  opet ve  vsech kodech cestiny, je zde
  174. preddefinovan pocet radku na strance tiskarny i pocet kopii (oba udaje lze
  175. menit). Pokud zaskrtnete volbu  "Pouzivat traktor",  pak tiskarna
  176. nestrankuje, ale pracuje s fakturou jako pri tisku na nekonecny pas papiru
  177. v tiskarne traktoroveho typu. Jestlize v ramci teto funkce zvolite "Ulozit
  178. bez tisku",pak se textovy soubor ulozi do prislusnneho adresare a je mozne
  179. jej vytisknout kdykoliv pozdeji v ramci vyhledavani a oprav dokladu hlavni
  180. fakturacni obrazovky.
  181.   
  182. <OPRAVIT ZAHLAVI>  - moznost  navratu do  obrazovky, v  niz se  vkladal
  183. odberatel, cislo  faktury, datum  splatnosti atd.  Navrat ze  zahlavi se
  184. provadi volbou  <Vkladani do faktury>. Vlbou <Konec bez ulozeni> prerusime
  185. tvorbu faktury a skladove databaze se vrati na stav pred zacatkem vkladani
  186. zbozi do teto faktury.
  187.    
  188. --------------------------------------------------------------------------
  189.  
  190. DODACI LIST - ZAHLAVI
  191.   
  192. Pokud jsme fakturu ukoncili tiskem(at jiz na tiskarne nebo do souboru) a v
  193. ramci zahlavi  faktury byl zatrzen "[X]dodaci  list", pak  se po  ukonceni
  194. faktury dostavame do zahlavi  dodaciho listu.  Zde je  mozno prepsat cislo
  195. dodaciho listu, dopravu, datum  vystaveni nebo zdrojovy sklad pro  vyrobky
  196. obsazene v tomto dodacim  liste. Pokracuje se volbou <Vkladani do dodaciho
  197. listu>, kdy  se zobrazi  obsah pripraveneho  dodaciho listu,  po jehoz
  198. prohlednuti zvolime <Ulozit a tisk>.
  199.   
  200. --------------------------------------------------------------------------
  201.  
  202. OSTATNI  DOKLADY
  203.   
  204. Prace se vsemi druhy  dokumentu je obdobna jako prace s fakturami. V ramci
  205. zahlavi nadefinujeme hlavicku dokladu a vsechny konkretni udaje,ktere bude
  206. tiskopis obsahovat. V ramci vkladani vlozime do dokladu (faktury, dodaciho 
  207. listu, zalohove  faktury, dobropisu  apod.) vyrobky  a texty  vcetne cen a
  208. poctu kusu. Nakonec tento doklad ukoncime a vytiskneme na tiskarne nebo do
  209. souboru. Pokud  byla v  ramci urciteho  dokladu podminena  i tvorba jineho 
  210. dokladu (Faktura - Dodaci list - Vydejka), pak jsou tyto operace zretezeny
  211. za   sebou a  data z vyberu do prvniho dokladu jsou jiz nactena do dalsich
  212. dokladu bez moznosti vetsich  korekci. Pokud  jednotlive doklady  vznikaji
  213. samostatne, pak jsou moznosti korekci neomezene. 
  214.  
  215. --------------------------------------------------------------------------
  216.  
  217. KNIHA  FAKTUR
  218.   
  219. Po vyberu  <Kniha faktur>  v hlavni  obrazovce "Kompletni  fakturace" se
  220. zobrazi obrazovka Kniha faktur, v niz lze nadefinovat rok i obdobi, v nemz
  221. byly vydany faktury, jejichz  prehled a  sumarizaci chceme  vytvorit. Tyto
  222. udaje se dolnuji automaticky (Rok soucasny a obdobi 1.-12. mesic) a lze je
  223. samozrejme jednoduse prepsat. Pro  praci s  fakturami je  ve spodni  casti
  224. obrazovky soustredeno nekolik uzitecnych spinacu .
  225.   
  226. Evidence zaplacenych faktur -  zpristupni se  faktury podle  roku vydani v
  227. horni casti  obrazovky. Mezi nimi lze  pak vyhledavat  primo podle  cisla
  228. faktury (samozrejme  bez dvojcisli letopoctu -  je obsazeno v roce vydani)
  229. nebo podle  jakekoliv casti textu, obsazeneho v dokumentu faktury, ulozene
  230. ve forme  textoveho souboru  (variabilni   symbol, odberatel,   slabika  z
  231. textu, vyrobek,  castka apod.) - vsechny  nalezene dokumenty  odpovidajici
  232. pozadavkum jsou nacteny do seznamu v prave horni casti obrazovky, z niz je
  233. lze postupne vybirat k nahlednuti, zaevidovani zaplacenych faktur, opravam
  234. pri pripadnem chybnem oznaceni  zaplacene faktury  ci k  opakovanemu tisku
  235. formulare. Po zaevidovani faktury  jako "zaplacena"  jiz neni   mozne tuto
  236. fakturu upravovat,  prepisovat ani  mazat v  ramci funkci  sdruzenych pod
  237. "Hledani a opravy dokumentu" v hlavni obrazovce "Kompletni fakturace".
  238. Vygenerovat knihu  faktur -  pod timto  napisem jsou  umisteny jednotlive
  239. spinace :
  240.  
  241. <Vydanych> - kompletni kniha vsech vydanych faktur za zvolene obdobi. Mezi
  242. nimi jsou zaplacene i  nezaplacene faktury  (samozrejme i  stornofaktury a
  243. dobropisy stejne tak jako u vsech ostatnich vypisu).
  244.   
  245. <Zaplacenych> - kniha zaplacenych  faktur neobsahuje faktury, ktere nejsou
  246. oznaceny jako zaplacene. Knihy  faktur se lisi u platcu a neplatcu DPH - u
  247. neplatcu se  DPH u jednotlivych polozek  nerozepisuje a  figuruje pouze
  248. celkova castka ve fakture.
  249.   
  250. <Nezaplacenych> - vypis nezaplacenych  faktur za  obdobi (vhodny  pro
  251. prehledny seznam dluzniku a problematickych transakci). 
  252.   
  253. <Ulozene> - pristup ke starsim kniham faktur,ktere byly v ramci generovani
  254. jednotlivych vyse uvedenych vypisu  ulozeny spinaci <Ulozit>. Zde je mozne
  255. nacitat tyto  starsi doklady  z hard  disku pocitace  nebo z  disket na
  256. obrazovku, prohlizet je a  tisknout opet  ve vsech kodech ceskeho jazyka 
  257. ( Kod Kamenickych, Latin2, Windows, Ascii ).
  258.   
  259. Obrazovka knihy faktur se opusti kliknuutim na spinac <Konec>.
  260.   
  261. --------------------------------------------------------------------------
  262.  
  263. PROVAZANOST  dokladu
  264.   
  265. Jednotlive  doklady jsou  mezi sebou  provazany i v pripade, ze nevznikaji
  266. soucasne (soucasne generovani faktury, dodaciho listu a  vydejky - uvedeno
  267. vyse). To plati napriklad pro Dodaci listy, ktere mohou vznikat samostatne
  268. volbou <Dodaci list> v  hlavnni obrazovce  "Kompletni fakturace".  Zbozi
  269. vkladane do techto dokladu  se samozrejme  automaticky odecita  ze skladu.
  270. Pokud vsak chceme pozdeji  k urcitemu takto vzniklemu dodacimu listu (nebo
  271. jejich vetsimu poctu) vydat  fakturu, pak  jiz nepotrebujeme,  aby se  nam
  272. zbozi ze  skladu opet odecitalo. K  tomu slouzi volba <Vyber> vpravo vedle
  273. "Dodaci list" v obrazovce "Faktura vydana - zahlavi". Zde si muzeme vybrat
  274. dodaci listy, ktere mame  v umyslu  nacist do  faktury a  zbozi z  techto
  275. dokladu se  nam do faktury nacte  samo, aniz  by zmizelo ze skladu dvakrat
  276. (jednou pri vkladani do dodaciho listu a podruhe pri vkladani do faktury).
  277. Obdobnym zpusobem  lze pracovat  i se  zalohovymi fakturami,  ktere lze
  278. generovat opet v ramci obrazovky "Kompletni fakturace".  
  279.  
  280.   
  281. Koncepce ovladani pri vyhledavani  starsich tiskopisu, jejich upravach, ci
  282. tvoreni novych  dokladu je jednotna a proto pro dokonale zvladnuti obsluhy
  283. zcela postaci  precizne zvladnout  a pochopit  praci jednotlivych  funkci
  284. generovani a  vyhledavani faktur a dodacich listu. Vsechny ostatni situace
  285. jsou obdobne  a jednotlive  obrazovky se  lisi pouze  nazvy ci  jinymi
  286. specifickymi udaji dokladu, pripadne jsou o neco jednodussi, nez tomu bylo
  287. u fakturace.
  288.   
  289.   
  290. Vyzkousena nejefektivnejsi  forma obsluhy  programu je  kombinaci klavesy
  291. TABELATOR a  MYSI, pripadne sipkami, PgUp-PgDn  ci zkratkovymi klavesami k
  292. jenotlivym funkcnim spinacum v  kazde obrazovce.  Jednotlive obrazovky lze
  293. opoustet bez ulozeni pouze stikem klavesy ESC.
  294.   
  295.   
  296.       Prejeme Vam prijemnou praci s programem.
  297.   
  298.   
  299.                                 TRELLSOFT tel..: 02 / 961 439 69 nonstop
  300.   
  301.   
  302.   
  303.   
  304.   
  305.   
  306.