home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ OS/2 Shareware BBS: Product / Product.zip / filer.zip / Filer / Filer.hlp (.txt) < prev    next >
OS/2 Help File  |  1995-06-25  |  99KB  |  534 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Title page ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4.                                       Filer
  5.  
  6.                                  Copyright 1995
  7.  
  8.                                  by Thomas Baier
  9.  
  10.       Introduction 
  11.  
  12.       Limitations of the Shareware version 
  13.  
  14.       Registration 
  15.  
  16.  
  17. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. Limitations of the Shareware version ΓòÉΓòÉΓòÉ
  18.  
  19. As this program is distributed as Shareware, you should be informed of some 
  20. limitations of the Shareware version. 
  21.  
  22.      Only two data files can be opened at once. 
  23.  
  24.      You cannot create more than four columns (fields). 
  25.  
  26.      The database can only hold ten lines (records). 
  27.  
  28.      When printing a data file, the term unregistered version will  be printed 
  29.       on every page. 
  30.  
  31.  
  32. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Obtaining the registered version ΓòÉΓòÉΓòÉ
  33.  
  34. To register, just print the registration form found in register.txt. Fill in 
  35. the form, and send it to the address stated on the form. To send the 
  36. registration fee, either send the money or an Eurocheque with your registration 
  37. form. 
  38.  
  39. If possible, the registered version of Filer will be sent to you via Internet 
  40. E-Mail. If you are not able to receive Internet E-Mail, just send a disk, a 
  41. self-addressed envelope and return postage. If you are outside Austria, send an 
  42. international postage reply coupon. The registered version will then be sent to 
  43. you via snail mail. 
  44.  
  45.  
  46. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. Introduction ΓòÉΓòÉΓòÉ
  47.  
  48. This program, Filer is a simple database program for small amounts of data, 
  49. like phone numbers, addresses, etc. 
  50.  
  51. You can easily create data files from scratch, without designing complex 
  52. databases, add records and fields at runtime, sort and print the data in 
  53. tabular form. 
  54.  
  55. The data is displayed in a tabular form. Editing is just as simple as changing 
  56. the of any workplace shell object, using direct manipulation 
  57.  
  58. You can use Filer to store structured data 
  59.  
  60. Structured data consists of records, which are displayed each in it's own line 
  61. in the program. Each record consists of a number of fields, represented as 
  62. columns. 
  63.  
  64. The structure of the fields is common for all records in a data file. 
  65.  
  66. Filer can be used to store various amounts of data in a single data file. The 
  67. number of columns (fields) and lines (records) is only limited by the amount of 
  68. virtual memory available. 
  69.  
  70. Starting with an empty data window, you can add records and/or columns at 
  71. runtime, not forced to define the exact structure of the records to be stored 
  72. before creating your data file. 
  73.  
  74. The data is displayed in a container object -- also used by the Workplace Shell 
  75. to display the details view for folder objects -- so you should be familiar 
  76. with the way, the data is shown or how to edit the records. 
  77.  
  78. Filer is capable of loading and displaying many data files at a time, exporting 
  79. the data as ASCII text, importing or exporting DBase III database files, 
  80. sorting, printing, etc. 
  81.  
  82. The menu bar (the area near the top of the window, below the title bar and 
  83. above the rest of the window) contains two menus: 
  84.  
  85.       File 
  86.  
  87.       Help 
  88.  
  89.  These two menus contain all items concerning whole data files. To add or 
  90.  delete records or columns, choose the appropriate menu items from the context 
  91.  menu. This menu is normally hidden. It can be displayed by clicking the second 
  92.  mouse button when the mouse pointer is in the area of the data area of the 
  93.  program window. 
  94.  
  95.       File 
  96.  
  97.       From this menu, you can choose operations concerning data files 
  98.  
  99.            File menu 
  100.  
  101.                 New File 
  102.                 Open... 
  103.                 Import and Export 
  104.                      Import DBase III File 
  105.                      Export ASCII File 
  106.                      Export DBase III File 
  107.                 Save File 
  108.                      Save as... 
  109.                      Save 
  110.                 Printing Files 
  111.                      Printer Setup 
  112.                      Print 
  113.                 Close File 
  114.  
  115.       Help 
  116.  
  117.       This menu contains items to provide an online help facility. 
  118.  
  119.            Help menu 
  120.  
  121.                 Help for Help... 
  122.                 Extended Help... 
  123.                 Helpindex... 
  124.                 Product information... 
  125.  
  126.       The contextmenu 
  127.  
  128.       This menu contains the items you need to create or edit fields and 
  129.       records. 
  130.  
  131.            The contextmenu 
  132.  
  133.                 Add record 
  134.                 Delete record 
  135.                 Sort records 
  136.                 View 
  137.                      All records 
  138.                      Deselected records 
  139.                      Selected records 
  140.                      All columns 
  141.                 Fields 
  142.                      Add 
  143.                      Edit 
  144.                 Select 
  145.                      Select all 
  146.                      Deselect 
  147.                 Close File 
  148.  
  149.       Fonts and sizes 
  150.  
  151.       To change the font and size used to display the data and for printer 
  152.       output, just see 
  153.  
  154.            Changing the font 
  155.  
  156.  
  157. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. The 'File' menu ΓòÉΓòÉΓòÉ
  158.  
  159. In the menu File you can find items to create a new data file, load an old one 
  160. and save it either with the old name or a new one, import or export a file in a 
  161. different format and to print a file. 
  162.  
  163.  
  164. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.1. New File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  165.  
  166. After selecting New, a new and empty data file is opened. The title of the file 
  167. is displayed in the title bar of the main window. 
  168.  
  169. Directly below the menu bar, you can see the data area of the new data file. As 
  170. an empty file was created, no columns and records are displayed. 
  171.  
  172. If you want to create records or fields select a menu item from the 
  173. contextmenu. 
  174.  
  175.  
  176. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.2. Open File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  177.  
  178. After choosing this option a dialog is displayed. 
  179.  
  180. The wildcard mask used by default is *.fil. This extension should be used when 
  181. saving data files. 
  182.  
  183. As this is a standard file dialog, no further explanation is necessary. You 
  184. should already be familiar with this type of action. 
  185.  
  186.  
  187. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.3. Importing and Exporting data from/into different formats ΓòÉΓòÉΓòÉ
  188.  
  189. To provide some data exchange with other programs, two different export 
  190. functions and one import function for data files were implemented. 
  191.  
  192. This submenu contains the items 
  193.  
  194.       Import DBase III File 
  195.  
  196.       Export ASCII File 
  197.  
  198.       Export DBase III File 
  199.  
  200.  
  201. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.4. Import DBase III File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  202.  
  203. The program is able to import DBase III database files. Once you have imported 
  204. the file you can handle the data displayed there just like data in an ordinary 
  205. data file. 
  206.  
  207. DBase III fields of type Memo field are not supported at the moment. 
  208.  
  209. After editing, you are able to export the data file in DBASE III format, so the 
  210. modified data file can be read by any program capable of handling this file 
  211. type. 
  212.  
  213. By default, the import dialog shows all files matching the extension *.dbf. 
  214. This extension is usually used by DBase files. 
  215.  
  216. The dialog displayed is a standard open dialog 
  217.  
  218.  
  219. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.5. Export ASCII File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  220.  
  221. Using this option you can save your files as plain ASCII data files. 
  222.  
  223. When exporting, the program tries to resemble the table structure of the 
  224. database as displayed on screen. The fields are padded with blanks. 
  225.  
  226.  
  227. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.6. Export DBase III File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  228.  
  229. This option allows you to export a Filer data file in DBase III file format. 
  230. The field type of each data field is set to character. 
  231.  
  232.  
  233. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.7. Save file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  234.  
  235. If you want to save your file you can choose between two options in the menu 
  236. File. 
  237.  
  238.       Save as... 
  239.  
  240.       Save 
  241.  
  242.  Save stores the file under the current name of the data file, which is 
  243.  updated, whenever the data file is read from disk or saved. 
  244.  
  245.  Save as... lets you choose a new name for the file. 
  246.  
  247.  
  248. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.7.1. Save the file using the current filename ΓòÉΓòÉΓòÉ
  249.  
  250. By choosing Save the input data is saved using the name it was saved before or 
  251. the name it was opened with. 
  252.  
  253. If the data file has no current name, i.e. it was newly created and never has 
  254. been saved before, Save as... is started automatically. 
  255.  
  256.  
  257. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.7.2. Save to a new file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  258.  
  259. Selecting Save as... displays a dialog window, letting you choose the drive, 
  260. directory and name of the file to be saved. 
  261.  
  262. It is recommended to use the extension .fil for your data files. 
  263.  
  264.  
  265. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.8. Printing a file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  266.  
  267. The items Printer Setup and Print enable you to print your data files. 
  268.  
  269. Filer tries to resemble the table structure of the data when printing. The font 
  270. selection used for the data file is also used when printing is done. 
  271.  
  272. Printer Setup lets you choose the printer to use and also to change the options 
  273. of the selected printer, Print immediately starts printing the file and always 
  274. prints the whole data file. 
  275.  
  276.  
  277. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.9. Printing a data file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  278.  
  279. By clicking on this item the current file is printed immediately. 
  280.  
  281.  
  282. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.10. Printer Setup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  283.  
  284. This menu item is used to change the printer setup for a single printer and to 
  285. select the default printer used when printing a data file. 
  286.  
  287. Pressing OK causes the selected printer in the listbox to become the default 
  288. printer for this application. 
  289.  
  290. Job Properties displays a standard OS/2 Job Properties dialog for the selected 
  291. printer object, letting you change some settings, like resolution 
  292.  
  293. Cancel closes the dialog without selecting a new default printer. 
  294.  
  295.  
  296. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5.11. Close a file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  297.  
  298. If you have modified your data file and you choose the menu item Close you are 
  299. asked if you want to save the file before the data is discarded. If you agree 
  300. the file is automatically saved using the current filename. If no current 
  301. filename is set, the Save Data File dialog is displayed (see Save as...). 
  302.  
  303. After closing the last data file the program quits automatically. 
  304.  
  305.  
  306. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. Contextmenu ΓòÉΓòÉΓòÉ
  307.  
  308. The contextmenu is shown after clicking the second mouse button in the data are 
  309. of the Filer window. 
  310.  
  311. The following menu items are available: 
  312.  
  313.       Add record 
  314.       Delete records 
  315.       Sort records 
  316.       View 
  317.            All records 
  318.            Deselected records 
  319.            Selected records 
  320.            All columns 
  321.       Fields 
  322.            Add 
  323.            Edit 
  324.       Select 
  325.            Select all 
  326.            Deselect all 
  327.       Close File 
  328.  
  329.  
  330. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.1. Add record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  331.  
  332. When choosing this menu item, an empty record is appended to the data file. 
  333.  
  334. Initially, all fields of this record are empty. To edit one of the fields 
  335. position the pointer over the field to be edited, hold the Alt key and press 
  336. mouse button two. This causes an entry field to be displayed to enable editing. 
  337.  
  338. Editing the title data of a field is accomplished similiarly. 
  339.  
  340. Clicking mouse button one somewhere in the data area of the window causes the 
  341. entry field to be removed. The data is now stored in memory. 
  342.  
  343.  
  344. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.2. Delete a selected record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  345.  
  346. Using this menu item, you can delete all selected records. 
  347.  
  348. The selected records are deleted immediately and cannot be recovered, so be 
  349. careful, when choosing this menu item. 
  350.  
  351.  
  352. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.3. Sort records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  353.  
  354. To sort the records, the following dialog window is displayed. Just select the 
  355. primary sort key, the records in your data file should be sorted with. 
  356.  
  357. Only one field is allowed to be selected, the primary sort key. After choosing 
  358. a field and pressing the button Sort the records are sorted in ascending order. 
  359.  
  360. Cancel quits the action without any changes.. 
  361.  
  362.  
  363. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.4. Showing and hiding some records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  364.  
  365. Using these menu items, you can choose the records to be displayed on screen. 
  366. Those records not shown are not deleted from the data files, they are marked as 
  367. hidden records and/or columns. You can redisplay all records by selecting 
  368. "View/all records". 
  369.  
  370.       All records 
  371.       Deselected records 
  372.       Selected records 
  373.       All columns 
  374.  
  375.  If there are many records in the data file the program will need some time to 
  376.  perform these actions. 
  377.  
  378.  
  379. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.4.1. Show all records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  380.  
  381. If there are some hidden records, choosing this menu item displays them again, 
  382. positioning them where they were before they were hidden. 
  383.  
  384.  
  385. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.4.2. Show all records currently not selected ΓòÉΓòÉΓòÉ
  386.  
  387. This item hides all selected records. Only those records currently not selected 
  388. are displayed. 
  389.  
  390.  
  391. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.4.3. Show selected records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  392.  
  393. Selecting this item causes all selected records to be displayed. All records 
  394. currently not selected are hidden. 
  395.  
  396.  
  397. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.4.4. Show all columns ΓòÉΓòÉΓòÉ
  398.  
  399. This menu item redisplays all columns, including those currently hidden. To 
  400. hide a column select Edit in the menu Fields (see Fields). 
  401.  
  402.  
  403. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.5. Adding new fields and editing field data. ΓòÉΓòÉΓòÉ
  404.  
  405. The two items in this submenu are used either to create a new field by 
  406. selecting Add or to edit title and field data of already existing fields by 
  407. selecting Edit. 
  408.  
  409.  
  410. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.5.1. Add a new field ΓòÉΓòÉΓòÉ
  411.  
  412. Selecting this menu item causes a new field to be appended to the field list. A 
  413. new column is displayed. Editing the title data is accomplished the same way as 
  414. editing field data (see Create a record). 
  415.  
  416. The new field is named new Field The field data of the new column just added is 
  417. empty for all records already existing in the data file. 
  418.  
  419.  
  420. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.5.2. Edit a field ΓòÉΓòÉΓòÉ
  421.  
  422. After choosing this menu item, the dialog Column editor is displayed. There you 
  423. can change the attributes of the columns. 
  424.  
  425. In the field Column you can choose the column by name, for which data should be 
  426. changed. 
  427.  
  428. On the bottom, four buttons are displayed: 
  429.  
  430.       Help causes this help panel to be displayed. 
  431.       Close close the dialog without any changes. 
  432.       Delete deletes the selected column immediately. 
  433.       Change changes the attributes of the chosen column. 
  434.  
  435.  In the middle of the dialog-window you can see radio buttons to change the 
  436.  appearance of the column title (right) and the data (left). 
  437.  
  438.  Each of the boxes displayed there is divided into a section titled horizontal 
  439.  and vertical To change the position of the title or data, just select the 
  440.  appropriate radio buttons. 
  441.  
  442.  Below these radio buttons, a checkbox is displayed to enable a read-only 
  443.  attribute for the data or title. If this item is checked, no editing of 
  444.  data/title text is allowed. 
  445.  
  446.  The checkbox visible controls the visibility state of the selected column. If 
  447.  checked, the column is visible (displayed), if not, the column is hidden. 
  448.  
  449.  
  450. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.6. Select records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  451.  
  452. Selection of records can be accomplished either by standard PM mechanisms, like 
  453. just clicking the first button on a record to select one record, or clicking 
  454. the first button and dragging to select a range of records. 
  455.  
  456. This menu provides two items to select all records or to remove the selection 
  457. from all records 
  458.  
  459. See: 
  460.  
  461.       Select all 
  462.       Deselect all 
  463.  
  464.  
  465. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.6.1. Select all ΓòÉΓòÉΓòÉ
  466.  
  467. All records in the current file are selected (even hidden records). Be careful 
  468. when using Delete record because this causes all selected records to be deleted 
  469. - even those currently hidden. 
  470.  
  471.  
  472. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6.6.2. Deselect selected records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  473.  
  474. Remove selection from all records currently selected. 
  475.  
  476.  
  477. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Changing the font and size ΓòÉΓòÉΓòÉ
  478.  
  479. To change the font and size currently used for displaying the records, just 
  480. start the OS/2 font palette. By dragging a font while depressing the second 
  481. mouse button and dropping it on the data area of a data window, this font is 
  482. chosen for display and also for printing later on. 
  483.  
  484. The font palette object can be found in the System setup folder. 
  485.  
  486. The above picture shows the icon of the font palette, the picture below an 
  487. example of a font palette, as existing on standard OS/2 systems. 
  488.  
  489. Clicking the second mouse button on one of the font entries shown there and 
  490. dragging and dropping this entry to the data window, causes the chosen font to 
  491. be used for display and printing. 
  492.  
  493. The selected font and size is saved with the data file. 
  494.  
  495.  
  496. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. The 'Help' menu ΓòÉΓòÉΓòÉ
  497.  
  498. This menu provides access to the online help facility of OS/2 in general and 
  499. this program. 
  500.  
  501. The available menu items are: 
  502.  
  503.       Help for Help... 
  504.       Extended Help... 
  505.       Helpindex... 
  506.       Product information... 
  507.  
  508.  
  509. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8.1. Help for Help... ΓòÉΓòÉΓòÉ
  510.  
  511. Selecting this menu item causes general help on using the help facility to be 
  512. displayed. 
  513.  
  514.  
  515. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8.2. Extended Help... ΓòÉΓòÉΓòÉ
  516.  
  517. Choosing this menu item displays the title page of the online help facility of 
  518. Filer 
  519.  
  520.  
  521. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8.3. Helpindex... ΓòÉΓòÉΓòÉ
  522.  
  523. If you are searching for information concerning a single action, use the help 
  524. index to find the corresponding help panel of your interest. 
  525.  
  526.  
  527. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8.4. Product information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  528.  
  529. The product information panel, as shown below, can give you information on the 
  530. version of Filer you are using. 
  531.  
  532. If the string unregistered version is shown, feel free to send some money ;-) 
  533.  
  534.