home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ OS/2 Shareware BBS: Product / Product.zip / WORDPRO6.EXE / TM1O10EN.HLZ / TM1O10EN.HLP (.txt)
OS/2 Help File  |  1996-07-15  |  19KB  |  667 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Names dialog box ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4.  Names dialog box 
  5.  
  6.  You can select names of persons to receive your mail message from one of your 
  7.  address books.
  8.  
  9.    1. Select an address book.
  10.  
  11.    2. Select the recipient's name from the address list.
  12.  
  13.       You can find a name by entering part of it in the Find Name box.
  14.  
  15.       You can also click the navigation tabs at the right of the address list 
  16.       to scroll to names starting with a particular letter.
  17.  
  18.    3. Double-click the name or press ENTER. This places the name you selected 
  19.       in the Selected Names list.
  20.  
  21.    4. You can repeat the name selection process to enter many recipients at once.
  22.  
  23.       If you place an incorrect name in the Selected Names list, you can click 
  24.       Remove Name to clear it.
  25.  
  26.    5. Click OK. This copies all the names in the Selected Names list into the 
  27.       TeamMail recipient list.
  28.  
  29.  
  30. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Names dialog box ΓòÉΓòÉΓòÉ
  31.  
  32.  Names dialog box 
  33.  
  34.  You can select the name of a person to receive your mail message from one of 
  35.  your address books. 
  36.  
  37.    1. Select an address book. 
  38.  
  39.    2. Select the recipient's name from the address list. 
  40.  
  41.       You can find a name by entering part of it in the Find Name box. 
  42.  
  43.       You can also click the navigation tabs at the right of the address list 
  44.       to scroll to names starting with a particular letter. 
  45.  
  46.    3. Double-click the name, click OK, or press ENTER.  The name is now entered 
  47.       as a recipient.
  48.  
  49.  
  50. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> TeamMail dialog box: Basics panel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  51.  
  52.  TeamMail dialog box: Basics panel 
  53.  
  54.  Recipient 
  55.  
  56.  Specify the names of the people to receive the message.  Use your e-mail 
  57.  system's required format for the recipient names.  For example, type the first 
  58.  name first or last, as required.  Press ENTER or TAB to add another recipient. 
  59.  You can use the scrollbar when specifying more than two recipients.
  60.  
  61.  To find a name in one of your e-mail system directories, click the recipient 
  62.  icon in the Recipient text box. 
  63.  
  64.  You must specify at least one recipient for each message before clicking Send.
  65.  
  66.  Individual message 
  67.  
  68.  You can specify unique messages for some or all recipients.
  69.  
  70.  Send mode 
  71.  
  72.  You can send the message to all recipients at one time.  Or you can route the 
  73.  message sequentially from one address to the next, so that each recipient 
  74.  receives the message only after the person listed before that recipient has 
  75.  received it and sent it on. 
  76.  
  77.  Delivery priority 
  78.  
  79.  Select the priority for sending the mail message.  These priorities depend on 
  80.  your e-mail system. 
  81.  
  82.  Subject 
  83.  
  84.  You can specify a subject for this message.
  85.  
  86.  Message to all 
  87.  
  88.  You can send a general message to all recipients along with the TeamMail 
  89.  document. 
  90.  
  91.  Send 
  92.  
  93.  Click Send to send the message with the currently specified options.
  94.  
  95.  Route information 
  96.  
  97.  You can click Save or Save As to save the recipient list you have entered, and 
  98.  then at a later time click Open to copy the saved list file into another 
  99.  TeamMail message.  You can also click Clear to clear the currently entered 
  100.  recipient list. 
  101.  
  102.  
  103.   See related topics 
  104.  
  105.  
  106. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  107.  
  108.  
  109.    Overview: TeamMail 
  110.    TeamMail dialog box: Tracking panel 
  111.    TeamMail dialog box: Options panel 
  112.  
  113.  
  114. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Mail Login dialog box ΓòÉΓòÉΓòÉ
  115.  
  116.  Login dialog box 
  117.  
  118.  Use this dialog box to log in to your electronic mail system.
  119.  
  120.    1. Specify your password and any other information that your e-mail system 
  121.       may require.
  122.  
  123.       This information depends on your e-mail system and may include your user 
  124.       name and the path to your mailbox.
  125.  
  126.    2. Click OK.
  127.  
  128.  
  129. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> TeamMail dialog box: Options panel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  130.  
  131.  TeamMail dialog box: Options panel 
  132.  
  133.  Return document to originator when done 
  134.  
  135.  You can specify that the current document returns to you after the last 
  136.  recipient has received the mail message. If you select this option, Return to 
  137.  Originator is added to the last recipient's File - TeamMail menu. 
  138.  
  139.  Allow recipients to modify route 
  140.  
  141.  If you select this option, recipients can add, delete, or modify addresses for 
  142.  remaining stops in the route.
  143.  
  144.  This option is available only when you route e-mail from one recipient to the 
  145.  next, rather than sending it to all recipients at the same time. 
  146.  
  147.  
  148.   See related topics 
  149.  
  150.  
  151. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  152.  
  153.  
  154.    Overview: TeamMail 
  155.    TeamMail dialog box: Basics panel 
  156.    TeamMail dialog box: Tracking panel 
  157.  
  158.  
  159. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> TeamMail dialog box: Tracking panel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  160.  
  161.  TeamMail dialog box: Tracking panel 
  162.  
  163.  To track document progress 
  164.  
  165.  The following three options for tracking a document's progress are available 
  166.  only when you route e-mail sequentially from one recipient to the next, rather 
  167.  than sending it to all recipients at the same time.
  168.  
  169.  Send message to originator when document is forwarded 
  170.  
  171.  You can have your mail system notify you each time a recipient forwards the 
  172.  current document. Use this option to track the progress of the document and 
  173.  determine the source of a delay.
  174.  
  175.  Send message to alternate when document is forwarded 
  176.  
  177.  You can have your e-mail system notify a specific person each time a recipient 
  178.  forwards the current document. Use this option to track the progress of the 
  179.  document and determine the source of a delay. If you want to enter a name from 
  180.  one of your e-mail system directories, click the address book icon in the text 
  181.  box. 
  182.  
  183.  Include routed document with tracking messages 
  184.  
  185.  If you select either or both of the Tracking panel options to send a message 
  186.  when the document is forwarded, you can also have your e-mail system send you 
  187.  (and/or the alternate you specified) a copy of the document as it exists at 
  188.  each stop on the route. Use this option to track changes in the document.
  189.  
  190.  To notify sender of message receipt 
  191.  
  192.  Send return mail receipt when mail message is opened 
  193.  
  194.  You can have your e-mail system notify you when each recipient opens the 
  195.  forwarded mail message. 
  196.  
  197.  
  198.   See related topics 
  199.  
  200.  
  201. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  202.  
  203.  
  204.    Overview: TeamMail 
  205.    TeamMail dialog box: Basics panel 
  206.    TeamMail dialog box: Options panel 
  207.  
  208.  
  209. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Editing the route of a message sent to you ΓòÉΓòÉΓòÉ
  210.  
  211.  Editing the route of a message sent to you 
  212.  
  213.  If a message is sent to you and other recipients sequentially, rather than all 
  214.  at once, you can change the message route before sending the message on to the 
  215.  next recipient.  You have this option if the originator of the message 
  216.  selected "Allow recipients to modify route" in the TeamMail Options panel.  In 
  217.  Organizer, you can't send messages to other recipients sequentially, nor can 
  218.  you send attachments.
  219.  
  220.    1. In your e-mail system, open the routed message.
  221.  
  222.    2. Open the attachment.
  223.  
  224.    3. Choose File - TeamMail - Edit Route. 
  225.  
  226.       If this option is dimmed, recipients are not authorized to edit the route.
  227.  
  228.    4. Edit the route as necessary.
  229.  
  230.       You can add, delete, or change the recipients who have not yet received 
  231.       the routed message.
  232.  
  233.    5. Click Send to send the message to the next stop on the route. 
  234.  
  235.  
  236.   See related topics 
  237.  
  238.  
  239. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  240.  
  241.  
  242.    Sending a routed message to the next recipient 
  243.    Sending a message with an attachment 
  244.    TeamMail dialog box: Basics panel 
  245.    TeamMail dialog box: Tracking panel 
  246.    TeamMail dialog box: Options panel 
  247.  
  248.  
  249. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Saving routing information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  250.  
  251.  Saving routing information 
  252.  
  253.  If you often route e-mail to the same recipients, you can save this routing 
  254.  information and use it again.
  255.  
  256.    1. Choose File - TeamMail.
  257.  
  258.    2. Select an option to send an attachment and click OK.  Saved route 
  259.       information is not available when you only send a message without an attachment.
  260.  
  261.    3. Specify your password and any other required e-mail information and click OK.
  262.  
  263.    4. Click the Basics tab if necessary.
  264.  
  265.    5. In the Recipient list, specify the route you want.
  266.  
  267.    6. Click Save or Save As.
  268.  
  269.       TeamMail saves the route information in the file you specify.
  270.  
  271.  
  272.   See related topics 
  273.  
  274.  
  275. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  276.  
  277.  
  278.    Routing a message using saved route information 
  279.  
  280.  
  281. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Details: Sending a message with an attachment ΓòÉΓòÉΓòÉ
  282.  
  283.  Details: Sending a message with an attachment 
  284.  
  285.  Selecting what to send 
  286.  
  287.  In Word Pro, you can select and send a portion of a document.  You select the 
  288.  text to send before choosing File - TeamMail. 
  289.  
  290.  In Freelance Graphics, you can send specific pages from a presentation.  You 
  291.  select the pages after choosing File - TeamMail and selecting "Specified 
  292.  pages, as an attachment." 
  293.  
  294.  Specifying file names for attachments 
  295.  
  296.  The file you attach may have a long file name, but TeamMail will only transmit 
  297.  eight characters of the file name and three characters of the extension to the 
  298.  recipients of your message. 
  299.  
  300.  Specifying what to send 
  301.  
  302.  In Word Pro, you choose from these options: 
  303.  
  304.      Message only 
  305.  
  306.       Sends a message without an attachment.
  307.  
  308.      Message with current selection's text as message body 
  309.  
  310.       Sends the current selected text as the attachment. 
  311.  
  312.      Current document, as an attachment 
  313.  
  314.       Sends the entire document as an attachment. 
  315.  
  316.  In Freelance Graphics, you can choose from these Send options: 
  317.  
  318.      Message only 
  319.  
  320.       Sends a message without an attachment. 
  321.  
  322.      Specified pages, as an attachment 
  323.  
  324.       Sends pages you specify. 
  325.  
  326.      Current presentation, as an attachment 
  327.  
  328.       Sends the entire presentation as an attachment. 
  329.  
  330.      Attach Mobile Screen Show Player, too 
  331.  
  332.       Includes the screen show player with the presentation, for recipients who 
  333.       do not have Freelance Graphics installed on their systems. 
  334.  
  335.  
  336.   Go to procedure 
  337.  
  338.  
  339. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Sending a message with an attachment ΓòÉΓòÉΓòÉ
  340.  
  341.  Sending a message with an attachment 
  342.  
  343.  You can attach a Word Pro document, selected text in a Word Pro document, a 
  344.  Freelance Graphics presentation, or pages from a presentation to your message.
  345.  
  346.    1. Open the document and choose File - TeamMail.
  347.  
  348.       If the document was routed to you, choose File - TeamMail - Send New 
  349.       Message (Word Pro) or File - TeamMail - Create New Message (Freelance Graphics).
  350.  
  351.       See details 
  352.  
  353.       In Word Pro, you can send selected text in your document by selecting the 
  354.       text before choosing File - TeamMail. 
  355.  
  356.    2. Select the type of attachment to send.
  357.  
  358.       See details 
  359.  
  360.    3. Click OK to go on to specify other TeamMail options. 
  361.  
  362.    4. Specify your password and any other required e-mail information, and 
  363.       click OK.
  364.  
  365.    5. Specify the name of a person that you want to receive this message in the 
  366.       Recipient box of the TeamMail Basics panel.  To select the name from an 
  367.       address book, click the recipient icon in the Recipient box. 
  368.  
  369.    6. To send individual remarks to this person, press TAB and type an 
  370.       individual message. 
  371.  
  372.    7. To add another recipient, press ENTER and repeat steps 5 and 6 for each 
  373.       person that you want to receive this message.
  374.  
  375.    8. Under "Send mode," select whether to send the message to all recipients 
  376.       simultaneously or route it sequentially. 
  377.  
  378.    9. Select other desired options on the Basics panel. 
  379.  
  380.       See TeamMail Basics panel 
  381.  
  382.   10. To be notified when the message is received, click the Tracking tab and 
  383.       select "Send return mail receipt when mail message is opened."
  384.  
  385.   11. To have the document returned to you, click the Tracking tab and select 
  386.       "Return document to originator when done."
  387.  
  388.   12. Click Send.
  389.  
  390.  
  391.   See related topics 
  392.  
  393.  
  394. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  395.  
  396.  
  397.    TeamMail dialog box: Basics panel 
  398.    TeamMail dialog box: Tracking panel 
  399.    TeamMail dialog box: Options panel 
  400.    Sending a message using TeamMail 
  401.    Sending a routed message to the next recipient 
  402.    Names dialog box 
  403.  
  404.  
  405. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Sending a message using TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  406.  
  407.  Sending a message using TeamMail 
  408.  
  409.  You can send a text-only message without leaving the application. 
  410.  
  411.    1. To send a new message, choose File - TeamMail. 
  412.  
  413.       If the current document was routed to you, choose File - TeamMail - Send 
  414.       New Message (Word Pro) or File - TeamMail - Create New Message (Freelance 
  415.       Graphics). 
  416.  
  417.    2. Select "Message only." 
  418.  
  419.    3. Click OK. 
  420.  
  421.    4. Specify your password and any other information that your e-mail system 
  422.       may require and click OK. 
  423.  
  424.    5. Specify the names of the people who should receive this message. 
  425.  
  426.    6. Type the message subject. 
  427.  
  428.    7. Specify the message you want to send. 
  429.  
  430.    8. (Optional) In Word Pro, you can also specify other TeamMail options, such 
  431.       as tracking options, that are available when you send a message with an 
  432.       attachment. See Sending a message with an attachment 
  433.  
  434.    9. Click Send. 
  435.  
  436.  
  437.   See related topics 
  438.  
  439.  
  440. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  441.  
  442.  
  443.    Sending a message with an attachment 
  444.    Sending a routed message to the next recipient 
  445.    Editing the route of a message sent to you 
  446.  
  447.  
  448. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Sending a routed message to the next recipient ΓòÉΓòÉΓòÉ
  449.  
  450.  Sending a routed message to the next recipient 
  451.  
  452.  If a message with a TeamMail attachment has been sent to you and other 
  453.  recipients sequentially, rather than all at once, you can send the message on 
  454.  to the next recipient after reading it yourself.  In Organizer, you can't send 
  455.  messages to other recipients sequentially, nor can you send attachments.
  456.  
  457.    1. In your e-mail system, open the routed message. 
  458.  
  459.    2. Open the attachment. 
  460.  
  461.    3. Choose File - TeamMail - Send to Next Stop. 
  462.  
  463.       If you are the last recipient and the message originator requested the 
  464.       return of the document, choose File - TeamMail - Return to Originator. 
  465.  
  466.  
  467.   See related topics 
  468.  
  469.  
  470. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  471.  
  472.  
  473.    Sending a message with an attachment 
  474.    Editing the route of a message sent to you 
  475.    TeamMail dialog box: Basics panel 
  476.    TeamMail dialog box: Tracking panel 
  477.    TeamMail dialog box: Options panel 
  478.  
  479.  
  480. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Overview: TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  481.  
  482.  Overview: TeamMail 
  483.  
  484.  TeamMail works with your electronic mail system to allow you to send and route 
  485.  mail messages from within a Lotus application. Using TeamMail you can: 
  486.  
  487.      Send a simple text message and distribute it to one or more people. 
  488.  
  489.      Send a message with part or all of a Word Pro document or Freelance 
  490.       Graphics presentation. 
  491.  
  492.      Send messages and documents to all recipients at the same time or from 
  493.       one recipient to the next in a routing list. 
  494.  
  495.      Save a distribution route and use it to send messages quickly to the 
  496.       people on that route. 
  497.  
  498.      Route a message you have received to the next person on the route for 
  499.       that message. 
  500.  
  501.      Track the progress of a routed message by having a mail message sent to 
  502.       you each time a recipient forwards your document to the next recipient. 
  503.  
  504.  
  505.   See related topics 
  506.  
  507.  
  508. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  509.  
  510.  
  511.    Sending a message using TeamMail 
  512.    Sending a message with an attachment 
  513.    Sending a routed message to the next recipient 
  514.    Editing the route of a message sent to you 
  515.    Routing a message using saved route information 
  516.    Saving routing information 
  517.  
  518.  
  519. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Routing a message using saved route information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  520.  
  521.  Routing a message using saved route information 
  522.  
  523.  You can use saved route information to specify the recipients and delivery 
  524.  options for your message. 
  525.  
  526.    1. Choose File - TeamMail. 
  527.  
  528.    2. Select a Send option. 
  529.  
  530.    3. Click OK. 
  531.  
  532.    4. Specify your password and any other required e-mail information and click 
  533.       OK. 
  534.  
  535.    5. Click Open.
  536.  
  537.    6. Specify the desired file (*.SFR) with the saved route information, and 
  538.       click OK. 
  539.  
  540.       TeamMail uses the file to automatically complete the appropriate TeamMail 
  541.       dialog box options. 
  542.  
  543.    7. (Optional) Modify the dialog box options to change the way the current 
  544.       message is sent. 
  545.  
  546.       Any changes you make in the route are not saved for future use unless you 
  547.       explicitly save them by clicking the Save or Save As button in the dialog 
  548.       box. 
  549.  
  550.    8. Click Send. 
  551.  
  552.  
  553.   See related topics 
  554.  
  555.  
  556. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> See related topics ΓòÉΓòÉΓòÉ
  557.  
  558.  
  559.    Saving routing information 
  560.  
  561.  
  562. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Routing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  563.  
  564.  
  565.    Editing the route of a message sent to you 
  566.    Routing a message using saved route information 
  567.    Sending a routed message to the next recipient 
  568.  
  569.  
  570. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> E-mail, routing TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  571.  
  572.  
  573.    Editing the route of a message sent to you 
  574.    Sending a routed message to the next recipient 
  575.  
  576.  
  577. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> E-mail, sending TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  578.  
  579.  
  580.    Routing a message using saved route information 
  581.    Sending a message using TeamMail 
  582.    Sending a message with an attachment 
  583.  
  584.  
  585. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Electronic mail, routing TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  586.  
  587.  
  588.    Editing the route of a message sent to you 
  589.    Sending a routed message to the next recipient 
  590.  
  591.  
  592. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Electronic mail, sending TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  593.  
  594.  
  595.    Routing a message using saved route information 
  596.    Sending a message using TeamMail 
  597.    Sending a message with an attachment 
  598.  
  599.  
  600. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Mail, routing TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  601.  
  602.  
  603.    Editing the route of a message sent to you 
  604.    Sending a routed message to the next recipient 
  605.  
  606.  
  607. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Mail, sending TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  608.  
  609.  
  610.    Routing a message using saved route information 
  611.    Sending a message using TeamMail 
  612.    Sending a message with an attachment 
  613.  
  614.  
  615. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Messages, routing TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  616.  
  617.  
  618.    Editing the route of a message sent to you 
  619.    Sending a routed message to the next recipient 
  620.  
  621.  
  622. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Messages, sending TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  623.  
  624.  
  625.    Routing a message using saved route information 
  626.    Sending a message using TeamMail 
  627.    Sending a message with an attachment 
  628.  
  629.  
  630. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Routing, TeamMail ΓòÉΓòÉΓòÉ
  631.  
  632.  
  633.    Editing the route of a message sent to you 
  634.    Routing a message using saved route information 
  635.    Sending a routed message to the next recipient 
  636.  
  637.  
  638. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> TeamMail, routing messages ΓòÉΓòÉΓòÉ
  639.  
  640.  
  641.    Editing the route of a message sent to you 
  642.    Sending a routed message to the next recipient 
  643.  
  644.  
  645. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> TeamMail, sending messages ΓòÉΓòÉΓòÉ
  646.  
  647.  
  648.    Routing a message using saved route information 
  649.    Sending a message using TeamMail 
  650.    Sending a message with an attachment 
  651.  
  652.  
  653. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Saving routing information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  654.  
  655.  
  656. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Details: Sending a message with an attachment ΓòÉΓòÉΓòÉ
  657.  
  658.  
  659. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Details: Sending a message with an attachment ΓòÉΓòÉΓòÉ
  660.  
  661.  
  662. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Routing a message using saved route information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  663.  
  664.  
  665. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1.   ΓòÉΓòÉΓòÉ
  666.  
  667.