home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ OS/2 Shareware BBS: InfoMgt / InfoMgt.zip / haz12.zip / hazel.HLP (.txt) < prev    next >
OS/2 Help File  |  1994-01-05  |  41KB  |  1,044 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. About Hazel  ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4.                                       Hazel
  5.  
  6. Hazel is a 32-bit, OS/2 2.1 multithreaded address book with dialing and 
  7. printing capabilities.  It's written entirely in C++ and is small and fast. 
  8. Features include: 
  9.  
  10. The ability to maintain multiple address books
  11. (size limited only by available disk).
  12.  
  13. Fast searching.
  14.  
  15. Support for six phone numbers and a 1K comment field.
  16.  
  17. Comma-delimited file import/export with flexible
  18. field definitions.  Field order can be selected
  19. quickly with a point and click interface.
  20.  
  21. Envelope printing.  Address info for envelopes can
  22. be previewed and edited while printing is in
  23. progress.  Fonts may be specified for both
  24. return and addressee addresses, so envelopes with
  25. an air of sophistication are a snap.
  26.  
  27. Day-Timers(R)-format address book printing.  Hazel
  28. supports several popular sizes and I'm willing to
  29. support others if there's sufficient user demand.
  30. Again, flexible font support is provided.
  31.  
  32. Background redial.  The Hazel dialer is threaded
  33. and can perform busy redial while allowing you to
  34. continue to access other address book functions.
  35.  
  36. Tag/Untag functions which allow quick selection of
  37. entries for printing.
  38.  
  39. Both detailed and index views of the address
  40. book.  You can select which views you want
  41. automatically displayed when an address book is
  42. opened.
  43.  
  44. Online help (you're reading it!).  Press F1 when a
  45. window or dialog is selected for help.
  46. Alternatively, you can use the Help menu on the
  47. main Hazel window.
  48.  
  49. It's not bloated!  Say no to multi-megabyte cows
  50. which attempt to do ten times more than you need
  51. them to!
  52.  
  53. And more!  Give it a try!
  54.  
  55. Note: I chose to support Day-Timers address books because I personally use 
  56. Day-Timers products (and am very satisfied with them).  The required paper 
  57. (which comes with address book covers) is available from Day-Timers, Inc. at 
  58. 1-215-395-5884.  Hazel currently supports styles B and C laser Junior and 
  59. Senior pocket sizes.  Catalog numbers are 10258 (B, Junior) and 10259 (C, 
  60. Senior).  You can also use normal letter-size paper and then cut and staple. 
  61. Since the address books are generated double-sided, they are very compact. 
  62.  
  63.                                   Registration
  64.  
  65. Hazel is a Shareware product and is fully functional; it isn't intended to be 
  66. free software.  The only reminders you receive that your copy isn't registered 
  67. are a dialog box when Hazel starts up and a dialog box which cannot be removed 
  68. while Hazel is running.  I haven't resorted to expiration dates or to deleting 
  69. features because I'm trusting people who decide to use Hazel to register their 
  70. copy.  Your registration allows the author to continue updating this product 
  71. and to consider developing other affordably-priced Shareware products. 
  72.  
  73. Registered users will receive a personalized, registered version on floppy disk 
  74. which does not contain the reminder dialogs and will be notified of updates and 
  75. new products in a timely manner. ONLY registered users may use certain Hazel 
  76. utilities such as those necessary to convert data files between versions of 
  77. Hazel.  Your personalized registration disk serves as a "key". Registered users 
  78. will be given top priority for fixes to reported bugs and enhancement work and 
  79. will also receive Avery label printing functions when available. 
  80.  
  81. The file REGISTER.DOC (distributed with Hazel) provides a convenient way to 
  82. register by mail; you may also register via Compuserve's Shareware registration 
  83. system (GO SWREG) or via an OS/2 BBS (read on for further details). 
  84.  
  85. Registered users may upgrade to future versions with the same major revision 
  86. number (e.g. 1.0, 1.1, ..., 1.x) for free by downloading the new version and 
  87. registering it with the registration program supplied on the registration disk. 
  88. When the major revision number changes (1.x to 2.x, for example), a small fee 
  89. may be charged for upgrade and a new diskette may be supplied. 
  90.  
  91. PLEASE DO NOT change the name of the ZIP file when you distribute it!  PLEASE 
  92. distribute the original file far and wide, but do not re-ZIP it yourself.  I 
  93. will use the ZIP filename in the future to distinguish between versions. 
  94.  
  95. If you decide to use Hazel, you must register your copy by sending your check 
  96. or money order, drawn on a U.S. bank, for $29 per copy (including shipping) 
  97. with a completed REGISTER.DOC form to: 
  98.  
  99.     Golden G. Richard III
  100.     2641 Sandbury Blvd.
  101.     Columbus, OH  43235
  102.  
  103. Alternatively, you may register on Compuserve or the GREATER CHICAGO Online!! 
  104. BBS.  See the file REGISTER.DOC for more information. 
  105.  
  106. Registration entitles a single user to make copies as appropriate for use on 
  107. machines owned or operated by that user.  At most one of the copies may be 
  108. operational at a given time under the Hazel license agreement.  Corporations 
  109. and organizations MUST register a copy of Hazel for each individual who will 
  110. use it.  Site licenses are negotiable. You may NOT continue to use Hazel beyond 
  111. an initial trial period without registering your copy! 
  112.  
  113. You are encouraged to distribute the unmodified HAZEL.ZIP file containing the 
  114. shareware version of Hazel, but Hazel may not be sold for profit. Registered 
  115. copies must NOT be distributed to persons other the person to whom the copy is 
  116. registered.  Permission is granted for Hazel to be distributed in Shareware 
  117. collections, provided notice is given that the collection is *Shareware* and 
  118. that registration obligations apply AND only a nominal handling fee is charged. 
  119.  
  120. Your comments are very important.  The idea behind Hazel was (and is) to create 
  121. a relatively lean program that provides the set of features its users need. 
  122. What I'm trying to avoid is software bloat; the world doesn't need another 
  123. multi-megabyte cow that attempts to do everything.  Let me hear from you! 
  124.  
  125. When reporting bugs or "mis-features", please be very specific.  Include 
  126. complete system information and describe the exact circumstances under which 
  127. the problem occurred.  A Hazel data file (and the index file) on disk might 
  128. help me solve the problem more quickly. 
  129.  
  130. Please direct all correspondence to the email addresses 
  131.  
  132.                      grichard@cis.ohio-state.edu (Internet)
  133.  
  134.                                        or
  135.  
  136.                              72634,1272 (Compuserve)
  137.  
  138. or to the postal address above. 
  139.  
  140.                                       Notes
  141.  
  142. Installing and using Hazel is simple; create a directory for Hazel and unzip 
  143. the contents in the directory (if you're reading this, you've gotten this 
  144. far!).  To invoke Hazel without specifying an address book, type HAZEL and 
  145. press Enter.  An address book can be specified on the command line by typing 
  146. HAZEL somename.HAZ and pressing Enter. Address book files must end with the 
  147. extension ".HAZ".  Hazel uses the file "HAZEL.INI" in the current directory to 
  148. store user preferences.  If you decide to use Hazel on a regular basis, create 
  149. a program object for HAZEL.EXE and set the Working Directory to the directory 
  150. containing HAZEL.EXE and the Parameters field to the name of the address book 
  151. you usually open.  The file "HAZEL.HLP" (containing the on-line help for Hazel) 
  152. should be placed in the same directory as "HAZEL.EXE". 
  153.  
  154. Hazel associates an index file with the same primary filename but with the 
  155. extension ".HAI" with each address book file.  The index file allows very fast 
  156. access to address book entries during normal execution.  When you close an 
  157. address book or exit Hazel, the index file is modified.  This can take a minute 
  158. or so if you have a very large number of address book entries. If the index 
  159. file should be destroyed (through accidental deletion, rebooting without 
  160. Closing the current address book, or for whatever reason), Hazel will 
  161. automatically rebuild it when you open the address book again.  When you 
  162. perform backups, it isn't necessary to save the .HAI file (since Hazel can 
  163. rebuild it) as long as you delete the the corresponding .HAI file when you 
  164. restore an address book file from floppy, tape, or whatever. 
  165.  
  166. Hazel is really intended to be left running; changes to an open address book 
  167. are flushed to disk and will not be lost in the case of a power failure, etc. 
  168. Nevertheless, you should always exit Hazel properly before rebooting, etc. to 
  169. avoid the time penalty for rebuilding the index file when you next open the 
  170. address book file. 
  171.  
  172. Upcoming features include: 
  173.  
  174. Multiple return addresses for envelopes
  175. Anniversary tracking
  176. Support for printing Avery labels (the current
  177. plan is to provide this function ONLY to
  178. registered users when it becomes available).
  179.  ...and more!  Your support makes continued
  180. development of Hazel possible.
  181.  
  182. Only B and C laser Day-Timers(R) booklets are currently supported.  See the 
  183. Print Address Book help section for information on how to order paper.  These 
  184. are the most common pocket types; if there is interest, additional formats can 
  185. be supported.  Send me your ideas. 
  186.  
  187.                                     Spotlight
  188.  
  189.                     T.B. Brownrigg, Hazel's first registered
  190.                             user, registered 9/24/93.
  191.  
  192.                               Obligatory Disclaimer
  193.  
  194. The author can in no way be responsible for any damage or loss whatsoever 
  195. caused by the use (or misuse) of Hazel.  While reasonable precautions have been 
  196. taken to ensure that Hazel performs as specified, the user assumes 
  197. responsibility for any damage or loss caused directly or indirectly by use of 
  198. this software. 
  199.  
  200. Day-Timers is a registered trademark of Day-Timers, Inc. 
  201.  
  202. OS/2 is a registered trademark of IBM. 
  203.  
  204.  
  205. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. File Menu ΓòÉΓòÉΓòÉ
  206.  
  207. The File menu contains commands to create, open, and close address books as 
  208. well as various print and import/export functions.  The following commands 
  209. appear in the File menu: 
  210.  
  211. Open Address Book        Opens an existing address book or creates a new one 
  212.  
  213. Close Current            Closes the current address book 
  214.  
  215. Print Address Book       Prints a Day-Timers(R) format address booklet 
  216.  
  217. Print Envelopes          Prints envelopes for selected entries 
  218.  
  219. Print Entries            Prints selected entries 
  220.  
  221. Import                   Imports entries from a comma-delimited data file into 
  222.                          the current address book 
  223.  
  224. Export                   Exports entries from the current address book to a 
  225.                          comma-delimited data file 
  226.  
  227. Exit                     Terminates execution of Hazel 
  228.  
  229.  
  230. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Open Address Book ΓòÉΓòÉΓòÉ
  231.  
  232. The Open Address Book command is used to open an existing address book or 
  233. create a new one.  If an address book is already open, you must execute the 
  234. Close Current command before executing Open Address Book. An address book may 
  235. be opened immediately upon execution of Hazel by specifying its name on the 
  236. command line; for example, executing the command 
  237.  
  238.                                  hazel test.haz
  239.  
  240. automatically opens the address book "test.haz". 
  241.  
  242. The name of the current address book is displayed in the title bar of the main 
  243. Hazel window.  *None* means that no address book is currently open. 
  244.  
  245.  
  246. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. Close Current ΓòÉΓòÉΓòÉ
  247.  
  248. The Close Current command closes the current address book. After closing, 
  249. select Open Address Book to open a different address book or use Exit Hazel to 
  250. terminate execution of Hazel.  Note that when no address book is open, many 
  251. commands (such as those for printing, importing/exporting data, etc.) are 
  252. unavailable. 
  253.  
  254. Exiting Hazel via the Exit Hazel option or by double clicking on the small 
  255. Hazel system menu icon causes a Close Current to be automatically executed. 
  256. When an address book is closed, the corresponding index file (used to speed 
  257. searches, etc. during normal operation) is modified; this can take a minute or 
  258. so if you have a large number of entries (on the order of thousands).  If Hazel 
  259. is terminated improperly (if your machine reboots because of a power failure, 
  260. for example), the currently open address book will not be closed properly, 
  261. causing the index file to be lost.  It will be automatically recreated the next 
  262. time you open the address book, and no data will be lost.  To save startup 
  263. time, however, you should always try to exit Hazel properly via the Exit Hazel 
  264. option or by double clicking on the system menu icon. 
  265.  
  266.  
  267. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. Print Address Book ΓòÉΓòÉΓòÉ
  268.  
  269. The Print Address Book command prints a Day-Timers(R) format address booklet. 
  270. Hazel currently supports style B and C laser Junior and Senior pocket sizes. 
  271. The appropriate paper may be ordered directly from Day-Timers(R) @ 
  272. 1-215-395-5884.  Catalog numbers are 10258 (B, Junior) and 10259 (C, Senior). 
  273.  
  274. Address books containing either all tagged entries or only the current entry 
  275. may be printed.  If you choose to print tagged entries, the current position in 
  276. the address book is changed.  Dialogs allow you to specify which Day-Timers 
  277. form is loaded in your printer, to select fonts, and to decide whether you wish 
  278. to "approve" each entry to be printed. 
  279.  
  280. The Day-Timers booklets are double-sided.  Hazel displays a dialog box when it 
  281. has finished spooling the first side to the printer.  When printing completes, 
  282. remove the paper from the printer, reverse it, then place it back in the 
  283. printer.  Click "OK" on the dialog box to print the second side. 
  284.  
  285. Note: You may want to experiment with normal paper to determine which fonts you 
  286. want to use, etc. before using your Day-Timers forms, since plain paper is 
  287. cheaper! 
  288.  
  289. Hazel uses the default printer for printing.  To change the default printer, 
  290. right click on one of your printer objects and choose Set Default. 
  291.  
  292. You must dismiss the Search dialog before initiating a printing session. After 
  293. printing has begun, Search will again be available. 
  294.  
  295.  
  296. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. Print Envelopes ΓòÉΓòÉΓòÉ
  297.  
  298. The Print Envelopes command formats and prints #10 envelopes using the return 
  299. address specified under User Preferences (under the Edit menu).  The position 
  300. of the addresses can be adjusted via settings under User Preferences. 
  301. Envelopes may be printed for all tagged entries or for the current entry.  If 
  302. you choose to print envelopes for all tagged entries, the current position in 
  303. the address book is changed.  Dialogs allow you to select fonts and to decide 
  304. whether you wish to "approve" the data for each envelope.  The address for each 
  305. envelope is formatted as follows: 
  306.  
  307.       Firstname Lastname
  308.      Company
  309.      Address line # 1
  310.      Address line # 2
  311.      City, State/Province  Zip
  312.      Country
  313.  
  314. Any lines that are completely blank are not printed (for example, if the 
  315. company field is blank, no company line is printed; if the second line of the 
  316. address is blank, that line isn't printed, etc.) 
  317.  
  318. The Print Envelopes facility, like other Hazel print facilities, is 
  319. multithreaded; not only are other address book functions available during 
  320. printing, but multiple Print Envelope invocations may be in progress at once. 
  321. Changes to the User Preferences (in particular, the return address) and to the 
  322. entries in the current address book will not affect an in-progress Print 
  323. Envelopes invocation.  Note that there is a small delay when a Print Envelopes 
  324. job first begins; Hazel is saving data for the envelopes so that subsequent 
  325. changes to the address book do not affect the addresses for the envelopes being 
  326. printed.  Most other Hazel options are available after this delay. 
  327.  
  328. Hazel uses the default printer for printing.  To change the default printer, 
  329. right click on one of your printer objects and choose Set Default. 
  330.  
  331. You must dismiss the Search dialog before initiating a printing session.  After 
  332. printing has begun, Search will again be available. 
  333.  
  334.  
  335. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Print Entries ΓòÉΓòÉΓòÉ
  336.  
  337. The Print Entries command allows printing of selected fields for either all 
  338. tagged entries or the current entry. 
  339.  
  340. A dialog is displayed which allows you to select which fields should be printed 
  341. and whether tags ("FIRST NAME", "LAST NAME", etc.) should be printed. If tags 
  342. are not printed, blank fields are not printed.  If tags are printed, all 
  343. selected fields are printed, regardless of whether or not they are blank. You 
  344. will also be allowed to change the font for printing via a dialog.  If you 
  345. decide to print tags, choose a monospaced font such as Courier so that the tags 
  346. will align properly; proportional fonts such as Times New Roman will produce 
  347. unaligned tags. 
  348.  
  349. Hazel uses the default printer for printing.  To change the default printer, 
  350. right click on one of your printer objects and choose Set Default. 
  351.  
  352. You must dismiss the Search dialog before initiating a printing session.  After 
  353. printing has begun, Search will again be available. 
  354.  
  355.  
  356. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. Import ΓòÉΓòÉΓòÉ
  357.  
  358. The Import command imports address book entries from a comma-delimited data 
  359. file.  The data file must be formatted as one entry per line (each line 
  360. terminated by a carriage return) with fields enclosed in quotes and separated 
  361. by commas.  A dialog is displayed when you import entries which allows you to 
  362. define the order of the fields in the data file to be imported.  This should 
  363. allow maximal compatibility with other programs which import/export 
  364. comma-delimited files. 
  365.  
  366. You must dismiss the Search dialog before importing data. 
  367.  
  368.  
  369. ΓòÉΓòÉΓòÉ 9. Export ΓòÉΓòÉΓòÉ
  370.  
  371. The Export command exports address book entries to a comma-delimited data file. 
  372. Either the current entry or all tagged entries may be exported.  The data file 
  373. which is created contains one entry per line, with each field enclosed in 
  374. quotes and separated by a comma.  Double quotes and commas within exported 
  375. fields are deleted.  A dialog is displayed when you export entries which allows 
  376. you to define the field ordering for the exported data.  This should allow 
  377. maximal compatibility with other programs which import/export comma-delimited 
  378. files. 
  379.  
  380. You must dismiss the Search dialog before exporting data. 
  381.  
  382.  
  383. ΓòÉΓòÉΓòÉ 10. Exit Hazel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  384.  
  385. The Exit Hazel command closes the current address book and terminates execution 
  386. of Hazel. 
  387.  
  388.  
  389. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  390.  
  391.  
  392. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  393.  
  394.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  395.     drives on your system. 
  396.  2. Select a drive from the Drive list. 
  397.  3. Select a directory from the Directory list. 
  398.  4. Select a file name from the File list or type in a file name and select the 
  399.     Open Address Book pushbutton to select an address book.  The last four 
  400.     characters of the address book file must be ".HAZ". 
  401.  
  402. For specific help, select a topic below. 
  403.  
  404.  
  405. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  406.  
  407. File name           Type of file 
  408. Drive               File 
  409. Directory           Open Address Book pushbutton 
  410.  
  411.  
  412. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  413.  
  414.  
  415. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  416.  
  417. Type the name of the address book file you want to open or create in the File 
  418. name field and select the Open Address Book pushbutton. 
  419.  
  420. For more help, select a topic below. 
  421.  
  422.  
  423. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  424.  
  425. File name           Type of file 
  426. Drive               File 
  427. Directory           Open Address Book pushbutton 
  428.                     General help 
  429.  
  430.  
  431. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  432.  
  433.  
  434. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  435.  
  436. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  437. available file types. 
  438.  
  439. For more help, select a topic below. 
  440.  
  441.  
  442. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  443.  
  444.  
  445. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  446.  
  447. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  448. contains the address book file you want to access. 
  449.  
  450. For more help, select a topic below. 
  451.  
  452.  
  453. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  454.  
  455.  
  456. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  457.  
  458. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  459. Directory list.  Select the address book file you want to open. 
  460.  
  461. For more help, select a topic below. 
  462.  
  463.  
  464. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  465.  
  466.  
  467. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  468.  
  469. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  470. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  471. box. 
  472.  
  473. For more help, select a topic below. 
  474.  
  475.  
  476. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open Address Book ΓòÉΓòÉΓòÉ
  477.  
  478.  
  479. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  480.  
  481. Select the Open Address Book pushbutton to open or create the specified address 
  482. book. 
  483.  
  484. For more help, select a topic below. 
  485.  
  486.  
  487. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  488.  
  489. Use Save to store the file you are editing.  After the file is saved, the text 
  490. remains in the window so that you can continue editing it. 
  491.  
  492. Note:  If you are editing a new file, select the Save or Save as choices to 
  493.        display the Save as pop-up so that you can name the file you are 
  494.        editing.  A file must have a title to be saved. 
  495.  
  496.  
  497. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  498.  
  499. Use Save as to name and save a new file or to save an existing file under a 
  500. different name, in a different directory, or on a different disk. 
  501.  
  502.  
  503. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  504.  
  505.  
  506. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  507.  
  508.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  509.     drives on your system. 
  510.  2. Select a drive from the Drive list. 
  511.  3. Select a directory from the Directory list. 
  512.  4. Type the name of the file you want to save in the File name field and 
  513.     select the Save pushbutton. 
  514.  
  515. For specific help, select a topic below. 
  516.  
  517.  
  518. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  519.  
  520. File name           Type of file 
  521. Drive               File 
  522. Directory           Save pushbutton 
  523.  
  524.  
  525. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  526.  
  527.  
  528. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  529.  
  530. Type the name of the file you want to save in the File name field and select 
  531. the Save pushbutton. 
  532.  
  533. For more help, select a topic below. 
  534.  
  535.  
  536. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  537.  
  538. File name           Type of file 
  539. Drive               File 
  540. Directory           Save pushbutton 
  541. General help 
  542.  
  543.  
  544. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  545.  
  546.  
  547. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  548.  
  549. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  550. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  551.  
  552. For more help, select a topic below. 
  553.  
  554.  
  555. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  556.  
  557.  
  558. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  559.  
  560. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  561. contains the files you want to save. 
  562.  
  563. For more help, select a topic below. 
  564.  
  565.  
  566. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  567.  
  568.  
  569. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  570.  
  571. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  572. Directory list.  Select the file you want to rename and save. 
  573.  
  574. For more help, select a topic below. 
  575.  
  576.  
  577. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  578.  
  579.  
  580. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  581.  
  582. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  583. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  584. box. 
  585.  
  586. For more help, select a topic below. 
  587.  
  588.  
  589. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  590.  
  591.  
  592. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  593.  
  594. Select the Save pushbutton to save the file to the drive and directory you 
  595. selected and with the file name you specified. 
  596.  
  597. For more help, select a topic below. 
  598.  
  599.  
  600. ΓòÉΓòÉΓòÉ 11. Edit Menu ΓòÉΓòÉΓòÉ
  601.  
  602. The Edit menu contains commands to copy the current entry to the clipboard, 
  603. modify user preferences (such as the COM port to use for the dialer function 
  604. and the return address to be printed for envelopes), toggle display of the 
  605. entry and index dialogs (to save screen real estate when you aren't actively 
  606. using Hazel), save the positions of the most important windows (main, entry, 
  607. index, dialer, and find), and perform global tagging functions.  Accelerator 
  608. keys are available for some commands on this menu.  The following commands 
  609. appear in the Edit menu: 
  610.  
  611. Copy Entry to Clipboard  Copies the current entry to the clipboard 
  612.  
  613. User Preferences         Customize Hazel 
  614.  
  615. Save Window Positions    Save the current positions of the main, entry, index, 
  616.                          find, and dialer windows 
  617.  
  618. Toggle Entry Dialog      Toggle display of the entry dialog 
  619.  
  620. Toggle Index Dialog      Toggle display of the index dialog 
  621.  
  622. Un-Tag All Entries       Clears the tags on all entries in the current address 
  623.                          book 
  624.  
  625. Tag All Entries          Sets the tags on all entries in the current address 
  626.                          book 
  627.  
  628.  
  629. ΓòÉΓòÉΓòÉ 12. Copy Entry to Clipboard ΓòÉΓòÉΓòÉ
  630.  
  631. The Copy Entry to Clipboard command copies the currently displayed entry to the 
  632. clipboard.  Fields are copied to the clipboard in the following order: 
  633.  
  634. o First name 
  635. o Last name 
  636. o Company 
  637. o Address line # 1 
  638. o Address line # 2 
  639. o City 
  640. o State 
  641. o Zip 
  642. o Country 
  643. o Phone # 1 
  644. o Phone # 2 
  645. o Phone # 3 
  646. o Phone # 4 
  647. o Phone # 5 
  648. o Phone # 6 
  649. o Email address 
  650. o Birthday 
  651. o Comment 
  652.  
  653.  
  654. ΓòÉΓòÉΓòÉ 13. User Preferences ΓòÉΓòÉΓòÉ
  655.  
  656. The User Prefences command allows Hazel to be customized for your environment. 
  657. Settings include the communication parameters used by the dialer function and 
  658. the return address printed on envelopes.  Press F1 when the User Preferences 
  659. dialog is displayed for more information on individual settings. 
  660.  
  661.  
  662. ΓòÉΓòÉΓòÉ 14. Save Window Positions ΓòÉΓòÉΓòÉ
  663.  
  664. The Save Window Positions command saves the positions of the most important 
  665. Hazel windows (the main, entry, index, dialer, and find windows).  To use this 
  666. command, open the various windows (by selecting the dialer, toggling the index 
  667. and entry dialogs on, etc.) and then choose Save Window Positions. 
  668.  
  669.  
  670. ΓòÉΓòÉΓòÉ 15. Toggle Entry Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  671.  
  672. The Toggle Entry Dialog command toggles display of the entry dialog.  Since the 
  673. entry dialog occupies a large amount of screen space, this allows you to reduce 
  674. the screen space requirements of Hazel when it isn't actively being used 
  675. (without exiting the program). If the entry dialog is currently displayed, this 
  676. command has the same effect as clicking the minimize button on the entry dialog 
  677. window.  Double clicking on an entry in the index dialog automatically displays 
  678. the entry dialog. 
  679.  
  680.  
  681. ΓòÉΓòÉΓòÉ 16. Toggle Index Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  682.  
  683. The Toggle Index Dialog command toggles display of the index dialog.  If the 
  684. index dialog is currently displayed, this command has the same effect as 
  685. clicking the minimize button on the index dialog window. 
  686.  
  687.  
  688. ΓòÉΓòÉΓòÉ 17. Tag All Entries ΓòÉΓòÉΓòÉ
  689.  
  690. The Tag All Entries command provides a quick way to tag all entries in the 
  691. current address book.  Some Hazel commands (e.g., envelope printing) operate on 
  692. the current entry or on all tagged entries. 
  693.  
  694.  
  695. ΓòÉΓòÉΓòÉ 18. Un-Tag All Entries ΓòÉΓòÉΓòÉ
  696.  
  697. The Un-Tag All Entries command clears the tags on all entries in the current 
  698. address book. 
  699.  
  700.  
  701. ΓòÉΓòÉΓòÉ 19. Help Menu ΓòÉΓòÉΓòÉ
  702.  
  703. Use the choices on the Help menu to display: 
  704.  
  705. o An index of references to help topics for Hazel 
  706. o General information about Hazel, including how to register your copy 
  707. o Information on how to use the help facility 
  708. o The production information dialog 
  709.  
  710.  
  711. ΓòÉΓòÉΓòÉ 20. Help Index ΓòÉΓòÉΓòÉ
  712.  
  713. This Help menu choice displays a list of help topics. 
  714.  
  715.  
  716. ΓòÉΓòÉΓòÉ 21. About Hazel ΓòÉΓòÉΓòÉ
  717.  
  718. This Help menu choice displays general information about Hazel, including how 
  719. to register your copy. 
  720.  
  721.  
  722. ΓòÉΓòÉΓòÉ 22. Using Help ΓòÉΓòÉΓòÉ
  723.  
  724. This Help menu choice explains how to use the Help facility. 
  725.  
  726.  
  727. ΓòÉΓòÉΓòÉ 23. Product information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  728.  
  729. This Help menu choice displays the product information dialog. 
  730.  
  731.  
  732. ΓòÉΓòÉΓòÉ 24. Product Information Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  733.  
  734. This dialog displays Hazel registration status, version number, and the 
  735. copyright notice. 
  736.  
  737.  
  738. ΓòÉΓòÉΓòÉ 25. OK ΓòÉΓòÉΓòÉ
  739.  
  740. The Click button closes the Product information dialog. 
  741.  
  742.  
  743. ΓòÉΓòÉΓòÉ 26. Entry Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  744.  
  745. The Hazel Entry dialog is used to create, change, find, delete, tag, duplicate, 
  746. and dial address book entries. 
  747.  
  748. To enter data into a field, position the mouse cursor in the desired entry 
  749. field and click, then type the desired data.  The TAB and SHIFT-TAB keys may be 
  750. used to move between fields.  To save screen space, phone numbers 3-6 are 
  751. accessed via a spin button.  Click on the arrows to the right of the third 
  752. phone number field to toggle between display of phone numbers 3, 4, 5, and 6. 
  753.  
  754. The Comment field is multiline; it can be used to store misc. information up to 
  755. a limit of 1024 characters.  This field is especially useful for storing 
  756. strings which serve to group entries into categories.  For example, inserting 
  757. the string !!BILL!! into the comment field of certain entries allows all 
  758. !!BILL!! entries to be found quickly.  Using Find All on the  Find dialog 
  759. allows you to quickly tag an entire category for later envelope printing, etc. 
  760.  
  761. Buttons on the Entry dialog have the following functions: 
  762.  
  763. Tagged         Toggles tag on the current entry.  Some Hazel operations, such 
  764.                as envelope printing, can operate on the current entry or all 
  765.                tagged entries.  Tags are maintained for the current session 
  766.                only; they are lost when Hazel is exited or the address book is 
  767.                closed. 
  768.  
  769. Save           Saves the current entry.  If the current entry is new, a new 
  770.                address book entry is created, otherwise the existing entry is 
  771.                updated. 
  772.  
  773. New            Clear entry fields so a new address book entry can be entered. 
  774.                When you've finished entering the data for the new entry, click 
  775.                Save to create a new entry and save it.  Whenever all entry 
  776.                fields are blank (for instance, after an unsuccessful find 
  777.                operation), you may enter data for a new address book entry. 
  778.  
  779. Find           Search for an address book entry.  Press F1 when the Find dialog 
  780.                is displayed for more information. 
  781.  
  782. Dial           Pop up the Dialer dialog to dial phone numbers.  Press F1 when 
  783.                the Dialer is displayed for more information. 
  784.  
  785. Index          Toggle display of the Index dialog, which allows you to quickly 
  786.                select an entry based on name/company. 
  787.  
  788. ClipBd         Copy the current entry to the clipboard. 
  789.  
  790. Dup            Duplicate the current entry. 
  791.  
  792. Delete         Deletes the current entry.  A confirmation message is displayed 
  793.                before the entry is deleted. 
  794.  
  795. F(irst)        Displays the first entry in the address book.  Address book 
  796.                entries are sorted by last and then first name.  Entries with a 
  797.                blank last name field are sorted by company (e.g., Cinemark 
  798.                Theatre follows George Carob in the address book but comes 
  799.                before Wynona Dudley) 
  800.  
  801. L(ast)         Displays the last entry in the address book. 
  802.  
  803. P(revious)     Displays the previous entry in the address book. 
  804.  
  805. N(ext)         Displays the next entry in the address book. 
  806.  
  807.  
  808. ΓòÉΓòÉΓòÉ 27. Index Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  809.  
  810. The Hazel Index dialog is used to quickly select an entry based on name or 
  811. company.  The dialog contains the name/company fields for all entries (the 
  812. company field is enclosed in parentheses).  Double click on an entry to select 
  813. it; the full address book entry is then displayed in the Entry dialog (the 
  814. Entry dialog will be toggled "on" automatically if it is currently minimized). 
  815. The Index is automatically updated when you create new entries, save 
  816. modifications to an existing entry, or delete entries. 
  817.  
  818. The Select button performs the same function as double clicking on an entry; 
  819. that is, it brings up the item in the Entry dialog. 
  820.  
  821. The Dial button may be used to bring up the currently highlighted entry in the 
  822. Dialer, bypassing the Entry dialog. 
  823.  
  824. The ClipBd button may be used to copy the currently highlighted entry to the 
  825. clipboard. 
  826.  
  827. Note: If your address book has an extremely large number of entries (on the 
  828. order of thousands), some of the entries in the address book may not appear in 
  829. the Index dialog.  This is due to an OS/2 limitation on the size of list box 
  830. contents.  These entries can still be accessed using the Find, Previous, Next, 
  831. First, and Last functions on the Entry dialog.  In addition, editing operations 
  832. on large address books can be slowed down when the index box is open.  You may 
  833. wish to toggle the index box off when editing a large address book file, then 
  834. toggle it back on when you're done editing. 
  835.  
  836.  
  837. ΓòÉΓòÉΓòÉ 28. Dialer Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  838.  
  839. The Hazel Dialer dialog is used to dial phone numbers.  If phone numbers have 
  840. been entered for the current address book entry, these phone numbers are 
  841. displayed in the list box on the Dialer dialog.  To select a phone number in 
  842. the list of numbers, left click on the desired number.  You may also manually 
  843. enter a number to be dialed by clicking on the entry field at the top of the 
  844. list box and typing the desired number. 
  845.  
  846. The Status indicator shows the current status (Idle, Busy, Redialing, etc.) 
  847.  
  848. If the Redial box is checked, Hazel will redial the number automatically as 
  849. long as it's busy. 
  850.  
  851. Click Dial to begin dialing. 
  852.  
  853. Click Cancel to dismiss the Dialer dialog and remove the modem from the 
  854. connection.. 
  855.  
  856. Notes:  The dialer uses standard Hayes-compatible AT commands to communicate 
  857. with your modem.  If your modem isn't fully Hayes-compatible, you may 
  858. experience difficulties.  If you experience problems and your modem is 
  859. Hayes-compatible, check the Dialer Setup information under User Preferences. 
  860.  
  861. If you click Cancel while the modem is dialing, you may see the error message 
  862. "No response was received from the modem after a command was issued." In this 
  863. circumstance this error message can be ignored.  If you receive this error 
  864. message before you hear your modem dial, adjust the modem Delay parameter under 
  865. User Preferences (you probably need to increase the value if you're receiving 
  866. this error message). 
  867.  
  868.  
  869. ΓòÉΓòÉΓòÉ 29. Selection Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  870.  
  871. The Hazel Selection dialog is used to select which entries should be used when 
  872. performing an operation such as printing envelopes or exporting entries.  If 
  873. you choose "Current entry only", only the current entry will be used.  If "All 
  874. tagged entries" is selected, all entries which have been tagged will be used. 
  875. Select OK to continue with the operation or Cancel to cancel the operation. 
  876. Some operations (such as envelope and Day-Timers printing) allow you to approve 
  877. the data being used for each entry (for example, how the addressee info is 
  878. formatted).  Choose "Get approval for each" if appropriate to approve each 
  879. entry.  Note that for Day-Timers approval mode, sorting by last name/company 
  880. has already been performed *before* you approve each entry, so changing the 
  881. last or company name can produce strange ordering in your address book. 
  882.  
  883.  
  884. ΓòÉΓòÉΓòÉ 30. Hazel Registration Notice! ΓòÉΓòÉΓòÉ
  885.  
  886. The Hazel Registration Notice! dialog is displayed only in unregistered copies 
  887. of Hazel.  This dialog may be moved within the available desktop area, but may 
  888. not be positioned off screen.  See About Hazel under the Help menu on the main 
  889. Hazel window (and the file "REGISTER.DOC") to find out how to register your 
  890. copy of Hazel and be rid of this reminder forever! 
  891.  
  892.  
  893. ΓòÉΓòÉΓòÉ 31. Address Approval Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  894.  
  895. The Hazel Address Approval dialog allows you to view/edit the address data for 
  896. the envelope or Day-Timers(R) entry about to be printed.  Edit the address (if 
  897. desired) in the Address area then select "Accept Current" to continue, "Accept 
  898. Rest" to turn off approval mode, "Skip Current" to skip the current entry 
  899. without printing it, or "Skip Rest" to print none of the remaining entries. 
  900.  
  901.  
  902. ΓòÉΓòÉΓòÉ 32. Day-Timers(R) Selection Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  903.  
  904. The Hazel Day-Timers(R) Selection dialog allows you to select the type of 
  905. Day-Timers(R) form currently loaded in your printer. "B" and "C" sizes are 
  906. supported in this release of Hazel.  Select OK after choosing the desired form 
  907. type or select Cancel to abort printing. 
  908.  
  909.  
  910. ΓòÉΓòÉΓòÉ 33. Print Fields Selection Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  911.  
  912. The Hazel Print Fields Selection dialog allows you to select which fields are 
  913. printed during execution of a "Print Entries" command. If "Print tags" is 
  914. selected, "FIRST NAME", "LAST NAME", etc. labels are printed, otherwise only 
  915. the address data is printed.  If "Print tags" is not selected, then completely 
  916. blank fields are not printed.  Select "Save" to make the selections permanent, 
  917. otherwise they apply for the current print session only. Select OK to continue 
  918. or Cancel to abort printing. 
  919.  
  920.  
  921. ΓòÉΓòÉΓòÉ 34. Import/Export Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  922.  
  923. Hazel can import and export comma-delimited files, where each field is enclosed 
  924. in double quotes and fields are separated by commas.  There should be no 
  925. whitespace between comma-delimited fields (e.g., "A","B","C" is correct) and 
  926. double quotes must not appear in a field value. 
  927.  
  928. The Import/Export dialog allows you to customize the field ordering for data 
  929. import/export.  Use the arrows to the right of each field name to adjust the 
  930. position of the field for import/export (a "0" indicates that a field will not 
  931. be imported/exported).  If there are gaps between field numbers for export, 
  932. Hazel generates empty fields ("") to fill these gaps. 
  933.  
  934. Comments are handled differently, since they are multi-line.  For import, any 
  935. fields in the input record with no corresponding definition on the 
  936. Import/Export dialog will be inserted into the Comment field unless "Don't I/E 
  937. Comment Lines" is selected.  For export, Comment lines are appended to the end 
  938. of each export record unless "Don't I/E Comment Lines" is selected.  When 
  939. you're satisfied with the field orderings, click OK to continue or Cancel to 
  940. cancel import/export. 
  941.  
  942.  
  943. ΓòÉΓòÉΓòÉ 35. Font Selection Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  944.  
  945. The Hazel Font Selection dialog allows you to individually customize the fonts 
  946. for envelope, Day-Timers(R), and general printing.  This dialog is opened 
  947. whenever you begin a printing session.  Click one of the available choices to 
  948. open a standard OS/2 font dialog or Continue to continue with the printing 
  949. process. When a font dialog is open, choose the Name, Style, and Size for the 
  950. font you wish to use.  Font selections do not affect print sessions already in 
  951. progress, so you can, for example, print separate batches of envelopes with 
  952. different fonts. 
  953.  
  954.  
  955. ΓòÉΓòÉΓòÉ 36. Hazel Search Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  956.  
  957. The Hazel Search Dialog is used to locate specific address book entries. Click 
  958. on the "Search for" entry field and type the string you wish to search for. 
  959.  
  960. If "Tag Matches" is selected, each matching address book entry will be tagged. 
  961.  
  962. If "Name/Company only" is selected, only the first, last, and company names 
  963. will be searched.  Searching only these fields is extremely fast. 
  964.  
  965. If "All fields" is selected, all address book fields will be searched for a 
  966. match. 
  967.  
  968. The "Find" pushbutton starts the search from the beginning of the address book. 
  969. Use this option to find the first match. 
  970.  
  971. The "Find Next" pushbutton continues searching for a match from the current 
  972. position in the address book.  Use this option to find subsequent matches. 
  973.  
  974. The "Find All" pushbutton finds and tags all entries in the address book which 
  975. match the specified search string.  Note that you do not need to have "Tag 
  976. Matches" set when using Find All, but it does no harm. 
  977.  
  978. "Cancel" cancels the search and dismisses the Search dialog. 
  979.  
  980. Note that when the Search dialog is idle (i.e., no search is currently being 
  981. carried out), most Hazel functions are available.  For example, you might wish 
  982. to search for a specific person, invoke the Dialer to dial their number, and 
  983. then continue searching for other matches, all without dismissing the Search 
  984. dialog.  Printing, Export, and Import are not available when the Search dialog 
  985. is displayed, since these functions compete with Search for the current 
  986. position in the address book. You can, however, dismiss the search dialog, 
  987. start a print job, and then begin searching again. 
  988.  
  989. Semi-undocumented feature:  It's often useful to be able to search for both a 
  990. first and last name to narrow a search down quickly. To do this in Hazel, place 
  991. a backslash ("\") between the first and last name in the search string and 
  992. select "Name/Company only". For example, to search for "Sammy Davis", a search 
  993. string like "sam\dav" would do the trick.  This indicates that the string "sam" 
  994. must appear somewhere in the first name and the string "dav" must appear 
  995. somewhere in the last name for a match to be made.  It's ugly, but it works. 
  996.  
  997.  
  998. ΓòÉΓòÉΓòÉ 37. Hazel User Preferences ΓòÉΓòÉΓòÉ
  999.  
  1000. The User Preferences dialog is used to customize Hazel. 
  1001.  
  1002. The Dialer Setup area allows you to specify the serial port to which your modem 
  1003. is connected and the associated communication parameters.  If you don't want to 
  1004. use the dialing facility in Hazel, these settings don't matter.  The Dial Cmd 
  1005. and Hangup Cmd fields should contain Hayes-compatible AT modem commands.  If 
  1006. your site requires that you dial a prefix before dialing an outside number, 
  1007. this prefix can be included in the Dial command.  For example, if you have to 
  1008. dial "9" before dialing an outside number, change the Dial Cmd to "ATDT9,". 
  1009.  
  1010. The Alt Dial Cmd allows you to specify an alternate dialing command.  Prefixing 
  1011. a phone number with "@" causes the alternate dialing command to be used when 
  1012. dialing.  Hazel neither exports nor prints the "@" character. 
  1013.  
  1014. The Remove Prefix allows you to specify a prefix which is ignored when phone 
  1015. numbers are dialed.  For example, the Remove Prefix "1-504-" indicates that the 
  1016. "1-504-" portion of any phone number in the address book should not be dialed. 
  1017. This allows dialing local numbers without having to edit the address book 
  1018. entries. 
  1019.  
  1020. The modem Delay field controls how long Hazel waits for modem responses during 
  1021. the initial modem setup.  If you encounter "No response was received from the 
  1022. modem after a command was issued" errors when you attempt to dial, increase 
  1023. this number until the problem goes away. 
  1024.  
  1025. The Print # 10 Envelope Setup area allows you to specify offsets (in inches) 
  1026. from the left and top edges of a #10 envelope to customize the placement of 
  1027. return and addressee addresses.  Positive offsets move the text to the right 
  1028. and down, respectively.  Negative offsets move the text to the left and up. 
  1029. The Return Address area allows you to enter the return address you want printed 
  1030. on envelopes. 
  1031.  
  1032. The Day-Timers(R) Vertical Align field allows you to adjust the vertical 
  1033. alignment of Day-Timers(R) forms.  Negative numbers move the Day-Timers(R) 
  1034. image up on the form, positive numbers move the image down. 
  1035.  
  1036. The Entry Dialog and Index Dialog checkbuttons allow to select which dialogs 
  1037. are automatically displayed when an address book is opened.  Some users prefer 
  1038. to operate primarily with the Index dialog, since it consumes far less screen 
  1039. space. 
  1040.  
  1041. To dismiss the dialog, select "OK" to keep your changes or "Cancel" to forget 
  1042. them.  If the "Save" button is checked when you close User Preferences with 
  1043. "OK", the changes are made permanent and will be in effect whenever you run 
  1044. Hazel.  Otherwise, the changes apply only to the current Hazel session.