home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ OS/2 Shareware BBS: 10 Tools / 10-Tools.zip / OL.LZH / DATA.LZH / ADDRESS.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-05  |  4KB  |  133 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                   Processing Address Lists in Icon
  8.  
  9.                         Ralph E. Griswold
  10.     Department of Computer Science, The University of Arizona
  11.  
  12. Introduction
  13.  
  14.    Version 8.1 of the Icon program library contains a collection
  15. of programs for processing address lists. These programs check
  16. the correctness of address lists, filter them for designated
  17. entries, sort them, and format mailing labels.
  18.  
  19.    The format of addresses lists processed by these programs is
  20. loosely structured. This allows such lists to be created and
  21. maintained using any text editor and allows them to be used for a
  22. variety of purposes (not just for addresses, although that term
  23. is used here for simplicity). The lack of structure, on the other
  24. hand, allows ambiguities and the possibility of incorrectly
  25. organized data. These programs are no substitute for a database
  26. system or an application specifically dedicated to the handling
  27. of mailing lists.
  28.  
  29. Address_List_Format
  30.  
  31.    An address list, in the sense the term is used here, is a
  32. sequence of entries. Each entry begins with a header line, in
  33. which the first character is a #. Subsequent lines contain the
  34. address information in a natural format with a few constraints
  35. that are necessary if some of the programs described in the next
  36. section are to be used. For example, an address list might look
  37. like this:
  38.  
  39.         #
  40.         Mr. Fred Burfle
  41.         1010 Wayside Lane
  42.         Scottsdale, AZ      85254
  43.         #
  44.         Prof. M. Elwood Mork
  45.         5235 Courtland Blvd., Apt. 23
  46.         Minneapolis, MN   55432
  47.                 .
  48.                 .
  49.                 .
  50.  
  51.  
  52.    Since a # at the beginning of a line constitutes a header, a #
  53. cannot appear as the first character of a line in an entry. One
  54. work-around for this problem is to put a blank in front of a #
  55. that otherwise would appear at the beginning of a line in an
  56. entry.
  57.  
  58.    Within an entry, a line whose first character is a * is con-
  59. sidered to be a comment and is not treated as significant text.
  60. For example, such comment lines are ignored when formatting
  61.  
  62.  
  63.  
  64. IPD171                        - 1 -             September 4, 1991
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73. mailing labels. Comment lines can be used for information like
  74. telephone numbers.
  75.  
  76.    The # that starts a header line can be followed by one or more
  77. designator characters. Several of the programs can select only
  78. those entries with specific designators.
  79.  
  80.    The choice of designator characters is up to the user. For
  81. example, #a might be used to designate active accounts, while #b
  82. might be used to designate bad addresses.
  83.  
  84. Organization_of_Entry_Information
  85.  
  86.    Some of the programs that process address lists expect the
  87. entries to be in a specific form. For example, the first line of
  88. an entry (after the header) is expected to be a name if the entry
  89. is an actual address.
  90.  
  91.    Similarly, for addresses in the United States, the last line
  92. of an entry is expected to be the city, followed by a comma, fol-
  93. lowed by the postal-code abbreviation for the state, followed by
  94. one or more blanks, followed by the ZIP code. See the examples
  95. above.
  96.  
  97.    For an address outside the United States, the last line is
  98. expected to consist only of the country name, in all uppercase
  99. letters.
  100.  
  101. Programs
  102.  
  103.    The following programs are available for processing address
  104. lists:
  105.  
  106.      adlcheck Checks lists for bad data. Options include checking
  107.               the state and ZIP code (U.S. only), country name,
  108.               and for fitting in the confines of a standard one-
  109.               up mailing label.
  110.  
  111.      adlcount Counts the number of labels in a list with optional
  112.               restriction to entries with specified designators.
  113.  
  114.      adlfiltr Filters a list, outputting only those entries with
  115.               specified designators.
  116.  
  117.      adllist  Lists ``fields'' of address list entries, including
  118.               addressee name, city, state, ZIP code, and country.
  119.  
  120.      adlsort  Sorts address list entries by addressee name, ZIP
  121.               code, or country.
  122.  
  123.      labels   Produces one-up mailing labels for designated
  124.               entries.
  125.  
  126.    See the programs themselves for detailed documentation.
  127.  
  128.  
  129.  
  130. IPD171                        - 2 -             September 4, 1991
  131.  
  132.  
  133.