home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / comdemos / progs / prophet / ReadMe < prev   
Encoding:
Text File  |  1992-09-12  |  32.0 KB  |  506 lines

  1. (c) Apricote Studios 1992
  2.  
  3. Welcome to the Prophet Demonstration Disc. This is being distributed by The ARM Club under a
  4. special agreement. It is NOT Public Domain. This version does not entitle you to a reduction\
  5. on the full price of the commercially avaiable version of Prophet
  6.  
  7. IMPORTANT: Prophet is being continually improved. All purchasers are upgraded free of charge.
  8. This demo disc is also upgraded from time to time to reflect changes. If you wish to be kept
  9. up to date, please return the disc to us together with an S.A.E and we will send you the latest
  10. version.
  11.  
  12. This demonstration version is unusual in that the only parts of the full program which have 
  13. been excluded are the printing and data transfer facilities and the final accounts/profit loss 
  14. sections.
  15.  
  16. This means that you can load, edit, save and re-load files as many times as you like. We felt 
  17. this to be the best way for you to test drive Prophet, since you can enter real data and add 
  18. and update it as you would when using the full version. In fact any files created with this 
  19. demonstration version will load straight into the full version, so should you start on a real 
  20. file and find that you like Prophet, your work won't be wasted.
  21.  
  22. Notes on the missing bits!
  23. Because the printing and data transfer sections are missing, you cannot produce any reports 
  24. to the screen or printer. This is a very powerful aspect of the full version of Prophet which 
  25. allows you to produce any kind of report (down to the minutest of detail) and also 
  26. export your data directly into other applications such as graph, spreadsheet or D.T.P. 
  27. programs. The final accounts section will prepare your accounts ready for your accountant 
  28. or the inland revenue. It will also create a new file for you ready for your next set of 
  29. accounts so you won't need to start from scratch each year.
  30.  
  31. The full version comes in a ring binder and case and includes an illustrated 140 page manual 
  32. with a tutorial section and index. It is impossible to include this with the demonstration 
  33. version, but a brief tutorial and summary follows.
  34.  
  35. TUTORIAL : ACCOUNTS
  36. Income/Sales: All your income is entered into the Sales Ledger. It can be entered via the 
  37. Retail Sales option, the Invoicing option, directly into the sales ledger or any combination of 
  38. the three.
  39.  
  40. Before entering any data you should set up the income (Sales) analysis headings with 
  41. suitable descriptions. The most common headings are 'Work Done' and 'Others' or 
  42. something similar. Basically any income you receive from selling something or carrying out 
  43. a service should use the 'Work Done' heading and any other income such as a loan or 
  44. interest from a deposit account should use the 'Others' heading. The reason for using two or 
  45. more income headings is to differentiate between income which is taxable and income 
  46. which is not. The income analysis headings can be found by clicking on the 'Headings' 
  47. option under 'Accounts' in the main menu, then clicking on 'Sales'.
  48.  
  49. Each income entry should also have an account associated with it. The account should be 
  50. called 'Cash in Hand'. This account serves two purposes. Firstly it is used in the Profit & 
  51. Loss figures at year end, and secondly it will tell you how much money you should have 
  52. 'floating' around which is either ready to be banked or used for another purpose. If you 
  53. always bank all you receive you will find this account very useful.
  54.  
  55. To set up a 'Cash in Hand' account, select the 'Bank Accounts' option under 'Accounts' in the 
  56. main menu, and name account 'L' as 'Cash in Hand'. Whilst in this section, name any other 
  57. monetary accounts you may have as well (such as Bank, Building Society, Petty Cash or 
  58. Credit Card Accounts). There are 12 available.
  59.  
  60. Any paid entries you make in the sales ledger will then show up as a total in the 'Cash in 
  61. Hand' account. The sales analysis headings will also show the total as well, but this time 
  62. split up under different headings.
  63.  
  64. Therefore the 'Bank Accounts' window shows your current financial position, and the 'Sales 
  65. Headings' window shows where this money came from.
  66.  
  67. If you open the 'Sales Ledger' window, you can enter a transaction and if you leave the 
  68. headings and bank accounts windows open you will also see the immediate effect the entry 
  69. has on your balances.
  70.  
  71. To make a sales entry, type in the date (using a full stop to differentiate between day/month 
  72. and year). Pressing the RETURN key without entering a date will insert the current date, or 
  73. copy the previous entries date if there is one. Prophet has many automatic features like this 
  74. within it to speed up entries. Prophet is date intelligent and will automatically correct any 
  75. wrong dates such as the 31st April to, in this case, the 30th. Semi completed dates will be 
  76. corrected using the current or previous entries date as a template, so to enter transactions on 
  77. different days of the same month only the day need be typed in (don't forget to press the 
  78. RETURN key afterwards).
  79.  
  80. The next field, the tax point, will be entered for you. It is used in the VAT return, and 
  81. having a separate tax point allows you to alter the main date without fear of the entry being 
  82. included on more than one return. This has specific use for credit (ie. unpaid) entries, where, 
  83. on being paid, the entries original date will be updated to the paid date. If you use the 'Cash 
  84. Accounting' scheme, there is an option in another part of the program to use the main date 
  85. instead. If you are not VAT registered then you can largely ignore the tax point.
  86.  
  87. There are 3 ways of entering a customer in the next field. If you are not using the customers 
  88. database then enter the customers name. If you are (select 'Customer' under 'Invoicing' from 
  89. the main menu and type in your customers details) then an abbreviation of the name can be 
  90. used. In fact the search is called an in-string search, which means it will try to find any 
  91. match (typing in 'smith' will find and insert customers from the database called 'John Smith' 
  92. or 'Smithsonian Institute' or 'Blacksmith & Co' etc). The more of the name you type in the 
  93. more likely you are to find the customer first time. Alternatively, click the menu mouse 
  94. button in the field and select the customer directly from there.
  95.  
  96. The customers name field can be used as a description instead (ie. 'Takings') it all depends 
  97. on your type of business.
  98.  
  99. Type in the account in the next field ('L' for 'Cash in Hand' if you are following our 
  100. guidelines) and then a reference (this could be an invoice number for instance).
  101.  
  102. The total is next. This is the total including VAT. If you don't know what the VAT amount 
  103. is, Prophet can calculate it for you. Enter the total followed by the VAT code and press the 
  104. RETURN key ie. '117.5A' you will see the total being formatted to 117.50, followed by the 
  105. VAT code A being inserted into the next column, the VAT amount will also be inserted in 
  106. the following column and the caret will move directly to the 'Paid' field.
  107.  
  108. If you do know the VAT amount then this can be entered directly into the 'Cd' and 'VAT' 
  109. fields. If you're not VAT registered then the fields can be ignored.
  110.  
  111. If the entry is paid, there is no need to type the amount in again, simply type in 'P' and press 
  112. RETURN. If it is unpaid, leave it blank. This is known as the entries status. It can be in one 
  113. of 3 states: Reconciled, Paid or Unpaid. The entries status appears in english in the last field 
  114. to remind you.
  115.  
  116. Reconciled simply means that you have double checked the entry, usually against a 
  117. statement of some kind, ie. it is not only Paid but has been confirmed as going through the 
  118. account since it appears on a bank statement, a typical example would be income paid by 
  119. direct debit to your bank account.
  120.  
  121. Prophet has very comprehensive reconciling facilities and to make the best use of them, all 
  122. entries which WILL NEVER appear on a statement supplied by a third party (ie. 'Cash in 
  123. Hand' entries) should be marked as 'Reconciled' immediately on entry assuming it is paid. 
  124. To reconcile an entry, type in an 'R' in the paid field.
  125.  
  126. Many people do not bother checking (or 'Reconciling') their bank statements with their 
  127. accounts until the year end which can cause major headaches and many hours of wasted 
  128. time. By doing it regularly with Prophet you will find your end of year finalising is greatly 
  129. speeded up. The rule is: whenever you receive a statement, check it immediately with the 
  130. books. Tick the items on the statement that match with the books and mark the entries in the 
  131. books with an 'R' status. If the account balance (select 'Bank Accounts' under 'Accounts' in 
  132. the main menu) does not agree with the statement then produce a report from the account 
  133. searching for all 'Paid' (ie. un-reconciled) entries and the mistake(s) will be obvious and can 
  134. then be rectified. Leave the bank accounts window open while reconciling and you will see 
  135. the statement balance changing as you alter the status of each entry.
  136.  
  137. The next field is the heading. If this is earned income then use the 'Work Done' heading you 
  138. previously set up by typing in the analysis code. If it is non-earned income (ie. a loan) then 
  139. use the 'Others' heading.
  140.  
  141. Finally enter a comment if you wish to clarify the entry further.
  142.  
  143. Although in this demo version of Prophet you cannot produce or print out a report, you can 
  144. still see the report window. Press the menu mouse button in the ledger window and select 
  145. 'Report' from the menu which opens.
  146.  
  147. The other option in the menu is 'Find'. This can be used to locate and go directly to specific 
  148. entries. It is used primarily for reconciling since it will find by clicking on a single icon each 
  149. un-reconciled entry in a specific account, one after another.
  150.  
  151. To change an entry from paid to reconciled, place the caret in the paid field and type in an 
  152. 'R'. Pressing RETURN after this will update the status field at the right to confirm the 
  153. change. There is actually no need to press the RETURN key, and not doing so makes the 
  154. process of reconciling very easy indeed, since you can leave the caret in the paid field and 
  155. click on the 'Search Forward' icon, typing in an 'R' on each relevant found entry. Don't 
  156. worry about the entries status not changing immediately, the program will update it in it's 
  157. own time (pressing RETURN merely forces it to update the screen display immediately).
  158.  
  159. Part and over paid entries can also be reconciled, but if you don't want the amount to
  160. change, always type the 'R' at the end of the amount (123.50R). If the PAID amount is blank
  161. you can type in a 'P' for Paid or an 'R' without the need to insert the amount.
  162.  
  163. Although you can only see five entries on screen, the display automatically scrolls whenever 
  164. it is full, and you can look at and alter earlier entries by scrolling back up. There are many 
  165. ways to do this. The 'Page Up' and 'Page Down' keys can be used to scroll 5 entries in any 
  166. direction. The function keys F5 to F12 can be used to scroll by differing amounts backwards 
  167. and forwards, and the up and down arrow cursor keys scroll the entries one at a time.
  168.  
  169. If you are looking at an earlier entry, the 'Insert' or F1 function key will take you directly to 
  170. the first free entry.
  171.  
  172. Your entries can be inserted in any date order, and anywhere within the ledgers. They will 
  173. be sorted automatically by date when the window is closed.
  174.  
  175. Other facilities included in the ledgers are the ability to automatically insert and increment 
  176. cheque and invoice numbers in the reference field simply by pressing RETURN if the field 
  177. is blank (it will copy and increment any number which appears in the previous entries 
  178. reference field - even if the number is within a reference which contains text).
  179.  
  180. There is also a facility to automatically increment voucher numbers in the comments field.
  181. To do this a hard space ('Alt' held down and type 160) must be inserted before the number.
  182. Subsequent 'Return's pressed in the following BLANK comments fields will copy and increment
  183. the previous voucher number.
  184.  
  185. The account and heading fields also have a similar (but non-incrementing!) feature, the
  186. hard space character though is only necessary for the comments field.
  187.  
  188. This makes it very quick to enter a number of related items (ie. entering cheque payments
  189. in the purchase ledger).
  190.  
  191. Looking at the sales headings analysis window will give you an immediate view of your 
  192. current state of affairs regarding the money received and the amount owing to you. Looking 
  193. at specific customers in the database will also show the aged debt of that particular 
  194. customer, and a report of all monies owing by age and customer can also be generated from 
  195. the customer database (though you will need the full version to see this).
  196.  
  197. The NET figures in the analysis headings represent this years figures. The 'Opening'
  198. fields are for the previous years unpaid (inc. accruals and prepayment) figures.
  199.  
  200. Payments and purchases are entered in the 'Purchase Ledger' (select 'Purchase Ledger' under 
  201. 'Accounts' from the main menu). All monies spent whether to buy stock, pay for services or 
  202. pay wages and personal drawings are entered in the purchase ledger.
  203.  
  204. It is almost identical to the sales ledger and has the same features and a similar set of 
  205. analysis headings (select 'Headings' under 'Accounts' from the main menu, then select 
  206. 'Purchase' from the menu which appears).
  207.  
  208. Your payments can be broken down (in the same manner as the sales ledger) by filling in 
  209. the analysis headings. Typical headings are 'Stock', 'Expenses', 'Fixtures & Fittings', 'Capital 
  210. Items', 'Wages' and 'Drawings'. Use the main headings to group related sub headings. So 
  211. your 'Expenses' main heading can consist of sub headings entitled 'Postage', 'Stationery', 
  212. 'Electric/Gas', 'Rent/Mortgage', 'Insurance' and so on. You have 8 sub headings per main 
  213. heading, so use two or more main headings with the same name if you need more sub 
  214. headings.
  215.  
  216. Under which headings you put your payments has a direct affect on your final accounts, so 
  217. do not mix purchases of stock with expense payments such as stamps. A word with a 
  218. friendly accountant will be worthwhile if you're not sure about this, but using the suggested 
  219. headings above will help (the full manual goes into far more detail on breaking down your 
  220. payments into useful headings).
  221.  
  222. Looking at the purchase headings analysis window will show how much you have spent and 
  223. how much you owe your creditors. Like the sales ledger, the suppliers database (select 
  224. 'Suppliers' under 'Stock' in the main menu) can be used for the purchase ledger and from 
  225. there you will be able to further breakdown and produce a creditors listing by amount and 
  226. age.
  227.  
  228. The last ledger is the bank ledger. This is used for all transfers of money between one 
  229. account and another. A typical transfer is a bank receipt entry. When you pay money into 
  230. the bank you will be transferring money from your 'Cash in Hand' account to your bank 
  231. account, so the entry will be FROM account 'L' going TO account 'A' (if you have named 
  232. account 'A' as your bank account), and a look at the bank account window will confirm the 
  233. transaction by debiting 'Cash in Hand' and crediting your bank account.
  234.  
  235. Other typical transfers include paying off a credit card account and transferring money into 
  236. a deposit or building society account.
  237.  
  238. This ledger, although slightly different in layout to the other two, has similar features and 
  239. find and report options (click the menu mouse button in the ledger). Look-a-like individual 
  240. bank statements can be produced which include bought and carried forward figures (bought 
  241. and carried forward figures are included in the sales and purchase ledger reports too).
  242.  
  243. By looking at the sales and purchase analysis heading windows and the bank accounts 
  244. window an exact appraisal of your current financial situation can be seen. This can be seen,  
  245. printed or exported to another application by clicking the menu mouse button in either of the 
  246. windows (although you can only see the available facilities to do this in the demo version).
  247.  
  248. There is another window which resembles the sales & purchase ledgers. It is the standing 
  249. orders window (select 'Standing Orders' under 'Miscellaneous' from the main menu).
  250.  
  251. Standing orders, or direct debit templates are set up here. They can apply to income as well 
  252. as payments and any period can be covered from once a day to once every 999 years.
  253.  
  254. Hopefully most of the fields are self explanatory, but the main control field is headed 
  255. 'Num P F'. 'Num' is the number of insertions, 'P' is the period - D for days, M for months 
  256. and Y for years, and 'F' is the frequency. A monthly standing order lasting for 25 years 
  257. would have this field set to 300M1 - that is, 25 years at 12 payments a year=300, M for 
  258. monthly and 1 for a frequency of once a month.
  259.  
  260. The date field is the start date of the order, and finally there are two icons associated with 
  261. each template at the right which tell the system whether the entry is to be inserted in the 
  262. sales or purchase ledger.
  263.  
  264. To delete a template, delete the start date and press RETURN, altering any of the other 
  265. fields whilst an order is active will change the characteristics of any following insertions. 
  266. Previously entered orders will not be affected in the ledgers, so if your mortgage payment 
  267. amount changes, you simply edit the amount in the template and future orders will change 
  268. accordingly.
  269.  
  270. Standing orders are inserted automatically into the ledgers each time you load the file.
  271.  
  272. If you run out of ledger space, this can be increased (or decreased) by altering the settings in 
  273. the preferences window (select 'Preferences' under 'Miscellaneous' in the main menu). In 
  274. order for any changes in size to have effect, the file will need saving and re-loading.
  275.  
  276. To save your work for the first time, select 'Save' from the main menu and drag the save 
  277. icon to any destination (ie. a floppy disc window or your hard drive window). You can also 
  278. give the file a name in this window (such as 'Accs91/92' but remember that file names must 
  279. not include spaces and can only be 10 characters long).
  280.  
  281. The preference window has two features incorporated which will automatically save your 
  282. work every xxx minutes and/or save your work on quitting the program. These features can 
  283. be toggled on or off and a warning window can also be toggled on or off. However they will 
  284. not work until you have saved your work for the first time.
  285.  
  286. Prophet can only operate on one set of accounts at the same time (it is known as a single 
  287. document editor with multiple views - as opposed to a Desk Top Publishing program for 
  288. instance which is usually a multiple document editor with single views), so to re-load a file, 
  289. quit Prophet if it is running and double-click on the new file you want to load.
  290.  
  291. If you only have a floppy disc drive, and you keep your work files on a separate disc, then 
  292. insert your Prophet disc first and click on the drive icon before inserting your work disc and 
  293. double clicking on the file. This only applies when first turning on the computer, and it 
  294. basically tells the computer where it can find Prophet in order to load both it and your file.
  295.  
  296. To quit Prophet, click the menu mouse button over Prophet's icon on the icon bar and click 
  297. on the quit option which appears in the menu.
  298.  
  299. You will be warned if you have added or altered any entries without saving the file before 
  300. quitting, so click on 'No' if you want to save it first, or 'Yes' to quit and lose any changes.
  301.  
  302. STOCK CONTROL
  303. Select the 'Stock' icon under the 'Stock' heading from the main menu. This opens the stock 
  304. database window. Most of the fields should be self explanatory. The window shows a single 
  305. stock card, with all the relevant information relating to the product. This includes 
  306. information on how well the product is selling - see the 'Sold Current' and 'Sold Previous' 
  307. fields. Obviously these will be blank until you start selling your products, but as time goes 
  308. on they will give you up to date information on which items are doing well (and which are 
  309. not!). In the main menu there is another option 'Best Sellers' which compiles this 
  310. information by quantity and profit across your entire range of products, giving invaluable 
  311. information for future trends and growth.
  312.  
  313. Like the 'Sold' fields the 'Description' field also has an associated main menu option - 'Stock 
  314. Index'. By including key words in related stock cards, the index can be used to compile 
  315. instant lists of related products, and by clicking in the index the relevant stock card can be 
  316. displayed showing full information. This is invaluable for comparing products and giving 
  317. telephone quotes. The 'Location/Ref' field can be used to record the whereabouts of an item 
  318. for instant retrieval (especially useful in a warehouse situation) and the re-order minimum 
  319. and quantity levels will ensure you always have the stock available when used with the 
  320. automatic re-ordering facilities within Prophet.
  321.  
  322. The function key icons at the bottom of the window (or the function keys themselves) are 
  323. used to move around the stock cards and together with the 'Find' option and the stock index 
  324. any card can be found with ease. The 'Page Up' and 'Page Down' keys can also be used to 
  325. step through the records, and to speed up the process of entering your stock initially, 
  326. pressing the RETURN key after entering the date will automatically step to the next record.
  327.  
  328. The supplier field can be filled in either by typing in the supplier's name or a part of it or 
  329. selecting one from the menu (press the menu mouse button with the pointer in the 'Supplier' 
  330. field). If a supplier is not in the database you are given the option of allocating a new 
  331. supplier record without the need to open the suppliers database window.
  332.  
  333. If you alter a suppliers name in the database, all related stock records will also change 
  334. accordingly, this also applies to the customers database and all the ledgers, so should a 
  335. supplier or customer change their name (or you need to correct a spelling mistake) 
  336. everything will be updated for you.
  337.  
  338.  
  339. The List and Cost prices can be input up to 4 decimal places and the Cost and Retail price is 
  340. intelligently linked to the List price, so a change in List will automatically adjust the Cost 
  341. and Retail (but both can be over-ridden if necessary).
  342.  
  343. Clicking on the 'Valuation' icon gives you an instant stock valuation which can be used for 
  344. insurance and end of year figures.
  345.  
  346. The 'Delete' icon will delete the stock record (but only if there is no stock left and it is not 
  347. 'On Order').
  348.  
  349. If you are entering new products with very similar features, there are short cut keys which 
  350. enable you to copy parts of or complete records from one card to another. Pressing the 
  351. SHIFT and COPY keys together will copy a single field from (see the 'Copy From' icon) 
  352. one record to another, and pressing the CTRL and SHIFT and COPY keys together will 
  353. copy a complete record.
  354.  
  355. The stock database menu (click menu in the window) gives you options to print labels for 
  356. information or pricing purposes and stock lists for stock taking and catalogue purposes.
  357.  
  358. PURCHASE ORDERS
  359. An important feature of Prophet is its use of the RiscOS printer drivers for printing. 
  360. Purchase orders, Invoices, Statements, Credit and Delivery notes can be set up exactly as 
  361. you want them. Each element can have a different font, font size, justification and position. 
  362. Unwanted elements (such as VAT for non-registered users) can be turned off.
  363.  
  364. Although you can't print with this demonstration version of Prophet, you can still set the 
  365. templates up which are used for printing. They are displayed and edited in 'WYSIWYG' 
  366. format which means What You See (on screen) Is What You Get (when printed), although 
  367. certain elements are shown with a print position border (and editable heading) since the data 
  368. will only be known and inserted when the document is printed.
  369.  
  370. To see the purchase order template, select 'Order Notes' under 'Stock' from the main menu, 
  371. then select 'Template' from the new menu which appears.
  372.  
  373. In order to use different fonts (other than the system font) you will need both some fonts and 
  374. the outline font manager. These are available from Acorn and most dealers.
  375.  
  376. When the window has opened click the menu button anywhere in a BLANK area of the 
  377. window. This brings up a general menu, giving you control over the paper size, a starting 
  378. font, the area for the actual stock data being re-ordered to be printed in and 'View with' 
  379. options.
  380.  
  381. Clicking menu WITHIN an element in the template brings up an individual menu from 
  382. where the font, font size, justification and position can be set. Your details (ie. company 
  383. name and address etc) will be inserted as soon as you have filled them in in the 'User 
  384. Details' window selected from the main menu (under 'Miscellaneous').
  385.  
  386. Each element can also be dragged around the window by pressing and holding down the 
  387. 'Select' mouse button then dragging the mouse and releasing 'Select'.
  388. The other templates can be found by selecting 'Invoice/Credit' and 'Statements' both under 
  389. 'Invoicing' in the main menu.
  390.  
  391. Purchase orders can be produced individually or en-masse and once printed, the relevant 
  392. stock records will be updated to show they are 'On Order'. This serves two purposes, firstly 
  393. to remind you that they ARE on order, and secondly to disable further orders being 
  394. accidentally issued until the goods have been received.
  395.  
  396. When an order is received the stock records can be updated by adding in the new stock to 
  397. the 'Current Stock' field in the stock database. To make this easy the plus and minus keys 
  398. can be used, so if the 'Current Stock' is 57 and you receive a further 168 then put the cursor 
  399. in the field and type in +168 and press RETURN. If the order takes the level above the 
  400. minimum level, the 'On Order' field will be blanked out, thus enabling the stock to be re-
  401. ordered again when it drops below the minimum level (if for some reason you need to by-
  402. pass the 'On Order' fail safe the facility is included).
  403.  
  404. INVOICING and STATEMENTS
  405. Prophet has the most extensive invoicing facilities of any computer program yet produced. 
  406. At first sight this can seem quite daunting, but after a little practice it becomes second 
  407. nature. Select 'Invoice/Credit' from the main menu, then 'New/Edit' from the newly opened 
  408. menu.
  409.  
  410. Before you can produce an invoice, a customer needs to be selected from the customers 
  411. database. If you produce one-off invoices or receipts a single record in the database can be 
  412. used to temporarily hold the customers name and address (since you will have to type it in 
  413. somewhere we have used the same method for both one-off and general credit customers).
  414.  
  415. To select a customer click menu in the 'Customer' field or type in the whole or part of the 
  416. name and press RETURN. Remember, because of the in-string search routines used in 
  417. Prophet, typing in a single letter will find any customers name which contains it, therefore it 
  418. is best to type in more than one character or use the menu.
  419.  
  420. Both discounts and commission or royalty payments can be included on individual items 
  421. within the same invoice, VAT rates can be mixed (and the resulting sales ledger entries cope 
  422. with it automatically), early settlement discounting and surcharging are provided for (with 
  423. the option to exclude individual items - particularly useful for excluding carriage charges 
  424. from discounts).
  425.  
  426. You have the option to have the VAT calculated on the discounted value (as in the U.K.) or 
  427. the full value and this option can be toggled at any time (so any change in the U.K. rules can 
  428. be reflected in the program without the need for an upgrade - this naturally also applies to 
  429. the VAT rates).
  430.  
  431. Items within an invoice can be selected directly from the stock database by record or stock 
  432. number (with the sold figures updated there and then) or typed in without any relation to the 
  433. stock database. The latter lets you issue invoices for services which can consist of lengthy 
  434. multiple line descriptions followed by a price. Both can be freely mixed in the same invoice 
  435. and the invoice itself can be tailored to include only the elements you want printed and at 
  436. the positions you want them printed - from a full record to simply a description starting on 
  437. the left with a price on the right (perfect for service or non VAT businesses).
  438.  
  439. Prices selected from the stock database can be at 'List', 'Retail Exclusive' or 'Retail Inclusive' 
  440. by clicking on the relevant icon. The three options can also be mixed within the same 
  441. invoice. Alternatively, the price of an item can be typed in separately or altered. The 'Retail 
  442. Inclusive' option can be very useful to service businesses such as hotels who generally quote 
  443. VAT inclusive prices. Because of VAT rounding, selecting 'Retail Inclusive' will force a 
  444. final total to be inserted despite 'how many' of a certain item you are invoicing - ie. 5 nights 
  445. at £20 inclusive (£17.02 x 5 + VAT) will result in a total of £99.99 because of VAT 
  446. rounding, but using the inclusive price will give the correct result of £100 (the extra penny 
  447. is always allocated to the VAT amount to satisfy Customs & Excise).
  448.  
  449. Invoices can be printed individually or en-masse, and ALL your invoices can be saved 
  450. COMPLETE for later re-printing or viewing. Invoices can also be put on hold until a later 
  451. date giving you the flexibility of entering an invoice but not printing it when doing an 
  452. invoice run until the goods are ready for shipping.
  453.  
  454. Credit notes can be produced (with the values entered as positive figures - unlike many 
  455. programs which require a negative value invoice to be issued) and they can be included in a 
  456. general invoice run too if necessary. If you need to issue a credit note which relates directly 
  457. to a previously issued invoice, the old invoice can be converted into a credit note by clicking 
  458. on a single icon.
  459.  
  460. Statements can be produced individually or en-masse and they are compiled directly from 
  461. the sales ledger, with control over your credit terms and automatic inclusion of user-
  462. definable overdue messages relating to the age of the debt. To update an unpaid invoice is 
  463. simply a case of altering the entry in the ledger (there is no need to alter the original 
  464. invoice). A look at the customers record in the customers database will confirm this as will a 
  465. look at the unpaid total in the sales analysis headings.
  466.  
  467. VAT RETURN
  468. This is extremely comprehensive. It is also programmable so changes to the rules can be 
  469. implemented easily. Prophet comes ready set up for the U.K return including the two new 
  470. EEC boxes, all you may need to adjust are the start month and period. Selecting 'VAT 
  471. Return' under 'Miscellaneous' in the main menu opens the window, and clicking menu in the 
  472. window opens up a further control window where different periods can be calculated.
  473.  
  474. GENERAL NOTES
  475. Prophet does not use a nominal ledger since the sales/purchase and bank ledgers cover 
  476. everything. It is unusual in that there is no need to set up an accounting period. ALL your 
  477. entries are kept and all reports can be compiled at any time relating to any period. ALL 
  478. input can be edited at all times, so you can correct a spelling mistake, or change an account
  479. or heading without the need for an extra correcting entry (such as a contra journal entry when
  480. using other accounting programs), this is of major benefit and few accounting programs allow
  481. (or can even handle) this.
  482.  
  483. An example file is included on this disc which should give you an idea of how data is
  484. entered and please note that any files you produce from this demo can be loaded directly 
  485. into the full version.
  486.  
  487. A FEW OF PROPHET'S KEY SHORTCUTS:
  488. 'F3' save
  489. 'Insert' will find the first free entry in the ledgers or databases.
  490. 'Home' go to start of ledger or database.
  491. 'Page Up/Down' move a page in the ledgers or a record in the databases.
  492. 'Ctrl' + 'D' will delete an entry in the ledgers
  493. 'Ctrl' + 'R' will undo the delete (and undo the undo if pressed again).
  494. 'Ctrl' + 'C' copies a previous entry in the ledgers or record in the databases.
  495. 'Ctrl' + 'F' brings up a find/search window if appropriate (F10-F12 then act as search keys)
  496.  
  497. All the best,
  498. Quentin Pain, Apricote Studios
  499.  
  500. ps. Using David Pillings 'Trace' and 'D2Font' programs it is possible to include your own logos
  501. (sprite or draw files) in the templates. £5.99 (for both) from David Pilling, PO Box 22,
  502. Thornton Cleveleys, Blackpool, FY5 1LR.
  503.  
  504. pps. Using our 'Transfer' program you can copy any fields in Prophet to other fields both in
  505. Prophet and any other applications (eg. to copy a name & address from Prophet to a D.T.P program
  506. when writing a letter). £8.95 (free with Prophet).