home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / comdemos / progs / pennies / !Farthing / help / accounts next >
Encoding:
Text File  |  1995-06-20  |  5.2 KB  |  119 lines
  1.                   !PENNIES ACCOUNT TYPES
  2.                   ======================
  3.                   
  4. !Pennies uses named ACCOUNTS to store money, and TRANSACTIONS to
  5. move money between or within accounts. To cater for different types of
  6. account !Pennies has a variety of account TYPES. These are described
  7. here.
  8.  
  9. !Pennies uses 5 basic types of money handling account some of which
  10. have sub-types. In addition there are a number of other 'accounts'
  11. which provide more facilities but which are not used for storing money
  12. data (for example INDEX accounts which store index linking information
  13. such as RPI). The account types are fixed but the manner in which
  14. transactions are evaluated can be set by the user through the use of
  15. FUNCTIONS which alter the calculations within the account. DEFAULT
  16. functions are set automatically for all accounts so the user does not
  17. have to take any action in this respect for all normal accounts.
  18.  
  19. The basic account types are:
  20.   
  21. ***CASH-all accounts that have a flow of money into and out of them
  22.         such as bank, credit card, building society accounts etc.
  23.    
  24. ***INVEST-all accounts that primarily store money. Sub-divided into:
  25.            
  26.      *Shares  -all share accounts
  27.      
  28.      *Units   -all unit trust type accounts
  29.       
  30.      *Bonds   -where money is used to buy a fixed investment
  31.      
  32.      *Rest    -any other investment such as PEPs
  33.      
  34. ***INSURE-all insurance policy accounts. Sub-divided into:
  35.     
  36.      *Life    -all life insurance policies including with-profits and
  37.                endowment types
  38.            
  39.      *Material-all policies which cover other assets
  40.      
  41. ***PAY-where the money comes from to pay for the rest of the accounts!
  42.        This type has a further sub-account type which can be used in
  43.        addition:
  44.   
  45.      *Source -this is for expenses/allowances type pay which then
  46.               contributes to other pay accounts only. It can be useful
  47.               to log this in a separate account for analysis purpose.
  48.       
  49. ***SPEND-this is where all the money goes! Accounts can be set up for
  50.          any spending category, typically things like petrol,
  51.          electricity and mortgages etc. 
  52.    
  53. In some cases an account may fit into more than one category, all
  54. facilites are available on all accounts and only by using the
  55. application will you be able to tell which account type is best for
  56. your circumstances.             
  57.    
  58. The basic form of data entry to !Pennies is through TRANSACTIONS which
  59. are all entered through a TRANSACTION form which is similar for all
  60. accounts but which adjusts itself for different account types. Each
  61. ACCOUNT type has associated with it a set of common TRANSACTION TYPES
  62. which basically take money away from one account and add it to
  63. another. The user can also create other transaction names which are
  64. then added to the types available to that account type.
  65.  
  66. Accounts are created from within transactions and are then added to
  67. the menu structure from which all accounts are selected within
  68. !Pennies. More help is available within the NEW ACCOUNT facility which
  69. you have to use in creating an account.
  70.  
  71. OTHER ACCOUNT TYPES
  72.  
  73. FIXED accounts - the 'Fixed:" entry on the Accounts menus leads to 5
  74. accounts which are generated internally by !Pennies as the result of
  75. other functions. They are accessible for display and use in a similar
  76. manner to normal accounts. There are 5 Fixed accounts:
  77.   
  78. *Find account - this is an account created using the extended FIND
  79. facility, it is treated as an ARCHIVE account for display purposes,
  80. but entries can be edited and deleted.
  81.  
  82. *Indexlink account - this is an account created by using the INDEX
  83. facility to indexlink an account, it is treated as an ARCHIVE account
  84. for display purposes,but entries can be edited and deleted.
  85.  
  86.  
  87. *Budget account - this is an account created using the BUDGET facility
  88. from within a normal account, it is treated as an ARCHIVE account for
  89. display purposes,but entries can be edited and deleted. New entries
  90. can also be made using the TRANSACTION form but only whilst the
  91. account is being displayed
  92.  
  93.  
  94. *Sum account - this account contains the result of the last SUM
  95. computation performed from the SUM procedure.
  96.  
  97. *CalcAcct - this account contains the account generated by the last
  98. Calculator Make Account option. It is used for evaluation of savings
  99. and loans. It is treated as an ARCHIVE account for display
  100. purposes,but entries can be edited and deleted. New entries can also
  101. be made using the TRANSACTION form but only whilst the account is
  102. being displayed
  103.  
  104.  
  105. INDEX accounts - these are accounts holding index data in the form of
  106. dates and indexes. They are used with normal accounts to create an
  107. INDEXLINK file. (An RPI INDEX account is provided)
  108.  
  109. ARCHIVE accounts - are normal accounts that are no longer required for
  110. routine access. They can be displayed by dragging to the SEE ACCOUNT
  111. icon on the main toolbar. They retain all their data and attributes
  112. but entries cannot be edited or deleted. Further help in the ARCHIVE
  113. window. Accounts archived by !Pennies will be Squashed, when required
  114. !Pennies will unSquash them automatically.
  115.  
  116. ANALYSIS accounts - these are created within the Budget process and
  117. are stored inside a separate Analysis directory. They resemble the
  118. Standing orders file list.
  119.