home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / comdemos / progs / archive / StepbyStep < prev   
Encoding:
Text File  |  1992-12-01  |  9.4 KB  |  193 lines
  1.  
  2.  
  3.   *************************************************************************
  4.   *                                                                       *
  5.   *                    STEP-BY-STEP GUIDE TO !ARCHIVER                    *
  6.   *                                                                       *
  7.   *                            By A. Rebmann                              *
  8.   *                                                                       * 
  9.   *                   * Interactive help is supported *                   *  
  10.   *                                                                       *
  11.   *************************************************************************
  12.  
  13.  
  14.             1 - Loading up Archiver
  15.  
  16.   Double-click on the application named !Archiver. It has an icon of a
  17. bookshelf with books. The hourglass will appear and after a short pause the
  18. Archiver icon will appear on the right side of the icon-bar.
  19.  
  20.            2 - To load a file
  21.  
  22.   To load a file, double-click on it or drag it to the Archiver icon on the
  23. icon-bar. Archive files (files created with Archiver) have the Archiver icon
  24. with a black border around it.
  25.   If Archiver is not loaded, the computer will load it for you and load up
  26. the file too.
  27.  
  28.            3 - Browsing through the records
  29.  
  30.   To practise browsing, load up the ArcWorld92 file as detailed above. Click
  31. with MENU over the Archiver icon and the Archiver icon-bar menu will
  32. appear. Choose Browse from the menu or click with ADJUST on the Archiver
  33. icon on the icon-bar.
  34.   A window will appear. The first four fields contain written information
  35. about that particular record. Below this is the topics that the record is
  36. classified under. For the first record these will be Hardware News. This
  37. ability to classify each record under a set list of topics makes searching
  38. for a particular item easy.
  39.   To move back and forth through the records, use the left and right arrow
  40. buttons at the bottom of the window. Click on them with SELECT. The button
  41. with the arrow facing right will move to the next record and the other
  42. button will move to the previous. When you come to the end of the file,
  43. clicking on the right button will take you back to the beginning. To move to
  44. the beginning or the end of the file much faster, click with MENU over the
  45. browse window, go into the Goto submenu and choose first or last option,
  46. which will take you to the first and last record respectivly. Next and Prev,
  47. the first two options in the goto menu perform the same fuction as the
  48. buttons in the browse window.
  49.            
  50.            4 - Finding a record
  51.  
  52.   To bring up the find dialog box, choose Find item from the Archiver
  53. icon-bar menu or click with SELECT on the Archiver icon on the icon-bar.
  54.   There are four ways to search for an item, each is independant of each
  55. other (not using one way will not affect the others).
  56.  
  57.  1 - Type in the whole or part of the title of the item you want to find  
  58.      into the top field. This search is not case sensitive and if it is left
  59.      blank, Archiver will look for items with any title.
  60.  
  61.  2 - Choosing a topic out of the first list. This is the second box from the
  62.      top. Make sure the small box to the left of the larger one contains a
  63.      tick otherwise the computer will not use this to search under. If it
  64.      contains a cross, click SELECT over it. Clicking SELECT again will
  65.      change it back to a cross. To choose a different topic, click SELECT on
  66.      the downward facing arrow at the right side of the second box. A menu
  67.      will appear containing other topics. Choose one and it will appear
  68.      inside the box.
  69.  
  70.  3 - The same applies to the  two boxes beneath the last two, except they
  71.      contain a different list of topics. If say, the first topic list is
  72.      used, but not the second, items will be found with any second topic.
  73.  
  74.  4 - At the very bottom of the dialog box is an option box. This is the
  75.      optional topic. If this is chosen, only items with the optional topic
  76.      will be found, but if it is unselected any item will be found, if it
  77.      has the optional topic or not. To select the optional topic, Click with
  78.      SELECT over the grey box. It will push inwards and a red square will
  79.      appear inside it. To deselect it, click SELECT over the box again.
  80.  
  81.   When you have specified what you want to search under, click on the Find
  82. button with SELECT. The hourglass will appear with the percentage of the
  83. search completed shown beneath it.
  84.   When the search is complete, a window will appear containing all of the
  85. items found will appear.
  86.   If nothing was found, an error message will appear saying 'No matches
  87. found.'. The second topic will also be advanced to the next entry in the
  88. topic menu.
  89.  
  90.            5 - Adding a record
  91.  
  92.   To add a record, choose Add Item from either the icon-bar menu or the
  93. browse window menu. A dialog box will appear. Type in the details of the new
  94. record into the first four boxes. You should type in somthing appropriate
  95. for the box according to its name (shown to the left). Choose two topics,
  96. like in the find dialog box and select the optional topic if it applies.
  97. NOTE : The topics here, unlike in the find dialog box must be chosen, as
  98.        they cannot be disabled.
  99.   Check that all the details are correct and click on the Add button. This
  100. will add the record to the end of the file.
  101.   If you chose Add item from the browse window menu, the Insert button will
  102. be ungreyed. Clicking on this will insert the new record where the current
  103. one (the one displayed in the browse window) is. The original record will be
  104. shifted along one and so will all the others after it.
  105.  
  106.            6 - Editing
  107.  
  108.   To edit a record, bring it up in the browse window and choose Edit item
  109. from the browse window menu. A window similar to the add record dialog box
  110. will appear, but containing the details of the record you want to edit
  111. already. Alter the record and click on the Add button. The record will be
  112. changed and the dialog box will disappear.
  113.  
  114.            7 - Deleting
  115.  
  116.   To delete a record, bring it up in the browse window and choose Delete item
  117. from the browse window menu. A dialog box will appear to confirm your
  118. choice. Click on OK with SELECT to delete the record or click on Cancel to
  119. cancel the delete operation.
  120.  
  121.            8 - Saving
  122.  
  123.   To save, open the save dialog box on the file submenu of the icon-bar
  124. menu. Give the file a name (10 letters max.) if it hasn't got one and drag
  125. the file icon to the directory viewer to which you wish to save the file. If
  126. the file has been saved already or loaded in, it will have a name and you
  127. just need to click on the OK button to save the file.
  128.   Information can be given about the file. Click MENU on the icon-bar icon
  129. and open the File submenu. Open the Info dialog box. You give the file a
  130. full name (not the filename) and write some information about it. Click in
  131. the appropriate white box with SELECT to edit it and choose OK when you have
  132. finished. This information is saved along with the file and can be useful if
  133. you have used a really cryptic file name!
  134.  
  135.            9 - Creating a new customised file
  136.  
  137.   To create a new file, click MENU over the Archiver icon on the icon-bar
  138. and the icon-bar menu will appear. Open the file sub-menu and open the new
  139. file dialog box. Creating a new file is quite complex, so read carefully!
  140.  
  141.  1. A very large dialog box will appear. If you have a file loaded already,
  142.     you can copy the configuration from that by clicking with SELECT on the
  143.     copy button in the bottom-right corner of the dialog box. If the dialog
  144.     box contains information you don't want, click on the Reset button,
  145.     below the copy button.
  146.  
  147. 2.  Enter the topics you want into the two large white boxes towards the
  148.     left of the dialog box. You have to click in each row with SELECT and
  149.     type in the topic. There is a limit of 11 characters for a topic, so you
  150.     may have to abbriviate words. Your topic lists might look something
  151.     like:
  152.  
  153.             Topic list 1                     Topic list 2
  154.  
  155.             Hardware                         Review
  156.             Software                         News
  157.             Games                            Program
  158.             Graphics                         Feature
  159.             ...                              ...
  160.  
  161. 3.  Next to topic list 2 is a series of 4 small text entry boxes. You type
  162.     in here the names of the four fields. The suggested ones are :
  163.  
  164.                           Title
  165.                           Magazine
  166.                           Date
  167.                      and  Page
  168.    
  169.    but they could be anything, for example if you had a database of clubs
  170.    you might want :
  171.  
  172.                           Club
  173.                           Secetary
  174.                           Addr 1
  175.                      and  Addr 2
  176.  
  177. 4. Below these are four option buttons. These control which fields are
  178.    cleared when a new record is created. For example, if you are creating a
  179.    database of magazines, you might want the page number field cleared and
  180.    the item title cleared, but not the magazine name or the date cleared for
  181.    each new entry. To select a field as clearable, click on the respective
  182.    grey box with SELECT. To delselect it, click on the box again.
  183.  
  184. 5. When all the data has been entered, click on Create new file with SELECT.
  185.    After a short pause, the file will have been created and you can start
  186.    entering data.
  187.  
  188.  
  189.  
  190.   All of the main features of Archiver have been covered now. For more
  191. advanced users, read the ReadMe file for information on how to use the more
  192. complex features although Archiver is perfectly usable just using the
  193. features detailed in this text file.