home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / apps / databases / progs / labeltext / !LabelText / !Help next >
Encoding:
Text File  |  1992-09-21  |  8.6 KB  |  209 lines
  1.                           !LabelText
  2. ====================================================================
  3.  
  4. PURPOSE:
  5. --------------------------------------------------------------------
  6. This utility takes a CSV file and produces text from it in a form
  7. designed by the user.
  8.  
  9.  
  10. INTRODUCTION:
  11. ---------------------------------------------------------------------
  12. While any self-respecting database is able to produce CSV files, many
  13. do not have comprehensive output facilities.
  14.  
  15. Note: a CSV file is a special type of file in which items are
  16. separated by commas - Comma Separated Values! In a CSV file output
  17. from a database, each field will be separated from the next by a
  18. comma. Each record will be separated by a return (character code 10).
  19. String (text) fields will be enclosed in double quote marks.
  20.  
  21. Let's take an example. Imagine a database of names and addresses. In
  22. addition to the name and address and phone number fields that you
  23. expect, there may be additional fields with extra information -
  24. whether the person is a business or social contact, or a record of
  25. Christmas cards, for instance. Now, supposing you wanted to create a
  26. text file of just names and addresses for a printed address book. Or
  27. alternatively you may wish to print out a list of just names and phone
  28. numbers. Some databases do not make this easy. With !LabelText,
  29. however, the process is simple and fast.
  30.  
  31.  
  32. INSTRUCTIONS:
  33. ----------------------------------------------------------------------
  34. TO LOAD:
  35. Double click on the !LabelText icon in a directory viewer. The
  36. !LabelText icon will be installed on the icon bar. To use !LabelText
  37. you will need to have created a CSV file from a database program.
  38. Please note that the operation of !LabelText is limited to records
  39. with a maximum of 50 fields each. Dragging the CSV file from a
  40. directory viewer to the !LabelText icon on the icon bar will initiate
  41. the utility.
  42.  
  43. TO USE:
  44. Two windows will appear: The main window, and a Field Help window.
  45.  
  46. The Field Help Window:
  47. Some databases (eg Pinpoint and Pinpoint Junior) save the field titles
  48. as the first record in the CSV file. Some databases (eg Junior
  49. Database) do not. !LabelText will look at the first record and display
  50. its contents in the Field Help window. In this window the fields are
  51. listed from 01 . . ., and alongside each field number is the first
  52. nine characters of the contents of the fields in the first record. If
  53. this first record contains field titles, then it is these titles that
  54. are helpfully displayed. If, on the other hand, the first record is
  55. simply the first record of the database, then it is the contents of
  56. this first record that are displayed, slightly less helpfully, in the
  57. Field Help window. It is possible in this latter case, of course, that
  58. some of those fields will be empty, and the field entry in the Field
  59. Help window will therefore be blank. You may in this case find it
  60. helpful to make the first record in your database file contain the
  61. field titles in its fields. Don't forget that the first character of
  62. the key field, which decides the order of the records, will have to be
  63. a punctuation mark, like a full stop, (eg. ".Name"). This will ensure
  64. that it remains as the first record in the database.
  65.  
  66. The Main Window:
  67. The main !LabelText window contains twelve writeable boxes, three
  68. special formatting icons, a Cancel icon and an OK icon.
  69.  
  70.  
  71. Clicking the left, Select, button of your mouse while the pointer is
  72. in one of the twelve writeable boxes will enable you to type text into
  73. it.
  74.  
  75. The text for each record can, as you see, have up to twelve lines of
  76. text. Only type into boxes that you wish to appear in your label text.
  77. If you type only into one box, then the text for each record will only
  78. have one line.
  79.  
  80. Whatever you type into the boxes will appear in the output. You may
  81. type up to 31 characters into each box.
  82.  
  83. \b            will produce a blank line
  84.  
  85. \<nn>         will put the contents of field number <nn> at that point
  86. in the line in the text for each record. Note that the field number
  87. must have two digits: 01,02,03,04 . . . 09, 10,11 etc.
  88.  
  89. Suppose the first three fields of your database contain surname, first
  90. name and title respectively.
  91.  
  92.                   Name: \03 \02 \01
  93.  
  94. would produce
  95.  
  96.                   Name: Mr John Smith
  97.  
  98.  
  99. The PRINT NULLS icon.
  100. If you have empty fields with no data, selecting this icon will print
  101. those empty fields where they occur and they will appear as blank
  102. lines. If this icon is NOT selected, then provided you have typed no
  103. text or spaces on any lines in the LabelText window that contain its
  104. field number, the blank field will NOT appear in the text as a blank
  105. line.
  106.  
  107. The FILL OUT icon.
  108. THis icon and the EMPTY FIELDS icon cannot be selected at the same
  109. time. If this icon is selected,!LabelText will add an extra blank line
  110. at the end of the record's text to compensate for any empty fields.
  111. This means that the text blocks for each record will all have the same
  112. number of lines, but there will be no blank lines in the middle of the
  113. block, only at the end. If the both this icon and the EMPTY FIELDS
  114. icon are deselected then there will be no blank lines, but the text
  115. blocks may be of different lengths.
  116.  
  117. These two formatting facilities are a great advantage when producing
  118. labels and files for mail-merging, because as you well know you need
  119. more fields in an address database than some addresses can fill and
  120. you end up with a lot of gaps in your labels!
  121.  
  122. The SPACERS icon.
  123. If this icon is selected, the blocks for each record or label will be
  124. separated by a blank line.
  125.  
  126.  
  127.  
  128. TO SAVE:
  129. Clicking select on the "OK" icon will bring up the standard RISCOS
  130. save box. The default name of the text file is "LabelText", but you
  131. may alter the name it if you wish. Dragging the text icon to a
  132. directory and then releasing it will initiate the creation of your
  133. bespoke text file.
  134.  
  135. TO CANCEL:
  136. You may cancel at any time by clicking select on the Cancel icon. The
  137. windows will be shut down, but the icon will remain on the icon bar.
  138. If you drag a CSV file to the icon bar, you will find your line
  139. entries intact.
  140.  
  141. TO QUIT:
  142. Press the centre (menu) button of your mouse while the pointer is over
  143. the !LabelText icon on the icon bar. A menu will pop up. Selecting
  144. Quit will abandon the program completely and remove its icon from the
  145. icon bar.
  146.  
  147.  
  148. HINTS & TIPS
  149. -----------------------------------------------------------------------
  150. Remember that the field numbers you put in the line boxes must be
  151. preceded by a backslash and MUST have two digits. If the number is
  152. less than ten, the first digit must therefore be a nought.
  153.  
  154. If you want the text for each record to be separated from that of its
  155. neighbour, don't froget to include a blank line in the LabelText
  156. window
  157.  
  158. If you are going to use your label text in a word-processor, you may
  159. like to use a code on !LabelText to represent tabs (#, say) and then
  160. search and replace it with a block of text later.
  161.  
  162. The label text for each record will be as long as you have lines
  163. defined. Lines with no entry will simply not be included in the
  164. output. You can use extra \b lines to separate your records.
  165.  
  166. If you are going to use your label text to print labels via
  167. Impression, you should make a template master page with the required
  168. number of linked frames. make the last line of your LabelText {next
  169. frame}, (make sure you have not selected the FILL OUT or SEPARATOR
  170. functions) and simply drop the whole file into the first Impression frame.
  171. Hey Presto! You may need to create a style for all the lines of each
  172. record to fit in each frame.
  173.  
  174. Don't forget the great advantage of using !LabelText files for
  175. !Importer and other mail-merge utilities. Take as an example the
  176. merging of an address at the head of a letter. While !Importer can use a CSV
  177. output from a database, any empty fields in each address record will appear
  178. as blank lines in the middle of the address. With !LabelText this need not
  179. happen. You create a LabelText file With FILL OUT selected (because your
  180. mail-merge instructions expect so many lines of data). Your data import
  181. instructions will get, say, the six lines of address in order from that
  182. file, and you will find that all the empty lines will appear together
  183. unnoticeably at the end of the address in your document.
  184.  
  185. You can perform simple mail-merging with !LabelText. For example:
  186.  
  187.  
  188. Line 1:  \b
  189. Line 2:  \b 
  190. Line 3:  Dear \01 and \02
  191. Line 4:  \b
  192. Line 5:  We are holding a little party
  193. Line 6:  to celebrate John's Birthday
  194. Line 7:   on Sunday the 12th August
  195. Line 8:         at 1.00pm
  196. Line 9:        Please come!
  197. Line 10: \b
  198. Line 11: Love
  199. Line 12: \b
  200.  
  201.  
  202. There is a short CSV file on the disc for you to experiment with.
  203.  
  204. Transferring your label text into suitably arranged frames in an
  205. Impression or Ovation document will enable you to produce sheets of
  206. labels. An example Impression template is also included on the disc.
  207.    
  208.  
  209.