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Text File  |  1990-07-10  |  3KB  |  65 lines
  1. %OP%LM6
  2. %CO:A,12,72%%C%PRINTING REMINDER LETTERS
  3.  
  4. A set of macros accessed via Function Keys can be loaded via the macro 
  5. "Keys", to do this double click on the file Blank and then double click 
  6. on Keys.
  7.  
  8. The file Tools has been modified from G Fitton's original by "Date" 
  9. stamping in slot A1 and introducing column D such that D5=C5-A$1.  
  10. Thus, if the number in column D is 0 or negative, the tool is due back.
  11.  
  12. LetterO is also modified from the original such that the reference in 
  13. B2 is to [ToolsOut]A5.  ToolsOut is a file selected from Tools with the 
  14. condition that D1<=0.
  15.  
  16. The Macro "initial" prepares and saves the initial version of ToolsOut, 
  17. this file is to be used by other macros to prepare the reminder 
  18. letters.  It also snapshots slot A1 in ToolsOut and saves the file as 
  19. Toolsrem, this file is not later modified and serves as the daily index 
  20. of reminder letters sent out - NOTE - it would be necessary to resave 
  21. this daily under a unique daily name to avoid it being lost the next 
  22. day!!.
  23.  
  24. The other macros operate as follows:-
  25.  
  26. LLoad - Loads file LetterO, and consequently files ToolsOut and Members 
  27. on which it is dependent.
  28.  
  29. prt - Prints LetterO which has been updated to the first entry in 
  30. ToolsOut, it then closes LetterO.
  31.  
  32. nextLdata - deletes row 5 in ToolsOut, so that the next outstanding 
  33. tool moves up to row 5, it then saves this version of ToolsOut.
  34.  
  35. After running Keys the system operation is:-
  36.  
  37. 1) Double click on Blank to get a window in the directory.
  38. 2) Ctrl-Shift F1 to prepare ToolsOut, respond YES to overwrite 
  39.    existing files - twice.  Then click on window of file Blank, which 
  40.    should still be on the screen, to re-open it.  It is necessary for 
  41.    files ToolsOut and Toolsrem to be on the disc when this action is 
  42.    initiated, if they are not then repeat this step.  The macro will 
  43.    not function correctly if the files do not require to be 
  44.    over-written, since the saving will occur before the row selection 
  45.    is made.  This appears to be a characteristic of PipeDream.
  46. 3) Ctrl-Shift F2 to load the first letter. 
  47. 4) Ctrl-Shift F3 to print the first letter. 
  48. 5) Click on the window for ToolsOut, which should still be on the 
  49.    screen.
  50. 6) Ctrl-Shift F4 to modify ToolsOut by deleting the reference to the 
  51.    Tool of the letter in 4) above
  52. 7) Repeat from 3) above until file ToolsOut is empty, this may be 
  53.    observed whilst nextLdata is running and also after this point 
  54.    LetterO will be loaded at 3) above with all references 00.
  55.  
  56. NB.  If is important that step 5) is not left out, an error indication 
  57.      is that a particular letter will be printed twice and in 
  58.      this case it should be noted that another file will have been 
  59.      modified and saved as ToolsOut.  Recovery is to start again from 
  60.      1) and scrap the duplicated letters or modify ToolsOut by deleting 
  61.      the references for the printed letters.
  62.  
  63. A Key-strip can be obtained by printing the file Keystrip on an Epson 
  64. FX-80 compatible printer with Highlight 7 set to condensed.
  65. %CO:B,12,60%%CO:C,12,48%%CO:D,12,36%%CO:E,12,24%%CO:F,12,12%