home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Amiga Format 59 / af059a.adf / index.lha / INDEXER.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-01-18  |  22KB  |  519 lines
  1.                 -----------------------------------------------
  2.                     ***  *   *  ****  **** *   * ****  ****
  3.                      *   **  *  *   * *     * *  *     *   *
  4.                      *   * * *  *   * ***    *   ***   ****
  5.                      *   *  **  *   * *     * *  *     *  *
  6.                     ***  *   *  ****  **** *   * ****  *   *
  7.                 -----------------------------------------------
  8.  
  9.                           COPYRIGHT (1994) MICHAEL CORT
  10.                                PYRAMID PRODUCTIONS
  11.                                 11320 MONTFERRAND
  12.                                      FRANCE
  13.  
  14.  
  15.                                 * PROGRAMMING *
  16.  
  17.                                   Michael Cort
  18.  
  19.  
  20.                           * AF INDEX DATA COMPILATION *
  21.                               Pete and Lee Mallabone
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                    THE INDEXER
  26.                                    -----------
  27.  
  28.         The INDEXER in itself is like a compilation of all those  little
  29.         programs  we have littering our disk boxes, allowing you to list
  30.         videos, list menus, list stamps, list photographs, list records,
  31.         CD's, news items, furniture and all those other things we  never
  32.         organise  in our lives and home. This is one stand alone program
  33.         needing at least 1Meg  which  does all these things on one disk.
  34.  
  35.         NOW PLEASE MAKE SURE, THAT YOU HAVE MADE AND ARE USING A COPY OF
  36.            THE ORIGINAL DISK AND HAVE LOCKED IT AWAY IN A SAFE PLACE.
  37.  
  38.                                 !! H E L P !!
  39.  
  40.             PRESS [HELP] whilst in INDEXER and you get this FILE.
  41.                             ( If you use Muchmore )
  42.  
  43.        ( This help document is compatible with Muchmore if you have a )
  44.        ( copy. It should be in your c: drawer press [help] whilst in  )
  45.        ( reading mode to get printing, share and all working details. )
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                               OPERATING THE INDEXER
  52.                               -----------------------
  53.  
  54.         OVERALL
  55.  
  56.         The  principle  of THE INDEXER is to enable you to find items as
  57.         quickly as possible, by referencing them under a main index  and
  58.         then  re-cross referencing them with other menu indices. The DMI
  59.         or the Dynamic Menu Index.
  60.  
  61.         As a stand alone program the FULL FAMILY INDEXER v.2 can make up
  62.         to 14 indices on any  subject of your choice.  With the 540 menu
  63.         indices  (DMI)  available this should give you ample opportunity
  64.         to cover most subjects in each Index. In ea ch stand alone disk,
  65.         you should  have  room  for over  8,000  entries divided between
  66.         the 14 indices. Should you find this AMIGA FORMAT INDEXER useful
  67.         then  you can obtain the,
  68.  
  69.  
  70.                             FULL FAMILY INDEXER v.2
  71.  
  72.                                     from:
  73.  
  74.                              Pyramid Productions.
  75.                                 ( see below )
  76.  
  77.  
  78.         AMIGA FORMAT INDEXER
  79.  
  80.         This special edition AMIGA FORMAT INDEX allows you to Index your
  81.         copies of AMIGA FORMAT for years to come.  We have included over
  82.         1300 references to items in the past issues  of  AMIGA FORMAT to
  83.         get you  started with your own  FORMAT INDEX.  We have  made  in
  84.         the  main general indices such as DELUXE PAINT and  GAME CHEATS,
  85.         but have left it to you to  make more  specific indices to  suit
  86.         your  own  requirements.
  87.  
  88.         You will find a  number of indices  installed.  The first covers
  89.         past issues and you can add you own items to this and the others
  90.         are clear, for you to begin and customize for your  future  use.
  91.         You  will therefore have to devise your own new categories.
  92.         ( see below )
  93.  
  94.  
  95.  
  96.         THE INTERFACE
  97.  
  98.         You  are  presented  with a main central box which gives you all
  99.         the information, five mode control buttons marked  in  green  in
  100.         the  top  right  hand  corner, and nine red control buttons with
  101.         which you can pick the category of your desired  INDEX.  To  the
  102.         right  of  the  title  box  (green),  is a window displaying the
  103.         number of records  and beyond that a little box  which  displays
  104.         your options and directions while you are operating the INDEX.
  105.  
  106.         The  instruction  box  will  now  be telling you to
  107.  
  108.                                "LOAD MENU".
  109.                                 <<<<<<<<<
  110.  
  111.         TO LOAD "AMIGA FORMAT INDEX"
  112.  
  113.         Pull down Menu 1 and "click" on  "LOAD AMIGA FORMAT INDEX" - in 
  114.          submenu  1.
  115.  
  116.         Files  will  be  loaded  and  you will then see the DMI loading.
  117.  
  118.         THE DMI
  119.  
  120.         THE  DYNAMIC MENU INDEX allows you to make 540 separate indices
  121.         and displays them on nine categorised menus.
  122.  
  123.         CONTROL MODULES
  124.  
  125.         There are two control modes for the program.
  126.  
  127.         SEARCHING and ENTERING
  128.  
  129.         You  can work in either of these two modes, and get in or out of
  130.         them by clicking on the button EXIT MODE.
  131.  
  132.         SEARCHING
  133.  
  134.         Within the `SEARCH' mode there are two ways of finding items.
  135.  
  136.         SEARCH DMI or SEARCH ALL
  137.  
  138.         SEARCH DMI
  139.  
  140.         To  use the DYNAMIC MENU INDEX click on SEARCH DMI then click on
  141.         the Category button that interests you. You will now be told  to
  142.         choose an item from the Menu of that Category.
  143.  
  144.         Go up to the appropriate menu which will now be in operation and
  145.         choose  your  desired  subject.
  146.  
  147.         Whilst in SEARCH DMI you can go back up  to  the  same  Menu  or
  148.         change  the Category by clicking the appropriate button. You can
  149.         also click on SEARCH ALL to change the searching method.
  150.  
  151.         SEARCH ALL
  152.  
  153.         You can of course go straight to SEARCH ALL, by clicking on this
  154.         button when you open the  program.  On  clicking,  you  will  be
  155.         presented with four string boxes to enter a search string.
  156.  
  157.         The  first  box is `ghosted', as this is used for entering a new
  158.         DMI. The first open box will let you enter  an  Issue  No  after
  159.         which  it will display all items from that particular issue. The
  160.         next box lets you enter a page number, and displays all items on
  161.         that page for the year. The last box allows you to enter any  33
  162.         letter string you choose, and searches all the records to see if
  163.         such an item exists.
  164.  
  165.         You are only allowed to enter a string in one box at a time, and
  166.         you must therefore click on the search box of your choice before
  167.         entering.
  168.  
  169.         To  enter  further searches just click on the desired string box
  170.         and it will allow you to enter a search. If you want to pop back
  171.         into using the DMI just click on SEARCH DMI after any search.
  172.  
  173.         To exit you of course click EXIT MODE which brings  you  out  of
  174.         any searching situation.
  175.  
  176.         ENTERING
  177.         ¯¯¯¯¯¯¯¯
  178.         ENTER DMI OR ENTER NEW
  179.  
  180.         Here  again  there  are  two  methods of entering new items into
  181.         indices.
  182.  
  183.         ENTER DMI
  184.  
  185.         Click this button and you will be asked to choose a Category. Go
  186.         to the Menu chosen and choose the index  under  which  you  want
  187.         your new entry to be made.
  188.  
  189.         The  Menu will then place the DMI INDEX NAME in the first string
  190.         box and all you have to do is to then enter the Issue  No,  Page
  191.         and then your Comments. (see Comments below)
  192.  
  193.         When you are satisfied with your entry (you can click any box to
  194.         change your entry) press F1 and your new reference will be saved
  195.         forever.
  196.  
  197.         When entering items, it is faster to enter them in chronological
  198.         order.   This is because if they are out of sequence the program
  199.         has to spend time sorting them and inserting them into the right
  200.         place in the files.
  201.  
  202.         If you wish you can now choose a new category or an  index  from
  203.         the  same  menu  in  the same way as you searched above to write
  204.         your next entry.
  205.  
  206.         ENTERING NEW DMI INDEX
  207.  
  208.         By clicking on this control button you are  first  asked  as  to
  209.         which  Category  your  new  index  will be listed. Click on your
  210.         choice and you will be presented with the first string box  open
  211.         to enter in the new name.
  212.  
  213.         There  is  only  one  discipline  you  have to observe in making
  214.         entries and that is DMI indices cannot start with a number.  For
  215.         example,  A600 is absolutely ok. Whereas if you entered 600A you
  216.         might get some peculiar results when searching.
  217.  
  218.         You can of course click back on ENTER DMI within this entry
  219.         mode.
  220.  
  221.         To cease entering click EXIT MODE.
  222.  
  223.         COMMENTS
  224.         ¯¯¯¯¯¯¯¯
  225.         When  entering  COMMENTS  in  a  new  item, one can become quite
  226.         creative in the  structure  of  your  index.  When  the  program
  227.         searches  a  DMI it will not only search the INDEX name but also
  228.         any mention of that index in the COMMENTS column.
  229.  
  230.         It is therefore redundant to enter under an index,  for  example
  231.         called  REVIEW,  a record in COMMENTS which states REVIEW DELUXE
  232.         PAINT. Just write in DELUXE PAINT, and if after this  you  write
  233.         in  capital  letters  ANIM-  or any other code, then if you have
  234.         already an index called ANIM- then the DMI while searching  will
  235.         also  include  this  record.  It  is  important  when using this
  236.         facility to  write these codes in  CAPITAL letters.  You can add
  237.         further indices to your choice and will,  for example  DSK1*  to
  238.         add to all items on the first cover disk then DSK2* etc, etc.
  239.  
  240.         This facility is of great value when  you  are  not  quite  sure
  241.         which  index  to  put  a new  item in.   This is the spectacular
  242.         part of the  INDEX in that it can  cross-reference records under
  243.         many subjects.
  244.  
  245.         You will note that we have made these type  of  DMI  indices  as
  246.         code  words  (WB-,  ART-,  EDU-,  PC*  etc etc) we have put such
  247.         things as a star or dash in these  codes  as  just  putting  the
  248.         letters  alone can obtain some interesting results. For example,
  249.         entering ART on its own  could  bring  up the  record of a  HACK
  250.         available  which makes a sound that rhymes with - ART, and a lot
  251.          of other  peculiar  references.
  252.  
  253.         As  we  say  above,  we  have  limited  our DMI's to general and
  254.         popular items. If you want to be more specific,  then  when  you
  255.         make  a new entry for one of your main interests, check first to
  256.         see if the subject already exists in the file,  but  without  an
  257.         index.  If  it does, then create a new index in the name of that
  258.         subject, and all the existing references will then  be  included
  259.         in that Category and DMI.
  260.  
  261.         You  can  also  create  a  new  DMI index on its own without any
  262.         reference to an item. This you do by clicking on ENTER NEW, then
  263.         enter the new DMI name in the first  string,  press  return  for
  264.         each  of the subsequent string boxes leaving them empty, then F1
  265.         to save. This will then create a new DMI Index,  but  no  record
  266.         will be saved.
  267.  
  268.         CHANGING AN ITEM
  269.  
  270.         Having  found  the  item you require, scroll down to it with the
  271.         cursor keys until it is highlighted, then all you simply  do  is
  272.         press  F5  and this record will be inserted in the string boxes.
  273.         Click on the box you wish to alter, then make the changes,  then
  274.         press  return  and  follow  the  instructions  in  the  box that
  275.         appears.
  276.  
  277.         DELETING AN ITEM
  278.  
  279.         As  above for changing, except press DEL and your offending item
  280.         has gone forever.
  281.  
  282.         PRINTING
  283.  
  284.         THE INDEXER has been created for the purpose of saving paper  in
  285.         the  home,  so  you will be prompted first if you really do want
  286.         to print off an Index. On pressing F10, you  will  be  asked  to
  287.         switch  on  your printer, after which you will press [RTN] There
  288.         are no fancy printing facilities involved here, this is  just  a
  289.         direct dump of the items you have listed at the particular time.
  290.         The  best results can be obtained if your printer is switched to
  291.         EPSON mode.
  292.  
  293.         NOTE: If you  have  a  system  requester  appearing  which  says
  294.         "Printer not switched on", switch it on then  click CANCEL, then
  295.         `left Amiga/N' to bring you back to the INDEXER screen.
  296.  
  297.         CHANGING TITLES
  298.  
  299.         This  INDEXER  is exclusively for indexing your " AMIGA FORMAT "
  300.         magazines and the editor  would  hate to think you were using it
  301.         or other magazines, albeit  "Playboy" or "Womans Own" ! You  can
  302.         therefore  change the title of  any Index! to  what you want, so
  303.         long as it is called   AMIGA FORMAT INDEX.  Should  you  want to
  304.         desperately  want to  make an index for  "BEANO" , "MILK PUDDING
  305.         RECIPES", your collection of "FAMOUS FALSE TEETH" or your record
  306.         CD,  and video  collection,  then you will need  the full family
  307.         INDEXER v.2        (see details below)
  308.  
  309.  
  310.         EDITING CATEGORIES
  311.  
  312.         It  is  advisable when making a NEW INDEX to spend a lot of time
  313.         and thought planning the list of categories. But with  the  best
  314.         of  organisation,  one  often  finds  that initial thoughts on a
  315.         subject have to be changed in midstream. This is purely a matter
  316.         on selecting Menu  1  when  in  the  EXIT  MODE  situation,  and
  317.         clicking  on  the list provided and changing it at will. It must
  318.         also be noted that it is not obligatory to make a full  list  of
  319.         categories  when  starting an Index, so one does have the option
  320.         to add further categories later. This facility can also be  used
  321.         to align categories for their control buttons.  Remember to fill
  322.         spaces! We have left the categories for future  AMIGA FORMAT MAG
  323.         records open to your choice and to edit. Plan out your structure
  324.         of indices on paper before you commit.
  325.  
  326.         Please remember, that all categories  should be filled, if it is
  327.         only with a dash ( - ) if at the moment you are undecided.
  328.  
  329.         DELETING AN INDEX
  330.  
  331.         Something to be never done without considerable forethought, and
  332.         probably  the  simplest facility in the program. Click on DELETE
  333.         INDEX in Menu 1, you will then be prompted until  you  click  on
  334.         the  DEL  button.  Whereupon  after  a lot of machine noise, the
  335.         Index will be no more. This is probably best used when  you  are
  336.         first making a new Index and don't quite get the format correct.
  337.         In this version,  we will not  allow you to  delete all the hard
  338.         work we have put into the past references, so you are stuck with
  339.         them.
  340.  
  341.         EXAMPLES
  342.  
  343.         Clicking  on this item in the first Menu will give you a list of
  344.         example indices,  which  give  suggested  ideas for  formats and
  345.         layouts. These can be made in the full INDEXER v.2 ( see below),
  346.         so click on them to see the example layouts.
  347.  
  348.         MAKING A NEW INDEX
  349.  
  350.         Clicking on Menu 1 again, this will bring up a screen for you to
  351.         enter the details of the NEW INDEX. You can EXIT immediately  by
  352.         clicking  CAN,  or start entering the NEW INDEX details. You can
  353.         click on any box at random to enter or press return to  activate
  354.         the boxes in order.
  355.  
  356.         The first box should contain the title of the Index.
  357.  
  358.         The  second  box  is  to insert a code of no more than 3 letters
  359.         which will be the prefix  for  all  files  concerned  with  this
  360.         Index. If you are handy with the CLI, DIR the Amdex draw and you
  361.         will  see  all   the files concerned with the AMIGA FORMAT INDEX
  362.         have the prefix "af".   For a Magazine called  SUPER  SPORT, you
  363.         might use "ss".
  364.  
  365.         The third box (title of second ENTER string)  is  the  box  with
  366.         which  one  must take the most care. This box and the fourth box
  367.         are where you enter the title of the  second  and  third  fields
  368.         when  entering a new item. It is this third box value with which
  369.         the program sorts the items in an index. For  example, the AMIGA
  370.         FORMAT INDEXER  sorts all  records on the  issue  number. If you
  371.         look  at the  examples,  records can be  sorted on  dates, time,
  372.         pages, etc, but it is up to you to plan the best format for your
  373.         needs.
  374.  
  375.         The  fourth box is a secondary sort facility, which is explained
  376.         with the  AMIGA  FORMAT  INDEX   by giving the page  number. The
  377.         INDEXER  sorts first the issue, then after the page number.   So
  378.         it  is  very  important  that  the  third  and fourth boxes have
  379.         plenty of planning  before committing to title.
  380.  
  381.         NOTE:
  382.  
  383.         PLEASE REMEMBER THAT ENTER STRING BOXES 1 AND  2  ARE  NUMERICAL
  384.         ONLY.
  385.  
  386.         If you make these boxes (three and four) to  represent  a  date,
  387.         or  a  time,  then  please remember when entering dates or time,
  388.         they should be separated as below. It will be noted  that  these
  389.         boxes  will also only hold 4 digits. This means that on an Index
  390.         which is sorted by date, only day and month, or month and   year
  391.         can  be  included.  This would mean in for example the Newspaper
  392.         Indexer, (CHECK OUT DEMOS of FULL INDEXER v.2)  which gives days
  393.         and month  for sorting,  that a  new  Indexer  would  have to be
  394.         opened annually.   On the example of the Video Indexer, we place
  395.         the number of  your  cassette  first and then the  length of the
  396.         item in hours and minutes.
  397.  
  398.         Entering time should always have  figures  separated  by  a full
  399.         stop.
  400.  
  401.                                     TIME
  402.  
  403.                              Two fifteen = 2.15
  404.  
  405.                                     DATE
  406.  
  407.                                1 March = 0301
  408.  
  409.         Try out this facility even if as we say above, you can only have
  410.         an AMIGA FORMAT INDEX in this version,  it  will give you a good
  411.         idea of the capabilities of the  full  INDEXER v.2.  Also take a
  412.         look at the demos  of  sample indices,  by  clicking on Demos in
  413.         the first menu.
  414.  
  415.  
  416.         HARDISC INSTALATION
  417.         -------------------
  418.  
  419.         THE INDEXER
  420.  
  421.  
  422.         1.  LOAD machine. Insert INDEXER in DF0: OPEN window of desired
  423.         partition.    With mouse move icon   AF. INDEXER!  from Indexer
  424.         window  and  drop in chosen   partition  window.  Likewise drop
  425.         INDEXER.DOC into partition window.
  426.  
  427.  
  428.         2.  OPEN SHELL
  429.  
  430.         Make following commands:
  431.  
  432.         copy indexer:indexerfonts to sys:
  433.  
  434.         copy indexer:libs/extend.library to sys:libs
  435.  
  436.         copy indexer:s/AF.INDEXER! to sys:s
  437.  
  438.         copy indexer:s/indexer.doc to sys:s
  439.  
  440.         copy indexer:indexer to {chosen partition}:   eg. sys:
  441.  
  442.         copy indexer:amdex all to  {chosen partition}:amdex
  443.  
  444.         [ If not in your sys:c ]  copy indexer:c/muchmore to sys:c
  445.  
  446.  
  447.         3.  OPEN "ED" in SHELL and edit sys:s/INDEXER!
  448.  
  449.         First  line reads >>  sys:indexer
  450.  
  451.         If INDEXER is not in your sys: partition then change SYS: to
  452.  
  453.         {chosen partition}:indexer   --------  save.
  454.  
  455.  
  456.         4.  OPEN "ED" in SHELL and edit sys:s/startup-sequence
  457.  
  458.         Add this line after all the other assigns.
  459.  
  460.         assign indexer:   {chosen partition}:  ( Don't forget the :)
  461.  
  462.         [ The partition in which you have copied AMDEX ]
  463.  
  464.         Then save.
  465.  
  466.  
  467.         5.  Reboot and it should all work.  Does on mine!
  468.  
  469.         Do not forget, to read the instructions, just press help
  470.  
  471.         when the program is loaded.
  472.  
  473.  
  474.                     ===============================
  475.  
  476.                           THE FULL INDEXER V.2
  477.  
  478.                     ===============================
  479.  
  480.         The INDEXER is very powerful and it ranks with  a  wordprocessor
  481.         or  spreadsheet  in  the  complexity  of programming. The unique
  482.         DYNAMIC MENU INDEX sytem  developed  by  PYRAMID  for  all  it's
  483.         domestic  applications  is  a  wonder  in  inter-relational data
  484.         storage. After all, what other program has the capability of 540
  485.         indices, which can be cross  referenced  in  so  many  different
  486.         ways, with instant recall?
  487.  
  488.         Finally the INDEXER by this simplicity of use, at first seems to
  489.         be,  but  a  small  application.  Do  not  be  deceived. Like an
  490.         automatic gear box on a car, the INDEXER works hard beneath it's
  491.         simple  interface.  It  sorts,  it  categorises,  and   searches
  492.         extremely  quickly  any  item that is sought, yet it demands the
  493.         minimum of input. With this minimal input it is also capable  of
  494.         storing vast amounts of records, just on one disc.
  495.  
  496.         Yes the  INDEXER is the first part of  THE GREEN MACHINE  system
  497.         from  PYRAMID.   A system, that will put the AMIGA into the lead
  498.         position as a home computer well into the 90's.
  499.  
  500.         The INDEXER  V.2 is obtainable from:
  501.  
  502.         PYRAMID PRODUCTIONS,
  503.         EN RAMOUNAS
  504.         11320 LABASTIDE D'ANJOU. FRANCE.
  505.  
  506.         PRICE: £21 / FF192  (UK Cheques payable: "PYRAMIDE PRODUCTIONS")
  507.  
  508.         ( Upgrade from V.1 owners £6 ) 
  509.  
  510.         FINALLY:
  511.  
  512.  
  513.         HAVE FUN!!!
  514.  
  515.         From: Michael CORT
  516.  
  517.  
  518.  
  519.