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Text File  |  1998-01-20  |  23KB  |  517 lines
  1.  
  2.  Trend Micro, Inc.                                       January 21, 1997
  3.  
  4. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  5.         ScanMail for Microsoft Exchange Version 1.53 Release Notes
  6. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  7.  
  8.  
  9.                 INDEX
  10.                =============================================
  11.                 1.  Introduction and Overview
  12.                 2.  Release 1.53 Enhancements and Bug Fixes 
  13.                 3.  Installation Notes
  14.                 4.  Minimum System requirements
  15.                 5.  The BatchExport Utility
  16.                 6.  ScanMail Features and Default Settings
  17.                      -Action on Detecting a Virus
  18.                      -Notification
  19.                      -Real-time Scanning
  20.                      -Manual Scanning
  21.                      -Scheduled Scans
  22.                      -Virus Pattern File Update
  23.                      -Log Files
  24.                      -Incremental Scans
  25.                      -On Line Registration
  26.                 7.  Installed Files and Registry Key
  27.                 8.  Release History
  28.                 9.  About Trend Micro Inc.
  29.                 10. Contact Information
  30.                =============================================
  31.  
  32.  
  33.  
  34. 1. Introduction and Overview
  35. ============================================================================
  36. The ScanMail for Exchange anti-virus solution is four-fold: 
  37.  
  38.    First,  we recommend that the ScanMail administrator run a Manual 
  39.            scan of all existing mailboxes and public folders to clean 
  40.            out any viruses that might be saved as a part of a user's 
  41.            archived mail. Such a scan can typically be completed in a 
  42.            matter of minutes.
  43.  
  44.    Second, it is a good idea to schedule weekly automatic scans of 
  45.            archived mail. (You can also schedule the virus-pattern 
  46.            file to be updated automatically.)
  47.  
  48.    Third,  the administrator should configure and engage ScanMail's 
  49.            real-time e-mail scanning options to prevent viruses from 
  50.            propagating via e-mail.
  51.  
  52.    Fourth, real-time scanning of all Public Folders is established to 
  53.            prevent infected files from being posted to the common area.
  54.  
  55. With real-time scanning enabled, ScanMail can alert the e-mail recipient, 
  56. sender, or administrator whenever a virus is detected. Who is notified,
  57. as well as the notification message contents, is also determined by the 
  58. ScanMail administrator. ScanMail keeps a comprehensive log of its actions. 
  59. For a list and explanation of ScanMail's features, please see Section 6 
  60. of this document or refer to the printed material that came with the 
  61. software.
  62.  
  63.  
  64. 2. Release 1.53 Enhancements and Bug Fixes 
  65. ============================================================================
  66. The enhancements and bug fixes available in this version are cumulative. As 
  67. such, installing this version brings the benefits introduced in all previous 
  68. versions as well as those introduced with this version. See section 8 of
  69. this document for a full accounting of all enhancements and bug fixes so far.
  70.  
  71.      o  Fixed a bug in version 1.5 wherein ScanMail would fail to start
  72.         after installation. The problem was found to be a conflict with
  73.         version 4.70 of the NT file shalwapi.dll. The conflict has been
  74.         corrected.
  75.         
  76.      o  Fixed a long-standing bug wherein virus alert notifications were
  77.         not being properly sent back to the original sender of the e-mail.
  78.         Senders can now reliably be notified if the e-mail the sent was
  79.         found to contain a virus.
  80.  
  81.      Bugs Remaining:
  82.      o  Currently, users cannot interrupt the pattern update process 
  83.         (PTNUPD) without causing subsequent attempts to update the pattern
  84.         file to fail. 
  85.  
  86.      Work Around:
  87.      ~~~~~~~~~~~        
  88.         Stop the SMAILEX.EXE program and delete the PTNFILE.EXE file,
  89.         found in the ScanMail for Exchange working directory. Restart
  90.         ScanMail.
  91.  
  92.      o  Currently, environments with more than 1500 mailboxes and 
  93.         insufficient hardware resources may experience the failure 
  94.         of their Information Store or MTS services.
  95.  
  96.  
  97. 3. Installation Notes
  98. ============================================================================
  99. You can install the complete version of ScanMail for Exchange by entering
  100. the product serial number that came with the product (or contact your Trend
  101. Micro sales representative). Alternatively, you can enter no serial number
  102. to install the 30-day free trial version. 
  103.  
  104.   o If you are installing ScanMail for the first time, please refer to 
  105.     the printed documentation that came with the software. 
  106.  
  107.   o If you are upgrading a previous version of ScanMail, please uninstall 
  108.     your previous version of ScanMail before installing version 1.53. 
  109.  
  110. Note: before installing ScanMail for Exchange, be sure that the following 
  111. conditions exist:
  112.  
  113.    1. You have an Exchange Client installed on the same machine 
  114.       as the Exchange Server, and "log on to network" is enabled 
  115.       as the default on the client. 
  116.          
  117.    2. You have Administrator privileges for the Windows NT Domain 
  118.       where the Exchange server is located.
  119.  
  120.    3. You are logged in to Exchange from a service account AND have 
  121.       a mailbox for that account on the server.
  122.  
  123.  
  124.  How to Check the Status of These Conditions
  125.  ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  126.       1. With the Microsoft Exchange client open, click Tools | Services.
  127.          Then, with Microsoft Exchange Server highlighted, click the 
  128.          Properties button. Click the Advanced tab. A check mark should 
  129.          appear in the "Use network security during logon" checkbox.
  130.  
  131.       2. Click the NT Start button, then Programs |Administrative
  132.          Tools | User Manager for Domains. Double click the Username
  133.          you are currently logged in under, then click the Groups button.
  134.          In the Member of: window, you must see Administrators. If not,
  135.          log off NT and then back on using an account that does have
  136.          Administrative privileges.
  137.  
  138.       3. With the Microsoft Exchange Administrator open, double click
  139.          the Display Name of the NT account you are using. Check the 
  140.          Group Membership by clicking the Primary Windows NT Account
  141.          button and "Select an existing Windows NT account" Locate your
  142.          NT account in the list of names that appears and verify the 
  143.          privileges.
  144.  
  145. Complete instructions for installing ScanMail for Exchange can be found 
  146. in the User's Guide. Once installed, both ScanMail's real-time e-mail 
  147. scanning and monitoring services are automatically started. You will see 
  148. the real-time monitor on the desktop.
  149.  
  150.  
  151. 5. Minimum System requirements
  152. ============================================================================
  153.  o  Intel Pentium 100 or higher
  154.  o  64 MEG RAM
  155.  o  10 MEG free disk space for the program files
  156.  o  Exchange Server (English) Version 4.0 or 5.0
  157.  o  Exchange Client installed on the same Windows NT server
  158.  o  Windows NT Server version 3.51, with Service packs 4 and 5, 
  159.     or NT Server version 4.0 (English )
  160.  
  161.  
  162. 6.  BatchExport Utility for Manual Scan
  163. ============================================================================
  164. As explained in the User's Guide, whenever you add or remove user mailboxes
  165. from Exchange, ScanMail needs to be apprised of the changes -- mailboxes
  166. that do not appear on ScanMail's list of users are not scanned. After adding
  167. or removing a user mailbox you can rebuild the list by clicking the Refresh
  168. All button on the Manual Scan page.
  169.  
  170. This process can now be scheduled to take place automatically from ScanMail's 
  171. Windows interface. Refreshing the list of user mailboxes daily is typical, 
  172. although administrators who find themselves adding and removing user mailboxes 
  173. several times a day may want to schedule the refresh to occur more frequently.
  174.  
  175. Scheduling BatchExports 
  176. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  177. To schedule the refresh frequency from ScanMail's Window's interface, click 
  178. Help | Schedule Directory Export from the main menu.
  179.  
  180. Click the "Automatically restart real-time scan service if there are new
  181. updates" checkbox to have the real-time scanning service stop and restart 
  182. whenever the schedule for refreshing ScanMail's list of user mailboxes 
  183. is modified.
  184.  
  185. Since it can take some time to re-build ScanMail's list of user mailboxes,
  186. and to stop and restart the scanning service, we recommend that you don't 
  187. schedule automatic refreshes any more often than is necessary. The refreshes 
  188. take place at the hourly intervals (6, 8, 12, 24, or none) you specify, 
  189. beginning at the designated hour. Click "Update the Schedule List" button
  190. to update the data which appears in the Schedule list window
  191.  
  192.  
  193. 7. ScanMail for Exchange Features and Default Settings
  194. ============================================================================
  195.  
  196. Action on Detecting a Virus
  197. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 
  198. By default, when ScanMail detects an infected file in an e-mail attachment 
  199. it removes the virus from the file (or "cleans" the file) then forwards it 
  200. to the intended recipient(s). Notification of the action is sent to the 
  201. ScanMail administrator and any other specified parties. In some cases a 
  202. file cannot be cleaned, for example due to corruption, and ScanMail moves 
  203. uncleanable files to the VIRUS directory, which is created upon installation. 
  204.  
  205. The administrator can change ScanMail's default action (AUTOCLEAN) upon 
  206. detecting a virus. The following actions are available:
  207.  
  208.     o  AutoClean - ScanMail automatically cleans infected files. If they 
  209.        cannot be cleaned, the file is deleted or moved to an isolated 
  210.        directory (or "quarantined"). Alternatively, infected files that
  211.        cannot be cleaned can be "passed" on to the intended recipient
  212.        without any action taken.
  213.  
  214.     o  Delete - ScanMail automatically deletes infected files. No attempt
  215.        is made to clean the file. 
  216.  
  217.     o  Move - ScanMail moves an infected file to a predetermined location 
  218.        or e-mails it to the administrator along with a warning. Alternatively, 
  219.        infected files can be e-mailed to Trend Micro's Virus Hospital for 
  220.        special treatment.
  221.  
  222.     o  Pass - ScanMail ignores infected files, sending them on to the 
  223.        intended recipient along with a warning message.
  224.  
  225.  
  226. Notification
  227. ~~~~~~~~~~~~
  228. When a virus is found, ScanMail can automatically send notification(s): 
  229.  
  230.      o  Notify the intended recipient of the infected e-mail
  231.      o  Notify the sender of the infected e-mail
  232.      o  Notify the ScanMail Administrator of the infected e-mail
  233.  
  234. The notification message that the sender, intended recipient, or admin 
  235. receives is user-customizable and contains details about the virus. 
  236. Notifications are sent e-mail via the Exchange server (Version 1.5 does 
  237. not support notification via message boxes.)
  238.  
  239.  
  240. Real-time Scanning
  241. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  242. ScanMail's real-time scanning operates as a Windows NT service and detects 
  243. whenever mail messages arrive at the mailbox or public folders. The real-time 
  244. monitor is automatically engaged following installation and whenever every 
  245. time the NT server is restarted. 
  246.  
  247.  
  248. Manual Scanning
  249. ~~~~~~~~~~~~~~~
  250. Manual scanning is similar to real-time scanning, except that manual scans
  251. require user interaction in order to run.  The ScanMail administrator can 
  252. select multiple mailboxes for scanning, or specify individual folders within
  253. the mailbox -- for example,  the Inbox, Outbox, Sent Items, Deleted Items,
  254. or any other folder. Manual scanning supports the scanning of public folders.
  255.  
  256.  
  257. Scheduled Scans
  258. ~~~~~~~~~~~~~~~
  259. Scheduled scans  can be set to run at predetermined times and frequencies. 
  260. Most of the configuration options are similar to those available for the 
  261. manual scans, with the main difference being that the individual folders 
  262. making up a mailbox cannot be specified for scheduled scans. By default, 
  263. all items in the mailbox are scanned. 
  264.  
  265.  
  266. Virus Pattern File Update
  267. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  268. ScanMail administrators can have the ScanMail's virus pattern file updated 
  269. in a couple of different ways: 
  270.  
  271.      o  Pattern file updates via Internet (using HTTP)
  272.      o  Pattern file updates from a UNC path, Mapped Drive, 
  273.         or Local Drive (including floppy drive)
  274.  
  275. Both methods of updating the virus pattern file can be scheduled to take 
  276. place automatically, at regular intervals. 
  277.  
  278.  
  279. Incremental Scans
  280. ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  281.      o  Incremental Scans allow the ScanMail administrator to perform manual 
  282.         or scheduled scans of user mailboxes. However, instead of scanning 
  283.         all mail items during the scan (including those that have been 
  284.         previously scanned) Incremental Scans can be set to scan only mail 
  285.         been items that have modified since a specified date or since the 
  286.         last scan.
  287.  
  288. Log Files
  289. ~~~~~~~~~
  290. ScanMail keeps comprehensive logs of all its actions, including:
  291.  
  292.      o  The Event Log - records when the various ScanMail services were 
  293.         stopped or started (real-time, manual, and scheduled scanning events).
  294.  
  295.      o  The Virus Log - records which viruses ScanMail has detected, 
  296.         including details such as the name of the virus and infected file, 
  297.         the date, intended recipient, sender, and the action ScanMail took: 
  298.         clean, delete, move or pass.
  299.  
  300.      o  The Pattern Update Log - records when each pattern update occurred
  301.  
  302. The administrator can have ScanMail save the log files in the default 
  303. directory for up to 90 days or schedule them for regular deletion. 
  304.  
  305.  
  306. On Line Registration
  307. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  308. Trend Micro provides convenient means by which users can register ScanMail, 
  309. including both Online registration and mail-in certificates. 
  310.  
  311.  
  312. 8. Installed Files and Registry Key
  313. ============================================================================
  314. ScanMail for exchange installs the following executable programs, by default 
  315. to the C:\Program Files\SMailEx directory:
  316.  
  317.         driveup.exe        realscan.exe
  318.         instmon.exe        rmonitor.exe
  319.         InstRTS.exe        smailex.exe
  320.         pscaneng.exe       smailup.exe
  321.         pscanmon.exe       Lpt$vpn.324  ----this extension may vary
  322.         LOG folder         VIRUS folder
  323.  
  324. ScanMail also adds the following folder to your Registry:
  325.  
  326.         HKEY_LOCALMACHINE\SOFTWARE\TREND\SCANMAIL EXCHANGE
  327.  
  328.  
  329.  
  330. 9. Release History
  331. ============================================================================
  332. VERSION 1.5
  333. ScanMail for Exchange version 1.5 provided the following 
  334. enhancements: 
  335.  
  336.      o  Added support for updating the virus Pattern File through 
  337.         a proxy server. 
  338.  
  339.         From the Update Pattern page, click "Enable proxy," then enter
  340.         the port number and IP address of the proxy server.
  341.  
  342.      o  Added automatic, real-time scanning of server-to-server public 
  343.         folder replications. Give ScanMail "Editor" role or greater 
  344.         for replication scanning.
  345.  
  346.         With real-time scanning, users cannot inadvertently save 
  347.         infected files to the public folders -- every document is 
  348.         checked for viruses after being posted. Any viruses already
  349.         infecting files in the public folder are detected as the 
  350.         replication is completed. (Manual scanning is another option.) 
  351.  
  352.         Potential Exceptions: 
  353.  
  354.          1. Site-to-site replication scanning (NOT server-to-server) 
  355.             of existing folders designated for Directory Replications.
  356.  
  357.             New folders and messages (added after ScanMail was 
  358.             installed) can be scanned; existing ones cannot.
  359.             
  360.          2. Scanning replications on public folders hosted by a
  361.             remote Exchange server (with no ScanMail installed).
  362.  
  363.             Even if the ScanMail server is granted rights to a 
  364.             remote site that is hosting a public folder, ScanMail 
  365.             will not scan the remote public folder, regardless of 
  366.             permissions. ScanMail local public folder replications.
  367.  
  368.  
  369. VERSION 1.4
  370. ScanMail for Exchange version 1.4 provided the following product enhancements 
  371. and bug fixes:
  372.     
  373.      o  Added support for Incremental manual and scheduled scans. 
  374.         Incremental manual scans save time by allowing the administrator 
  375.         to scan only mail that has arrived in a user mailbox since the 
  376.         last manual (or scheduled) scan or since a specified date.
  377.  
  378.  
  379. VERSION 1.3
  380. ScanMail for Exchange version 1.3 provided the following product enhancements 
  381. and bug fixes:
  382.  
  383.      o  Automated the task of refreshing ScanMail's directory of user 
  384.         mailboxes so the administrator no longer needs "Refresh" by hand
  385.         the ScanMail directory after adding or deleting user mailboxes
  386.         (see Version 1.2 below for details).
  387.  
  388.  
  389. VERSION 1.2
  390. ScanMail for Exchange version 1.2 provided the following product enhancements 
  391. and bug fixes:
  392.  
  393.      o  Exchange administrators whose servers contain hundreds or 
  394.         thousands of user accounts used to experience a delay upon 
  395.         opening the Manual Scan configuration page. The delay was 
  396.         due to the time needed to populate the window with the many 
  397.         user accounts. 
  398.  
  399.         ScanMail for Exchange version 1.2 addresses this problem 
  400.         with the introduction of an export utility designed to speed 
  401.         and maintain the list of user accounts. After running the 
  402.         export utility once, users will not experience any delays 
  403.         when opening the Manual Scan page. Section 5 of this document 
  404.         provides a detailed explanation of the utility and its use.
  405.  
  406.      o  ScanMail now supports the scanning public folders on a 
  407.         designated NT Server.
  408.  
  409.      o  When simultaneously scanning multiple files, the name of a
  410.         file being scanned would sometimes get lost. This resulted 
  411.         in a report of "unknown" in the logs. We have fixed this 
  412.         error in version 1.2.
  413.  
  414.      o  When scanning an infected attachment that is being sent to 
  415.         to multiple mail accounts, all infected file attachments 
  416.         are cleaned. Previously, some infected attachments were 
  417.         "Moved" rather than "Cleaned."
  418.  
  419.      o  An error reporting the percentage of mailboxes opened during
  420.         a real time scan has been corrected. 
  421.  
  422.      o  When manually refreshing the list of mailboxes that appears 
  423.         on the Manual Scan page, a progress bar now appears to indicate
  424.         the status of the task. This is most relevant on servers 
  425.         with thousands of mailboxes.
  426.  
  427.      o  Support has been added for NT passwords that use special 
  428.         characters, for example, spaces.
  429.  
  430.      o  When a mailbox appears to be corrupted, the real-time scan
  431.         module will make three or more attempts to open it before 
  432.         abandoning the task. Status of the attempts is displayed on 
  433.         the monitor.
  434.  
  435.      o  Version 1.2 of ScanMail for Exchange employs a new approach 
  436.         in exporting Exchange directories. Previously, exporting 
  437.         Exchange directories under ScanMail could trigger an error.
  438.  
  439.      o  The speed of exporting directories to ScanMail has been increased.
  440.  
  441.  
  442. VERSION 1.1
  443. ScanMail for Exchange version 1.1 provided the following product enhancements 
  444. and bug fixes:
  445.  
  446.      o  ScanMail now provides mailbox scanning for mail systems migrated 
  447.          to Exchange from cc:Mail and Microsoft Mail, as well as from
  448.          Exchange Server 4.0 to Exchange Server 5.0
  449.  
  450.      o  Improved the scanning of public folders that contain replicas
  451.  
  452.      o  Mailboxes containing special characters (such as  ~,^,%) can 
  453.          now be reliably scanned
  454.  
  455.      o  ScanMail now detects and cleans Macro viruses written in 
  456.          Microsoft's Excel macro language
  457.  
  458.      o  Version 1.1 fixes a problem with scanning after the 
  459.          administrator is logged off the system
  460.  
  461.      o  The reliability of Virus Pattern updates has been improved
  462.  
  463.      o  Files with unknown, or corrupted file names can now be opened
  464.          by their associated applications following a scan
  465.  
  466.      o  Selecting both the Public folder and "Others" option used to cause
  467.          a scanning conflict. This problem has been fixed.
  468.  
  469.      o  Fixed problem with scheduled scans of specific mailboxes
  470.  
  471.      o  ScanMail is now capable of cleaning all forms of the Macro virus
  472.          "Concept"
  473.  
  474.      o  The Time field of scheduled scans and virus-pattern downloads
  475.           no longer accepts invalid user input
  476.  
  477.      o  A glitch under "Options" on the Manual Scan page that prevented 
  478.          WWW addresses from being added has been fixed
  479.  
  480.  
  481.  
  482. 10. About Trend Micro Inc.
  483. =============================================================================
  484. Trend Micro is the leading developer of server-based virus protection for 
  485. high-performance corporate networks. ScanMail is part of Trend's integrated 
  486. gateway-to-desktop enterprise-wide solution. Trend Micro's virus protection 
  487. technology is used by Intel, Novell, Netscape, Sun Microsystems, Control Data 
  488. Systems, SCO, and WorldTalk as a key part of their server security solutions.
  489.  
  490.  
  491. 11. Contact Information
  492. =============================================================================
  493.  
  494.                           E-mail: trend@trendmicro.com
  495.                           E-mail: sales@trendmicro.com
  496.                           Web:    www.antivirus.com
  497.  
  498.                           Trend Micro Incorporated
  499.                           Suite 400, 10101 De Anza Bvld. 
  500.                           Cupertino, CA 95014
  501.  
  502.                           Toll free:     800-228-5651
  503.                           Voice:         408-257-1500
  504.                           Fax::          408-257-2003
  505.  
  506.                 Visit www.antivirus.com to download evaluation 
  507.                 copies of Trend's "Total Solution" virus protection 
  508.                 products.
  509.  
  510.                 Copyright 1997, Trend Micro Incorporated.
  511.                 ScanMail is a trademark of Trend Micro Incorporated. 
  512.                 All other marks are the trademarks or registered 
  513.                 trademarks of their respective companies.
  514.  
  515.  
  516.  
  517.