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Text File  |  1998-02-03  |  7KB  |  168 lines
  1. 15
  2. [1]
  3. Use The Right Mouse Button!
  4. ========================
  5. You can conveniently access many options and functions
  6. by clicking with the right mouse button on different
  7. elements of the main window. For example, right-click
  8. on a graphic control and you will see a Popup Menu
  9. with functions such as: Clear, Load, Save, Copy, Paste,
  10. Screen Capture, and Help.
  11.  
  12. [2]
  13. Learn How To Use Filters!
  14. ======================
  15. Filters can be very useful in selecting a subset of all
  16. records both for viewing and printing. For example, if you
  17. are only interested in records with NAME data field beginning
  18. with letters C-F just set the filter for the NAME field with
  19. filter expression 'BETWEEN C and F'.
  20.  
  21. [3]
  22. Use Non-Stop Search!
  23. ==================
  24. In the Find window (after you click on the Search button)
  25. there is a useful Non-Stop Search option. You can use it to
  26. Find all records meeting your search criteria in one pass.
  27. It works very much like a filter - you can use the result
  28. of a Non-Stop Search for both viewing and printing.
  29.  
  30. [4]
  31. Why Letter Tabs Are Not Working?
  32. ============================
  33. The Letter Tabs are not active in one of two situations:
  34. they are disabled in Options or no Primary Sort Field
  35. has been selected. The Letter Tabs only make sense when
  36. your database is sorted alphabetically. See help for
  37. more information about sorting.
  38.  
  39. [5]
  40. Main Window Is Sizeable!
  41. ======================
  42. You can resize the main window and the data fields will
  43. adjust their sizes automatically. You can also change
  44. the ratio of the left and right page widths. Just drag
  45. the little red-yellow handle at the bottom of the main
  46. window.
  47.  
  48. [6]
  49. How Many Records Are There In My Database?
  50. ======================================
  51. To answer this question you have to disable
  52. the Letter Tabs. Then Click on Last button in
  53. the left panel (Table Of Contents) and select
  54. the last record by clicking on the last non-empty 
  55. Record Button. The number in the right-bottom part 
  56. of the main window (underneath the Details Panel)
  57. will give you the number of records in your database.
  58.  
  59. [7]
  60. Use Record Templates!
  61. ===================
  62. If you enter many similar records chances are that you
  63. could save yourself a lot of typing by using the Record
  64. Templates. The Record Templates are most often used
  65. when adding new records (New button) but may also
  66. be used to replace the contents of the existing records.
  67. Click with the left mouse button on the Record Template
  68. button (in the top-right corner) to select a template for
  69. adding new records. Use the right mouse button to
  70. save the current record as a Template or to replace
  71. the current record with a Record Template.
  72.  
  73. [8]
  74. Protect Your Data - Back It Up!
  75. =========================
  76. You should back up your database regularly
  77. and especially after you enter many new records.
  78. Just click on Advanced/Maintenance/Backup and follow
  79. the instructions. Because the database can easily become
  80. larger than the capacity of a diskette the Backup function
  81. places the files in BACKUP directory on your hard disk
  82. (underneath DATA). You should compress entire BACKUP
  83. directory (e.g. using WinZip or PkZip) and then copy
  84. the compressed file to a diskette.
  85.  
  86. [9]
  87. How can I get pictures into a graphic field?
  88. ==================================
  89. You can enter graphic from a file (GIF, JPEG, PNG, PCX, BMP), 
  90. capture graphic from a screen, or enter graphic from any 
  91. TWAIN compliant image capturing device (scanners, digital 
  92. cameras, ...). Using the right mouse button click on the 
  93. graphic field and select the Load, Screen Capture, or Scan 
  94. command. 
  95.  
  96. [10]
  97. Should I use Single-User or Multi-User Mode?
  98. =====================================
  99. Usually, on a stand-alone computer you will use the Single-User
  100. Mode and on a network you will use a Multi-User Mode. However, 
  101. in some situations you may want to use a different User Mode. On 
  102. a stand-alone computer, if there is more than one person accessing 
  103. the program, and if you want every person to have his/her own private 
  104. database (possibly protected by a password) you should use a 
  105. Multi-User Mode. On a network, if you don't need security, and you
  106. want a simple setup you might want to use a Single-User Mode - in 
  107. this mode multiple users can still access the same database at the 
  108. same time.
  109.  
  110. [11]
  111. You can customize the data fields!
  112. ============================
  113. If you need some other data fields than those included
  114. in the program you can use the Custom Fields. You can
  115. also change the usage of the predefined data fields.
  116. Just click with the left mouse button on a data field
  117. name that you want to redefine and select Text...
  118. from the displayed menu. Remember, that you
  119. can only change the field names and not the field
  120. types (e.g. a date field must always remain a date
  121. field).
  122.  
  123. [12]
  124. How can I change or delete items displayed in drop-down lists?
  125. ===============================================
  126. The easiest way to change, add, or delete list items is to click
  127. on the drop-down list with the right mouse button and select
  128. Edit List... from the displayed menu.
  129.  
  130. [13]
  131. Customize Headers In The Table Of Contents!
  132. =====================================
  133. You can select data fields, their order, and widths
  134. that are displayed in the Table Of Contents (the
  135. left side of the main window). To insert or remove
  136. fields click on the Header (above Record Buttons)
  137. with the right mouse button and select from the 
  138. menu a field to be inserted or removed. To change
  139. the order of fields just click on the field names on the
  140. Header and use drag & drop. To change the field widths
  141. click on the field dividers (on the Header) and drag them.
  142.  
  143. [14]
  144. Changing The Ordering Of The Database!
  145. =================================
  146. To change the order in which records are displayed (and
  147. printed) click on the Sort button in the Advanced Tab.
  148. Then select the Primary and (optionally) the secondary
  149. sort field. A faster way to do it is to click with the
  150. right mouse button on the Primary and Secondary sort
  151. buttons (first 2 buttons in the Table Of Contents, above
  152. the Header) and select the sort fields from the displayed
  153. menu.
  154.  
  155. [15]
  156. How to eliminate data duplication.
  157. =============================
  158. Go to the Summary window. In the Summary By box select 
  159. the field that should contain unique values (not the 
  160. same value in two or more records). Summary window 
  161. will display all unique field entries in the first 
  162. column. Check the Count column. If there are values 
  163. greater than 1 it means that the text listed in the 
  164. first column is the same in more than one record. If 
  165. you have a large number of records change the Sort By 
  166. option. Duplications, if any, can be listed at the 
  167. beginning of the summary table. 
  168.