home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ftp.whtech.com / ftp.whtech.com.tar / ftp.whtech.com / club100 / bus / glwtb.do < prev    next >
Text File  |  2006-10-19  |  3KB  |  72 lines
  1. Club 100 Library - 415/939-1246 BBS,    937-5039 NEWSLETTER, 932-8856 VOICE
  2.  
  3.     GLWTB is a small program for writing a chart of accounts for use with the GL100
  4. accounting program.
  5.  
  6. In order to use any sorting program to develop accounting records you must 
  7. first have a chart of accounts. This program allows you to enter account titles
  8. and numbers in the format used by the GLCHEK program and other GL100 programs 
  9. for sorting and reporting. 
  10.  
  11. You are presented with two screens. One invites you to either make another 
  12. entry, or stop. The other is an input screen. Where you input a number and 
  13. account title. You can also enter an ending balance. The ending balance should 
  14. be last year's balance, not an earlier period of this year which should be 
  15. entered with a journal entry.
  16.  
  17. Once the information is entered the program sorts sorts it in case you didn't 
  18. enter it in numerical order. 
  19.  
  20. After exiting you will see a file called WTB.DO which stands for Working Trial 
  21. Balance. You will see that in addition to the number and title there are five 
  22. numeric fields which are used for accumulating the working information for 
  23. reports.
  24.  
  25. Once you understand the format used you can just use the M100 text editor and 
  26. throw away this silly program. Just make sure you keep everything in numerical 
  27. order.
  28. The following ranges are necessary for use with GL100:
  29.    100-149 Current Assets
  30.    150-199 Other Assets
  31.    300-349 Current Liabilities
  32.    350-399 Long Term Liabilities
  33.    400-499 Equity
  34.    500-599 Income
  35.    800-899 Expenses
  36.  
  37. Also, two specific account number/titles are required:
  38.    104 Cash In Bank
  39.    410 Retained Earnings
  40.  
  41. The mysterious missing ranges are reserved for future purposes, that I might 
  42. add if I feel like it. If you prefer different ranges, feel free, but you'll 
  43. have to changes the report programs that use them, though it shouldn't be too 
  44. hard.
  45.  
  46. Definitions (for those who need them)
  47.  
  48. Current Assets: Cash, Accounts Receivable, Inventory,Pre-paid Expenses, Short 
  49. term investments. Any asset readily convertible to cash or likely to become 
  50. cash in the short term, meaning less than a year.
  51.  
  52. Other Assets: Long Term Investments, Notes Receivable (long term promisory 
  53. notes, not accounts receivable), Property and Equipment, Building, Land. Any 
  54. asset that won't become cash for at least a year.
  55.  
  56. Current Liabilities: Accounts Payable, Short term Notes Payable, Refundable 
  57. Deposits owed. Any debt or liability due within the year.
  58.  
  59. Long Term Liabilities: Just what's implied, mortgages, bonds and the like.
  60.  
  61. Equity: Stock, or Ownership interest, plus retained earnings.
  62.  
  63. Expenses & Income: Pretty obvious.
  64.  
  65. One more note: If you need or like more accounts you can use longer number or 
  66. sub-accounts i.e.: 10600 or 106.00 Cash in CD's. The accounts are treated as 
  67. strings, not numbers.
  68.  
  69. Any questions, drop me a note.
  70.  
  71. Jon Kaplan
  72.