home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ SPACE 1 / SPACE - Library 1 - Volume 1.iso / utilitys / 614 / on_sched / readme.doc < prev   
Encoding:
Text File  |  1991-09-29  |  9.8 KB  |  226 lines
  1.                                   onSchedule
  2.                                   ---------- 
  3.                                 by Dave Becker
  4.   
  5.   Month end shift creation was always a headache for me. I have myself
  6.   and two other employees to schedule. Usually, the first draft of my
  7.   shift is proven unacceptable, as is the second and quite often the third!
  8.   By the fourth or fifth try, I finally have a reasonable shift mapped 
  9.   out (everyone gets forty hours a week, nobody misses their best friend's 
  10.   wedding, Monday nights off for the user group....you get the idea!)
  11.   
  12.   I kept promising myself a small program to ease the calendar creation 
  13.   process. Maybe one that would print blank months and allow me to fill in
  14.   the shifts? Well, I ended up going the full route and as a result I present
  15.   onSchedule...the quick and easy shift creation calendar that will help you
  16.   organize up to five employees, calculate hours, print calendars with shift 
  17.   text inserted, and even print out individual schedules! It is kind of like
  18.   a scheduling spreadsheet! Throw away your pencil, eraser and ruler!
  19.   
  20.   When first run, onSchedule should default to the system month set in your 
  21.   ST. If the month has not been set, then the default will be January 1,1991.
  22.   If you are not setting the ST's system date stamp at the start of your
  23.   computing session, then check out SmartDate on GEnie. It automatically
  24.   sets the ST's system date for you!
  25.  
  26.  
  27.  
  28.   Create new calendar         ^C
  29.   ------------------------------
  30.   If you wish to create a new calendar simply choose CREATE from the 
  31.   drop down menu. Enter the month by pointing and clicking or by using
  32.   the arrow keys and pressing RETURN. Hit ESC to erase the default year
  33.   and enter a new one (ex.-1992) followed by RETURN or simply click inside
  34.   the box if it shows the correct year already. 
  35.   
  36.   The new calendar will be instantly created on the screen. If there was
  37.   text present within the old calendar, onSchedule will give you
  38.   the option of copying this information into the new month. You can also
  39.   use the + and - keys to page through the months of the year.
  40.  
  41.  
  42.   Entering shifts and schedules is as easy as pointing at the date and 
  43.   clicking the left mouse button. You can also use the arrow keys and hit
  44.   RETURN when the pointer is over the correct date. The selected day will pop
  45.   right out of the calendar and allow you to enter up to five lines of text
  46.   with up to 14 characters per line.
  47.  
  48.   During text entry, the following key commands are available:
  49.   
  50.                      UP ARROW...........moves the cursor up
  51.   
  52.                      DOWN ARROW.........moves the cursor down
  53.   
  54.                      ESC................erases the current line
  55.   
  56.                      SHIFT-CLR..........erases the entire window
  57.   
  58.                      SHIFT-UNDO.........recalls the erased window
  59.                                         (unless you've entered new text!)
  60.   
  61.                      RETURN.............moves cursor to the next line
  62.                                         down and exits after the last
  63.                                         line has been entered
  64.   
  65.                      UNDO...............exits text entry at any point
  66.   
  67.                      SHIFT-LEFT ARROW...exits and opens the previous 
  68.                                         day's window
  69.   
  70.                      SHIFT-RIGHT ARROW..exits and opens the next
  71.                                         day's window
  72.   
  73.                      HELP...............brings up the help screen
  74.   
  75.   
  76.   Left-shift clicking on any day will erase all the schedule text within it.
  77.   
  78.   Right clicking into a day turns on the COPY mode and will highlight the 
  79.   selected date. The upper window text changes to show the source date 
  80.   (copying December 12...). Pointing at another day and clicking the LEFT 
  81.   mouse button will copy the source text into the chosen destination date. 
  82.   Be careful! Copying overwrites any text already present in the destination!
  83.   You can copy as many times as you wish. Hit the RIGHT button again to exit 
  84.   COPY mode.
  85.   
  86.   If you click the LEFT mouse button on the 'DAYS OF THE WEEK' line at the 
  87.   top of the calendar, you can cycle through the different graphic formats.
  88.   There are four options offering different text effects for the dates and
  89.   days of the week. Clicking the RIGHT mouse button here toggles BOLD text on
  90.   and off. (I recommend you enter text without using bold but instead with
  91.   upper case letters. This looks the best when the calendar is printed.)
  92.   Graphic attributes are saved to disk with your calendar and recalled upon 
  93.   loading. 
  94.   
  95.   Press the HELP key for on-line information and reminder screens.
  96.  
  97.   
  98.   If you enter shift text in the following format, one shift per line, 
  99.   
  100.                        'NAME' 'start hour'-'end hour' 
  101.  
  102.                        example:   DAVE 9-5
  103.   
  104.   then onSchedule can calculate individual hours and print individual shifts.
  105.  
  106.  
  107.   Calculate individual hours  ^H 
  108.   ------------------------------ 
  109.   You can send employee hours to the printer as well as to the screen. The
  110.   display will show each day and the hours worked, and finally it will list
  111.   total hours worked, the longest and shortest day and the total amount of
  112.   working days. If you click the LEFT mouse button over top of the total
  113.   hours worked, it will calculate hours per week! Printouts are ASCII text.
  114.  
  115.    
  116.   Print individual shift      ^I
  117.   ------------------------------
  118.   Shift printout lists each day of the month with the hours scheduled
  119.   for the chosen employee only. This printout is ASCII text.
  120.   
  121.  
  122.   Search and replace          ^F
  123.   ----------------------------- 
  124.   Search and replace allows you to enter an existing string and have it 
  125.   replaced by another. You may wish to substitute one employee for another- 
  126.   this makes it easy! (Line lengths cannot exceed 14 characters. If the 
  127.   replacement string will not fit, the program will not replace it!)  
  128.   onSchedule looks only once per line for your string.
  129.  
  130.  
  131.   Print out GRAPHIC Calendar  ^G 
  132.   ------------------------------ 
  133.   If your printer can accept a normal screendump, then you can use the GRAPHIC
  134.   calendar print option. (If you are using a printer other than an Epson
  135.   compatible 9 pin then I recommend Tom Hudson's DEGAS printer drivers from 
  136.   STart magazine or any one of a number of drivers available on GEnie for your 
  137.   specific printer.)  You can test screen dump compatibility on your printer
  138.   by pressing the ALTERNATE and HELP keys simultaneously from the desktop.
  139.   Press them again to cancel the screen dump.
  140.  
  141.   
  142.   Print out ASCII calendar    ^A 
  143.   ------------------------------ 
  144.   The ASCII print option should work on any printer capable of Epson 
  145.   condensed print mode. You may even be able to set condensed mode from
  146.   the front panel on your printer!
  147.  
  148.  
  149.   Configure the printer       ^P 
  150.   ------------------------------ 
  151.   I have included a printer configuration screen so you can enter the  
  152.   condensed on and off codes from your printer manual. This screen
  153.   accepts DECIMAL codes followed by return. Printer codes and  
  154.   configurations are saved to disk with your calendar.
  155.  
  156.  
  157.   Save as a DEGAS picture     ^D 
  158.   ------------------------------ 
  159.   Your calendar and schedule will be sent to disk as an uncompressed 
  160.   high resolution .PI3 picture file for use in your drawing or desktop 
  161.   publishing program. 
  162.  
  163.   
  164.   Erase existing calendar     ^E 
  165.   ------------------------------ 
  166.   Clears and erases all schedule text so you can try again. 
  167.  
  168.  
  169.   Save this calendar          ^S         Load a calendar           ^L
  170.   ------------------------------         ----------------------------
  171.   The saving and loading of calendar files is straightforward.
  172.   (Please use the extension .SCH)  Loading a new calendar will overwrite
  173.   an existing one!
  174.  
  175.   
  176.   Redraw this calendar   ^R 
  177.   ------------------------- 
  178.   onSchedule does not always handle desk accessories correctly. If you use
  179.   an accessory, the calendar may not redraw properly afterwards. Use this 
  180.   option to clean up the screen if this happens!
  181.  
  182.  
  183.   I have kept this documentation brief simply because onSchedule is intuitive; 
  184.   therefore, easy enough to use without any instructions. If you own or
  185.   manage a small business then no doubt we have shared many of the same
  186.   scheduling irritations! I hope this program eases some of the frustration!
  187.  
  188.   
  189.   
  190.                                                David Becker 
  191.                                                GEnie mail to D.Becker8 
  192.  
  193.   Version 2.9
  194.   -------------
  195.   October now has 31 days instead of 30. (Some people work on Halloween!) 
  196.  
  197.   If onSchedule calendar files are named correctly, and assuming the ST's 
  198.   system date is set, the correct monthly calendar will be automatically  
  199.   loaded when the program is run. Calendar files should be named using the 
  200.   format:          MMMYY.SCH  example: JAN90.SCH
  201.  
  202.        Here would be the correct list of monthly files for 1990:
  203.  
  204.                    JAN90.SCH           JUL90.SCH 
  205.                    FEB90.SCH           AUG90.SCH 
  206.                    MAR90.SCH           SEP90.SCH 
  207.                    APR90.SCH           OCT90.SCH 
  208.                    MAY90.SCH           NOV90.SCH 
  209.                    JUN90.SCH           DEC90.SCH 
  210.  
  211.   You can now choose an extra wide entry window size from the calendar drop 
  212.   down menu or with CONTROL-W. This wide option will be saved to disk with 
  213.   your file should you choose it.  
  214.  
  215.   Version 3.0 
  216.   ------------- 
  217.   If the ST's date is set, onSchedule will now highlight it on your calendar.
  218.  
  219.   You will now be prompted with the correct filename when saving a calendar 
  220.   to disk. 
  221.  
  222.   Version 3.1 
  223.   ------------- 
  224.   Keyboard commands are now functioning correctly.  
  225.  
  226.