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1993-10-12
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Einführung
CTO EHO ist ein Programm - Paket, das viele Aufgaben in allen
Betrieben im Handelsbereich erledigt und stark vereinfacht.
CTO EHO plus ist bereits in über 9000 Betrieben (Stand 11/93)
nachweisbar im Einsatz und hat sich seit 1988 vielfach bewährt.
Das Programm ist mit CLIPPER geschrieben. Die Programmiersprache
CLIPPER basiert auf dem Datenbanksystem dBase III plus, das zu den
verbreitesten relationalen Datenbanksystemen auf PC - Ebene gehört.
Dies beinhaltet einige wesentliche Vorteile:
a) Falls Sie bereits Daten (z. Bsp. Adressen Ihrer Kunden) mit
dBase III plus erfasst haben, ist eine Übernahme dieser Daten
in CTO EHO relativ problemlos. Sie sparen dadurch sehr viel
Zeit, weil Sie Daten nicht wieder neu erfassen müssen.
b) Eine Schnittstelle zu anderen Anwenderprogrammen ist bereits
in dem Programm enthalten: Die Erstellung eines Serienbriefs
mit den Adressen aus CTO EHO hängt nur von der Funktionsweise
des jeweiligen Anwenderprogramms ab. Zum Beispiel ist die
Erstellung eines Serienbriefs mit Textverarbeitungsprogrammen
wie beispielsweise MS WORD, WORDSTAR und den Daten aus CTO EHO
sehr einfach zu bewältigen.
c) Sortieren von Daten ist einer der Problempunkte bei der
Programmierung. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit von CTO EHO
weist in diesem Bereich wesentliche Vorteile auf.
d) CTO EHO ist sehr benutzerfreundlich durch praktisch identische
Funktionstastenbelegung in fast jedem Teil des Programms, bietet Ihnen
in den wichtigsten Teilen des Programms eine Hilfe (über die
F1 - Taste) an und berücksichtigt besonders, daß nicht jeder
Anwender ein EDV - Profi ist. Auch wenn Sie noch nie mit einem
Computer gearbeitet haben, werden Sie CTO EHO sehr schnell in
Ihrem Betrieb einsetzen können.
An dieser Stelle möchten wir allen danken, die mit Ihren Anregungen, Hilfen,
Tests, etc. einen wesentlichen Teil zum Erfolg dieses Programm beigetragen
haben.
Warenzeichen
CLIPPER ist Warenzeichen von CA, Inc.
dBase III plus ist Warenzeichen von Borland, Inc.
MS - WORD und MS - DOS sind Warenzeichen von Microsoft, Inc.
WORDSTAR ist eingetragenes Warenzeichen von Micropro, Inc.
DR DOS und Novell Netware sind Warenzeichen von Novell, Inc.
LANTASTIC ist Warenzeichen von Artisoft, Inc.
Systemvoraussetzungen
Sie können mit CTO EHO arbeiten, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
a) CTO EHO können Sie auf einem AT - Computer (mindestens 80286) mit
mindestens 640 KB Arbeitsspeicher einsetzen.
b) Der Einsatz von CTO EHO ist nur sinnvoll bei Computern, die mit
einer Festspeicherplatte ausgerüstet sind.
c) Betriebssystem MS - DOS 3.1 und höher bzw. DR DOS 3.41 und höher.
CTO EHO plus Inhaltsverzeichnis - 1 -
1. Einführung............................................3
1.1. Kurzerklärung der Tastatur..........................4
2. Installation..........................................6
3. Programm starten......................................8
4. Einführung............................................9
4.1. Die Karteikästen von CTO EHO........................9
4.2.1. Artikel neu erfassen.............................15
4.2.2. Artikelkalkulation...............................18
4.2.3. Artikel suchen...................................24
4.2.4.1 Lieferung.......................................26
4.2.4.2 Stückliste......................................28
4.2.4.3 Artikel drucken.................................30
4.2.4.4 Neukalkulation..................................31
4.2.4.5 Bestellungen erfassen...........................32
4.3.1. Kunden und Lieferanten neu erfassen..............34
4.3.2. Adressen drucken.................................37
4.3.3. Adresse suchen...................................38
4.3.4. Weitere Möglichkeiten............................42
4.4. Die Textverarbeitung Mini - Text...................43
4.4.1. Texte ändern oder neu erstellen..................44
4.4.2. Texte drucken....................................49
5.1. Auftragserfassung..................................50
5.2. Barverkauf.........................................62
5.3. Formulare drucken..................................63
5.3.1. Teillieferscheine drucken........................64
5.4. Auftrag bearbeiten.................................66
5.4.1. Position nachträglich löschen....................66
5.4.2. Position ändern..................................69
5.4.3. Falsche Artikelnummer............................70
5.4.4. Falscher Kunde...................................70
5.4.5. Positionen nachträglich zufügen..................70
5.4.6. Geänderten Auftrag ausdrucken....................70
6. Zahlungen erfassen...................................72
6.1. Schnittstelle zu CTO EA............................76
6.2. Schnittstelle zu CTO FIBU..........................78
7. Mahnungswesen........................................78
7.1. Mahnungen drucken..................................78
7.2. Einzelmahnungen drucken............................79
7.3. Sammelmahnungen drucken............................79
7.4. Liste Mahnungen....................................81
7.5. Außenstände........................................81
8. Statistik............................................83
9. Programminstallation.................................86
9.1. Voreinstellungen...................................87
9.2. Formulargestaltung.................................98
9.3. Drucker einrichten.................................102
9.3. Weitere Optionen im Bereich «Dienste»..............110
9.4. Zusätzliche Möglichkeiten in der Version 3.0.......110
9.4.1. .Dateimanager....................................110
9.4.2. Listengenerator..................................114
9.4.3. Liste drucken....................................119
CTO EHO plus Inhaltsverzeichnis - 2 -
9.4.4. Formulargenerator...............................120
9.5. Dateireorganisation...............................122
10. Datensicherung und -wiederherstellung..............123
11. Programmende.......................................125
12. Specials...........................................126
A. Dateien und ihre Verwendung.........................131
B. Dateiaufbau.........................................133
C. Behebung von Fehlern................................138
1.) Buchstaben im oberen Teil einer Rechnung..........
2.) Mahnungsfrist wird nicht eingehalten..............
3.) Kein Rabatt berechnet, obwohl Sie Rabatt gewähren
wollten...............................................
4.) Schriftart gefällt Ihnen nicht....................
5.) Erfaßte Daten werden nicht aufgelistet............
6.) Meldung Drucker nicht bereit......................
7.) Rechnungsausdruck ist fehlerhaft..................
8.) Ausdruck vom Rechnungsfuß erfolgt (teilweise) auf
der nächsten Seite....................................
D. Systemfehler........................................140
E. Anmerkungen zur Arbeit mit dBase....................143
F. Spezielle Druckereinstellungen......................143
G. Unterschiede in der Netzversion.....................143
ACHTUNG: IN DIESER DOKUMENTATION MUSSTEN LEIDER ALLE IM HANDBUCH
ENTHALTENEN BILDSCHIRMFOTOS UND DER INDEX AUS PLATZGRÜNDEN
ENTFERNT WERDEN; AUS DIESEM GRUND IST ES MÖGLICH, DASS AUCH
LEERSEITEN GEDRUCKT WERDEN.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 3 -
CTO EHO ist eine Auftragsbearbeitung, die Sie schon nach
wenigen Stunden effektiv einsetzen können.
1. Einführung
Bei der Entwicklung standen besonders zwei Dinge im
Vordergrund:
a) Die Bedienung des Programms sollte so einfach wie
möglich sein.
b) Die Erstellung von Aufträgen sollte so schnell und
komfortabel wie möglich durchgeführt werden können.
Bei der Entwicklung kam es uns nicht darauf an, ein
Programm zu erstellen, mit dem man jede nur erdenkliche
Aufgabe erledigen kann. Wir sind aber überzeugt, daß mit
CTO EHO alle Arbeiten, die in kleinen oder mittleren
Betrieben anfallen, durchgeführt werden können.
CTO EHO wird natürlich auch in Zukunft erweitert
und/oder verbessert. Ihre Mitarbeit bei der weiteren
Entwicklung ist für uns sehr wichtig: Wenn Sie Anre-
gungen für Verbesserungen oder Ergänzungen haben,
schreiben Sie uns. Zu diesem Zweck befindet sich auf der
Diskette ein Verbesserungsformular, das Sie ausdrucken
können. Das Formular erscheint bei Eingabe von START im
Text FORMULAR.TXT und kann über die Taste «D«F7»» für
«Drucken» ausgedruckt werden.
Informationen über das Programm erhalten Sie im Text
«INFO.TXT» und Neuerungen, die nicht mehr im Handbuch
berücksichtigt werden im Text «GANZ.NEU».
CTO EHO ist voll kompatibel zu dBase III plus,d. h. Sie
können Ihre Daten auch mit dBase III plus bearbeiten.
Sie müssen nach einer Bearbeitung lediglich eine
Dateireorganisation vornehmen. (vgl. Anhang D)
Nutzen Sie die Schnittstelle zwischen CTO EHO -
Auftragsbearbeitung - und unseren Programmen CTO EA
(Einnahmen-Ausgaben-Überschußrechnung) bzw. CTO FIBU
(Finanzbuchhaltung). Auf Tastendruck werden eingehende
Zahlungen direkt verbucht, so daß Sie praktisch ohne
Mehraufwand Ihre Buchhaltung auf dem aktuellsten Stand
haben.
- 4 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
1.1. Kurzerklärung der Tastatur
Nachfolgend sehen Sie eine schematische Darstellung
Ihrer Tastatur. Die Tastatur umfaßt in der Regel vier
Tastenfelder (XT's wurden noch mit einer Tastatur aus-
geliefert, die keinen abgesetzten Cusorblock enthielt):
+ Funktionstasten
+ Schreibmaschinentastatur
+ Cursor- bzw. Steuertastenblock
+ Cursor- bzw. Zahlenblock (mit NUM LOCK umschaltbar)
Die Funktionstasten werden bei CTO EHO in der Regel be-
nutzt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie bei-
spielsweise ein Etikett für eine Adresse in der
Adressverwaltung drucken wollen, können Sie die Funk-
tionstaste «F7» drücken.
Die Schreibmaschinentastatur enthält zusätzlich einige
für das Programm wichtige Tasten, wie beispielsweise
«ENTER» (u. Ust. auch «RETURN» - Taste genannt). Mit
dieser Taste bestätigen Sie Eingaben. Mit der SHIFT - Taste
können Sie einen Buchstaben groß schreiben und mit der CAPS
(LOCK) - Taste wird die Großschreibung festgestellt:
Die ESC - Taste bewirkt in der Regel den Abbruch einer
Programmfunktion bzw. den Ausstieg aus einem Untermenü.
Mit den Cursortasten können Sie sich in einem «Formular»
bewegen. Wir werden Ihnen das anhand einiger Beispiele
zu einem späteren Zeitpunkt vorführen.
Die übrigen Steuertasten dienen u.a. ebenfalls dazu,
sich in Texten, Tabellen o.ä. zu bewegen, mit der Taste
«EINFG»; können Sie zwischen Einfüge- und Über-
schreibmodus hin- und herschalten.
In der Regel haben die Funktionstasten in Masken, etc.
immer eine bestimmte Funktion, die auch in unter-
schiedlichen Programmteilen ähnlich oder vergleichbar
sind:
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 5 -
«F1» Hilfe
«F7» Suchen
«F8» Löschen
«F10» Übernahme und Bestätigung
«ENTER» Feldeingabe abschließen
«ALT F5» Druckumleitung
«ALT L» Tastaturpuffer löschen
«ALT M» Makrotasten belegen
«ALT W» Auswahl Standard- oder
Alternativinstallation
«STRG K» Anzeige von Datum, Zeit, freier
Kapazität
«STRG O» Kassenschublade öffnen (falls
vorhanden)
«STRG P» direkte Druckerauswahl
«STRG U» Zugangsberechtigung Preise und
Kalkulation
«STRG F1» Taschenrechner
«STRG F2» Datum an aktuelle Cursorposition
«STRG F10» Notizzettel
Andere Funktionstasten haben abhängig vom gewählten
Programmteil eine bestimmte Funktion, die Sie den ent-
sprechenden Menüleisten entnehmen können.
HOTKEYS - ÜBERSICHT IM HAUPTMENÜ
Mit den folgenden Tasten können Sie die entsprechenden
Optionen sofort anwählen, wenn Sie im Hauptmenü sind.
Dazu ist es nicht notwendig, daß ein bestimmtes Menü
bereits aufgeklappt ist.
TASTE ALT STRG
F3 Rechnung neu bestehende Rechnung/Quittu
erfassen Rechnung ng drucken
bearbeiten
F4 Auftragsbestäti
gung drucken
F5 Lieferschein
drucken
F6 Barverkauf neu bestehenden
erfassen Barverkauf
bearbeiten
F7 Gutschrift neu bestehende Gutschrift
erfassen Gutschrift drucken
bearbeiten
F9 Angebot neu bestehendes Angebot drucken
erfassen Angebot
bearbeiten
- 6 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
2. Installation
ACHTUNG:
Bitte beachten Sie die Hinweise, die Sie erhalten, wenn
Sie die Programmdiskette in Laufwerk. A einlegen, mit
«A:» auf das Laufwerk wechseln und hinter dem Prompt
A:\> «start» (entsprechend Laufwerk B:)
eingeben. Sie erhalten dann auch einen Überblick der
Optionen, die wir in diesem Handbuch aus
drucktechnischen Gründen nicht mehr vorsehen konnten
(Datei «ganz.neu»).
Vor der Installation sollten Sie in jedem Fall eine
Sicherungskopie der Programmdiskette.i.Sicherungskopie
der Programmdiskette; erstellen. Zu diesem Zweck legen
Sie die Originaldiskette (Schreibschutz nicht vergessen)
in Laufwerk A und geben dann den folgenden Befehl ein:
«DISKCOPY A: A:» (alternativ «DISKCOPY B: B:» )
Befolgen Sie anschließend die weiteren Anweisungen auf
dem Bildschirm.
ACHTUNG:
VOR dem UPDATE von einer älteren Version auf CTO EHO plus 3.0
sollten Sie eine Liste mit allen offenen Rechnungen (vgl. "OP",
"Außenstände") erstellen, da folgendes Problem auftritt:
BEISPIEL:
Eine Rechnung wurde am 02.11.93 über DM 1000,- an
Kunden XYZ erstellt. Das Update erfolgt am 10.11.93.
Das neue Feld «OFFEN» in den Stammdaten weist «0» aus.
Der Kunde bezahlt am 17.11.93.
Das Feld «UMSATZ» in den Stammdaten zeigt «1000,00»
Das Feld «OFFEN» in den Stammdaten zeigt «-1000,00»
Das letztere Feld muß nachträglich auf «0» korrigiert
werden.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 7 -
Installation auf Festspeicherplatte
Wenn Sie das Programm auf einer Festspeicherplatte
installieren wollen, gehen Sie bitte folgendermaßen
vor:
+ Legen Sie die Programmdiskette in Laufwerk A oder B
+ Geben Sie dann zum Wechsel auf das entsprechende
Laufwerk «A:» bzw: «B:» , dann RETURN ein
+ Geben Sie anschließend «INSTALL » ein.
+ Beantworten Sie die vom Installationsprogramm
gestellten Fragen nach Zielpfad und Verzeichnis.
+ Sie können jetzt entscheiden, ob Ihre
Konfigurationsdateien «CONFIG.SYS» und
«AUTOEXEC.BAT»
+ Das Programm wird dann automatisch auf der
angegebenen Festspeicherplatte installiert. Der
Computer meldet sich (im Beispielsfallall) dann mit
C:\>
+ Geben Sie hinter dieser sogen. Promptmeldung
EHO
ein, damit das Programm gestartet wird.
TIP:
Sollten Sie bereits Testrechnungen erfaßt haben, so
müssen diese natürlich vor einem «Echtbetrieb» gelöscht
werden. Sie können diese Rechnungen einzeln über
«Zahlung erfassen» stornieren oder aber (besonders
dann, wenn viele Beispielrechnungen erstellt wurden)
folgende Schritte durchführen.
ACHTUNG:
Durch die nachfolgenden Schritte werden Daten gelöscht.
- Führen Sie eine Datensicherung durch.
- Löschen Sie folgende Dateien im Verzeichnis, in dem
die EHO liegt:
UMSATZ.DBF
KUNDEN.DBF
ARCHIV.DBF
- Löschen Sie im o.g. Verzeichnis die Datei UMS.MEM.
- Starten Sie das Programm.
- Führen Sie eine Reorganisation durch.
Installation auf Disketten:
Von einer Arbeit mit Disketten ist wegen des benötigten
Speicherplatzes abzuraten.
Die Datei CONFIG.SYS sollte die folgenden Anweisungen enthalten:
files=39
buffers=39
Ändern Sie die Datei entsprechend.
- 8 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
ACHTUNG: Bitte überprüfen Sie, ob in der Datei
«CONFIG.SYS» bzw. «AUTOEXEC.BAT» einer der folgenden
Befehle enthalten ist: «fastopen», «share», «fcbs»,
«stacks». Falls dies der Fall sein sollte, sollten Sie
die entsprechende Zeile löschen oder als Kommentar
markieren, weil es ansonsten evtl. zu Schwierigkeiten
kommen könnte. Der «share»-Eintrag ist nur bei sogen.
Peer to Peer Netzwerken von Bedeutung.
Bei der Version MS-DOS 6.0 kann es zu Problemen mit dem
EMM386-Treiber kommen.
Abhilfe: Geben Sie in der «CONFIG.SYS» hinter dem
EMM386 Eintrag als Parameter NOVCPI ein oder verwenden
Sie den EMM386 - Treiber von «MS-WINDOWS». Auch der
Eintrag «SET CLIPPER=E0» in der Datei EHO.BAT kann das
Problem beheben.
Starten Sie dann Ihren Computer neu.
3. Programm starten.v.3. Programm starten;
Das Programm kann jedes Mal mit
EHO
gestartet werden.
Achten Sie darauf, daß Sie das richtige Laufwerk
aktiviert haben.
MACHEN SIE MÖGLICHST OFT (MINDESTENS EINMAL PRO WOCHE)
EINE SICHERHEITSKOPIE IHRER DATEN
!!!
(Falls Ihre Festspeicherplatte ausfallen sollte)
TIP:
Verfahren Sie hier nach dem Drei-Generationen-Prinzip:
1. Sicherung auf den ersten Satz Disketten, 2.
Sicherung auf den zweiten Satz, 3. Sicherung auf
den dritten Satz , die 4. Sicherung wieder auf den
ersten Satz usw.. So ist immer gewährleistet,daß ein
relativ «frischer » Sicherungsatz vorhanden ist.
(Selbst und gerade Disketten unterliegen einem
gewissen Alterungs- und Abnutzungsprozess.)
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 9 -
4. Einführung
4.1. Die Karteikästen von CTO EHO
Wir möchten mal davon ausgehen, daß Sie die Organisation
Ihres Geschäfts bisher mit Hilfsmitteln, wie zum
Beispiel Karteikästen, in denen Sie auf Karteikarten
Daten Ihrer Stammkunden und Daten über die in Ihrem
Geschäft angebotenen Waren vermerkt haben.
Die Rechnungen haben Sie - wenn Sie nicht bereits einen
Computer besitzen - bisher vermutlich mit einer
Schreibmaschine geschrieben, die Kopien in Aktenordnern
aufbewahrt. Möglicherweise mußten Sie sich bisher einmal
pro Woche durch diese Akten wühlen, um festzustellen, ob
ein Kunde seine Rechnung nach 14 Tagen schon bezahlt
hat.
All diese Arbeit wollen wir Ihnen mit diesem Programm
entweder ganz abnehmen oder zumindest stark
vereinfachen, so daß Sie letztendlich Ihre Zeit wesent-
lich wichtigeren Dingen zuwenden können, aber auch
sicher sind, daß Ihnen keine Zahlung entgeht.
Das Programm beinhaltet im Prinzip ebenfalls
Karteikästen, die allerdings elektronisch zur Verfügung
gestellt werden, wobei für jede Aufgabe ein «Formblatt»
entwickelt wurde, daß Ihren Karteikarten gar nicht so
unähnlich sein dürfte.
Wir haben insgesamt folgende «Karteikästen»:
1.) Kunden- und Lieferantenverwaltung.i.Kunden- und
Lieferantenverwaltung;
(vgl. Menü "Adressen").
Darin befinden sich alle Adressen von wichtigen
Kunden, Lieferanten, etc. Das zugehörige «Formblatt»
füllen Sie mit Hilfe der Tastatur Ihres Computers aus.
Wenn Sie Änderungen vornehmen wollen, brauchen Sie
nicht mehr das Formblatt wegzuwerfen und ein neues zu
schreiben, sondern Sie ändern einfach die Daten in
dem Formblatt (so als ob Sie die vorhergehenden Daten
wegradiert hätten).
Sinnvoll ist auch, wenn die Formblätter in Ihrem
Karteikasten sortiert sind. Diese Aufgabe übernimmt
das Programm automatisch für Sie, d.h. die Adressen
sind je nach Bedarf beispielsweise nach Nachnamen und
Vornamen oder nach dem Ort oder der Postleitzahl sor-
tiert und wenn Sie eine Adresse neu aufnehmen, dann
wird diese neue Adresse automatisch einsortiert.
Das sind die wichtigsten Aufgaben, die dieser
- 10 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Programmpunkt übernehmen wird, weitere Möglichkeiten
werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt noch
vorführen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 11 -
2.) Lagerverwaltung.i.Lagerverwaltung;
(vgl. Menü "Lager")
Darin befinden sich alle Waren und Leistungen, die
Sie in Ihrem Sortiment haben, sortiert entweder nach
der Bezeichnung des Artikels oder nach der
Artikelnummer.
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, brauchen Sie nur
die Artikelnummer anzugeben und das Programm sucht in
Ihrer Artikelliste diesen Artikel und schreibt alle
Daten, wie z.B. Bezeichnung des Artikels und Preis
auf die Rechnung.
Vermutlich kennen Sie folgendes Problem: Nach einer
Preiserhöhung müssen Sie die Preise neu kalkulieren
und entsprechend auf den Karteikarten ändern. Auch
diese Aufgabe wird jetzt stark vereinfacht: Die
Kalkulation ist möglicherweise das Prunkstück dieses
Programms, denn es bietet Ihnen flexible
Möglichkeiten auch in diesem Punkt.
3.) Rechnungen und Angebote erstellen
(vgl. Menü "Auftrag" und "Bearbeiten")
Die mühsame Erstellung von Rechnungen und/oder
Angeboten mit der Schreibmaschine ist Vergangenheit:
Alle Rechnungen bzw. Angebote können Sie ausdrucken
lassen, wobei Ihnen die Berechnung der einzelnen
Positionen (Rechnungssumme, Mehrwertsteuer, etc.) vom
Programm abgenommen werden.
Wenn Sie einen Fehler gemacht haben sollten, können
Sie jederzeit die fehlerhaften Rechnungen bzw.
Angebote korrigieren und neu ausdrucken.
4.) Zahlung erfassen.i.Zahlung erfassen;
(vgl. Menü "OP")
Wahrscheinlich hatten Sie bisher einen Ordner mit den
Durchschlägen Ihrer Rechnungen. Wenn dann eine
Zahlung einging, mußte in diesem Ordner die
entsprechende Rechnung herausgesucht werden und die
eingegangene Zahlung vermerkt werden.
Diese Aufgabe wird jetzt in ähnlicher Weise
ausgeführt, nur daß Sie nicht mehr suchen müssen,
sondern das Programm für Sie sucht.
5.) Positionen bearbeiten
(vgl. Menü "Bearbeiten")
Wenn Sie sich bisher bei einer Rechnung bzw. Angebot
geirrt hatten (Tippfehler, falscher Preis etc.), dann
blieb Ihnen in der Regel wahrscheinlich nichts
anderes übrig, als die Rechnung bzw. das Angebot neu
zu schreiben.
- 12 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
6.) Mahnungswesen.i.Mahnungswesen;
(vgl. Menü "OP")
Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben, die erledigt
werden muß, ist die Erstellung von Mahnungen. Wenn
Sie mit CTO EHO arbeiten, reduziert sich Ihr
Zeitaufwand darauf, die Taste für den Aufruf des
Mahnungswesens im Hauptmenü zu drücken. Sie erhalten
dann automatisch eine Liste aller Kunden, die Ihre
Rechnung vor (beispielsweise) mehr als 14 Tagen
erhalten und nicht bezahlt haben.
Diese Daten müssen Sie dann nur noch in einen
entsprechenden Formbrief eintragen, den Sie mit einer
Textverarbeitung erstellen. Selbstverständlich können
Sie diese Daten auch so übertragen lassen, daß Sie
mit Ihrer Textverarbeitung (Serienbriefe)
weiterverarbeitet werden können. Sie können aber auch
direkt mit CTO EHO Mahnungen an die Kunden schicken.
7.) Statistik.i.Statistik;
(vgl. Menü "Statistik")
Wenn Sie beispielsweise den Umsatz eines Monats
ausrechnen wollten, dann war das bisher mit sehr viel
Rechenaufwand und Zeit verbunden.
Auch hier besteht Ihre Aufgabe nur darin, dem
Programm mitzuteilen, für welchen Zeitraum Sie Ihren
Umsatz berechnet haben wollen. Den Rest erledigt das
Programm für Sie.
Vielleicht ist Ihnen schon anhand der o.g. Beipiele
deutlich geworden, wie das Programm arbeitet und welche
Aufgaben Ihnen abgenommen und erleichtert werden.
HILFE !!
WICHTIG:
Mit der Taste «F1» kann in fast jedem Menü eine Hilfe
auf den Bildschirm geholt werden, die zumindest die wichtigsten
Dinge des Programmteils, in dem Sie momentan arbeiten wollen,
erklärt. Diese Hilfe kann ergänzt oder verändert werden.
Wir wollen Ihnen anhand verschiedener Geschäfts -
Vorgänge den Umgang mit diesem Programm erleichtern.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 13 -
Hier sehen Sie das Hauptmenü:
In der oberen Zeile sehen Sie die einzelnen Menüpunkte.
Die Kennbuchstaben für die einzelnen Menüpunkte sind
farblich entsprechend gekennzeichnet. Wenn Sie die Taste
«ALT»«ALT» gedrückt halten und dann den Kennbuchstaben
für einen Menüpunkt eintippen (z.Bsp. «ALT A»«O» für
Auftrag), erscheint das entsprechende Untermenü auf dem
Bildschirm:
Eine kurze Erläuterung zu dem jeweiligen Menüpunkt
können Sie am unteren Bildrand sehen, wenn Sie mit den
Cursortasten durch das Menü laufen.
Hinter einigen Optionen sehen Sie auch einen Pfeil nach
rechts. In diesen Fällen erscheint eine weitere Auswahl,
wenn Sie den entsprechenden Menüpunkt gewählt haben.
Wenn Sie also beispielsweise den Punkt «OP» für «Offene
Posten» gewählt haben, sehen Sie hinter dem Punkt «Liste
der Mahnungen» den angesprochenen Pfeil. Wenn Sie den
Punkt anwählen, indem Sie entweder mit den Cursortasten
nach unten gehen und dann «ENTER» drücken oder indem Sie
«L» eintippen, dann erscheint ein weiteres kleines
Fenster mit den Optionen «Bildschirm» oder «Drucker»,
d.h. Sie können angeben, ob die Liste auf dem Monitor
gezeigt oder gedruckt werden soll.
- 14 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
In dem oben gezeigten Menü sehen Sie ein Häkchen vor der
Option "Brutto-Auftrag". In diesem Fall ist also die
Bruttofakturierung eingestellt. Wenn Sie netto
fakturieren wollen, brauchen Sie nur (entweder über "N"
für "Netto" oder über Cusortasten diese Option
anzuwählen und gegebenenfalls zu bestätigen.
Mit der Taste «F10» können Sie ebenfalls das Menü
aktivieren; dabei sind zwei Fälle von Bedeutung:
a) Nach dem Neueinstieg ins Programm bewirkt «F10» die
Aktivierung des Punktes «Auftrag»
b) Danach kann über die Taste «F10» immer direkt die
Option gewählt werden, die vorher aktiviert war. Wenn
Sie also die Option «Adressen Suchen», «Name» gewählt
hatten und einen Namen nicht gefunden haben, die Suche
nach Name aber neu aktivieren wollen, dann reicht ein
Druck auf die Taste «F10».
Wenn Sie bereits ein Menü aktiviert haben
(beispielsweise mit «ALT A» für «Auftrag»), dann können
Sie beispielsweise mit «ALT I» den Menüpunkt «Dienste»
sofort aktivieren, ohne daß Sie sich mit den Pfeiltasten
zu diesem Menü bewegen müssen.
Kurz gesagt: Wenn Sie die rot gekennzeichneten Tasten
innerhalb eines Menüs drücken, wählen Sie die
entsprechende Option an; wenn Sie die Taste «ALT» und
eine rot gekennzeichnete Taste in der oberen Menüleiste
drücken, wählen Sie das entsprechende Menü.
Wenn Sie im Hauptmenü die Taste «F1» für «Hilfe»
drücken, erhalten Sie eine allgemeine Hilfe zur Tastatur
und eine kurze Erläuterung der einzelnen Menüpunkte.
Alle weiteren Menüs sind ähnlich aufgebaut.
Sie können jetzt zunächst die programminterne
Installation vornehmen, bei der Sie Ihren Drucker
festlegen, die Formulargetaltung für Rechnungen etc.
durchführen, bestimmte Voreinstellungen festlegen (z.
Bsp. Skonto, Mahnfrist, Fakturierungsart..). Für diesen
Zweck steht im Programm der Menüpunkt «Dienste» zur
Verfügung, den Sie mit«ALT» «ALT I» «I»aufrufen können.
Sie können natürlich auch zunächst mit dem Programm
arbeiten, ohne diese Installation vorgenommen zu haben
und erst zu einem späteren Zeitpunkt die Einstellungen
vornehmen, wenn Sie sich beispielsweise zunächst an das
Programm «gewöhnen» wollen. In diesem Fall können Sie
beispielsweise zuerst die Artikel und Leistungen, die
Sie in Ihrem Sortiment haben, erfassen.
Wenn Sie jetzt Ihre Artikel erfassen wollen, müssen Sie
diesen Punkt mit«ALT»«L» «ALT L» wählen oder (falls Sie
bereits einen Menüpunkt angewählt haben) diesen
Menüpunkt mit den Cursortasten ansteuern. Eine Zuordnung
von Artikeln zu Lieferanten ist allerdings so lange
nicht möglich, wie Sie noch keine Lieferanten erfaßt
haben.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 15 -
4.2.1. Artikel neu erfassen
Anschließend erscheint dann das Menü zur Lagerverwaltung.
Da Sie Artikel erfassen wollen, müssen Sie hier die Option
«Neu erfassen» wählen:
Auf dem Bildschirm sehen Sie ein leeres Formular zur
Erfassung des Artikels. Geben Sie jetzt in die hell
unterlegten Felder alle Angaben ein.
In diesem wie auch in den noch folgenden Formularen
können Sie den Cursor (Schreibmarke) mit den
Pfeiltasten und mit den Tasten «POS1» und «ENDE » bewegen:
«Pfeil links» ein Zeichen zurück
«Pfeil rechts» ein Zeichen vorwärts
«Pfeil oben» ein Feld zurück
«Pfeil unten» ein Feld vorwärts
«ENDE» Ende des Feldes
«POS1» Anfang des Feldes
«BILD unten» Bearbeitung beenden
«STRG Y» Zeile ab Cursorposition nach rechts löschen
«STRG Pfeil links» Wort zurück
«STRG Pfeil rechts» Wort vor
«STRG T» Wort rechts löschen
- 16 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Die Taste «BILD unten» hat dabei die Funktion eines Schalters:
Wenn Sie ein Formular ändern bzw. ausfüllen und in der unteren
Zeile lediglich Erläuterungen zum Ausfüllen bzw. Ändern des
jeweiligen Formulars stehen, dann sind Sie im Eingabemodus.
Wenn Sie dann die Taste «BILD unten» drücken, erscheint in der
unteren Zeile ein Untermenü (allerdings nicht bei der
Neuerfassung eines Artikels oder einer Adresse), dem Sie die
Bedeutung und Wirkungsweise der dort angegebenen Funktionstasten
entnehmen können. Sie befinden sich dann im Befehlsmodus.
Falls Sie wissen wollen, welche Artikelnummer Sie zuletzt
vergeben haben bzw. wie viele Artikel Sie bereits im Lager
erfaßt haben, können Sie auch für die Artikelnummer «1»
eingeben. Wenn das Feld leer ist, wird die Artikelliste
eingeblendet, so daß Sie eine wichtige Hilfe für die
Artikelnummerierung haben.
In das Feld «Lieferant» tragen Sie - wenn gewünscht -
die Nummer aus der Adreßverwaltung ein, die der Lieferant
erhalten hat. Bei Eingabe von «?» werden alle Kunden und
Lieferanten aus der Stammdatenverwaltung gezeigt, die dann
mit «ENTER» übernommen werden können. Dabei ist es
empfehlenswert, bei den Voreinstellungen im Bereich
«Installation» eine Kennung anzugeben, unter der die
Lieferanten vermerkt sind.
Mit der Taste «F3» können Sie nun zwischen Sortierordnung
«Kennung» (Voreinstellung) und «(Lieferanten-)Nummer» hin- und
hergeschaltet werden.
Über die Puffersuche kann der gewünschte Lieferant erreicht
werden.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 17 -
In das Feld «Gruppe» können Sie die jeweilige Warengruppe des
Artikels eintragen. In unserem Beispiel haben wir «sani» für
«Sanitärbereich» eingetragen. Über diese Warengruppe ist dann
eine Selektierung1 bei Listen möglich.
In das Feld «Gruppe» können Sie eine Bezeichnung nach
Ihren Wünschen eintragen. Dies Feld bietet bei bestimmten
Selktionen ein weiteres Unterscheidungsmerkmal.
In das Feld «Lief.-Art.-Nr.» können
Sie die Artikelnummer Ihres Lieferanten eintragen.
Die Felder «Bezeichnung» und «Zusatz» Platz für den
Artikelnamen.
TIP:
Falls Sie die Möglichkeit des Ausdrucks von Quittungen
auf einen Bondrucker nutzen wollen, beachten Sie bitte,
daß nur jeweils die ersten 20 Zeichen der Artikelbezeichnung beim
Ausdruck berücksichtigt werden kann.
Zur Orientierung können Sie das «e» von «Lieferant» im
der Maske benutzen.
Im Feld «Einheit» kann die Mengenbezeichnung
eingetragen werden.
In das Feld «Bestand» tragen Sie Ihren Anfangsbestand ein.
Ein Eintrag direkt in dieses Feld ist nur bei der Neuerfassung
möglich. Eine Änderung des Feldes zu einem späteren Zeitpunkt
ist nur über Lieferungen möglich.
Falls der Artikel aus dem Lager abgebucht werden
soll, muß auch das Feld «Bestand» ausgefüllt werden. Sollte der
Bestand nicht auf Lager sein, brauchen Sie hier nichts
einzutragen.
Außerdem können Sie weitere Informationen in das Feld
«Notiz» eintragen.
Auf eine weitere Besonderheit möchten wir an dieser
Stelle ebenfalls hinweisen: In einigen Feldern sind
schon bestimmte Vorgaben eingetragen, weil wir annehmen, daß
diese Voreinstellung in der Regel Ihren Wünschen entspricht.
Ein Beispiel sehen Sie in dem Formular: Bei «rabattfähig» ist
schon «N» eingetragen.
Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann brauchen Sie nur
in dieses Feld «J» einzugeben, ansonsten brauchen Sie gar nichts
zu tun.
____________________
1 Auswahl von Datensätzen (z. Bsp. Artikel) nach
vorgegebenen Merkmalen
- 18 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 19 -
4.2.2. Artikelkalkulation
Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, fehlen noch
die Preise, die zunächst kalkuliert werden müssen.
Wenn Sie das Feld «Notiz» verlassen haben, erscheint
in der oberen rechten Ecke des Bildschirms das
Kalkulationsfenster (Sie sind immer noch im Eingabemodus):
In diesem Fenster können in unterschiedlicher Art
Preise kalkuliert werden: Eingabe
Einkaufs- und Nettopreis ergibt Aufschlag u. Bruttopreis
Einkaufs- und Bruttopreisergibt Aufschlag u. Nettopreis
Einkaufspreis und Aufschlag ergibt Netto- u.Bruttopreis
Dabei sollten Sie beachten, daß die Felder, die berechnet
werden sollen, möglichst 0 enthalten sollen.
BEISPIEL:
Die Badewanne kostet im Einkaufspreis DM 240,-.
Geben Sie also diesen Preis bei Eink.-Preis ein.
Angenommen, Sie haben sich vorgestellt, daß die
Badewanne 600.00 brutto kosten soll, dann geben Sie
diesen Preis bei Bruttopreis ein und drücken dann «ENTER».
Sie sehen dann, daß der Nettopreis (521.74)
automatisch berechnet wird. Allerdings beträgt Ihre
Gewinnspanne(Aufschlag), die ebenfalls automatisch
ermittelt wird, 117.39%. Da Sie eigentlich 100% an der
Badewanne verdienen wollten, nehmen Sie die Möglichkeit zur
Neukalkulation in Anspruch, indem Sie die Frage «Weiderholen ?»
mit «Ja» beantworten.
Hier haben wir ein Beispiel dafür, daß wir Ihnen
schon einen bestimmten Vorschlag für die
Beantwortung machen. Bei fast allen Fragen, die
während der Bearbeitung gestellt werden, schlägt
das Programm eine bestimmte Antwort vor. Wenn Sie
dann mit dieser Antwort (im Beispiel würde das
bedeuten, daß Sie den Preis noch einmal kalkulieren
wollen) einverstanden sind, dann bestätigen Sie
dies, indem Sie die «ENTER» - Taste drücken
- 20 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Um jetzt nicht so einen unattraktiven Preis
anbieten zu müssen, überlegen Sie sich, daß wohl
ein Bruttopreis von DM 549,90 vernünftig wäre. Also
tragen Sie beim Bruttopreis 549,90 und beim
Einkaufspreis 240 ein. Wenn Sie jetzt wieder «BILD
ò»«Pg Dn» drücken, dann wird wieder automatisch der
entsprechende Aufschlag berechnet.
Der mögliche Prozentsatz bei der Mehrwertsteuer richtet sich
nach dem Eintrag in der Installation. Sie können dieses Feld
nicht eher verlassen, bis Sie einen Prozentsatz eingegeben
haben, den Sie in der Installation eingegeben haben. Zusätzlich
können Sie auch noch 0 eingegeben.
Da dieser Preis zufriedenstellend ist, soll keine Neukalku-
lation mehr erfolgen (auf die Frage «Wiederholen?» «N»
eingeben) und die Daten sollen übernommen werden («J» oder
«ENTER» eingeben). Wenn Sie sich überlegt haben, daß bei einem
Artikel, den Sie bereits vorher kalkuliert haben, (d.h. die
Preise sind schon im Formular eingetragen) die alte Kalkulation
günstiger war, als die, die Sie gerade durchgeführt haben, dann
müssen Sie hier «N» eintragen.
ACHTUNG:
Falls Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, geben Sie
beim Nettopreis den Verkaufspreis und bei Mehrwertsteuer «0» ein.
In diesem Fall wird dann der Netto- und Bruttopreis gleich gesetzt.
TIP:
Falls Sie eine Stückliste für diesen Artikel vereinbart
haben, können Sie die Summe der EK-Preise anhand der
Tastenkombination «ALT»«ALT K»«K» übertragen.
Danach erscheint die 2. Seite des Artikelstammblatts,
in der Sie weitere Angaben zum Artikel machen können:
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 21 -
In dem o.g. Fall ist der Preis 2 und Preis 3
kalkuliert worden. Die Kalkulation erfolgt, indem Sie
einen Wert eingeben und bei den anderen Werten «0»
eintragen. In unserem Fall wurde der Nettopreis
eingegeben (z. Bsp. DM 510,00) und für die beiden
anderen Faktoren (Aufschlag und Bruttopreis) jeweils
«0» eingegeben. Nachdem das Feld «Brutto»
überschritten ist, werden die restlichen Werte
automatisch berechnet. Wenn Sie die Kalkulation nicht
übernehmen wollen, gehen Sie einfach mit den
Cursortasten zurück. Bei Preis 4 und Preis 5 wurde
keine Berechnung durchgeführt, so daß sich
automatisch die dort genannten Zahlen ergeben.
In das Feld «Best. Menge;» wird automatisch bei Erfassung einer
Bestellung ein Eintrag vorgenommen.
Wenn Sie also beispielsweise 5 Badewannen bestellt
haben, dann wird hier «5» eingetragen und man kann zu
einem späteren Zeitpunkt feststellen, ob ein
bestimmter Artikel bereits bestellt worden ist.
Dieses Feld hängt natürlich eng mit dem Feld «Best.-
Dat.» zusammen: In dieses Feld wird das Datum eingetragen, an
dem die Bestellung erfolgt ist. Bei einer Lieferung wird dieses
Feld wieder entsprechend korrigiert: Wenn also 5 Badewannen
geliefert wurden, wird automatisch «0» in das Feld
Bestellmenge eingetragen.
In das Feld «Aktual.» müssen Sie eintragen, ob der Artikel bei
einem Verkauf aus dem Lager abgebucht werden soll oder nicht.
Wenn Sie beispielsweise Arbeitsstunden in Rechnung stellen
wollen, ist es natürlich unsinnig, daß diese Arbeitszeit im
Lager abgebucht wird. Aus diesem Grund muß in das Feld dann
auch «N» eingetragen werden.
Vergessen Sie nicht, auch eine Angabe zum Punkt
«rabattfähig» zu machen: Diese Angabe ist später bei der
Rechnungsschreibung von Bedeutung.
Wenn Sie «N» eingeben, wird auf diesen Artikel kein Rabatt
berechnet, ansonsten wird ein Rabatt gewährt, wenn Sie bei der
Rechnungsschreibung Rabatt gewähren wollen. Wenn Sie also
meinen, daß Sie auf den eingegebenen Artikel Rabatt geben
können, dann tragen Sie in das Feld «rabattfähig» «J» ein. Sie
brauchen dabei nicht zu befürchten, daß jetzt jedes Mal, wenn
Sie in einer Rechnung diesen Artikel erfassen, automatisch
Rabatt gewährt wird.
Nur wenn Sie die Frage bei der Rechnungsschreibung,
ob der Kunde Rabatt erhält, entsprechend beantworten,
dann wird auf diesen Artikel Rabatt angerechnet.
Wenn Sie in dieses Feld «N» für nicht rabattfähig eintragen,
dann bekommt
- 22 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
der Kunde auf diesen Artikel auch dann keinen Rabatt,
wenn Sie die o.g. Frage mit «J» (für «ja») beant-
wortet haben.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 23 -
In das Feld «Langtext» können Sie eintragen, ob zu dem Artikel
zusätzlich ein Langtext vorgesehen werden soll. In diesem Fall
stehen Ihnen zu dem Artikel weitere 10 Zeilen à 60 Zeichen zur
Verfügung.
Wenn der aktuelle Bestand den in dem Feld «Mindestbestand»
eingetragenen Wert unterschreitet, erscheint der Artikel auf der
Bestellvorschlagsliste.
Ein Eintrag in dem Feld «Verp.-Einh.» (für Verpackungseinheit)
dient lediglich der Information, kann aber im Bedarfsfall über
ein spezielles Formular (vgl. «Formulargenerator») mit auf einer
Rechnung gedruckt werden.
Das Feld «Stückliste» (2) bietet die Möglichkeit, Artikel zu
berücksichtigen, die aus verschiedenen Bauteilen bestehen,
wobei der Lagerbestand dieser Artikel wahlweise bei Auftrags-
erfassung oder Lieferung aktualisiert wird (vgl.«Voreinstel-
lungen»).
In das Feld «Provision; (3) können Sie eintragen,
welchen Provisionssatz Sie einem Vertreter einräumen
können. Eine Provisionsauswertung können Sie dann im
Bereich «Statistik» vornehmen.
Das Feld «Preiseinheit» (4) ist vor allen Dingen insofern
interessant, weil hier Artikel eingetragen werden können,
bei denen der Preis beispielsweise per 1000 kalkuliert wird.
Beispiel: Der Preis für 1000 Ösen beträgt DM 4,58. In diesem Fall
wird in das Feld «Preiseinheit» «1000» eingetragen. Werden jetzt
bei der Auftragserstellung beispielsweise 1255 Ösen verkauft, dann
wird automatisch der Preis berechnet: 1255/1000*4,58=5,75.
Der Preis wird dann auch automatisch gerundet.
Anschließend können Sie mit
a) «F5»: Artikeldaten kopieren, um nur kleinere Änderungen für
den nächsten neu einzugebenden Artikel vorzunehmen,
b) «F10»: einen neuen Artikel mit leerer Maske eingeben,
c) «ESC»: die Artikeleingabe abbrechen.
Nachdem Sie Artikel erfaßt haben, können die
Artikelneueingabe mit «ESC»«ESC» verlassen.
____________________
(2) Dieses Feld steht nur in der Version 3.0 zur
Verfügung.
(3) Dieses Feld steht nur in der Version 3.0 zur
Verfügung.
(4) Dieses Feld steht nur in der Version 3.0 zur
Verfügung.
- 24 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
ACHTUNG: Falls Sie Datendisketten von Ihrem Händler im
DATANORM-Format erhalten können, lassen sich diese
Daten komfortabel mit unserem Programm CTO DATANORM einlesen.
Sie sind anschließend wieder im Hauptmenü. Sie können
jetzt mit «F10» direkt das zuletzt gewählte
Menü-Option wählen (in diesem Beispiel ist dann die
Artikelneueingabe unterlegt) oder aber mit «ALT» und
rot gekennzeichneten Buchstaben das gewünschte Menü
anwählen.
4.2.3. Artikel suchen.v.4.2.3. Artikel suchen;
Wählen Sie in unserem Fall die Option «Zeigen». Diese Option
bietet sich besonders an, wenn man Bezeichnungen und Preise
unterschiedlicher Artikel sehen und evtl. verändern möchte.
Die Option «ZEIGEN» ist mit einem Unterpunkt ausgestattet
(deswegen der Pfeil nach rechts als Markierung), wo Sie die
gewünschte Sortierung wählen können. Als Sortierungsmerkmal
stehen Ihnen die Artikelnummer, Bezeichnung, Lieferant und
Warengruppe zur Verfügung. In unserem Fall soll die Liste nach
Bezeichnung sortiert sein.
In der Artikelliste können Sie die Cursortasten und
die Tasten
«BILD unten» Seite runter
«BILD oben» Seite hoch
«STRG BILD unten» Ende der Liste
«STRG BILD oben» Anfang der Liste
«ENTER» Artikelbezeichnung oder Zusatz bearbeiten
benutzen. Mit «ESC» können Sie die Artikelliste verlassen.
Über die Puffersuche hat man die Möglichkeit, auf unkomplizierte
Weise einen bestimmten Artikel zu finden. Wir wählen in unserem
Fall die Sortierung «Bezeichnung» und suchen den eben eingege-
benen Artikel «Badewanne». Tippen Sie einfach «b» ein und Sie
sehen auf dem Monitor, wie sofort der erste Artikel gezeigt wird,
dessen Bezeichnung mit «B» beginnt. In der untersten Zeile sehen
Sie die
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 25 -
Meldung «Puffer:b». Sie können jetzt entweder mit den
Cursortasten weiterblättern oder die Puffersuche
fortsetzen, indem Sie «a» eingeben (Meldung: «Puffer:ba»).
Dieser Puffer läßt sich durch «ALT-L» löschen.
Wenn Sie genauere Informationen zu einem Artikel
benötigen, können Sie dann mit der Taste «ENTER» direkt in die
zugehörige Maske springen, vorausgesetzt Sie befinden sich mit
dem Cursor auf dem Feld Artikelnummer. Bestimmte Felder wie
z. Bsp. die Artikelbezeichnung lassen sich mit «ENTER» ändern.
Die Sortierordnung sehen Sie in der vorletzten Zeile
links (Für unser Beispiel: «Artikelbez.». Die Sortierung können
Sie über die Taste «F3» ändern.
Die Artikelliste können Sie über die Taste «ESC» verlassen.
- 26 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Bei bestimmten Aufgaben ist es notwendig, über die
Option «Suchen» zu gehen (beispielsweise bei Lieferungen,
Stücklistenerstellung, etc.).
Angenommen, Sie haben sich bei dem Zusatz für die Artikelnummer
9100 geirrt: Sie wollten eigentlich «1. Wahl» eingeben, dann
wählen Sie beispielsweise mit «ALT» «L» das Menü «Lagerverwal-
tung» und dort die Option «Artikel suchen». Hier können Sie
nach der Artikelnummer, der Bezeichnung, einem Lieferanten,
einer Warengruppe oder einer Lieferantenartikelnummer suchen.
Achten Sie allerdings darauf, daß das eingegebene Kürzel
möglichst so genau ist, daß Sie den Artikel auch sofort gezeigt
bekommen:
Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Sortiment auch den Artikel
«Waschschüssel» haben, dann müssen Sie zumindest «waschs»
eingeben, damit der gesuchte Artikel eindeutig gefunden werden
kann.
In der Regel reichen die ersten Buchstaben aus, um einen Artikel
zu finden. Sollte ein anderer Artikel gefunden worden sein,
drücken Sie die Taste «BILD unten», um in den Befehlsmodus zu
gelangen und wiederrum «BILD unten», um den nächsten Artikel zu
sehen.
Wenn kein Artikel gefunden wurde, können Sie nach einer Meldung
die Suche wiederholen.
Wenn Sie eine Kurzbezeichnung eingeben, sind die Artikel
alphabetisch geordnet, bei Eingabe einer Artikelnummer sind die
Artikel nach Bestellnummern geordnet und bei Eingabe eines
Lieferanten sind die Artikel nach Lieferanten geordnet.
(Sie können übrigens - wie wir am Beispiel bereits gezeigt haben
- das Kürzel in Kleinbuchstaben eingeben.)
Gehen Sie anschließend in die entsprechende Zeile und
ersetzen Sie die «2» durch «1» und drücken Sie dann
«PgDn».«BILD ò». Alle Änderungen, die Sie gemacht
haben, werden dabei jeweils gespeichert. Allerdings
werden Sie das kaum bemerken, außer an den Korrekturen.
4.2.4.1 Lieferung
Im Befehlsmodus können Sie anschließend verschiedene
Aufgaben erledigen.
Wenn beispielsweise Ware geliefert wird, können Sie
den Artikelbestand aktualisieren lassen, indem Sie
die Taste «F6»«F6» drücken. Wenn Sie in den
«Voreinstellungen» - Seite 1- ein Codewort für
Lagerzugang eingegeben haben, werden Sie anschließend
nach dem Codewort gefragt. Geben Sie dann in der
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 27 -
Meldungszeile die eingegangene Stückzahl und den
Gesamtpreis ein. Aus diesen Angaben werden dann auto-
matisch die neuen Preise berechnet. Diese Möglichkeit
der Erfassung ist allerdings nur zu empfehlen, wenn
Sie wenige Artikellieferungen vorliegen haben. Bei
größeren Lieferungen sollten Sie den Menüpunkt
«Warenzugang» wählen.
- 28 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Der Menüpunkt «Warenzugang» dient in erster Linie
dazu, größere Lieferungen zu erfassen und bietet
zusätzlich die Möglichkeit, entsprechende Etiketten
zu drucken. Zunächst geben Sie an, ob zusätzlich zum
Warenzugang auch Etiketten gedruckt werden sollen.
Wenn keine Etiketten gedruckt werden sollen, wählen
Sie die Option «Kein Etikett».
Anschließend erscheint eine Maske, in die Sie
entweder eine Artikelnummer direkt eingeben oder aus
der Liste, die mit «ENTER» geholt werden kann,
übertragen. Die Bedienung ähnelt dabei grundsätzlich
der Benutzerführung in der Auftragserfassung.
Sie sehen dann auf dem Monitor den aktuellen EK-Preis
(nur für Berechtigte) und den aktuellen Bestand zur
Kontrolle.
ACHTUNG: Wenn Sie nicht wollen, daß Preise und
Kalkulationsfaktor auf der Grundlage eines evtl.
geänderten Einkaufspreises neu kalkuliert werden, dann
geben Sie bei Gesamtpreis «0» ein. In diesem Fall wird
lediglich der Bestand und der Warenwert neu berechnet.
4.2.4.2. Stückliste
Mit der Taste «F3» können Sie eine Stückliste(5)zusammenstellen.
Beispiel: Ein Computerhändler verkauft einen AT 386 -
Computer, der aus folgenden Bauteilen (der Einfachheit halber)
besteht: Gehäuse, 1,2 MB-Laufwerk, 1,44 MB-Laufwerk, 40 MB-
Festplatte, Monitor.
Wenn Sie in der Artikelmaske die Taste «F3» drücken, gelangen
Sie - falls Sie bei «Stückliste» «J» eingetragen haben - in
die Stückliste. Diese Stückliste besteht aus zwei Informationen:
a) Der Artikelnummer des jeweiligen Bauteils. (Nummer)
b) Der Anzahl, die benötigt wird. (Anzahl)
Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten: Mit
«F3» rufen Sie die Artikelliste auf
«F5» legen Sie einen neuen Eintrag an
«F8» wird ein Eintrag gelöscht
«ENTER» können Sie eine Artikelnummer oder Menge eintragen
«ESC» erfolgt eine Rückkehr in die Artikelmaske
«ALT K» können Sie kalkulieren, wie hoch der Gesamteinkaufspreis
ist
____________________
(5) Diese Option steht nur in der Version 3.0 zur Verfügung
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 29 -
Wenn Sie «F5» eingeben, um einen Eintrag anzulegen,
erhalten Sie ein leeres Eingabefeld.
Wenn Sie im Eingabemodus sind (Cursor blinkt im
Eingabefeld), können Sie die Artikelliste mit «ENTER»
aufrufen und dann wie gewohnt mit der Taste «ENTER» oder «
F10» die gewünschte Artikelnummer aus der Liste übertragen.
Im Eingabemodus bleiben Sie solange, bis Sie eine
vorhandene Artikelnummer eingetragen haben.
Bei der Lageraktualisierung (z. Bsp. Wareneinang)
wird der Bestand bei den Artikeln in der Stückliste
entsprechend aktualisiert, wenn bei dem jeweiligen
Artikel bei «Aktualisierung» «J» eingetragen ist.
ACHTUNG:
Wenn Sie in einer Stückliste zusätzlich einen Artikel,
der ebenfalls mit Stückliste gekennzeichnet ist,
vorgesehen haben, wird bei diesem Artikel nicht der
Artikelbestand aktualisiert. Daher sollten Sie in einer
Stückliste möglichst nur Artikel vorsehen, die nicht
als Stücklistenartikel gekennzeichnet sind.
Der Artikelbestand der Einzelteile wird wahlweise
jeweils bei der Erfassung der Lieferung bzw.
Warenzugang oder bei der Auftragserfassung entspre-
chend aktualisiert. Bei der Auftragserfassung wird
dann nur noch der Artikelbestand des
Stücklistenartikels aktualisiert.
Mit der Taste «ESC» im Befehlsmodus verlassen Sie wieder diese
Bearbeitungsmöglichkeit.
- 30 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
4.2.4.3 Artikel drucken
Ein Ausdruck der Artikelliste (Preisliste) ist
komplett oder teilweise und dabei entweder nach
Artikelnummer, -bezeichnung oder dem Lieferanten
geordnet möglich. Dies gilt ebenfalls für die
Bestellvorschlagsliste.
Bei der Inventur können Sie wahlweise eine Ausgabe
mit oder ohne Nullbestände erhalten.
Bei der Auswahl «Artikeletiketten drucken» können Sie
Aufbau und Größe Ihrer Etiketten selber bestimmen und
verschiedene Formate vorsehen:
Die Menüpunkte im einzelnen:
Vorlage wählen Auswahl einer Etikettenvorlage
(in unserem Beispiel «ETIKETT.ETI» oder
«TEST.ETI»)
Ändern Etikett Etikettenformat ändern
Neu erstellen Etikettenformat neu erstellen
Prüfe Etikett Etikettenformat auf (Syntax-)Fehler
prüfen, z. Bsp. Feldname falsch
geschrieben, etc.
Kein Etikett Programmpunkt verlassen
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 31 -
Das halb verdeckte Fenster enthält die Informationen,
die als Etikett gedruckt werden sollen: Feldnamen wie
z. Bsp.«NUMMER» für Artikelnummer werden durch ein Doppel-
kreuz (#) begrenzt, ansonsten können Sie zusätzlich freien Text
eingeben, wie z. Bsp. «DM» oder «Preis». Mit der Taste «F4»
können Sie sich die Feldliste ansehen, die Bedeutung der
Feldnamen können Sie dem Anhang entnehmen. Bei der Etikettenvorlage
können maximal 6 Zeilen beschrieben werden. Beim Ausdruck geben Sie
dann über den Vorschub zwischen den Etiketten die Größe an.
TIP:
Beim Druck von Etiketten werden leere Zeilen (im o.g. Beispiel die
Zeile 6) ignoriert. Wenn «leere» Zeilen gedruckt werden sollen,
dann geben Sie das ASCII-Zeichen 255 ein: Halten Sie die «ALT»-
Taste gedrückt und tippen Sie auf dem numerischen Block
hintereinander «2», «5», «5» ein und lassen Sie dann die «ALT»-
Taste wieder los. Der Cursor springt dann 1 Zeichen nach rechts.
Dieses «unsichtbare» Zeichen wird beim Ausdruck nicht gedruckt
und als Ergebnis erhalten Sie eine Leerzeile beim Druck.
4.2.4.4 Neukalkulation
Bei der «Neukalkulation», die ebenfalls durch Codewort geschützt
ist, kann eine prozentuale Änderung der Preise (alle oder
teilweise) vorgenommen werden.
+ Mit der Option «EK» wird der Einkaufspreis um x %
erhöht; alle anderen Preise bleiben gleich.
+ Mit der Option «Brutto» wird der Bruttopreis um x %
erhöht; Nettopreis und Aufschlag werden geändert.
+ Mit der Option «Aufschlag» wird der Aufschlag um x
% erhöht; Brutto- und Nettopreis werden geändert.
+ Mit der Option «Komplett» wird der Einkaufspreis um
x % erhöht; alle anderen Preise werden neu
berrechnet.
Es folgt eine Abfrage der Preisgruppe, für die neu
kalkuliert werden soll.
Dann können Sie auswählen, ob alle Artikel,(«Komplett»),
ein bestimmter Bereich («Teilweise») oder eine bestimmte Gruppe
von Artikeln («Warengruppe») neu zu berrechnen sind.
Je nach Auswahl geben Sie nun die entsprechenden Artikelnummern
oder Warengruppe und dann den Prozentsatz ein.
- 32 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Allerdings sollte dieser Menüpunkt aus verständlichen
Gründen mit Vorsicht eingesetzt werden, da eine Korrektur
relativ aufwendig wäre.
4.2.4.5 Bestellungen erfassen
Die Option «Bestellung erfassen» dient dazu, Bestellungen auf
der Grundlage der Artikel- und Lieferantendaten zu erfassen.
Zunächst müssen Sie die Kopfdaten eingeben, wobei
allerdings bestimmte Vorgaben bereits vorgeschlagen
werden, die dann geändert werden können. Die hier
getroffenen Vereinbarungen werden gespeichert.
Wahlweise können Bestellungen mit oder ohne Preis und
Artikelnummer gedruckt werden. Falls Sie angegeben
haben, daß die Bestellung mit Ihrer Artikelnummer und
der Artikelnummer des Lieferanten gedruckt werden
soll, wird nur die Artikelnummer des Lieferanten
gedruckt. Bei der Überschrift («BESTELLUNG»), die
ebenfalls geändert werden kann, können Sie wie
gewohnt angeben, ob der Text normal oder breit
gedruckt werden soll.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 33 -
Anschließend erscheint ein Fenster mit einem
Eingabefeld für den Lieferanten. Mit «ENTER» können
Sie sich eine Liste der Lieferanten (alle Adressen,
die mit einer Kennung versehen sind, die speziell für
Lieferanten verwendet wird - vgl. Voreinstellungen)
auf den Monitor holen und mit «F10» den gewünschten
Lieferanten auswählen. Sie können selbstverständlich
auch die Lieferantennummer direkt eingeben.
Danach erscheint eine Eingabemaske für die Bestellung,
die Sie wie bereits von der Auftragserfassung gewohnt
ausfüllen müssen. Dabei wird jeweils die Artikelnummer
und die bestellte Menge eingegeben. Während der
Erfassung des Bestellvorgangs können Positionen geändert
oder gelöscht werden. In den Korrekturmodus gelangen Sie
genau wie bei der Auftragserfassung über die Taste «F5».
ACHTUNG:
Die Daten für die Bestellung werden nicht gespeichert,
so daß eine nachträgliche Korrektur nicht möglich ist.
Der Druck erfolgt sofort nach Ausfüllen der Eingangs-
maske.
TIP:
Wenn Sie den Bestellvorgang lieber noch kontrollieren
wollen, empfehlen wir Ihnen, die Druckerumleitung
(Aufruf mit «ALT F5») in Anspruch zu nehmen.
Hier wählen Sie dann die Datei, in die der Ausdruck
umgeleitet werden soll. Wenn Sie dann später das
Programm verlassen, können Sie diese Datei mit Ihrer
Textverarbeitung weiter bearbeiten.
Der Vorgang wird mit der Taste «ESC» beendet. In diesem Fall wird
die Bestellung gedruckt und anschließend erfolgt die Rückkehr ins
Hauptmenü.
- 34 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
4.3.1. Kunden und Lieferanten neu erfassen
Wahrscheinlich wird es bei Ihnen häufiger vorkommen,
daß bestimmte Adressen (z.B. Stammkunden oder
Lieferanten) immer wieder auftauchen.
Aus diesem Grund haben wir in das Programmpaket CTO
EHO eine sehr komfortable Adressverwaltung eingebaut.
Wenn Sie also einen Namen gespeichert haben, dann ist
die Erfassung dieser Adresse beispielsweise für eine
Rechnung nur noch Sekundensache.
Darüberhinaus ist die Benutzerführung in der
Adressverwaltung sehr ähnlich zu der Benutzerführung
in der Lagerverwaltung.
Damit Sie sich in Zukunft sehr viel Arbeit ersparen,
ist es sinnvoll, wenn Sie all die Adressen, die Sie
häufiger benötigen, speichern.
Zunächst steht auch hier wieder die Neueingabe von
Adressen«e "Neueingabe von Adressen"» an. Wählen Sie
daher im Adressen-Menü die Option «Neu erfasssen;».
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 35 -
Anschließend erscheint das Adress - Formular
Das Feld «Kennung» ist für die Selektion von
Adressen beim Ausdruck oder der Ausgabe auf dem Bildschirm
interessant, die wir anhand eines Beispiels gleich erläutern
werden.
Die Kunden- bzw. Lieferantennummer kann sowohl für Kunden als
auch für Lieferanten verwendet werden und wird auf Einmaligkeit
geprüft.
WICHTIG:
Auf der Kundennummer basieren diverse Auswertungs-
und Suchroutinen. Daher wird eine Eingabe dringend
empfohlen, da es ansonsten zu Funktionseinbußen
(Statistik, Offene Rechnungen, etc.) kommen kann.
In das Feld «Debitor/Kreditor» können Sie eine
Debitoren- bzw. Kreditorennummer eintragen. Ein Eintrag ist
insbesondere dann notwendig, wenn zusätzlich unser Programm
CTO FIBU eingesetzt wird. Das Programm trägt hier bereits
abhängig vom Namen eine entsprechende Debitorennummer ein.
Das Feld «Vorname» ist in diesem Fall leer geblieben und wird
auch bei den verschiedenen Möglichkeiten, Adressen auszudrucken, nicht be-
rücksichtigt.
Bei der Erfassung einer neuen Adresse wird automatisch in das
Feld «1.Kontakt» das aktuelle Tagesdatum eingetragen. Bei jeder
Auftragserfassung für diesen Kunden wird in das Feld «Kontakt»
automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen, so daß Sie
immer eine Kontrolle haben, wann ein bestimmter Kunde bei Ihnen
zuletzt etwas gekauft hat.
- 36 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Die Felder sind jedoch auch änderbar.
Der «Rabattsatz.i.Rabattsatz;» wird bei der
Rechnungsschreibung automatisch vorgeschlagen.
In das Feld «Preiskenn» müssen Sie eintragen, welcher Verkaufs-
preis für diesen Kunden bei einer Auftragserfassung zu
berücksichtigen ist (s. «Lagerverwaltung»).
In das Feld «Skonto» können Sie den Skontosatz und in das Feld
«Tage» können Sie die Skontofrist für diesen Kunden eintragen.
In das Feld «Ohne Steuer» muß eingetragen werden, ob für diesen
Kunden (abhängig vom Herkunftsland) mit oder ohne Umsatzsteuer
fakturiert werden soll. Dabei sind z. Zt. folgende Einstellungen
möglich:
a) «0»: Rechnung mit Steuer
b) «1»: Rechnung ohne Steuer (EG)
c) «2»: Rechnung ohne Steuer (außerhalb EG)
Diese Einstellungen (insbesondere 1 und 2) sind in erster Linie
für die Verbuchung in CTO FIBU von Bedeutung. Standardmäßig wird
«0» eingetragen.
Bei jeder Zahlungserfassung wird automatisch der bisherige
«Umsatz;» des Kunden berechnet.
Außerdem sehen Sie in dem Feld «Offen», wie hoch die Summe der
noch bezahlten Rechnungen ist.
Besonders für die beiden zuletzt genannten Felder ist es
dringend nötig, daß ein Eintrag im Feld «Kundennummer» erfolgt.
Das Feld «Sonst» kann als freies Feld betrachtet werden, d.h.
hier können Sie Informationen ablegen, die standardmäßig noch
nicht in der Maske vorgesehen sind.
Beispiel:
Wenn Sie ein spezielles Feld für die Briefanrede benötigen, wo Sie
beispielsweise «Sehr geehrter Herr Müller» oder «Sehr geehrte Frau
Maier» eintragen wollen, um dann bei einer Übertragung über den
Dateimanager mit einer anderen Textverarbeitung dieses Feld
berücksichtigen zu können.
Sie könnten aber auch das Feld für eine BTX-Nummer verwenden.
In das Feld «UST-ID-Nr..i.Ust-Id-Nr.;» müssen Sie die
Umsatzsteuerindentifikationsnummer Ihrer Geschäftspartner eintragen.
Dieses Feld ist insbesondere für die Fakturierung ins Ausland
von Bedeutung und wird in diesem Fall auf Rechnungen, etc.
gedruckt.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 37 -
Die «Bemerkung» eignet sich insbesondere für Dinge, die Ihnen
im Zusammenhang mit der Person oder Firma wichtig erscheinen
(z.Bsp. Kontaktperson, ausgehandelte Rabattsätze), die für Sie
bei der Rechnungsschreibung evtl. interessant werden können.
Wenn Sie keine Bemerkung notieren wollen, dann können Sie genau
wie bei der Lagerverwaltung die Taste «BILD unten» drücken und
Sie befinden sich im Befehlsmodus.
Anschließend taucht ein Feld auf, in dem Sie die Bankverbindung
eintragen können, wenn Sie dies entsprechend vorgesehen haben
(vgl. «Dienste»: «Voreinstellungen», Seite 1).
Wenn Sie die Adressenkarte ausgefüllt haben, können Sie mit:
«F7» ein Etikett drucken,
«F10» die nächste Adresse erfassen
«ESC» die Bearbeitung abbrechen.
4.3.2. Adressen drucken
Hier bieten sich jetzt schon verschiedene Möglichkeiten an:
Sie können beispielsweise die eingegebenen Adressen als
Telefonliste (mit Name, Vorname und Telefonnummer), als Adress-
liste oder als Etiketten ausdrucken lassen.
Wir möchten Ihnen diese Möglichkeiten anhand eines Beispiels zeigen:
Wählen Sie im Adressen - Menü die Option Adressendruck.
Wenn man im oberen Bereich «Telefonliste» und im unteren Bereich
«Postleitzahl» wählt, erscheint die Aufforderung zur PLZ-Eingabe.
Bei Eingabe von z.B.: «10» wird eine Telefonliste aller Berliner
Kunden erstellt.
- 38 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Eine Besonderheit stellt die Serienbrieffunktion dar:
Angenommen Sie wollen an Ihre Kunden («Kennung «k») einen
Serienbrief schicken, dann können Sie das folgendermaßen erreichen:
+ Geben Sie im oberen Menü «Serienbrief»
und im unteren Menü «Kennung» ein.
+ Anschließend wählen Sie den Text aus, der als Serienbrief
verwendet werden soll. Der Text sollte - falls nicht ein
allgemeines Schreiben gewünscht wird - <SG> enthalten, damit
die Grußformel automatisch eingefügt werden kann.
Dann erscheint im oberen rechten Teil des Monitors die erste
Adresse, für die ein Serienbrief gedruckt werden könnte.
Zusätzlich können Sie aber noch weiter auswählen: Mit
«BILD unten» blättern Sie zur nächsten Adresse
«BILD oben» blättern Sie zur vorherigen Adresse
«F10» bestätigen Sie den Druck mit dieser Adresse
«ESC» brechen Sie die Serienbriefverarbeitung ab.
Auf diese Weise können Sie die Serienbriefverarbeitung beliebig
steuern.
4.3.3. Adresse suchen
Sehr komfortabel ist auch der Menüpunkt «Adresse
suchen». Sie können nach verschiedenen Kriterien suchen lassen:
«Name», «Postleitzahl», «Ort», «Kennung.i.Kennung;» und «Spezial-
suche».
Wir wollen uns alle Daten von Kunden, die in Köln wohnen, ansehen. Gehen Sie dann folgendermaßen vor:
BEISPIEL:
+ - Wählen Sie das Menü «Adresse suchen»
+ - Wählen Sie die Menü - Option «Suchen nach Ort»
+ - (dann erscheint die Aufforderung, den gesuchten
Wohnort einzugeben)
+ - Geben Sie «Köln»«K÷ln» ein
+ - Anschließend erscheint die erste Adresse eines
Kunden, der in Köln wohnt.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 39 -
+ - Ihre Adressdatei ist jetzt nach dem Wohnort
sortiert.
Die weiteren Möglichkeiten im Kurz - Überblick:
«F2» eine zusätzliche ansehen
«F3» Adresse für Wiedervorlage vormerken
«F4» Bankverbindung ändern bzw. eintragen
«F7» Ausdruck eines Etiketts für die gezeigte Adresse
«F8» Adresse löschen
- 40 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Wenn Sie nach einem Kriterium suchen wollen, daß nicht
als Suchoption angeboten wird, dann steht Ihnen die
Spezialsuche zur Verfügung.
BEISPIEL:
Sie suchen einen Wiederverkäufer, der mindestens
30% Händlerrabatt erhält.
Sie wählen in der Adressverwaltung den Punkt «Adresse suchen»,
und anschließend den Punkt «Spezialsuche».
Da Sie nur eine Bedingung für Ihre Suche brauchen, wählen Sie
bei «Klammer auf ? «NEIN» «nein» aus. Eine Klammersetzung ist
grundsätzlich nur notwendig, wenn Sie mehrere Bedingungen
verknüpfen wollen. In dem mittleren Fenster sehen Sie später
die Bedingung im Klartext und im unteren Fenster können Sie
erkennen, wie Ihre Bedingung programmintern umgesetzt wird
(dBase-Syntax).
Anschließend erscheint auf dem Monitor ein Fenster mit den
ersten 7 Feldern der Adressendatei. Mit den Cursortasten können
Sie weiter nach unten fahren und sehen dann weitere Felder der
Adressendatei.
Die Bedeutung der einzelnen Felder können Sie dem Anhang
entnehmen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 41 -
Fahren Sie also jetzt mit den Cursortasten solange
nach unten, bis auf dem Monitor das Feld «H_RABATT»
hell unterlegt ist.
Wählen Sie anschließend dieses Feld mit «ENTER» aus. Das Feld
erscheint dann im mittleren Fenster. Dann erscheint ein Fenster,
in dem Sie den Vergleichsoperator wählen müssen. Der Ver-
gleichsoperator «enthält» dient beispielsweise dazu, um fest-
zustellen, ob eine bestimmte Information in einem Feld
enthalten ist. Hier wählen Sie lt. Beispiel als Vergleich
«größer oder gleich» (entspricht «mindestens») aus.
Im mittleren Fenster erscheint jetzt ein Feld, in das Sie «30»
eintragen. Anschließend erscheint die Frage, wie es weiter
gehen soll. Sollte Ihnen ein Fehler unterlaufen sein, wählen
Sie «Abbr.» aus.
Die Bedingung ist damit beendet und erscheint im mittleren
Fenster in Klartext bzw. im unteren Fenster in der
programminternen Umsetzung.
In unserem Fall sind wir fertig und wählen «ende» aus.
Anschließend können Sie diese Filterbedingung speichern. Dies
bietet sich dann an, wenn eine bestimmte Filterbedingung
häufiger verwendet wird.
Komplizierter wird es natürlich, wenn man verschiedene Bedingungen
verknüpfen will. Zu diesem Zweck zeigen wir Ihnen an einem Beispiel,
wie Sie in diesem Fall verfahren:
BEISPIEL:
Sie suchen einen Kunden, von dem Sie lediglich wissen, daß der
Kunde in Großenkneten wohnt und einen Telefaxanschluß hat.
+ - Auswahl Klammer «nein»
+ - Auswahl Feld «ORT»
+ - Auswahl Vergleich «gleich»
+ - Eingabe «Großenkneten»
+ - Auswahl Weiter «und»
+ - Auswahl Feld «TELEFAX»
+ - Auswahl Vergleich «ungleich»
+ - Bestätigung leeres Feld
+ - Auswahl Weiter «ende».
ERLÄUTERUNG: Im Feld ORT soll «Großenkneten» stehen
und das Feld TELEFAX soll nicht leer sein
- 42 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Mit dieser Spezialsuche steht Ihnen ein sehr mächtiges Hilfsmit-
tel für die Suche zur Verfügung.
Diese Suche hat allerdings einen Nachteil: Sie ist relativ
langsam und sollte daher wirklich nur für spezielle Fälle
eingesetzt werden.
Falls Sie eine ungültige Bedingung eingegeben haben,
erscheint zwar eine Fehlermeldung, die aber durch das
Programm abgefangen wird.
4.3.4. Weitere Möglichkeiten
Wenn Sie nur einen schnellen Überblick über Ihre Adressen
erhalten wollen, können Sie das mit der Option «Zeigen»»
erreichen. Hier werden lediglich «Name», «Vorname», «Straße»,
«Postleitzahl » und «Ort» angezeigt (ähnlich wie Adressetiket-
ten). Auch hier können Sie Adressen mit einer bestimmten Kennung
herausfiltern.
Eine nützliche Sache ist der Menüpunkt «Export». Mit dieser
Option werden Adressen so vorbereitet, daß sie in einer
Textverarbeitung benutzt werden können, um z.B. Serienbriefe zu
schreiben (die Daten werden standardmäßig so gespeichert, daß
Sie (fast) ohne Änderungen Serienbriefe beispielsweise mit
MS - WORD schreiben können; aber selbst eine Serienbrief-
erstellung mit anderen Textverarbeitungen ist nach Durchführung
einiger kleiner Änderungen sehr leicht zu erreichen. Der Export
von Adressendaten ist zusätzlich über den Dateimanager möglich.).
Das ist vor allem dann nützlich, wenn Sie beispielsweise öfters
an Ihre Kunden Werbematerial schicken wollen. Wenn Sie mit einer
anderen Textverarbeitung als MS - WORD arbeiten, müssen Sie
natürlich die Daten entsprechend den Anforderungen Ihrer Text-
verarbeitung evtl. noch bearbeiten.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 43 -
Anhand der Option «Anzahl » können Sie feststellen,
welche Kennungen Sie vergeben haben und wie oft die
einzelnen Kennungen jeweils vergeben worden sind.
Mit «Wiedervorlage» haben Sie die Möglichkeit,
automatisch die Adressen nacheinander zeigen zu
lassen, die Sie für eine Wiedervorlage markiert haben.
4.4. Die Textverarbeitung MINI - TEXT
Sicherlich ist ein Vergleich dieser Textverarbeitung
mit den auf dem Markt angebotenen
Textverarbeitungsprogrammen nicht möglich. Aus diesem
Grund heißt diese Textverarbeitung «MINI - TEXT».
Allerdings ist gerade für die Erstellung der Korrespondenz ein
Textverarbeitungsprogramm, das unbegrenzte Möglichkeiten bietet,
besonders für den Anfänger eher ein Hindernis.
Unsere Textverarbeitung enthält keinen Wortumbruch, keine Trenn-
hilfe und auch keinen Blocksatz. Dafür können allerdings die
Adressen, die Sie in der Adressverwaltung gespeichert haben,
auf einfache Weise in ein Schreiben integriert werden.
In «MINI-TEXT» gelangen Sie, indem Sie im Adressmenü die Option
Textverarbeitung.i.Textverarbeitung; wählen.
Anschließend erscheint auf dem Bildschirm eine Auflistung aller
Texte, die Sie bisher erstellt haben und der Optionen, die Ihnen
zur Verfügung stehen.
Sollten Sie schon über eine Auswahl von Texten verfügen, so kön-
nen Sie mit den Cursortasten einen Text zum Bearbeiten bzw.
Drucken auswählen.
- 44 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
4.4.1 Texte ändern oder neu erstellen
Ein völlig neuer Text kann angelegt werden, wenn Sie die
Tastenkombination «ALT N» betätigen.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, einen bestehenden Text zu
kopieren (mit «ALT K») und diesen Text dann zu bearbeiten und
abzuspeichern.
Sie können einen Text auswählen, indem Sie Sie die Taste «F10»
drücken. Anschließend erscheint die Aufforderung einen Namen für
den Text eingeben.
Sie können jetzt den gewählten Textnamen bestätigen (mit «ENTER»)
oder einfach, wenn Sie einen neuen Text erstellen möchten, einen
anderen Namen eingeben, der noch nicht existiert.
Anschließend erscheint die Frage «Adresse übernehmen?». Damit
haben Sie die Möglichkeit, eine Adresse in Ihr Schreiben zu
integrieren. Angenommen Sie wollen dem Herrn Schmidt einen
Werbebrief schreiben. Beantworten Sie dann die o.g. Frage mit
«JA» (Auswahl durch Cursortasten) und geben Sie beispielsweise
«schm» ein (wir gehen jetzt davon aus, daß Sie den Herrn Schmidt
bereits in der Adressverwaltung erfaßt haben).
Es erscheint jetzt ein Adressfenster mit der Adresse des Herrn
Schmidt. Wenn Sie die richtige Adresse auf dem Monitor sehen,
brauchen Sie nur die Taste «F10» zu drücken. Wenn Sie aber
den «falschen» Herrn Schmitdt (es könnten ja mehrere «Schmidt»
gespeichert sein) vor sich sehen, können Sie vorwärts
(mit «BILD unten») oder rückwärts (mit «BILD oben») blättern,
bis Sie den richtigen Schmidt gefunden haben.
Sie können allerdings auch verhindern, daß eine Adresse in den
Text übernommen wird, indem Sie «ESC» drücken.
Anschließend erscheint ein Textfenster. Bei einem neuen Text
wird der Briefkopf und -fuß;, den Sie in der Installation
eingeben können, automatisch in den Brief übernommen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 45 -
Wenn Sie auf den Briefkopf verzichten wollen, können
Sie die Zeilen jeweils mit «STRG» und «Y» (STRG - Taste
gedrückt halten und dann y eingeben) löschen.(Text wird jeweils
von der Cursorposition nach rechts bis zum Zeilenende gelöscht.)
Sie können nun Ihren Brief schreiben, müssen allerdings darauf
achten, daß Sie rechtzeitig in die nächste Zeile gehen, wenn
Sie merken, daß ein Wort nicht mehr in die aktuelle Zeile paßt.
Die weiteren Möglichkeiten erklären sich weitestgehend selbst,
so daß wir an dieser Stelle nur auf die Option «STRG W»
- Weiteres eingehen.
Wenn Sie die STRG - Taste gedrückt halten und dann «W» eingeben,
erscheint ein Untermenü mit folgenden Varianten:
- 46 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«DEL» eine Zeile wird in den Papierkorb (sichtbar in der
untersten Zeile) gelöscht. Nach Drücken der Taste
«DEL» müssen Sie angeben, welche Zeile in den Papier-
korb gelöscht werden soll. Auf diese Weise können
Zeilen beispielsweise auch verschoben werden
«INS» eine Zeile aus dem Papierkorb wird in den Text
eingefügt. Auch hier müssen Sie wieder angeben, vor
welche Zeile die Zeile im Papierkorb eingefügt werden
soll.
«F9» Eine Zeile wird vollständig gelöscht.
Während bei Eingabe von «STRG Y»«STRG Y» lediglich der
Text in dieser Zeile gelöscht wird, die Zeile jedoch
noch vorhanden ist, können Sie mit «F9» bewirken, daß
der gesamte Text um eine Zeile höher rutscht und dabei der Inhalt der angegebenen Zeile
gelöscht wird.
«F10» Eine Leerzeile wird in den Text eingefügt.
«F2» Hier können Sie oft benutzte Floskeln, wie zum Bsp.
«Mit freundlichen Grüßen» hinterlegen. Floskeln können
auch über mehrere Zeilen gehen, z. Bsp. werden bei
«Mit freundlichen Grüßen;CTO SOFTWARE GmbH»
zwischen der Grußformel und der Firmenunterschrift
zwei Leerzeilen gelassen. Diese Floskeln lassen sich
dann über die genannten Funktionstasten in den Text
einbinden.Außerdem können Sie den Tabulatorabstand
festlegen.
«ESC» Untermenü (ohne Änderungen) verlassen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 47 -
Bei den Optionen «F10» und «INS» müssen Sie allerdings
berücksichtigen, daß der Text, der sich evtl. in Zeile 56
befindet, gelöscht wird.
Ein weiterer Unterschied im Vergleich zu anderen Textver-
arbeitungssystemen besteht darin, daß eine Zeile erst dann
gespeichert wird, wenn Sie diese Zeile beispielsweise mit
«ENTER» oder den Cursortasten verlassen. Wenn Sie die letzte
Zeile Ihres Briefes geschrieben haben, müssen Sie zunächst
diese Zeile bestätigen (z. Bsp. mit «ENTER»), bevor Sie die
Textverarbeitung mit «ESC»«ESC» verlassen können.
Anschließend sind Sie wieder im Auswahlbereich. Hier stehen
Ihnen jetzt folgende Möglichkeiten offen:
«F7» Einen bestimmten Textnamen suchen
«F9» Den Text auf dem Bildschirm ausgeben. Auf
diese Weise erspart man sich viel Papier
«F8» Text löschen
«F10» Text auswählen
«ALT P» Text drucken
«ALT N» Text neu erstellen
«ALT K» Text kopieren
«ENTER» Textnamen ändern
Sie sollten darauf achten, daß Sie Texte, die Sie nicht mehr
benötigen, löschen, damit Sie nicht unnötig Speicherplatz
blockieren.
Wenn Sie einen Serienbrief erstellen wollen, fügen Sie an der
Stelle des Briefes, wo die Grußformel erscheinen soll <SG> ein.
Dieses Schlüsselwort bewirkt, daß die Grußformel entsprechend
dem Adressaten eingefügt wird.
Die Grußformel ist abhängig von der Eingabe, die Sie im Feld
«Anrede» gemacht haben: Wenn Sie dort «Herrn» eingegeben haben,
dann erscheint als Grußformel «Sehr geehrter Herr ...», bei
«Frau» erscheint «Sehr geehrte Frau ...»und bei einer anderen
Eingabe «Sehr geehrte Damen und Herren».
Zusätzlich können Sie das aktuelle (System-)datum ersetzen
lassen, wenn in Ihrem Text an einer beliebigen Stelle das
Schlüsselwort <DAT> steht.
Wenn Sie die Serienbrieffunktion nutzen wollen, dann müssen
Sie die Option «Adressendruck»
- 48 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
anwählen. Sie haben dann die Möglichkeit,
Serienbriefe wahlweise ohne Bestätigung der Adresse
drucken zu lassen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 49 -
4.4.2. Texte drucken
Der Ausdruck von Texten läuft ebenfalls über den
Auswahlbereich. Die oben angesprochenen Tasten haben
hier die gleiche Bedeutung.
Wenn Sie einen Text ausdrucken wollen, wählen Sie den
Text mit den Cursortasten aus und drücken Sie dann
«ALT P».
Sie können dann eine Adresse auswählen, die in Ihren
Brief integriert werden soll, indem Sie die Frage
«Adresse übernehmen ?» mit «Ja» beantworten. Geben
Sie dann ein Namenskürzel ein und im oberen rechten
Teil des Bildschirms erscheint die gewünschte
Adresse.
Sie haben jetzt folgende Möglichkeiten:
«BILD unten» nächste Adresse zeigen
«BILD oben» vorherige Adresse zeigen
«F10» Adresse in Brief einfügen und drucken
«ESC» Brief drucken ohne Übernahme einer Adresse
Die Schlüsselwörter <SG> und <DAT> werden nur dann ersetzt, wenn
diese Schlüsselwörter einmalig im Text verwendet werden und Sie
einen Text, der diese Schlüsselwörter enthält, drucken wollen
und dabei angeben, daß eine Adresse übernommen werden soll.
Verlassen Sie jetzt das Adressenmenü, indem Sie im Menü »«ESC»
eingeben.
- 50 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
5.1. Auftragserfassung und Formulardruck
Bei der Auftragserfassung werden drei Vorgänge
unterschieden:
Angebote Rechnungen Gutschriften
(Quittungen)
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Wir wollen folgendes Beispiel nennen, um dies zu verdeutlichen:
Ein Kunde bestellt Ware; Sie wollen (zunächst) eine
Auftragsbestätigung drucken. In diesem Fall erfassen Sie einen
Auftrag als Rechnung, weil der komplette Vorgang auf eine
Rechnung hinausläuft. Wenn Sie den Auftrag erfasst haben,
lassen Sie dann eine Auftragsbestätigung drucken.
Nach der Erfassung eines Auftrags als Angebot kann keine Auftrags-
bestätigung gedruckt werden, weil dies ja ein vollkommen
anderer Vorgang ist. In diesem Fall müssen Sie zunächst das
Angebot als (Vorgang) Rechnung übernehmen (vgl. Menü
«Formulare drucken»).
Die beiden hier genannten Punkte betreffen natürlich
auch die Lieferscheine.
Sie können Adressen von Kunden über einen Namenskürzel oder
die Kundennummer und Artikel über die entsprechenden
Artikelnummern abrufen, wobei die Preise, die Sie in der
Lagerverwaltung festgelegt haben, automatisch übernommen werden. Folgender
Auftrag soll zur Verdeutlichung der Möglichkeiten erfaßt werden:
Die Firma «Badewannen - Fix» hat folgende Artikel bestellt:
2 Stück Badewannen, grün und 1 Stück Waschbecken
Um einen neuen Auftrag (als Rechnungsvorgang) zu
erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Drücken Sie
die Tastenkombination «ALT A» und wählen Sie dann als Vorgang
«Rechnung» aus. Sie können natürlich diese Auswahl auch
schneller über die sogen. Hotkeys vornehmen, indem Sie in diesem
Fall die Taste «F3»«F3» drücken. In dem Auftragsmenü können Sie
außerdem die Auftragsart Netto oder Brutto ändern. Welche
Auftragsart zur Zeit aktiv ist, sehen Sie an dem Häkchen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 51 -
ACHTUNG:
Die Rechnungsart (Netto oder Brutto) kann nachträglich
nicht mehr verändert werden. In diesem Fall ist
entweder die Rechnung zu stornieren oder die Beträge
müssen manuell geändert werden.
Anschließend müssen Sie den Namen des Kunden oder die
Kundennummer eingeben.
Vielleicht erinnern Sie sich, daß wir die Adresse
dieser Firma gespeichert haben. Geben Sie daher
hinter der Aufforderung
«Nachnamen des Kunden oder Kundennummer eingeben»
«bade»
ein.
In den meisten Fällen reicht es aus, wenn Sie ein
Namenskürzel oder die Kundennummer eingeben und die
richtige Adresse wird gefunden. Sie können das Kürzel
für den Namen auch in Kleinbuchstaben eingeben.
Aber selbst dann, wenn nicht der richtige Name
erscheint, ist das kein Grund zur Panik.
Sie können dann wie bei der Adreßverwaltung vorgehen.
Blättern Sie weiter, bis Sie den Namen gefunden haben
und drücken Sie dann die Taste «ENTER». Sollten
Sie den Kunden nicht gefunden haben, können Sie
entweder die Bearbeitung abbrechen (mit «ESC»)
oder den Kunden in die Adress - Datei neu aufnehmen
(mit «F10»).
Sollten Sie sicher sein, daß der Kunde noch nicht
erfaßt wurde, können Sie die Taste «F5» drücken
und den Kunden sofort neu erfassen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, mit «ENTER» die Liste
aller Adressen zu holen. Die Adressen sind zunächst nach
Nachname sortiert. Wenn die Daten anders sortiert sein sollen,
drücken Sie die Taste «F3». Hier stehen 6 Sortierfolgen zur
Verfügung, die durch jeweils erneutes Betägien der «F3»-Taste
gewählt werden können: Hier die Reihenfolge:
1. Name (Standard)
2. PLZ
3. Ort
4. Kennung
5. Kundennummer
6. Debitorennummer
Durch erneutes Drücken der Taste «F3» werden die
Daten wieder nach Nachname sortiert aufgelistet.
- 52 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Mit der Puffersuche haben Sie die Möglichkeit,
bestimmte Daten relativ schnell in dieser Liste zu
finden.
BEISPIEL:
Sie suchen einen Kunden mit dem Namen "Schneider".
+ Sortierung nach «NAME»
+ Gesucht wird der Kunde «Schneider»
+ Geben Sie «S», findet das Programm den ersten
Kundennamen, der mit «S» anfängt (Dabei ist Groß-
und Kleinschreibung unerheblich.)
+ Geben Sie jetzt «chn», springt der Satzzeiger
auf den ersten Kunden mit «Schn»
+ Sie können jetzt mittels der Cursor-Tasten
weitersuchen oder die Puffereingeabe
vervollständigen und damit präzisieren. Je
genauer die Eingabe für den Puffer ist, umso
«treffsicherer» arbeitet das Programm.
+ Der Puffer läßt sich z.B. bei Falscheingabe
mit «ALT L» wieder leeren.
Die gewünschte Adresse können Sie natürlich auch mit den Cursor-
tasten direkt ansteuern und dann mit «ENTER» bestätigen.
Sie können jetzt mit
«ESC» die Bearbeitung abbrechen
«F2» einen Eintrag im Notizfenster vornehmen
«F9» eine neue Adresse erfassen
«F10» die gezeigte Adresse bestätigen
Da wir den Namen schon gespeichert haben und sofort
der richtige Kunde gezeigt wird, brauchen Sie in
diesem Fall nur die Taste «ENTER»«F10» zu drücken.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 53 -
Die Rechnungs- bzw. Angebotsnummer wird Ihnen automatisch
vorgeschlagen und kann ohne weiteres geändert werden. In diesem
Fall wird dann überprüft, ob die eingegebene Rechnungs- bzw.
Angebotsnummer schon vergeben oder ungültig (bei Eingabe von 0
oder 1) ist.
Anschließend erscheint die Rechnungs- bzw. Angebotsnummer in
der oberen rechten Ecke.
In der Spalte unter «Nummer» sehen Sie jetzt ein hell unterleg-
tes Feld, in das die Artikelnummer eingegeben werden muß.
Gleichzeitig erscheint in der untersten Zeile des Bildschirms
eine Hilfe, wie Sie weiterkommen können:
«0» Auftragserstellung beenden
«ENTER» oder Artikelliste aufrufen
«ENTER»«1»
«F2» Direktfakturierung (direkte Eingabe von
Menge, Artikeltext, Preis)
«F3» Eingabe von Zusatztexten
«F4» Anzeige der Gesamtsumme EK-Preis (z.
Bsp. für Nachkalkulation)
«F5» Wechsel in den Korrekturmodus, um
vorhergehende Positionen zu löschen
oder zu ändern
«F7» Komplettübernahme (Nach Eingabe der
Artikelnummer und anschließender
Betätigung der Taste «F7»«F7» wird der
Artikel mit der Menge 1 übernommen).
Falls Sie noch keine Artikelnummer
eingegeben haben, wird wie bei Eingabe
von «F7» die Artikelliste gezeigt.
Geben Sie jetzt die Artikelnummer für die Badewanne
(grün) ein.
Sie haben die Artikelnummer nicht mehr im Kopf ? -
kein Problem: Sie brauchen nur «ENTER» für Bestellnummer
einzugeben und die ersten Artikel werden in einem Fenster am
rechten Bildschirmrand aufgelistet.
Auch wenn Sie eine nicht vorhandene Artikelnummer eingegeben
haben, können Sie entweder die Artikelliste einblenden, einen
einen neuen Artikel erfassen oder mit «ESC» die Eingabe
wiederholen.
Die Artikelliste zeigt u.a. folgende Felder, die zum Teil auch
geändert werden können:
- 54 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
+ Artikelnummer + Lieferant
+ Artikelbeschreibung + Bestand
+ Warengruppe + Rabattfähig
+ Preise (EK, Netto, + Aktualisierung
Brutto)
Folgende Tasten können Sie in der Artikelliste verwenden:
«Pfeil rechts, Pfeil links,
Pfeil oben, Pfeil unten» In der Artikelliste blättern
«ENTER» Felder ändern (nicht bei
allen Feldern)
«ENTER» Artikelnummer in die Rechnungs-
erfassung übertragen (oder «F10»)
«ESC» Suche abbrechen
«SRTG» «BILD unten» Ende der Liste
«STRG» «BILD oben» Anfang der Liste
«F7» Komplettübernahme: Artikelnummer
und Anzahl (1) nehmen
«F3» Ordnung der Artikeldatei ändern
(standardmäßig ist dieArtikeldatei
nach Artikelnummer sortiert).
Wenn Sie «F3» drücken, dann wird
eine Sortierung nach Artikelbe-
zeichnung erreicht, usw.
Die jeweilige Sortierungsart sehen
Sie links unten der Liste
TIP:
(Puffersuche): Bei Eingabe einer Zahl oder Buchstaben wird
sofort in der Artikelliste der erste Datensatz mit dem
eingetippten Merkmal gesucht.
BEISPIEL:
Sie suchen in der Artikelliste die bestellte Badewanne
Sie tippen «b» ein; in der Artikelliste wird der
erste Datensatz mit einer Artikelbezeichnung, der
mit "b" beginnt, angesteuert, wenn eine Sortierung
nach Artikelbezeichnung vorliegt. Diese Möglichkeit
besteht natürlich auch, wenn die Artikel nach
Artikelnummern sortiert sind.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 55 -
Der zugehörige Artikel wird angezeigt, so daß Sie
hier kontrollieren können, ob Sie den richtigen
Artikel gewählt haben. Das Programm schlägt dabei
automatisch als Verkaufsmenge 1 Stück vor. Wenn Sie
einen Artikel mit einer Stückzahl von 1 verkaufen
wollen, steht Ihnen auch eine andere Möglichkeit zur
Verfügung. Nach der Eingabe der Artikelnummer können
Sie die Taste «F7» für Komplettübernahme drücken. In
diesem Fall brauchen Sie die Anzahl nicht mehr mit
«ENTER» zu bestätigen.
In der unteren Zeile erhalten Sie eine Information
über den aktuellen Lagerbestand, wenn Sie für diesen
Artikel festgelegt haben, daß der Artikelbestand
aktualisiert werden soll.
Sie können jetzt auch über «ALT A» Maße (z. Bsp. Menge mal
Breite) eingeben. In diesem Fall erscheint ein Fenster und Sie
können Werte für die Länge, die Breite und die Höhe eintippen.
Wenn Sie den Wert für die Höhe leer lassen, geht das Programm
davon aus, daß Sie nur die Länge und die Breite in die Berech-
nungen einfließen lassen wollen.
Anschließend wird der errechnete auf 2 Nachkommastellen
gerundete Wert in das Feld für die Anzahl geschrieben und die
Formel wird automatisch in eine der Zusatzzeilen geschrieben,
sofern noch Platz vorhanden ist.
Im Beispiel müssen Sie dann «1» für die Artikelanzahl eingeben.
Bestätigen Sie anschließend alle anderen Eingaben mit der
«ENTER»«ENTER» - Taste.
In der unteren Zeile sehen Sie alle Möglichkeiten, die Sie jetzt
haben:
«F5» Änderungen vornehmen (auch Einzelrabatt, Steuer)
«F6» Preisgruppe (1-5) wählen
«F8» Position löschen
«ENTER» Richtig - Position übernehmen
Sie werden sich vielleicht fragen, warum bei der Anzahl jetzt
auch Nachkommastellen auftauchen. Das ist natürlich bei unserer
Badewanne zwar wenig sinnvoll - allerdings gibt es ja auch
Artikel, z.B. Arbeitsstunden, die auf diese Weise ebenfalls
erfaßt werden können. Die Nachkommastellen werden allerdings
bei der Rechnungserstellung dann nicht ausgedruckt, wenn dort
nur der Wert 0 auftaucht:
z.B. 1.00 Waschbecken ergibt 1 Waschbecken
und 2.5 Arbeitsstunden ergibt 2.5 Arbeitsstunden
- 56 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
TIP:
Wenn alle Eingaben so übernommen werden sollen, wie sie
auf dem Bildschirm stehen, dann brauchen Sie nur die
Taste «BILD ò»«PgDn» zu drücken. So ersparen sie sich
die mehrmalige Bestätigung mit «ENTER».
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 57 -
Bei den Badewannen wäre es jetzt sinnvoll, daß die
Anzahl direkt aus dem Lager abgebucht wird, wenn eine
Rechnung erstellt wird. Bei der Erstellung eines
Angebots wird selbstverständlich der Artikelbestand
nicht geändert. Das geschieht allerdings nur, wenn
Sie das Feld «Bestand aktual.» in der Lagerverwaltung mit «J»
für «Ja» ausgefüllt haben.
Angenommen, Sie haben von diesen Badewannen zur Zeit keine auf
Lager, dann erscheint in der unteren Zeile des Bildschirms eine
Menüleiste mit folgenden Optionen:
«F9» Lagerbestand ignorieren
«F10» Vorhand. Bestand liefern, falls nicht ausverkauft.
«ESC» Bearbeitung dieser Position abbrechen.
In unserem Fall ist gerade eine Lieferung Badewannen
gekommen, so daß Sie die Taste «F9» drücken können. Dann wird
automatisch in der Lagerverwaltung für diesen Artikel ein
Bestand von -2 notiert (weil der Artikel vorher ausverkauft war).
Falls beispielsweise nur noch 1 Badewanne auf Lager ist und Sie
haben nicht gerade eine Lieferung Badewannen bekommen, dann
können Sie auch - falls der Kunde einverstanden ist -
zunächst diese 1 Badewanne verkaufen. In diesem Fall müssen Sie
die Taste «F10» drücken. Natürlich brauchen Sie den aktuellen
Bestand nicht im Kopf zu haben: die vorhandene Stückzahl wird
jeweils auf dem Monitor an gezeigt.
Falls der Kunde allerdings unbedingt 2 Badewannen kaufen will
und er mit Ihrem Angebot, die vorhandene Badewanne zu kaufen,
nicht einverstanden ist, bleibt Ihnen nichts anderes übrig,
als die Taste «ESC» zu drücken und damit die Bearbeitung dieser
Position abzubrechen.
Wenn Sie mit Ihrer Eingabe einverstanden sind, drücken Sie die
Taste «ENTER».
Jetzt ist im Formular die erste Auftragsposition komplett:
Anschließend wird die (bisherige) Rechnungssumme in dem Fenster
oben rechts gezeigt. Sollten Sie feststellen, daß Sie bei einer
vorherigen Position einen Fehler gemacht haben, gelangen Sie
durch «F5» in den Korrekturmodus.
Hier können Sie dann wieder Positionen ändern bzw.löschen.
Mit «ESC» verlassen Sie den Korrekturmodus.
Der Kunde hatte noch zusätzlich ein Waschbecken 2.
- 58 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Wahl bestellt. Geben Sie jetzt die nächste Position ein:
+ Bestellnummer «100» eingeben
+ Mit «ENTER» Artikelnummer bestätigen
+ Mit «ENTER» Anzahl bestätigen (oder ändern)
+ Mit «ENTER» die gesamte Position bestätigen
Damit haben Sie alle Artikel erfaßt, die der Kunde bestellt
hatte und Sie können den Programmteil verlassen, indem Sie
«0» eingeben.
Bei der Rechnungserfassung stehen Ihnen folgende Optionen zur
Verfügung:
Direktfakturierung: Mit der Taste «F2» im Feld Artikelnummer
können Sie direkt fakturieren: In diesem Fall erscheinen drei
Leerzeilen, in die Sie den Fakturierungstext eingeben können.
Nach der Eingabe von Stückzahl und Preis müssen Sie den
Mehrwertsteuersatz eingeben. Dabei sind die Mehrwertsteuersätze
möglich, die Sie bei der Installation festgelegt haben und der
Mehrwertsteuersatz 0. Direkt fakturierte Artikel sind nicht
rabattfähig.
Zusatztext: Sie können auch mit der Taste «F3» einen Zusatztext
vorsehen. In diesem Fall wird für Menge und Preis jeweils «0»
vorgesehen. Die so erfaßte Position wird dann automatisch der
vor hergehenden Position zugeordnet und erhält dementsprechend
in den verschiedenen Formularen keine Positionsnummer.
Selbstverständlich werden bei Zusatztexten keine Preise und
Mengen gedruckt.
Zwischensummen: Wenn Sie in Ihrer Rechnung Zwischensummen
benötigen, geben Sie bei der Auftragsbearbeitung als Artikelnum-
mer «<summe>» ein.
Auf dem Bildschirm sieht diese Position zwar aus wie eine direkt
fakturierte Position (Preise=0.00, etc.), aber beim Ausdruck
wird jeweils die Summe berechnet,indem die Gesamtpreise summiert
werden und zwar entweder aber der ersten Position oder ab der
letzten Zwischensummenposition.
Akonto-Zahlungen: Falls Ihr Kunde bereits eine Teilzahlung im
Voraus geleistet hat, können Sie über die Eingabe von «<akonto>»
eine entsprechende Position vorsehen. Als Standardtext er-
scheint dann «Abschlagszahlung». Dieser Text kann natürlich
beliebig geändert werden.
Bei der Erfassung einer Rechnung auf Nettopreisbasis (vgl.
«Voreinstellungen»), wird zusätzlich der Bruttogesamtpreis gezeigt. Bei der Änderung bzw.
Löschung von Positionen wird der neue Betrag erst dann berechnet,
wenn Sie die «Korrektur» verlassen haben.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 59 -
Wenn Sie die Rechnungserfassung mit «0» abgeschlossen haben,
erscheint anschließend das Menü «Formulare drucken»:
Die hier genannten Punkte sind natürlich abhängig davon,
welche Auftragsart Sie gewählt haben. Wenn Sie beispielsweise ein
Angebot erstellt haben, dann erscheint statt der o.g. Auswahl die
folgende Auswahl:
In unserem Fall wählen Sie «Rechnung oder Quittung drucken» aus.
Die gerade erfaßte Rechnungsnummer wird dann vorgeschlagen, so daß
Sie die Nummer nur noch mit «ENTER» zu bestätigen brauchen.
Außerdem können Sie das Rechnungsdatum ändern oder bestätigen.
Jetzt kommt ein Erfassungsbogen für den Rechnungsausdruck:
Die Standardeinstellungen können Sie verändern, indem Sie die Frage
«Voreinstellung richtig ?» mit «N» beantworten.
Dann muß die Frage beantwortet werden, ob Sie dem Kunden
Rabatt gewähren wollen. Dabei wird automatisch der Rabattsatz
vorgeschlagen, den Sie bei der Erfassung des Kunden festgelegt
haben.
Diese Frage wollen wir in unserem Beispiel mit «J» beantworten und
anschließend den Rabattsatz eingeben («1,5»).
Die Frage «Ausland (ohne Steuer)» ist insofern von Bedeutung, daß
an dieser Stelle dafür gesorgt werden kann, daß eine Rechnung ohne
Ausweisung der Steuer gedruckt wird, so daß es nicht notwendig ist,
bei der Auftragserfassung die einzelnen Positionen zu ändern.
(Nähere Informationen, vergl. «Stammdaten»)
Dieser Eintrag kann nicht geändert werden, sondern ist abhängig von
den Eintragungen beim Kunden.
Wenn Sie die nächste Frage («Druck Langtexte ?»)- mit «J»
beantworten, werden die Langtexte - falls vorhanden - gedruckt.
Beantworten Sie die Frage, ob der Kunde bezahlt hat. Der Kunde in
unserem Beispiel zahlt die Rechnung gleich und deswegen muß auf
diese Frage «J» eingegeben werden.
Da der Kunde in bar bezahlt hat, berücksichtigen wir auch noch
Skonto. Beantworten Sie also die nachfolgende Frage entsprechend
mit «J».
An dieser Stelle möchten wir auf Rabatt und Skonto etwas näher
eingehen, damit Sie sehen, in welcher Weise die Abzüge jeweils
berücksichtigt werden:
- 60 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
1. Rabatt
In der Lagerhaltung legen Sie fest, welche Artikel «rabattfähig»
sind, d.h. es könnteja sein, daß Sie manche Artikel so knapp
kalkuliert haben, daß Sie auf keinen Fall Rabatt geben können.
Wenn in der Rechnung Artikel auftauchen, die rabattfähig sind
und andere, die nicht rabattfähig sind, dann wird der Rabatt
nur für die rabattfähigen Artikel berechnet. Dies gilt
allerdings nicht für den Einzelrabatt. Bei Rechnungen, die auf
der Basis der Bruttopreise erstellt werden, wird der Rabatt auf
den Bruttopreis berechnet.
2. Skonto
Wenn Sie die Frage «Kann der Kunde Skonto erhalten ?»
mit «N» beantworten, dann wird auch dann kein Skonto berücksich-
tigt, wenn der Kunde innerhalb der Frist, die Sie bei der
Installation (Option «10» im Hauptmenü) festgelegt haben, die
Rechnung begleicht.
Haben Sie die Frage mit «J» beantwortet und der Kunde zahlt in
bar oder innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist, dann wird
von dem Bruttobetrag automatisch Skonto in Höhe des von Ihnen
festgelegten Prozentsatzes abgezogen.
Auch die Höhe des Prozentsatzes wird bei den Voreinstellungen
festgelegt.
Der Betrag, den der Kunde in diesem Fall bezahlen muß, wird dann
auf dem Bildschirm angezeigt.
Sie haben dann die Möglichkeit, die Zusatzzeile und die Fußzeilen
der Rechnung vor dem Ausdruck zu verändern, um zum Beispiel andere
Zahlungsbedingungen festzulegen.
Hierzu stehen Ihnen auch die anhand der Funktionstasten abrufbaren
Texte zur Verfügung, die Sie auch jetzt noch mit «F10» einsehen
und gegebenenfalls verändern können.
Die auf den Tasten «F8» und «F9» gespeicherten Texte sind nicht
änderbar, da diese Texte auf der Grundlage der in der Systeminstal-
lation angegebenen Konditionen (Skonto- und Mahnungsfrist, etc.)
automatisch die abhängig vom Rechnungsdatum ermittelten Daten
integrieren.
ACHTUNG:
Bei Auslandskunden wird unter die normalen drei Fußzeilen noch
eine zusätzliche Zeile gedruckt. Dieser Text entspricht dem
Text der auf der Taste «F7»liegt. Daher sollte man diesen Text
für die Taste «F7» unbedingt anpassen, falls man mit Auslands-
kunden zu tun hat.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 61 -
Wenn Sie die Frage «Ausland (ohne Steuern)» mit «J» beantworten,
wird bei allen Positionen automatisch die Steuer auf 0 gesetzt,
ohne daß Sie während der Auftragserfassung den Steuersatz auf 0
ändern müssen.
Vor dem Ausdruck können Sie angeben, welches Formular (1 bis 3) Sie
wählen können und wieviel Exemplare der Rechnung Sie benötigen. Die
Anzahl der Exemplare können Sie in der Voreinstellung gegebenen-
falls ändern.
Wenn Sie in den Voreinstellungen die Frage «Verkäuferstatistik ?»
mit «J» beantwortet haben, dann können Sie zusätzlich eine Verkäufernummer
angeben ansonsten entfällt die Nachfrage. (6)
Wenn die Rechnung länger als eine Seite ist, werden Sie aufge-
fordert, eine neue Seite einzulegen, falls Sie bei den
Voreinstellungen die Frage «Seitenwechsel bestätigen?» mit «J»
beantwortet haben.
Damit liegt Ihnen die erste Rechnung, die Sie mit diesem
Programm geschrieben haben, vor.
Die Erstellung von Angeboten verläuft genau wie die Erstellung
der Rechnungen. Der Unterschied besteht im Prinzip nur darin,
daß der Artikelbestand natürlich nicht aktualisiert wird.
Angebote können als Rechnungen übernommen werden (vgl. Menü
«Formulare drucken»).
____________________
(6) Diese Option steht nur in der Version 3.0 zur
Verfügung.
- 62 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Bei der Erstellung von Gutschriften müssen Sie berücksichtigen,
daß negative Mengen erfaßt werden müssen (erfolgt über das
Programm automatisch). Aus diesem Grund müssen Sie nach der
Eingabe der Anzahl angeben, ob die eingegebene Anzahl
zurückgebucht werden soll.
BEISPIEL:
Ein Waschbecken (Art.-Nr. 10015) wurde vom Kunden aufgrund eines
Fehlkaufs zurückgegeben.
Bei Eingabe von «1» für die Anzahl, wird der Gesamtbetrag dann als
negativer Betrag auf dem Bildschirm ausgegeben. Verlassen Sie die
Erfassungsmaske durch Eingabe von «0» für Artikelnummer.Die
Gutschrift können Sie über das Menü «DRUCK» -> «Gutschrift» oder
direkt über «STRG F7» ausdrucken.
ACHTUNG:
Wenn Sie die Anzahl einer Position bei einer Gutschrift zu einem
späteren Zeitpunkt über «KONTROLLE» korrigieren, wird in jedem Fall
eine Korrektur des Artikelbestandes vorgenommen.
Verlassen Sie die Auftragserstellung, indem Sie bei
der Anweisung «Nachname des Kunden oder Kundennummer
eingeben:» «ESC» drücken.
5.2. Barverkauf
Beim «Barverkauf» ist die Benutzerführung hinsichtlich einer
schnelleren Eingabe leicht geändert worden: Nach Auswahl dieses
Punktes gelangt man nach Bestätigung oder Eingabe des Quittungs-
datums sofort in die Auftragserfassung, bestätigt oder ändert
die Rechnungs- bzw. Quittungsnummer, bestätigt oder ändert je
nach Einstellung die Verkäufernummer. Anschließend geben Sie die
Artikelnummer ein oder wählen eine Artikelnummer aus der Liste
aus. Die Bestätigung einer Position erfolgt dann über die Taste
«ENTER» (zusätzlich) oder «F10». Eine Bestandsüberprüfung mit
einem entsprechenden Hinweis erfolgt beim Barverkauf nicht.
Der Barverkauf wird mit Eingabe «0» beendet. Dann erscheint der
Gesamtbetrag. Nach Eingabe des gezahlten Betrages erfolgt eine
Berechnung des Wechselgeldes und Sie geben dann an, auf welche
Weise der Betrag gezahlt worden ist.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 63 -
ACHTUNG:
Wenn Sie bei den Voreinstellungen (vgl. «Installation»)
eingegeben haben, daß die Quittungen als Bons mit 40
Zeichen Breite gedruckt werden soll, dann müssen Sie
darauf achten, daß Fuß- und Kopfzeilen entsprechend
eingegeben werden. Texte über 40 Zeichen werden rechts
abgeschnitten. Außerdem werden beim Ausdruck als Bon je
Zeile nur die ersten 20 Zeichen der Artikelbezeichnung
berücksichtigt.
5.3. Formulare drucken;
Der Ausdruck von Formularen kann über den Menüpunkt
«Druck» im Hauptmenü erfolgen. Dieser Punkt kann
entweder über die Tastenkombination «ALT D» gewählt
werden oder Sie können den Druck eines bestimmten
Formulars direkt über einen Hotkey erreichen. Zum
Beispiel können Sie über die Tastenkombination «STRG
F3» sofort eine Rechnung oder Quittung drucken lassen.
Sie haben sicherlich schon bemerkt, daß eine einheitliche Linie
für die Hotkeys gewählt wurde: Rechnung erstellen mit «F3»,
Rechnung bearbeiten mit «ALT F3» und Rechnung drucken mit
«STRG F3».
Fuß- und Kopfzeilen zu allen o.g. Formularen können
im Rahmen der Systeminstallation gestaltet werden.
Sie haben vor dem Ausdrucken noch die Möglichkeit verschiedene
Voreinstellungen zu ändern.
Die feste Skontozeile (Zeile 9 - vgl.Formulareinstellungen)
bezieht sich immer auf die in den Voreinstellungen festgelegte
Skontofrist bzw. - satz.
- 64 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Wenn für einen Kunden beispielsweise ein anderer Satz
vereinbart worden ist, dann muß die Zeile vor dem Ausdruck in
der Maske «Formularausdruck» noch geändert werden, wenn Sie
diese Zeile standardmäßig für Ihr Formular vorgesehen haben.
Wenn Sie eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Auftragsbe-
stätigung drucken wollen, wählen Sie den entsprechenden Punkt
aus und geben Sie dann die gewünschte Rechnungsnummer ein. Auch
hier haben Sie die Möglichkeit, sich zunächst mit Eingabe von
«1» oder «ENTER» eine Liste der Rechnungen zeigen zu lassen.
Im Rahmen dieser Liste können Sie zusätzlich folgende
Informationen entnehmen:
a) Ein Häkchen «√» unter der Spaltenbezeichnung «Gedr» deutet darauf hin, daß diese Rechnung bzw.
Gutschrift bereits zu irgendeinem Zeitpunkt gedruckt wurde.
b) Ein Häkchen «√» unter der Spaltenbezeichnung «Gutschr» deutet
darauf hin, daß es sich bei diesem Vorgang um eine Gutschrift
handelt.
c) Unter Der Spaltenbezeichnung «Art» sehen Sie, ob der Vorgang
als Netto- oder Bruttofakturierung erfaßt wurde.
d) Wenn unter den Spaltenbezeichnungen «Auftragsbest», «
Lieferschein», etc. «Nein» eingetragen ist, verdeutlicht dies,
daß noch keine Auftragsbestätigung, Lieferschein gedruckt
worden ist.
ACHTUNG:
Ein Ausdruck von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Etiketten,
Überweisungen, Nachnahmen, etc. ist bei Angeboten nicht möglich.
Erst nach Übernahme können diese Formulare gedruckt werden.
Bei Etiketten, Nachnahmezetteln, Lastschriften und Überweisungs-
formularen können Sie angeben, von welcher Rechnungsnummer bis
zu welcher Rechnungsnummer gedruckt werden soll.
5.3.1. Teillieferscheine drucken
Bei Lieferscheinen können Sie wahlweise auch Teillieferscheine
drucken lassen, d.h. es werden nur Positionen auf dem
Lieferschein berücksichtigt, die bisher noch auf keinem
Lieferschein gedruckt worden sind, es sei denn Sie hätten den
Lieferstatus dieser Position geändert.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 65 -
Teillieferscheine dienen beispielsweise dazu, sogen. Monats-
rechnungen zu erstellen.
- 66 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
BEISPIEL:
Ein Kunde bestellt am 10.5.93 eine Badewanne und ein Wasch-
becken.
Sie erfassen einen neuen Auftrag («Auftragserfassung»),
die beispielsweise die Auftragsnummer 910123 erhält, und geben
die entsprechenden Artikel ein. Anschließend beenden Sie die
Erfassung mit «0» und wählen dann im Menü «Formulare drucken»
den Lieferscheindruck aus. Hier geben Sie dann an, daß ein
Teillieferschein gedruckt werden soll.
Am 15.5.93 bestellt der gleiche Kunde zwei Spiegelschränke. In diesem Fall wählen Sie im
Hauptmenü «Kontrolle», wählen anschließend «Rechnung» als
Auftragsart aus und geben dann die bereits vergebene
Auftragsnummer (910123) ein. Sie befinden sich dann
anschließend wieder in der Auftragserfassung und geben die o.a.
Artikel ein.
Danach wählen Sie im Menü «Formulare drucken» den Punkt
«Lieferschein drucken» aus und geben dann wiederum an, daß ein
Teillieferschein gedruckt werden soll.
Am Monatsende lassen Sie dann die komplette Rechnung drucken,
indem Sie im Hauptmenü «Formulare drucken» und dann «Rechnung
oder Quittung drucken» wählen und die Rechnungsnummer 910123
eingeben.
Sie können überprüfen, welche Artikel bereits auf einem Teil-
lieferschein gedruckt worden sind, indem Sie über «Kontrolle»
den entsprechenden Auftrag wählen, dort in den Korrekturmodus
gehen (mit «F5»). Wählen Sie dann mit den Cursortasten die
Position aus, die Sie kontrollieren wollen und drüc-
ken Sie dann wiederum die Taste «F5» für «Position ändern». Hier
erscheint dann ein Fenster mit folgenden Informationen:
Lieferstatus (Ja oder Nein), Steuersatz und (Einzel-)rabattsatz.
Eine andere Möglichkeit dies zu überprüfen, besteht über den
Dateimanager, Option «Positionen».
5.4. Auftrag bearbeiten
5.4.1..Position nachträglich löschen
Einen Tag später meldet sich der Kunde und möchte den
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 67 -
Artikel mit der Nummer 9100 (Waschbecken) zurückgeben. Die
Rechnung muß also geändert oder eine Gutschrift erstellt werden.
In diesem Fall müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Bearbeiten», indem Sie
diesen Punkt über «ALT B»«ALT B» anwählen oder mit dem Hotkey
«ALT F3» den entsprechenden Vorgang starten.
- 68 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Ist Ihnen die Rechnungsnummer bekannt, geben Sie diese jetzt
ein. Bei Eingabe von «ENTER» oder «1» sehen Sie
alle Rechnungsnummern mit den zugehörigen Kunden und
weiteren Informationen; mittels der Cursortasten
können Sie sich durch die einzelnen Felder bewegen.
Die gewünschte Rechnungnummer können Sie nun
auswählen; die Übernahme erfolgt durch Eingabe von
«ENTER».
Die gesuchte Rechnung hatte die Nummer 2.
Setzen Sie also den Cursorbalken auf den entsprechenden Daten-
satz ein und bestätigen Sie diese durch «ENTER», die Rechnungs-
nummer erscheint im Eingabefeld und kann nun bestätigt werden.
Auf dem Bildschirm erscheint wieder das von der Auftragserstel-
lung bekannte Formular. Da Sie diese Rechnung korrigieren
wollen, drücken Sie die Taste «F5» und Sie gelangen in den
«Korrekturmodus». In unserem Beispiel wird jetzt die Position
mit der Artikelnummer 9000 gezeigt. Mit der Cursortaste «hoch»
können Sie sich die vorhergehende Position ansehen. Da diese
Position gelöscht werden soll, drücken Sie die Taste «F8».
Nach der Sicherheitsabfrage: «Position wirklich löschen ?», die
Sie mit «Ja» beantworten, enthält die Rechnungsnummer 2 nur noch
die Position 1. Sie können das leicht nachprüfen, wenn Sie die
Positionen durchblättern.
Selbstverständlich wird die Anzahl der fälschlicherweise
verkauften Artikel wieder dem Lager zugeführt, falls dies in der
Artikelverwaltung vermerkt ist.
Damit wäre der erste Schritt erledigt und Sie können den
Korrekturmodus wieder mit «ESC» verlassen und anschließend die
«Kontrolle» mit «0» verlassen.
Sie können dann die geänderte Rechnung direkt wieder ausdrucken.
Die vorher falsch gedruckte Rechnung wird natürlich in der
Buchhaltung (Zahlung buchen) in der korrigierten Version
gespeichert, so daß damit alles erledigt ist. Auch der
Lagerbestand wird - wenn notwendig - aktualisiert. Sollte
bereits eine Zahlung für diese Rechnung eingegangen sein,
erscheint eine entsprechende Warnung auf dem Monitor.
Die folgenden Möglichkeiten verlaufen an sich sehr ähnlich, so
daß wir an dieser Stelle nur stichwortartig darauf eingehen
wollen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 69 -
5.4.2. Position ändern
Falls Sie eine Anzahl, einen Fakturierungstext oder einen Preis
falsch eingegeben haben, gehen Sie folgendermaßen vor (Beispiel
für Änderung der Anzahl):
- 70 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
1. Sie wählen «Bearbeiten», wählen die Rechnungsnummer (s.o.) und suchen die entsprechende
Position. Mit «F5» gelangen Sie in den Korrekturmodus und
können Änderungen durchführen, nachdem Sie nochmals die Taste
«F5» gedrückt haben.
Ändern können Sie folgende Informationen: Artikelbezeichnung,
Einzelpreis, Steuersatz, Einzelrabatt, Lieferstatus.
Anschließend verlassen Sie die «Kontrolle».
2. Lassen Sie die geänderte Rechnung ausdrucken
5.4.3. Falsche Artikelnummer
Sollte Ihnen dieses Mißgeschick passieren, dann müssen Sie die
Position mit der falschen Artikelnummer zunächst löschen und
anschließend eine neue Position mit dem «richtigen» Artikel
erfassen.
5.4.4. Falscher Kunde
Normalerweise werden Sie spätestens dann, wenn das Rechnungs-
formular auf dem Bildschirm erscheint, in dem oben links der
Name des Kunden erscheint, merken, wenn Sie einen falschen
Kunden gewählt haben. Sie brauchen in diesem Fall nur sofort bei Artikelnummer
«0» einzugeben und die Rechnung wird storniert. Die Rechnungs-
nummer steht dann weiter zur Verfügung.
5.4.5. Positionen nachträglich zufügen
Positionen können auch nachträglich zugefügt werden:
Suchen Sie die entsprechende Rechnung über die Rechnungsnummer
und geben Sie die neue Position ein.
Positionen können nicht zwischen bereits vorhandenen
Positionen eingefügt werden.
5.4.6. Geänderten Auftrag ausdrucken
Nach der Änderung erscheint das gleiche Druckauswahlmenü wie
nach der Erfassung von Aufträgen, Lieferscheinen etc..
Sie können Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Auf-
tragsbestätigungen und Gutschriften auch zu einem späteren
Zeitpunkt ausdrucken lassen bzw. leicht
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 71 -
Duplikate erstellen, wenn die Positionen noch gespeichert sind:
Wählen Sie in diesem Fall den Punkt «DRUCK» im Hauptmenü, wählen
das entsprechende Formular und geben dann die Rechnungsnummer
ein.
Anschließend erscheint der Erfassungsbogen für den Ausdruck, in
dem Sie dem Programm in der oben beschriebenen Weise mitteilen,
welche Rechnungen z.B.in welcher Form ausgedruckt werden sollen.
- 72 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
6. Zahlungen erfassen
Über «ALT O» für "Offene Posten" besteht die Möglichkeit,
Rechnungen zu verbuchen.
Hier werden die wichtigsten Daten aufgelistet.
«N» bei «Bezahlt» zeigt Ihnen, daß der Kunde noch nicht bezahlt
hat. Zusätzlich erscheint der Hinweis «OFFEN». Im Zusammenhang
damit ist natürlich auch das Rechnungsdatum von Bedeutung.
«J» bei Skonto bedeutet, daß Sie dem Kunden Skonto gewähren,
wenn innerhalb einer von Ihnen festgelegten Frist die Rechnung
bezahlt wird.
«J» bei Rabatt bedeutet, daß Sie dem Kunden Rabatt gewährt haben.
«0» bei Mahnung bedeutet, daß der Kunde noch keine Mahnung
erhalten hat. Eine andere Zahl zeigt, welche Mahnung der Kunde
bereits erhalten hat (z.Bsp.: 2 - 2. Mahnung).
Weiter wird hier das Mahnungsdatum angezeigt, darunter die
Mahnstufe, die Zahlungsart und die Kontonummer (bei Einsatz von
CTO Fibu).
Unter «Letzte Zahlung» befindet sich das Datum, an dem zuletzt
eine Teilzahlung eingegangen ist, darunter die Höhe des zuletzt
verbuchten Zahlungsbetrags.
Ganz unten rechts steht - soweit vergeben - die Debitorennummer.
Über der Fußzeile wird die aktuelle Sortierung angezeigt, die
anhand der Taste «F3» geändert werden kann.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 73 -
BEISPIEL:
Wir wollen jetzt annehmen, daß der Kunde die Rechnung
(Rech.-Nr. 90021) bezahlt hat. Dann müssen Sie diese Zahlung
erfassen, indem Sie folgendermaßen vorgehen:
+ Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt «OP», dann die Option
«Zahlung erfassen.
+ Sie können jetzt die Rechnungsnummer oder den
Namen des Kunden eingeben oder aber sich bei
Eingabe von «ENTER» alle Rechnungsnummern mit den
Namen der Kunden auflisten .i.Rechnungsnummern
mit den Namen der Kunden auflisten ;lassen, die
bereits ausgedruckt worden sind und diese dann
mit den Cursortasten auswählen und mit «ENTER» übernehmen..
Geben Sie in unserem Fall «3» für die Rechnungsnummer ein.
+ Auf dem Bildschirm erscheint jetzt die oben
gezeigte Maske. In der Menüzeile sind alle
Optionen aufgezeigt, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Da es sich bei der gezeigten Rechnung um die
gewünschte handelt, brauchen Sie nicht
weiterzublättern, sondern drücken die Taste
«F9» für «verbuchen».
Achten Sie auch auf das Feld «Bezahlt», hier ist
noch «N» eingetragen.
+ Sicherheitshalber erscheint jetzt noch mal die
Frage «Zahlung erfassen ?», die Sie mit «JA»
beantworten. Der Kunde bezahlt die Rechnung am 22.08.93.
Sie müssen die Zahlung nicht unbedingt am gleichen
Tag erfassen, weil Sie immer die Möglichkeit haben,
das Datum zu ändern. Wenn Sie also am 22.08.93
nicht dazu gekommen sind, die Zahlung zu erfassen
und Sie wollen dies am 23.08.93 nachholen, dann
brauchen Sie nur das Datum, das erscheint, wenn Sie
die Buchung bestätigt haben, zu ändern.
- 74 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
In der Menüzeile erscheint die Meldung:
Zahlungsdatum: 23.08.87 (Ändern oder ENTER)
(Das Systemdatum wird automatisch übernommen)
Da das Datum geändert werden soll, überschreiben
Sie 23 mit 22 und drücken dann die «ENTER»- Taste.
Sie haben bei der Rechnungserstellung festgelegt,
daß der Kunde Skonto erhalten soll, wenn er
innerhalb von - nehmen wir mal an - 10 Tagen
bezahlt. Wenn die Rechnung schon nach 5 Tagen
bezahlt ist, wird automatisch Skonto von dem
bisherigen Gesamtbetrag abgezogen und der neue
Preis erscheint in der unteren Menüzeile.
Dann können Sie diesen Preis entweder bestätigen
oder ändern. Beispiel:
Neuer Gesamtbetrag (- Skonto:) 747.95 (Ändern oder ENTER)
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 75 -
ACHTUNG:
Bitte beachten Sie, daß eine Neuberechnung der
Steuerbeträge nicht möglich ist, wenn Sie den o.g.
Betrag abzüglich Skonto ändern. Insofern ist die
«sauberste» Lösung, daß Sie die Rechnung entsprechend
ändern und dann neu ausdrucken lassen.
Sollte der Kunde nicht innerhalb dieser Frist bezahlt haben,
dann können Sie noch entscheiden, ob Sie trotzdem Skonto
gewähren wollen.
Anschließend können Sie mit «ENTER» die Zahlungsart wählen (
Bar, Scheck, Überweisung). Die Zahlungsart ist für das
integrierte Kassenbuch von Bedeutung.
Wenn Sie sich jetzt das Feld «Bezahlt» ansehen, dann
können Sie beobachten, daß dort «J» eingetragen worden ist und
der Preis sich geändert hat (nur bei Skonto), sowie das
Zahlungsdatum vermerkt ist.
Mit der Taste «F8» können fälschlicherweise erfaßte (gedruckte
und nicht gedruckte) Rechnungen storniert werden.
Wenn Sie Teilzahlungen verbuchen wollen, drücken Sie die Taste
«F5». Anschließend müssen Sie den Betrag und das Zahlungsdatum
eingeben. Das Programm berechnet dann automatisch den Restbetrag.
TIP:
Bei der Stornierung einer nicht gedruckten Rechnung müssen Sie
folgendermaßen vorgehen: Geben Sie zunächst eine Rechnungsnummer
ein, die bereits gedruckt worden ist und anschließend drücken Sie
die Taste «F8».
Anschließend geben Sie dann die Rechnungsnummer ein und nach einer
Sicherheitsabfrage wird diese Rechnung gelöscht.
Die Taste «F6» (Offene Posten) funktioniert praktisch wie ein
Lichtschalter: Wenn Sie einmal diese Taste drücken, enthält die
Datei (optisch) nur noch die «offenen Posten». Um dies deutlich
zu machen, sehen Sie auch am oberen rechten Bildrand den Text
«Nur offene Posten». Wenn Sie anschließend nochmal die Taste
«F6»«F6» drücken, dann enthält die Datei wieder alle Posten (in
diesem Fall sehen Sie den Text «Alle Posten»).
Verlassen Sie jetzt diesen Programmteil, indem Sie die Taste
«ESC»«ESC» drücken.
- 76 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
6.1. Schnittstelle zu CTO EA
Wenn Sie unser Programm CTO EA (Umfangreiche Einnahmen -
Ausgaben - Überschußrechnung mit Anlagenbuchhaltung)
zusätzlich erworben haben, dann werden automatisch bezahlte
Rechnungen verbucht.
Nachdem Sie die entsprechende Rechnung mit «F9» verbucht haben,
das Datum und evtl. den Betrag bestätigt oder geändert haben,
erscheinen auf der rechten Bildschirmseite die Buchungstexte
(für Einnahmen und Ausgaben) und die diesen Buchungstexten
zugeordneten Kontenklassen.
Wir haben hier eine relativ genaue Unterscheidung der Buchungs-
texte innerhalb der einzelnen Konten vorliegen. Man könnte
natürlich auch beispielsweise ein einziges Konto einrichten und
als Buchungstext «Programmverkauf» wählen.
Wir wollen annehmen, daß eine Rechnung über den Verkauf einer
Registrierung CTO EHO mit Handbuch verbucht werden soll. In
diesem Fall wandert man mit dem Cursor auf den entsprechenden
Buchungstext und drückt dann die Taste «F10».
Sicher ist es sinnvoll, wenn zunächst in der Einnahmen -
Ausgaben - Überschußrechnung CTO EA (zumindest) ein Kontenplan
angelegt wird, damit nicht später ein heilloses Durcheinander
entsteht.
Wenn Sie für eine Buchung noch keinen Buchungstext vorgesehen
haben, dann blättern Sie solange vorwärts(mit «BILD unten»), bis
Sie einen freien oder nicht mehr benötigten Buchungstext finden,
drücken Sie dann «ENTER» und geben Sie den Buchungstext ein.
Die Eingabe schließen Sie durch Drücken der Taste «ENTER» wieder
ab. Anschließend gehen Sie mit dem Cursor in die Spalte «EA» -
für die Kontenklasse - und geben da die entsprechende
Kontenklasse ein. Bewegen Sie dann den Cursor wieder in die
Spalte «Text» und drücken Sie die Taste «F10».
Falls Sie nicht verbuchen wollen, drücken Sie die Taste «ESC».
Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie auswählen, auf
welches Geldkonto der Rechnungsbetrag eingegangen ist.
Der Vorgang der Verbuchung wird wiederholt, wenn zu beiden
möglichen Steuersätzen Beträge vorliegen.
Falls Sie eine Rechnung, die bereits gedruckt und
verbucht worden ist, korrigieren mußten, wird der
o.g. Verbuchungsvorgang wiederholt. Dabei wird
allerdings der fehlerhafte Buchungssatz in CTO EA
automatisch durch den verbesserten Satz ersetzt.
(Dies gilt allerdings nicht für das Geldkonto).
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 77 -
- 78 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
6.2. Schnittstelle zu CTO FIBU
Wenn Sie unser Programm CTO FIBU im Einsatz haben und
dies bei den Voreinstellungen entsprechend angegeben
haben, erscheint nach der Zahlungserfassung in der
rechten Bildschirmhälfte ein Fenster, in dem Sie das
Geld- bzw. Bankkonto wählen können. Die weitere
Verbuchung erfolgt dann in CTO FIBU.
7. Mahnungswesen
7.1. Mahnungen drucken
Mahnungen an alle Kunden in der Mahnliste lassen sich
wie folgt ausdrucken:
+ Im Hauptmenü «ALT O» eingeben
+ «Mahnungen drucken» anwählen
+ Mahnstufe eingeben (1-3) (bei Mahnstufe 3 erfolgt später
noch die Möglichkeit eine zusätzliche Mahngebühr
einzusetzen)
+ Wenn der Mahntext gezeigt oder geändert werden
soll (s.Beispiel unten), bei der nächsten Abfrage
«JA» eingeben, sonst «Nein»
+ Wenn Sie jetzt die Frage «Alle Mahnungen ohne
Nachfrage drucken ?» mit «Ja» beantworten, wird
bei später jedem Kunden , der in der Mahnliste
steht, vor dem Ausdruck eine Bestätigung (F10)
verlangt. Somit können bestimmte Kunden von der
Mahnaktion (F9) ausgespart werden.
+ Jetzt bestätigen oder ändern Sie noch das
Mahnungsdatum und der Druck kann erfolgen.
+ Mit «ESC» können Sie den Druck jederzeit abbrechen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 79 -
An dem Beispiel im Programm können Sie erkennen, daß Ihr
Mahnungsbrief bis zu 17 Zeilen lang sein kann.
Wenn Sie im Text an einer beliebigen Stelle <DM> einfügen, wird
automatisch der entsprechende Preis an der Stelle im Text
ausgedruckt. Achten Sie allerdings darauf, daß Sie noch genügend
Platz zum linken Rand haben, weil es ansonsten zu Schwierigkeiten
bei der Formatierung kommen kann.
Folgende Tastenkombinationen zur Veränderung des Textes
können Sie nutzen:
«EINFG» Schalter für Einfüge- /Überschreibemodus
«STRG Y» Zeile löschen
«STRG Pfeil rechts» Nächstes Wort
«STRG Pfeil links» Vorhergehendes Wort
«STRG T» Rechtes Wort löschen
7.2. Einzelmahnungen drucken
Mahnungen an einzelne Kunden in der Mahnliste lassen
sich wie folgt ausdrucken:
+ Im Hauptmenü «ALT O» eingeben
+ «Einzelmahnung drucken» anwählen
+ Rechnungsnummer eingeben (direkt oder durch
Eingabe von «ENTER»; dann ist eine Auswahl aus
der Liste möglich - die Rechnungsnummer wird dann
übernommen)
+ Eingabe der Mahnstufe (1-3) (bei Mahnstufe 3
erfolgt später noch die Möglichkeit eine
zusätzliche Mahngebühr einzusetzen)
+ Mahntext zeigen oder ändern s.o.
+ Der Ausdruck beginnt
+ Mit «ESC» können Sie den Vorgang abbrechen.
7.3. Sammelmahnungen drucken
Mehrere Mahnungen an einzelne Kunden in der Mahnliste
lassen sich wie folgt zusammenfassen und ausdrucken.
- 80 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
+ Im Hauptmenü «ALT O»wählen.
+ «Sammelmahnungen drucken» anwählen
+ Mahntext zeigen oder ändern s. o.
+ Mahnungsdatum ändern oder bestätigen
+ Ausdruck mit Gesamtsumme der Forderungen: «JA» oder «NEIN»
+ Sie erhalten jetzt eine Auflistung der offenen
Rechnungen eines Kunden sortiert nach
Rechnungsnummern. Sie können jetzt entscheiden,
ob die Mahnung gedruckt werden soll (F10) oder nicht (F9).
+ Mit «ESC» können Sie den Vorgang abbrechen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 81 -
7.4 Liste Mahnungen
Die Mahnungsliste enthält alle wichtigen Daten im
Zusammenhang mit den Offenen Posten. Diese Liste kann
gedruckt oder auf dem Monitor ausgegeben werden.
+ Im Hauptmenü «ALT O»wählen.
+ «Liste Mahnungen» anwählen
Der Pfeil nach rechts hinter der Option bedeutet,
daß noch ein weiteres Fenster geöffnet wird: Hier
können Sie bestimmen, ob die Ausgabe der Liste
auf den Bildschirm oder auf den Drucker erfolgen soll.
+ Bildschirmausgabe: beinhaltet zunächst nur
Rechungsnummer, Betrag, Name, möchten Sie weitere
Informationen - wie z.B.: Rechnungsdatum, Mahnstufe oder
offener Restbetrag, so können Sie mit der Cursortaste nach
rechts «weiterblättern». Immer im Bild bleibt dabei die
Spalte mit der Rechnungsnummer.
+ Mit «ESC» können Sie den Vorgang abbrechen.
+ Druckerausgabe - hier erhalten Sie die gleichen
Informationen wie bei der Bildschirmausgabe.
7.5. Außenstände
Anhand dieser Option können Sie sich einen Überblick
verschaffen,
1. welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind,
2. wie hoch der Gesamtbetrag aller Aussenstände ist.
+ Im Hauptmenü «ALT O»wählen.
+ Außenstände» anwählen
+ Ausgabe auf Bildschirm oder Drucker wählen
+ Bildschirmausgabe: Sie erhalten eine Liste der
Außenstände. Auch hier können Sie weitere
Informationen als die zunächst angezeigten durch
Blättern mit den Cursortasten erzielen.
Zusätzlich kann die Gesamtsumme aller Außenstände
errechnet und ausgegeben werden.
+ Druckerausgabe: Sie erhalten eine Liste der
Außenstände mit allen wichtigen Informationen.
- 82 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 83 -
8..Statistik
Dieser Menüpunkt erlaubt Ihnen Rückschlüsse auf Ihre
Ertragslage.
Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:
Die Menüpunkte im Einzelnen:
«MONATSUMSATZ»
Diese Option eignet sich dazu, den Monatsumsatz
berechnen zu lassen. Sie können dabei den
Umsatz von jedem Monat des laufenden Jahres
überblicken.
Beim Aufruf der Dateireorganisation werden
bezahlte Rechnungen und die zugehörigen
Positionen aus Verarbeitungszeitgründen ge-
löscht.
Aus diesem Grund ist es ratsam, die Rechnungen
des Vormonats mit der Option «RECHNUNGSLISTE»
rechtzeitig ausdrucken zu lassen.
«JAHRESUMSATZ»
Die Berechnung des Jahresumsatzes ist für das
laufende und das vorhergehende Jahr möglich.
Dabei werden die monatlichen Umsätze gezeigt
und die einzelnen Umsätze zusätzlich grafisch
verdeutlicht.
«RECHNUNGSLISTE»
Mit dieser Option können Sie sich einen
Gesamtüberblick über alle Rechnungen innerhalb
eines bestimmten Zeitraums, spezifiziert nach
Rechnungsnummer, Namen, Rechnungsdatum und
Gesamtpreis verschaffen.
Option: Bildschirm- oder Druckerausgabe
«ARTIKELVERKAUFSLISTE»
Hier erhalten Sie Auskunft, welche Kunden
wieviel im eingegebenen Zeitraum gekauft haben.
Option: Bildschirm- oder Druckerausgabe
- 84 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«KUNDENSTATISTIK»
Hier erhalten Sie Auskunft, welche Artikel wie
oft verkauft wurden. Auch hier kann diese
Statistik wieder bezogen auf den Monat oder das
Jahr gezeigt werden.
Option: Bildschirm oder Druckerausgabe
«ÜBERSICHT ARTIKEL/MONAT»
Hier erhalten Sie Auskunft, wie oft ein Artikel
im Verlaufe eines eingegebenen Zeitraums
verkauft wurde.
«KUNDENINFO»
Zu jedem Kunden können Sie sich ein Kundeninfo
zeigen lassen. Dieses Kundeninfo enthält die
Positionen der Rechnungen, Verkaufsdatum,
Preis, etc..
Option: Bildschirm oder Druckerausgabe
ACHTUNG:
Die o.g. Punkte sind im Vergleich zur Version 1.01
technisch geändert worden: Bei der Version 1.01
erfolgte die Auswertung aufgrund des Namens, ab der
Version 2.0 erfolgt die Auswertung
kundennummernbezogen. Sollten Positionen nicht
aufgelistet werden, so versuchen Sie dies mit der
Direkteingabe (F3) des Namens. Allerdings können in
diesem Fall auch Positionen von Kunden aufgelistet
werden, die den gleichen Namen haben.
«TAGESTATISTIK»
Anhand dieser Option können Sie den Tagesumsatz
feststellen und zusätzlich eine Auskunft über
die Zahlungsart erhalten.
«ROHGEWINN»
Beim Rohgewinn wird nach Eingabe eines
Zeitraums der entsprechende Betrag (Differenz
aus dem Nettobetrag der Rechnungsposition und
dem zur Zeit für diesen Artikel aktuellen
Einkaufspreis multipliziert mit der verkauften
Anzahl) berechnet.
ACHTUNG:
Die hier berechneten Werte sollen nur als Orientierung
dienen. Eine exakte Berechnung des Rohgewinns ist
technisch nicht möglich.
«PROVISIONSABRECHNUNG»
Nach der Eingabe des Zeitraums und dem
gewünschten Verkäufer bzw. Vertreter wird
abhängig von dem beim jeweiligen Artikel ein-
gegebenen aktuellen Provisionssatz und der
verkauften Anzahl die entsprechende
Einzelprovision berechnet. Am Ende der Liste
wird dann die Gesamtprovision ausgewiesen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 85 -
- 86 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Allerdings möchten wir an dieser Stelle noch einmal
darauf hinweisen, daß es beispielsweise zu Fehlern bei
der Berechnung des Monatsumsatzes oder bei der Arti-
kelstatistik kommen kann, wenn der entsprechende
Berechnungszeitraum länger zurückliegt und wenn bei der
Dateireorganisation Daten, die nur noch für statistische
Zwecke interessant sind, gelöscht worden sind. Eine
Berechnung eines weiter zurückliegenden Berechnungs-
zeitraums würde die Verarbeitungsgeschwindigkeit negativ
beeinflussen (vgl. auch Kapitel Dateireorganisation).
Aus diesem Grund sollten Sie möglichst im folgenden
Monat die Liste der Rechnungen des vorhergehenden Monats
ausdrucken lassen (Rechnungsausgangsbuch).
Bei der Berechnung des Umsatzes ist das Rechnungsdatum
entscheidend: Angenommen eine Rechnung ist am 15.12.92
erstellt und am 7.01.93 bezahlt worden. Dann wird der
Rechnungsbetrag zur Umsatzsumme des Jahres 1992 addiert
und in der Rechnungsliste des Monats Dezember (1992)
geführt.
9. Programminstallation
Nach Eingabe eines Code - Wortes (nach einer Neuinstallation des
Programms ist das Codewort leer - in diesem Fall gelangen Sie
direkt in die Installation) erscheint das Installationsmenü.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 87 -
9.1 Voreinstellungen
VOREINSTELLUNGEN - SEITE 1
«RECHNUNGSERSTELLUNG MIT BRUTTOFAKTURIERUNG
Mit CTO EHO haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen an
Endkunden und/oder Wiederverkäufer zu schreiben. Wenn Sie
hauptsächlich an Endkunden verkaufen, müssen Sie hier die
Frage mit «J»beantworten, ansonsten geben Sie «N» ein. Wenn
sich Kunden an Bruttopreisen orientieren, dann erfolgt die
Berechnung aller Preise aufgrund der in der Lagerverwaltung
kalkulierten Bruttopreise.
«AUSWEISUNG DER NETTOBETRÄGE»
Wenn Sie auf Ihren Rechnungen zusätzlich die jeweiligen
Nettobeträge drucken möchten, geben Sie hier «J» ein. Diese
Option ist nur dann von Bedeutung und wird auch nur dann
ausgeführt, wenn
a) Nettofakturierung gewählt wurde (s.o.)
b) Artikel mit (mindestens) zwei Steuersätzen fakturiert
werden.
- 88 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«VERWENDUNG RECHNUNGSFORMULAR 1, 2 oder 3»
Sie können zwischen drei Formularen für Rechnungen
und Angebote wählen:
a) Formular 1 enthält folgende Spalten:
Positionsnummer, Artikeltext, Menge, Rabatt, Kennziffer
für Steuersatz, Einzelpreis, Gesamtpreis. Optional können
Sie im Rahmen der Installation noch angeben, ob die
Mengeneinheit und/oder die Artikelnummer gedruckt werden
soll.
b) Formular 2 enthält folgende Spalten:
Artikelnummer, Artikeltext, Rabatt, Einzel-
preis, Gesamtpreis. Optional können Sie im
Rahmen der Installation noch angeben, ob die
Mengeneinheit gedruckt werden soll.
c) Formular 3 können Sie in derVersion CTO EHO
plus 3.0 selbst gestalten (vgl. Formular-
generator)
«LIEFERSCHEINFORMULAR 1 oder 2»
Sie können zwischen zwei Formularen für Lieferscheine wählen:
a) Das Standardformular
b) Das Formular, das anhand des Formulargenerators
(nur in der Version 3.0) erstellt werden kann.
«AB WANN AUFNAHME IN DIE MAHNUNGSLISTE»
In diesem Teil können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen
eine Rechnung, die noch nicht bezahlt worden ist, in der
Mahnungsliste aufgenommen werden soll.
Wenn also das Rechnungsdatum um beispielsweise 14 Tage
überschritten worden ist, dann wird die Rechnung in der
Mahnungsliste gezeigt.
Beispiel:
Ab wann Aufnahme in die Mahnungsliste ? 14 Tage
«WIEVIEL PROZENT SKONTO»
Hier können Sie festlegen, wieviel Prozent Skonto
die Kunden gegebenenfalls erhalten sollen. Im
Beispiel werden dann 2% Skonto berücksichtigt:
Wieviel Prozent Skonto ? 2.00%
Der hier eingestellte Skontosatz kann für jeden Kunden
individuell eingestellt werden (Stammdatenmaske).
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 89 -
«BIS ZU WIEVIEL TAGEN SKONTO»
Hier kann festgelegt werden, innerhalb welchen Zeitraums Sie
einem Kunden auf eine Rechnung Skonto gewähren wollen. Auf
Rechnungen wird allerdings grundsätzlich nur dann Skonto ge-
währt, wenn Sie bei der Rechnungserstellung (Verkauf oder
Rechnungsdruck) eine entsprechende Angabe gemacht haben.
Im Beispiel wird auf Rechnungen Skonto gewährt, die innerhalb
von 10 Tagen bezahlt werden:
Bis wann Skonto ? 10 Tage
Die hier eingestellte Skontofrist kann für jeden Kunden
individuell eingestellt werden (Stammdatenmaske).
CODEWÖRTER:
«SYSTEMEINSTELLUNG»
Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter
in die Teile «Installation» und «Umsatz» gelangt.
«LAGERZUGANG»
Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter in die Teile «Lagerzugang»,
«Neukalkulation» und «Lieferung» (in Artikelmaske - Aufruf
mit «F7»«F6») gelangt.
«PREISE UND KALKULATION»
Hier können Sie ein Codewort eingeben, so daß kein Unbefugter
in die Teile Preise und Kalkulation gelangt.
ACHTUNG:
Wenn man ein Codewort für «Preise und Kalkulation»
einstellt, so ist dieses Codewort zwar sofort gültig
(z. Bsp. im Netz auf anderen Workstations), aber noch nicht
auf dem Rechner aktiviert, auf dem man arbeitet. Wenn also
derjenige, der an diesem Rechner arbeitet, nicht die
Berechtigung haben soll, dann ist es notwendig, mit «STRG U»
die Option für die o.g.Passwordeingabe zu aktivieren und
anschließend irgendwas einzutippen.
«HILFE EDITIEREN»
Sie können bei Eingabe von «J» die Hilfe individuell
gestalten oder ergänzen.
- 90 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«ADRESSENNEUEINGABE MIT ORTSVORSCHLAG»
Bei der Erfassung neuer Kunden oder Lieferanten kann das
Programm nach der Eingabe einer Postleitzahl einen
entsprechenden Ort vorschlagen.
Dieser Vorschlag erfolgt allerdings nur, wenn bereits eine
Adresse mit dieser Postleitzahl existiert. Dabei «lernt» das
Programm neue Postleitzahlen und die entsprechenden Orte.
Diese Möglichkeit ist in der Regel empfehlenswert, weil
dadurch die Eingabezeit stark verkürzt werden kann.
«BANKVERBINDUNG EINGEBEN»
Wenn Sie hier «J» eintragen, dann erscheint immer dann, wenn
Sie eine neue Adresse erfassen, ein Fenster, in dem Sie die
Bankverbindung eintragen müssen. Diese Bankverbindung wird
z. Zt. nur bei Lastschriften berücksichtigt. Weitere Möglich-
keiten werden wir voraussichtlich in den folgenden Versionen
anbieten. In CTO FIBU wird allerdings ein Überweisungsdruck
möglich sein, für den diese Felder dann natürlich wichtig
sind.
«WÄHRUNG»
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Währungsbezeichnung
einzugeben, die dann auf allen Formularen ausgedruckt wird,
bei denen die Währung genannt wird.
ACHTUNG:
Wenn Sie als Währung «SFR» (Schweiz) eingeben, dann werden Summen-
werte automatisch auf 5 bzw. 10 Rappen auf- oder abgerundet.
«BEZEICHNUNG UMSATZSTEUER»
Hier können Sie die Bezeichnung der Umsatzsteuer eingeben.
Z.B.: «Mwst.» oder «MWST.»
«STEUERSÄTZE»
Sie haben die Möglichkeit zwei Steuersätze frei festzulegen.
Nur die hier eingegebenen Steuersätze und 0 werden bei der
Lagerverwaltung akzeptiert. Nach einer Änderung der
Steuersätze werden allerdings nicht die Preise neu berechnet.
Die Steuersätze, die vorher in der Lagerverwaltung einge-
tragen waren, bleiben erhalten.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 91 -
«VERKÄUFERSTATISTIK» (7)
Wenn Sie in Zukunft auswerten wollen, welche Verkäufer welche
Umsätze getätigt haben bzw. eine Provisionsabrechnung durch-
führen wollen, müssen Sie hier «J» eintragen.
-----------------
(7) Dieses Feld steht nur in der Version 3.0 zur Verfügung.
- 92 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
VOREINSTELLUNGEN - SEITE 2
«VERZEICHNIS MIT CTO EA»
Sie können hier - falls Sie CTO EA im Einsatz haben -
eingeben, in welchem Verzeichnis CTO EA installiert wurde.
Wenn kein Verzeichnis ein gegeben wird, dann wird die Schnitt-
stelle zu CTO EA auch dann nicht aktiviert, wenn sich CTO EA
im gleichen Verzeichnis wie CTO EHO plus befindet. In diesem
Fall erhalten Sie natürlich auch keine Warnhinweise.
«SOLLVERBUCHUNG»
Wenn sowohl bezahlte als auch unbezahlte Rechnungen sofort in
CTO EA.i.CTO EA; übertragen werden sollen, tragen Sie hier
«J» ein. Standardmäßig werden Rechnungen erst dann übertragen,
wenn diese Rechnungen bezahlt sind (Istverbuchung).
ACHTUNG:
Sorgen Sie unbedingt dafür, daß die Voreinstellungen von
CTO EHO mit denen von CTO EA übereinstimmen: Rechnungsdatum
und Sollversteuerung bzw. Zahlungsdatum und Istbesteuerung.
«WIRD CTO FIBU EINGESETZT»
Wenn Sie unser Programm CTO FIBU im Einsatz haben, tragen Sie
hier bitte «J» ein.
Bitte beachten Sie, daß Sie zusätzlich die Möglichkeit haben,
eingehende Zahlungen zusätzlich in CTO EA zu verbuchen. In
diesem Fall muß zusätzlich das entsprechende Verzeichnis
angegeben sein (s.o.).
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 93 -
«KASSENSCHUBLADE AN SERIELLER SCHNITTSTELLE (0-2)
Wenn Sie eine Kassenschublade im Einsatz haben, die über
serielle Schnittstelle angesprochen wird, können Sie diese
hier eintragen. Dabei gilt: «0» für keine Kassenschublade;
«1» für Anschluß an COM1 und «2» für Anschluß an COM2.
«ARTIKELNUMMERN AUF RECHNUNGEN DRUCKEN»
Wenn zusätzlich Artikelnummern (nur sinnvoll bei Formular 1) auf den Formularen gedruckt werden
soll, können Sie dies hier festlegen.
«EINHEITEN AUF RECHNUNGEN DRUCKEN»
Wenn zusätzlich Mengeneinheiten auf den Formularen gedruckt
werden sollen, können Sie dies hier festlegen.(nur sinnvoll
bei Formular 1 oder 2)
«SORTIERUNG DER ARTIKELLISTE BEI AUFTRAGSERFASSUNG»
Hier können Sie eingeben, wie Ihre Artikelliste sortiert sein
soll, die bei der Auftragserfassung geholt wird. Dabei gilt:
Eingabe Sortierungsmerkmal
1 Artikelnummer
2 Artikelbezeichnung
3 Lieferant
4 Warengruppe
5 Lieferantenartikelnummer
«RABATT AUF DIREKT FAKTURIERTE ARTIKEL»
Wollen Sie, daß direkt fakturierte Artikel beim Gesamtrabatt
berücksichtigt werden, geben Sie bitte hier «J» ein.
Standardeinstellung ist «N».
«SPEZIELLE KUNDENPREISLISTEN BERÜCKSICHTIGEN»
Mit «J» stellen Sie die Möglichkeit ein, für Kunden spezielle
Preise zu speichern. Je nach Menge der gespeicherten
Spezialpreise kann sich natürlich die Arbeitsgeschwindigkeit
verringern. Diese Option sollte daher nur dann eingestzt wer
den, wenn Preisvereinbarungen anders nicht möglich sind.
ACHTUNG:
Bei 1000 Artikeln und 1000 Kunden für jeden Artikel und
Kunden einen Spzialpreis vereinbaren, ergibt das eine Datei,
die 1.000.000 Datensätze enthält. Dies ist programmtechnisch
zwar kein Problem, wohl aber in Bezug auf die
Arbeitsgeschwindigkeit.
- 94 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«LIEFERSCHEINE MIT GESAMTPREIS»
Sie können Lieferscheine wahlweise mit oder ohne den
Warengesamtpreis drucken lassen.
«MAKROTASTEN SOFORT AKTIVIEREN»
Die Makrotasten (SHIFT F1 bis SHIFT F10) stehen bei Eingabe
von «J» sofort nach dem Programmstart zur Verfügung. Mit
Hilfe dieser Makrotasten besteht die Möglichkeit, häufig
wiederkehrende Vorgänge wie beispielsweise die Suche eines
Kunden nach dem Namen oder Kundennummer sofort ausführen
zu lassen.
«MAKROFUNKTION FÜR STÜCKLISTE»
Wenn gewünscht können alle Artikel mit der entsprechenden
Menge, die zu dem Stücklistenartikel gehören, wahlweise
automatisch statt des Stücklistenartikels in den Auftrag
übernommen werden.
«AKTUALISIERUNG STÜCKLISTE BEI AUFTRAG»
Wenn der Bestand der Stücklistenartikel erst dann aktuali-
siert werden soll, wenn der Auftrag erstellt wird, dann geben
Sie hier «J» ein. Wenn Sie hier «N» eingeben, wird der
Artikelbestand des Stücklistenartikels bei Wareneingang bzw.
Lieferung aktualisiert.
TIP:
Bei den Voreinstellungen bzgl. «STÜCKLISTE» sind folgende
Kombinationen sinnvoll:
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 95 -
Makrofunktionen für Aktualisierung
Stückliste Stückliste bei Auftrag
1 Nein Ja
2 Nein Nein
Beispiel zu [1]: Aus Einzelteilen (Platten, Tischbeine), die
bei Anlieferung erfaßt werden, enstehen Fertigprodukte (Tische),
die nach Ihrer Erstellung ebenfalls als Warenzugang erfaßt
werden.
Beim Verkauf eines Tisches werden das Produkt und die Einzel-
teile aus dem Bestand ausgebucht. Somit stimmt der Lagerbestand
wieder und die zugehörigen Einzelteile müssen nicht nach jedem
produziertem Tisch bestandsmäßig ausgebucht werden, da dies
schon bei Rechnungserstellung geschieht.
Beispiel zu [2]: Die Einzelteile (Platten, Tischbeine) werden
mit dem Warenzugang bestandsmäßig erfaßt. Sind dann Tische
hergestellt worden, werden diese ebenfalls als Warenzugang
aufgenommen. Im selben Maße werden gleichzeitig
(lt. Stückliste) die Einzelteile bestandsmäßig verringert, so
daß es auch hier nicht nötig ist, jedes verbaute Tischbein
einzeln auszubuchen. Bei Rechnungserstellung wird hier nur
«der Tisch» bestandsmäßig abgebucht, nicht die Einzelteile, die
schon beim «Tisch-Zugang» um die verbrauchte Menge verringert
wurden.
- 96 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Bei den Voreinstellungen bzgl. «STÜCKLISTE» sind folgende
Kombinationen nicht sinnvoll:
Makrofunktionen für Aktualisierung
Stückliste Stückliste bei Auftrag
3 Ja Nein
4 Ja Ja
Beispiel zu [3]: Diese Variante ist durch Variante
[1] voll abgedeckt. Bei Bedarf könnte der Stücklistenartikel so
definiert sein, daß er bei Rechnungserstellung nicht
aktualisiert wird. Dann werden nur die Einzelartikel und nicht
der Stücklistenartikel bestandsmäßig verringert, wenn eine
Rechnung geschrieben wird.
Beispiel zu [4]: Das bestandsmäßige Ergebnis dieser Kombination
ist dasselbe wie unter [3] (der Bestand des Stücklistenartikels
bleibt gleich, die Einzelartikel werden verringert, wenn eine
Rechnung geschrieben wird).
«KENNUNG FÜR LIEFERANTEN»
Geben Sie hier die von Ihnen in der Regel benutzte Kennung
für Lieferanten ein (im Beispiel «EINK»). Bei der Auswahl
eines Lieferanten innerhalb der Artikelmaske beginnt dann die
Auflistung der Lieferanten, die mit dieser Kennung versehen
worden sind.
«DATUM FÜR REORGANISATION»
Abhängig von dem hier eingegebenen Datum werden Rechnungen,
die vor diesem Datum bezahlt wurden, und Rechnungspositionen
mit einem davor liegenden Rechnungsdatum gelöscht.
ACHTUNG:
Wenn Rechnungen oder Rechnungspositionen gelöscht werden, hat das
Auswirkungen auf die Statistik (vgl.Kapitel 10).
«FARBKOMBINATION»
Insgesamt 10 Farbkombinationen stehen Ihnen mit dieser Option
zur Verfügung. Vorgabe ist die Kombination «1». Was Ihnen am
besten gefällt, können Sie hier ausprobieren.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 97 -
Für Monochrome Bildschirme steht zusätzlich die Kombination
«0» zur Verfügung.
«STANDARDEINSTELLUNGEN»
Sie können hier eine Voreinstellung für die Rechnungs-
schreibung in Bezug auf die Zahlung und Skonto vornehmen. Bei
der Rechnungsschreibung wird diese Voreinstellung
vorgeschlagen.
Beispiel:
Rechnungen werden (nicht sollen !!) in der Regel sofort
bezahlt, dann geben Sie hier «J» ein.
- 98 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, können Sie wählen, ob
diese Einstellung standardmäßig (Auswahl «Standard») gelten
soll. Im anderen Fall wählen Sie «Alternativ». Die
Standardeinstellung ist immer beim Programmstart aktiviert. Wenn
Sie die Alternativeinstellung wählen wollen, müssen Sie im
Hauptmenü die Tastenkombination «ALT W» drücken. Durch dieese
Möglichkeit können Sie beispielsweise zwei verschiedene Drucker
festlegen (z. Bsp. Laserdrucker für Rechnungen, Matrixdrucker
für Etiketten).
9.2. Formulargestaltung
Hier können Sie alle Formulare gestalten (z. Bsp.Briefkopf,
Fußzeilen, etc.)
«FIRMENKOPF / DRUCKART»
Hier können Sie Ihren Briefkopf, der nicht nur auf Rechnungen,
sondern auch in Texten, Mahnungen etc. erscheint, frei fest-
legen. Zusätzlich können Sie wählen, welche Zeilen «breit»
(Eingabe «B») oder «normal» (Eingabe «N») gedruckt werden
sollen.
Beachten Sie allerdings, daß bei Breitschrift höchstens die
Hälfte des möglichen Platzes zur Verfügung steht, weil an-
sonsten der Text nicht in einer Zeile gedruckt werden kann.
Wenn Ihr Papier bereits einen fertigen Briefkopf enthält,
dürfen Sie hier natürlich nichts eingeben.
«ÜBERSCHRIFT FÜR RECHNUNGEN / DRUCKART»
Die Rechnungskopfzeilen für Formular 1 und 2 können Sie
individuell gestalten.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 99 -
«ZUSATZZEILE»
Hier können Sie zusätzlichen Text unterbringen, der über dem
Rechnungsrumpf gedruckt wird.
«RECHNUNGSKOPF FÜR FORMULAR 1 / 2 / 3»
Hier tragen Sie die Bezeichnungen der einzelnen Spalten Ihrer
Rechnungen ein.
«FUßZEILEN»
Sie können drei Fußzeilen, die auf Ihren Rechnungen
erscheinen sollen, in der angegebenen Größe frei eingeben.
Die Länge der Fußzeile beträgt maximal 70 Zeichen. Wenn Sie
die Fußzeilen auf Ihren Rechnungen etwas einrücken wollen,
dann geben Sie entsprechend Leerzeichen ein. Hier können Sie
auch die sogen. festen Zeilen ansprechen: Wenn Sie auf Ihrer
Rechnung das entsprechende Zahlungsdatum ausweisen möchten
(dieser Text ist auf der Funktionstaste «F8» gespeichert),
dann geben Sie in die Fußzeile folgendes ein:
<8
Der Text wird jetzt immer automatisch eingesetzt.
Text für Fußzeilen eingeben: (Beispiel)
«F4»:Beachten Sie unsere Lieferbedingungen auf der Rückseite:
«F5»: Vielen Dank für Ihren Auftrag
«F6» Diese Rechnung gilt gleichzeitig als Garantienachweis
ACHTUNG:
Bei Auslandskunden wird unter die normalen drei Fußzeilen
noch eine zusätzliche Zeile gedruckt.
Dieser Text entspricht dem Text der auf der Taste «F7» liegt.
Daher sollte man diesen Text auf der Taste «F7» unbedingt
anpassen, falls man mit Auslandskunden zu tun hat.
- 100 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«FUSSZEILENTEXTE FÜR RECHNUNGEN BEARBEITEN?»
Auf den Funktionstasten «F2» bis «F9» können Sie
neben zwei fest eingebauten Zeilen («F8», «F9»)
mit Zahlungskonditionen und -fristen auch noch 6
weitere Texte hinterlegen, die Sie im Bedarfsfall
in eine Rechnung integrieren können.
«TEXT FÜR KOPF- UND FUSSZEILE DES LIEFERSCHEINS EINGEBEN»
Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen.
«TEXT FÜR FUSSZEILE DER AUFTRAGSBESTÄTIGUNG EINGEBEN»
Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen.
«TEXT FÜR FUSSZEILEN BEIM QUITTUNGSDRUCK EINGEBEN»
Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen.
«TEXT FÜR FUSSZEILE BEI ANGEBOTEN EINGEBEN»
Hier können Sie die entsprechenden Zeilen festlegen.
«TEXT FÜR MAHNUNGSÜBERSCHRTIFT»
Hier können Sie statt «ERINNERUNG» «MAHNUNG» o.ä.eingeben.
«TRENNLINIEN»
Hier können Sie festlegen, in welcher Form die Trennlinien
bei Rechnungen etc. gedruckt werden sollen.
Zum Beispiel können Sie die grafischen Symbole als
Linien eingeben:
Einfache Linie: «ALT» «1» «9» «6»
Doppelte Linie: «ALT» «2» «0» «5»
«ÜBERSCHRIFTEN FÜR ANDERE FORMULARE»
Hier können Sie die Bezeichnungen und die Druckart
bei den anderen Formularen (Angebot, Lieferschein,
Auftragsbestätigung, Quittung, Gutschrift) einge-
ben. Druckart «N» für Normalschrift; «B» für
Breitschrift.
«ABSENDER IM ADRESSENFELD»
Der hier eingetragene Absender wird auf den Formularen in
schmaler Schrift (komprimiert) ausgedruckt. Dies betrifft
allerdings nicht die Textverarbeitung. Mit dieser Eingabe
können Sie dafür sorgen, daß der
Absender möglichst bündig mit der Adressangabe
gedruckt wird. Probieren Sie einfach verschiedene
Einstellungen aus und korrigieren Sie evtl. den
linken Rand (vgl. Drukkerinstallation).
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 101
«LINKER RAND BEIM ABSENDER»
Da der Absender in Schmalschrift gedruckt wird,
muß in der Regel zusätzlich zu dem allgemeinen
linken Rand (vgl. Druckerinstallation) auch ein
(zusätzlicher) linker Rand für den Absender vorge-
sehen werden. Durch Probieren finden Sie leicht
heraus, wie groß dieser Rand eingestellt werden
muß, weil diese Einstellung auch von Ihrer Angabe
beim allgemeinen linken Rand abhängt.
«EINGABEFELD RECHTS»
Eingaben in diesem Feld werden bei Rechnungen und
Angeboten rechts neben dem Adressenfeld gedruckt.
Falls Sie das Adressenfeld rechts positioniert haben (z.Bsp.
in der Schweiz), dann dürfen Sie hier nichts eingeben.
- 102 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
9.3. Drucker einrichten
Mit Hilfe dieses Menüpunktes sind Sie in der Lage, praktisch
jeden Drucker einzustellen und weitere Informationen für den
Drucker festzulegen. Wenn Sie im Hauptmenü über «ALT I» und dann
«D» diese Option angewählt haben und dann «ENTER» für
Druckerinstallation eingeben, dann können Sie sich zunächst
eine Liste der verfügbaren Drucker durch Eingabe von «?» holen.
Wählen Sie mit den Cursortasten einen Drucker aus und drücken
Sie dann «ENTER».
Falls z.B. eine Schriftart nicht wie gewünscht gedruckt wird,
kontrollieren Sie die sogen. Escape-Sequenzen oder Steuerse-
quenzen, die Sie sehen können, wenn Sie mit dem Cursor in der
Druckerliste nach rechts wandern. Vergleichen Sie diese Sequen-
zen mit den im Handbuch zu Ihrem Drucker angegebenen Sequenzen.
Sollte Ihr Drucker nicht aufgelistet sein, haben Sie
zwei Möglichkeiten:
a) Wählen Sie einen ähnlichen (kompatiblen) Drucker
aus (vgl. Druckerhandbuch)
b) Wählen Sie einen (beliebigen) Drucker in der Liste
und ändern Sie alle Sequenzen (vgl.Druckerhandbuch)
Der bisher gewählte Drucker steht hinter «Aktueller Drucker».
Anschließend müssen Sie die Schriftart (normale Schriftart,
Elite (etwas schmaler als normal) oder NLQ (Near Letter Quality)
angeben.
ACHTUNG:
Wundern Sie sich nicht, daß bei Wahl der Druckerinstallation immer
als Schriftart «Elite» vorgeschlagen wird und nicht die von Ihnen
zuletzt eingegebene Schriftart, die aber trotzdem gespeichert wird. Das
liegt daran, weil wir die Erfahrung gemacht haben, daß mit «Elite»
die besten Druckergebnisse erreicht werden können.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 103
-
Beispiel:
«VERWENDEN SIE ENDLOSPAPIER»
Bei Endlospapier müssen Sie «J» eingeben. Sollte Ihr Drucker
nicht reagieren, kontrollieren Sie bitte die Steuersequenzen
in der Druckerliste und ändern Sie diese gegebenenfalls.
«VORSCHUB ZWISCHEN DEN ETIKETTEN EINSTELLEN»
Wenn Sie für Serienbriefe Etiketten ausdrucken wollen, dann
müssen Sie angeben, wieviel Zeilen Vorschub zwischen den
Etiketten gemacht werden sollen. Die einfachste Möglichkeit
besteht darin, die Etiketten neben ein mit Ihrem Drucker aus-
gedrucktes Schriftstück zu legen. Auf diese Weise können Sie
leicht abschätzen, wieviel Vorschub Sie vorsehen müssen.
Beispiel: (Etiketten 88,9 * 35,7 mm)
Vorschub zwischen den Etiketten: 2
«LINKER RAND BEIM AUSDRUCK»
Sie können angeben, wie groß der linke Rand vom linken
Blattrand sein soll (in Zeichen). Dieser Abstand kann maximal
12 Zeichen groß sein. Achten Sie allerdings darauf, daß ein
linker Rand nur bei einer entsprechenden Zeichenbreite (sog.
10-Pitch bzw. Elite als Schriftart) eingesetzt werden kann,
weil ansonsten der Ausdruck fehlerhaft ist.
- 104 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«ZUSÄTZLICHER OBERER RAND (-4 - 7) »
Hier erfolgt eine Positionierung des Adressfeldes nach oben
bzw. unten. Bei manchen Druckern wird das Papier mehr
eingezogen als bei anderen Druckern, die direkt am oberen
Rand des Blattes ansetzen. Um dieser Schwierigkeit zu
begegnen können Sie hier angeben, ob ein zusätzlicher Rand
für das Adressenfeld berücksichtigt werden soll.
Zum Beispiel sollten Sie bei einem EPSON LX 800 hier «0» und
bei einem NEC P6/P7 «3» eingeben. Diese Einstellung betrifft
alle Formulare.
«POSITION FÜR ADRESSFELD (0-45)»
Hier erfolgt eine Positionierung des Adressfeldes nach links
bzw. rechts. Sie können also angeben, ob zusätzlich zu dem
eingestellten linken Rand beim Adressfeld noch ein weiterer
Einzug nach rechts erfolgen soll.
«ABSTAND ZWISCHEN ADRESSENFELD UND RUMPF(-2 -4)»
Hier können sie festlegen, ob Sie zusätzlichen oder weniger
Platz zwischen dem Adressenfeld und der ersten Zeile des
Rumpfes haben wollen. Wenn also beispielsweise der Ausdruck
von «Rechnung» bei Ihren Formularen zu hoch erfolgt, so daß
andere Dinge (z. Bsp. «Ihr Zeichen») überdruckt wird, dann
geben Sie hier soviel Zeilen an, wie dieser Text nach unten
verschoben werden soll.
«LEERZEILEN ZWISCHEN DEN POSITIONEN»
Sie können angeben, ob die einzelnen Positionen durch eine
Leerzeile getrennt werden sollen oder nicht.
«SEITENWECHSEL BESTÄTIGEN»
Hier können Sie angeben, ob der Seitenwechsel beim Ausdruck
von Listen, Rechnungen, etc. jeweils bestätigt werden soll
oder nicht.
«SEITENINITIALISIERUNG NOTWENDIG»
In den meisten Fällen entspricht die Formateinstellung des
Druckers dem verwendeten Papier. Sollte dies nicht der Fall
sein, müssen Sie die Frage mit «J» beantworten und die Seiten-
initialisierung erfolgt dann über CTO EHO plus.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 105
-
«ANDEREN ZEICHENSATZ INSTALLIEREN»
Bei einigen Druckern (speziell Laserdrucker) ist es möglich,
daß die Umlaute nicht gedruckt werden, wenn der
ASCII-Zeichensatz verwendet wird. In diesem Fall beantworten
Sie die Frage mit «J».
Sie können dann in einem Fenster die entsprechenden Codes für
die Umlaute eingeben (vgl. Druckerhandbuch - Zeichensätze).
«BEREICH FÜR POSITIONEN VERLÄNGERN ODER KÜRZEN»
Wenn beispielsweise als Fußzeilen vorgesehene Texte nicht
mehr auf dem gleichen Blatt sondern auf dem nächsten Blatt
gedruckt werden, dann müssen Sie hier den Bereich
entsprechend verkürzen. Angenommen zwei Fußzeilen werden auf
der nächsten Seite gedruckt, dann müssen Sie bei der Bereichs-
angabe mindestens «-2» (für zwei Zeilen weniger) eingeben.
Sollten Sie feststellen, daß beim Ausdruck noch ziemlich viel
Platz auf dem Blatt leer bleibt, können Sie den Bereich ver-
längern, indem Sie angeben, wieviel Zeilen zusätzlich ge-
druckt werden können. Beispiel: «2» entspricht zwei Zeilen
mehr.
«FORMATIERUNG»
Die Angabe Formatierung wie erste Seite ist vor allen Dingen
dann ratsam, wenn Sie Geschäftspapier verwenden, bei der ein
Ausdruck von Folgeseiten der ersten Seite entsprechen soll.
Bei der standardmäßigen Formatierung erfolgt auf den Folge-
seiten der Ausdruck wesentlich höher, so daß mehr Positionen
gedruckt werden können.
- 106 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
«ANZAHL AUSDRUCKE RECHNUNG/AUFTRAGSBEST./GUTSCHRIFT/ANGEBOT»
Hier geben Sie an, wieviele Exemplare Ihrer Formulare Sie
benötigen.
«1. BEMERKUNGSZEILE AUF RECHNUNGEN, ETC. DRUCKEN»
Sie können durch Eingabe von «J» dafür sorgen, daß die 1. Be-
merkungszeile des Kunden mit auf die Rechnung gedruckt wird.
Damit besteht die Möglichkeit, speziell benötigte Daten bei-
spielsweise aus dem KFZ-Bereich (TÜV, Kennzeichen, KM-Stand,
etc.) zusätzlich zu drucken.
«SCHNITTSTELLE LPT2 BEI BARVERKAUF/ETIKETTEN ANSPRECHEN»
Sie können wahlweise bei Verwendung eines Bondruckers oder
Etikettendruckers dafür sorgen, daß dieser Drucker sofort
ohne Anwahl der Druckerumleitung («ALT F5») auf LPT2
angesteuert werden kann.
«BEI BARVERKAUF/ETIKETTEN (S)TANDARD ODER (A)LTERNATIVINST»
Sie können wahlweise bei Verwendung eines Bondruckers oder
Etikettendruckers dafür sorgen, daß dieser Drucker sofort mit
dem richtigen Druckertreiber ohne Anwahl der Installations-
auswahl (ALT W) angesteuert werden kann.
«BEI AUFTRAG (S)TANDARD ODER (A)LTERNATIVINSTALLATION»
Sie können wahlweise dafür sorgen, daß bei Auftragserfassung
der gewünschte Drucker sofort mit dem richtigen Drucker-
treiber ohne Anwahl der Installationsauswahl (ALT W)
angesteuert werden kann.
«WIRD FÜR QUITTUNGEN ROLLENPAPIER BENUTZT»
Wenn Sie diese Frage mit «J» beantworten, wird kein Seiten-
vorschub durchgeführt und keine komprimierte Schriftart
verwendet.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 107
-
«ABFRAGE KOPIE BEI QUITTUNGSDRUCK»
Wenn von einer Quittung jeweils eine Kopie gedruckt werden
soll, geben Sie hier «J» ein.
«QUITTUNGEN AUF BONDRUCKER (40 ZEICHEN)»
Wenn Sie hier «J» eingeben, werden die Barverkaufsquittungen
auf 40 Zeichen pro Zeile reduziert, so daß Sie auf das in der
vorletzten Abfrage eingestellte Rollenpapier passen.
«VORSCHUB BEI QUITUNGEN IN ZEILEN»
Mit dieser Einstellung können Sie den Vorschub zwischen den
Quittungen steuern.
- 108 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
9.3. Weitere Optionen im Bereich «Dienste»
«TASTATURKÜRZEL EINRICHTEN»
Hier können Sie die Tasten (SHIFT F1 bis SHIFT F9) mit Makros
bzw. Tastaturkürzel belegen.- dies entspricht dem Hotkey
«ALT M»
BEISPIEL:
Um den Datei(m)anager, darin die (S)tammdaten, Sortierung
«(N)ein», Bedingung «(J)A», «(B)enutze Filter» aufzurufen,
belegen wir die «SHIFT F1-Taste» mit den Tastaturkürzeln
«msnjb».
Zum Aufruf des Makros brauchen Sie jetzt nur noch «ALT I»
(für Dienste) und danach «SHIFT F1» (Makro) einzugeben.
Schon können Sie den gespeicherten Filter auswählen.
«INSTALLATION WÄHLEN»
Unter diesem Punkt kann zwischen Standard- und Alternativ-
installtion hin und her geschaltet werden - dies entspricht
dem Hotkey «ALT W»
«DRUCKERUMLEITUNG»«ALT» «F5»
Normalerweise werden alle Ausdrucke über die Schnittstelle
LPT 1 auf den Drucker geschickt. In einigen Fällen kann sich
aber ergeben, daß Sie einen Ausdruck umleiten wollen.
Beispiel: Sie haben einen Laserdrucker, auf dem Sie Ihre
Rechnungen schreiben (LPT 1) und einen Matrixdrucker, auf dem
Sie Etiketten drucken (LPT2).
Eine besonders nützliche Sache ist die Möglichkeit den
Ausdruck in die Datei «EHO1.DAT» oder «EHO2.DAT» umzuleiten.
Das Druckergebnis kann dann zu einem späteren Zeitpunkt
beispielsweise über den DOS - Befehl «PRINT» ausgedruckt
werden.
Allerdings wird diese Datei jedes Mal gelöscht, wenn Sie diese
«Umleitung» angeben.
«SONSTIGE INFORMATIONEN»
Anzeige von: Datum, Wochentag, Uhrzeit, freiem Arbeits-
speicher, Auslieferungsstand. - dies entspricht dem Hotkey
«STRG K»
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 109
-
«KASSENBESTAND KORRIGIEREN»
Hier können Sie den aktuellen Kassenbestand einsehen und ggf.
ändern.
- 110 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
9.4. Zusätzliche Möglichkeiten in der Version 3.0
In der Version 3.0 von CTO EHO plus stehen Ihnen die folgenden
Optionen zusätzlich zur Verfügung: Dateimanager, Reportgenerator,
Formulargenerator,Stücklistenverwaltung, Vertreter- bzw.Verkäufer-
statistik mit Provisionsabrechnung, Bestellwesen, Ermittlung des
Rohgewinns, Zuordnung einer Preiseinheit.
9.4.1. Dateimanager
Der Dateimanager dient in erster Linie dazu, Aufgaben bzw.
Problemstellungen, die ansonsten nicht zu lösen sind, zu erledigen.
Wir möchten allerdings an dieser Stelle nochmals darauf hinweisen,
daß es nicht sinnvoll ist, den Dateimanager für Aufgaben wie
beispielsweise die Suche nach einem Kunden mit dem Namen «Müller»
zu verwenden, weil diese Problemstellung wesentlich schneller und
einfacher über die Suche im Bereich Stammdatenverwaltung erledigt
werden kann.
Nachfolgend werden wir zwei Beispiele nennen, wo der Einsatz des
Dateimanagers sinnvoll ist.
BEISPIEL:
Eine nachträgliche Änderung der Rechnungsadresse ist normalerweise
nicht durchzuführen. Mit dem Dateimanager kann die Adresse
geändert werden. Die Rechnung hat die Rechnungsnummer 91023.
Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt «DIENSTE» und dort den Punkt
«DATEIMANAGER». Auf dem Monitor erscheint dann zunächst ein Fenster
mit den zur Verfügung stehenden Dateien. In unserem Beispiel muß
die Änderung in der Datei «AUFTRÄGE», die die Auftragskopfdaten für
sämtliche Aufträge (also Rechnungen und Angebote) enthält, durchge-
führt werden.
Nach Auswahl dieser Datei erscheint unten ein Fenster, wo Sie wählen
können, ob eine Sortierung gewünscht wird. Eine Sortierung ist
grundsätzlich dann nicht zu empfehlen, wenn Sie außerdem noch eine
Bedingung eingeben wollen und/oder eine Änderung des Datenbestands
vornehmen wollen.
In unserem Beispiel geben wir für «SORTIERUNG - NEIN» ein, weil in
der Regel die Daten der Auftragskopfdaten bereits durch die Reihenfolge
der Eingabe sortiert sind (fortlaufende Rechnungsnummer).
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 111
Anschließend erscheint die Abfrage, ob Sie eine Bedingung eingeben
wollen. In unserem Fall beantworten wir aus zwei Gründen diese
Frage mit «NEIN»:
a) Der Aufbau einer Bedingung auf eine bestimmte Rech-
nungsnummer dauert sehr lange.
b) Eine Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer
innerhalb des Dateimanagers erfordert relativ wenig Zeit.
Danach erscheinen alle Auftragskopfdaten auf dem Monitor:
In der obersten Zeile sehen Sie die Datensatznummer relativ zur
Gesamtzahl der Datensätze, darunter die Feldnamen, darunter
erscheinen die entsprechenden Feldinhalte (Daten).
In diesem Fenster sehen Sie unten rechts das folgende Symbol
«>». Dieses Symbol weist darauf hin, daß rechts noch weitere
Felder vorhanden sind.
- 112 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Wenn das Symbol «<» links zu sehen ist, dann sind auch links noch
weitere Felder, in die Sie mit den Cursortasten gelangen können.
In der linken Leiste sind außerdem folgende Symbole zu sehen:
«Pfeil unten» - weitere Datensätze nachfolgend bzw. «Pfeile»
ungefähre Position in der Liste oder «Pfeil hoch» weitere
Datensätze vorher.
Diese Symbolik dient in erster Linie dazu, Ihnen die Orientierung
im Dateimanager zu erleichtern.
Die einzelnen Möglichkeiten:
«ENTER» Feld ändern
«F3» sellektierte (ausgewählte) Datensätze zählen
«F4» Summe bilden (Auswahl eines
entsprechenden Feldes)
«ALT F4» Teilsummenbildung (nur nach Auswahl einer
Sortierung)
«F5» Feldinhalt im ausgewählten Datenbestand
ersetzen (Auswahl eines entsprechenden
Feldes) (VORSICHT !!!)
«F7» Einen bestimmten Feldeintrag suchen
(Auswahl eines entsprechenden
Feldes)
«ALT F7» «F7»Suche fortsetzen
«ESC»«ESC» Dateimanager beenden
«F8» selektierte Datensätze löschen
(VORSICHT !!!)
«ALT F8» Alle Datensätze löschen (VORSICHT
!!!)
«ALT A» gewählten Auftrag zur Einsicht /
Korrektur aufrufen (nur bei
Auftragsdaten)
«ALT T» Datenübergabe der selektierten Datensätze
wahlweise im MS-WORD oder WORD PERFECT -
Format
Da wir eine bestimmte Rechnungsnummer suchen, drücken
wir die Taste «F7» für «Suche». Wählen Sie anschließend
aus der Felderliste das Feld «RECH_NR» für Rechnungsnummer aus,
geben Sie dann als Suchkriterium «910123» ein. Anschließend ist der
Datensatz, der diese Rechnungsnummer enthält, hell unterlegt.
Dies können Sie einfach überprüfen, wenn Sie die Cursortaste nach
links solange betätigen, bis der Feldeintrag für Rechnungsnummer
erscheint. Jetzt können Sie die Rechnungsempfängerdaten ändern.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 113
-
Nachfolgend beschreiben wir in Stichpunkten die Vorgehensweise bei
einer relativ komplizierten Problemstellung:
BEISPIEL:
Sie wollen eine Auflistung aller Umsatzdaten, bei denen Sie Skonto
gewährt haben und die nach dem 01.07.93 bezahlt worden sind.
+ - Auswahl Dateimanager
+ - Auswahl Umsatz
+ - Auswahl Sortierung «Nein»
+ - Auswahl Bedingung «Ja»
+ - Auswahl Klammer «nein»
+ - Auswahl Feld «SKONT» für Skonto
+ - Auswahl Vergleich «gleich»
+ - Auswahl «Ja»
+ - Auswahl Weiter «und»
+ - Auswahl Feld «ZAHLDAT»
+ - Auswahl Vergleich «größer oder gleich»
+ - Eingabe «01.07.93»
+ - Auswahl Weiter «Ende»
- 114 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
9.4.2. Listengenerator
Der Listen- oder Reportgenerator ist eine leistungsfähige
Möglichkeit, Listen zu erstellen, die ansonsten über das Programm
noch nicht standardmäßig zur Verfügung stehen. Mit diesem
Reportgenerator können für beliebige Dateien mit beliebigen Feldern
in beliebiger Reihenfolge spezielle Listen erstellt werden, wobei
auch hier wieder die Möglichkeiten der Selektierung in Anspruch
genommen werden können.
BEISPIEL:
Aufgrund einer internen Auswertung ist es notwendig eine Liste
aller Anwender des Programms CTO BIBLO mit folgenden Informationen
auszudrucken: Name, Postleitzahl, Ort, Bemerkungen, Wiedervorlage,
letzter Kontakt.
Zunächst wählen Sie im Hauptmenü «DIENSTE» den Punkt
«LISTENGENERATOR» aus. Anschließend geben Sie an, für
welche Datei die Liste erstellt werden soll. In unserem
Fall wählen wir hier die «STAMMDATEN» aus. Da Sie eine
neue Liste erstellen wollen, wählen Sie den entsprechenden Punkt
«NEU ERSTELLEN» aus dem Menü aus. Anschließend erscheint auf dem
Monitor eine leere Maske.
Der Aufbau der Maske sieht folgendermaßen aus:
Der Listenkopf enthält alle Angaben wie beispielsweise Überschriften
etc..
Bei Spaltenüberschrift tragen Sie alle Informationen zur
Beschreibung der Spalten ein.
Im Rumpf tragen Sie Felder und Texte ein, die in der
Liste berücksichtigt werden sollen. Felder werden dabei
durch das Zeichen «#» eingeschlossen, wenn die gesamte
Feldbreite berücksichtigt werden soll. Evtl. vorhandene
Leerzeichen im Feld können Sie beim Ausdruck unterdrücken,
wenn Sie als rechtes Begrenzungszeichen «%» eingeben.
Zum Beispiel werden bei Eintragung von #name# automatisch 30 Zeichen
(Feldbreite) berücksichtigt. Aus diesem Grund brauchen die einzelnen
Felder auch nicht zusätzlich eingerückt werden. Allerdings müssen
Sie bei der Spaltenüberschrift den im Rumpf durch das Feld
benötigten Platz entsprechend einkalkulieren.
Zusätzlich können Sie Summenfelder verwenden: Als rechter Begrenzer
für ein Feld, das summiert werden soll, wird das Dollarzeichen
benutzt. Die einzelnen Summen werden in der Reihenfolge der
gewüschten Summenfelder «$»durch die entsprechenden Schlüsselwörter
(#SUMMEN1#, #SUMMEN2#, #SUMMEN3#) angesprochen.
Die Seitennummer erhalten Sie durch das Schlüsselwort #SEITEN# und
das Datum durch #DATE()#.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 115
(Beispiel für einen Report mit Summen: BEISPIEL.REP)
Die Feldliste können Sie mit der Taste «F4» einsehen und Felder mit
der Taste «ENTER» übertragen, wobei die Übertragung immer an die
Zeilenanfangsposition erfolgt.
- 116 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
TIP:
Positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der das Feld stehen soll, rufen Sie mit «F4» die
Liste der zur Verfügung stehenden Felder auf und übernehmen
das gewünschte Feld mit «ENTER» Selbstverständlich können die
Feldeinträge auch per Hand vorgenommen werden.
Innerhalb der Liste kann auch gerechnet werden.
Beispiel:
#brutto*0.7# (berechnet den Bruttopreis abzüglich 30% Rabatt)
#preis_stck*bestand# (berechnet den Gesamteinkaufswert für
einen Artikel)
Bei Fuß tragen Sie evtl. notwendige Fußzeilen ein.
Wundern Sie sich nicht, daß die Spaltenbezeichnung nicht
exakt über dem entsprechenden Feld steht (z. Bsp. Ort).
Dies hängt damit zusammen, daß die Feldlänge (vgl.
Anhang) voll ausgenutzt wird, d.h. das Feld «NAME»
umfaßt 30 Zeichen - daraus ergibt sich, daß das Feld
«PLZ» ab der 32. Stelle gedruckt wird.
Das Listenlayout speichern Sie ab, indem Sie die
Taste «BILD unten» drücken. Anschließend können Sie
wählen, ob das Listenlayout gespeichert oder geprüft
werden soll, oder ob Sie die Bearbeitung abbrechen
wollen.
Bei einer Prüfung wird getestet, ob das Listenlayout
unbekannte Felder (z. Bsp. bei Tippfehlern) oder Zeilen
mit Einträgen enthält, die die Spaltenbreite (max. 80
Zeichen) überschreiten.
Einträge wie #date()# oder #seite# ergeben die
Warnungsmeldung, «Feld nicht in aktueller Datei», die
Sie aber ignorieren können.
Bei der Speicherung geben Sie einen Dateinamen (ohne
Endung) ein, den Sie so auswählen sollten, daß er einen
Bezug zur erstellten Liste ergibt. («Ad_list» für
Adressenliste ist allemal besser als «Liste1»)
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 117
Spezielles zu den Generatoren
Bei der Erstellung von Listen, Formularen und Etiketten
stehen Ihnen nicht nur die Feldnamen zur Verfügung; Sie
können hier auch beispielsweise Formeln, Bedingungen
oder Sequenzen für die Druckersteuerung eingeben.
Wer sich in der dBase/Clipper (o.ä)- Programmierung
auskennt, findet hier umfangreiche Möglichkeiten, die
verschiedenen Generatoren auszunutzen.
Man kann hier praktisch alle Funktionen einsetzen, die
diese Programmiersprache zur Verfügung stellt.
Achten Sie darauf, daß die (Einzel-)Felder und die
Anweisungen immer durch je zwei «#» begrenzt sind.
Felder innerhalb einer Programmanweisung benötigen diese
Begrenzer nicht!
- 118 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Hierzu einige kurze Beispiele:
Aufgabe (1):
1. Sie brauchen eine Artikelliste. Alle Artikel, deren Bestand
unter 0 liegt, sollen durch «*» gekennzeichnet werden.
Die Nachkommastellen vom Bestandsfeld sollen aus optischen Gründen
unterdrückt werden. Weiter soll noch die Artikelbezeichnung
ausgegeben werden.
Lösung (1):
#IIF(BESTAND>0,INT(BESTAND), "*" # #ARTIKEL#
Erläuterung:
«IIF» leitet eine Bedingung ein: Wenn der BESTAND größer als 0 ist,
wird der Bestand als ganzzahliger Wert («INT») ausgegeben,
ansonsten wird «*» ausgegeben.
«#ARTIKEL#» steht für das Feld Artikelbezeichnung.
Aufgabe (2):
Sie möchten eine Liste der zu bestellenden Artikel, deren Bestand
unter dem Mindestbestand liegt.
Lösung (2):
#IIF(BESTAND>=MINDBEST,0,ABS(BESTAND-MINDBEST))#
Erläuterung:
«IIF» leitet eine Bedingung ein : «BESTAND>=MINDBEST»
Im Ja-Fall wird hier eine «0», im Nein-Fall die Menge ausgewiesen,
die nötig ist, um den Mindestbestand aufzufüllen. «ABS» bewirkt,
daß der absolute Wert (ohne Rücksicht auf Vorzeichen) angegeben
wird.
Aufgabe (3)
Der Fußtext einer Liste soll in Schmalschrift erscheinen.
Lösung (3):
Geben Sie vor dem Text die Steuersequenz für Schmalschrift ein (
z.B.: für den HPDeskjet):
#CHR(27)+CHR(40)+CHR(115)+CHR(50)+CHR(48)+CHR(72)#
Danach geben Sie den gewünschten Text ein. Damit die folgenden
Druckausgaben nicht auch in Schmalschrift erscheinen, müssen Sie
hinter dem Text die Sequenz zum Ausschalten der Schmalschrift
eingeben, indem Fall wäre dies:
#CHR(27)+CHR(40)+CHR(115)+CHR(49)+CHR(50)+CHR(72)#
ähnlich können Sie mit anderen Druckersteuerungen verfahren.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 119
Aufgabe (4)
Sie haben eine Preiseinheit von z.B. einer Schachtel
Sicherheitsnadeln zu 1000 Stück - Preis 1,75 DM
Ein Kunde möchte nur 200 Stück kaufen. Der Preis pro Nadel soll auf
der Rechnung ausgewiesen werden.
Lösung (4):
Formulargenerator - 1. Zeile:
#NUMMER# #ANZAHL# #ARTIKEL1# #IIF(D->SCHLUESSEL=1,EPREIS,EPREIS/D->SCHLUESSEL*1.000)#
Wenn die Zusätze der Artikel mit gedruckt werden sollen, setzen Sie
die Feldnamen entsprechend in Zeile 2 und 3 ein.
Erläuterung:
«IIF» leitet eine Bedingung ein: Wenn das Feld «D->SCHLUESSEL»
gleich «1» ist, soll der «normale» Einzelpreis ausgegeben werden,
andernfalls (hier ist der Wert des Feldes «SCHLUESSEL» ja 1000)
muß das Ergebnis folgender Formel eingesetzt werden:
«EPREIS/D->SCHLUESSEL*1.000»
Das Druckresultat unseres Beispiels:
Art.-Nr. Anzahl Artikel Einzelpreis Preis
12345 200,00 Sicherheitsnadeln 0.00175 0.35
Somit ist es auch möglich mehr als zwei Nachkommastellen für
Einzelpreise auszugeben.
9.4.3. Liste drucken
Unter diesem Punkt können Sie die mit dem Listengenerator erstellten
Listen ausdrucken.
Je nach Art der Liste stehen Ihnen verschiedene Sortierkriterien
zur Verfügung.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit bestimmte Daten über
Bedingungen herauszufiltern.
Beispiel:
Sie wollen eine Kundenliste aller Kunden im Großraum Köln sortiert
nach Postleitzahl. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
+ «Liste drucken» anwählen
+ «Stammdaten»
+ Sortierung -> «Postleitzahl»
+ Bedingung -> «Ja»
+ Auswahl -> «Neu erstellen» (Filter) (Sie können auch auf schon
erstellte Filter zugreifen oder diese anpassen)
+ Klammer auf -> «Nein»
+ Auswahl Felder -> «PLZ»
- 120 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
+ Auswahl Vergleich -> «größer oder gleich»
+ Bedingungen -> in das freie Feld tragen Sie nun «50000» ein.
+ Mit Leerzeichen -> «Nein»
+ Weiter -> «und»
+ Klammer auf -> «Nein»
+ Auswahl Felder -> «PLZ»
+ Auswahl Vergleich -> «kleiner»
+ Bedingungen -> in das freie Feld tragen Sie nun «60000» ein.
+ Mit Leerzeichen -> «Nein»
+ Weiter -> «ende»
+ Auswahl -> «Drucke Liste»
+ Wählen Sie eine die passende Liste aus - der Ausdruck beginnt.
Damit sind die Filterbedingungen gesetzt, die Sie jetzt für
spätere Zwecke abspeichern können.
In dem Fall geben Sie einen entsprechenden Dateinamen
(ohne Endung) ein.
9.4.4. Formulargenerator
Der Formulargenerator ist dann interessant, wenn Sie eine
Einteilung Ihres Rechnungsformulars (gilt auch für die Formulare
Angebote, Auftragsbestätigung, Gutschriften, Lieferscheine)
wünschen, die nicht standardmäßig durch die zur Auswahl stehenden
Formate abgedeckt werden kann. In diesem Fall müssen Sie bei
«Voreinstellungen », Seite 1 als ausgewähltes Rechnungsformular
das Formular 3 (für Lieferscheine Formular 2) wählen.
BEISPIEL:
Sie benötigen die folgende Aufteilung Ihres Rechnungs-
formulars: Artikelnummer, Menge, Einheit, Artikel,
Gesamtpreis, Rechnungsnummer
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 121
In diesem Fall tragen Sie in die Formularmaske folgende
Informationen ein:
#NUMMER# #ANZAHL# #D->EINHEIT# #ARTIKEL# #PREIS#
Sie sehen außerdem, daß vor dem Feld «EINHEIT» ein Eintrag «d->»
verzeichnet ist. Dieser Eintrag sorgt dafür, daß die Information
für die «EINHEIT» aus der Datei «ARTIKEL» übernommen wird. Sie
können in diesem Formulargenerator grundsätzlich alle
Informationen aus der Datei «ARTIKEL» berücksichtigen.
- 122 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Sollen Felder aus anderen Dateien angesprochen werden, so
wählen Sie entsprechend folgender Liste:
«a->» Felder KUNDEN.DBF
«c->» Felder UMSATZ.DBF
«d->» Felder ARTIKEL.DBF
«f->» Felder LANGTEXT.DBF
Die Felder der Datei «ARCHIV.DBF» sind momentan im direkten Zugriff
und brauchen nicht gesondert angegeben zu werden.
Bezogen auf die Rechnungserstellung ergibt sich allerdings eine
Einschränkung: während Sie bei den Rechnungsformularen 1 und 2 im
Prinzip unbegrenzt lange Positionen durch Eingabe von Zusatztext
vorsehen können,ist dies bei dem Formular 3 nur möglich, indem Sie
eine entsprechende Formel vorsehen:
#iif(anzahl=0,"",anzahl)#
("Wenn für die Anzahl 0 eingetragen ist, dann drucke
nichts, ansonsten die Anzahl").
Das gleiche gilt dann auch für den Preis:
#iif(preis=0,"",preis)#
("Wenn für den (Gesamt-)Preis 0 eingetragen ist, dann
drucke nichts, ansonsten den Preis").
9.5. Dateireorganisation
Diesen Menüpunkt brauchen Sie nur in folgenden Fällen
anzuwählen:
1.Ihr Rechner ist während der Arbeit mit dem Programm
«abgestürzt», so daß Sie einen «Warm-» oder «Kaltstart» machen
mußten. Durch diesen Computer - Absturz kann es zu Fehlern in
den Datenbanken kommen.
2.Die Daten, die Sie mit «Bearbeiten» (das sind die einzelnen
Positionen zu den Rechnungen) ansehen können, bleiben nach der
Rechnungsschreibung gespeichert, wodurch allerdings auf die
Dauer die Verarbeitungsgeschwindigkeit negativ beeinflusst wird.
Wenn Sie eine Dateireorganisation vornehmen, werden alle
Positionen mit einem Zahlungsdatum, das vor dem von Ihnen
eingegebenen Datum liegt, gelöscht. Positionen von Rechnungen,
bei denen die Rechnung noch nicht ausgedruckt wurde, bleiben
allerdings auf jeden Fall erhalten.
Außerdem werden alle Adressen und Artikel, die als gelöscht
markiert sind, endgültig gelöscht.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 123
-
3. Daten von Kunden (also nicht aus der Adressverwaltung)
und Daten von Rechnungen mit einem Zahlungsdatum, das vor dem
von Ihnen eingegebenen Datum liegt, werden gelöscht, wenn
eine Rechnung geschrieben wurde und die Rechnung bereits bezahlt
worden ist. Auch hier spielt die Verarbeitungsgeschwindigkeit
eine große Rolle, denn «Karteileichen» werden Sie wohl kaum noch
benötigen.
Die Dateireorganisation nimmt einige Zeit in Anspruch.
Dabei können Sie den zeitlichen Fortlauf und die reorganisierten
Dateien mitverfolgen:
In dem folgenden Beispiel werden alle Rechnungen, die vor dem
angegebenen Datum bezahlt worden sind und alle Positionen, für
die schon Rechnungen geschrieben worden sind, gelöscht, wenn das
entsprechende Datum vor dem 26.06.93 liegt.
Sollten Sie sich beim Datum geirrt haben, können Sie die Datei-
reorganisation mit «ESC» unterbinden. Drücken Sie zur Durchführung
der Reorganisation die Taste «F10».
10. Datensicherung und -wiederherstellung
Eine Datensicherung über das Programm ist leider nicht mehr möglich.
Deshalb werden bei der Installation zwei Batchdateien in das
jeweilige Stammverzeichnis der bei der Installation gewählten
Festplatte kopiert. In diesem Beispiel gehen wir von Laufwerk «C:»
aus.
Um Ihre Daten zu sichern, geben Sie am «C:>\ - Prompt»
«ehoback»
ein.
- 124 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Zu Wiederherstellung von Daten geben Sie am «C:>\ - Prompt»
«ehorest»
ein.
ACHTUNG:
Bei diesen Eingaben handelt es sich um Batch-Datei
-Aufrufe der DOS - Befehle «BACKUP» bzw. «RESTORE», die bis
MS-DOS Version 5.0 vorlagen. Diese Befehle sind ab MS-DOS
Version 6.0 durch das Programm «MSBACKUP» ersetzt worden.
Hier müssen Sie die Einstellungen selbst vornehmen (s.MS-DOS
Handbuch). Am besten sichern Sie den kompletten Verzeichnis-
zweig «C:\EHO».
Beachten Sie bitte, daß Sie sich mit dem Kauf des Programms
verpflichtet haben, ordnungsgemäße Datensicherungen eigenverant-
wortlich durchzuführen. Wir weisen an dieser Stelle noch einmal
darauf hin, daß wir keinerlei Gewähr bei Datenverlusten übernehmen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 125
-
11. Programmende
Das Programm wird durch Eingabe von «ALT X» im Hauptmenü
direkt beendet.
Wenn Sie die Ausgabe der Tagesstatistik wünschen, beenden Sie
das Programm über «ALT E» und anschließend «Tagesstatistik
und beenden»
Der Punkt Tagesstatistik beinhaltet praktisch einen
Kassenabschluß.
Zunächst müssen Sie hier eingeben, welche Ausgaben
Sie aus der Kasse getätigt haben. Anschließend müssen
Sie dem Programm mitteilen, ob Sie einen Geldbetrag
auf ein Bankkonto gezahlt haben. Falls Sie zusätzlich
unser Programm CTO EA einsetzen können Sie
den Buchungsvorgang sofort durchführen. Sie erhalten
dann einen Ausdruck mit allen Tageseinnahmen und
Tagesausgaben.
- 126 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
12. Specials
a) HILFE UND NOTIZZETTEL («F1» / «STRG F10»)
Die Hilfe können Sie mit der Taste «F1», den
Notizzettel mit der Tastenkombination «STRG -
F10» aufrufen. Eine Änderung der Hilfe ist nur möglich, wenn
Sie dies innerhalb der Voreinstellungen (vgl. Installation)
vorgesehen haben.
Innerhalb der Hilfe und des Notizzettels haben Sie folgende
Möglichkeiten:
«F7» Ausdrucken der Hilfe
«STRG W» Geänderte Hilfe speichern
«ESC» Hilfe verlassen
b) DRUCKERUMLEITUNG («ALT F5»)
Normalerweise werden alle Ausdrucke über die
Schnittstelle LPT 1 auf den Drucker geschickt. In
einigen Fällen kann sich aber ergeben, daß Sie
einen Ausdruck umleiten wollen.
Beispiel: Sie haben einen Laserdrucker, auf dem
Sie Ihre Rechnungen schreiben (LPT 1) und einen
Matrixdrucker, auf dem Sie Etiketten drucken (COM 1).
Eine besonders nützliche Sache ist die Möglichkeit
den Ausdruck in die Datei «EHO1.DAT» oder «EHO2.DAT»
umzuleiten. Das Druckergebnis kann dann zu einem späteren
Zeitpunkt beispielsweise über den DOS - Befehl «PRINT»
ausgedruckt werden.
Diese Dateien können aber auch über eine Textverabeitung
weiterbehandelt werden.
Allerdings wird diese Datei jedes Mal gelöscht,
wenn Sie diese «Umleitung» angeben.
c) TASCHENRECHNER («STRG F1»)
Mit dem Taschenrechner sind alle Berechnungen
unter Verwendung der Grundrechenarten (Addition,
Subtraktion, Multiplikation, Division) möglich.
Der Taschenrechner kann anhand der Cursortasten
auf dem Monitor verschoben werden. Darüberhinaus
besteht aber auch die Möglichkeit, mit «X»«X» das
berechnete Ergebnis in eine Maske zu übernehmen
(z. Bsp. Auftragserfassung).
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 127
d) MAKROS DEFINIEREN («ALT M» und aufrufen Makros dienen in
erster Linie dazu, bestimmte immer wiederkehrende Dinge auf
Tastendruck durchzuführen.
Beispiel siehe unter «TASTATURKÜRZEL EINRICHTEN»
Sie können in dieses Feld keine Texte eingeben.
Wenn Sie also häufiger Kunden mit dem Namen
«Müller» suchen müssen, können Sie diese Be-
zeichnung nicht im Makro verankern. Zur Erstellung
der Makros können Sie die im Anhang befindliche
Kurzreferenz zu Hilfe nehmen.
e) ANZEIGE DATUM, ZEIT UND FREIE KAPAZITÄT («STRG K»)
Sie erhalten in diesem Fall eine Information über
das aktuelle (System-) Datum, die Zeit und den zur
Verfügung stehenden Arbeitsspeicher.
f) PUFFER- ODER SCHNELLSUCHE
In fast allen Listen (Dateimanager, Artikel
zeigen, Offene Posten, Außenstände, Kundeninfo,
Textliste, Rechnungsliste, etc.) können Sie die
Puffersuche aktivieren.
BEISPIEL:
Angenommen, Sie wollen beim Kundeninfo einen
Kunden mit dem Namen «Meyer» auswählen, haben
aber mehrere Kunden mit diesem Namen und kennen
nicht die Kundennummer. In diesem Fall geben Sie
- wenn Sie in der Liste sind «m»-«M» ein. Es
erfolgt dann in der Liste automatisch ein Sprung
zum ersten Datensatz eines Kunden, dessen Name
mit «M» beginnt. Wenn Sie als nächsten
Buchstaben «ey»«e» eingeben, erfolgt ein Sprung
auf den ersten Datensatz eines Kunden, dessen
Name mit «Me» beginnt etc.. Sollten Sie sich bei
der Eingabe geirrt haben, müssen Sie vor einem
erneuten Suchvorgang zunächst den Puffer mit
«ALT L»leeren.
g) DRUCKERAUSWAHL («STRG P»)
Wenn das Hauptmenü aktiviert ist, können Sie über
«STRG P» einen anderen Drucker einstellen
bzw. prüfen, welcher Drucker zur Zeit eingestellt
ist. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, daß
der in der Installation gewählte Drucker durch den
dann gewählten Drucker überschrieben wird, wenn
Sie die Installation anwählen.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 129
-
h) ZUGANGSBERECHTIGUNG PREISE («STRG U»)
Wenn Sie in den Voreinstellungen (Seite 1) ein
Paßwort für Preise und Kalkulation eingegeben
haben, können Sie vom Hauptmenü aus mit der
Tastenkombination «STRG U» das Codewort eingeben.
Anschließend haben Sie dann die Möglichkeit, die
Preise und Kalkulation einzusehen. Wenn Sie wieder
im Hauptmenü «STRG U» eintippen und dann bei-
spielsweise «ENTER» drücken, sind wieder die
Preise und Kalkulation geschützt.
i) INSTALLATIONSAUSWAHL («ALT W»)
Durch Eingabe von «ALT W» erhalten Sie die
Möglichkeit zwischen STANDARD und ALTERNATIV -
Installation umzuschalten.
j) KASSE ÖFFNEN («STRG O»)
Sollten Sie eine Kassenschublade über seriellen
Anschluß mit dem PC verbunden haben, können Sie
über die Tastenkombination «STRG O» diese öffnen.
k) UMGEBUNGSVARIABLE CTOEHO
Individuelle Farbeinstellung
Über die Umgebungsvariable CTOEHO kann für jeden
Rechner die Farbe individuell gesetzt werden. Das
ist besonders interessant für Benutzer im
Netzwerk, die auf ihre eigene bevorzugte
Farbkombination nicht verzichten wollen.
Wenn also beispielsweise die 2. Farbpallete auf
einem speziellen Rechner eingestellt werden soll,
braucht nur «SET CTOEHO=2» auf der DOS-Ebene
eingegeben werden (Selbstverständlich kann das
auch über die «AUTOEXEC.BAT» oder «EHO.BAT»
geschehen.)
Aufgehoben wird diese Einstellung wieder mit «SET
CTOEHO= ».
- 130 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Ausgabe auf den Drucker verzögern
In einigen wenigen Fällen kann es möglich sein,
daß auf dem Bildschirm die Meldung erscheint, daß
der Drucker nicht bereit ist, obwohl der Drucker
offensichtlich bereit ist. Dies kann daran liegen,
daß die Daten auf den Drucker "geschaufelt" werden
und der Drucker einfach "nicht mehr mit kommt".
Bisher konnten Sie dies nur verhindern, indem Sie
bei der Druckereinstellung die Frage
«Seitenwechsel bestätigen» mit «J» beantwortet
haben. Dies läßt sich jetzt wesentlich effektiver
erledigen: Über einen zweiten Parameter in der
Umgebungsvariablen können Sie dafür sorgen, daß
dieses Problem verhindert wird. Dazu geben Sie
hinter dem (dann notwendigen) 1. Parameter für die
Auswahl der Farbpalette durch Komma getrennt den
zweiten Parameter ein. Diese Zahl stellt dar, wie
lange (in Sekunden) gewartet werden soll, bevor
der Drucker weiter bedient wird.
BEISPIEL:
SET CTOEHO=1,5
Auswahl der 1. Farbpalette und einer Wartezeit
von 5 Sekunden zwischen jeder Seite.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 131
A. Dateien und ihre Verwendung
Von CTO EHO werden verschiedene Dateiarten verwendet.
Dabei bedeuten die Endungen:
*.EXE ausführbares Programm (z.B.: EHO.EXE)
*.FLT Filterdateien - enthalten gespeicherte
Filter
*.REP Reports (Listen)
*.NTX Indexdateien (für Sortierung)
*.DBF / Datenbanken/dazugehörige Textdateien
*.DBT (Notizen, Hilfe)
*.MEM Dateien zur Speicherung der
Einstellungen des Umsatzes, des
Kassenstandes, der Mahnungstexte
*.FOR mit dem Formulargenerator erstellte
Formulare
*.ETI Aufbau von Artikeletiketten
*.BAT Stapeldateien (z.B.: Start von Eho,
Datensicherung)
Die Dateien im einzelnen:
1. ADRESSEN.DBF Adressen - Datei
ADRESSEN.DBT Adresseb-Notiz-Datei
ADNAM.NTX sortiert nach Name und Vorname
ADKUN.NTX sortiert nach Kunden-/Lief.-nummer
ADORT.NTX sortiert nach Wohnort
ADKENN.NTX sortiert nach Kennung
ADPOST.NTX sortiert nach Postleitzahl
ADDEBI.NTX sortiert nach Debitoren
2. ARCHIV.DBF Datei mit Positionen der Rechnungen
NUMMER.NTX sortiert nach Rechnungsnummern
A_NUMMER.NTX sortiert nach Angebotsnummern
ARTHIT.NTX sortiert nach Artikelnummer
3. ARTIKEL.DBF Artikel - Datei
LANAM.NTX sortiert nach Artikelbezeichnung
LANUM.NTX sortiert nach Artikelnummer
LALIEF.NTX sortiert nach Kunden-/Lief.-nummer
LALIENUM.NTX sortiert nach Lieferantenart. -Nr
LAGRUP.NTX sortiert nach Warengruppe
4. KUNDEN.DBF Kunden - Datei; enthält alle
Kundendaten zu den Rechnungen
KUNUM.NTX sortiert nach Rechnungsnummern
A_KUNUM.NTX sortiert nach Angebotsnummern
- 132 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
5. UMSATZ.DBF Umsatz - Datei: enthält alle
Rechnungen
UMNUM.NTX sortiert nach Rechnungsnummern
UMKNR.NTX sortiert nach Kundennummer
UMNAM.NTX sortiert nach Name
6. TEXT.DBF Text - Datei
TITELTXT.NTX sortiert nach Text - Name
7. DRUCKER.DBF Drucker - Datei
8. HILFE.DBF Hilfe - Datei
HILFE.DBT Hilfe-Text-Datei
HILFENUM.NTX sortiert nach Modul
9. LANGTEXT.DBF Langtext Datei
LANGNUM.NTX sortiert nach Artikelnummer
10. KUPR.DBF Kundenpreisliste
KUPREIS.NTX sortiert nach Kunden- und
Artikelnumme
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 133
B. Dateiaufbau
Nachfolgend sehen Sie den Aufbau der einzelnen Dateien
und die Bedeutung der einzelnen Felder. Die Dateien
HILFE.DBF (Hilfedatei), TEMPEHO.DBF (temporäre Datei)
und TEXT.DBF (Textdatei) werden nicht erläutert, da
diese Dateien im Rahmen von Auswertungen kaum von
Bedeutung sein dürften.
Struktur von ADRESSEN.DBF(Stammdaten)
Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 ANREDE C 10 Anrede (Herrn, Frau,Firma,...)
2 KENNUNG C 7 Kunden, Lieferantengruppen, etc.
3 VORNAME C 30 Vorname
4 NAME C 30 Nachname
5 NAME_2 C 30 Zusatz
6 NAME_3 C 30 Zusatz
7 STRASSE C 30 Straße
8 PLZ C 9 Postleitzahl
9 ORT C 30 Wohnort
10 TELEFON C 20 Telefon
11 BEMERK1 C 62 Bemerkungen
12 BEMERK2 C 62 2. Zeile
13 BEMERK3 C 62 3. Zeile
14 KUNDE C 10 Kunden- bzw. Lieferantennummer
15 WIEVOR L 1 Wiedervorlage (ja/nein)
16 WIE_DAT D 8 letzter Kontakt
17 H_RABATT N 5 2 Rabatt
18 TELEFAX C 20 Telefax
19 ERST_KON D 8 Erster Kontakt
20 AD_NOTIZ M 10 Notizen zur Adresse (nicht selektierbar)
21 AD_UMS N 14 2 Umsatz
22 PREISKENN N 1 0 Preisstufe 1,2 oder 3
23 DEBI C 6 Debitoren- oder Kreditorennummer
24 BANK C 25 Bankverbindung
25 BLZ C 8 Bankleitzahl
26 KTO_NR C 10 Kontonummer
27 SK_PROZ N 1 0 Skonosatz
28 SK_FRIST N 2 0 Skontofrist
29 OFFEN N 10 2 Offene Posten
30 UST_ID_NR C 14 Umsatzsteuer-ID-Nummer
31 SONST C 30 Sonstige Bemerkung
32 ST_FREI N 1 0 Ohne Steuer ?
- 134 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Struktur von ARCHIV.DBF (Rechnungspositionen)
Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 NUMMER C 13 Artikelnummer
2 ARTIKEL1 C 30 Artikelbezeichnung
3 ARTIKEL2 C 30 2. Zeile
4 ARTIKEL3 C 3 0 3. Zeile
5 MWSATZ N 5 2 Steuersatz
6 ANZAHL N 8 2 Verkaufsmenge
7 NAME C 0 Kundenname
8 RECH_NR N 6 0 Rechnungsnummer
9 RECH_DAT D 8 Rechnungsdatum
10 POS_NR N 3 0 Positionsnummer
11 EPREIS N 9 2 Einzelpreis
12 PREISN 1 0 2 Gesamtpreis
13 RECH L 1 Rechnung geschrieben (j/n)
14 RABPOS N 2 0 Einzelrabatt
15 ANG_NR N 6 0 Angebotsnummer
16 LIEF_STAND C 1 Lieferung erfolgt (j/n)
17 KUNDENUM C 0 Kundennummer
18 ARC_GRUP C 8 Warengruppe
Struktur von AUSGABEN.DBF(Tagesabschluß)
Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 AUSART C 20 0 Ausgabenart
2 AUSWERT N 8 2 Ausgabe
Struktur von DRUCKER.DBF (Druckerdatei)
Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 DRUCKER C 35 Druckertyp
2 ELITE C 120 Sequenzen für Elite
(12 Zeichen/Zoll)
3 RESET C 120 Sequenzen für Reset
4 NLQ C 120 Sequenzen für Schönschrift
5 NORMAL C 120 Sequenzen für Normalschrift
6 BREIT C 120 Sequenzen für Breitschrift
7 SCHMAL_EIN C 120 Sequenzen für Schmalschrift ein
8 SCHMAL_AUS C 120 Sequenzen für Schmalschrift aus
9 EINZEL C 120 Sequenzen für Einzelblatteinstellung
10 ENDLOS C 120 Sequenzen für Endlosblatteinstellung
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 135
-
Struktur von ARTIKEL.DBF (Artikeldatei)
Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 NUMMER C 13 Artikelnummer
2 ARTIKEL C 30 Artikelbezeichnung
3 ZUSATZ C 30 2 Zeile
4 ZUSATZ1 C 30 3 Zeile
5 EINHEIT C 10 Mengeneinheit
6 PREIS_STCK N 9 2 EK-Preis
7 KALK_FAKT N 7 2 Aufschlag
8 NETTO N 9 2 Nettopreis
9 BRUTTO N 9 2 VK-Preis
10 MWST N 5 2 Steuersatz
11 MIT_RABATT L 1 Rabattfähig (j/n)
12 MIT_MENGE L 1 Lageraktualisierung (j/n)
13 WERT N 12 2 Inventurwert
14 BESTAND N 9 2 Artikelbestand
15 MINDBEST N 4 0 Mindestbestand
16 LIEFERANT C 10 Lieferantennumme
r
17 LA_NOTIZ C 66 zusätzliches Notizfeld
18 WAGRU C 8 Warengruppe
19 ST_LISTE L 1 Stückliste (j/n)
20 PREIS2 N 9 2 2. VK-Preis
21 PREIS3 N 9 2 3. VK-Preis
22 PREIS4 N 9 2 4. VK-Preis
23 PREIS5 N 9 2 5. VK-Preis
24 KALK_FAKT2 N 7 2 2. Kalkulationsfaktor
25 KALK_FAKT3 N 7 2 3Kalkulationsfaktor
26 KALK_FAKT4 N 7 2 4. Kalkulationsfaktor
27 KALK_FAKT5 N 7 2 5. Kalkulationsfaktor
28 NETTO2 N 9 2 2. Nettopreis
29 NETTO3 N 9 2 3. Nettopreis
30 NETTO4 N 9 2 4. Nettopreis
31 NETTO5 N 9 2 5. Nettopreis
32 PROV_RAB N 5 2 mögliche Provision
33 SCHLUESSEL N 5 0 Kalkulationseinheit
34 BEST_MEN N 9 2 Bestellmenge
35 BEST_DAT D 8 0 Bestelldatum
36 VE N 7 2 Verpackungseinheit
37 LANGTEXT L 1 0 Langtext
38 LIEF_A_NR C 15 0 Lieferantennummer
Struktur von STUECK.DBF (Stückliste)
Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 ST_NUM C 13 jeweilige Artikelnummer
2 ST_STCK N 6 2 benötigte Stückzahl
3 ART_NUM C 13 Artikelnummer des zusammengestellten
Artikels
- 136 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
Struktur von KUNDEN.DBF (Rechnungs-, Angebotsadressen)
Nr. Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 ANREDE C 10 0 Anrede
2 VORNAME C 30 0 Vorname
3 NAME C 30 Nachname
4 NAME_2 C 30 2. Zeile
5 NAME_3 C 30 3. Zeile
6 STRASSE C 30 Straße
7 PLZ C 9 Postleitzahl
8 ORT C 30 Wohnort
9 RECH_NR N 6 0 Rechnungsnummer
10 ANG_NR N 6 0 Angebotsnummer
11 KUNDE C 10 Kundennummer
12 RA N 1 0 Rechnungsart (Brutto=1, Netto=2, Quittung=3)
13 K_RABATT N 5 2 Gesamtrabatt
14 RK N 1 Preisklasse (1,2 oder 3)
15 AB L 1 Auftragsbestätigung
16 LI L 1 Lieferschein
17 RE L 1 Rechnung
18 GU L 1 Gutschrift
19 AN L 1 Angebot
20 BV L 1 Barverkauf
Struktur von UMSATZ.DBF (Umsätze)
Nr.Feldname Typ Länge Dez Inhalt
1 NAME C 30 Kundenname
2 RECH_NR N 6 0 Rechnungsnummer
3 RECH_DAT D 8 Rechnungsdatum
4 GESAMT N 14 2 Gesamtrechnungsbetrag
5 BEZAHLT L 1 Bezahlt (j/n)
6 SKONT L 1 Skonto (j/n)
7 RABAT L 1 Gesamtrabatt eingeräumt (j/n)
8 ZAHLDAT D 8 Zahlungsdatum
9 MABRIEF N 1 0 Mahnungsstufe
10 ZAHLWEISE C 1 Zahlungsweise
11 BEZBETRA N 14 2 Bisher bezahlter Betrag
12 LETZTDAT D 8 Datum der letzten Zahlung
13 RESTZAHL N 14 2 Restbetrag
14 TEILZAHL N 14 2 Teilzahlung
15 NETTO1 N 13 2 1. Nettobetrag
16 NETTO2 N 13 2 2. Nettobetrag
17 MWST1 N 11 2 1. Steuerbetrag
18 MWST2 N 11 2 2. Steuerbetrag
19 KUNDEN_NR C 10 Kundennummer
20 VERKAUF N 2 0 Verkäufernummer
21 MAHNDAT D 8 letztes Mahnungsdatum
22 FIBU_ N 1 0 Übernahme von Rechnungsdaten in CTO FIBU
23 KONTO C 6 Debitorennummer
24 T_Z_WEISE C 1 Teilzahlungsart
- 138 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
C. Behebung von Fehlern
1.) Buchstaben im oberen Teil einer Rechnung
Nach Wahl einer neuen Schriftart kann es
vorkommen, daß der entsprechende Drucker - Code
auf der Rechnung ausgedruckt wird.
Dies betrifft allerdings in der Regel nur die
erste Rechnung, die mit der neuen Schriftart
ausgedruckt wurde.
Wählen Sie im Hauptmenü die Option
«DRUCK»«Formulare drucken» und lassen Sie die feh-
lerhafte Rechnung noch mal ausdrucken.
Außerdem könnte die Fehlerursache darin liegen,
daß Sie einen falschen Drucker ausgewählt haben
oder falsche ESC-Sequenzen beim Druck benutzt
werden. Buchstaben können auch auftauchen, wenn
bei der Seitenlänge falsche Steuersequenzen
eingegeben wurden (vgl. 1.).
2.) Mahnungsfrist wird nicht eingehalten
Überprüfen Sie in der Installation die Frist für
Mahnungen.
3.) Kein Rabatt berechnet, obwohl Sie Rabatt gewähren wollten.
Wählen Sie im Hauptmenü die Lagerverwaltung und
überprüfen Sie dann bei den entsprechenden
Artikeln, ob Sie bestimmt haben, daß diese Artikel
«rabattfähig» sind. Dort muß dann «J»«J»
eingetragen sein, damit überhaupt Rabatt gewährt
werden kann.
4.) Schriftart gefällt Ihnen nicht
Wählen Sie im Hauptmenü die Option «Dienste-
Drucker einrichten» und stellen Sie die Codes für
die von Ihnen gewünschte Schriftart ein.
(Fragen Sie evtl. Ihren Händler oder lassen Sie
sich die von Ihnen gewünschte Schriftart
einstellen.)
5.) Erfaßte Daten werden nicht aufgelistet
Dieser Fall kann nur dann auftreten, wenn der
Computer während der Bearbeitung einer Datei mit
CTO EHO «abstürzen» sollte.
Wählen Sie im Menü «Dienste» die Option
«Reorganisation»«Reorganisation».
6.) Meldung Drucker nicht bereit
Sie haben einen Menüpunkt angewählt, für den der
Drucker angeschlossen (ON-LINE) sein muß.
Schließen Sie Ihren Drucker an, legen Sie ggf.
Papier ein und geben Sie auf die Frage «Abbrechen
(J/N)» ein oder brechen Sie den Vorgang ab,
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 139
-
indem Sie «J» eingeben.
- 140 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
7.) Rechnungsausdruck ist fehlerhaft
Der letzte Teil einer Zeile wird am rechten Rand
der nächsten Zeile gedruckt:
Die von Ihnen gewählte Schriftart führt bei dem
von Ihnen gewählten linken Seitenrand zu diesem
Fehler. Ändern Sie entweder die Schriftart oder
den linken Seitenrand
8.) Ausdruck vom Rechnungsfuß erfolgt (teilweise) auf
der nächsten Seite.v.8.) Ausdruck vom Rechnungsfuß
erfolgt (teilweise) auf der nächsten Seite;
Dieses Problem kann dadurch behoben werden, daß
Sie bei der «Druckerinstallation» auf der zweiten
Seite eine Verkürzung des Formulars angeben.
BEISPIEL:
Zwei Fußzeilen werden bereits auf der nächsten
Seite gedruckt. Geben Sie in diesem Fall für die
Verkürzung «-2» ein.
D. Systemfehler
1.) Fehler beim Öffnen einer Datei
1.1 DBFNTX/1001 - DBFNTX/1003 Open error
Problem: Die genannte Datei kann nicht
geöffnet werden.
Behebung: Prüfen Sie, ob die genannte Datei im
Verzeichnis existiert; wenn dies der
Fall sein sollte, prüfen Sie bitte,
ob diese Datei mit dem Attribut «Read
Only» versehen ist und löschen Sie
dieses Attribut gegebenenfalls
1.2. DBFNTX/1004 - DBFNTX/1006 Open error (creating)
Problem: Die genannte Datei kann nicht
erstellt werden.
Behebung: Prüfen Sie, ob genügend Platz auf der
Festplatte vorhanden ist
1.3 TERM/2014 Open error (SET PRINTER command)
Problem: Die Datei EHO1.DAT bzw. EHO2.DAT
konnte nicht geöffnet werden.
Behebung: Prüfen Sie, ob genügend Platz auf der
Festplatte vorhanden ist.
In einer Netzwerkumgebung bedeutet
diese Fehlermeldung, daß die
entsprechende Datei bereits durch
einen anderen Benutzer geöffnet
worden ist. Sie sollten in diesem
Fall entweder eine andere Datei
öffnen oder warten, bis die Datei
wieder geöffnet werden kann.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 141
-
2. Interner Fehler 17, 18 oder 19
Fehlermeldung: NTX file corrupted
Ursache: Defekte Indexdatei
Behebung/Umgehung: 1.)Beachten Sie die Hinweise zur
Einstellung der CONFIG.SYS
im Handbuch
2.) Überprüfen Sie ggf. Ihren EMS-
Treiber
3.) Führen Sie eine
Dateireorganisation durch.
3. Interner Fehler 5333
Beschreibung: VMM: interner Integritätsfehler. Das
den virtuellen Speicher benutzende
Sub-System arbeitet fehlerhaft.
Ursache: VMM wird eine Daten-/Code-Seite
übergeben, die nicht den
Spezifikationen entspricht. Dies kann
bedeuten, daß z.B. eine Export-
Variable zu einem anderen Datentyp
re-definiert wurde.
(Speicherverwaltungsproblem)
Umgehung: Überprüfen Sie Ihren EMS-Treiber
Mögliche Lösung: SET CLIPPER=E0
4. BASE/1067 - BASE/1068 - BASE/1069:
Argument error: array dimension, array access, array assign
Problem: Speicherbedingte Probleme, die evtl.
mit residenten Programmen (zu wenig
Arbeitsspeicher, etc.) oder mit
speziellen EMS-Treibern
zusammenhängen.
Lösung: 1.) Überprüfen Sie, welche Programme
resident geladen sind.
2.) Benutzen Sie einen anderen EMS-
Treiber
3.) Mögliche Lösung: SET CLIPPER=E0
5. BASE/1070 - BASE/1076:
Problem: Zwei Argumente, die verglichen
werden, sind unterschiedlich.
Behebung: In der Regel dürfte dieser Fehler
nur dann auftauchen, wenn Dateien mit
der Erweiterung .MEM nicht richtig
gespeichert werden konnten.
- 142 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
BEISPIEL :
(mit allen Möglichkeiten nach einem Fehler)
> ACHTUNG: FEHLER! <
Fehlermeldung: Fehler beim Anlegenn der Datei (20)
DOS-Errorcode: 32
Dateiname : Eho1.dat
Fehlerklasse: TERM/2014
Prozedur : SET(0)
Prozedur : DRUCKDAT(2500)
<Wiederholen> <Standard> <Abbruch zum Hauptmenü><Programmabbruch>
In diesem Beispiel wurde im Rahmen der Druckerumleitung
in einer Netzwerkumgebung auf die gleiche Datei von zwei
verschiedenen Arbeitsplätzen aus zugegriffen.
Die Meldungszeilen im Einzelnen:
1. Fehlermeldung
Beschreibung des aufgetauchten Fehlers
2. DOS-Errorcode (nur wenn vorhanden)
Fehlerkennzeichen des Betriebssystems
3. Dateiname (nur wenn vorhanden)
Datei, die den Fehler verursacht hat
4. Fehlerklasse
Interne Fehlerklasse (wichtig für den Kontakt mit unserer
Hotline)
5. Prozedur
Programmteil, in dem der Fehler aufgetaucht ist
(wichtig für den Kontakt mit unserer Hotline)
6. Fehlerkorrekturmöglichkeiten:
a) Wiederholen: Die Operation soll wiederholt werden
(sinnvoll, wenn beispielsweise der Drucker kein Papier
mehr hatte).
b) Standard: Für diese Operation ist bereits eine
Fehlerkorrektur standardmäßig vorgesehen.
Beispielsweise könnte die Standard-Fehlerkorrektur
darin bestehen, daß - falls möglich - der Fehler
ignoriert wird.
c) Abbruch zum Hauptmenü: Die gewünschte Operation wird
abgebrochen und es erfolgt ein Rücksprung zum Hauptmenü.
d) Programmabbruch: Die gewünschte Operation wird abgebrochen und
das Programm beendet.
CTO EHO plus (C) CTO 1988-1992 - 143
E. Anmerkungen zur Arbeit mit dBase
Sie können die Dateien, die von CTO EHO benutzt
werden auch unter dBase III plus.i.dBase III plus;
verwenden. Beachten Sie bitte die folgenden Punkte,
damit eine reibungslose Arbeit mit CTO EHO möglich ist:
1. Ändern Sie auf keinen Fall die Struktur der von
CTO EHO benutzten Datenbanken.
2. Wenn Sie Daten geändert haben, dann müssen Sie
beim nächsten Aufruf von CTO EHO zuerst eine Datei-
reorganisation vornehmen.
Wenn Sie mit der Textverarbeitung «TextMaker»
arbeiten, können Sie auf die Adreßdaten (wie auch auf
alle anderen Daten) von CTO EHO direkt zugreifen. Sie
sollten allerdings Änderungen der Daten möglichst
nicht in TextMaker, sondern nur in CTO EHO vornehmen,
weil ansonsten Schwierigkeiten bei der Suche nicht
ausgeschlossen werden können.
F. Spezielle Druckereinstellungen
Bei einigen Druckern können spezielle Einstellungen
notwendig sein. In der Regel können Sie allerdings auch
den standardmäßig eingestellten Zeichensatz verwenden,
wenn Sie im Bereich Druckerinstallation den Punkt
«Anderen Zeichensatz verwenden ?» mit «J» beantworten
und anschließend die Werte für die Umlaute eintragen
(vgl. Druckerhandbuch). Auch die Eintragung der
Seitenlänge ist nur von Bedeutung, wenn Sie den Punkt
«Seiteninitialisierung notwendig ?» mit «J» beantwortet haben.
G. Unterschiede in der Netzversion
EHO plus 3.0 Netz läuft unter Novell 2.x, 3.11 und unter
den sogenannten PEER TO PEER - Netzwerken Novell-Lite
1.1, Lantastic 5.0 und Invisible.
Unterschied Netzwerkversion
1. Der Bereich «Voreinstellungen» (allgemein, Formulargestaltung
und Druckereinstellungen) ist immer nur für einen Benutzer
zugänglich. Sollte dieser Bereich gesperrt werden, obwohl kein
anderer Benutzer in diesem Bereich ist, wurde das Programm
vermutlich nicht richtig beendet.
In diesem Fall müssen eventuell verbliebene temporäre Dateien
mit «DEL $*.TMP» im entsprechenden Verzeichnis gelöscht werden.
Anschließend ist dann wieder ein Zugang möglich.
- 144 - (C) CTO 1988-1992 CTO EHO plus
2. Der Bereich «Reorganisation» ist durch ein Codewort
geschützt. Außerordentlich wichtig ist, daß vor der
Durchführung einer Reorganisation kein anderer
Anwender mehr im Programm ist. Sollte dieser Bereich
gesperrt werden, obwohl kein anderer Benutzer in
diesem Bereich ist, wurde das Programm vermutlich
nicht richtig beendet. In diesem Fall müssen eventuell
verbliebene temporäre Dateien mit «DEL $*.TMP» im entsprechenden Verzeichnis gelöscht werden.
Anschließend ist dann wieder ein Zugang möglich.
3. Der Bereich «Angebot kopieren» ist immer nur für einen Benutzer
zugänglich. Sollte dieser Bereich gesperrt werden, obwohl kein
anderer Benutzer im diesem Bereich ist, wurde das Programm
vermutlich nicht richtig beendet. In diesem Fall müssen
eventuell verbliebene temporäre Dateien mit «DEL $*.TMP»
im entsprechenden Verzeichnis gelöscht werden.
Anschließend ist dann wieder ein Zugang möglich.
4. Bei den «kleinen» Netzwerklösungen (Novell Lite etc.)
muß die Datei «EHO.EXE» auf das Attribut «READ ONLY»
gesetzt werden. Das geschieht beispielsweise über den
DOS-Befehl «ATTRIB +R EHO.EXE»:Ansonsten ist ein
gemeinsamer Zugriff auf die Daten nicht möglich.
Achten Sie bei eventuellen Updates darauf, dieses
Attribut wieder wegzunehmen («ATTRIB -R EHO.EXE»),
damit die Datei «EHO.EXE» überschrieben werden kann.
5. Drucken im Netz
Soll die Druckausgabe direkt erfolgen, so ist dafür zu sorgen,
daß in den Netzeinstellungen dies vorgesehen wird. Bei Novell
Lite ist dies z.B. über den «CAPTURE»- Befehl einzustellen. Hier
kann auch festgelegt werden, wie lange der Drucker «wartet», bis
er den Druckbefehl ausführt, hier ist die Einstellung von
«TIMEOUT» maßgeblich.
6. Arbeiten im Netz
Der Vorteil von Netzwerken besteht darin, daß von
mehreren Arbeitsplätzen gemeinsam auf Datenbestände
zugegriffen werden kann. In unserem Fall können z.B.
gleichzeitig Rechnungen geschrieben, neue Kunden
angelegt, Artikel eingegeben werden.
Es gibt allerdings Situationen, in denen ein Datensatz
gesperrt werden muß: Das geschieht z.B. dann, wenn im
gleiechen Moment bei der Adress-Suche auf den selben
Datensatz zugegriffen wird. Dieser Satz bleibt so
lange gesperrt, bis in den Befehlsmodus gewechselt
wird. Eine Sperrung wird durch eine entsprechende
Meldung angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, auf
die Freigabe zu warten, ins Menü zurückzukehren oder
das Programm abzubrechen.