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Text File  |  1993-08-26  |  11KB  |  301 lines
  1. README.TXT
  2.  
  3. Additional information for Lotus Organizer, Release 1.1
  4. ====================================================================
  5.  
  6. TIPS.TXT file
  7. -------------
  8. TIPS.TXT contains further information about Lotus Organizer, 
  9. Release 1.1. It is intended for advanced users and administrators. 
  10. It covers the following topics:
  11.  
  12. 1.  Customizing .INI files (ORGANIZE.INI, LOTUS.INI, WIN.INI)
  13. 2.  Printing tips
  14. 3.  How to print a four-week view
  15. 4.  Adding a front-page logo
  16. 5.  Starting the Organizer automatically and opening files
  17. 6.  Using cc:Mail
  18. 7.  Uninstalling the Organizer
  19. 8.  Address-section sorting
  20. 9.  The ORGFILES subdirectory
  21. 10. Sizing the Organizer window
  22. 11. Alarms
  23. 12. Using the Organizer as a Windows shell application
  24. 13. How an assistant can manage an executive's Calendar
  25. 14. How to handle conflicting appointments
  26. 15. How to use the Organizer with OS/2
  27. 16. A complete ORGANIZE.INI file
  28.  
  29.  
  30. TEMP Environment Variable
  31. -------------------------
  32. The TEMP environment variable should be set on each user's 
  33. workstation. Usually it is in the AUTOEXEC.BAT file. Make sure 
  34. that the environment variable is set to point to a valid directory. 
  35. However, do not set it to point to the root "\" directory. 
  36.  
  37.  
  38. Running cc:Mail and Notes
  39. --------------------------
  40. If you have both cc:Mail and Notes installed on the workstation, 
  41. make sure that the cc:Mail program path appears before the Notes 
  42. program path in the PATH command line in the AUTOEXEC.BAT file.
  43.  
  44.  
  45. File/Open dialog box may not display the previous directory ".." 
  46. -----------------------------------------------------------------
  47. In some versions of Novell NetWare, users may find that the 
  48. previous directory option ".." does not appear in directory lists. 
  49. This makes it difficult to navigate through network directories in 
  50. dialog boxes such as File/Open.
  51.  
  52. To resolve this problem, follow these instructions:
  53.  
  54. 1. Add the following entry to SHELL.CFG or NET.CFG in the user's 
  55.    root directory -- usually c:\ -- or the directory that the 
  56.    Novell network drivers are started from:
  57.  
  58.      show dots = on
  59.  
  60. 2. Reboot the user's computer and start the Netware shell and 
  61.    communication programs -- NETX.COM and IPX.COM. You'll see a 
  62.    NetWare message acknowledging the new entry.  
  63.  
  64. 3. The ".." directory option should now be displayed.
  65.  
  66.  
  67. CONFIG.SYS settings
  68. -------------------
  69. Be sure that the "FILES=" parameter in users' CONFIG.SYS files is 
  70. set appropriately.  A value of 30 should be sufficient both for 
  71. workstations running the Organizer client and also for the 
  72. workstation that is running the AGENT.EXE program.  In Novell 
  73. NetWare, you may also need to increasethe value for the File Handles 
  74. parameter.
  75.  
  76.  
  77. Running SHARE.EXE
  78. -----------------
  79. SHARE.EXE is provided with your standard DOS operating system. 
  80. Include it in a user's AUTOEXEC.BAT file. If you run Windows from 
  81. your AUTOEXEC.BAT file, make sure you have SHARE.EXE before the 
  82. WIN command line.
  83.  
  84.  
  85. Using Superlist of Public Mailing Lists when selecting attendees
  86. ----------------------------------------------------------------
  87. Selecting a Superlist of Public Mailing Lists from the main cc:Mail 
  88. Directory when creating a meeting will not display users' free time 
  89. bars.  Use regular public or private mailing lists instead. 
  90.  
  91.  
  92. Using IBM ThinkPad with Organizer
  93. ---------------------------------
  94. If you're using the IBM ThinkPad configured with the IBM VGA driver 
  95. directly connected to a LAN, the screen may repaint incorrectly 
  96. when you exit the Schedule Meeting dialog box after creating a group 
  97. meeting.  You need to use the standard Windows VGA driver.
  98.  
  99. To install a new driver:
  100.  
  101. 1. In Windows Program Manager, double-click the Windows Setup icon.
  102. 2. Select Options from the Menu.
  103. 3. Select Change System Settings.
  104. 4. Choose VGA in the Display list.
  105. 5. Choose YES when prompted to Restart Windows.
  106.  
  107. Alternatively, you can add the following line to the 
  108. [Settings] section of your ORGANIZE.INI file in the 
  109. "Windows" directory:
  110.  
  111.   [Settings]   
  112.   NoRoundRegions=1
  113.  
  114.  
  115. Inviting a person who is not an e-mail user to a meeting.
  116. --------------------------------------------------------
  117. If you wish to invite a person to a meeting who is not listed
  118. in the mail directory you may do so by performing the following steps:
  119. 1)    Type the person's name in the Add field of the Scheduling
  120.    dialog box.  
  121. 2) Organizer will inform you that a meeting notice will not be 
  122.    sent to this person.
  123. 3)    Click on the OK button to add the name to the attendee list.
  124.  
  125.  
  126. The following information is for network administrators only
  127. ============================================================
  128.  
  129. Managing resources
  130. ------------------
  131. The Lotus Organizer Administrator's Guide, page 34, describes 
  132. setting up Organizer files for resources such as conference rooms 
  133. and equipment. There are two ways to manage resources:
  134.  
  135. 1. Resources are managed by an Organizer scheduling agent. In this 
  136. case, resources are automatically booked by the scheduling agent 
  137. on a first-come, first-served basis. 
  138.  
  139. The resources are defined as remote "R" users in the cc:Mail 
  140. Directory. No Organizer licenses or cc:Mail licenses are required 
  141. for these resources. 
  142.  
  143. (If you have an assistant monitoring the remote resource's .ORG file, 
  144. have the assistant open the .ORG file in read-only mode. Otherwise, 
  145. you need to define the resource as an "L" user, which requires a 
  146. valid cc:Mail license.)
  147.  
  148.  
  149. 2. Resources are managed by somebody; for example, by an 
  150. administrative assistant. In this case, you define the resources in 
  151. the cc:Mail Directory as local "L" users. 
  152.  
  153. Since resources managed in this way are local cc:Mail users, they DO 
  154. require valid cc:Mail licenses. No Organizer licenses are required.
  155.  
  156. NOTE: The Organizer License Packs include extra cc:Mail licenses to 
  157. be used exclusively for resources.
  158.  
  159.  
  160.  
  161. No scheduling information needed for aliases or bankshot mailing lists
  162. ----------------------------------------------------------------------
  163. If you schedule a meeting with an alias that you select from the
  164. cc:Mail directory, Organizer will find the user name that the alias 
  165. points to.  There is therefore no need to enter scheduling information 
  166. for aliases in the cc:Mail Directory. 
  167.  
  168. If you have manually added scheduling information for alias entries in
  169. your Directory, you should remove this information and add it to the 
  170. entries that the aliases point to, if it is not already there.
  171.  
  172. Likewise, scheduling information should not be entered for cc:Mail 
  173. bankshot mailing lists, even though these have a location of 'r' in 
  174. the directory.
  175.  
  176.  
  177. Setting PATH on Novell Netware networks
  178. ---------------------------------------
  179. Organizer and cc:Mail for Windows 2.0 require that the cc:Mail program
  180. path containing the VIM DLLs be listed in the user's PATH environment 
  181. variable. The install programs for both products optionally set this 
  182. path in the user's AUTOEXEC.BAT file. 
  183.  
  184. Because the length of the PATH value is limited, we recommend that 
  185. NetWare administrators write the NetWare login script for cc:Mail and 
  186. Organizer users to add the cc:Mail program path directory as a search 
  187. path when the users log onto the network.
  188.  
  189. This will reduce the chances of exceeding the maximum PATH length.
  190. It won't matter if users don't answer "Yes" to the prompt to add the 
  191. path to the AUTOEXEC.BAT file during install. 
  192.  
  193.  
  194.  
  195. ~ORGAGNT and server entries
  196. ---------------------------
  197. If you have multiple post offices and you don't have cc:Mail
  198. Automatic Directory Exchange, you need to make an entry for the agent
  199. (for example, ~ORGAGNT) in every post office.  Make the agent entry
  200. in the same way that you'd make a post office entry, as in the example
  201. below.
  202.  
  203. In post office Silver-HQ:
  204. ~ORGAGNT   P    
  205.  
  206. In the other post offices: 
  207. ~ORGAGNT   p   Silver-HQ
  208.  
  209. The same is also true for server entries.  You can use SRVADMIN.EXE to
  210. create server entries in each post office that is in use by Organizer.
  211.  
  212.  
  213. Read/Write access rights to cc:Mail post office
  214. -----------------------------------------------
  215. The Organizer network guest account, referred to in the Administrator's 
  216. Guide as ORGACCT, requires both read and write access rights to the 
  217. cc:Mail post office directory; for example M:\CCDATA. 
  218.  
  219.  
  220. IBM OS/2 LAN SERVER 3.0 
  221. -----------------------
  222. When running Organizer in Windows-OS/2 under IBM OS/2 LAN SERVER 3.0, 
  223. you may find that
  224.  
  225. - When users go to the WinOS/2 desktop, the error message 
  226.   "LANSRV.DRV not found" appears, 
  227.   
  228. - WinOS/2 under IBM LAN SERVER treats network drives as local drives.
  229.  
  230. - Users can't open files by selecting user names.  Consequently, they
  231.   cannot use group scheduling.
  232.  
  233. If this occurs, do the following:
  234.  
  235. 1. Install Organizer.  Do not use SETUPDIR.  Use DIRADMIN to 
  236.    add scheduling information for the Organizer users.
  237.  
  238. 2. Delete ORGNET.DLL and rename PORTABLE.DLL as ORGNET.DLL in the 
  239.    Organizer program directory.
  240.    
  241. 3. Run WORKSTN.EXE.
  242.  
  243. 4. Find the DOS LAN requester diskettes and unzip LANSRV.DRV and 
  244.    WINDLP.DLL.
  245.    
  246. 5. Copy these two files OS/2\MDOS\WINOS2\SYSTEM.
  247.  
  248. 6. Set a path to the files in CONFIG.SYS.
  249.  
  250. 7. Add the following lines to CONFIG.SYS.
  251.  
  252.    DEVICE=C:\IBMCOM\PROTOCOL\LANPDD\OS2
  253.    DEVICE=C:\IBMCOM\PROTOCOL\LANVDD\OS2
  254.  
  255. 8. Add the following line to the AUTOEXEC.BAT file:
  256.  
  257.   <path>LTSVCFG N1=1 S=H C=10 N=2
  258.  
  259.  
  260. SETUPDIR may not run properly on OS/2 on a IBM LAN Server network
  261. -----------------------------------------------------------------
  262. If you choose to run SETUPDIR during installation, or if you run
  263. SETUPDIR.EXE after installation, the program may not work properly 
  264. on OS/2 running IBM LAN Server.  A DOS window will appear briefly 
  265. and then disappear without any updates being done.
  266.  
  267. To update your directory if this happens, use DIRADMIN instead of 
  268. SETUPDIR refer to the Administration Guide section on using the 
  269. DIRADMIN command.
  270.  
  271.  
  272. UPDVIM.BAT may fail if VIM DLLs are read-only
  273. ---------------------------------------------
  274. UPDVIM.BAT is a script file that the Install program may write if 
  275. your cc:Mail and Organizer DLLs are incompatible and your post office 
  276. is open at the time of installation.  Install gives you the choice 
  277. of quitting Install, shutting down the post office, and updating the 
  278. DLLs, or of continuing and running the UPDVIM.BAT script later.
  279.  
  280. Install may find some incompatible DLLs but be able to fix them,
  281. in which case the UPDVIM.BAT file will not be written.
  282.  
  283. Starting with cc:Mail for Windows 2.0, the Mail Engine and VIM DLLs 
  284. in the cc:Mail program directory are read-only files.  If Install 
  285. indicates that you should run the UPDVIM.BAT script to update your 
  286. DLLs, you may need to make them writable by using the 
  287. "attrib -r <filename>" command for each file listed in UPDVIM.BAT.  
  288. You can do this easily by modifying UPDVIM.BAT to add the attrib 
  289. command before each copy command.
  290.  
  291.  
  292. Running the Organizer Agent from a local drive
  293. ----------------------------------------------
  294. The Organizer agent (AGENT.EXE) must have read, write, create, and
  295. erase rights to the ORGANIZE\ADMIN directory, which is where it
  296. runs by default.  
  297.  
  298. You may prefer to copy AGENT.EXE and the resource files (*.RI) to 
  299. a local drive and run it from there instead.
  300.  
  301.