home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / dbase / dbeditor.zip / DBEDIT.DOC next >
Text File  |  1991-07-31  |  32KB  |  822 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                       DBEditor Version 1.0 Documentation
  5.  
  6.  
  7. DBEditor was created to allow quick and easy modifications to any 
  8. dBase format Database.  Of course, no utility would by any good if 
  9. it didn't allow you to Import and Export data from standard formats 
  10. (Comma Delimited, CR/LF Delimited and Fixed Length).  DBEditor was 
  11. designed to be simple to use and is therefore menu driven.  I could 
  12. have made the program flashy, but I choose functional instead.
  13.  
  14. The following pages are a brief outline of the program functions:
  15.  
  16. Keys: [Enter] means the ENTER or RETURN key on your keyboard.
  17.       [Esc] means the ESCAPE key.
  18.       [Up], [Down], [Left] & [Right] refer to the ARROW keys.
  19.       [Insert] means the INSERT or INS key on your keyboard.
  20.       [Delete] means the DELETE or DEL key.
  21.       [Home] refers to the HOME key.
  22.       [End] means the END key.
  23.       [PgUp] & [PgDn] refer to PAGE UP (PGUP) and PAGE DOWN (PGDN).
  24.       [Space] means the SPACE BAR.
  25.  
  26. 1.0 - Check / Modify a Database.
  27.  
  28.       Functions to Convert data to Proper Case, Check for 
  29.       duplicates, Remove Bad and/or Empty Records and Convert LF/CR 
  30.       pair to a CR/LF pair (standard format).
  31.  
  32.       1.1 - Convert to Proper Case.
  33.  
  34.             Proper Case is the normal means that we view certain 
  35.             text.  That is, the first character of every word is 
  36.             Upper case as in:
  37.  
  38.                This Is Proper Case.  It Is Good For Names, 
  39.                Addresses, Etc. 
  40.  
  41.             DBEditor is a smart program in that it converts names 
  42.             such as:
  43.  
  44.                bobby mcfarren
  45.  
  46.             to:
  47.  
  48.                Bobby McFarren
  49.  
  50.             DBeditor is a perfect tool for address lists, and 
  51.             customer databases.
  52.  
  53.             After selecting this option, you will be prompted for 
  54.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  55.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  56.             [Esc] aborts the process.
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  69.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  70.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  71.             abort the process.
  72.  
  73.             Finally, you will be prompted with a "Picklist" of 
  74.             fields.  A picklist is a list of items from which a 
  75.             sub-group can be selected.  Select the fields you want 
  76.             to use by pressing [Space] on the Highlighted field.
  77.  
  78.             DBEditor will now begin converting the selected fields 
  79.             to proper case.  A status box will be displayed showing 
  80.             the percentage of completion.  At or near 100%, the 
  81.             program will stop briefly to close the open files and 
  82.             clean up it's mess.  This brief pause is normal.
  83.  
  84.       1.2 - Check for Duplicates.
  85.  
  86.             In every database, there is the likelyhood of 
  87.             duplicates.  Many times in customer databases, these 
  88.             duplicates are disguised by misspelling or garbage in 
  89.             the data.  DBEditor solves this problem by allowing you 
  90.             to compare records against your specific fields by 
  91.             actual data or by the 'sound' of the data.
  92.  
  93.             After selecting this option, you will be prompted for 
  94.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  95.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  96.             [Esc] aborts the process.
  97.  
  98.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  99.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  100.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  101.             abort the process.
  102.  
  103.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  104.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  105.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  106.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  107.  
  108.             Now, you will be presented with several "Message 
  109.             Boxes".  Message Boxes are informational windows that 
  110.             allow you to choose an option (or sometimes simply 
  111.             acknowledge the message) by "pressing" or selecting a 
  112.             "button".  Using your right and left arrow keys as well 
  113.             as the right and left Tab keys, you can highlight one of 
  114.             the small boxes containing the responses.  Press [Enter] 
  115.             to select your desired choice or [Esc] to abort.  
  116.  
  117.             Your first message box will prompt you to compare based 
  118.             on the "sound" of the selected fields.  That is, "Smith" 
  119.             versus "Smythe".
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.             Next, you will be asked if you wish to delete 
  135.             (permanently remove) the second duplicate record.  I 
  136.             recommend that you delete records only after first 
  137.             viewing them.  In this way you can be sure that you 
  138.             haven't deleted any wanted records.  
  139.  
  140.             Then, you will be prompted to print a list of the 
  141.             duplicates as they are found.  Answering "Yes" will 
  142.             allow you to select the fields you wish to print.  When 
  143.             the list is printed, each record will include it's 
  144.             record number.  This allows you to manually delete or 
  145.             edit the records through the 'Browse / Edit Data' option.
  146.  
  147.             DBEditor will now begin comparing the selected fields 
  148.             for duplicates.  First an Index based on the selected 
  149.             fields will be built, the the comparison will take 
  150.             place.  A status box will be displayed showing the 
  151.             percentage of completion.  At or near 100%, the program 
  152.             will stop briefly to close the open files and clean up 
  153.             it's mess.  This brief pause is normal.
  154.  
  155.       1.3 - Remove Bad / Empty Records.
  156.  
  157.             Bad and/or Empty records are records that have garbage 
  158.             in them or have empty key fields.  Records like this in 
  159.             a database often times cost a great deal to keep.  
  160.             DBEditor allows you to pinpoint bad and/or empty records 
  161.             and (optionally) remove them.
  162.  
  163.             After selecting this option, you will be prompted for 
  164.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  165.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  166.             [Esc] aborts the process.
  167.  
  168.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  169.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  170.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  171.             abort the process.
  172.  
  173.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  174.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  175.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  176.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  177.  
  178.             After selecting the fields to use, you will be prompted 
  179.             for a list of the characters that designate a 'Bad' 
  180.             record.  Generally, these characters include:
  181.  
  182.                ~`!@#$%^&*()_-+={}[]\|:";'<>?/
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.             Now, you will be presented with several "Message 
  201.             Boxes".  Message Boxes are informational windows that 
  202.             allow you to choose an option (or sometimes simply 
  203.             acknowledge the message) by "pressing" or selecting a 
  204.             "button".  Using your right and left arrow keys as well 
  205.             as the right and left Tab keys, you can highlight one of 
  206.             the small boxes containing the responses.  Press [Enter] 
  207.             to select your desired choice or [Esc] to abort.  
  208.  
  209.             Next, you will be asked if you wish to delete 
  210.             (permanently remove) the Bad / Empty records.  I 
  211.             recommend that you delete records only after first 
  212.             viewing them.  In this way you can be sure that you 
  213.             haven't deleted any wanted records.  
  214.  
  215.             Then, you will be prompted to print a list of the 
  216.             records as they are found.  Answering "Yes" will 
  217.             allow you to select the fields you wish to print.  When 
  218.             the list is printed, each record will include it's 
  219.             record number.  This allows you to manually delete or 
  220.             edit the records through the 'Browse / Edit Data' option.
  221.  
  222.             DBEditor will now begin comparing the selected fields 
  223.             against the list of bad characters you entered earlier 
  224.             and checking to make sure there is even data in the 
  225.             field.  A status box will be displayed showing the 
  226.             percentage of completion.  At or near 100%, the program 
  227.             will stop briefly to close the open files and clean up 
  228.             it's mess.  This brief pause is normal.
  229.  
  230.       1.4 - Convert LF/CR to CR/LF.
  231.  
  232.             This function is little used and little needed.  It 
  233.             would not even be here were it not for the fact that one 
  234.             of my good friends ran into this strange problem using 
  235.             this program.  It seems that files with records that 
  236.             terminate in a LineFeed/Carriage Return (LF/CR) pair 
  237.             will not be imported into a DBF properly.  To solve this 
  238.             problem, the LF/CR conversion function was created.  
  239.             (Import will automatically call this function when needed.)
  240.  
  241.             After selecting this option, you will be prompted for 
  242.             the data file drive and directory.  Enter the location of 
  243.             the files or press [Enter] to accept the default.  
  244.             [Esc] aborts the process.
  245.  
  246.             Next you will be prompted with a list of files.  
  247.             Highlight the file you wish to use and press [Enter] or 
  248.             press [Esc] to abort the process.
  249.  
  250.             DBEditor will now begin converting the LF/CR pairs found 
  251.             in the file to CR/LF pairs.  A status box will be 
  252.             displayed showing the percentage of completion.  At or 
  253.             near 100%, the program will stop briefly to close the 
  254.             open files and clean up it's mess.  This brief pause is 
  255.             normal.
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266. 2.0 - Browse / Edit Data
  267.  
  268.       After comparing or modifying a database, you may want to view 
  269.       and/or edit the data.  The Browse/Edit function will allow you 
  270.       to do just that.  It shows you fifteen records at a time, and 
  271.       will allow you to view the data left and right.  Valid 
  272.       keystrokes are:
  273.  
  274.           [F1]         = Help                  
  275.           [F2]         = Find a Record         
  276.           [F3]         = Goto a Record         
  277.           [Up/Down]    = Move Up/Down 1 row    
  278.           [Left/Right] = Move Left/Right 1 col.
  279.           [PgUp/PgDn]  = Move up/down one Page 
  280.           [Home]       = Move to Left column   
  281.           [End]        = Move to Right column  
  282.           [Insert]     = Insert a Blank Record 
  283.           [Delete]     = Delete Current Record 
  284.           [Ctrl-Left]  = Move display left     
  285.           [Ctrl-Right] = Move display right    
  286.           [Ctrl-PgUp]  = Move to top of file   
  287.           [Ctrl-PgDn]  = Move to Bottom of file
  288.           [Ctrl-Home]  = Move to first column  
  289.           [Ctrl-End]   = Move to last column   
  290.           any other key= Data input.           
  291.  
  292.       After selecting this option, you will be prompted for the 
  293.       database drive and directory.  Enter the location of the DBF 
  294.       files or press [Enter] to accept the default.  [Esc] aborts 
  295.       the process.
  296.  
  297.       Next you will be prompted with a list of DBF files (files with 
  298.       the extension ".DBF").  Highlight the file you wish to use and 
  299.       press [Enter] or press [Esc] to abort the process.
  300.  
  301.       The Browse/Edit Screen will the be displayed.
  302.  
  303. 3.0 - Import / Export Data.
  304.  
  305.       What database utility would be complete with out the ability 
  306.       to import and export data?  And, of course, we must have all 
  307.       the standard formats:
  308.  
  309.          Comma Delimited,
  310.          Carriage Return/Linefeed Delimited &
  311.          Fixed Length
  312.  
  313.       3.1 - Import Data from ASCII.
  314.  
  315.             An ASCII file is one of the standard formats listed 
  316.             above.  DBEditor will convert the selected file into a 
  317.             dBase format for processing.
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.             After selecting this option, you will be prompted for 
  333.             the data file drive and directory.  Enter the location of 
  334.             the files or press [Enter] to accept the default.  
  335.             [Esc] aborts the process.
  336.  
  337.             Next you will be prompted with a list of files.  
  338.             Highlight the file you wish to use and press [Enter] or 
  339.             press [Esc] to abort the process.
  340.  
  341.             Now you must tell DBEditor what kind of file this is 
  342.             that you are attempting to convert.  Select "Delimited" 
  343.             if the file is a Comma or CR/LF delimited file or "Fixed 
  344.             Length" if the file is a fixed length file.  If the file 
  345.             is delimited, you will prompted for the type of 
  346.             delimiters being used (Commas or CR/LF).
  347.  
  348.             You now have the choice of using an existing DBF file or 
  349.             creating a new one.  If you create a new file, you must 
  350.             know the structure of the file.  That is, you must know 
  351.             the Field Names, types, and lengths.
  352.  
  353.             If you choose to use an existing file, you will then be 
  354.             prompted for the database drive and directory.  Enter 
  355.             the location of the DBF files or press [Enter] to accept 
  356.             the default.  [Esc] aborts the process.
  357.  
  358.             Next you will be prompted with a list of the existing 
  359.             DBF files (files with the extension ".DBF").  Highlight 
  360.             the file you wish to use and press [Enter] or press 
  361.             [Esc] to abort the process.
  362.  
  363.             If you choose to create a new DBF file, you will be 
  364.             prompted for the name of the file.  You will the be 
  365.             presented with a screen similiar to the Browse / Edit 
  366.             screen where you can create the structure of your 
  367.             database.
  368.  
  369.             Valid Field Names can contain any letter (A-Z), any 
  370.             number (0-9, except as the first character) and an 
  371.             underscore (_).  DBEditor will beep at you if the 
  372.             character you are trying to enter is not the one it 
  373.             expects.
  374.  
  375.             Valid Field Types are "C" for character string, "N" for 
  376.             number, "L" for logical (TRUE or FALSE) and "D" for date.
  377.  
  378.             Valid lengths are from 1 to 999 characters. (Dates and 
  379.             Logicals are set at 8 characters and 1 character 
  380.             respectively.)
  381.  
  382.             Valid decimal places are from 0 to 9.  (Character 
  383.             Strings, Dates and Logicals are set at 0 automatically.)
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.             After you have completed entering the structure of the 
  399.             database, DBEditor will prompt you to save the structure 
  400.             and begin importing the data.  
  401.  
  402.             DBEditor will now begin importing the data.  A status 
  403.             box will be displayed showing the percentage of 
  404.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  405.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  406.             This brief pause is normal.
  407.  
  408.       3.2 - Export Data to ASCII.
  409.  
  410.             An ASCII file is one of the standard formats listed 
  411.             above.  DBEditor will convert the selected file DBF out 
  412.             to a the selected format.
  413.  
  414.             After selecting this option, you will be prompted for 
  415.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  416.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  417.             [Esc] aborts the process.
  418.  
  419.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  420.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  421.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  422.             abort the process.
  423.  
  424.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  425.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  426.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  427.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  428.  
  429.             Now you must tell DBEditor what kind of file this is 
  430.             that you are attempting to convert.  Select "Delimited" 
  431.             to convert to a Comma delimited file or "Fixed Length" 
  432.             to convert to a fixed length file.  
  433.  
  434.             Finally, you must tell DBEditor where to put the data.  
  435.             The program will default to "OUTPUT.TXT", but you may 
  436.             enter any valid DOS file name.
  437.  
  438.             DBEditor will now begin exporting the data.  A status 
  439.             box will be displayed showing the percentage of 
  440.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  441.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  442.             This brief pause is normal.
  443.  
  444.       3.3 - Merge to Databases.
  445.  
  446.             Merging to databases allows you to bring data stored in 
  447.             one file into another.  This means you can bring two 
  448.             files of slightly different formats together based on 
  449.             the fields of the same name.
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.             After selecting this option, you will be warned that 
  465.             only fields with the same names will be saved.  That is, 
  466.             fields in the second file that have names that match 
  467.             fields in the first file will be brought into the first 
  468.             file.  Select "Continue" if you really want this process 
  469.             to take place.
  470.  
  471.             If you choose to continue, you will be prompted for the 
  472.             database drive and directory to gather data from.  
  473.             Enter the location of the DBF files or press [Enter] to 
  474.             accept the default.  [Esc] aborts the process.
  475.  
  476.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  477.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  478.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  479.             abort the process.
  480.  
  481.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  482.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  483.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  484.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  485.  
  486.             You will then be prompted for the database drive and 
  487.             directory to Merge data into.  Enter the location of the 
  488.             DBF files or press [Enter] to accept the default.  [Esc] 
  489.             aborts the process.
  490.  
  491.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  492.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  493.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  494.             abort the process.
  495.  
  496.             DBEditor will now begin merging the data.  A status 
  497.             box will be displayed showing the percentage of 
  498.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  499.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  500.             This brief pause is normal.
  501.  
  502. 4.0 - Database Utilities.
  503.  
  504.       Database utilities are a group of utilities to manipulate an 
  505.       existing database.  These utilities include Sorting, Indexing, 
  506.       Deleting Records, Printing Records and Editing a DBF Structure.
  507.  
  508.       4.1 - Sort Database to a File.
  509.  
  510.             Sorting a Database allows you to view your data in 
  511.             another light without disturbing the original file.  
  512.             DBEditor will allow you to sort your data on any field 
  513.             or group of fields in the database.
  514.  
  515.             After selecting this option, you will be prompted for 
  516.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  517.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  518.             [Esc] aborts the process.
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  531.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  532.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  533.             abort the process.
  534.  
  535.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  536.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  537.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  538.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  539.  
  540.             DBEditor will now begin sorting the data.  A status 
  541.             box will be displayed showing the percentage of 
  542.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  543.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  544.             This brief pause is normal.
  545.  
  546.       4.2 - Create Database Index
  547.  
  548.             Indexing a Database allows you to view your data in 
  549.             another light without disturbing the original file.  
  550.             Like sorting, DBEditor will allow you to index your data 
  551.             on any field or group of fields in the database.  The 
  552.             difference between sorting and indexing is that an 
  553.             indexed file requires the original DBF to be useful.  
  554.             Any changes made to the original file while the index is 
  555.             not present will not take place in the index.  Indexes, 
  556.             however, are generally much smaller than the original 
  557.             file and can be created much more quickly.
  558.  
  559.             After selecting this option, you will be prompted for 
  560.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  561.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  562.             [Esc] aborts the process.
  563.  
  564.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  565.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  566.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  567.             abort the process.
  568.  
  569.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  570.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  571.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  572.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  573.  
  574.             DBEditor will now begin sorting the data.  A status 
  575.             box will be displayed showing the percentage of 
  576.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  577.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  578.             This brief pause is normal.
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.       4.3 - Deleting Records from a DBF
  597.  
  598.             This function allows you to globally delete records from 
  599.             your database.  The function uses a standard dBase 
  600.             DELETE clause requiring a logical (TRUE or FALSE) 
  601.             operator.
  602.  
  603.             After selecting this option, you will be prompted for 
  604.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  605.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  606.             [Esc] aborts the process.
  607.  
  608.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  609.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  610.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  611.             abort the process.
  612.  
  613.             You will now be prompted to Delete ALL the records from 
  614.             the database or some of them.  Selecting ALL records 
  615.             will return you to the menu after permanently removing 
  616.             ALL the records.  
  617.  
  618.             If you choose not to delete ALL the records (the 
  619.             default), you will be prompted for a Logical Condition.  
  620.             Examples of valid logical conditions are:
  621.  
  622.                RECNO() > 0
  623.                RTRIM(field) <> ""
  624.                field = DATE()
  625.                .NOT. DELETED() 
  626.  
  627.            Logical operators are:
  628.  
  629.                =, <>, >, >=, <=, .and., .or., .not.
  630.  
  631.            Valid Functions are:
  632.  
  633.                CTOD("mm/dd/yy") returns a valid date
  634.                                 DATE_ON < CTOD("01/01/90")
  635.                DATE()           returns todays date
  636.                                 DATE_ON = DATE()
  637.                DELETED()        returns TRUE if a record is deleted
  638.                                 DELETED()
  639.                EMPTY(<field>)   returns TRUE if a field is empty.
  640.                                 EMPTY(LNAME)
  641.                INSTR(<s1>,<s2>) returns TRUE if s1 is in s2
  642.                                 INSTR(STATUS, "ABCDE")
  643.                LOWER(<string>)  returns lower case string
  644.                                 LOWER(SAL) = "mr."
  645.                LTRIM(<string>)  returns a Left Trimed String
  646.                                 LTRIM(SAL) == ""
  647.                MAX(<n1>, <n2>)  returns max of n1 and n2
  648.                                 MAX(AGE, USES) > 5
  649.                MIN(<n1>, <n2>)  returns min of n1 and n2
  650.                                 MIN(AGE, USES) < 5
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.                RECNO()          returns current record number
  663.                                 RECNO() > 5 .and. RECNO < 10
  664.                RTRIM(<string>)  returns a Right Trimed String
  665.                                 RTRIM(LNAME) == ""
  666.                SUBSTR(<str>, <start>, <length>)
  667.                                 returns string starting at start and
  668.                                 taking the next length characters
  669.                                 SUBSTR(SAL, 1, 2) = "MR"
  670.                UPPER(<string>)  returns UPPER case String
  671.                                 UPPER(SAL) = "MR."
  672.            
  673.             DBEditor will now begin sorting the data.  A status 
  674.             box will be displayed showing the percentage of 
  675.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  676.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  677.             This brief pause is normal.
  678.  
  679.       4.4 - Print Records from a DBF.
  680.  
  681.             This function allows you to print a listing of the 
  682.             records in your database.  Using this function, you can 
  683.             get a complete listing of selected fields in your 
  684.             database including record numbers.
  685.  
  686.             After selecting this option, you will be prompted for 
  687.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  688.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  689.             [Esc] aborts the process.
  690.  
  691.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  692.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  693.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  694.             abort the process.
  695.  
  696.             Then, you will be prompted with a "Picklist" of fields.  
  697.             A picklist is a list of items from which a sub-group can 
  698.             be selected.  Select the fields you want to use by 
  699.             pressing [Space] on the Highlighted field.
  700.  
  701.             DBEditor will now begin printing the data.  A status 
  702.             box will be displayed showing the percentage of 
  703.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  704.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  705.             This brief pause is normal.
  706.  
  707.       4.5 - Edit Database Structure
  708.  
  709.             Often times, when using a database, we find the need to 
  710.             modify the structure of the file.  One of the big 
  711.             problems has always been moving the data around.  
  712.             DBEditor will place data with matching field names in 
  713.             their proper places, and, if there is no match, DBEditor 
  714.             will attempt to place the data back in the same logical 
  715.             position (data from field #3 goes back into field #3) if 
  716.             the field types are the same (field #3 was and still is 
  717.             a character field).
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.             After selecting this option, you will be prompted for 
  729.             the database drive and directory.  Enter the location of 
  730.             the DBF files or press [Enter] to accept the default.  
  731.             [Esc] aborts the process.
  732.  
  733.             Next you will be prompted with a list of DBF files 
  734.             (files with the extension ".DBF").  Highlight the file 
  735.             you wish to use and press [Enter] or press [Esc] to 
  736.             abort the process.
  737.  
  738.             You will the be presented with a screen similiar to the 
  739.             Browse / Edit screen where you can edit the structure 
  740.             of your database.  
  741.  
  742.             Valid Field Names can contain any letter (A-Z), any 
  743.             number (0-9, except as the first character) and an 
  744.             underscore (_).  DBEditor will beep at you if the 
  745.             character you are trying to enter is not the one it 
  746.             expects.
  747.  
  748.             Valid Field Types are "C" for character string, "N" for 
  749.             number, "L" for logical (TRUE or FALSE) and "D" for date.
  750.  
  751.             Valid lengths are from 1 to 999 characters. (Dates and 
  752.             Logicals are set at 8 characters and 1 character 
  753.             respectively.)
  754.  
  755.             Valid decimal places are from 0 to 9.  (Character 
  756.             Strings, Dates and Logicals are set at 0 automatically.)
  757.  
  758.             After you have completed entering the structure of the 
  759.             database, DBEditor will prompt you to save the structure 
  760.             and begin copying the old data.  
  761.  
  762.             DBEditor will now begin copying the data.  A status 
  763.             box will be displayed showing the percentage of 
  764.             completion.  At or near 100%, the program will stop 
  765.             briefly to close the open files and clean up it's mess.  
  766.             This brief pause is normal.
  767.  
  768. 5.0 - Change DB Editor Colors.
  769.  
  770.       Color is one of the many wonders of computers.  Today, we like 
  771.       to see things in bigger, brighter, bolder colors.  With DB 
  772.       Editor, you select your own colors.
  773.  
  774.       Selecting this option will present you with a group of small 
  775.       windows with labels.  To the right you will see a menu.  
  776.       Highlight the window you want to change, and press [Enter].  
  777.  
  778.       Your menu will change to the FOREGROUND Color Menu.  Highlight 
  779.       the color selection (as you move between colors, the window 
  780.       color will change).  Press [Enter] if you are finished 
  781.       changing this windows color, or press [Tab] to change the 
  782.       BACKGROUND color.
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.       Your menu will change to the BACKGROUND Color Menu.  Highlight 
  795.       the color selection (as you move between colors, the window 
  796.       color will change).  Press [Enter] if you are finished 
  797.       changing this windows color, or press [Tab] to change the 
  798.       FOREGROUND color.
  799.  
  800.       When finished changing colors, press [Esc] to return to the 
  801.       main menu.
  802.  
  803. Note: From any menu except the main menu, [Esc] will always back you 
  804.       up to the previous menu.  Any errors that occur will be 
  805.       displayed in a message box and, unless you have encountered 
  806.       this error before the main menu, you will be returned to the 
  807.       main menu.
  808.  
  809.       I hope you find DBEditor useful.  If so, please send $25.00 
  810.       (check or money order) to:
  811.  
  812.           Tim Beck                   
  813.           251 Douglas Drive, #161    
  814.           Oceanside, CA.  92054-7838 
  815.  
  816.       Registered users will also receive free updates, a printed 
  817.       manual and other helpful utilities. (Postage of $1.50 will be 
  818.       charged for updates)
  819.  
  820.                     -- // End of Documentation // --
  821.  
  822.