Wsp≤│czesne aplikacje oferuj╣ swoim u┐ytkownikom bogactwo mo┐liwo£ci. Jednak chyba nigdzie nie uda siΩ znaleƒµ tak wysoce nie wykorzystanego potencja│u zawartego w programie jakim jest edytor tekstu. Przy czym nie chodzi mi o najprostsze tego typu rozwi╣zania. Wiadomo bowiem powszechnie, ┐e do pisania tekstu wystarcza najzwyklejszy, darmowy (je┐eli pominiemy koszty systemu operacyjnego) "Notatnik" bΩd╣cy wbudowan╣ aplikacj╣ w Windows 95. Je┐eli komu£ to nie wystarcza (a takich jest zapewne bardzo wielu), ma do dyspozycji kolejny, wbudowany w system edytor, jakim jest WordPad. Z jego pomoc╣ jeste£my w stanie tworzyµ dokumenty, kt≤re w pe│ni zaspokoj╣ zapotrzebowanie niejednego biura.
Mimo to, zaawansowane pakiety biurowe s╣ sprzedawane, rozwijane i generalnie maj╣ siΩ dobrze. Niestety, jeste£my istotami do£µ wymagaj╣cymi. Ka┐dy z nas na pewno lubi mieµ £wiadomo£µ mocy, jaka drzemie w u┐ywanym przeze± narzΩdziu. Mimo tego, i┐ dany produkt dostarcza wielu mo┐liwo£ci, my nie wykorzystujemy nawet po│owy z nich. Zjawisko to dotyka oczywi£cie nie tylko oprogramowania, ale generalnie wszystkich produkt≤w (gdyby tak nie by│o firma "Ferrari" dawno by splajtowa│a).
Ten tekst dotyczyµ bΩdzie jednak tylko i wy│╣cznie edytor≤w tekstu. Nie zamierzam kogokolwiek namawiaµ do "przesiadki" z Worda, WordPro czy WordPerfecta na windowsowy Notatnik, lecz na pewno kilka porad, jak usprawniµ sobie pisanie tekst≤w, zwane szumnie tworzeniem dokument≤w, przyda siΩ niejednemu u┐ytkownikowi tych┐e edytor≤w.
Automatyczny tekst?
Tworz╣c dokumenty, czΩsto istnieje potrzeba wielokrotnego wpisywania tych samych danych, np. nazwiska i adresu osoby, do kt≤rej chcemy skierowaµ dane pismo. P≤│ biedy, gdy zachodzi konieczno£µ stworzenia tylko jednego pisma. NajczΩ£ciej jednak dane dotycz╣ce konkretnego, dajmy na to, kontrahenta znajduj╣ siΩ na wielu dokumentach.
Podobna sytuacja wystΩpuje w przypadku d│ugich nazw firm czy r≤┐nych plac≤wek administracyjnych, do kt≤rych kierujemy dane pismo. Bardzo pomocna wtedy jest funkcja automatycznego tekstu. Generalnie polega to na tym, ┐e pod dowolnie wybranym zwrotem definiujemy dowolnie d│ugi ci╣g znak≤w, stanowi╣cy w│a£nie potrzebny nam adres, nazwisko czy te┐ nazwΩ firmy. Owa bardzo przydatna funkcja jest w zasadzie zaimplementowana w ka┐dym z trzech (MS Word, Lotus WordPro, Corel WordPerfect) najbardziej zaawansowanych edytor≤w tekst≤w dla Windows.
Tabulatory
NajczΩstszym b│Ωdem pope│nianym przez pocz╣tkuj╣cych u┐ytkownik≤w edytor≤w tekst≤w jest u┐ywanie spacji do "rΩcznego" formatowania tekstu. Tak stworzony dokument otwarty na innym komputerze mo┐e wygl╣daµ inaczej ni┐ sobie wyobra┐amy. Tote┐ najlepszym sposobem unikniΩcia tego typu problem≤w jest u┐ycie tabulator≤w.
W ka┐dym z edytor≤w istnieje mo┐liwo£µ ustawienia miejsca tabulatora oraz jego typu. W zale┐no£ci od potrzeb mo┐emy u┐yµ tabulatora lewostronnego, prawostronnego, centruj╣cego, czy te┐ numerycznego (ustawiaj╣cego liczby wzglΩdem przecinka dziel╣cego u│amek dziesiΩtny). Czynno£ci, jakie musimy wykonaµ, s╣ zbli┐one bez wzglΩdu na edytor, jakiego u┐ywamy. Aby wstawiµ tabulator, wystarczy klikn╣µ myszk╣ na linijce (wy£wietlanej nad tworzonym dokumentem).
Typ tabulatora ustalamy w zale┐no£ci od edytora b╣dƒ klikniΩciem na ikonce znajduj╣cej siΩ z lewej strony linijki (Word) lub klikniΩciem prawym klawiszem myszki na linijce w miejscu, gdzie chcemy wstawiµ tabulator (WordPro i WordPerfect. Wykorzystuj╣c tabulatory uzyskamy po┐╣dany efekt w du┐o kr≤tszym czasie i, co wa┐niejsze, bΩdzie to widoczne na ka┐dym komputerze, na kt≤rym otworzymy nasz dokument.
"Twarda" spacja
Wszelakie teksty i dokumenty w jΩzyku polskim powinny byµ sk│adane tekstem wyjustowanym (wyr≤wnanym do obu margines≤w). W│╣czenie takiego formatowania nie powinno sprawiaµ k│opotu (ikony odpowiednio formatuj╣ce tekst znajduj╣ siΩ w pasku ikon ka┐dego edytora).
CzΩsto w wyniku takiego formatowania pisanego tekstu dochodzi do niezbyt eleganckich sytuacji, kiedy np. przyimek "zostaje" na ko±cu wiersza, b╣dƒ te┐ imiΩ i nazwisko znajduj╣ siΩ w dw≤ch kolejnych wierszach (rys. poni┐ej).
Aby ustrzec siΩ przed tego typu sytuacjami nale┐y skorzystaµ z tzw. znaku twardej spacji. Nie r≤┐ni siΩ on niczym od zwyk│ej spacji, ale nie powoduje rozdzielenia s│≤w z│╣czonych "tward╣" spacj╣ na dwa wiersze (rys. poni┐ej).
Uzyskujemy to prawie identycznie dla ka┐dego edytora. Wprowadzenie "twardej" spacji do tekstu nastΩpuje w wyniku naci£niΩcia sekwencji klawiszy Ctrl-Shift-Spacja (Word) b╣dƒ Ctrl-Spacja (WordPro oraz WordPerfect).
Wymuszony koniec strony
W przypadku, gdy chcemy, by nasz dokument przechodzi│ do nastΩpnej strony bez zape│niania tekstem poprzedniej, nale┐y u┐yµ znaku ko±ca strony b╣dƒ sekcji.
CzΩstym b│Ωdem nowicjuszy jest wymuszanie przej£cia do nastΩpnej strony wstawianiem odpowiedniej liczby pustych akapit≤w (wciskanie [Enter] dop≤ki strona siΩ nie sko±czy). Daje to podobnie niepo┐╣dane efekty, jak wy┐ej wymieniony problem z u┐yciem spacji zamiast tabulator≤w.
Podzia│ sekcji
Nieco odmienn╣ funkcjΩ spe│nia znak podzia│u sekcji, gdy┐ pozwala na ustalenie r≤┐nych format≤w stron w pojedynczym dokumencie. Wyobraƒmy sobie sytuacjΩ, ┐e pisz╣c tekst dochodzimy do wniosku, ┐e tabela, kt≤r╣ chcieliby£my umie£ciµ w dokumencie, znacznie lepiej bΩdzie wygl╣da│a na stronie ustawionej poziomo, a nie pionowo (jak reszta dokumentu).
W takich w│a£nie przypadkach z pomoc╣ przychodzi znak podzia│u sekcji. Mam nadziejΩ, ┐e tych kilka przedstawionych porad bΩdzie pomocnych u┐ytkownikom opisanych edytor≤w i pozwoli zaoszczΩdziµ jak┐e drogi czas podczas tworzenia potrzebnych dokument≤w. Ponadto polecam zaznajomienie siΩ z artyku│em dotycz╣cym tworzenia w│asnych szablon≤w (str. 104), a tak┐e dodawania do tekst≤w wszelkiego typu r≤wna± matematycznych (str. 109).
Autotekst w Wordzie 97
1. Maj╣c otwarty dokument, nad kt≤rym pracujemy, zaznaczamy tekst, kt≤ry chcemy wprowadzaµ z wykorzystaniem Autotekstu.
o nazwΩ, pod jak╣ zachowany zostanie zaznaczony fragment.
4. Word zapamiΩtuje nazwΩ. Je┐eli teraz bΩdziemy potrzebo-wali wprowadziµ zaznaczony wcze£niej fragment do doku-
mentu, wystarczy wpisaµ nazwΩ, pod jak╣ zosta│ zachowany
i u┐yµ klawisza F3.
SmartCorrect w WordPro 97
1. Z menu "Edit" wybieramy "SmartCorrect".
2. W otwartym oknie klikamy na przycisk "Add Entry...".
3. Teraz wprowadzamy skr≤t i odpowiadaj╣cy mu fragment tekstu, kt≤ry bΩdzie czΩsto u┐ywany w naszych dokumentach. Zatwierdzamy zmiany klikniΩciem na OK.
4. Teraz wystarczy wpisaµ skr≤t,
pod jakim zachowali£my potrzebny zwrot i nacisn╣µ spacjΩ, a program automatycznie wpisze ca│╣ sentencjΩ.
3. W wy£wietlonym oknie wpisujemy skr≤t, pod jakim chcemy zachowaµ potrzebny tekst
i klikamy na przycisk "Add Entry".
4. Teraz wystarczy wprowadziµ do dokumentu skr≤t i nacisn╣µ spacjΩ. Program automatycznie wprowadzi potrzebny nam tekst.
Koniec strony w Wordzie
1. W przypadku Worda ustawiamy kursor w miejscu, gdzie chcemy wsta-wiµ znak podzia│u strony, a nastΩpnie wybieramy z menu "Wstaw"
opcjΩ "Znak podzia│u...".
2. W wy£wietlonym oknie dialogowym zaznaczamy opcjΩ
"Podzia│ strony" i gotowe.
Koniec strony w WordPro
1. Podobnie jak poprzednio ustawiamy kursor w miejscu wstawienia podzia│u strony.
2. Klikamy na ikonkΩ "Insert Page Break", to wszystko.
Koniec strony w WordPerfect
1. Ustawiamy kursor w miejscu wstawienia podzia│u strony.
2. Z menu "Insert" wybieramy opcjΩ "New Page"
lub u┐ywamy
klawiszy Ctrl-Enter
i ju┐ mo┐emy pisaµ na nowej stronie.
Podzia│ sekcji w Wordzie
1. PostΩpujemy analogicznie, jak w przy-padku podzia│u
strony (menu "Wstaw", opcja "Znak podzia│u").
2. Tym razem w oknie dialogowym zaznaczamy opcjΩ
"NastΩpna strona".
3. Teraz mo┐emy zmieniµ format strony, kt≤ra bΩdzie zawieraµ nasz╣ przyk│adow╣ tabelΩ. Wybieramy z menu "Plik" opcjΩ "Ustawienia strony", a nastΩpnie zak│adkΩ
"Rozmiar papieru" oraz zaznaczamy opcjΩ "Pozioma"
w polu "Orientacja". Efekt widaµ od razu.
Nowy wygl╣d strony w WordPro
1. Ustawiamy kursor w miejscu, gdzie chcemy wprowadziµ nowy wygl╣d stron.
2. Klikamy ikonΩ
"Insert Page Layout".
3. W otwartym oknie dialogowym upewniamy siΩ, ┐e w li£cie rozwijanej
"Start page layout" jest wybrana opcja "On next page".
4. Klikamy przycisk "Insert & Edit" dziΩki czemu przechodzimy od razu do okna edycji parametr≤w
strony.
5. Klikamy teraz ikonkΩ orientacji strony "Orientation" przedstawiaj╣c╣ kartkΩ u│o┐on╣ poziomo i zamykamy okno "Properties for...". Efekt jest natychmiastowy.
Zmiana parametr≤w strony w WordPerfect
1. Tutaj nie mamy konkretnego narzΩdzia pozwalaj╣cego zmieniµ uk│ad jednej strony w dokumencie. Funkcja taka jest niejako wbudowana. Je┐eli wiΩc chcemy, aby nastΩpna strona by│a np. pozioma, wstawiamy znak ko±ca strony (patrz wy┐ej).
2. Wybieramy z menu "Format" opcjΩ "Page", a nastΩpnie "Page Setup..."
3. W oknie "Page Setup" wybieramy zak│adkΩ "Size", a nastΩpnie wybieramy opcjΩ "Landscape".
4. Aby kolejne strony przywr≤ciµ do stanu pierwotnego zaznaczamy opcjΩ "Following pages different from current page".
5. Jak widaµ, okno zmieni│o nieco wygl╣d pozwalaj╣c zdefiniowaµ parametry stron nastΩpuj╣cych po wy┐ej stworzonej.
